Directiva Minsa

DIRECTIVA ADMINISTRATIVA N° 203-MINSA/OGPP-V.
01
“LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS EN EL MINISTERIO DE SALUD”
(Aprobado mediante RM N° 805-2014/MINSA)
1. FINALIDAD
Promover y lograr implementar la gestión por procesos en el Ministerio de Salud como órgano
rector del Sector Salud, que coadyuve a desarrollar la gestión para resultado que brinde
servicios de calidad y que cumplan con las necesidades y expectativas de los ciudadanos, las
familias y las comunidades.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer lineamientos y criterios técnicos que orienten y faciliten la implementación de la
gestión por procesos en el Ministerio de Salud, permitiendo mejorar el desempeño a través
de resultados más previsibles, maximizando el uso de los recursos, alcanzar ciclos de
tiempos más cortos y reducción de costos, en el marco de la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Brindar orientaciones técnicas institucionales para la elaboración, actualización y uso
de los instrumentos y documentos de gestión por procesos en el Ministerio de Salud.
b. Promover la innovación y la mejora continua como enfoque de gestión en la cultura
organizacional de los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos del
Ministerio de Salud.
3. AMBITO DE APLICACIÓN
Los presentes lineamientos son de aplicación y cumplimiento obligatorio para los órganos,
órganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Salud.
Asimismo, sirven de orientación general a los Organismos Públicos adscritos al Sector Salud y
a las Direcciones o Gerencias Regionales de Salud de los Gobiernos Regionales.
4. BASE LEGAL
Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus normas
modificatorias.
Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
Decreto Legislativo N° 1161, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Salud.
Decreto Supremo N°030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de
Modernización de la Gestión del Estado.
Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
Decreto Supremo N° 023-2005-SA y sus normas modificatorias, Reglamento de
Organización y Funciones del Ministerio de Salud.
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA N° -MINSA/OGPP-V.01
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA: “LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN EL
MINISTERIO DE SALUD”
Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG con las que se aprueban las

Normas de Control Interno.
Resolución Ministerial N° 125-2013-PCM, aprueba el Plan de Implementación de la
Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2013-2016.
Resolución Ministerial N° 526-2011/MINSA, que aprueba las “Normas para la
elaboración de documentos normativos del Ministerio de Salud”.
Resolución Ministerial N° 596-2014/MINSA, que aprueba el documento “Hoja de Ruta
para la Implantación de la Reforma Institucional del Ministerio de Salud”.
Resolución Ministerial N° 598-2014/MINSA, que aprueba el documento “Mapa de
procesos del Ministerio de Salud” y las “Fichas Técnicas de los procesos de nivel cero
del Ministerio de Salud”.
5. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 De la Gestión por Procesos en el Ministerio de Salud
a. El Ministerio de Salud en el marco de la Política Nacional de Modernización de la
Gestión Pública, orienta su gestión institucional a la adopción paulatina de la gestión
por procesos, que contribuya a mejorar la calidad, eficiencia, eficacia, oportunidad y
transparencia de los bienes y servicios que brinda el Ministerio de Salud (ver
Conceptos en Anexo 01).
b. Todos los órganos, unidades orgánicas, programas y proyectos pertenecientes al
Ministerio de Salud, ejecutan sus funciones en el marco de procesos formalmente
definidos, orientados a la satisfacción del ciudadano, y en un enfoque de gestión de la
calidad y mejora continua.
c. La implementación de la gestión por procesos se realiza por Fases, de acuerdo a lo
establecido en el marco metodológico de trabajo (ver Anexo 02) y descrito en el
numeral 6.1 de la presente Directiva.
5.2 Del Mapa de Procesos

