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MANUAL DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE FUNDACION SOCIAL PARA EL

DESARROLLO COMUNITARIO (FUNSODECO)

CAPITULO I

CONCEPTOS GENERALES
Artículo Nº 1 El presente Manual establece las normas y procedimientos que determinan y
delimitan el pago de los viáticos, y otros gastos de viaje, dentro y fuera de Santiago de Cali,
en viajes realizados por cuenta y a favor de la Fundación Social Para el Desarrollo
Comunitario (FUNSODECO).

Artículo Nº 2 La Alta dirección, los empleados y consultores, tendrán derecho a que se les
reconozcan viáticos y gastos de viaje, cuando en misiones por razón de su cargo deban
ausentarse de su sede de trabajo y permanecer en lugares dentro o fuera de Santiago de
Cali para el cumplimiento de una labor Institucional.

También se le reconocerán viáticos y otros gastos de viaje, a las personas particulares que
en casos especiales debidamente justificados sean asignados para atender asuntos
relacionados con la función que desempeñen o misiones especiales en cumplimiento y/o
acompañamiento de trabajos a favor de la Organización, durante un tiempo determinado y
fuera de su domicilio.

CAPITULO II

DEFINICIONES
Artículo Nº 3. Para los efectos el presente reglamento, se entiende por:

A. Viáticos. Son las cantidades de dinero que se pagan a las personas con derechos a ello
conforme al presente Manual, cuando sean enviados fuera de su sede, para cubrir los gastos
de tipo personal tales como: alojamiento, alimentación, aseo de ropa, propinas y otros de
naturaleza análoga. Si el pago de hospedaje fuere mayor al 50% de la asignación diaria
establecida, la Fundación Funsodeco reconocerá el exceso pagado, hasta un 20% de la
asignación diaria de gastos de viaje establecidos, según su categoría. En todo caso, para
hacer el reclamo respectivo, deberá presentar la factura correspondiente del pago de
hospedaje.

B. Gastos de viaje. Son las cantidades de dinero que se pagan a las personas con derecho a
ello conforme al presente Manual, para cubrir los gastos relacionados con el desempeño
del trabajo, tales como:
1. Compra de pasaje a empresas de transporte debidamente reconocidas.

2. Gastos de transporte en taxi del aeropuerto a la ciudad y viceversa, cuando se utilice la


vía aérea; y de su casa de habitación a la Terminal de transporte y viceversa, además gastos
de transporte local justificable para el desempeño del trabajo o misión encomendada.

3. Gastos de combustible, lubricantes, repuestos y reparaciones menores, cuando el viaje


se efectúe en vehículos pertenecientes a la Fundación Funsodeco.

4. Gastos de comunicación que se establezca vía llamadas telefónicas, fax e Internet,


asociados al viaje o en su función particular autorizados por la fundación Funsodeco.

5. Gastos de viaje al exterior incurridos para la obtención de visas, canje de moneda


extranjera, impuesto de salida y otros similares.

C. Sede de trabajo. Es el lugar indicado oficialmente, donde un empleado presta sus


servicios personales a la Organización. En el caso de particulares se considerará su
residencia como sede de trabajo.

D. Día de viaje. Se reconocerá este período cuando el empleado permanezca fuera de su


sede por más de una noche.

E. Mediodía de viaje. Se reconocerá este período cuando el empleado pase fuera de la sede
y que su viaje tenga una duración de más de seis (6) horas continuas pero no duerma en el
lugar.

CAPITULO III

CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL, ZONAS Y PERÍODOS DE VIAJES

Artículo Nº 4 Para los efectos de este Manual los viáticos y gastos de viaje se asignarán en
base a las categorías de personal, zonas geográficas y períodos de la misión, que se detallan
así:
a. Clasificación de personal según categorías de los funcionarios y empleados

CATEGORIA DECRIPCION DEL PUESTO

1 La asamblea General, Comité Ejecutivo, Coordinador, Director


Ejecutivo.

