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ASESOR:
DR. C.P.C. MARCO SEVILLA GAMARRA
TRUJILLO - PERU
2015
i
DEDICATORIA
ii
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento más sincero, leal y fraterno a cada uno de mis maestros que día a
día me fueron impartiendo sus valiosos conocimientos y por su orientación
incondicional en mi formación académica.
Al Dr. C.P.C. Marco Sevilla Gamarra, Asesor de Tesis, por su invalorable ayuda y
orientación para el desarrollo de la presente investigación.
iii
PRESENTACION
Es oportuno presentar, nuestro sincero reconocimiento a los señores miembros del Jurado de
la Facultad de Ciencias Económicas, por su aporte valioso en nuestra formación, y aquellas
personas que colaboraron, en la culminación de este objetivo.
iv
RESUMEN
Para tal efecto se empleó un diseño pre experimental, pues se ha tenido que analizar cuál es
el nivel o estado de las variables de estudio, su incidencia e interrelación en un momento
dado, para luego sustentar en forma sintética las conclusiones y recomendaciones de la
investigación.
La muestra está constituida por los trabajadores del área de ventas. Para obtener los datos de
los dominios de las variables, se aplicó la técnica de la entrevista y encuesta.
Los resultados demuestran que el deficiente control interno afecta directamente a la gestión
comercial, ya que un buen sistema de control interno basado en el informe COSO
implementado contribuirá al logro de los objetivos. Finalmente se hace una propuesta para la
implementación del sistema de control interno basado en el informe COSO.
v
ABSTRACT
There are companies that suffer from deficiencies in the internal control system, causing a
number of errors in their daily actions, this being the reason to take appropriate and timely
decisions within the internal policy of the company; which leads to a malfunction of the
company. Therefore we will have to demonstrate the effectiveness of the design of an internal
control system to optimize the sales process.
This research study aims to demonstrate that implementation of the internal control system
in the area of commercial sales significantly improves the commercial management of the
Ferretería Rodríguez SRL.
For this purpose a pre experimental design, as it has had to consider what level or status of
the study variables, their impact and interaction at a given moment, and then synthetically
support the conclusions and recommendations of the research.
He sample consists of workers of the sales. For details of the domains of the variables, the
art of the interview and survey was conducted.
The results show that poor internal control directly affects business management, and a good
system of internal control based on the COSO report implemented will contribute to
achieving the objectives. Finally a proposal for the implementation of the system of internal
control based on the COSO report is made.
The most important conclusion was that the implementation of an Internal Control System
in the sales area significantly improved the management of the company due to an
improvement in the sales process.
vi
INDICE
Pag
DEDICATORIA ....................................................................................................... ii
PRESENTACION ................................................................................................... iv
RESUMEN
ABSTRACT ....................................................................................................... vi
vii
2.3. MARCO LEGAL .................................................................................... 24
ANEXOS .................................................................................................... 81
viii
ix
CAPITULO I
INTRODUCCION
1
1.1. Planteamiento del Problema
2
Paralelo a ello ha presentado una serie de irregularidades o problemas asociados a
las operaciones de ventas y su respectiva cobranza. Teniendo un impacto en la
gestión comercial, administrativa y contable de la empresa.
1.1.2. Antecedentes
3
Aguirre, L. & Sarmiento, S. (2007). “Diseño y Formulación de un Sistema de
Control Interno en el área de ventas de la empresa Distribuidora Agrícola
S.A.C”. Tesis presentada como requisito para optar el Título de Contador Público.
Universidad Nacional de Trujillo.
Diseñar y formular un sistema de control interno en el área de ventas, que permitirá
mejorar la situación financiera y económica de la empresa distribuidora agrícola
S.A.C. de la ciudad de Trujillo.
Usaron como instrumento de análisis la observación directa, la entrevista y análisis
documentario, como procedimiento usaron el diseño de contrastación lineal
prospectivo.
La formulación del sistema de control interno y posterior aplicación va permitir
mejorar significativamente la situación financiera y económica de la empresa según
el análisis respectivo de los indicadores financieros periodo promedio de cobro
donde muestra que la liquidez ha mejorado.
4
Alvarado, M. & Tuquiñahui, S. (2011) “Propuesta de Implementación de un
Sistema de Control Interno basado en el Modelo COSO, aplicado a la empresa
Electro Instalaciones en la ciudad de Cuenca”. Tesis presentada como requisito
para obtener el Título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría. Universidad
Politécnica Salesiana, Cuenca – Ecuador.
Establecer una definición de control interno que corresponda a las necesidades de
las distintas partes, facilitar un modelo en base al cual la empresa y otras entidades,
cualquiera sea su tamaño y naturaleza puedan evaluar sus sistema de control interno.
Los instrumentos que utilizaron fueron el cuestionario, la observación y análisis
documentario.
