PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Página 1 de 9

“MOTIVACION, PARTICIPACION, COMUNICACIÓN Y

CONSULTA” Versión: 4
Dependencia Generadora: F. Vigencia:
Código: PD-313-19 2016-09-27
División de Gestión Humana

1 OBJETIVO

Establecer los mecanismos de motivación, comunicación, participación y consulta inherentes al

sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo entre la Corporación sus
trabajadores, contratistas, subcontratistas y demás partes interesadas.

2 ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las dependencias de COFREM, contratistas,

subcontratistas y proveedores.

3. FUNCIONES

 Director Administrativo: Participar y promover dentro del personal a su cargo y demás

partes interesadas que le competen, las acciones de motivación, participación, comunicación
y consulta conforme a lo establecido en este Procedimiento. Aprobar y gestionar la provisión
de recursos para la implementación del procedimiento y para la aplicación de acciones
correctivas y preventivas derivadas de las actividades del mismo. Procurar condiciones de
trabajo seguras que protejan a los trabajadores de los riesgos reales y/o potenciales presentes
en el ambiente laboral y que contribuyan al bienestar físico, mental y social de los mismos.
 Jefe División de Gestión Humana: Participar y promover dentro del personal a su cargo y
demás partes interesadas que le competen, las acciones de motivación, participación,
comunicación y consulta conforme a lo establecido en este procedimiento. Hacer
seguimiento a las actividades de motivación, participación, comunicación y consulta
coordinadas por el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. Aprobar acciones correctivas
y preventivas levantadas como resultado de las actividades ejecutadas.
 Jefes de Dependencias: Participar y promover dentro del personal a su cargo y demás
partes interesadas que le competen, las acciones de motivación, participación, comunicación
y consulta conforme a lo establecido en este procedimiento. Implementar las acciones
correctivas y preventivas que se deriven de este procedimiento y le competan.
 Brigadas de emergencia: Participar y promover al interior del grupo de brigadistas, las
acciones de motivación, participación, comunicación y consulta conforme a lo establecido en
este procedimiento.
 COPASST: Participar y promover las acciones de motivación, participación, comunicación y
consulta conforme a lo establecido en este Procedimiento. Apoyar al Gestor de Seguridad y
Salud en el Trabajo en la definición de estrategias e implementación de las actividades de
este procedimiento. Hacer monitoreo al cumplimiento de las recomendaciones y acciones
correctivas y preventivas derivadas de las actividades de este procedimiento.
 Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo: Programar, definir estrategias de
implementación, implementar y hacer seguimiento a las actividades planeadas en general.
Proponer a la Dirección Administrativa la adopción de medidas y el desarrollo de actividades
que procuren y mantengan ambientes de trabajo seguros. Divulgar mediante capacitación a
terceros el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO

Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO
Cargo: Jefe División de Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Nombre: Henry Rojas
Gestión Humana Andrés Mesa Barbosa Planeación Orlando Solano Novoa Betancourth
Corporativa
Nombre: Jorge Arturo Nombre: Jaime
Leyva Pedraza Alejandro Delgado
Cifuentes
Firma:______________ Firma:_____________ Firma:____________ Firma:_____________ Firma:___________ (SELLO)
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4. DEFINICIONES

 Comunicación: Al interior de la Corporación, debemos entender la comunicación como el

