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ENTREGA DEL CARGO

DIGITADORA – AUXILIAR DE OFICINA


COLOMBIA TO GO S.A.

MÓNICA MARÍA VALENCIA JIMÉNEZ

MEDELLÍN
Junio 28, 2010

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RESERVACIONES BONO CENAS DE EVERFIT
CUENTA GMAIL:

Esta cuenta la cedo con mis contactos personales, mis correos enviados y recibidos,
absolutamente en limpio y únicamente contiene los archivos que son de importancia e interés
para Colombia To Go S.A., pueden utilizar el nombre de usuario y la contraseña sin restricciones,
igualmente pueden cambiarle la contraseña por de seguridad, yo me comprometo a no volver a
utilizarla.

Los datos de entrada son:

monicavalencia13@gmail.com
monica13

La sección Google Docs contiene los siguientes archivos:

ARCHIVOS
CITAS VÍCTOR ROJAS RESTAURANTES MEDELLÍN. Hay una pequeña programación agendada de las
citas que ha tenido Víctor Rojas, se puede añadir cita nueva clonando la pestaña.

FORMATO_PENDIENTES_MONICA. Pendientes con su respectiva evolución de actividades. La


actividad de los restaurantes con datos extractados de las Páginas Amarillas del Directorio
Telefónico queda PENDIENTE, hice varias llamadas aproximadamente 30, pero se borraron en la
reseteada del computador y solamente tengo la base de datos con más de 800 restaurantes.

RESERVACIONES Cenas EVERFIT. Contiene 98 registros de reservas hechas a los


restaurantes, en cada registro figura:

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Fecha solicitud de la reserva por el cliente
Nombres y apellidos del cliente (quién solicita la reserva)
Tienda Everfit donde se hizo la compra
Cédula de ciudadanía
Número de celular de contacto
Número de teléfono fijo de contacto con un guión que significa la hora hasta la que se puede
encontrar al cliente en ese teléfono fijo.
Posibles horas para que el restaurante le dé la reserva, cuando ya está confirmada con el
restaurante se pone la que autorizó éste.
Restaurante asignado para la reserva
Estado de la reserva (RESERVA HECHA, PENDIENTE, POSTERGADA…)

Significado de los colores manejados en las celdas


Verde: reserva autorizada por el restaurante y confirmada al cliente (OK)
Amarillo: reservas pendientes, se porque el restaurante no tiene servicio el día que quiere el
cliente o porque el cliente no tiene los datos claros en ese momento. Ya estos clientes han
sido llamados para reconfirmar la reserva, en espera de que se vuelvan a comunicar.
Rojo: asuntos no resueltos y de mucha importancia, por ejemplo clientes que se enviaron sin
bono a los restaurantes como: Tabún y la Fragata hasta el momento.

Los registros que ameritaban observaciones, fueron hechos al final de la columna “Estado”.

NO HAY LLAMADAS PENDIENTES POR RESERVAS PEDIDAS, TODAS ESTÁN AL DÍA A LA FECHA 25
DE JUNIO DE 2010, SOLAMENTE SE REPROGRAMARÍAN LAS RESERVAS PENDIENTES QUE SE
PRESENTEN.

AUTORIZACIÓN DE LAS RESERVAS CON LOS RESTAURANTES:

Existe una carpeta en el Disco Duro F: (disco esclavo del computador cotogo antes Elisa), que se
llama “RESERVAS EVERFIT” allí están los siguientes archivos:
Códigos: de todos los restaurantes que me pasó Diego Urán en Excel.
Encargados restaurantes: tabla construida con los nombres de los encargados en Medellín y
algunos de Bogotá, con algunas observaciones, como horario, restricciones, teléfono y celular,
quién más da autorización, etc., en Excel.
Correspondencia con restaurantes. Este archivo tiene los originales de correspondencia
enviada por ejemplo al Ávila, a Angus Brangus, Provincia, etc. Son cartas que pueden servir de
formato para otras, varios archivos en Excel y Word.