Aplicar el modelo COSO como herramienta para desarrollar un Sistema de Control
Interno o para evaluar el control de Electro Instalaciones permitió realizar un
análisis de los riesgos de está, a partir de la identificación de sus objetivos estratégicos
y factores críticos de éxito.
1.1.3. Justificación
5
1.1.3.2. Justificación Metodológica
1.2. Objetivos
6
1.2.2. Objetivos específicos
1.3. Hipótesis
7
CAPITULO II
MARCO
REFERENCIAL
8
2.1 MARCO TEORICO
El autor indica que el control Interno actúa en todas las áreas y en todos los niveles
de la entidad. Prácticamente todas las actividades están bajo alguna forma de control
o monitoreo. El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e
implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las
unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las
metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de
ventas.
9
ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una
organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función
administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de
respuesta ante los diferentes grupos de interés que debe atender. El control interno
por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que ocurren
de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad,
debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte
inherente a la estructura administrativa y operacional existente en la organización,
asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto a manejo de la entidad y
alcance de sus metas.
-Por función:
-Por la Acción:
Previo: Se aplica antes de llevar a cabo las operaciones, está constituido por el
conjunto de normas, procedimientos políticas, reglas, implantados para evitar
errores en el proceso de las transacciones.
10
Concurrente: Está inmerso en el proceso de las operaciones, se aplica
simultáneamente a la ejecución de las operaciones y desempeño de los funcionarios.
Se debe concentrar en la obtención de mejoras con los menores esfuerzos y recursos,
sin eludir la responsabilidad de verificar la corrección de las operaciones.
Todo sistema de control interno dentro de una empresa tiene como fines principales
los siguientes:
c) Personal: Los elementos del personal que intervienen en el control interno son
cuatro: entrenamiento, eficiencia, moralidad, retribución.
11
d) Supervisión: La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes
funcionarios, empleados y en forma directa e indirecta una buena planeación y
sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes
permiten la supervisión en el automático de los diversos aspectos del control interno.
-Ambiente de Control
Comprende los aspectos tales como: Principios éticos que rigen a la organización,
la filosofía de la empresa, el modo de ver el desarrollo de los trabajos y la forma de
organizarse.
El ambiente de control es aquel componente que fija el tono de la organización y,
sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce el comportamiento
del personal en su conjunto.
12
-Las formas de asignación de responsabilidades, de administración y desarrollo del
personal.
-Evaluación de Riesgos
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan
las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los
riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa
la vulnerabilidad del sistema. Para ello, debe adquirirse un conocimiento práctico
de la entidad y sus componentes de manera que se pueda identificar los puntos
débiles, enfocando los riesgos, tanto al nivel de la organización (interno y externo)
como de la actividad.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
.Una estimación de su importancia/trascendencia.
.Una evaluación de la probabilidad/frecuencia.
.Una definición del modo en que habrá que manejarse.
-Actividades de Control
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un
reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia
la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en
cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de
riesgos, según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen
13
los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en
tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
.Las operaciones.
.La confiabilidad de la información financiera.
.El cumplimiento de leyes y reglamentos.
-Información y Comunicación
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde
desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible
que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para
orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los
objetivos. La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal
modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las
responsabilidades individuales.
-Supervisión
La supervisión o monitoreo es tarea de la dirección, pues es necesario contar con la
existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su
revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la
evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues
toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser
reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su
eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios
internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, se generan nuevos
riesgos, que la organización debe afrontar.
14
Importancia del Control Interno
Es un proceso aplicado en la ejecución de las operaciones, es una herramienta y un
medio utilizado para apoyar la consecución de los objetivos de la organización.
Permite producir información administrativa y financiera oportuna, correcta y
confiable, como apoyo a la administración en el proceso de toma de decisiones y la
rendición de cuentas de la gestión de cada responsable de las operaciones.
Su identificación e incorporación en el funcionamiento de la empresa es de gran
importancia para obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la gestión
empresarial.
La importancia de esta etapa es, posiblemente, una de las razones por las cuales no
es suficiente la sola evaluación / valoración de los riesgos, si no que se requiere una
administración de los mismos.
El mejoramiento del sistema de control interno es una etapa clave para garantizar la
eficiencia del mismo. Posiblemente esta sea una de las razones por las cuales las
15
metodologías más importantes dan un énfasis creciente al monitoreo, esto es, al
análisis del comportamiento de los distintos procesos en el tiempo, mediciones que
se realizan a través de indicadores.
Existen muchas falsas expectativas referentes a los logros que se desean conseguir
Hay quienes lo implementan en sus organizaciones a fin de asegurarles éxito o
cambiar su ineficaz administración por una eficaz; sin embargo, esto es una gran
mentira pues, aunque busca lograr el cumplimiento de los objetivos y metas
trazadas, estas no son eficaces si estos últimos no fueron trazados adecuadamente.