El Documento Técnico “Mapa de Procesos” y las “Fichas Técnicas de los Procesos” de
nivel cero del Ministerio de Salud, aprobados por Resolución Ministerial N° 598-
2014/MINSA, son utilizados como referencia y pueden ser actualizados durante y después
de la implementación de la metodología establecida en esta Directiva, durante todas sus
fases.
5.3 De los Procesos

a. Los procesos del Ministerio de Salud se clasifican en gobernantes, misionales y de
soporte, y se definen en niveles 0, 1, 2 ó 3 (según complejidad), siendo los niveles 2 y
3 modelados a través de diagramas de flujo.
b. La definición de los procesos de nivel 1, 2 ó 3 están enmarcados en el alcance de la
definición del proceso de nivel 0 al que corresponden.
c. Los procesos son definidos a nivel 3 siempre que se cumplan conjuntamente los
siguientes criterios:
Existan pequeños grupos o equipos de trabajo definidos que realizan todas las
actividades del proceso.
El proceso genera un producto específico que merece ser identificado en el
modelado del proceso.
2
5.4 De los Procedimientos

a. La definición y descripción de un procedimiento debe estar siempre enmarcado dentro
de un proceso de nivel 0.
b. Un procedimiento es una secuencia de pasos que se desarrolla en los procesos de
último nivel.
c. La identificación y definición de los procedimientos se realizará posterior a la definición
del último nivel (2 ó 3) de los procesos con los que se vincula.
5.5 De los Instrumentos y Documentos Técnicos de Gestión