2 Jefe de Áreas, Asistentes Técnicos, Administrativos, Coordinadores de


Programas Especiales y consultores.

3 Otro personal no identificado anteriormente.

b. Zonas geográficas dentro del País:

ZONA AREA GEOGRAFICA

1 Municipios del Valle del Cauca

2 Departamento Cundinamarca

3 Otras Zonas del Territorio Nacional.

c. Zonas geográficas fuera del País:

ZONA AREA GEOGRAFICA


1 Norteamérica (EE.UU. Canadá)

2 América del Sur

3 Otro Continente

d. Período de la misión
Corto: de uno (1) hasta treinta (30) días Largo: más de 30 días

Artículo Nº 5 Los viáticos y gastos de viaje se computarán en base al Artículo Nº 13 de este


Manual y de acuerdo con lo señalado en las tablas de viáticos que se anexan y las cuales
son parte de este Manual.

Artículo Nº 6 Para efectos de este manual, los viajes se harán por los medios y rutas
económicas, tomándose en cuenta las circunstancias, tiempo y urgencia de los trabajos a
efectuarse.

CAPITULO IV

PROCEDIMIENTOS
Artículo Nº 7 Los viáticos y otros gastos de viaje dentro del país para las personas incluidas
en el artículo 2, se proveerán en calidad de anticipo, una vez que el Representante
Legalsegún el caso, hayan aprobado el viaje en el formulario: “Formulario de Autorización
de Viaje”.

Artículo Nº 8 Los viáticos y otros gastos de viaje para personas que viajen al extranjero
podrán pagarse siempre y cuando hayan sido autorizados por la Junta Directiva, utilizando
el “Formulario de Autorización de Viaje”.

Articulo Nº 9El Representante Legal de la Fundación Funsodeco deberá autorizar los viajes
del Comité Ejecutivo los miembros de la Asamblea General y Director Ejecutivo.

Artículo Nº 10 El Representante Legal junto con los demás Coordinadores o Director


Ejecutivo designara a las personas que salgan en misiones oficiales, el tiempo aproximado
en que deben cumplir su cometido, el cual será consignado en el “Formulario de
Autorización de Viaje”. Las ampliaciones del tiempo deberán ser debidamente justificadas
por la persona en misión ante el superior que le asigno el viaje, sólo cuando hayan sido
aprobados por éste utilizando el formulario de amplitud de misión, podrá otorgarse los
viáticos correspondientes a dichas ampliaciones.

Artículo Nº 11 Los viáticos y otros gastos de viaje se cancelarán anticipadamente por el


tiempo completo que dure la misión, El Área administrativa procurará que dicho pago sea
recibido oportunamente por el viajero.

Artículo Nº 12 Cuando el viaje dure un día o más, el beneficiario recibirá el 100% de la


asignación diaria, si el viaje dura mediodía recibirá el 50% de la misma. Si en el viaje se utiliza
el Vehículo de la Fundación Funsodeco, la salida de este estará autorizada por el
Representante Legaly / o Jefe de área Administrativa en su ausencia y se le asignara un total
de galones de combustible a razón de 30Km/ galón dependiendo de destino del viaje y dos
(2) galones adicionales diarios para movimientos internos en la ciudad visitada.

Articulo Nº 13 Los viáticos están sujetos a liquidación, exceptuando la alimentación y otros


gastos menores, cuyo monto está establecido en la tabla de viáticos, en los casos que el
gasto real supere los viáticos recibidos, el empleado deberá presentar un

Detalle con las facturas originales para que la Fundación funsodeco proceda a realizar la
devolución pertinente si fuera el caso.

Articulo Nº 14. Ningún de las personas indicadas en el artículo 2 está exento del
cumplimiento del proceso establecido en este Manual.