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PROCESO PARA HACER RESERVAS

Cliente llama a la línea


01 8000 para reservar
O0

Se llenan datos de reserva


en el archivo RESERVACIONES
Google Docs

Asesorar y sugerirle visite Cliente pide +


www.acomerafuera.com SI información
www.restaurantes.com.co

NO
Contacto Encargado del Restaurante
archivo “Encargados…”

Contactar nuevamente al Encargado se


encargado hasta realizar la NO encuentra?
reserva

SI
Hacer reserva en el restaurante
NOTA: no poner color en
la celda “Estado” hasta
que no se consiga y se
confirme la reserva con Confirmar reserva con el cliente
el cliente, esto ayuda a directamente no dejar razones
saber que reservas se
encuentran sin asignar y
sin concluir. En la celda “Estado” señalar con verde
sino con amarillo o rojo

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Algunos casos especiales en cuanto a contactos con los encargados de restaurantes:
Asados la 80 y Rincón de los Asados: Ángela Gómez, en el archivo están los encargados de los
dos restaurantes en caso de que ella no esté.
Basílica, Al Rojo y Ay Caramba - Romma. Karol Ceballos es la encargada de Basílica, Al Rojo,
Ay Caramba (todos ellos en el Lleras), se hace la reservación con ella, excepto si es viernes o
fin de semana, en el archivo “Encargados…” aparece la otra persona. En el restaurante Romma
se pide reservas a Carolina, queda pendiente cita con la Sra. Eva, administradora de Romma,
para que Víctor hable con ella, no se ha conseguido porque doña Eva ha estado muy ocupada
en unas convenciones.
In Situ. Comunicarse con Manuela Mejía de Mercadeo, queda pendiente hacer el cruce de
facturas para la cuenta de los bonos (ellos nos deben dar una factura y nosotros debemos
expedir otra).
Mulata Criolla. La Sra. María Teresa es la encargada.
La Fragata. Contacto Sra. Nora Hinestroza (tía de Mateo) ó Lina Rodas, se ha enviado un
cliente sin bono.
El Cántaro. Se debe hablar con el encargado de Mercadeo (Sr. Holguín) para hacer la reserva.
Mont mar. Carolina es la encargada.
El Herbario. Encargado Sr. Carlos Estrada, es muy fácil conseguir autorización allá.
Amelia. El Sr. es un poquito complicado, pide que los clientes vayan 15 minutos antes, y
solamente da reservaciones con bono de lunes a jueves.
Rincón Mexicano. Para pedir reservación hay que contactarse con el Sr. Juan Esteban Ramírez,
poniéndole un mail con el nombre de la persona, identificación, reserva para cuantos, hora,
día y código del bono, él responde vía mail, si es posible se deben mandar mails de
recordación para que él otorgue la reserva, ver formato siguiente en la cuenta de
mvalencia@colombiatogo.com, … se envía a los mails juan3sra@gmail.com,
rinconmexicano@une.net.co

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Manhattan. Encargada la señora Patricia, se encuentra de 10:00 a 12:00 m. más o menos y de
3:00 a 6:00 p.m. Con ella es muy fácil hacer reservas.
Pesecar. Sr. Omar Flórez, es mejor contactarlo en las horas de la tarde porque casi no se
mantiene en la mañana.
Tabún. Contacto Sr. Shlomi o Sra. Mónica (esposa del Sr. Shlomi), son muy amables, a este
restaurante se van a mandar gran cantidad de clientes, renovaron nuevamente el contrato por
un año y pagarán todo en bonos, últimamente para que el Sr. Shlomi nos pudiera recibir los
clientes, le envíe un bono virtual en PDF que tiene su respectivo original en Word con los
datos, van 3 personas sin bono, este archivo se llama “Bono Virtual Restaurante Tabún” y está
en la carpeta “Reservaciones Everfit”.
Sayori. La encargada se encuentra de 12-3 p.m. y después de las 6 p.m. de 3 a 6 p.m. no está
abierto el restaurante.
Piadinas. Es fácil conseguir la reserva.
Podestá. Siempre se hace la reserva con la señora Amparo.
La Provincia. Se hace la reserva con la señora Blanca o con la Sra. María Adelaida, queda
pendiente hacer el cruce de facturas para la cuenta de los bonos (ellos nos deben dar una
factura y nosotros debemos expedir otra).
Carmen. Es fácil conseguir la reserva.
Anita’s. Se debe enviar solamente personas que tengan el perfil que la señora Ana Isabel
quiere.
Señor Itto. El encargado es el Sr. Emilio, es fácil conseguir reserva.
Nueve, San Giorgio y otros restaurantes de Bogotá. Nueve reservaciones con el Sr. Pedro,
confirmar los contactos con los otros restaurantes con Mateo.

