Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Título:
Relatório de auditoria – Gestão de Conhecimento
Código:
CMSeixal_260_02_01_RelAditoriaConhecimento_V01_R02
Versão:
V01
Destinatários:
Câmara Municipal do Seixal
Campo de aplicação:
Portal de Conhecimento
Data
Divulgado Local
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Índice
Índice ..................................................................................................................................................... 2
Sumário Executivo ................................................................................................................................. 4
A auditoria.............................................................................................................................................. 8
Contexto............................................................................................................................................. 8
Âmbito e Metodologia ........................................................................................................................ 8
Análise e recomendações...................................................................................................................... 9
Infra-estrutura .................................................................................................................................... 9
Espaço de trabalho.............................................................................................................. 9
Publicações periódicas ...................................................................................................... 10
Notificações ....................................................................................................................... 10
Email.................................................................................................................................. 11
Telefone e mensagens instantâneas................................................................................. 12
Pastas partilhadas .............................................................................................................13
Acesso à Internet............................................................................................................... 14
Intranet............................................................................................................................... 14
Informação e conhecimento............................................................................................................. 15
Processos ........................................................................................................................................ 17
Acesso ao conhecimento e informação............................................................................. 17
Partilha............................................................................................................................... 22
Colaboração ...................................................................................................................... 26
Inovação ............................................................................................................................ 35
Formação........................................................................................................................... 36
Marketing territorial .......................................................................................................................... 37
Monitorizar sites sociais existentes ................................................................................... 37
Ter plano estratégico e operacional de actividade em sites sociais existentes................. 38
Criar site próprio do município........................................................................................... 38
Criar espaço único para diálogos temáticos...................................................................... 38
Criar diferentes sites temáticos para diálogo..................................................................... 39
Responsabilidades............................................................................................................................... 40
Divulgação ........................................................................................................................................... 40
Anexos ................................................................................................................................................. 41
Email de pedido de apoio às chefias ............................................................................................... 41
Texto de apresentação ao questionário........................................................................................... 42
Resultados do questionário para funcionários com acesso à Intranet............................................. 43
Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas .................................................................. 43
Pergunta 2 – Tipos de informação na intranet................................................................... 44
Pergunta 3 – Tipos de informação nas pastas partilhadas................................................ 46
Pergunta 4 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização.......................... 46
Pergunta 5 – Circunstâncias de partilha de informação com colegas............................... 47
Pergunta 6 – Formas de partilha de informação ............................................................... 47
Pergunta 7 – Situações / locais de conversas informais ................................................... 48
Pergunta 8 – Volume de emails recebidos ........................................................................ 49
Pergunta 9 – Características dos emails recebidos .......................................................... 50
Pergunta 10 – Tipo de informação mais valorizada e facilidade de acesso...................... 51
Pergunta 11 – Tempo necessário para encontrar determinados tipos de informação ...... 52
Pergunta 12 – Quantidade de trabalho colaborativo ......................................................... 52
Ver. 01 Rev. 02
Página 2/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Ver. 01 Rev. 02
Página 3/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Sumário Executivo
O presente documento destaca os aspectos mais relevantes para a gestão de conhecimento notados
durante as conversas realizadas com funcionários da Câmara Municipal do Seixal, na observação de
vários dos sistemas informáticos actualmente disponíveis, e na análise das respostas a dois
questionários. Inclui também recomendações concretas sobre formas de dar resposta ao que
identificámos como áreas de intervenção prioritárias.
A tabela que se segue inclui um apanhado dessas áreas prioritárias e algumas das recomendações
apresentadas no decurso do relatório.
1 A ordem pela qual as questões prioritárias foram apresentadas nesta tabela é irrelevante.
Ver. 01 Rev. 02
Página 4/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Ver. 01 Rev. 02
Página 5/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Ver. 01 Rev. 02
Página 6/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
26. Conceber diferentes formas de comunicar a existência da plataforma, dar ideias de como
pode ser utilizada, e explicar como se realizam as “tarefas” principais.
27. Fazer da plataforma de colaboração a intranet da C.M. Seixal e tornar a sua utilização
obrigatória.
28. Definir e implementar processo para gestão do ciclo de inovação que dê visibilidade às ideias
e que permita que sejam trabalhadas por colegas de várias equipas e avaliadas e
acompanhadas em termos de implementação.
29. Definir objectivos concretos para acções de marketing territorial e integração.
30. Elaborar um caderno de encargos com base nesses objectivos e consultar empresas e/ou
profissionais com experiência nestas áreas.
Ver. 01 Rev. 02
Página 7/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
A auditoria
Contexto
A C.M. Seixal conta com a equipa do Seixal Digital para zelar pelas práticas e ferramentas de gestão
de conhecimento da organização. Era importante para a C.M. Seixal fazer um ponto da situação no
que diz respeito à forma como a infra-estrutura existente está a dar resposta às necessidades, mas
também à forma como os processos e a cultura organizacional são adequados aos objectivos. A
organização queria também explorar o potencial das ferramentas sociais, nomeadamente wikis, no
apoio à colaboração entre funcionários.
Foi assim solicitada a colaboração da empresa Knowman – Consultadoria em Gestão, Lda., no
sentido de, através de uma auditoria de conhecimento, perceber a situação actual e fazer uma série
de recomendações que ajudem a organização a criar melhores condições para a geração, troca,
salvaguarda, acesso e utilização de conhecimento.
Âmbito e Metodologia
A auditoria de conhecimento foi realizada recorrendo a várias técnicas de recolha de dados e
informação.
Com base em reuniões com membros da equipa do Seixal Digital, com destaque para a Drª Célia
Pestana e para a Drª Isabel Pina, agregámos um conjunto de factos que utilizámos para desenvolver
dois questionários.
Um dos questionários foi criado em formato electrónico, divulgado por email e com acesso a partir da
intranet, e destinava-se a todos os funcionários que têm acesso à Internet no local de trabalho
(questionário A). O outro questionário, uma versão reduzida e ligeiramente adaptada do anterior, foi
distribuído em formato papel junto com o recibo de vencimento para todos os restantes funcionários
da C.M.Seixal (questionário B). O primeiro questionário esteve disponível entre 21 e 30 de Maio de
2009 para aproximadamente 900 funcionários e foi respondido por 326 pessoas (36%). O segundo
recebeu resposta de 104 pessoas, 13% das 801 para quem foi enviado.
Ambos os questionários se fizeram acompanhar por um texto enviado pelo Senhor Presidente da
Câmara Municipal (ver anexo Texto de apresentação ao questionário).
Desde o início da auditoria e até à data de conclusão do presente documento, solicitámos e fomos
analisando dados e informações sobre diversos tópicos: sistemas de informação disponíveis,
orientações estratégicas, etc..
Foram também iniciados 5 projectos-piloto de utilização de uma plataforma de colaboração: o
Confluence da Atlassian.
É com base na análise destes projectos-piloto, das respostas aos questionários e de todo o material
recolhido que chegámos às descobertas e recomendações que incluímos no presente relatório.
A equipa de projecto constituída pela Drª Célia Pestana e pela Drª Isabel Pina da C.M. Seixal e pela
Engª Ana Neves da Knowman, utilizaram o site colaborativo Sosius2 para facilitar a troca de ideias e
documentos durante o decorrer do projecto.
2 http://www.sosius.com
Ver. 01 Rev. 02
Página 8/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Análise e recomendações
Infra-estrutura
A infra-estrutura da C.M. Seixal relacionada com a gestão de conhecimento e informação inclui, entre
outros:
• espaço de trabalho
• publicações periódicas (ex. Agenda Municipal e Boletim Municipal)
• notificações (ex. Informações Internas e newsletters)
• email
• telefone e mensagens instantâneas
• pastas partilhadas
• web site
• acesso à Internet
• intranet.
Nesta secção iremos considerar estes vários elementos.
Espaço de trabalho
Actualmente, os serviços da C.M. Seixal estão dispersos por muitos edifícios, alguns na parte antiga
da cidade, enquanto que outros em zonas mais distantes. Para além dos funcionários que se
encontram nestes locais, existem outros que, pela natureza do seu trabalho, não têm um posto fixo e
ainda outros que nem sequer trabalham em ambiente de escritório.