16
Además no puede garantizar una certidumbre absoluta a la información, pues estas
son susceptibles a mal juicio por parte de quienes lo presentan; así como también,
en la toma de decisiones por parte de la alta gerencia.
Entre las funciones que se realizan en la empresa dentro del área de ventas está:
17
2.1.2.1 Área de ventas y control interno:
18
- Además existe inadecuado registro de los ingresos en el periodo
correspondiente, así también no se está llevando un adecuado monitoreo de las
facturaciones al crédito.
Hay un refrán en los negocios que afirma que no sucede nada sino hasta que se
efectúa una venta. Sin ventas no se necesitan contadores, trabajadores de
producción, ni siquiera el presidente de la compañía. Las ventas representan el
combustible que hace que funcionen los motores empresariales.
19
La gestión comercial es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión, que
se encuentra en cualquier organización y que se ajustan a la ejecución de tareas de
ámbito de ventas, incluyendo:
Según Arthur Miller (2001) Define que “Las Técnicas de Venta” constituyen el
cuerpo de métodos usados en la profesión de ventas. Las técnicas en uso varían
mucho, desde la venta consultiva centrada en el cliente hasta el muy presionado
"cierre duro". Todas las técnicas necesitan algo de experiencia y se mezclan un poco
con la psicología para conocer qué motiva a otros a comprar algo ofrecido por uno.
20
Debido a esto, las técnicas del entrenamiento de ventas incluyen una gran cantidad
de material de motivación y la preparación dada por profesionales de la psicología
o ex vendedores adiestrados llamados coachers; éstos suelen ser gerentes o
vendedores con larga trayectoria.
El control interno obliga a las empresas a ser más ágiles en los procesos de toma
de decisiones, más creativos en la generación de nuevos negocios, mayor agudeza
en la comprensión de los nuevos clientes a fin de satisfacer sus necesidades.
La rapidez con que se concretan los negocios no permite a las empresas darse el
lujo de mantener una actitud pasiva ya que las oportunidades que ofrecen los
nuevos mercados serán aprovechados por otros que están preparados para asumir
los nuevos retos. Es por ello, que los esfuerzos y recursos de las empresas se
priorizan hacia aquellas actividades dirigidas a penetrar nuevos mercados, fidelizar
a la cartera de clientes y captar a aquellos no atendidos, desarrollar soluciones
atractivas que cubran necesidades del mercado. Sin embargo, se puede cometer un
grave error al no considerar en su real dimensión la importancia que tiene el
sistema de control interno dentro del esquema organizacional y en la preparación
21
del planeamiento de la empresa, considerando que su efectividad y valor agregado
no se refleja directamente en el incremento de los resultados económicos de la
empresa como si lo podría hacer una nueva estrategia de marketing o el desarrollo
de mejoras en el producto.
Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado la necesidad
de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas
administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas
exigencias empresariales. Surge así una nueva perspectiva sobre el control interno
donde se brinda una estructura común que es documentada en el denominado
“Informe COSO”.
22
Cuestionario de control interno
Es el medio que permite que el auditor recopile información referente a los controles
internos básicos de forma que pueda utilizarse para evaluar la eficacia de los mismos
en el momento en que se registran las respuestas.
Ventas
Las ventas es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o
número de personas que ofrecen algún producto, debido a que su éxito depende de la
cantidad de veces que realicen esta actividad, de lo bien que lo hagan y de lo cuan
rentable les resulte hacerlo.
Gestión comercial:
La calidad de la fuerza de ventas, la racionalidad de los objetivos propuestos y de una
buena dirección comercial, que aplique los controles adecuados y sepa motivar
convenientemente a su equipo, es alguno de los factores básicos para el éxito en las
ventas.
Empresa
Organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo
objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de
servicios a la comunidad coordinados por un administrador que toma decisiones en
forma oportuna para el logro de los objetivos para lo que fue creada.
Sistema
Es un conjunto de partes o componentes que se caracterizan por ciertos atributos
identificables, los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y
proveen (salida) información, energía o materia.
Estrategia
En un proceso regulable, es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión
óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las
23
metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo organizacional,
individual.
Establece las bases para la presentación de los Estados Financieros con propósitos de
información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los
estados financieros de la misma organización de ejercicios anteriores, como con los de
otras organizaciones. Al elaborar los estados financieros, la gerencia evaluará la
capacidad que tiene la entidad para continuar en funcionamiento.
Decreto Legislativo N° 821: Decreto Supremo N° 055-99-EF TUO de la Ley del IGV
El impuesto General a las Ventas es un impuesto que grava el valor agregado en cada
transacción realizada en las distintas etapas del ciclo económico. El impuesto bruto
correspondiente a cada operación gravada es el monto resultante de aplicar la tasa del
impuesto sobre la base imponible, constituida por el valor de venta en la venta de
24
bienes, el total de la retribución en la prestación o utilización de servicios, el valor de
la construcción en los contratos de construcción, el ingreso percibido en la venta de
inmuebles excluido el valor del terreno y el valor de aduna más los derechos e
impuestos que afecten esta operación en las importaciones.