La implementación de la gestión por procesos en el Ministerio de Salud conlleva a utilizar
instrumentos y documentos técnicos de gestión, que se describen en:
a. El Mapa de Procesos, un instrumento de gestión que representa gráficamente el
agrupamiento de actividades en los procesos de la organización, permitiendo tener una
visión general de su funcionamiento como un modelo sistémico. Contiene una
representación global y comprensible de todos los procesos a cargo de la entidad, sin
mediar o condicionar por ello la estructura orgánica de la misma.
b. El Manual de Procesos, un documento técnico de gestión que contiene la descripción
de un proceso de nivel 0 desagregado hasta el último nivel 2 ó 3 (según complejidad),
en este último nivel describe la secuencia detallada de los flujos de trabajo de las
actividades. Adicionalmente, contienen la descripción detallada de los procedimientos
que están enmarcados en el alcance de un proceso de nivel 0.
El Manual de Procesos incorpora en su estructura las siguientes herramientas:
La Ficha Técnica de Proceso, la herramienta que describe el nombre del
proceso, el responsable, objetivo, requisitos, alcance, proveedor, insumos,
actividades o procesos internos, productos, usuarios, así como los recursos
críticos que intervienen en el proceso.
La Ficha Técnica de Procedimiento, la herramienta donde se describe el
nombre del procedimiento, propósito, alcance, marco legal, la descripción y un
diagrama de flujo de los pasos a seguir para el logro del propósito.
La Ficha Técnica de Producto, la herramienta que describe las características
del producto, requerimientos y especificaciones que se deben cumplir, así
como a los usuarios internos y externos de dichos productos, y sus
necesidades y expectativas.
La Ficha Técnica de Indicador, la herramienta que describe la descripción del
indicador, fórmula de cálculo y su descripción de las variables requeridas,
unidad de medida, las características de la medición, así como también el
responsable de realizarla.
c. Texto Único de Procedimientos Administrativos, instrumento de gestión que
contiene toda la información relativa a los trámites y procedimientos administrativos
que el público usuario debe realizar para obtener alguna información o servicio de las
entidades públicas. La formulación específica de este instrumento está establecida
metodológicamente por el Decreto Supremo N° 079-2007-PCM, Lineamientos para
elaboración y aprobación de TUPA y disposiciones para el cumplimiento de la Ley del
Silencio Administrativo.
3
6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
6.1 De la metodología para la implementación de la Gestión por Procesos
Para lograr la implementación de la Gestión por Procesos en el Ministerio de Salud, se
requiere contar con un marco metodológico que defina las fases y sus acciones, para
lograr que los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio
de Salud implementen de manera uniforme y con criterios institucionales uniformes la
Gestión por Procesos.
En ese sentido, se plantean 4 Fases del marco metodológico para la implementación de la
Gestión por Procesos en el Ministerio de Salud (ver esquema en Anexo 02).
6.1.1 De la Fase 1: DISEÑO
El objetivo de esta fase es que cada proceso este definido y documentado,
considerando la identificación o el diseño del proceso y de sus procedimientos
vinculados, a fin de permitir al Ministerio de Salud medir su funcionamiento y la
mejora respecto de los insumos, actividades, productos y resultados asociados.
Las acciones propuestas para esta Fase 1 son:
a. Definir o actualizar el Mapa de Procesos del Ministerio de Salud (MINSA);
para ello, es requerido analizar el marco estratégico y las competencias atribuidas
por mandato legal al MINSA, identificar los productos principales (bienes y servicios)
desde una realidad actual, normativa y estratégica, e identificar los actores
involucrados en la generación de los productos del MINSA. Se debe construir el
Mapa de Procesos del MINSA a nivel 0 con sus respectivas Fichas Técnicas de
Procesos (a nivel 0), considerando sus contenidos y posibles procesos de nivel 1.
Además, se debe considerar cómo los procesos de nivel 0 se vinculan y articulan
con los procesos de los Organismos Públicos adscritos al MINSA y otros actores del
Sector Salud. Finalmente, se debe realizar la validación y aprobación del Mapa de
Procesos y asignación formal de responsables de los procesos de nivel 0.
b. Conformar el equipo para la implementación de la Gestión por Procesos
(GPP). Se conforma un equipo con los representantes de la Alta Dirección, de las
direcciones y oficinas generales, de los programas y proyectos, y de los órganos
desconcentrados del MINSA, bajo la conducción de un representante de la Oficina
General de Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces. Se debe generar
un Acta de Constitución de Equipo, donde se deje explícito la responsabilidad de
lograr la implementación de la metodología de gestión por procesos y de cumplir
con el objetivo del proceso a cargo. Luego de establecer el equipo, la Oficina
General de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, será responsable
de capacitar al equipo sobre la metodología y herramientas para la implementación
de la GPP en el MINSA.
c. Definir y documentar el proceso, para ello es necesario realizar el inventario
de procesos hasta el nivel 2 ó 3 (según complejidad). Para identificar un proceso de
cualquier nivel, se debe tener en consideración lo siguiente:
- El Mapa de Procesos del Ministerio de Salud.
- Marco institucional (estratégico y normativo) que regula la realización de ciertas
actividades que están vinculadas en el proceso.
- La finalidad de un proceso es brindar valor por medio de los productos
generados, que es satisfacer las necesidades y expectativas del usuario final.
- La identificación y definición de sus elementos básicos: proveedores, insumos,
principales actividades o procesos de menor nivel, productos, usuarios finales,
y los eventos que marcan el inicio y fin del proceso.
4
Los procesos deberán diseñarse teniendo en cuenta la racionalidad del uso de los
recursos materiales, financieros y humanos, así como, la eficiencia del tiempo de su
ejecución. En dicho sentido, es importante tener en cuenta las normas que regulan
el Sistema de Control Interno.
Por cada proceso de nivel 0, 1, 2 y 3 (según complejidad) se debe elaborar una
Ficha Técnica de Proceso que contendrá:
- la descripción y los límites del proceso,
- el evento que lo inicia y termina,
- el objetivo general del proceso,
- su alcance,
- las actividades que se realizan,
- los productos que se generan,
- los requisitos (normativos) necesarios para iniciar el proceso,
- los insumos y quiénes son los que proveen,
- los usuarios del proceso,
- los indicadores generales que se usarán para medir los resultados del proceso,
- entre otros elementos.
d. Realizar el modelado de Procesos, para ello, se debe consolidar las Fichas
Técnicas de Procesos de nivel 1, 2 y 3 (según la complejidad) de cada proceso de
nivel 0, siendo el último nivel (2 y 3) modelado en un diagrama de flujo y utilizando
la notación Business Process Modeling Notation (BPMN), el cual debe cumplir las
siguientes condiciones:
- clarificar la secuencia de pasos y decisiones del proceso,
- enumerar las actividades y decisiones más importantes,
- establecer los roles de cada actividad dentro del proceso,
- considerar las actividades de medición, controles y registros que se realizan en
cada proceso.
Culminado el modelado de procesos y considerando las acciones anteriores, se

puede lograr la aprobación del Manual de Procesos en una primera versión,
teniendo en cuenta lo especificado en la sección 6.8 de la presente directiva.
e. Identificar, definir y documentar los procedimientos, para ello, teniendo
definidos los procesos hasta el último detalle, se debe realizar la Ficha Técnica de
Procedimiento que debe contener la descripción y el diagrama de flujo con la
secuencia de pasos que se deben realizar para lograr determinada tarea o un
proceso en particular. Todo procedimiento está enmarcado en un proceso, por lo
tanto, la Ficha Técnica de Procedimiento se incorporará en el Manual de Proceso al
que pertenece dicho procedimiento.
Para la implementación de esta fase de la metodología, debe tomarse como
referencia las pautas, formatos y herramientas de la Guía Técnica para la Fase 1:
Diseñar Procesos.
6.1.2 De la Fase 2: MEDICIÓN

