Gerencia y Gestión de Compras

• ¿Hemos escuchado alguna vez

este concepto?
GESTIÓN DE COMPRAS: PROCESOS

Detección de la
Elaboración de Aprobación de
necesidad de Cotización.
requisición. compras.
compra.

Seguimiento a Verificación del Control de

la compra producto. inventarios.
TIPOS
COMPRAS • Como adquirir bienes para uso, no materiales
ESPECIALES para transformar o para la venta.

COMPRAS • Adquisición de productos sin que surja la

ANTICIPADAS necesidad.

COMPRAS • Productos de temporada.

ESTACIONALES
COMPRAS • Atender necesidad del día a día, por lo
RUTINARIAS general pequeñas cantidades.

COMPRAS DE • Precio de ocasión.

OPORTUNIDAD
COMPRAS DE • No son de gran volumen, por lo general para
URGENCIA cubrir una urgencia o eventualidad.
 INDICADORES
• Duración de los inventarios: es el número de días en que se consumirá los stocks
disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institución.
• Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institución se queda
sin inventario de un material que se mantiene en bodega.
• Tiempo de ciclo de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la
compra de un material y que este es recibido en bodegas.
• Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que
se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de
compra respectiva.
• Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al número de
proveedores a los cuales se envía una petición de oferta para los procesos de
cotización.
• Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al número de ofertas o
cotizaciones recibidas en un proceso de compra.
• Indicadores de satisfacción de usuarios: corresponden a una calificación de la
calidad de servicio percibida por los clientes internos del área de adquisiciones,
normalmente considera distintos ámbitos.
• Indicadores de evaluación de proveedores: corresponden a una evaluación
de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se
asocia a una clasificación de los proveedores.
La gestión de compras y logística
GESTIÓN DE
LOGÍSTICA
COMPRAS

PRODUCTO LUGAR
ADECUADO ADECUADO

MOMENTO COSTO
ADECUADO ADECUADO
OBJETIVOS

• Compra de bienes
• Control de costos
• Control de los niveles de inventario
• Relaciones con los proveedores
  No evaluar las propuestas en los tiempos establecidos.
 No constituir garantías.
 Imprecisión en las cláusulas del contrato.
 Publicidad.
 Incumplimientos de proveedores.
legales o  Documentación no apropiada
cumplimiento
 Error en la identificación del producto o servicio.
 Error en la asignación de la prioridad de la compra.
 Inoportunidad de la compra.
 Errores en los registros.
operativos
 Incumplimientos del proveedor

 Inexistencia de planificación de necesidades.

 Mala priorización de los recursos del
Estratégicos
presupuesto.
 Oportunidad de las disponibilidades
financieras.

Errasti, A. (2012). Gestión de compras en la empresa. Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com

 EVALUACION Y SELECCION DE PROVEEDORES
1. EVALUACION DE PROVEEDORES
Muchas empresas fundamentalmente se enfocan en una cotización para la evaluacion de provedores e
ignoran el hecho de que hay muchos factores afectan el costo total de utilizar un proveedor.
Para calificar y evaluar proveedores podemos organizar los factores que influyen en el costo total, como se
muestra a continuación :

Mano de obra, material, gastos generales , impuestos locales y costos de

Precio del proveedor
cumplimiento
Términos de pago neto , Frecuencia de la entregas, tamaño de lote mínimo,
Términos del proveedor
descuentos por cantidad
Costos de entrega
Todos los costos de transporte del origen al destino, Costos de empaque
Inventario del proveedor, incluyendo la materia prima, los productos en
Costos de inventario
proceso y terminados, e inventario en transito
Costos de calidad Costos de inspección , devoluciones de producto.
Impacto en la reputación de los problemas relacionados con la calidad del
Reputación
producto
Otros costos Tendencias del tipo de cambio, impuestos y derechos.
Tiempo de espera de reabastecimiento, puntualidad, flexibilidad, capacidad
Capacidades del proveedor de coordinación de la información, capacidad de coordinación del diseño,
viabilidad del proveedor.
Selección de proveedores
El análisis y selección de proveedores es uno de
los procesos claves en la organización, ya que
genera y mantiene la competitividad de la misma.

• Identificación, asesoría y racionalización de la base de proveedores

• Desarrollo integral y proactivo
• Alineación de los objetivos en la cadena de suministro
• Alta velocidad de respuesta
 Negociación con el Proveedor

• ¿Qué se negocia?
• La adquisición del material requerido(condiciones más adecuadas de precios y pago).
• La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material.
• El establecimiento de plazos de entrega.

¿Para que sirve?

Sirve para definir cómo se hará la emisión

de la orden de compra al proveedor.
 ETAPAS DE LA NEGOCIACIÓN:

• Preparación: recopilar información sobre la oferta, definir los objetivos, conocer los acuerdos que
se pueden firmar sin autorización de órganos superiores, buscar información sobre la empresa y el
negociador de la otra parte, recopilar datos de los productos competidores, etc.

• Desarrollo: ambas partes intercambian información, definen sus posiciones, detectan las
discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.

• Cierre: se produce cuando se han tratado todos los temas y se da por terminada la negociación,
con acuerdo o sin él; se redacta y firma un documento escrito con los acuerdos pactados,
cláusulas de incumplimiento, indemnizaciones, prórrogas tácitas y jurisdicción pertinente.
ELEMENTOS NEGOCIABLES ENTRE EL COMPRADOR Y EL
VENDEDOR:

• Descuentos: comerciales, por pronto pago, por volumen de compra, de temporada y de

promoción.

• Gastos de compra: (porte, seguro, carga y descarga, etc.), envases, embalajes y otros servicios.

• Plazo y tipo de pago: ordinario, posfechado, con plazo extra, a partir de RDP (Red Dot Payment),
bajo la condición COD (Cash On Delivery) y pago anticipado.
Orden de compra
• La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan
las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su
aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas

El COMPRADOR EL PROVEEDOR

• Condiciones • Todas las cláusulas

• Especificaciones(orden de compra)
• Pre-requisitos
• Criterios exigidos por la Empresa
• los procedimientos de recepción del
material
• Controles y especificaciones de calidad