Los informes administrativos. Categoría y clases. Regulación Jurídica de los mismos.

Los informes son valoraciones jurídicas o técnicas sobre aspectos objeto del procedimiento,
emitidas por sujetos distintos al que instruye o resuelve el expediente. Tienen por objeto servir
de mayor fundamento o favorecer el acierto y corrección de la decisión administrativa, porque
son informes que emiten instituciones o sujetos con conocimiento técnico o jurídico sobre el
objeto del proceso.

La razón de esto es muy simple: ¿Quién puede tener más conocimiento específico y actualizado
sobre un ámbito que un órgano o sujeto especializado? ¿Quién puede dar una visión más
acertada o dar una opinión más informada sobre algo relacionado con las telecomunicaciones
que la Comisión del Mercado delas Telecomunicaciones, que tiene economistas, técnicas,
abogados, etc. especialistas y dedicados exclusivamente a estudiar el mercado, la regulación
comunitaria y nacional, las tendencias, etc.? Por tanto, pueden ser una garantía de acierto o al
menos contribuir a que el órgano competente adopte una decisión más informada.

Ahora bien, su nota característica es que son manifestaciones jurídicas técnicas, pero no son
manifestaciones de voluntad de las Administraciones Públicas. Por lo tanto no son impugnables.
Un informe del Consejo de Estado o de la CMT no se puede impugnar. No se puede interponer
un recurso en su contra. Se puede rebatir lo que señalan, se puede disentir y presentar pruebas
en contra de lo que señale, si se quiere, pero no se puede interponer un recurso administrativo
o jurisdiccional en contra del informe. Esto es así porque el órgano que informa formalmente no
está decidiendo, no está dictando un acto administrativo (que puede transformar, crear o
modificar las relaciones entre la Administración y particulares).

En otras palabras, es el acto administrativo el que nos obliga a pagar la multa, el que permite
que no es expropien; el que no nos concede una subvención; es el que tiene efectos en la vida
de los ciudadanos, que deben recurrirlo o darle cumplimiento; no el informe. Por eso no tiene
sentido recurrir el informe.

Por otra parte, hay que distinguir dos tipos de informes, que tendrán efectos diferentes en el
procedimiento: informes preceptivos y no preceptivos, informes vinculantes y no vinculantes.
INFORME ADMINISTRATIVO

La naturaleza de la asignación y el tipo de estudio distarán el tipo y la extensión del informe.

Básicamente el ejecutivo que solicito el estudio tiene derecho a un informe comprensible de
los resultados del estudio.
Cuando la modificación que se propone afecta a más de un departamento, el informe deberá
estar dirigido al ejecutivo interdepartamental que tiene la autoridad de la aprobación. Puesto
que indudablemente él solicitará las opiniones de sus subordinados departamentales, el
informe deberá ser comprensible. La comprensibilidad aumenta de acuerdo con el aumento de
la inversión en el nuevo equipo y las instalaciones.
El informe deberá presentar de una manera atractiva y deberá consistir, por lo menos de las
partes y secuencias siguientes:

1. OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de informes
administrativos.

2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Informe administrativo
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto
de carácter administrativo.
2.1.2 Preliminares
Partes que antecede al texto o cuerpo del informe constituidas por:
2.1.2.1 Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.
2.1.2.2 Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación
de documento.
2.1.2.3 Tabla de contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones
principales, en el mismo orden de página del informe.

2.1.2.4 Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y
siglas utilizadas en el informe.
2.1.3 Cuerpo del informe

Texto del documento, constituido por:

2.1.3.1 Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso

2.1.3.2 Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto

2.1.3.3 Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.

2.1.3.4 Capítulo: División, básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite
orientar su lectura.

2.1.3.5 Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Correspondiente a temas y

subtemas.

2.1.3.6 Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.

2.1.3.7 Figuras (ilustraciones): Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o

esquemas.

2.1.3.8 Tablas: Cuadro numérico, estadístico, geográficos o de otro orden, que se presenta en
columnas.

2.1.3.9 Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del
informe.

2.1.3.10 Nota de pie de página: Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una
idea expresada en el texto.

2.1.3.11 Conclusiones: Resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en

detalle el trabajo descrito en el informe.

2.1.3.12 Recomendaciones: Formulaciones concisas de las acciones que se consideran

necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas.
2.1.4 Material complementario: Partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y
facilitar su utilización, constituido por:

2.1.4.1 Anexos: Conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el
cuerpo del informe.

2.1.4.2 Bibliografías: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.

2.1.4.3 Referencias Bibliográficas: Conjunto de datos suficientemente precisos y ordenados que

facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

2.1.4.4 índices: Lista alfabética de temas o aspectos relevantes de informe. Diferente de la tabla
de contenido.

