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Instructivo para
la Foliación de
Documentos
SIG
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EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
Código PA04-GAD-PR13-IN01 Versión 1 Fecha emisión 27/06/2016
INSTRUCTIVO PARA LA Sistema Integrado de
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS Gestión - SIG
3.1 INTRODUCCIÓN
3.2 DEFINICIONES
• Folio: Hoja.
• Página:
• TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos
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✓ Archivado electrónico
✓ expediente físico
✓ expediente hibrido
✓ expediente mixto
D. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En
el caso de series documentales simples (Acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta,
tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus
expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se
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• No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Tampoco con sellos nu-
meradores mecánicos, ya que la tinta produce oxidación al papel acelerando su
deterioro.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son tér-
minos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en
archivos, este documento se refiere único y exclusivamente a foliación, la cual
ratifica la ordenación.
Las indicaciones para realizar una correcta foliación de los documentos se describe
a continuación:
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
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soporte papel.
7. Los planos, mapas, dibujos, medios magnéticos, etc., que se encuentren tendrán
el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados.
En el área de notas del Formato Hoja de control o Formato Hoja de Control
Historias Laborales se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia
mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia.
Esto es lo que se denomina referencia cruzada. Para la respectiva constancia se
realizará el diligenciamiento del Formato Hoja Testigo o Referencia cruzada.
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz
de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una
de ellas. En el área de notas del Formato Hoja de control o Formato Hoja de
Control Historias Laborales se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren
pertinentes.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora,
se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no
haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá re foliarse
toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, esta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando estos cumplen
una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro
biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar
migración de tintas por contacto.
20. Ahora bien, aquí han de tenerse en cuenta algunos aspectos; en el caso de
expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la foliación de la
segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un Expediente X, está
contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera
terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. La foliación con el
número 1 en cada unidad de conservación, rompe con el concepto de
expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de documentos. Las
respectivas unidades de conservación se controlan también consecutivamente,
para nuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 será la No. 1 del
expediente y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante será la No. 2
del mismo expediente. Como un mínimo de 200 folios en cada carpeta hasta un
máximo de 250 folios si la carpeta utilizada da la capacidad para los 250 folios.
22. Cuando remitan expedientes de otra entidad, deben ser revisados y organizados
con caratulas de la Agencia ITRC, foliados y entregados al archivo de gestión de
la Entidad para darle la ubicación correspondiente.
5. ANEXOS:
• No Aplica.
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