° 2p DIRECCION REGIONAL METROPOLITANA SEAM | avo ff 4842 Et |__oFIGINADE PaRTES —_| pemeenanum pe C(O! Santiago, 2 9 NOV 2016 DE: CRISTIAN CASTILLO SILVA JEFE DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTION A: DIRECTORES REGIONALES JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROTECCION Y DERECHOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADOPCION JEFE DE DEPARTAMENTO DE JUSTICIA JUVENIL JEFE UNIDAD COMISIONADO DE LA INFANCIA JEFE UNIDAD DE PREVENCION Y PARTICIPACION Procedimientos que impliquen apertura de mes/es en SENAINFO y Mater documentacién necesaria para ello Junto con saludar, y a través del presente, solicito a usted instruir a las Unidades ‘Técnicas de la regién para que cada vez que se emita un requerimiento de modificaci6n de la base de datos, o ingreso y/o eliminacién de registros en SENAINFO, y que esto implique Ja apertura de uno o mas meses cerrados, debers ser solicitado a través de memorandum emitido por el Director Regional al Jefe del Departamento de Planificacion y Control de Gestién del Sename. Dicho Memorandum deberd incluir la autorizacién del coordinador/a técnico/a, supervisor/a Técnico/a y de la UPLAE regional (también supervisor/a financiero/a, si corresponde reliquidacién), de manera que la apertura de la base de datos cuente con la debida justificacién e informacién que respalde este tipo de procedimiento, el cual deberd, ademds, incluir la siguiente informacion: * Nombre Proyecto © Cédigo Proyecto Periodo (mes) de Apertura Motivo/Justificacién (Detallada) Informacién/Descripcién * Nombres NNA © Apellido Paterno NNA‘* Apellido Materno NNA. © RUNNNA Fecha de Nacimiento NNA * Sexo NNA * Nacionalidad NNA © Etnia NNA © RUCNNA © RITNNA © Codnino NNA © Icodie NNA © Cédigos especificos acordes al requerimiento (Pll, Eventos Proyecto, Intervenciones, etc.), © Nombre y firma de: Supervisor/a Técnico/a Coordinador/a Técnico/a ‘Supervisor/a Financiero/a (solo si corresponde) Coordinador/a UPLAE Lo anterior, debido a que la apertura de mes puede originar modificaciones no contempladas en el requerimiento inicial y alterar datos ya ingresados, o bien, ingresos de datos que no fueron oportunos. Las facilidades que mantienen en la actualidad los usuarios los programas y centros residenciales de la red, permiten que el control de la informacién no tenga efecto, dada la posibilidad real que existe para el ingreso, modificacién y eliminacién de datos. Ello perjudica la calidad y consistencia de la informacién contenida en la base de datos. Por lo tanto, con esta medida se busca mitigar y garantizar que la informacién ingresada sea oportuna, asi como en mejorar y mantener un registro estable de la Calidad de la Informacién a través del tiempo. JEFE DEPARTAMENTO PLANIFICACION y CONTROL DE GESTION Servicio Nacional de Menores i/ stribucion =a indicada = Archivo DEPLAEOFIGINA DE MEMORANDUM N° 4a Santiago, 9§ DIC 2016 DE: CRISTIAN CASTILLO SILVA JEFE DEPARTAMENTO PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTION A: DIRECTORES REGIONALES __ JEFES DE DEPARTAMENTOS TECNICOS Materia: Procedimiento Apertura de Asistencia Diaria en Mes no cerrado — En cumplimiento de lo requerido por la Directora Nacional, y con el propésito de mantener diariamente actualizado el Registro de Atencién Mensual, es que, a partir de hoy, no se realizaran modificaciones de Asistencia Diaria durante el mes actual que hayan sido solicitadas mediante correo electrénico a Mesa de Ayuda, tal como se ha venido haciendo. De ahora en adelante, si un Centro o Residencia, ya sea de Administracién Directa u Organismo Colaborador, requiere un cambio en la asistencia de dias anteriores, éste deberd ser solicitado a través de memorandum emitido por el Director Regional al Jefe del Departamento de Planificacion y Control de Gestién del Sename, detallando el motivo y justificacién, fecha en la cual se requiere modificacién y el/los NNA que debe/n corregirse, entre otros. Dicho Memorandum deberd incluir la autorizacién y firma del Coordinador/a Técnico/a, ‘Supervisor/a Técnico/a y del Coordinador/a UPLAE regional, de manera que la Apertura de Asistencia cuente con la debida justificacin e informacién que respalde dicho requerimiento, el cual deberd, ademas, incluir lo siguiente: + Nombre Proyecto = Cédigo Proyecto ‘© Dia del mes actual para modificacién © Motivo/Justificacién (Detallada) * Nombres NNA © Apellido Paterno NNA © Apellido Materno NNA * RUN NNA+ Fecha de Nacimiento NNA LR + Sexo NNA : oe + Nacionatidad NNA ; 7 il + Etnia NA pote el + RUC NNA : + RITNNA © Codnino NNA + Icodie NNA + Nombre y firma de: - Supervisor/a Técnico/a - Coordinador/a Técnico/a = Supervisor/a Financiero/a (solo si corresponde) = Coordinador/a UPLAE De no cumplirse con este procedimiento, NO se realizaran cambios retroactivos. Por Ultimo, informar que, a partir del 1 enero 2017, el Registro de Asistencia Diaria seré incorporado en el indice de Calidad de la Informacién, por lo que el no registro oportuno de la asistencia diaria tendré un impacto negativo en la medicién de éste. ‘CRISTIAN CASTILLO SILVA JEFE DEPARTAMENTO PLANIFICACION y CONTROL DE GESTION Servicio Nacional de Menores