ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

UNIDAD 1. CONCEPTUALIZACIÓN Y
NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS

ING. PAOLA NATHALI AREVALO ORTIZ

NÚMERO DE CÉDULA DE EXTRANGERÍA

0604798264

2018
 Unidad N°1. Conceptualización y Normativa
Archivística para la Organización Documental

Actividad: Ensayo “Importancia de los Archivos”

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Este nos permite
tomar decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio
para los trámites que pueda requerir la empresa. en los últimos años, su nivel
de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando
el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas,
organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado
muchas veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala
conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que
usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por
alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser
el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como
un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su
archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo
y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en
Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo. Como se sabe, el
proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución,
el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.
Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

De acuerdo al material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la

importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para:
la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que
puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra
alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio
para proceder contra algún acto.

Los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar

ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas
para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones
legales en un futuro pueda tener problemas.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y
archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la
seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar
seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los
desafíos de su compañía.