25
perfeccionadas continuamente, no sólo a la luz de nuevas experiencias, sino también de
resultados del examen matemático y filosófico.
Hay entonces un parámetro ya dado, patrones que nos imponen pautas tanto de conducta
como de resultado, se resaltan entre otros los principios de legalidad, responsabilidad,
prevalencia de los derechos fundamentales y del interés general sobre el particular y
finalmente, el de la división de poderes y su colaboración armónica.
El control es una necesidad, en todas las actividades del hombre se requiere de controles
desde los más elementales hasta los más complejos.
26
CAPITULO III
MATERIALES
Y
PROCEDIMIENTOS
27
3.1 Material de Estudio
3.1.1. Población
3.1.2. Muestra
Estuvo constituido por los trabajadores del área de ventas de la Ferretería Rodríguez.
3.2.1. Métodos
El método inductivo: es aquel que parte de los datos particulares para llegar a
conclusiones generales, como es en el caso al determinar las consecuencias de la falta de
control interno.
28
Cuestionario: Documento formado por un conjunto de preguntas que son
redactados en forma coherente, organizadas, secuenciadas y estructuradas con el fin de
que sus respuestas puedan ofrecer toda la información que se necesita.
3.2.4. Diseño de Investigación:
3.4. Variables
29
CAPITULO IV
PRESENTACION
DE
RESULTADOS
30
4.1 Presentación de los resultados
Pregunta 01: ¿Se realizan estudios por parte de la gerencia para evitar riesgos?
Tabla N° 01
Estudios por parte de la administración para evitar riesgos
31
Grafico 01
Estudios por parte de la administración para evitar riesgos
Interpretación: Los resultados mostrados en la tabla y gráfico N°01, justifican que el 20%
de los trabajadores tienen conocimiento que si se realizan estudios por parte de la gerencia
general para evitar riesgos, mientras el 80% afirma que no lo realizan.
Análisis: No hay una identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución
de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los
riesgos.
Pregunta N° 02: ¿La empresa cuenta con procesos para generar información?
Tabla N° 02
Procesos que permitan generar información
32
Grafico 02
Procesos que permitan generar información
Análisis: La empresa cuenta con procesos que generan información y datos reales,
emitidos en informes para dar a conocer a gerencia y a colaboradores las actividades y los
reportes de ventas realizadas, con el fin de tomar las decisiones correctas.
Tabla 03
Mercaderías manufacturadas recibidas en almacén y tienda.
33
Grafico 03
Mercaderías manufacturadas recibidas en almacén y tienda.
Interpretación: Los resultados mostrados en la tabla y gráfico 03, justifican que el 40%
de los trabajadores tienen conocimiento que existe un registro en el despacho de los
productos de almacén de la empresa, mientras el 60% afirma que no existe dichos control
entregados de almacén.
Pregunta N° 04: ¿Existe una persona determinada para controlar los ingresos y
salidas del almacén o tienda?
Tabla 04
Control de los ingresos de mercaderías manufacturadas al almacén y tienda
34
Grafico 04
Control de los ingresos de mercaderías manufacturadas al almacén y tienda
Análisis: El informe COSO (1992) supone que la supervisión como uno de los apoyos para
un sistema de control interno lo que incluye la supervisión, la realización de evaluaciones
puntuales así como la comunicación de las deficiencias del control interno. Esto explica la
existencia de un control de inventarios ineficiente.
Tabla N° 05
Respaldo documentado para verificar los inventarios
35
Grafico 05
Respaldo documentado para verificar los inventarios
Tabla N° 06
Manual de procedimientos para manejar las actividades de la empresa
36
Grafico 06
Manual de procedimientos para manejar las actividades de la empresa
Análisis: Por lo tanto debería existir un proceso de ventas que indique como deben
manejarse las actividades de la empresa, de tal manera de no perjudicar al cliente.
Tabla 07
Restricciones de ingreso de personal a la tienda
37
Grafico 07
Restricciones de ingreso de personal a la tienda
Interpretación: Como se observa en la tabla y gráfico 07, el 80% del personal tiene
conocimiento que no existe restricción en el área de ventas.
Análisis: Debería existir mayor control por parte del personal del área para evitar futuros
inconvenientes.
Pregunta N° 08: ¿Se cuenta con un supervisor en tienda que revise la mercadería
manufacturada despachada por los vendedores?
Tabla 08
Supervisor en tienda que revise la mercadería despachada por los vendedores
38
Grafico 08
Supervisor en tienda que revise la mercadería despachada por los vendedores
Análisis: La mercadería despachada no tiene un control exhaustivo por parte de un supervisor para
constatar su correcta entrega.