Organizações em que há uma grande dispersão física dos seus funcionários acusam níveis baixos
de colaboração inter-departamental e de comunicação informal entre colegas. As respostas aos
questionários, porém, revelam que as áreas comuns da organização, como sejam os corredores e
bares dos diversos edifícios, são apontadas como o principal contexto para conversas informais com
colegas (Pergunta 7 – Situações / locais de conversas informais). Também as conversas à secretária
com colegas vizinhos são bastante significativas.
Estes resultados mostram que a actual dispersão física dos serviços não está a ter um impacto
demasiado grande no volume e importância das conversas informais (Pergunta 4 – Fontes de
informação sobre outras áreas da organização e Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas) mas
acreditamos que estas conversas estejam em grande parte confinadas aos colegas que partilham a
mesma localização. Assim sendo, a dispersão física dos funcionários é uma barreira à conversa
entre colegas de serviços diferentes e alimenta a visão compartimentada que se percebe em
respostas aos questionários realizados no âmbito deste projecto.
Num mundo ideal gostaria “que houvesse um colectivo e não várias
'Câmaras'”3
A mudança para o novo edifício, acontecimento previsto para 2010, virá certamente contribuir para a
criação de uma visão mais abrangente da organização enquanto um todo, possibilitar mais
comunicação presencial e espontânea entre colegas de diferentes serviços e potenciar mais
colaboração entre equipas.
3 O presente documento inclui variadas citações retiradas das respostas dos funcionários da C.M. Seixal aos
questionários que serviram de base à auditoria.
Ver. 01 Rev. 02
Página 9/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Publicações periódicas
Todos os funcionários da C.M. Seixal contam com dois tipos de publicações oficiais: a Agenda
Municipal e o Boletim Municipal.
A Agenda Municipal é publicada de dois em dois meses e inclui um calendário de eventos para os
dois meses que se seguem. É dirigida a todos a população, existindo em versão papel e online no
site da C.M. Seixal4.
O Boletim Municipal é criado pela equipa de comunicação social da C.M. Seixal para toda a
população do município. É quinzenal e distribuído em papel, sendo que está também disponível
online através do web site da C.M. Seixal5. No Boletim Municipal podem encontrar-se notícias das
actividades do município, deliberações da Câmara e a agenda de eventos das semanas que se
seguem.
Bastante valorizado pelos funcionários da organização (Pergunta 4 – Fontes de informação sobre
outras áreas da organização (Pergunta 4 – Fontes de informação sobre outras áreas da organização
e Pergunta 1 – Fontes de informação utilizadas), o Boletim Municipal tem algumas limitações:
• ao ser uma forma de comunicação pública não pode conter informação interna e/ou sem
relevância para o público em geral
• contém maioritariamente informação de acontecimentos passados o que torna impossível aos
funcionários da C.M. Seixal, e mesmo aos munícipes, intervir na fase de planeamento ou
execução com ideias, ajuda, contactos úteis, etc..
Notificações
As Informações Internas são documentos de comunicação entre os serviços e os funcionários da
C.M. Seixal. Os conteúdos são diversificados: podem ser informações relacionadas com
procedimentos associados a serviços prestados ou comunicados, por exemplo dos recursos
humanos. As Informações Internas podem ser geradas por qualquer serviço da Câmara e são
enviadas em papel apenas para os funcionários directamente impactados ou interessados na
informação nelas contidas.
4 http://www.cm-seixal.pt/CMSEIXAL/CAMARA/PUBLICACOES/AGENDA_MUNICIPAL/
5 http://www.cm-seixal.pt/CMSEIXAL/CAMARA/PUBLICACOES/BOLETIM
Ver. 01 Rev. 02
Página 10/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Email
O email está disponível para aproximadamente 900 funcionários da C.M. Seixal. A aplicação cliente
de email é o Outlook da Microsoft.
Os funcionários da C.M.Seixal recebem em média 12 emails por dia (Pergunta 8 – Volume de emails
recebidos).
Tendo reparado na grande discrepância que havia entre os valores indicados em resposta à
pergunta A.8, procurámos olhar os dados numa outra perspectiva. Na verdade, 69% das pessoas
que responderam a esta pergunta recebem 10 ou menos mensagens de correio electrónico por dia,
6 De notar que em resposta à pergunta A.18 um grande número de funcionários pediu “diminuição do suporte
papel” papel, por motivos ambientas e não só.
Ver. 01 Rev. 02
Página 11/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
enquanto que 8% recebe entre 20 e 50, 3 pessoas recebem 100 emails e 1 pessoa indica 200
emails.
Isto significa que, comparativamente a outras organizações, os funcionários da C.M.Seixal recebem
em média um número bastante aceitável de emails. No entanto, há alguns casos preocupantes.
Como seria de esperar os emails que chegam à caixa de correio dos funcionários são muito diversos.
Nenhum dos tipos de email listados como opção de resposta à pergunta A.9 se revela mais
significativo que os restantes. Ainda assim, há uma predominância de emails de e para colegas.
Consideramos que, regra geral, este tipo de trocas faria mais sentido em espaços partilhados para
que a informação fique acessível a um leque mais alargado de pessoas.
Recomendação 6. Criar novos hábitos de interacção online, mudando-os das caixas de correio
electrónico para áreas partilhadas, como a intranet e/ou uma plataforma de
colaboração. Isso contribuirá para uma melhor e mais alargada disponibilização
do conhecimento e da informação organizacionais.
Digital para interacção síncrona com os cidadãos que experimentem dificuldades de utilização dos
Serviços Online).
Pastas partilhadas
As pastas em discos partilhados são grandemente usadas para acesso a documentos de trabalho
(82% dos respondentes) e bases de dados (52%). São também usadas “muitas vezes” e “algumas
vezes” por 57% dos funcionários como fonte de informação (Pergunta 1 – Fontes de informação
utilizadas).
Com base no texto livre deixado pelos funcionários em resposta à questão “Quais os tipos de
informação disponíveis nos discos partilhadas que costuma utilizar?”, parece-nos que uma das
grandes motivações para a utilização das pastas partilhados é a troca de “documentos com peso
excessivo para envio por e-mail”, no fundo, ficheiros de grande dimensão (ver Tabela 1).
1. Arquivos de trabalhos
2. Documentos com peso excessivo para envio por e-mail
3. Drivers e software
4. Ficheiros vectoriais
5. Formulários
6. Fotografias
7. Imagens
8. Mapas que são actualizados diariamente
9. Não tenho acesso.
10. Por falta de conhecimento para poder utilizar, só se utilizam aqueles para os quais nos foi
dada a mínima formação.
11. Procedimentos internos, informações gerais
12. Programas, scripts e metadados
13. Todos os nossos documentos em formato informático estão numa pasta que é partilhada
por várias pessoas
Ver. 01 Rev. 02
Página 13/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Acesso à Internet
Cerca de 900 funcionários da C.M. Seixal têm acesso à Internet no âmbito da sua função.
O acesso é essencialmente livre. No entanto há alguns sites a que o acesso é bloqueado durante o
horário de trabalho.
Em resposta à pergunta A.17, um número significativo de funcionários manifesta a necessidade de
um acesso mais rápido à Internet.
Algumas outras pessoas pedem que se acabe com as restrições de acesso a alguns sites da
Internet.
Recomendação 9. Perceber as razões pelas quais se restringe o acesso a alguns sites em horário
de trabalho. Analisar o impacto que essa decisão tem nos funcionários e estimar
o impacto que teria a liberalização desse acesso. Tomar uma decisão com base
nessa informação e comunicá-la claramente a todos os funcionários,
fundamentando-a.
Intranet
A página inicial da intranet é a primeira página a carregar automaticamente quando um colaborador
abre o seu web browser – Internet Explorer – no seu PC ou portátil de trabalho.
A intranet da C.M. Seixal é construída sob o Content Management Server da Microsoft7, sendo que o
principal conteúdo da intranet seja o enumerado como opções de resposta à pergunta A.2 (ver
Imagem 3).
7 http://www.microsoft.com/cmserver/default.mspx
Ver. 01 Rev. 02
Página 14/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Todos os tipos de informação listados como opção de resposta à pergunta “Quais os tipos de
informação disponíveis na intranet que costuma utilizar?” (pergunta 2 do questionário A) são
utilizados por uma percentagem significativa dos respondentes. Destacam-se, porém, as informações
de Recursos Humanos (assinaladas por 82% daqueles que responderam ao questionário), o espaço
pessoal (78%) e os formulários (75%).