Articulo Nº 15 El área de Administración recibirá de las diferentes unidades los detalles de


los itinerarios de viajes para proceder a realizar las reservaciones y compras de boletos
necesarios todo esto para asegurar que el monto de viáticos se ajuste de la mejor manera
posible al valor asignado.

Artículo Nº 16. Las personas incluidas en el artículo 2 que concluya una misión y se
reintegre a su sede de trabajo dispondrá de un plazo de tres días hábiles para presentar a
la unidad Administrativa la Liquidación del Viaje realizado en el formulario respectivo, la
cual deberá contener: Copia del pasaje de avión y/o boleta de pago del trasporte terrestre,
informe del Evento al que asistió y factura del Hotel con fecha de entrada y salida del mismo
,a ningún persona se le autorizaran nuevos viáticos si tiene alguna liquidación e pendiente
de un viaje anterior. En caso de que no liquide en el plazo establecido en este artículo, para
los empleados la administración procederá vía deducción de planilla a recuperar dicho
valor, en el caso de las demás personas se les deducirá de los honorarios profesionales dicho
monto.

Artículo Nº 17 Cuando Las personas incluidas en el artículo 2 desempeñan misiones oficiales


utilizando su propio vehículo, se le reconocerá el gasto por su utilización conforme al
procedimiento siguiente:

a. Gastos en combustible en base al rendimiento 30 Km/galón.

b. Depreciación de Vehículo a razón de L. 300.00 diarios

c. La solicitud de uso de vehículo propio deberá tener el Visto Bueno del Representante
Legal y ser revisado por el administrador, en el caso de las personas incluidas en el artículo
9, lo autorizara el Coordinador.
CAPITULO V

RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES
Artículo Nº 18 Se prohíbe el pago de viáticos y otros gastos de viaje a personas que
voluntariamente, o aprovechando días inhábiles, se trasladen a otros lugares asuntos
personales o en vías de recreo.

Artículo Nº 19 Bajo ningún concepto, circunstancia o situación los viáticos o gastos de viaje
se utilizarán para reconocer sobre sueldos o compensación a trabajos ordinarios o
extraordinarios. El Jefe Inmediato y el que recibiere el sobresueldo serán responsables
solidariamente por la comisión de tales actos y se les aplicarán las sanciones que establece
el código de trabajo, el Reglamento Interno de trabajo, debiendo devolver además los
valores indebidamente percibidos.

Artículo Nº 20 Todos los funcionarios y empleados de la Fundación funsodeco, tendrán la


obligación de alojarse en Hoteles que correspondan a laCategoría de la tabla de Viáticos
que ostenten o/ al viático asignado. Cuando otra Institución sea el patrocinador de un
evento dentro del país y provea alojamiento y alimentación, se reconocerá el 20% de los
viáticos correspondientes para cubrir gastos de imprevistos. En el caso de funcionarios y
empleados que viajen al exterior con alojamiento y alimentación pagados, se reconocerán
el 20% de los viáticos correspondientes según la tabla para las misiones fuera del país.

Artículo Nº 21 Bajo ninguna circunstancia deberá asignarse viáticos por mayor número de
días de los que realmente se requieran para desarrollar las actividades programadas. La
contravención a este Artículo hará incurrir tanto al viajero como al funcionario que autorizó
el viaje en las responsabilidades administrativas correspondientes, obligándose además a
devolver las cantidades recibidas.

Artículo Nº 22 Todo informe y documentación presentada por los funcionarios incluidos en


el artículo 2 que hubieren viajado en una misión oficial, con los cuales se pretenda justificar
un gasto no efectuado o el cumplimiento de trabajo no realizado, dará lugar al
correspondiente reparo y a las sanciones que establezca el Reglamento Interno de Trabajo
y manuales correspondientes.
CAPITULO VI

DISPOSICIONES GENERALES
Artículo Nº 23 Cuando se le comprobare a una persona no haber realizado el viaje para el
cual recibió viáticos y/o gastos de viaje, este está obligado a reintegrar a la Administración
los valores correspondientes, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa en que
incurriere.

