Archivo

La procedencia de la palabra archivo proviene del termino latín archivum, que

era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Hoy en dia
entendemos por archivo tanto el edificio que guarda los documentos como el
conjunto de fondos documentales producidos por una persona física o moral en
virtud de sus actividades.

Ahora procederemos a ver y comparar las distintas interpretaciones de distintos

autores, como por ejemplo, la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera
(Archivística general: teoría y práctica, 1989) el archivo es uno o más conjuntos
de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

H. Jenkinson decía que los archivos “son documentos acumulados por un

proceso natural en el curso de la tramitación de los asntos de cualquier tipo,
publico o privado, en cualquier fecha, y concervados despue para su consulta,
bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por
sus sucesores”

Para T. R. Schellenberg “son aquellos registros (documentos) de cualquier

institución publica o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados)
para su preservación (concervacion) permanente con fines de investigación o
para referencia y que han sido depositados o escogidos (seleccinoados) para
guardarse en una institución archivística”

James B. Rhoads tmbien tiene esta visión parcial de los archivos: “Conjunto de
documentos no corrientes con valor permanente”

E. Lodolini escribió en 1970 que “el conjunto de documentos se forman en el

ámbito de una persona física o jurídica (o un conjutode oficinas o de órganos de
esta ultima) en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un
vinculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la
actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como
bienes cultrales”.

Morris Rieger, de Estados Unidos, define así al archivo: “conjunto de

documentos, sea cual sea su forma material, despachados o recibidos y
concervados por un organismo o persona en el desarrollo de su actividad
especifica"

Giorgio Concetti nos dice que el archivo es “el conjunto de documentos

despachados y recibidos por una institución o individuo para conseguir sus
propios fines y para el ejercicio de su propia función”.

La definición dada en el texto de la ley del Patrimonio Historico Español de 25

de junio de 1985 dice de la siguiente manera: “conjunto organico de documentos
o la reunión de varios de ellos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en
el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación,
la cultura, la información y la gestión administrativa. Se entiende también por
archivos a las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y
difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos organicos”

El Diccionario de Terminologia Archivistica del Consejo Internacional de

Archivos lo define con tres acepciones: 1 - “Conjunto de documentos sean
cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por
toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo publico o privado,
en el ejercicio de sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos
a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico”. 2 –
“institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y
servicio de los documentos”. 3 – “edificio o parte de edificio donde los
documentos son conservados y servidos”.

Dice Aurelio Tanodi, “Entendemos bajo el término archivo las secciones de

entidades y las instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen,
administran y utilizan la archivalía y eventualmente los documentos históricos
que no son archivalía.”.
 Documento
Etimológicamente procede del latín Documentum, derivado del verbo Docere ;
enseñar, instruir; mas como quiera que este es un significado poco preciso, ha
evolucionado en el vocabulario legislativo.

Según el Diccionario de terminología archivística se entiende por

documento “la combinación de un soporte y la información registrada en el que
puede ser utilizado como prueba o para consulta”

Nuñez Contreras Luis lo expresa En un sentido muy amplio y genérico,

documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de
fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la
actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información.

Aurelio Tanodi considera al documento de archivo como el “soporte que

contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una
entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades”. Añade que
“la actividad administrativa se toma en su sentido extenso, de las gestiones
internas y trámites internos y externos considerados de índole administrativa,
contable (económico-financiero) y jurídica (que dan pruebas sobre derechos y
deberes)”

La definición incorporada en la Ley de Archivos de Andalucía de 1984 dice

así: «documento es toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o
codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier
otra expresión gráfica que constituya testimonio de funciones y actividades
sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de
creación y de investigación editadas, y de las que por su índole, forman parte
del patrimonio bibliográfico, así como las expresiones aisladas de naturaleza
arqueológica, artística o etnográfica). Menos precisa es la definición dada en la
Ley del Patrimonio Histórico español de 25 de junio de 1985: “documento
es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material,
incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares de ediciones”.
Para Manuel Vazquez, Documento de archivo es un soporte modificado por un
texto a el adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y
tiene como fin impartir una orden, probar algo, o meramente transmitir una
información útil para un trámite.

Documento en un sentido muy amplio y genérico, Antonia Heredia Herrera lo

define como todo registro de información independiente de su soporte físico.
Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: «libros, revistas,
fotografías, films, microfilmes, microfichas, láminas, transparencias, diseños,
mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas, discos,
partituras, fichas perforadas, manuscritas, sellos, medallas, cuadros, modelos,
facsímiles y de manera general todo lo que tenga carácter representativo en las
tres dimensiones y esté sometido a la intervención de una inteligencia
ordenadora». De una manera más simple, aunque también amplia, puede
decirse que «documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en
un soporte perdurable que contiene información». Es, pues, un objeto que
conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un
hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto como
un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio
(escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información).

Archivalia
La palabra Archivalia, etimológicamente es un neutro plural latino “Archivalia”
probablemente derivado de archivabilia, que significa “archivables” o “cosas de
archivo”.
 Archivistica
El Dictionary or Archival Terminology = Dictionnaire de Terminologie
Archivistique del Consejo Internacional de Archivos (1988) define a la
archivística como la "Disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de
las funciones de los archivos." Por su parte, el Diccionario de terminología
archivística del Ministerio de Cultura de España (1993) establece que es la
"Disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos; así
como el tratamiento archivístico de sus fondos."

Para Schellenberg, un teórico clásico de la Archivística, esta ciencia "… trata

sobre los archivos, su conservación, administración, clasificación,
ordenamiento, interpretación, etc.; así como sobre las colecciones de
documentos que en los archivos se conservan como fuente para su
conocimiento ulterior y servicio público."

Heredia Herrera, una de las teóricas de la Archivística de habla hispana que

mas ha influido en nuestro país, explica que esta es "(…) la ciencia de los
archivos, no de los documentos aunque, en última instancia, estos sean el
producto integrante de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia,
organización y el servicio a la administración y a la historia, en definitiva a la
sociedad."

Para Duranti, "la archivística es el cuerpo de conocimiento sobre la naturaleza

y las características de los archivos y el trabajo archivístico sistemáticamente
organizado en teoría, metodología y práctica. La teoría archivística es el
conjunto de las ideas que los archivistas poseen acerca de lo que es el material
archivístico; la metodología archivística es el conjunto de las ideas que los
archivistas poseen sobre cómo tratarlo; la práctica archivística es la aplicación
de las ideas, tanto teóricas como metodológicas a situaciones reales,
concretas."

Otro de los grandes pensadores de la Archivística, Lodolini considera que esta

"(…) constituye una ciencia completa, con sus principios universalmente válidos
y una literatura científica considerable en diferentes lenguas."
Para Delmas, la Archivística es la "Ciencia que estudia la génesis y formación
de los conjuntos orgánicos de documentos, que los sitúa en el contexto de su
creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados
en su organización y conservación para que se garantice, tanto el ejercicio de
derechos e intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas."

Para Salvatore Vagnoni es una Ciencia que estudia el origen, la formación, la

ordenación, el funcionamiento y la conservación de los archivos, además de las
leyes que los rigen y todos los problemas que les afectan, y al mismo tiempo
enseña a conocer su historia, naturaleza y escritura.

Archivología

Archivonomia

Documentologia

Documentación
López Yepes dice que se entiende documentación como el acto de reunir
documentos sobre un tema dado y el tratamiento de estos con vista de difusión.

Gestión

Diplomática
Administración

Reprografía