Na intranet encontram-se também links de acesso para um variado conjunto de aplicações,
aplicações essas destacadas como uma das fontes de informação que mais falta fariam se
desaparecessem (pergunta A.16).
Alterações à intranet em termos de design ou da tecnologia que a suporta devem garantir o mesmo
(ou melhor) nível de acesso aos tipos de informação mais destacados pelas respostas a esta
pergunta.
Uma análise superficial do conteúdo em causa, leva-nos a crer que o que a intranet hoje oferece
poderia ser substancialmente melhorado com uma mudança para um outro tipo de plataforma.
Enquanto que algum conteúdo poderia estar aqui como numa qualquer plataforma (ex links para
Aplicações), outro conteúdo poderia beneficiar de ser disponibilizado noutro tipo de plataforma (ex
Modelos / Formulários).
Recomendação 10. Rever o design, estrutura e navegação da intranet para que seja mais fácil
encontrar o que se procura e o que a organização considera ser prioritário.
Recomendação 11. Rever o conteúdo da intranet, garantindo acesso à informação actualmente
disponível e considerando conteúdo adicional que atraia a atenção dos
funcionários e cujo acesso fique facilitado. Tal reduzirá o tempo gasto no
acesso a informação relevante e concentrará a atenção dos funcionários num
ponto central que pode depois ser usado para uma comunicação interna mais
eficaz.
Informação e conhecimento
O facto de os funcionários serem presenteados com a página inicial da intranet sempre que abrem o
web browser, dá grande visibilidade às notícias internas.
Ver. 01 Rev. 02
Página 15/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Apesar disso, os funcionários dizem não ser fácil obter informação sobre o que se passa na
organização (Pergunta 10 – Tipo de informação mais valorizada e facilidade de acesso) e pedem
maior rapidez, clareza e transparência na comunicação interna (pergunta A.17).
Isso significa que as notícias não apresentam toda a informação de que os funcionários necessitam
para realizar o seu trabalho.
Recomendação 12. Fazer caracterização das notícias habitualmente publicadas para perceber se
estão a reflectir as necessidades de informação aqui manifestadas. Caso tal
aconteça, conceber formas de melhor fazer chegar as notícias às pessoas.
Caso contrário, pensar em formas de produzir notícias mais relevantes.
Ver. 01 Rev. 02
Página 16/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
A análise das respostas à pergunta A.16 – Quais as 3 fontes de informação e conhecimento que
mais falta lhe fariam se desaparecessem? - revela que a Internet, as bases de dados, os
documentos, as publicações (periódicas e não só), a intranet e as aplicações informáticas são as
fontes de informação mais importantes para os funcionários da C.M. Seixal.
É muito interessante reparar que poucos funcionários referiram os colegas em resposta a esta
pergunta – mais interessante ainda se atentarmos ao peso dos colegas em resposta às questões A.1
e A.4. Acreditamos que esta fraca representatividade dos colegas como resposta a esta pergunta
tenha a ver com o facto de todos os exemplos apresentados na redacção da pergunta terem sido de
outra natureza. Ainda assim, pensamos importante intervir no sentido de que os colegas passem a
ser vistos como uma fonte de informação tão válida como qualquer outra para determinados tipos de
informação e conhecimento.
Processos
Ver. 01 Rev. 02
Página 17/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Como revela a análise da Imagem 7, os colegas de equipa e a Internet são, de longe, as fontes de
informação mais usadas. A intranet vem a seguir. Colegas noutras equipas representam uma fonte
significativa. Repare-se igualmente na importância das pastas partilhadas.
Para além das opções de resposta listadas, houve várias pessoas que adiantaram algumas outras
fontes de informação (ver Imagem 88). São de destacar a comunicação social, como por exemplo a
televisão, a rádio e os jornais, a legislação e ainda a formação e participação em seminários.
Uma outra questão que colocámos, esta em ambos os questionários, relaciona-se com as fontes
usadas pelos funcionários para obtenção de informação sobre o que se passa noutras áreas da
organização.
As Imagens 9 e 10 apresentam graficamente as respostas a esta questão, evidenciando as
diferenças para quem tem acesso à intranet e para quem tal não acontece.
8 As nuvens de palavras apresentadas neste relatório foram criadas a partir das palavras-chave das
respostas abertas dos funcionários a várias perguntas dos questionários. Assim, procurámos, para cada
resposta, a ideia / palavra principal, usando sempre que possível termos já usados, de forma a conseguir
uma melhor representação visual das respostas do conjunto. As nuvens foram criadas online em
http://www.wordle.net.
Ver. 01 Rev. 02
Página 18/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Imagem 10: Fontes de informação sobre o que se passa noutras áreas da C.M. Seixal
(pergunta 1 do questionário B)
No caso dos primeiros, nota-se a não existência de uma fonte dominante com as Informações
Internas, a intranet, as conversas entre colegas e o Boletim Municipal a registarem maior frequência
de utilização.
No caso dos funcionários sem acesso à intranet, as respostas são bastante diferentes. Na verdade,
estes funcionários dependem essencialmente das conversas com colegas, do Boletim Municipal e
das Informações Internas para terem conhecimento do que se passa noutras áreas da organização.
Apesar de não terem acesso à Internet no local de trabalho, há 31 funcionários que dizem obter
informação através do Website da C.M. Seixal (somatório dos funcionários que responderam Muitas
vezes, Algumas vezes e Poucas vezes), mais dos que se valem de reuniões para este fim.
A imagem geral é a de um conjunto de fontes de informação bem distintas, quase todas elas usadas
com bastante frequência pelos funcionários da C.M. Seixal. Tal variedade oferece um conjunto
Ver. 01 Rev. 02
Página 19/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Ver. 01 Rev. 02
Página 20/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Imagem 11: Tempo necessário para encontrar diferentes tipos de informação (em horas)
A variação entre os valores mínimos e máximos de tempo gasto em busca dos tipos de informação
listados é enorme, certamente influenciada pelas funções de quem respondeu (Pergunta 11 – Tempo
necessário para encontrar determinados tipos de informação(Pergunta 11 – Tempo necessário para
encontrar determinados tipos de informação).
No entanto, não deixa de ser interessante analisar o gráfico da Imagem 11 que claramente identifica
os detalhes de projectos antigos e os passos de novos processos como informação difícil de
encontrar. Tal facto é suportado pelas respostas à pergunta A.10 analisadas anteriormente.
Recomendação 15. Reduzir o tempo necessário ao acesso a detalhes de projectos antigos e a
passos de novos processos, podendo este ser um dos objectivos e uma das
métricas para avaliação de uma estratégia de gestão de conhecimento.
Ver. 01 Rev. 02
Página 21/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Colocámos a mesma questão aos funcionários sem acesso à intranet. As respostas também variam
muito. Interessava-nos aqui perceber se o acesso à intranet reduzia o tempo necessário para
encontrar alguns tipos de informação críticos, nomeadamente identificar o colega mais indicado para
dar resposta a alguma questão e os passos de um novo processo de trabalho. Foi curioso reparar
que as médias de tempo são substancialmente menores para os funcionários sem acesso à intranet.
E se a mediana do tempo necessário para identificação do colega mais indicado é semelhante para
os dois conjuntos de funcionários, tal não acontece para o tempo necessário para encontrar passos
de novos processos: os funcionários com acesso à intranet demoram o dobro.
Recomendação 16. Perceber porque os funcionários sem acesso à intranet demoram menos tempo
a descobrir passos de novos processos. Se as razões tiverem a ver com os
canais de acesso à informação, com os hábitos de comunicação entre colegas
ou com a cultura existente nessas equipas, investigar de que forma se podem
replicar essas características nos grupos de funcionários com acesso à intranet.
Partilha
Os hábitos de partilha de informação variam de organização para organização em termos de
frequência, canais, conteúdo, etc..