Artículo Nº 24 No serán reconocidos viáticos y otros gastos de viaje a aquellas personas que
se dediquen totalmente a actividades diferentes a las que se les encomendaron, por lo cual
estarán en la obligación de efectuar la correspondiente devolución a la Administración, sin
perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar.

Artículo Nº 25 Cuando un funcionario o empleado de la Fundación funsodeco asista o


participe en alguna actividad dentro del país donde los auspiciadores de la misma le
reconozcan viáticos y gastos de viaje, no deberán éstos cobrarse a la Institución, salvo el
caso en que la cantidad reconocida sea menor a lo estipulado por éste manual; la diferencia
en este caso será pagada por la Fundación funsodeco.

Artículo Nº 26 El uso de vehículos propiedad de la fundación Funsodeco para cumplir


misiones encomendadas, deberá hacerse dentro de lo estipulado en el presente manual y
lo estipulado en el Manuales de uso de vehículos, Políticas y Limitaciones establecidas por
la Fundación funsodeco, respetando además las Leyes de Tránsito y disposiciones que al
respecto estén establecidas.

Además, la persona a quien se le asigne un vehículo propiedad de la fundación funsodeco,


para efectuar un viaje, será responsable por su buen uso y deberá devolverlo en las mismas
condiciones que lo recibió o informar a la administración de cualquier evento acaecido en
perjuicio del vehículo.

Artículo Nº 27 Cuando se viaje en vehículos de la Fundación Funsodeco se aceptará cuenta


de gastos de viaje como: combustible, lubricantes, repuestos y reparaciones menores,
incurridas para la operación del vehículo, contra la presentación de comprobantes correctos
y fidedignos.

Artículo Nº 28 Las tablas anexas al presente Reglamento y que forman parte de él, así como
el gasto señalado en el Artículo Nº 1, fijan las cantidades máximas que pueden pagarse a las
personas que salgan en misión oficial fuera de sede. Se excluye la zona fuera de otro sitio
diferente, que se tratará en forma especial.
Artículo Nº 29 Para casos especiales no contemplados en ésta tabla y/o para lugares de alto
nivel de vida, el Representante Legal, tendrán la potestad de asignar tarifas iguales previa
presentación de Justificación de parte de la Administración.

Artículo Nº 30 El presente Manual será revisado semestralmente a fin de actualizarlo,


compatibilizándolo con la realidad económica nacional e Internacional, especialmente las
tablas de viáticos anexas, debiendo presentar la administración las observaciones y o
propuesta de modificaciones al Representante Legal.

Artículo Nº 31Los montos de viáticos para viajes al exterior a excepción de Europa cuyo
cambio es a Euros, serán en Dólares Americanos, por el tipo de cambio en Lempiras
prevaleciente en el mercado financiero nacional el día en que se elabore el respectivo
Formulario de Autorización de Viaje, más los gastos en que pudiera incurrirse para la
obtención de la respectiva moneda extranjera.

Artículo Nº 32 La actualización de las tablas de viáticos establecidas en el Artículo Nº 28 de


este Reglamento se realizará en la forma siguiente:

a. Las tablas diarias de viáticos dentro del país, se efectuarán tomando como base el costo
de vida prevaleciente al momento de efectuarse la revisión y el costo de alojamiento
prevaleciente en el mercado.

b. Las tablas diarias de viáticos fuera del país, se fijarán tomando de base los precios por día
de los Hoteles e información de costos de alimentación sugerida por organismos
internacionales radicados en el País.

Artículo Nº 33 Lo no previsto en éste Manual será resuelto por la Junta Directiva.

Artículo Nº 34 Este Manual y sus modificaciones será presentado por la Juntaq Directiva y
entrara en vigencia a partir de la aprobación de la misma.

Dado el la ciudad de Santiago de Cali a los 25 días del mes de Marzo del 2014.

JESUS EFREN BANGUERO V.


Representante Legal