Tabla 09
Niveles máximos y mínimos de inventarios de los productos en tienda.
39
Grafico 09
Niveles máximos y mínimos de inventarios de los productos en tienda.
Tabla 10
Informes de las existencias y anomalías de las áreas de almacén y tienda.
40
Grafico 10
Informes de las existencias y anomalías de las áreas de almacén y tienda.
Tabla 11
Identificación a clientes potenciales y reales
41
Grafico 11
Identificación a clientes potenciales y reales
Pregunta N° 12: ¿Se asegura la entrega de los productos a los clientes de forma
oportuna?
Tabla 12
Entrega de los productos a los clientes en forma oportuna
42
Gráfico 12
Entrega de los productos a los clientes en forma oportuna
Pregunta N°13: ¿Se realiza programas para incentivar las ventas en la empresa?
Tabla 13
Realización de programas para incentivar las ventas
43
Gráfico 13
Realización de programas para incentivar las ventas
Análisis: La falta de incentivo genera desgano o poco compromiso para con la empresa,
esto genera ineficiencias en las actividades de los trabajadores.
Tabla 14
Flujos de información que permita la puntual comunicación
44
Grafico 14
Flujos de información que permita la puntual comunicación
Análisis: La falta o poco flujo de información tanto a personal interno como externo es
perjudicial para la empresa ya que retrasa la información que debería ser oportuna.
Pregunta N° 15: ¿Se realiza análisis de las ventas o evolución de las mismas?
Tabla 15
Análisis y evolución de las ventas
45
Grafica 15
Análisis y evolución de las ventas
Interpretación: Los resultados mostrados en la tabla y gráfico 15, justifican que el 20%
de los trabajadores realiza un análisis de las ventas por turno y 60% afirma que no realiza
un análisis de las ventas por turno.
Análisis: Debe haber un control y análisis de las ventas y evolución de las mismas.
Pregunta N° 16: ¿Se dispone de los sistemas de información según sean necesarios?
Tabla 16
Disposición de los sistemas de información
46
Grafico 16
Disposición de los sistemas de información
Interpretación: Los resultados mostrados en la tabla y gráfico 16, justifican que el 20%
de los trabajadores asegura contar con un sistema de información necesario y 40 de los
trabajadores piensa que no cuenta con un sistema de información.
Tabla 17
Información de las actividades realizadas
47
Grafico 17
Información de las actividades realizadas
Análisis: Los trabajadores deben generar e informar las diferentes actividades que realizan.
Tabla 18
Preparación y presentación de las declaraciones de impuesto.
48
Grafico 18
Preparación y presentación de las declaraciones de impuesto.
Interpretación: Los resultados mostrados en la tabla y gráfico 18, justifican que el 80%
de los trabajadores está preparado en temas tributarios y 20% de los trabajadores no sabe
o no está preparado en temas tributarios.
Pregunta N° 19: ¿Se registra en forma completa y precisa el efecto de todas las
transacciones contables y los hechos económicos?
Tabla 19
Registración en forma completa y precisa el efecto de todas las transacciones
contables
49
Grafico 19
Registración en forma completa y precisa el efecto de todas las transacciones
contables
Tabla 20
Confidencialidad de la información financiera.
50
Gráfico 20
Confidencialidad de la información financiera
Análisis: Esto beneficia a que la información interna manejada por el personal sea
exclusiva de cada trabajador ayudando a manejar mejor su desempeño laboral.
Tabla 21
Resumen de evaluación del cuestionario de control interno aplicado al personal
de ventas del sistema de control interno.
51
13 X
14 X
15 X
16 X
17 X
18 X
19 X
20 X
TOTAL 1 1 6 12
PORCENTAJE ANTES 5% 5% 30% 60%
Teniendo en cuenta los resultados antes expuestos por cada trabajador del área, se procedió
a realizar el resumen del cuestionario aplicado al personal de ventas, en donde se
ingresaron distintos niveles (excelente, bueno, regular, malo) para medir el nivel de control
interno actual en el área de ventas, llegando a la conclusión que la mayor parte de
colaboradores considera que el nivel de control interno es deficiente.
Gráfico 21
Evaluación del cuestionario de control interno aplicado al personal de ventas
antes de la implementación del sistema de control interno.
52
4.1.3. Diagnóstico del sistema de control interno actual en el Área de Ventas para
identificar los puntos críticos de la unidad económica.
Una vez evaluado el sistema de control interno, se establecen las siguientes debilidades:
4.1.4. Estados Financieros antes del diseño del sistema de control interno en el
Área de Ventas de la Ferretería Rodríguez S.R.L.
53
Grafico 22
FERRETERIA RODRIGUEZ S.R.L.
Estado de Situación Financiera
Al 31 de Diciembre del 2014
(Expresado en Nuevos Soles)
Otras cuentas por Cobrar 7,225 Cuentas por pagar comerciales 20,610
Inventarios 152, 170
Gastos contratados por anticipado 12,810
54
Grafico 23
FERRETERIA RODRIGUEZ S.R.L.