2.1.5 Otras definiciones

2.1.5.1 Códigos: Letra, cifras o combinaciones de ambas para hacer una clasificación.

2.1.5.2 Encabezados: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.5.3 Encabezamientos: Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.

2.1.5.4 Espacios: Distancia horizontal de escritura.

2.1.5.5Interlinea: Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.1.5.6 Número: Identificación consecutiva del documento.

2.1.5.7 Razón social: Nombre que identifica a una empresa.

2.1.5.8 Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.5.9 Viñeta: Señal grafica en gorma de circulo, rombo y otros que se anteponen a un texto
para destacarlo.
2.2 CLASIFICACIÓN

Los informes administrativos se clasifican así:

2.2.1 De acuerdo con el número de hojas

En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página número 11.

3. REQUISITOS
3.1 MARGENES
En el informe administrativo extenso o corto se emplean los siguientes:

Superior entre 3 cm y 4 cm
inferior entre 2cm y 3 cm
lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

Nota: Cuando el informe se imprime por las dos caras de la hoja, se unifica la medida de los
márgenes izquierdo y derecho a 3cm. En computador se trabaja con páginas paralelas,
convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo.

3.2 INFORME EXTENSO. MATERIAL PRELIMINAR

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. consta de: cubierta,
portada, tabla de contenido y glosario.

3.2.1 CUBIERTA (opcional)

presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes,
para que el lector sepa con exactitud a que informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede
ser reemplazada por la portada. incluye los siguientes elementos básicos.
3.2.1.1 Razón Social

3.2.1.2 Titulo del informe y subtitulo, si lo hay.

3.2.1.3 Número o código de identificación. el autor puede emplear un número o código

alfanumérico de identificación. En el informe extenso, este se anota en la parte superior derecha
tanto en la cubierta como en la portada, precedido de la palabra número o presentado en un
recuadro.

Margen Derecho
SG - 002
Para códigos
7506 -002

Para números 002

Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos pueden aparecer en
la posición estética deseada.

Es posible agregar otros elementos que se consideren necesarios, pero evitando que la cubierta
se vea aglomerada.

3.2.2 Portada
De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no,
dibujos y otros. Si reemplaza a la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la
primera página de informe. Adicional a los elementos de la cubierta, contiene los siguientes
datos:

3.2.2.1 Nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros.

3.2.2.2 Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.

3.2.2.3 Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:

Fecha completa (día, mes, año) : Pereira, 16 de agosto de 1996
Año: Bucaramanga, 1996
3.2.3 tabla de contenido
Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos,
subdivisiones principales, del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo
número de páginas. para su elaboración se tiene en cuenta lo siguiente (véase la figura 4).

El titulo TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido, centrado a

5cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlineas del título.

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura Pág., esta constituye la primera línea
después del título, y la relación se inicia de dos a cuatro interlineas.

3.2.3.1 numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen,
los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, Índice, conclusiones,
y recomendaciones.

3.2.3.2 título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y segundo
niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la subdivisión de tercer nivel, máxima
subdivisión que aparece en la tabla de contenido.

La tabla de contenido se escribe a dos interlineas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe
más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlinea y comienzan
debajo de la primera letra del anterior.

3.2.3.3Numero de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le
corresponde.

Nota. Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de páginas

3.2.3.4tablas, figuras (ilustraciones) y anexos. Cuando el informe los requiera, estos se pueden
enunciar al final de la tabla de contenido o en lista separada.

Cuando la relación, se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubican
centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea. (Véase
la figura 4

Para ambos casos, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título,
contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con
el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón,
contra el margen derecho.
3.2.4 glosario (último elemento del material preliminar)
Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su
interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.
El titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde superior de la
hoja.
De dos a cuatro interlineas se ubica el primer Termino en mayúscula sostenida Contra el margen
izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con
mayúscula inicial; si está ocupando más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben
a una interlinea sin dejar sangría. entre términos se dejan dos interlineas.

3.3 INFORME EXTENSO. CUERPO DEL INFORME

Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del
informe, núcleo del informe y recomendaciones (opcional).

3.3.1 introducción
El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del
trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino
título.
La palabra INTRODUCCION se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5cm del borde
superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; las
subsiguientes, a interlineación de uno, uno y medio y dos.

3.3.2 núcleo del informe

El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y estos a su vez, en subdivisiones que
correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:

3.3.2.1 escritura del texto. Se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió…) y los
párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título, que
da a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio. Entre párrafos se deja el
doble de la interlineación elegida.