Ver. 01 Rev. 02
Página 22/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Imagem 13: Ocasiões em que se partilha com os colegas informação sobre trabalho
(pergunta A.5)
Imagem 14: Circunstâncias em que há partilha de informação sobre trabalho com colegas
(pergunta B.2)
O número de funcionários que dizem partilhar informação com os colegas espontaneamente quando
terminam uma actividade/projecto importante é surpreendentemente elevado.
Recomendação 17. Explorar qual o teor dessa partilha, nomeadamente o que é partilhado e com
quem9. Dessa forma poder-se-á avaliar a necessidade de definir orientações e
processos explícitos de partilha e de sensibilização para a troca de
experiências.
As respostas à pergunta A.11 são ainda mais surpreendentes quando consideradas em conjunto
com as da pergunta A.17 onde muitos funcionários pedem:
• “maior colaboração entre os serviços”
• “maior e melhor partilha de informação”
• “partilha mais transversal”
9 O canal de partilha foi alvo de outra pergunta do questionário A e será analisado de seguida.
Ver. 01 Rev. 02
Página 23/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Imagem 15: Frequência de partilha de informação através dos vários canais disponíveis
(pergunta 6 do questionário A)
O email é o canal mais usado pelos funcionários que responderam ao questionário A para partilhar
informação sobre o seu trabalho (42% recorre muitas vezes a este canal). As Informações Internas e
as reuniões são também veículos usados com alguma frequência.
Interessante reparar no facto de haver uma grande percentagem de pessoas que diz nunca usar
relatórios de projecto para partilha de informação com colegas, o que nos leva a pensar se: a) são
pessoas que não trabalham em ambiente de projecto e que, como tal, não se revêem neste conceito;
b) não vêem os relatórios de projecto como local para partilha de informação; ou se, c) não
consideram que os relatórios sejam formas de partilha efectiva de informação.
Também é interessante reparar na enorme percentagem de funcionários que nunca recorrem à
intranet para partilhar informação com os colegas.
Recomendação 19. Criar na intranet espaços óbvios para partilha de conhecimento e informação
com colegas. Essa partilha deve poder ser feita com o mínimo de entraves
processuais e técnicos (por exemplo, evitar a moderação de intervenções) para
que mais funcionários contribuam activamente.
Recomendação 20. Oferecer várias formas de partilha de informação e conhecimento. Por exemplo,
em tom mais informal (listas de discussão) ou mais formal (formulários online
para partilha de relatórios de trabalho) de forma a que mais funcionários se
sintam motivados e confortáveis a participar.
Muito interessante que 47 pessoas assinalaram recorrer a outros canais com bastante frequência,
sendo que 30 respondentes referem as conversas informais com os colegas como canal para partilha
Ver. 01 Rev. 02
Página 24/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
de informação sobre trabalho. Estas respostas ecoam o valor atribuído às conversas informais com
colegas já observado nos resultados da pergunta A.4 sobre fontes de informação sobre outras áreas
da organização.
Duas pessoas mencionaram as pastas partilhadas como canal de partilha de informação.
Apesar da conotação negativa que pode ser atribuída às conversas informais (no sentido em que
podem ser consideradas perda de tempo e sinónimo de que a pessoa não está a trabalhar), temos
de referir que as conversas informais podem ser extremamente importantes para as organizações.
Podem:
• consolidar a ideia de uma única organização (e não de muitos silos)
• ser os alicerces da inovação
• aumentar a eficiência (uma melhor ideia do que se faz noutras áreas da organização permite
perceber implicações e encontrar mais rapidamente as pessoas / áreas que podem ajudar
com determinadas questões).
No entanto, e como em tudo, as conversas informais podem ser perigosas pela possibilidade de a
informação passada ir sofrendo alterações.
Em alturas de grandes mudanças organizacionais (como por exemplo, mudança para um novo
edifício ou reestruturação organizacional) é importante a organização ter consciência do tom destas
conversas informais e da malha social por que circulam para que possa, se necessário, minimizar os
potenciais impactos negativos.
Recomendação 21. Mapear e analisar as redes sociais da organização para que se detectem
potenciais canais de disseminação de mensagem, áreas da organização menos
conectadas, etc..
Algumas das respostas ao questionário evidenciam que os funcionários receiam que as conversas
informais sejam consideradas uma perda de tempo. Em jeito de ilustração, pedimos atenção para as
duas respostas seguintes:
“Como não considero informal qualquer conversa minha sobre assuntos de
trabalho (mesmo fora do local e horário laborais), entre pessoas na qualidade
de colegas, peço respeitosamente à Administração que aceite as minhas
conversas informais como sendo do foro XXXXXXXXX”
“Quando nos encontramos no 'café da manhã' no prazo de tempo
estabelecido pelo município”
Recomendação 22. Legitimar as conversas informais (em torno de assuntos de trabalho) através de
atitudes e da criação de espaços adequados (online e offline). Isto aumentará o
volume e a qualidade de conhecimento partilhado, já que, por exemplo,
dificilmente os erros serão partilhados pelos canais formais de comunicação e
partilha da organização.
A burocracia é apontada imensas vezes como algo a reduzir (pergunta A.17). Apesar de
aparentemente pouco ter a ver com a gestão de conhecimento, a verdade é que a burocracia
exagerada cria (ou é consequência) de um ambiente de trabalho lento e desconfiado. Quando os
funcionários sentem que há muitos entraves à acção, optam por não agir. Quando os funcionários
percebem da exigência de documentar tudo o que é feito, arriscam menos com medo de errar e
sentem-se menos à vontade para partilhar e conversar sobre os erros cometidos. Tudo isto são
aspectos importantíssimos numa organização que se visa alinhar com os princípios da gestão de
conhecimento.
Ver. 01 Rev. 02
Página 25/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Colaboração
As respostas à pergunta A.12 sobre a percentagem de trabalho colaborativo realizado pelos
funcionários revelam que, na sua grande maioria, o trabalho na C.M. Seixal não é colaborativo. Na
verdade, 73.9% dos respondentes dizem passar menos de metade do seu tempo na realização de
trabalho colaborativo.
Ver. 01 Rev. 02
Página 26/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Vantagens Desvantagens
Ver. 01 Rev. 02
Página 27/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Os blogs e as aplicações de mensagens instantâneas são as mais conhecidas dos funcionários que
responderam a esta questão. Seguem-se os sites para partilha de ficheiros multimédia (fotos e
Ver. 01 Rev. 02
Página 28/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
vídeo). Apenas 23% dos respondentes sabem o que é um wiki e menos ainda sabem o que são RSS
feeds (18%) e ferramentas de microblogging (19%).
Estas respostas são um espelho quase fiel do que os respondentes disseram quando lhes
perguntámos sobre qual a utilização que fazem destas ferramentas. Há que notar que:
• quase todos os funcionários que conhecem ferramentas de mensagens instantâneas as
utilizam para fins pessoais (apenas 10 não o fazem) e, apesar de praticamente não estarem
disponíveis na C.M. Seixal, muitos funcionários as utilizam também para fins profissionais
• é consideravelmente maior a percentagem de funcionários que sabe o que são as outras
ferramentas e não as usa nem para fins pessoais nem para fins profissionais
• todas as ferramentas / tecnologias são utilizadas mais para fins pessoais do que profissionais,
facto que pode estar relacionado com o facto de que muitas das ferramentas não fazem parte
do portfolio de ferramentas dos funcionários da C.M. Seixal
• enquanto que nas outras ferramentas a diferença é maior, o número de pessoas que disse
utilizar wikis para fins pessoais é quase idêntico ao que diz usá-los para fins profissionais.
Imagem 19: Respostas à questão 18 – Tipo de utilização dada aos sites / ferramentas /
tecnologias indicadas
Desta análise podemos concluir que apesar de muitas destas ferramentas / tecnologias não serem
do conhecimento geral dos funcionários da C.M. Seixal a sua aceitação e adopção por parte de
quem as conhece é bastante positiva. Assim, consideramos haver lugar para que algumas destas
tecnologias sejam introduzidas na organização como resposta a algumas das necessidades
identificadas. Mas, claro, isso só poderá acontecer com o apoio e formação apropriados.
Como referido na secção Âmbito e Metodologia do presente documento, para além dos
questionários, este projecto contou com a realização de pilotos para avaliar os benefícios de uma
plataforma de colaboração online e identificar as características que a tornariam mais útil e adaptada
à realidade da Câmara Municipal do Seixal.