LLAMADAS PARA COORDINAR CON LOS CLIENTES QUE NO HAN RECIBIDO BONOS DE EVERFIT

Este archivo está en la carpeta de Bonos de Everfit se llama copia BONOS…. En este archivo de
Excel está consignada la base de datos de los clientes a los que se deben bonos, por pestañas. Se
deja en el siguiente estado: al cliente se le llamó para decirle que todavía estábamos coordinando
la entrega de los bonos con los restaurantes y con los clientes y que al mismo tiempo queríamos
saber qué semana le gustaría la reserva en el restaurante: si la última de junio, 1ª, 2ª, 3ª o 4ª de
julio, estos datos están consignados en un archivo llamado base de datos bonos… por semana
(advierto que a no todos se les preguntó lo de la semana).

Se han casi 100 llamadas faltan aproximadamente 74 llamadas.

MAYORCA. Todos avisados.


CARIBE. Todos avisados.
OVIEDO. Falta por avisar.
SAN DIEGO. Todos avisados.
FRONTERA. Falta por avisar.
GRAN ESTACIÓN (BOGOTÁ). Falta por avisar.

El Skipe no tiene recarga para seguir llamando por celular.


NOTA: Para más seguridad a quien llamar y a quien no, a cada cliente en la última celda derecha se
le ponía una anotación cuando se llamaban, lo que quiere decir que a quienes no la tienen hay que
llamarlos.

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CUENTA mvalencia@colombiatogo.com
A esta cuenta se puede acceder con:
www.colombiatogo.com/2096
www.colombiatogo.com/webmail

mv4l3nc14

Se le da click en horde (Leer Correo utilizando… Horde), Iniciar sesión.

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En esta cuenta se puede encontrar 389 mensajes en la bandeja de entrada, también el histórico de
los mensajes enviados (aunque Horde no guarda archivos adjuntos cuando se envían, solamente el
mensaje escrito y no adjunto).

Esta cuenta puede servir de referencia de a quién se le escribía y quién nos escribía: clientes,
comunicación con la administración, solicitud de practicantes, etc.

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CARTERA, FACTURACIÓN Y CONTABILIDAD COLOMBIA TO GO

REEMBOLSO CAJA MENOR

Este se encuentra en el Disco Duro F: carpeta Reembolso de Caja Menor. Allí hay varios archivos
unos que están dentro de otra carpeta (reembolsos con guías) que son los más actuales y otros
que están por fuera de la carpeta que son más antiguos y sirven para el histórico.

Se hace el Reembolso de Caja Menor utilizando la carpeta (reembolsos con guías), archivo en
Excel.
Se separan los conceptos así: Cocina33 (todo lo gastado para hacer las recetas), correo
(cuando se envía documento por correo, se pone el nombre de la empresa Saferbo o
Servientrega y su número de guía respectivo y una descripción de lo que se envió, si es factura
por ejemplo se pone el número de factura, el número de la cuota y el nombre del restaurante,
esto con el fin de facilitar buscar una guía y encontrarla más fácil.
La caja tiene $300.000 este último cuadre $5.000 de gastos personales de Víctor y $2.200 de
los que está enterado Víctor y Mateo. Se entrega caja menor cuadrada, con estas excepciones.
La caja menor debe ser llevada una vez cuadrada a Fortunitas, una vez esté cuadrada en las
horas de la tarde, para que doña Mercedes reembolso al otro día después de las 10:00 a.m.
con excepción de los viernes y que se reembolsará al siguiente lunes.
Se debe imprimir la planilla del reembolso, en amarillo se resalta todo lo que no tiene soportes
legales (factura legal), pegar los documentos a esta planilla y llevarlos como ya se dijo a
Fortunitas.
Enviar una copia del archivo de reembolso a la señora Luz Mercedes
(luzmerh@hotmail.com,administracion@colombiatogo.com), a Dora Naranjo
(administracion1@colombiatogo.com), Víctor Rojas (victor.rojas@colombiatogo.com), Mateo
Folador (mateofh@gmail.com) y reenviarse una (mvalencia@colombiatogo.com, porque la
cuenta en Colombia To Go no guarda anexos de archivos enviados.
Existe otro archivo que es un Reembolso de Mateo, está en Excel, éste se utiliza cuando él
viene de Bogotá y va a cuadrar cuentas con la administración.
Otros archivos como comprobantes de egreso, recibos de caja se encuentran en la carpeta
Contabilidad Colombia To Go.

OTROS ARCHIVOS

Directorio empleados Colombia To Go. Está en su respectiva carpeta y contiene los datos de
los empleados.
Restaurantes Visto Bueno – Bogotá y datos de otra revista. Se encuentran en una carpeta
llamada Mateo, es una base de datos de los restaurantes que se encuentran en una guía
pequeña de color rojo ubicad en donde están los papeles en el escritorio, ya está digitada.