El objetivo de esta fase es definir los indicadores y realizar las mediciones
necesarias que permitan tomar decisiones sobre la efectividad de los procesos.
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a. Priorizar los procesos, Para la determinación de los procesos críticos, el equipo
para la implementación de Gestión por Procesos, debe calcular el impacto del
proceso, para cada proceso a revisar, se debe determinar una valoración de la
importancia del proceso tomando en cuenta ciertos criterios, tales como:
- impacto en el ciudadano,
- vinculación a las políticas priorizadas del Sector y del MINSA,
- ejecución presupuestal del proceso vinculado a las acciones estratégicas,
- proceso clave que impacta en la gestión de la entidad,
- nivel de compromiso de la entidad,
- impacto en el resto de procesos de la cadena de valor,
- entre otros criterios.
b. Identificar las expectativas de los usuarios del proceso, para ello, a través de
entrevistas y técnicas para recibir retroalimentación, se debe identificar y
documentar en Fichas Técnicas de Productos, las necesidades y expectativas
esperadas por el usuario respecto a las características del producto.
c. Definir Indicadores, para ello, se selecciona una o más variables que sean
representativas en las Fichas Técnicas de Producto y que sean significativas en el
objetivo del proceso, además de que puedan medirse. Pueden considerarse
indicadores para los productos del proceso (visto desde el usuario beneficiado),
para la evaluación de la marcha del proceso (visto de la organización) y para los
insumos del proceso. Adicionalmente, es necesario definir e implementar
herramientas de medición, que servirán como apoyo para recoger los datos que
permitan analizar los indicadores. Los indicadores se deben documentar en las
Fichas Técnicas de Indicador.
d. Realizar mediciones, para ello se debe observar, registrar, y cuantificar los
datos correspondientes a los indicadores seleccionados. Es preciso usar datos que
reflejen la situación actual y sean objetivos. Se deben tener suficientes indicadores y
mediciones para poder evaluar claramente la situación actual antes de gestionar
cambios.
referencia la Guía Técnica para la Fase 2: Medir Procesos.
6.1.3 De la Fase 3: ANÁLISIS Y MEJORA

El objetivo de esta fase es solucionar problemas y realizar mejoras o rediseños en
los procesos e implementarlos en el Ministerio de Salud, desarrollando los cambios
en la documentación, normatividad y funcionamiento necesarios para su ejecución.
a. Identificar problemas y oportunidades de mejora, para ello, se podrán
identificar problemas operacionales o detectar brechas o barreras en las variables
críticas del proceso que deben ser ajustadas; en ambos casos, se podrá recurrir a
metodologías y al uso de herramientas de mejora continua, como análisis de
actividades de valor agregado, simplificación del proceso, reducción de tiempos,
entre otros; así como también, plantear proyectos específicos para su
implementación. Es importante considerar las actas de reunión donde se deje en
evidencia los acuerdos y compromisos de los implicados en la mejora.
b. Implementar mejora, para ello y previo análisis, se realizan los cambios
necesarios en herramientas, normas, software, manual de procesos, fichas técnicas
6
de procedimientos, distribución y carga de trabajo, cultura organizacional, entre

otros, que implica la mejora planteada del proceso y realizar la capacitación a los
usuarios implicados en el cambio. Se podría realizar un piloto como parte de la
implementación, en el caso que la mejora sea sobre un proceso crítico para el
conjunto del Ministerio de Salud. Es importante considerar las actas de reunión
donde se deje en evidencia los acuerdos y compromisos de los implicados en la
mejora.
Finalmente, las mejoras implementadas pueden verse reflejadas en:
- aspectos técnicos,
- aspectos normativos,
- aspectos presupuestales,
- aspectos de gestión,
- aspectos de decisión política.
referencia la Guía Técnica para la fase 3: Mejorar Procesos.
6.1.4 De la Fase 4: CONTROL