proceso en que se transmite información de un emisor a un receptor, utilizando diferentes
lenguajes verbales o impresos. Nuestro proceso de comunicación debe fluir en ambos
sentidos, tanto al interior de la Corporación, como entre la misma y las demás partes
interesadas como lo son los contratistas, subcontratistas y visitantes.
 Consulta: Entendida dentro de la organización como la acción y efecto de solicitar un examen,
una revisión, un consejo o información sobre algún tema específico en Seguridad y Salud en
el Trabajo. Esta debe desarrollarse dentro de la organización hacia los trabajadores, cuando
surgen cambios en la manera de desarrollar las actividades, ya sea por aplicación de nuevas
tecnologías, modificaciones administrativas u operativas, con el fin de detectar los posibles
nuevos riesgos que se puedan generar y de reducir la resistencia de los trabajadores a la
implementación de dicho cambio.
 Incidente: Evento relacionado con el trabajo en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o
enfermedad (independiente de su severidad) o víctima mortal. Un accidente es un incidente
que da lugar a lesión, enfermedad o víctima mortal. Un incidente en que no hay lesión,
enfermedad ni víctima mortal también se puede denominar como “casi-accidente”, Situación
en la que casi ocurre un accidente. Una situación de emergencia es un tipo particular de
incidente.
 Motivación: Suma de factores que ocasionan, canalizan y sustentan la conducta humana en
un sentido particular y comprometido hasta lograr la consecución de la meta propuesta. La
motivación adecuadamente orientada en nuestros trabajadores, es una herramienta
significativa para el mejoramiento de la calidad, el incremento de la productividad, la reducción
de la accidentalidad y la protección del ambiente, redundando en el mejoramiento integral de
cada uno de los integrantes de la organización.
 Participación: Es el acto de involucrarse en una situación de interés general. Representa la
posición de la Corporación para lograr involucrar al personal en el objetivo común de
propender por lugares de trabajo más seguros, generando así cultura organizacional de
cuidado propio y de las demás personas, tanto internas como externas a la Corporación.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): Consiste en el
desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la
política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones
de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y salud en el trabajo.
 Capacitación a Terceros: Es capacitar e informar sobre temas de SST no solo a los propios
trabajadores de la caja sino también a todos los terceros que prestan servicios. (Dentro de la
empresa o fuera de ella, por encargo de la organización) de manera que se pueda prevenir
accidentes y enfermedades laborales.
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5. DESARROLLO
DEPENDENCIA
ACTIVIDAD DETALLE División de Gestión REGISTROS
Humana
1.Establecer 1. MOTIVACION
actividades de Se establecen actividades que propendan lograr la motivación del personal de la Corporación
motivación en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo entre las cuales están:

1.1 Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo: Durante esta semana se busca como
objetivo fundamental es mejorar los niveles de integración, compañerismo, compromiso y
conocimiento de los objetivos asociados a Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la
ejecución de diversos eventos deportivos, recreativos, culturales, de promoción y prevención
de la salud, en los que el protagonista principal es el trabajador, el contratistas y subcontratista.
La semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo se desarrolla en el segundo semestre del
año; en donde se realiza una campaña de expectativa y motivación invitando a todo el personal
a participar.
1. Jefe
2. Gestor de
1.2 Dependencia más segura Seguridad y Salud 1. Plan Anual de
Anualmente se destaca a la dependencia más segura publicando su foto y nombre en las en el Trabajo Trabajo.
carteleras de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Corporación y se incentiva con la entrega 3. Auxiliar de
Seguridad y Salud
de un reconocimiento o incentivo. en el Trabajo
Los criterios de valoración de la dependencia más segura son los siguientes:
 Mayor número de condiciones peligrosas reportadas por la dependencia con propuestas
de mejora.
 No ocurrencia de accidentes laborales de los integrantes de la dependencia Participación
activa a todas las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo según registros de
asistencia.
 Participación a las capacitaciones realizadas por Seguridad y Salud en el Trabajo según
registros de asistencia.
 Uso adecuado de los elementos de protección personal, verificado en las inspecciones.
 Menor registro de ausentismo al año.
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DEPENDENCIA
ACTIVIDAD DETALLE División de Gestión REGISTROS
Humana
2. Promover la PARTICIPACION
participación
del trabajador La Corporación busca que el trabajador durante su jornada laboral interactúe y participe en la
gestión y control del riesgo, para lo cual se establecen:

1. Reporte de Incidentes actos y condiciones inseguras

Los trabajadores de la organización participan de esta actividad mediante el reporte del los
incidentes, actos y condiciones inseguras a través del Formato PD-313-17-F04 “Reporte de
incidentes, actos y condiciones inseguras” que estará disponible en las Intranet. Todo
trabajador, contratista o subcontratista que sufra un incidente, debe comunicarlo al Jefe de 1. Jefe
Dependencia en donde desarrolla labores, por medio del formato establecido y este a su vez lo 2. Gestor de 2. Reporte de
remite al Gestor de Seguridad y salud en el Trabajo. Seguridad y Salud Incidente, actos
Los incidentes se investigan de acuerdo al Procedimiento PD- 313-17 Investigación de en el Trabajo y condiciones
3. Auxiliar de inseguras
Incidentes y Accidentes. Seguridad y Salud
en el Trabajo
2. COPASST
El Comité Paritario de Seguridad y salud en el Trabajo hace parte de un Subprograma de
Seguridad y salud en el Trabajo en donde cada dos años los trabajadores participan
activamente, eligiendo a los representantes ante los trabajadores por medio de votación. Dicho
comité se reúne conforme lo establece la ley y vela por el bienestar y salud de los trabajadores,
cumpliendo las funciones establecidas por la legislación vigente.
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DEPENDENCIAS
División de
ACTIVIDAD DETALLE Gestión
Dependencia REGISTROS
interesada
Humana
3. Establecer COMUNICACIÓN
Mecanismos
de 3.1 Emisión de Comunicaciones Internas
Comunicación
Estos comunicados se emiten desde la de la División de Gestión Humana hacia
los trabajadores. La Corporación establece como mecanismos de comunicación
con sus trabajadores los siguientes: Oficios, Memorandos, Circulares, Folletos,
Informes Trimestrales, Intranet, Capacitaciones, Videos
Estos mecanismos de comunicación se utilizan para difundir: peligros
identificados en las actividades que desarrolla la Corporación, Invitación a
capacitaciones, recomendaciones, resultados de las inspecciones realizadas a 1. Jefe 3. Requerimientos
las áreas de trabajo, actividades desarrolladas en el SG-SST, Información 2. Gestor de Jefe de Sugerencias,
Seguridad y Dependencia quejas, reclamos
preventiva, campañas de expectativa, entre otros. y/o felicitaciones de
Salud en el
También se deben utilizar folletos, videos, entre otros, con el fin de mostrar a los Trabajo servicio.
4. Listado de
visitantes el procedimiento a seguir en caso de presentarse alguna emergencia control
ver planes de atención y respuesta a emergencias.

3.2 Recepción de comunicaciones internas escritas:

Cuando los Jefes reciban una comunicación por parte de algún trabajador,
respecto a temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo deben
remitirla en medio físico o magnético y en los formatos establecidos de acuerdo a
las características del tema a reportar, de la siguiente manera: Requerimiento
Sugerencias, Quejas o Reclamos.
Para el caso de quejas o reclamos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo
se debe manejar según el Procedimiento PD-362-01 – Respuesta a los
requerimientos, sugerencias, quejas, reclamos y/o felicitaciones.
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DEPENDENCIA
ACTIVIDAD DETALLE División de Dependencia REGISTROS
Gestión Humana interesada

La Coordinación del Servicio al Cliente, clasifica las comunicaciones y en los

casos que competen a Seguridad y Salud en el Trabajo son entregadas a la
División de Gestión Humana para dar análisis y respuesta oportuna a la misma
en los términos establecidos y toma de acciones.

3.3 Difusión

3.3.1 Difusión de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo Como parte del

proceso de inducción los nuevos empleados reciben una presentación en
la cual se documenta la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, su
importancia y la obligación de aplicarla en su trabajo, así mismo otros
elementos del SG-SST, los factores de riesgo asociados a su trabajo,
controles que debe adoptar y las responsabilidades.
Esta política debe ser publicada al menos en un lugar de acceso al personal, en
cada una de las sedes. En caso de haber cambios, estos serán transmitidos a
todo el personal en un término no mayor a treinta (30) días posterior a la fecha de
revisión.
3.3.2 Difusión de temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo

Para difundir la información sobre estos temas, se usan los siguientes medios:
carteleras, correo electrónico, folletos informativos, mesas de trabajo, comités de
dirección, campañas, capacitaciones y capacitación a terceros.
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DEPENDENCIAS
División de
ACTIVIDAD DETALLE Gestión
Dependencia REGISTROS
interesada
Humana
3.4 Comunicación Externa
3.4.1 Recepción de comunicaciones verbales
Cuando cualquier trabajador de la empresa reciba de alguna de las partes interesadas
(cliente, contratista, subcontratista y proveedor), una comunicación verbal de
Seguridad y Salud en el Trabajo lo realizará a través de un reporte de PQR. El Gestor
de Seguridad y Salud en el Trabajo notifica al Jefe de Dependencia a la que aplique la
comunicación, para dar el trámite pertinente a la comunicación, proponiendo una
respuesta a la situación planteada, designando responsables y fecha de cumplimiento,
para lo cual puede apoyarse en el COPASST y/o la dependencia respectiva.
3.4.2 Recepción de comunicaciones escritas
Tratamiento de las solicitudes de información, el Jefe o superior inmediato de la
dependencia quien recibe la solicitud, prepara de acuerdo con los términos del
documento recibido, la respuesta a dicha comunicación.
El Jefe en mención quien recibe la solicitud debe notificar a la División de Gestión
Humana sobre el comunicado y si requiere puede solicitar asesoría sobre la respuesta
y tratamiento pertinente (Acciones de Mejora).
Si una vez recibida la respuesta, por parte de la persona quien la genera no está de
acuerdo o necesita mayor orientación, esta podrá generar otra, la cual se deberá tratar
como una total mente nueva, para propósitos del manejo de los registros del presente
procedimiento.
3.4.3 Comunicaciones con el Ministerio de la Protección Social o Cualquier otro
Ente
Las comunicaciones que se emitan de tipo legal y de cumplimiento por cualquier ente
se ingresaran a la Matriz de requisitos legales y otros y de SSTA.
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DEPENDENCIA
ACTIVIDAD DETALLE División de Gestión REGISTROS
Humana
4. Realizar 4. CONSULTA
Consultas
La consulta es de doble vía: desde y hacia los trabajadores. Es una herramienta útil para la
identificación de peligros, actualización de Matriz de peligros, controles operacionales,
aplicación de medidas preventivas y correctivas en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Se debe aplicar siempre que haya cambios significativos que afecten la salud y seguridad
en el sitio de trabajo aplicados a elementos de protección personal, herramientas, equipos y
en general aspectos de seguridad y salud. Esta consulta se debe presentar ante el
COPASST con el fin de que este comité promueva la consulta a los trabajadores y de 1. Jefe
2. Gestor de 5. Acta de
respuesta a la misma. COPASST
Seguridad y Salud
Los Jefes de dependencias deben planear y consultar con anticipación a la División de
en el Trabajo
Gestión Humana (Seguridad y Salud en el Trabajo) los cambios respecto a materiales de
trabajo, herramientas, equipos, procedimientos u otros aspectos en materia de seguridad y
salud en el trabajo que pongan en riesgo a los trabajadores o afecten los controles ya
establecidos, con el fin de aplicar la Gestión del Cambio si se presentan modificaciones a la
corporación o al SG-SST que sean críticos o de impacto.
Esta consulta también se puede dar a través de intranet o comunicación escrita.
También se evidencia consulta a los trabajadores para elegir a sus representantes en el
COPASST mediante votación; posteriormente son informados sobre las personas que los
representan y la conformación final del comité.
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6. REGISTROS RELACIONADOS

Presentación
INFORMACION GENERAL ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO
(Marque con una x)
Código del Dependencia de Responsable
No. Título del Registro Físico Electrónico Ubicación Indización Tiempo
Registro Almacenamiento (Cargo)
PD- 313-19-F01 División De Gestión Archivo/
1 Plan Anual de Trabajo. X Gestor de SST Cronológico 1 Año
Humana Servidor
PD- 313-17-F04 Reporte de Incidente, actos y División De Gestión
2 X Archivador Gestor de SST Cronológico 1 Año
condiciones inseguras. Humana
Requerimientos
PD-362-01-F01 Sugerencias, quejas, Coordinación Auxiliar de
3 X Archivo Numérico 1 Año
reclamos y/o felicitaciones de Servicio al Cliente Servicio al Cliente
servicio.
PD-335-01-F03 División De Gestión
4 Listado de control. X Archivador Gestor de SST Cronológico 1 Año
Humana
PD-313-19-F02 División De Gestión
5 Acta de COPASST X Archivador Gestor de SST Cronológico 1 Año
Humana