Estado de Resultados
Al 31 de Diciembre del 2014
(Expresado en Nuevos Soles)
S/.
Ventas Netas 795,400
Costo de Ventas -585,150
Utilidad Bruta 210,250
Gastos de Ventas y Distribución -52,563
Gastos de Administración -84,100
Otros gastos operativos -4,208
Utilidad de Operación 69,380
Ingresos Financieros ---
Gastos Financieros -14,718
Resultado antes del I.R 54, 661
Impuesto a la Renta -16,398
Utilidad Neta 38,263
55
4.1.5. Aspectos Generales de la Ferretería Rodríguez SRL.
RUC: 20274390558
Domicilio Fiscal: Cal. República de Panamá N° 425 Urb. Torres Araujo La Libertad –
Trujillo.
ORGANIGRAMA
JUNTA GENERAL
DE ACCIONISTAS
GERENTE
GENERAL
JEFE DE
VENTAS
AUXILIAR
DE VENTAS
56
CAPITULO V
PROPUESTA
57
5.1. Implementacion de un adecuado Sistema de Control Interno para el Area de Ventas
de acuerdo al Informe Coso.
Considerando el diagnóstico del área de ventas efectuado, respecto a su operatividad y
control interno, presentamos nuestra propuesta para la implementación y así fortalecer
aquellos elementos y/o situaciones que debilitan el sistema de control interno del área
de ventas, con el fin de lograr un mejoramiento significativo en la gestión comercial de
la empresa.
Para poder cumplir con la implementación del sistema de control interno en la ferretería
Comercial Estrella S.R.L., es necesario que el personal que se le encargue dicha
función debe ser capacitado, entrenado y evaluado para ver su identificación en el logro
del éxito empresarial, pues el sustento vital responde a la súper vivencia de la empresa;
para cumplir con los objetivos institucionales.
La propuesta está constituida por los siguientes ítems:
- Programa de auditoria.
- Manual de organizaciones y funciones (MOF).
- Manual de procedimientos del área de ventas.
- Flujograma actualizado de comercialización.
- Cuestionario para evaluar el sistema de control interno (mensual/ trimestral).
- Capacitaciones y asesorías permanentes a los trabajadores.
58
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Área:
Fecha de Inicio:
Fecha Término:
OBJETIVO
RESPUESTAS
N° PROCEDIMIENTOS/ACTIVIDADES
RR.HH. FECHA H/H
AMBIENTE DE CONTROL
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACION DE EVENTOS
Existe un sistema informático para el área de ventas?
El personal del área de ventas está capacitado para su
correcto desempeño?
El personal de ventas realiza sus funciones
adecuadamente?
59
El área de ventas está preparada para efectos sociales
como las paralizaciones?
El área de ventas realiza análisis de marcas y porcentajes
de ventas?
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Existe supervisión en el área de ventas?
El nuevo personal para el área de ventas posee inducción
para que se acople fácilmente a la empresa?
El área de ventas cuenta con tecnología moderna para su
eficaz funcionamiento?
El acceso al sistema informático de ventas es restringido
para el personal no autorizado?
ACTIVIDADES DE CONTROL
El departamento de Control Interno evalúa
constantemente los procesos de ventas?
El sistema informático de ventas reporta información
confiable?
Se realiza visitas inesperadas a los clientes para
determinar si se efectúa la venta con sus ofertas?
Las funciones en el área de ventas están debidamente
segregadas?
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Existe comunicación en todos los niveles jerárquicos del
área de ventas?
Los clientes conocen las políticas de ventas de la empresa?
Las decisiones tomadas son a través de un análisis de la
información recibida?
Las personas que necesitan pueden acceder fácilmente a
la información?
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SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Se da seguimiento a la mejora de los procesos de ventas?
Se comprueba que el control se realiza o se cumple a
cabalidad?
Se efectúan comparaciones mensuales de las ventas con
las históricas?
Hemos llegado a proponer este manual de organización y funciones dado que en los
resultados de la entrevista al gerente general manifestó que no contaban con un manual de
organización y funciones.
Con el presente manual se pretende evitar la doble función, que cada personal de la empresa
conozca bien la actividad que debe realizar ya que por medio de él se define las funciones,
jerarquías y líneas de autoridad adjuntas a cada puesto.
Objetivo
Decidir por mayoría de los socios asuntos propios de su competencia de acuerdo a ley
Funciones
Aprobar o desaprobar los resultados del ejercicio, expresados en los estados financieros.
Disponer en la aplicación de utilidades.
Establecer los aumentos o disminuciones del capital.
Seleccionar auditores externos cuando corresponda.
Nombrar y/o renombrar al gerente.
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Acordar la transformación, fusión, escisión, reorganización y disolución de la sociedad
así como resolver sobre su liquidación.
