Los Documentos en el Comercio Internacional y su Importancia

Utilidad de los Documentos de Comercio Internacional

En comercio internacional existe una gran diversidad de documentos, cada uno de ellos tiene
un uso y una aplicación que es evidencia de cada fase del proceso comercial y logístico. Los
documentos son requeridos por los gobiernos (aduanas y organizaciones reguladoras), por la
empresa (diversas áreas de la organización, los accionistas) y los proveedores. Señala Douglas
Long “`La documentación` no es solamente un pedazo de papel, sino el proceso que lleva a su
creación y uso. El documento es un proceso de administración y un resultado. Los principios
básicos de la documentación para el comercio son control y responsabilidad”.

Los documentos permiten cumplir con las regulaciones de los países importadores y
exportadores, gestionar los riesgos inherentes al comercio internacional y evidenciar los
contratos (compraventa, transporte, seguro, etc.) involucrados en toda transacción
internacional.

Los Costos de Una Documentación Mal Preparada

El Centro de Comercio Internacional en su Manual de Capacitación de Documentos de

Exportación señala: “Hay muchas pruebas de las consecuencias de unos documentos mal
preparados. Los costos para los afectados ascienden a millones de dólares todos los años. Con
mucha frecuencia, esos costos acaban siendo pagados por el exportador.

Los costos son de tres tipos principales:

El costo de los intereses que deben pagar los exportadores como consecuencia de demoras en
la recepción de los pagos.

Los costos de eliminar el problema: cuentas de teléfono, gastos de mensajería para enviar
documentos sustitutivos, gastos bancarios de la modificación de documentos como las cartas
de crédito y, posiblemente, la pérdida de la cobertura de seguro del crédito.

Quizá lo más grave, pero también lo más difícil de cuantificar, sea el costo para las relaciones
entre el exportador y el cliente. Con frecuencia, un nuevo cliente se disgustará tanto por una
mala documentación y por los problemas que plantea, que se mostrará reacio a seguir
realizando transacciones con el exportador de que se trate”.

Cabe señalar que los documentos evidencian la existencia de la intención de las partes de
realizar una actividad comercial, en caso de divergencias entre las partes o eventuales litigios,
contar con documentación llevada adecuadamente permite la identificación de las divergencias
rápidamente y la consecuente solución del conflicto.

Se recomienda al usuario de este manual revisar las capacidades de su personal respecto a la

elaboración y gestión de contratos de compraventa internacional, en caso sea necesario
capacitar o entrenar al personal a cargo.
 Algunos Aspectos Legales a Considerar

Los documentos de comercio internacional y en particular la factura comercial evidencian el

acuerdo de las partes en los elementos que configuran un contrato de compraventa (objeto,
precio y forma de pago) aun cuando no se haya firmado o mencionado este documento y no
exista con las formalidades usuales.

Partiendo de la idea de existencia de un contrato de compraventa evidenciada en la

documentación, se configura una serie de consideraciones legales que es oportuno mencionar.

Indica Eduardo Rivera Latas: Cuando existe un contrato debe haber una o varias leyes que lo
regulen. Esta ley o leyes pueden estar contenidas en disposiciones de derecho interno de uno o
varios estados o en algún convenio internacional, pero forzosamente existen. No tienen el
carácter de ley las condiciones generales, reglas uniformes, contratos-tipo o cláusulas
“standard”, elaboradas por asociaciones profesionales de comerciantes de un mismo tráfico, ni
las prácticas reconocidas como propias del sector por las instituciones de arbitraje comercial
establecidas por esas asociaciones, ni tampoco las mismas condiciones, reglas, contratos y
cláusulas-tipo elaboradas por determinadas organizaciones internacionales. Aunque a ese
conjunto de textos y prácticas se le dé habitualmente el nombre de “Lex Mercatoria” o “Derecho
espontáneo”, su eficacia deriva de su incorporación voluntaria por las partes al contrato mismo
(“incorporación por referencia”), de forma que pasan así a formar parte del contrato

Otro aspecto inherente a la contratación internacional es cierto grado de incertidumbre

respecto a varios aspectos, además de los riesgos que plantea la solvencia de las partes, se
presenta la duda respecto de la ley que regula el contrato y su contenido, el tribunal al que se
someterán las partes en caso de controversia y la efectividad de ejecutar las sentencias de estos
órganos efectiva en el país elegido.