Com esse objectivo sugerimos a identificação de uma ferramenta que, sem grandes custos, pudesse
ser disponibilizada para um conjunto de equipas-piloto. A essas equipas seria pedido que, no curso
deste projecto, usassem as diversas funcionalidades, reflectissem sobre os aspectos positivos e
negativos, e ajudassem a identificar as características a procurar numa plataforma a disponibilizar a
todos os funcionários.
Ver. 01 Rev. 02
Página 29/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Esta selecção procurou cobrir equipas com características bem distintas. Nomeadamente
procurámos unidades de serviço (permanentes) e equipas de projecto (temporárias), equipas
recentemente formadas e outras já bem estabelecidas, com todos os membros num mesmo local e
com membros espalhados por vários locais e/ou turnos. As únicas características comuns entre
todas as equipas seleccionadas são:
• grupos compostos por pessoas entusiastas e com vontade de experimentar estas
ferramentas em contexto de trabalho
• grupos que se deparam com desafios que considerámos poderem beneficiar de uma
plataforma de colaboração
• nível médio (ou elevado) de conhecimento informático na óptica do utilizador.
O acompanhamento dado aos pilotos consistiu em:
• sessão de formação em Confluence – ministrada pela XpandIT
• sessões individuais de trabalho (2-4 horas) com cada uma das equipas a fim de identificar
processos que pudessem beneficiar da plataforma e para definir formas de a usar nesse
sentido – pela Knowman
• sessões individuas (2-4 horas) com algumas das equipas para analisar progressos e
dificuldades e sugerir próximos passos – pela Knowman
• suporte telefónico sempre que necessário – pela equipa do Seixal Digital.
Devido a alguns eventos que dominaram a atenção da organização e a disponibilidade dos
funcionários até meados do mês de Outubro, os pilotos arrancaram com a formação e o workshop
inicial entre os dias 16 de Outubro e 17 de Novembro.
Nos workshops de arranque dos pilotos, foi pedido às equipas que descrevessem o seu trabalho,
nomeadamente os seus processos mais recorrentes e onde sentissem haver mais ineficiência. Dos
processos identificados escolheu-se um ou dois que considerássemos poder tirar maior partido da
utilização da plataforma de colaboração e/ou que não necessitasse de configuração técnica da
ferramenta.
Depois de identificado o processo, e ainda durante o workshop, foram criadas páginas que
reproduzissem na plataforma documentos desses processos e/ou que permitissem interessantes
visualizações da informação criada e usada na realização dos processos.
Ver. 01 Rev. 02
Página 30/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Ver. 01 Rev. 02
Página 31/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Vantagens Desvantagens
Ver. 01 Rev. 02
Página 32/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Com base na nossa experiência, no que ouvimos e observámos durante este projecto e nas
respostas aos questionários, consideramos que as funcionalidades desejadas para a plataforma de
colaboração são as listadas na tabela que se segue.
Funcionalidade / Característica Importância
Personalização de conteúdo 2
Templates de página 2
Templates de espaço 2
Fóruns de discussão 1
Suporte de tags 2
Ver. 01 Rev. 02
Página 34/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Fácil de configurar 3
Fácil manutenção 3
Recomendação 24. Decidir qual a plataforma de colaboração a disponibilizar aos funcionários, com
base nas especificações funcionais presentes neste documento e considerando
as vantagens e desvantagens das duas plataformas de colaboração à
disposição da C.M. Seixal. Nós inclinamo-nos para a utilização do Confluence
pela forma como reproduz uma série de funcionalidade e formas de trabalhar
que vêm gradualmente a caracterizar as organizações mais ágeis e inovadoras.
Recomendação 25. Fazer costumizações necessárias à plataforma escolhida e realizar testes de
utilização (de preferência por observação) antes de disponibilizar a plataforma a
todos os funcionários com acesso à intranet. Isto aumentará a aceitação e
reduzirá o tempo de familiarização dos funcionários com a nova plataforma.
Recomendação 26. Conceber diferentes formas de comunicar a existência da plataforma, dar ideias
de como pode ser utilizada, e explicar como se realizam as “tarefas” principais
(ex. através de pequenas sequências animadas, clínicas de suporte, etc.) para
que os funcionários tirem o máximo partido da plataforma e se sintam mais à-
vontade durante a sua utilização.
Recomendação 27. Fazer da plataforma de colaboração a intranet da C.M. Seixal e tornar a sua
utilização obrigatória. Dessa forma:
• aumenta-se a probabilidade de o conteúdo ser visto num contexto onde a
interacção é possível
• centraliza-se o acesso à informação (não necessariamente a informação)
• reduzem-se custos com a manutenção de sistemas
• facilita-se a tarefa de formação e suporte à utilização dos sistemas
• posiciona-se a C.M. Seixal na linha da frente das organizações nacionais
que optam por ferramentas sociais como pontos centrais da sua
comunicação organizacional.
Inovação
A inovação é importante em qualquer organização. Para a C.M. Seixal faz parte da sua imagem de
marca, especialmente nas áreas técnicas de atendimento ao cidadão.
A atitude dos funcionários quando têm uma ideia difere dependendo de terem ou não acesso à
intranet. O grupo de funcionários com acesso começa por uma pesquisa para reunir mais informação
Ver. 01 Rev. 02
Página 35/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
e, de seguida, discute a ideia com os seus colegas de equipa e a sua chefia. Para os restantes
funcionários, a discussão da ideia com a chefia e depois com os seus colegas de equipa são, de
longe, os principais passos seguidos. A pesquisa para recolha de informação de suporte não parece
ser fácil ou preferida por estes funcionários.
A discussão da ideia com colegas de outras equipas nem sequer chega a acontecer para muito mais
de metade dos funcionários que responderam ao questionário.
O ideal seria que a ideia fosse partilhada com a equipa e com a sua chefia, que em conjunto
identificassem informação adicional necessária e as fontes mais indicadas para obter essa
informação - incluindo colegas de outras equipas e outras organizações – e que se organizassem
para fazer essa recolha de informação. Essa informação deveria ser de seguida trabalhada para se
poder fazer uma avaliação da ideia com o máximo de elementos possível.
Recomendação 28. Definir e implementar processo para gestão do ciclo de inovação que dê
visibilidade às ideias e que permita que sejam trabalhadas por colegas de
várias equipas e avaliadas e acompanhadas em termos de implementação. Isto
dará mais transparência ao processo de inovação, aumentará a probabilidade
de se detectarem boas ideias, reduzirá a probabilidade de se investir em ideias
ainda não totalmente trabalhadas, e aumentará a auto-confiança dos
funcionários da organização.
A transparência no processo de gestão de ideias e o envolvimento de todos, é uma óptima motivação
para os funcionários. Para além disso, reduz a probabilidade de se lerem respostas como “Já me
disseram que não era paga para pensar” que, não sendo representativa, foi dada por um dos
respondentes.
101 pessoas10 diz não fazer nada com as suas ideias por considerar que ter ideias não faz parte das
suas responsabilidades e/ou por não acreditar nas suas ideias.
Formação
Em resposta à pergunta B.5 os funcionários sem acesso à intranet revelam uma clara preferência
pela aprendizagem informal com chefes ou colegas de equipa, mas também o gosto pela formação
mais tradicional em sala de aula11. Esta informação permite à organização considerar acções de
formação mistas (com componentes formais e informais) e confirma que as chefias e os colegas
podem ser óptimos canais de comunicação de mensagens mais institucionais.
Vários funcionários apontaram, em várias partes do questionário, a falta de formação oferecida para
que saibam utilizar as várias aplicações disponíveis. As respostas à questão A.17 suportam essa
necessidade.
10 Soma do número de pessoas que assinalaram as opções “Não faço nada porque penso que não é da minha
responsabilidade ter ideias” e “Não faço nada porque não acredito que seja uma ideia boa” em resposta às
perguntas A.15 e B.6).
11 As 2 pessoas que assinalaram “Outra” indicaram “[f]ormação em local de trabalho”.
Ver. 01 Rev. 02
Página 36/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Imagem 20: Formas preferidas para aprender processos de trabalho e novos conceitos
(pergunta B.5)
Marketing territorial
A C.M. Seixal está interessada em apostar em Marketing e Integração Territorial no sentido de:
• promover o território
• atrair para o município pessoas e organizações públicas e privadas
• promover a integração dos diferentes elementos – pessoas, organizações, empresas e a C.M.