Formar una comisión de trabajo con las áreas ventas, créditos y cobranzas.
Gerente General
Objetivo
Ejercer la representación legal de la empresa con el propósito de conducirlo hacia el logro
de sus objetivos.
Funciones
Actuar como representante de esta sociedad ante terceros y ante el poder público tales
como autoridades policiales y fiscales.
Planificar, decidir, organizar, motivar, comunicar las pautas de acción y controlar las
áreas de la empresa.
Disponer y autorizar la capacitación al personal, interna o externamente, tales como
seminarios, charlas, conferencias, talleres, etc.
Establecer las bases para un buen control interno asignando responsabilidades y
autoridad.
Preparar e implementar el organigrama, el manual de organización de funciones y
elaborar el manual de políticas y procedimientos por escrito.
Preparar e implementar por escrito el código de ética y moral, posteriormente difundir
internalizar y vigilar su cumplimiento.
Dirigir y supervisar los detalles ordinarios relativos a las compras y ventas.
Dar cuenta a la junta general de socios los resultados económicos y la situación
financiera de la empresa.
Cuidar que la empresa desarrolle sus actividades dentro de las normas legales vigente.
Área de ventas
Jefe de ventas
Objetivo
Lograr el cumplimiento de los estimados de venta, orientando su esfuerzo y creatividad
al uso adecuado de las facultades y de apoyo promocional aprobados por la gerencia.
Funciones
Aplicar la estrategia y táctica definida por la gerencia general.
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Evaluación de las ventas.
Formular el presupuesto de ventas, elevarlo para la aprobación del gerente y supervisar
su correcta ejecución.
Determinar las necesidades de personal para proponer a la gerencia su contratación.
Supervisar la gestión de los vendedores., y asegurarse de que cuenten con los medios,
materiales y documentos para el desempeño eficiente de su trabajo.
Instruir al personal de ventas, asesorarlos para los problemas que se le presenten y
proponer los cambios importantes en la empresa.
Analizar y evaluar las ventas parciales por motivo de devolución.
Programar apoyar y supervisar la realización de reuniones periódicas con su personal.
Vendedor auxiliar
Objetivo
Funciones
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Área de caja:
Funciones:
La cajera es la encargada de cobrar al cliente, verificar sus datos e imprimir el
comprobante o comprobantes que necesite el mismo. Después de impreso entregará la
copia usuario o, destinatario y SUNAT entregara al cliente y la copia emisor y remitente
la archivará para luego enviar al área de contabilidad.
Es la responsable de controlar el efectivo de caja, dándole protección en un lugar seguro
para que nadie tenga acceso a ella. Así como los cheques recibidos de cobranzas de ventas
al crédito.
La encargada de caja hará uso de recibos de egresos e ingresos de caja para el adecuado
control de efectivo. Estos recibos deben estar previamente enumerados y su uso debe ser
cronológico.
Al mismo tiempo, la encargada deberá llevar un control de todas las entradas y salidas de
efectivo del fondo, en un auxiliar; el cual facilitara el saldo.
Diariamente debe conciliar caja y enviar los documentos a contabilidad, junto con el
reporte de caja diario.
Área de almacén:
Funciones:
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Área de contabilidad:
Funciones:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE VENTAS
CARGO PROCEDIMIENTOS
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d) Determinación del diagrama para el proceso de la venta
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Mantener una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro
de los propósitos de la ferretería.
Establecer la comunicación como un proceso de control a la transparencia y la
divulgación de información a los diferentes grupos de interés.
Otorgar un valor preponderante a la evaluación ya sea este del orden administrativo,
financiero u operativo realizado en el área de ventas.
ITEMS SI NO NA
11. ¿En este mes se efectuó rotación del personal del Área de
Ventas?
12. ¿Se realizó la visita a la cartera de clientes en este mes?
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f) Capacitaciones y Asesorías permanente a los trabajadores.
- Desarrollar un programa de capacitación mediante un consultor externo, dirigido a
supervisores y vendedores como herramienta para el logro de los objetivos de la empresa,
en forma semestral.
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CAPITULO VI
DISCUSION
DE
RESULTADOS
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5.1. Discusión de Resultados
El control interno es un proceso permanente y continuo, en el cual se utilizan métodos
y procedimientos que en forma coordinada es necesario adoptar para salvaguardar los
activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información económica,
financiera y la complementaria administrativa y operacional.
Analizado los datos obtenidos de la entrevista y cuestionarios realizados en la unidad
económica, se diagnosticó que presenta deficiencias en las actividades y procedimientos
en el área de ventas.
