Project : Tender EPCC CO2 Plant

Client : PT Pupuk Kujang

Scope : All Disciplines

CONCERN & LESSON LEARN

NO CONCERN REMARKS (ACTION)

EXTERNAL

1 Sistem CO2 plant ditentukan dan digaransi oleh Licensor, seharusnya Client tidak bisa Info
menentukan sistem tersebut dengan metoda apple to apple diantara semua Licensor.

2 Permintaan Client menjelang Komersial Submission terkait LCO2 Storage Tank menjadi Tipe Info
Double Wall merupakan keputusan yang tidak fair, karena jika Tipe ini sudah mandatory
seharusnya ditetapkan saja pada awal tender.

3 Client seharusnya menjelaskan terkait kapasitas LCO2 Storage Tank dengan kapasitas Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi teknik, dimasukan dalam tahap
300Ton apakah: klarifikasi teknis.
- Dengan kondisi dari HHLL ke LLLL
- Dengan kondisi dari HLL ke LLL
- Kapasitas Nominal

4 Informasi pengunduran pengumuman dari Client, terkait Lulus atau Tidak terkait EPCC CO2 Sudah disampaikan kepada Client.
Plant yg tidak ada informasi yg jelas, sehingga informasi seperti menggantung dan tidak ada
kejelasan.

INTERNAL

1 Perubahan dalam dokumen seperti PID sebaiknya diberi tanda revisi (cloud), untuk Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi teknik
memudahkan disiplin lain membaca perubahan yang terjadi.

2 Identifikasi mechanical equipment sudah dilakukan sejak 2-Maret-2018, untuk memudahkan Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi teknik dan procurement untuk
disiplin dan divisi lain untuk bergerak. memulai bergerak dan memikirkan strategi.

3 Tim Procurement pada saat memulai pencarian Quotation masih menanyakan kontak salah Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi procurement.
satu fabricator (seperti DIHI) ke Divisi Teknik, dimana DIHI adalah fabricator yg sudah sering Data base harus selalu dibuat sebagai basis dan referensi.
dihubungi pada tender2 Encona.

4 Tim Procurement menghubungi Vendor2 di luar Approved Vendor List dan Proposed Vendor Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi teknik dan procurement.
List yg sudah disepakati sebelumnya. Utamakan Approved Vendor List dan Sebaiknya memasukan vendor baru (diluar vendor
list) sebanyak-banyaknya kedalam Proposed Vendor List pada saat teknikal proposal.

5 Tim Procurement sebaiknya melakukan check juga terhadap Quotation yg sudah masuk, Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi procurement.
seperti diantaranya Delivery Time, Term & Condition, Validity, dsb, sebelum dikirimkan ke Procurement internal koordinasi, monitoring dan plan harus dijalankan.
 Divisi Teknik.
6 Tim Procurement terlewat mengirimkan Techhnical Quotation pada Divisi Teknik. Vendor Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi procurement.
sudah mengirimkan di Akhir April, akan tetapi baru di share oleh Tim Procurement ke PIC Procurement internal koordinasi, monitoring dan plan harus dijalankan.
Divisi Teknik di Minggu ke-2, Mei, pada saat akan klarifikasi dengan Vendor terkait.

7 Tim procurement mempunyai target 4-Mei-2018 untuk memperoleh semua Vendor Quotation, Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi procurement.
akan tetapi target tersebut tidak tercapai. Sehingga sampai hari ini pun (15-Mei-2018) belum Procurement internal koordinasi, monitoring dan plan harus dijalankan.
ada progress target yg tercapai.

8 Karena waktu yg kritis, sebaiknya bagi Tim Procurement dilakukan monitoring secara daily dan Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi procurement.
action plan untuk memeproleh support dari semua Vendor. Procurement internal koordinasi, monitoring dan plan harus dijalankan.

9 Tim proposal sebaiknya tidak mengambil cuti yg berdekatan dengan waktu submission Pada saat tender selanjutnya menjadi concern semua divisi.
proposal (baik teknikal maupun komersial), dikarenakan dapat berubahnya waktu submission
proposal dari sisi Client, terkecuali jika memang darurat.

10 Dokumen2 yg berkaitan dengan disiplin lain (seperti PID, dsb) sebaiknya mempunyai waktu Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi teknik dan PMT monitoring.
Cut Off Date, sehingga tidak akan berimbas terlalu besar terhadap disiplin2 lain.

11 Dokumen2 seperti Data Sheet sebaiknya jika ada perubahan diberikan tanda revisi Pada saat tender selanjutnya menjadi concern divisi teknik
(cloud/warna), kemudian setiap perubahan dilakukan kenaikan revisi.

12 Data-data process seperti kalkulasi dan drawing selalu berubah-ubah dikarenakan Penambahan manpower terutama untuk Department Process sangat diperlukan
keterbatasan manpower untuk prepare dan checker. (seperti: engineer dan process drafter)

13 Setiap dokumen yang disubmit ke Vendor harus diupdate revisi jika ada perubahan supaya Pada saat tender selanjutnya menjadi concern semua divisi.
tidak membingungkan Vendor.