Seixal
• criar melhores canais de comunicação bidireccional entre a C.M. Seixal e o exterior.
Apesar de ser uma área significativamente distinta da gestão de conhecimento, a equipa do Seixal
Digital aproveitou a oportunidade oferecida pela realização deste projecto para solicitar a
apresentação de algumas ideias sobre como as ferramentas sociais online podem apoiar a
concretização dos objectivos referidos.
A promoção territorial é um objectivo bem distinto do de integração. Na verdade, o primeiro tem como
destinatários principais todos aqueles que ainda não se encontram no município, enquanto que o
segundo objectivo visa abranger todos aqueles que cá estão.
Assim, aqui ficam algumas sugestões, sendo que algumas são mais direccionadas para a promoção
e outras para a integração.
Ver. 01 Rev. 02
Página 37/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Por exemplo, no Facebook existem dois grupos explicitamente sobre o Seixal12. Ambos os grupos
parecem bastante activos e podem dar ideias interessantes sobre o que as pessoas mais associam
ao município, o que mais gostam, o que menos apreciam.
12 http://www.facebook.com/search/?q=seixal&init=quick#!/group.php?v=wall&ref=search&gid=19371949312 e
http://www.facebook.com/search/?q=seixal&init=quick#!/group.php?v=wall&ref=search&gid=210778545648
13 http://twitter.com/CMSeixal
14 Estes contactos e críticas / reviews deveriam ser criados pelos utilizadores do site e/ou ser aproveitados de
outros sites já existentes.
15 http://ecatalunya.gencat.net/portal/index.jsp e slides de apresentação
http://2007.jres.org/planning/slides/18.pdf
Ver. 01 Rev. 02
Página 38/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Uma outra abordagem seria aproveitar sites sociais já existentes que permitam a criação de espaços
de diálogo deste género, o Ning16 por exemplo.
O marketing territorial bem como a integração e interacção com pessoas e entidades estabelecidas
no município são áreas que podem beneficiar imenso da chamada Web 2.0.
Recomendação 29. Definir objectivos concretos para acções de marketing territorial e integração
para que a variedade de oferta não distraia a organização desses objectivos.
Recomendação 30. Elaborar um caderno de encargos com base nesses objectivos e consultar
empresas e/ou profissionais com experiência nestas áreas. Apesar de haver
opções com custos de implementação desprezíveis e a tentação de avançar
por aí ser muita, há que ter atenção que sem um planeamento e uma
abordagem mais pensada, os resultados podem ser fracos e tardar a vir.
16 http://www.ning.com/
17 http://go.london.nhs.uk/
Ver. 01 Rev. 02
Página 39/66
MUNICÍPIO DO SEIXAL
CÂMARA MUNICIPAL Relatório de auditoria – Gestão de
Data: 2010/02/25
Projecto Municipal Conhecimento
Seixal Digital
Responsabilidades
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Divulgação
Ver. 01 Rev. 02
Página 40/66
Anexos
Email de pedido de apoio às chefias
Email enviado pela Drª Célia Pestana, Directora do Projecto Municipal Seixal Digital, no dia 21 de Maio a todas as chefias.
Boa tarde,
Integrado no projecto Balcão Único de Atendimento, financiado pelo QREN, é relevante e necessário diagnosticar-se o modo como o conhecimento
se transmite dentro da CMSeixal. Para o efeito ir-se-á realizar um questionário, a todos os funcionários, superiormente aprovado pelo Sr. Presidente
da Câmara.
Para os funcionários com conta (login e password) na Intranet esse questionário ficará disponível para preenchimento em “ Intranet /Ponto de
encontro/Questionário” a partir de dia 25 de Maio até dia 29 de Maio.
Como tal, solicito o vosso empenho no sentido de divulgarem junto dos funcionários a necessidade e interesse no preenchimento do questionário.
No caso dos funcionários sem acesso à Intranet (juntamos listagem, em anexo, para que possam verificar quais os funcionários sob a vossa chefia
que se encontram nesta situação) será distribuída uma versão adaptada, em papel, juntamente com o recibo do próximo vencimento.
Neste caso específico, solicito a colaboração de todas as chefias de funcionários nesta situação para que dispensem cerca de ½ hora (valor
estimado), num dia a definir por cada uma das chefias, até dia 29/05, para que os colegas possam responder ao questionário. Agradeço, igualmente,
que me indiquem um ponto de recolha dos questionários preenchidos. Posteriormente, elementos da Direcção de Projecto Municipal Seixal Digital
efectuarão a recolha desses mesmos questionários.
Ciente da vossa colaboração
Obrigada
Texto de apresentação ao questionário
Colegas,
O Mundo globalizado oferece-nos milhares de informações divulgadas e acessíveis através de diversos meios. Controlar, aceder e manter uma
gestão integrada dessas informações passou a ser extremamente importante para organizações como a CMSeixal.
Só que gerir apenas informação deixou de ser suficiente, nos dias de hoje é também fundamental perceber o tipo de conhecimento de cada
indivíduo, que contribui para o conhecimento global da organização. Entende-se por conhecimento o que cada informação significa e que impactos
dentro da CMSeixal essa informação pode ter, para que possa ser utilizada para importantes acções e decisões.
Como tal, com os resultados deste questionário pretende-se:
• Entender de que forma os funcionários da C.M. Seixal acedem, usam e partilham informação e conhecimento
• Delinear uma estratégia que venha a dar resposta aos problemas apontados e a tirar máximo partido do que de melhor se faz na CMSeixal.
• Desenvolver mecanismos para que o fácil acesso à informação e conhecimento contribua para a melhoria do desempenho pessoal, para a
satisfação profissional de cada um, e consequentemente para um melhor desempenho da CMSeixal;
A participação de todos é fundamental para que a CMSeixal possa obter uma informação tão fiável e representativa quanto possível da realidade
actual, pelo que se agradece desde já a colaboração.
• O questionário encontra-se disponível na Intranet no menu “Acesso Rápido”
• A data limite para resposta é 30 de Maio
• As respostas ficarão automaticamente gravadas, poderá interromper e retomar o seu preenchimento tantas vezes quantas forem
necessárias e poderá, igualmente, alterar as suas respostas até ao momento em que escolher “Finalizar”
• O tratamento dos dados recolhidos e a apresentação dos resultados nunca terá ligação directa ao funcionário
• Não existem respostas certas ou erradas, apenas se procuram as respostas mais adequadas às circunstâncias e perspectivas
pessoais de cada um
Resultados do questionário para funcionários com acesso à Intranet
Pastas partilhadas 97 89 66 37 37
Internet 198 76 24 8 20
Outros 21 26 27 51 201
Pergunta 2 – Tipos de informação na intranet
Quais os tipos de informação disponíveis na intranet que costuma utilizar? Assinale tantas quantas considerar relevantes.
Sim Não /
Não respondeu
Formulários 244 82
Outros 24 302
Outros. Quais?
• a página de desbloqueio do spam
• APLICAÇÕES
• CCP
• Contactos
• E-mail
• Eventos e inscrições para actividades
• Informação sobre o novo edifício
• informações sobre as actividades culturais, desportivas, etc no concelho
• não utilizo por não ter que estar a pedir por favor aos colegas, isso provoca alguma inibição aos colegas que não dominam os meios
informáticos.
• Newsletter da Agenda Cultural, Agenda Cultural da CMSeixal, Calendários de Acticvidades dos Serviços da CMSeixal e PQA (Plano
Quinzenal de Actividades)
• Pesquisa de vários assuntos relacionados com os pedidos dos utilizadores da Biblioteca.
• ponto de encontro - concurso de fotos
• Ponto de Encontro virtual (1 ou 2 consultas, por mês)
• REFERENCIAL DO RVCC SECUNDÁRIO.
• Relatórios e Estudos Académicos.
• Troca de informação atraves de e-mails
• Tudo o que seja para dinamizar o Município do Seixal é do meu agrado.