FACTURACIÓN COLOMBIA TO GO

Hasta que se implemente el sistema electrónico que sólo se está utilizando para ingresar datos
por el momento, se está haciendo la facturación manualmente y se debe ir a Fortunitas,
porque allí está la papelería y la impresora de punto.

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El horario de facturación estipulado es de: lunes a viernes de 7-8:30 p.m. únicamente se puede
ir con permiso y llamando a Dora a anunciarle la visita en la hora de hora de almuerzo de
Aridna (recepcionista Fortunitas) que es solamente 30 minutos.
Se utilizan existe una copia de éstos en el computador de Ariadna (Recepcionista de
Fortunitas) ella es la que nos presta el computador en Fortunitas, aunque en el computador de
Colombia To Go, también está:
- ADM última fecha. Contiene la base de datos de los clientes con su razón social, NIT,
teléfono. Tener en cuenta que cuando es un restaurante o un pago en Medellín se pone la
cuenta de Davivienda y cuando es de Bogotá la cuenta terminada en 2341 del Banco de
Bogotá. Este archivo es el que sirve para imprimir la factura manual autocopiaste, ya que
contiene los espacios exactos, primero se debe de hacer un borrador para no dañar las
facturas.
- Otro archivo en Excel. Que me servía para controlar la facturación, como muchas de las
empresas ya se han terminado de facturar, posiblemente no se siga utilizando.
- Sobre. Archivo en Word computador de Ariadna, sirve para imprimir los datos de los
sobres que van a ir por correo, sobretodo para Bogotá a las facturas de Medellín no se les
hace sobre. Tener en cuenta al despachar las facturas: 1) A las facturas de Bogotá se le
marca el sobre (archivo Sobre) y se envía la original en color blanco (hay tres colores:
blanco – original, azul – copia, verde – copia), las azules son para el talonario de CARTERA
que maneja Dora Naranjo, las verdes son para el talonario de ADMINISTRACIÓN que
maneja doña Mercedes. 2) A Medellín no se le pone sobre, se radican las facturas en la
ruta del mensajero (Jonathan), de esto se encarga Aridna, entregarle a ella la factura de
color blanco y de color azul con click, no pegar con gancho de cosedora.
- Facturación y cartera Colombia To Go. Contiene las facturas vivas en el sistema y los
números de toda la facturación para comprobar si ya se hizo o no una factura. Una vez las
facturas listas y antes de enviarlas se anotan en este archivo para actualizar la Cartera y la
Facturación, se guarda y se envía una copia a la persona que está haciendo la facturación y
a Dora Naranjo, en este caso mvalencia@colombiatogo.com,
administracion1@colombiatogo.com.
Algunas veces Mateo o Víctor dan la orden de hacer una factura, tener en cuenta el horario
para utilizar los equipos en Fortunitas y también si es un cliente nuevo pedir copia de RUT y
Cámara de Comercio.

CARTERA COLOMBIA TO GO

Esta información se encuentra en una cartera llamada “Cartera Seguimiento Colombia To Go”.
En ella aparecen las facturas que la señora Mercedes autoriza a cobrar y que ella envía al mail
para actualizar la cartera, las que no nombre ya están pagadas y confirmadas.
Aparece la empresa que debe, el valor, las fechas, nombre de contacto, teléfono,
observaciones para cada factura.
Los colores que se utilizan son de referencia para hacer más visible la información. Así:
- Color guayaba: es la última llamada que se hizo con respecto a la factura.
- Color naranja: facturas casi seguro el cobro y que hay que verificar.
- Color rojo: facturas de difícil cobro, clientes reacios a pagar, restaurantes cerrados, etc.
- Color fucsia: factura pagada y confirmada con el cliente y en bancos.
- Al final aparece una relación para hacer conciliación bancaria que la señora Mercedes
envía.
Algunas cuentas que se manejan en Colombia To Go son:

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- Cuenta de Davivienda: allí se consignan los pagos hechos por empresas en Medellín.
- Cuenta 2341 Banco de Bogotá: allí se consignan pagos hechos en Bogotá.
- Cuenta 1720: para realizar pagos de nómina generalmente en cheque, seguridad social,
estas funciones las está realizando por el momento la señora Mercedes Hinestroza y Dora
Naranjo.
A la señora Mercedes se le envía este archivo sin colores.
Siempre que se hace una llamada se pone en un nuevo renglón, el día y las observaciones.
Para evitar contratiempos en el proceso de conciliación, ojalá todas los pagos que se hacen los
clientes y que se consignan se hagan de uno en uno por factura cancelada.

