Recomendaciones para elaborar documentos ..

El presente material está diseñado para guiarlo a usted, quien es el responsable de realizar la
documentación para el Sistema de Gestión de la Calidad en su organización.

Es sencillo hacer uso del Kit ISO 9001:2000, debido a que en todo momento éste puede ser
modificado sin ninguna restricción.

Considere las siguientes recomendaciones al hacer uso del Kit ISO 9001:2000:

 Al tener un enfoque basado en procesos, la nueva norma ISO 9001:2000 no requiere que haya
un procedimiento documentado por cada uno de sus requisitos. De hecho, sólo marca como
obligatorios 6 procedimientos documentados: Control de Documentos, Control de Registros,
Auditoría Interna, Control de Producto No Conforme, Acción Correctiva y Acción Preventiva.
Esto no implica que no pueda haber más. Lo verdaderamente importante es que usted pueda
demostrar el cumplimiento con la norma (por medio de registros, uso de software, etcétera). El
Kit ISO 9001:2000 incluye los 6 procedimientos obligatorios más otros adicionales, pero usted
puede agregar o quitar los que considere necesarios.

 Recomendamos ampliamente revisar y entender el documento Estructura de las Guías con

Respecto a la Norma. Este documento le dará una buena idea de la cantidad de documentos
que va a realizar (aunque definitivamente dependerá siempre del tamaño y complejidad de su
organización). ¡Apóyese de la Plantilla para elaborar procedimientos!

 Con respecto a la exclusión o no, de ciertos requisitos de su sistema de gestión de la calidad, la

norma ISO 9001:2000 establece que: Todos los requisitos de esta norma son genéricos y se
pretenda que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y
producto suministrado. Cuando uno o varios requisitos de esta norma no se puedan aplicar
debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pueden considerarse para su
exlcusión. Cuando se realicen exclusiones, no se podrá alegar conformidad con esta norma
mexicana a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el
capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la
organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los
reglamentarios aplicables.

 Inicie en el documento titulado Manual de Gestión de la Calidad, éste le guiará por todo el Kit
ISO 9001:2000 al hacer referencia a los procedimientos y matrices. Los procedimientos a su
vez harán referencia a los formatos y a la sección de términos. Navegue en las ligas que le
llevan de un documento a otro de tal manera que evite decir los mismos detalles en diferentes
documentos. ¡Solo haga clic!.

 Le recomendamos tener a la mano un ejemplar de la norma ISO 9001:2000 al elaborar su

Manual de Gestión de la Calidad, para tratar de seguir el mismo orden y numeración a partir de
su capítulo 4 titulado Sistema de Gestión de la Calidad.

 Apóyese del personal que ejecuta las tareas, por lo que le recomendamos que después de leer
los documentos, modifique la matriz de responsabilidades por capítulo de la norma, de tal
manera que la gente de su organización conozca los requisitos o puntos del Sistema de Gestión
en los que interviene.

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Algunas recomendaciones para la elaboración de su documentación:

No se exceda al realizar sus documentos:

 En casi cada uno de los temas del Manual de Gestión de la Calidad se relacionan varios
procedimientos y éstos con formatos que podrían aplicarse tal como se presentan, sin
embargo no es intención que se apliquen todos los documentos contenidos en el Kit ISO
9001:2000.

 Es preciso que, conforme al tamaño y complejidad de sus procesos, reduzca el numero de

documentos o bien incluya dos o tres temas en uno solo; recuerde que los procedimientos
"obligatorios" por la norma sólo son 6.

 No es necesario que se firmen todas las hojas, ya que al firmar la portada se considera todo
el documento.

 No redacte actividades que no se realizan en su organización, a menos que sea necesario

implementarlas.

 Tampoco proceda de manera contraria y documente tan poco que nadie comprenda el
sistema que está documentando.

 NOTA: El KIT no incluye un procedimiento para medir la satisfacción del cliente o para la
mejora continua como tal, debido a que se ha introducido el concepto en diversos
procedimientos como es el de Revisión por la Dirección, Acciones Preventivas, etcétera; sin
embargo, es conveniente que planeen muy claramente de qué forma se van a realizar estas
mediciones de tal forma que pueda cumplir con el requisito.

Utilizar las mismas claves que la norma tiene sus beneficios:

 Los auditores encontrarán rápidamente la relación del cumplimento de la norma por su

Sistema de Gestión.
 El personal, al irse familiarizando con estas claves para codificar documentos, tendrán
también que familiarizarse con la norma.
 Se pueden localizar fácilmente la relación entre los documentos.
 Coadyuva a no personalizar documentos, así como a integrarlos al Sistema de Gestión de la
organización.

Ahorre tiempo en la elaboración de los documentos:

Si usted adquirió el Kit ISO 9001:2000, seguramente ahorrará tiempo y esfuerzo, si desea
aún mayor ahorro le recomendamos además considerar:

 Curso de Interpretación de las Normas ISO 9001:2000, ISO 9000: 2000 e ISO 9004:2000;
 Curso de Elaboración de Documentos;
 Software para Control de Documentos, Control Estadístico, Calibraciones, etcétera.

Si tiene alguna duda sobre el uso del Kit ISO 9001:2000, o bien si está interesado en los
productos y/o servicios anteriores por favor contáctenos.

Otros Productos y Servicios: ventas@calidad.com.mx

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Dudas sobre el manejo del Kit ISO 9001:2000: soporte@calidad.com.mx

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