Pergunta 3 – Tipos de informação nas pastas partilhadas
Quais os tipos de informação disponíveis em pastas partilhadas que costuma utilizar? Assinale tantas quantas considerar relevantes.
Sim Não /
Não respondeu
Outros 17 309
Reuniões 50 88 84 29 75
Intranet 98 141 51 9 27
Imprensa 18 83 101 32 92
Outros 4 6 9 20 287
Pergunta 5 – Circunstâncias de partilha de informação com colegas
Em que circunstâncias partilha com os seus colegas informação sobre o seu trabalho (e.g. lições aprendidas, resultados)?
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu
Reuniões 90 90 54 35 57
Relatórios de projecto 58 77 66 50 75
Informações internas 84 94 63 32 53
Intranet 30 56 58 93 89
Outros 28 16 13 15 254
Pergunta 7 – Situações / locais de conversas informais
Em qual das situações / locais seguintes costuma regularmente ter conversas informais com os seus colegas? Seleccione tantas quantas considerar
relevantes.
Sim Não /
Não respondeu
MSN 17 309
Outros 16 310
Pergunta 8 – Volume de emails recebidos
Quantos emails recebe em média por dia?
Nº de emails Nº de pessoas
0 1
Até 10 205
Entre 10 e 20 64
Entre 21 e 50 25
100 3
200 1
Não respondeu 27
Pergunta 9 – Características dos emails recebidos
Como descreveria os emails que recebe? Atribua uma percentagem aproximada a cada uma das opções.
Não recebo -10% 10 - 25% 26 - 50% + 50% Não respondeu
Envio de documentos / 99 89 46 17 20 55
informação por cidadãos /
empresas
Informações internas 10 72 95 80 42 27
Newsletters 16 113 69 32 19 77
Outros 12 30 24 12 8 240
Pergunta 10 – Tipo de informação mais valorizada e facilidade de acesso
Qual o tipo de informação e conhecimento que mais o ajuda a realizar o seu trabalho? É fácil ou difícil de obter?
Valoriza? Fácil de obter?
O colega mais indicado para lhe dar resposta a uma 132,42 0,5 6720 10
questão
Percentagem Nº de pessoas
- 25% 135
26-50% 103
50-75% 46
+ 75% 27
Não respondeu 15
Pergunta 13 – Forma principal de colaboração
Qual a forma principal como costuma colaborar com colegas? (Seleccione apenas uma resposta)
Por email 53
Por telefone 49
Presencialmente 179
Outro 1
Não respondeu 44
(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento. Um
apanhado das respostas pode ser encontrado na tabela da secção Erro! A origem da referência não foi encontrada.)
Pergunta 15 – Atitude face ao processo criativo
Se tiver uma ideia sobre como melhorar a realização de uma tarefa, o que faz? Assinale por que ordem executaria as seguintes tarefas, escolhendo
apenas as que se aplicam.
1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º
Não faço nada porque não acredito que seja uma ideia boa 2 3 3 2 2 4 11 14 5
(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento. Um
apanhado das respostas pode ser encontrado na secção Informação e conhecimento)
(As respostas a esta pergunta eram em formato de texto livre e são muito extensas. Assim, optámos por não as incluir neste documento.)
Pergunta 18 – Ferramentas sociais
Para cada um dos sites / ferramentas / tecnologias listadas, por favor assinale se sabe o que é.
Sabe o que é Não sabe o que é Não respondeu
Blogs 175 79 72
Wikis 75 164 87
Para cada um dos sites / ferramentas / tecnologias listadas, por favor assinale se usa / já usou.
Fins pessoais Fins Ambos Número de
profissionais utilizadores
RSS Feeds 43 27 20 50
Sistema de mensagens instantâneas (e.g. MSN, ICQ, Qoogle Chat) 167 117 106 178
Wikis 61 59 51 69
Respostas ao questionário para funcionários sem acesso à intranet
Reuniões 3 16 8 30 30
Informações internas 11 31 22 9 31
Boletim Municipal 25 41 8 5 25
Imprensa 2 15 21 20 46
Outros 1 2 3 14 84
Outros. Quais?
• Conversas com colegas de outras Câmaras (poucas vezes)
• Conversas com munícipes (poucas vezes)
• Jornal do Seixal
• Pessoas que não trabalham no município
• Plenários
• Telejornais
• Utentes dos autocarros e das piscinas
Pergunta 2 – Circunstâncias em que partilha informação com colegas
Em que circunstâncias partilha com os seus colegas informação sobre o seu trabalho (por exemplo: lições aprendidas, resultados, curiosidades,
acontecimentos invulgares)? (assinale com X)
Muitas vezes Algumas vezes Poucas vezes Nunca Não respondeu
Em resposta a questões 19 39 20 1 25
colocadas
Espontaneamente quando 18 41 14 3 28
termino uma actividade /
projecto importante
Espontaneamente quando 34 47 8 1 14
considero haver algo que
possa interessar a colegas
O colega mais indicado para lhe dar resposta a uma 98,46 1 2100 10
questão
Lendo livros 18
Lendo revistas 1
Acedendo à Internet 15
Outra 2
Pergunta 6 – Atitude face ao processo criativo
Se tiver uma ideia sobre como melhorar a realização de uma tarefa, o que faz? (numere as seguintes tarefas pela ordem em que as executaria,
escolhendo apenas as que se aplicam)
1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º
Não faço nada porque não acredito que seja uma ideia boa 2 2
Pergunta 7. Comentários
Comentários, ideias e sugestões.
• A avaliação (pontuação) deve ser feita pelo desempenho das funções de cada funcionário e não por amizades. Em todas as situações
devemos ser vistos todos de igual forma.
• A Câmara Municipal do Seixal oferecer "mais" formações aos seus funcionários.
• Acho positivo, fazer-se este tipo de questionário, é uma forma, através das respostas dadas, se conhecer melhor o funcionário e até de se
poder encaixar o mesmo numa área onde seja mais produtivo e rentável.
• As reuniões deveriam ser mais restritas a cada sector, ou seja, em vez de reuniões com grande número de participantes estas deveriam ser
realizadas com grupos mais pequenos ex: Motorisstas, carpinteiros, canalizadores,etc.Para assim cada de direito...
• Deveriam fazer uma maior aposta em formações no sentido de reciclar/actualizar o nível de conhecimento dos funcionários das áreas onde
estão inseridos de modo ao resultado final da função a desempenhar ser mais satisfatório.
• Deveriam fazer uma maior aposta em formações no sentido de reciclar/actualizar o nível de conhecimento dos funcionários das areas onde
estão inseridos de modo ao resultado final da função a desmpenhar ser mais satisfatorio.
• È importante a simplificação correcta da lei para conhecimento de todos, inclusivamente deve ser homogénea a todos os departamentos para
a sua aplicação.
• É necessário termos acessos a mais informações , e se possível termos as informações a tempo e horas. Também precisamos de ter
formação qdequado ao serviço.
• Está tudo bem não há questóes.
• Está tudo bem. Não há questões.
• Falta de Formação específica. Falta de Ligação entre sectores.
• Gostaria que a CMSeixal nos proporcionasse mais algumas acções de formação, principalmente sobre/área das nacessidades educativas
especiais.
• Gostava de ter mais informação sobre formações que possa frequentar ex: Técnicas de animação; Técnicas de Informática; Linguagem
Gestual; Primeiros socorros; Gostava de participar em outras actividades fora do meu contexto de trabalho.
• Gostava que se desse mais oportunidade aos funcionários de fazerem formação dentro das funções que desempenham.
• Há pouca informação, isto é, vem tarde quando é para operacional, pouca formação ou nenhuma, no meu caso, ela não há, ( falo eu de
acções de formação )
• Haver mais abertura e não pensarem que por sermos operários somos burros.
• Mais formação relacionada com o trabalho educativo.
• Mais formações relacionadas com ensino especial.
• Mais formações, no que diz respeito às crianças, com necessidades especiais e comportamentais.
• Mais informação e acesso aos meios de informação tecnológicos.
• Melhor informação no que respeita a comunicados, circulares, etc. e mais atenção em determinadadas situações, bem como marcação de
idas ao médico ou gabinete de saúde, reuniões de serviço, ou acções de formação etc., que normalmente são marcadas fora
• Na minha opinião, a Câmara em termos organizacionais está bem situada devendo continuar em frente com os seus projectos.