CASOS ESPECIALES DE LA CARTERA

Caso Café de las letras (Bogotá).


El 11 de abril se enviaron las siguientes facturas al señor Miguel Villamizar:
0371 del 11/04/10 Cuota 1/2 por $580.000
0372 del 11/04/10 Cuota 2/2 por $580.000
Se llamó a cobrar la factura pero no se sabía dónde estaba, pues Colsubsidio es una empresa
más grande que el restaurante ”Café de las Letras” que funciona en sus instalaciones.
Se contactó con Adriana Camacho para que enviara las facturas para anularlas y mandarle las
nuevas, confirmó dirección y a quien se le envían. Ella nos va a ayudar con los trámites para
que la factura sea radicada en la oficina de Egresos ya que nosotros nos encontramos en
Medellín.
Las facturas llegaron el día viernes 25 de junio desde Bogotá para ser anuladas.
Pendiente hacer facturas Café de las letras, datos contacto últimas hojas del cuaderno rosado
en el escritorio y enviarlas por correo a Bogotá para que nos paguen.

Caso La Gran Place.


El Sr. Bruno Praett dueño del Restaurante La Gran Place, salió del país y estuvo fuera por más
de 3 meses.
Se llamó repetidas veces y no se encontraba, se encontró y se le preguntó por la factura, dijo
que lo esperaran que había acabado de desempacar y que luego cuadrábamos la cuenta.
No quiso recibir la segunda factura, porque pensaba que se le estaba cobrando todo junto.
Se le habló a Víctor Rojas del Caso y está pendiente pedir una cita con él para que Víctor trate
asuntos relacionados con la cartera y los bonos de consumo.

NÓMINA Y CUENTAS DE COBRO

Por el momento el pago de nómina la maneja la Sra. Mercedes Hinestroza, ella es la que
expide los cheques, algunas veces cuando Mateo está en Medellín él también expide cheques.
Algunos empleados están vinculados como si fueran proveedores (prestación de servicios),
ellos deben cada uno hacer su propia cuenta de cobro, los 15 y los 30 de cada mes, revisar que
si estén los datos correctos y firmado por el empleado, hacer el respectivo comprobante de
egreso para cada uno y pasar el paquete a Víctor Rojas para que la autorice o no con su
respectiva firma. Con los empleados por nómina, la Sra. Mercedes tiene un formato de “Colilla
de Pago”, así es que estas personas no llevan a Fortunitas ningún documento, el paquete
completo de la quincena (cuenta de cobro y comprobante de egreso de cada uno), se debe de
llevar el día antes de pagar la quincena así el 30 para pagar el 1 o el 14 para pagar el 15. La Sra.

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Mercedes no permite que se cobre antes de las 5:00 p.m. del día de la nómina, ni que se
hagan adelantos.
Cada uno va a Fortunitas a firmar y a recibir su respectivo cheque.

PAGO DE TELESENTINEL

Se hace con el dinero de la Caja Menor, se llama a Telesentinel para que recojan el pago. Está
pendiente el pago de este mes (junio).

SERVICIOS PÚBLICOS

Se envían a Dora Naranjo en Fortunitas para que ella los mande a ADMIBIENES, para que
liquide el pago ya que en el local se comparten los servicios con los otros 2 locales (Gana y la
empresa de Confecciones Nueva).

PEDIDOS

Los pedidos de papelería se estaban haciendo a Fortunitas, hay que confirmar esta
información, dentro de las cosas que faltan están:
- Papel higiénico ojalá x 12 rollos.
- Caja de lapiceros negros x 20 unds.
- Tarjetero para más de 200 tarjetas personales.

DOCUMENTOS QUE ESTÁN ENCIMA DEL ESCRITORIO EN HOJAS Y CUADERNOS FÍSICOS

Carpeta de legajar café. En ella se encuentran:


- Documento que contiene los mails de los restaurantes.
- Listado de restaurantes con anotaciones en lápiz que pueden servir para contactar a los
contactos principales en los restaurantes.
- Otros papeles: copias, anotaciones, extractos de bancos, etc.

Agenda café. En ella aparecen algunos datos de citas con restaurantes, hay datos también de
personas importantes en los restaurantes, al final hay un directorio con algunos números muy
utilizados.

Cuaderno rosado. En la primera hoja aparecen datos de la empresa: NIT, direcciones,


teléfonos, hay anotaciones de seguimiento de cartera y facturación.

Gaveta naranja. En el cajón superior derecho se pueden encontrar elementos de papelería


como carpetas, sobres de manila, resaltadores, resmas, etc.

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