De la realidad observada, se puede afirmar que la empresa específicamente su área de
ventas, no cuenta con un manejo adecuado y preciso de sus operaciones. Y siendo esta una
de las principales partidas a nivel de resultados, que colocaría a la empresa en un nivel de
riesgo.
a) La falta de estudios por parte de gerencia para evitar los diversos riegos que puedan
existir en cualquier momento en la empresa.
b) Inadecuado desarrollo del proceso de ventas.
c) Falta de organización en el área.
d) La empresa no cuenta con un manual de organización y funciones acorde a sus
necesidades, el cual ayude a que cada trabajador conozca correctamente sus funciones
y pueda desempeñarse, al igual que no existe un manual de procedimientos.
e) Falta de control en el despacho de mercadería, además de no salvaguardar
correctamente la mercadería.
f) No existe una política de capacitación para el personal de esta área para un mejor
desempeño de sus funciones.
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cumplimiento de las metas y objetivos establecidos; asimismo es importante porque el
control interno promueve la eficiencia de las operaciones.
En tal sentido estamos de acuerdo con el autor, detectar con oportunidad cualquier
desviación que la unidad económica desarrolle, depende el logro o fracaso de ésta; si
en la compañía existe un control interno que no está funcionando óptimamente, los
resultados de la organización en base a sus objetivos no van a ser los más favorables.
Por ello, afirmo que las operaciones pueden ser fortalecidas si se aplican propuestas de
implementación de un sistema de control interno en el proceso específico de las ventas
de la empresa en estudio, lo que contribuye a la eficiencia en las operaciones del
proceso de ventas y la organización de las funciones.
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Estamos de acuerdo con el informe COSO, en que las buenas prácticas acerca del
control interno en una organización, se ve reflejada en la eficiencia de las mismas. Es
decir, aplicar mecanismos formales y preestablecidos de control permite evitar o
reducir los fraudes, riesgos y conductas inadecuadas que puedan surgir, tanto por parte
del personal, como de clientes y proveedores. Por ende, se implementó el sistema de
control interno en el área de ventas basado en el informe COSO, constituido por:
- Programa de auditoria.
- Manual de organizaciones y funciones (MOF).
- Manual de procedimientos del área de ventas.
- Flujograma actualizado de comercialización.
- Cuestionario para evaluar el sistema de control interno (mensual).
- Capacitaciones y asesorías permanentes a los trabajadores.
Según Escalante (2008), el control interno actúa en todas las áreas y en todos los
niveles de la entidad. Prácticamente todas las actividades están bajo alguna forma de
control o monitoreo, de tal manera que se ha convertido en el objetivo fundamental, así
mismo el control interno consiste en programar, coordinar e implantar todas las
medidas tendientes para lograr un óptimo rendimiento, cumpliendo así, con todas las
necesidades de la organización.
Estamos de acuerdo con el autor, la aplicación de un sistema de control interno es el
objetivo fundamental en la organización, porque mejora los procesos y existe una
excelente organización de funciones entre las áreas. Toda empresa debe desarrollar el
control interno para que pueda lograr sus objetivos; si en la organización no existe este
control, entonces no habrá resultados favorables para la empresa.
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eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en
las actividades básicas que ellas realizan. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique
controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las
mismas, por eso, es resulta importante tener una planificación que sea capaz de
verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén
aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso
integrado y dinámico permanente, como paso previo cada entidad debe establecer los
objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre sí, con el fin de garantizar el
desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el
sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca
que esta sea más flexible y competitiva en el mercado.
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Tabla 23
Teniendo en cuenta los resultados expuestos por cada trabajador del área de ventas, se
procedió a realizar el resumen del cuestionario aplicado al personal después de
implementado el sistema de control interno, en donde se ingresaron distintos niveles
(excelente, bueno, regular, malo) para medir el nivel de control interno actual en el área de
ventas, llegando a la conclusión que la mayor parte de colaboradores considera que el nivel
de control interno ha mejorado significativamente.
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Gráfico 23
Evaluación del cuestionario de control interno aplicado al personal de ventas
después de la implementación del sistema de control interno.
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CAPITULO VI
CONCLUSIONES
Y
RECOMENDACIONES
77
CONCLUSIONES
78
RECOMENDACIONES
La unidad económica, debe optar por evaluar el sistema de control interno, en forma
periódica con la finalidad de corregir sus debilidades y deficiencias en forma oportuna,
con el objetivo de obtener información relevante, confiable y fiable, y además mejorar la
gestión comercial del área de ventas.
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VII. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Tesis
Aguirre, L. & Sarmiento, S. (2007)..Diseño y Formulación de un Sistema de Control
Interno en el área de ventas de la empresa Distribuidora Agrícola S.A.C. Tesis presentada
como requisito para optar el Titulo de Contador Público. Universidad Nacional de Trujillo.
Página web
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ANEXO 01
RESPUESTAS
N° PREGUNTAS OBSERVACIONES
SI NO N.A.
¿Se realiza estudios por parte de la Gerencia
1 General para evitar riesgos?
81
¿Se asegura la entrega de los productos a los
clientes de forma oportuna?
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