La elaboración de contratos de compraventa internacional es onerosa y en muchos casos

imposible, no obstante algunas instituciones ha puesto a disposición una serie de herramientas
en línea para elaborar contratos de compraventa internacional que sugerimos consultar y
estarán detalladas en la parte correspondiente de este manual.

Los Incoterms

Con la finalización de la Primera Guerra Mundial en 1919 un grupo de industriales, comerciantes

y banqueros fundan la Cámara de Comercio Internacional o International

Chamber of Commerce conocido como ICC o CCI (http://www.iccwbo.org) con sede en Paris con
la intención de ser interlocutores del sector empresarial con gobiernos e instituciones
internacionales, sus miembros pertenecen a más de 120 países y su trascendencia es reconocida
globalmente.

Indica la página web de esta institución “Los desafíos de la economía actual, desde la necesidad
de fortalecer la economía mundial hasta la importancia del cambio climático, requieren una
mayor cooperación entre los líderes internacionales, incluyendo empresas, gobiernos,
sociedades civiles y organismos intergubernamentales. ICC posee un lugar privilegiado para
desempeñar un papel protagonista en nombre del sector empresarial, dada su amplia
experiencia en obtención de consensos, su rango como ente consultivo de primer nivel en las
Naciones Unidas y su estrecha relación con la Organización Mundial de Comercio y otros
importantes organismos mundiales.”

Uno de los aportes más conocidos de esta institución son los INCOTERMS, acrónimo de
International Commerce Terms, estos términos estandarizan la terminología más utilizada en las
transacciones de compraventa internacional y su uso es recomendado por especialistas e
instituciones. Su uso está reconocido por el Convenio de Viena del cual es signatario el Perú; se
recomienda la revisión y uso de la edición Incoterms 2010.

En el preámbulo de esta publicación el entonces Secretario General del ICC Jean Rozwadowski
indica: “La economía global ha proporcionado a las empresas un acceso a los mercados globales
como nunca antes había existido. Las mercancías se venden en más países, en más cantidad y
con más variedad. Pero a medida que el volumen y la complejidad de las ventas globales se
incrementan, también crecen las posibilidades de que surjan malentendidos y costosas disputas
cuando los contratos de compraventa no se redactan convenientemente.

Las reglas Incoterms®, las reglas de ICC para el uso de términos comerciales nacionales e
internacionales, facilitan la administración de los negocios globales. La referencia a una regla
Incoterms® 2010 en el contrato de compraventa define con claridad las obligaciones respectivas
de las partes y reducen el riesgo de complicaciones jurídicas.

La dilatada experiencia de la Comisión de ICC sobre Prácticas Comerciales Internacionales, cuyos

miembros proceden de todos los confines del mundo y de todos los sectores empresariales,
asegura que las reglas Incoterms® 2010 responden a las necesidades de los negocios en
cualquier lugar.”

Aspectos Tributarios

La elaboración errónea de la documentación de comercio internacional genera severos

inconvenientes tributarios que pueden devenir en sanciones y multas e impedir o retrasar la
obtención de beneficios como el Drawback o la devolución de IGV. En el Perú la norma que rige
la emisión de documentos contables es el

Reglamento de Comprobantes De Pago autorizado por Resolución de Superintendencia Nº 007-

99/SUNAT, publicada el 24.01.1999, vigente desde El 01.02.1999 que ha tenido varias
modificaciones, la última realizada el 22.8.2015, fecha de publicación de la Resolución De
Superintendencia N.° 223- 2015/SUNAT.

Se sugiere que la empresa exportadora realice el control del estado y adecuado almacenamiento
de los documentos, se debe contar con un archivo digital y físico por cada exportación con los
documentos correspondientes (factura comercial, packing list, documento de transporte, DAM
y otros).