Partes Principales de la Carta Comercial

1. Membrete

2. Fecha

3. Datos del destinatario.

4. Asunto o Referencia.

5. Saludo

6. Texto de la carta

7. Despedida

8. Firma (rúbrica a mano, nombre y título del firmante)

Partes adicionales

Iniciales de Identificación

Anexos o adjuntos

Copia

Número consecutivo de la carta

Segunda página

El Membrete

Identifica Ia oficina o empresa que envía el documento. Se escribe a una pulgada del borde
superior del papel (4 ó 6 líneas verticales), y por lo regular contiene: Nombre de la empresa,
dirección, teléfono, fax y correo electrónico. En algunas ocasiones incluye un logotipo o
símbolo publicitario.

La Fecha

Contiene el nombre de la ciudad, departamento, estado o país, y luego la fecha de emisión del
documento separados por una coma. Cuando se usa papel membretado no es necesario
incluir el lugar de procedencia, únicamente se escribe la fecha.

Datos del destinatario

La dirección consta de varias líneas y se escriben a espacio sencillo.

Contiene el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta, el cargo que ocupa el
cargo en la empresa y la dirección.

Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural (Señor, Señora o Señorita); o el
tratamiento académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Profesor, etc.)
Asunto o Referencia

No todos todas las personas prefieren el uso de esta parte.

Sin embargo, muchas empresas lo conservan para facilitar el manejo de los archivos y agilizar
el trabajo de los ejecutivos. De allí la brevedad y concisión de esta línea. Ejemplos:

Asunto: Oferta de fin de año

Referencia: Su pedido 4369-99

El saludo

Es la frase de cortesía antes del texto de la carta. Generalmente va seguido de dos puntos:
Un experto comunicador aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que
sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: Se saludan, conversan y se
despiden.

El texto de la carta

Puede ser un texto corto, mediano o largo.

Como decía el buen escritor P. Lombardi, “Aperitivo, plato fuerte y postre”; es decir, la
introducción, el desarrollo del tema y la conclusión.

Debe escribirse a espacio sencillo, con excepción de la carta muy corta, que se escribe a doble
espacio.

Reglas que rigen la escritura del texto

Tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen lenguaje, las relaciones
humanas y todos los factores de corrección.

Se deja siempre doble espacio entre un párrafo y otro.

La despedida

En algunas ocasiones se usan palabras de cortesía, tales como: cordialmente, sinceramente,

atentamente,

También pueden usarse las siguientes frases: Hasta otra ocasión, hasta pronto, agradeceré su
respuesta, etc.
Firma

La persona responsable del mensaje expresado en el texto, debe estampar su firma

manuscrita. La firma incluye:

a) Rúbrica (encima del nombre, y generalmente manuscrita)

b) Nombre del remitente.

c) Cargo del remitente

Iniciales de Identificación

Anteriormente las iniciales identificaban a la persona que dictaba la carta y a la persona que
mecanografiaba la misma. Así, si el jefe se llamaba Pedro Pérez, y la secretaria Juana López,
éstas se escribían:

PP:jl PP/JL PP-jl

Actualmente, es una parte que sólo tiene razón de ser cuando varias personas realizan el
mismo trabajo.

Y en vista de que los jefes ya no dictan cartas, porque la secretaria debe poder redactarlas,
sólo se usan las iniciales de la secretaria responsable del documento.

Ejemplos: rm lm ei va P. Quijano

Conclusión

La carta representa tanto a la persona que la escribe como a la empresa que la envía.

Es importante seguir el orden correcto de las partes de la carta y entregar el documento limpio
y libre de errores.
Concepto de carta comercial

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico
comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros comercios
para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing;
con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras
facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con
la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos;
con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención,
o sus ofertas o sus servicios de post venta.

Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición
documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho,
haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito (“tal como lo pruebo con la
documentación adjunta”) y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando
se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe
abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.

Es conveniente realizar un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan
con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamaño medio, con separación
en párrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan corta, destacando con negrita lo más
relevante, usando un lenguaje refinado pero de fácil lectura y comprensión, cuidando la
ortografía y la puntuación. Como todo escrito formal, debe comenzar con el encabezamiento,
que debe contener los datos de la empresa, utilizándose en general papel con el membrete
impreso de la empresa, conteniendo la fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y
la presentación; el cuerpo donde conste el objetivo; y el cierre, con una despedida formal y la
firma del responsable de la empresa, con sello o aclaratoria.