• Na minha opinião, a Cãmara em termos organizacionais está no bom caminho a qual deve seguir em frente com os seus projectos.
• Na minha opinião, em relação ao serviço que antigamente ,a categoria de auxiliares de serviços gerais deverá ser mai esclarecedora com as
funções a serem executadas.
• Necessidade de obter as informações a tempo e horas para que o trabalho seja executado com qualidade.
• Nenhumas.
• Os comunicados, circulares ou informações da Câmara, são distribuídos praticamente em todos os locais de trabalho excepto nas centrais de
água. Quando sabemos de certos assuntos, que nos poderiam interessar já os prazos têm passado.
• Para um melhoramento da actividade profissional deveria ser fornecida mais formação específica da área de cada sector, isto sem inviabilizar
as formações mais generalistas sempre importantes.
• Penso que é necessáriomais formação e sensibilização e alguma inovação e apoiar mais quem trabalha e se interessa.
• Penso que seria benéfico, tanto para os funcionários como para a própria autarquia, existirem mais acções de formação...Iria melhorar, tanto,
a qualidade, como a quantidade do serviço prestado.
• Seria pertinente uma maior formação e informação na carreira de Assistente Operacional para adquirir um maior conhecimento em relação a
todas as questões da própria autarquia.
• Tento realizar as tarefas que me estão atribuídas semopre, com o melhor empenho e dedicação para que o trabalho corra da melhor forma e
quando dou algumas ideias , faço-as sempre em prol do bom funcionamento do trabalho e de toda a equipa.
• Uma vez que o meu tempo de serviço na CMSeixal ainda é muito curto, a minha opinião neste questionário é muito pensada mas talvez
pouco esclarecida. Quero agradecer às chefias e colegas por todo o apoio e informações que me tem dispensado.
Critério para selecção da plataforma Confluence
Seguem-se os excertos relevantes da troca de opiniões que teve lugar na plataforma de colaboração Sosius entre os membros da equipa de
projecto no sentido de escolher o Confluence para a realização dos pilotos.
Prós Contras
Liferay Portal 1. Open Source 1. Interface para administração pouco
2. Tem uma versão gratuita intuitivo e pouco linear
3. Interface bastante aceitável de raíz 2. Formato em que o conteúdo é exportado
4. Muita funcionalidade (não necessariamente para que se use toda mas não é compatível com qualquer outra
para que se possa escolher e experimentar) ferramenta
5. (Provavelmente) mais fácil de alterar o aspecto dos écrans 3. Preço de aquisição da versão comercial é
6. Coexistência de taxonomia e folksonomia (tags) desconhecido
Confluence 1. Open source 1. Depois do período de avaliação de 30 dias,
2. Ana Neves tem muita experiência de utilização e administração a licença é comercial
3. Grande comunidade estabelecida de utilizadores commuitos plugins 2. Não é muito fácil alguém sem experiência
disponíveis mudar o design dos écrans
4. Possibilidade de exportar todo o conteúdo em formato XML (possível de 3. Página de perfil pessoal quase inexistente
leitura por muitas outras aplicações) (o que significa que não é muito fácil fazer
5. Utilizadores podem exportar páginas de wiki para formato Word e PDF um "quem é quem" da organização ou um
6. Conector para Sharepoint disponível "quem sabe o quê")
7. Conector para Office disponível e gratuito
8. Pode ser instalada nos vossos servidores e tem versão hosted
Para além destas notas, sugiro que visitem a CMS matrix (http://www.cmsmatrix.org/matrix/cms-matrix) e que seleccionem as duas ferramentas
(Liferay e Confluence) na lista e que cliquem para as comparar. A tabela inclui informação sobre funcionalidade disponível mas também sobre
características e requisitos técnicos.
Se não fosse a questão de o Liferay Portal só exportar conteúdo num formato próprio (.lar) que não deverá ser compatível com outras aplicações, a
minha escolha iria claramente para o Liferay. Como não tenho os conhecimentos técnicos suficientes, proponho que conversem com os vossos
colegas da equipa técnica que deverão ser capazes de informar se há formas de contornar o problema no caso de, depois dos pilotos, se querer
avançar com uma outra ferramenta sem que, com a passagem, se perca o conteúdo já criado.
Depois de tomada a decisão, os próximos passos são os de instalar a ferramenta.
Microblog
Muito semelhante ao Blog, o microblog é uma sequência de posts apresentados geralmente por ordem cronológica inversa. A grande diferença tem
a ver com o facto de que cada post num microblog estar restrito a um número reduzido de caracteres (no Twitter, o site de microblog mais
conhecido, esse número é de 140 caracteres). Devido a esta característica, os microblogs são normalmente usados para fins bem distintos.
Nomeadamente, informar do que se está a fazer, onde se está, o que está a acontecer, o que se está a ler, ou fazer sugestões (de leituras e links,
por exemplo).
Plataforma de colaboração
Uma plataforma de colaboração é uma aplicação de software que serve de suporte a actividades colaborativas como sejam conversas, troca de
ficheiros, co-criação de documentos, avaliação de recursos, etc.. O termo “plataforma” deve-se ao facto de, na sua maioria, estas aplicações
servirem apenas como base para que outras aplicações e extensões possam ser instaladas, alargando as funcionalidades disponíveis.
Post
Cada um dos textos / entradas num blog ou microblog.
Presencing
Sistema que permite a uma pessoa assinalar se está ou não online e, em caso afirmativo, se está ou não disponível para troca impressões.
RSS feed
RSS é o acrónimo de Really Simple Syndication. A tecnologia do RSS permite aos utilizadores de sites Internet que forneçam esses feeds
subscrevê-los de forma a serem informados de actualizações a estes sites sem ter de os visitar individualmente. Os RSS feeds podem ser recebidos
e consultados através de várias ferramentas (ex TweetDeck) e sites (ex Google Reader) e podem também ser visualizados em páginas de
plataformas colaborativas, por exemplo. Os RSS feeds são uma boa forma de aumentar o número de pessoas que ficam expostas ao conteúdo de
um site e uma boa forma de consultar, com esforço mínimo, o conteúdo de muitos sites.
Sistema de mensagens instantâneas
Os sistemas de mensagens instantâneas são aplicações ou funcionalidades numa plataforma de colaboração que permitem a duas ou mais pessoas
trocar mensagens escritas em tempo real. Assim, é possível um grupo de 20 pessoas partilhar um espaço de conversa onde, a qualquer altura, um
pode escrever uma mensagem (um pedido de ajuda, por exemplo). Todas as outras 19 pessoas nesse espaço de conversa poderão ver e responder
à mensagem, sendo que a resposta fica disponível para todos. As vantagens deste tipo de sistemas é que as pessoas podem rapidamente obter
resposta (ainda que seja um “não sei”) sendo que a não-obrigatoriedade de resposta permite às pessoas ignorar as mensagens se demasiado
ocupadas. A sequência de mensagens escritas fica disponível no histórico do espaço de conversa para que os membros desse espaço possam
acompanhar o que se passou na sua ausência. As aplicações de mensagens instantâneas costumam ter uma sistema de presencing, e podem
também suportar voz e imagem para estas conversas.
Tag
Uma tag é uma palavra-chave usada para caracterizar o conteúdo de um recurso (por exemplo texto, documento, imagem). No contexto das
plataformas colaborativas as tags são geralmente adicionadas pelos utilizadores. Apesar de poderem ser escolhidas de um conjunto finito e pré-
definido de termos, as tags são normalmente campos livres que ficam ao critério dos utilizadores (ao contrário dos termos taxonómicos usados em
sistemas mais formais de catalogação e gestão documental).
Wiki
O termo “wiki” é usado para identificar um tipo específico de colecção de documentos em hipertexto ou o software colaborativo usado para o criar. O
wiki permite que os documentos sejam editados colectivamente através de um web browser. Uma das características da tecnologia wiki é a
facilidade com que as páginas são criadas e alteradas - geralmente não existe qualquer revisão antes de as modificações serem aceitas. (Esta
pequena explicação foi escrita com base na descrição de “wiki” que se encontra disponível à data no site Wikipedia – http://www.wikipedia.org, um
dos exemplos mais conhecidos de um wiki.)