El objetivo de esta fase es mantener estable y controlado el proceso, con opción a
realizar mejoras continuas que permitan aumentar el desempeño a través de
resultados más previsibles, maximizando el uso de los recursos, ciclos de tiempos
más cortos, reducción de costos y promoviendo la transparencia del proceso.
El inicio de esta fase es señal que el Ministerio de Salud ya esta adecuándose a una
Gestión por Procesos, lo que permitirá empezar la implementación o mejoramiento
de controles que permitan identificar debilidades y aportar en la eficiencia de las
1
operaciones .
a. Evaluar y monitorear la capacidad del proceso, a través del análisis de
información con la finalidad de evaluar los riesgos, la estabilidad y capacidad del
proceso, para finalmente, también monitorear la estabilidad de éste para generar los
productos dentro de las especificaciones definidas y requeridas por el usuario.
La evaluación de los riesgos permitirá tomar acciones preventivas y evaluar la
capacidad del proceso, así como permitirá tomar acciones correctivas. El monitoreo
de la estabilidad de los procesos, permitirá incorporar controles adicionales a través
de planes de mejoramiento.
b. Realizar acciones preventivas y correctivas, tomando como referencia los
resultados de la evaluación y monitoreo del proceso, se realizan acciones que
puedan impedir el logro de las metas y objetivos de cada proceso.
Las acciones de control previo, simultáneo y posterior deben implementarse en el
marco de la normatividad establecida por la Ley de Control Interno de las Entidades
del Estado.
Para la implementación de esta fase de la metodología debe tomarse como
referencia la Guía Técnica para la Fase 4: Controlar Procesos.
6.2 Del responsable del Proceso
1
Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado.
7
a. El responsable de un proceso identifica al responsable de cada proceso del nivel

subsiguiente, quien estará a cargo de velar por el buen desempeño del mismo, de
principio a fin.
b. El responsable de un proceso realiza las actividades tendientes a lograr el
cumplimiento de las actividades consideradas en la Fase 1 de la metodología.
c. El responsable de un proceso deberá promover la mejora continua del proceso.
d. Un proceso está bajo la conducción de un solo responsable.
e. La responsabilidad de un proceso es designado a un órgano o unidad orgánica de la
estructura orgánica del Ministerio de Salud, de acuerdo al Reglamento de Organización
y Funciones vigente.
6.3 De la elaboración del Manual de Procesos

a. El Manual de Procesos se elabora para cada proceso de nivel 0 definido en el Mapa de
Procesos del Ministerio de Salud, y contendrá los procesos de niveles subsiguientes.
b. El Manual de Procesos se elabora y aprueba en la Fase 1 de la metodología. Sin
embargo, en las siguientes fases se puede ir agregando herramientas, como son la
Ficha Técnica de Indicador y la Ficha Técnica de Producto (se elaboran en la Fase 2
de la metodología), logrando una actualización del Manual de Procesos.
c. El Manual de Procesos contiene las Fichas Técnicas de los Procesos, el mapeo de
procesos de nivel 0 y 1, el modelado de los procesos de nivel 2 y 3, las Fichas
Técnicas de Productos, las Fichas Técnicas de Indicador y las Fichas Técnicas de
Procedimientos.
6.4 De la Elaboración de la Ficha Técnica de Proceso

La Ficha Técnica de Proceso será elaborada por cada proceso definido, y este puede ser
de nivel 0, 1, 2 ó 3, según la complejidad.
6.5 De la Elaboración de la Ficha Técnica de Producto
La Ficha Técnica de Producto será elaborada al menos, por cada producto principal de
proceso definido, y este puede ser de nivel 0, 1, 2 ó 3, según la complejidad.
6.6 De la Elaboración de la Ficha Técnica de indicador
La Ficha Técnica de Indicador será elaborada por cada indicador definido para un
proceso, y este puede ser de nivel 0, 1, 2 ó 3, según la complejidad.
6.7 De la elaboración de la Ficha Técnica de Procedimiento
La Ficha Técnica de Procedimiento se elabora al final de la Fase 1 de la metodología,
posterior a la definición de todos los procesos del Ministerio de Salud.
6.8 De la Aprobación
6.8.1 De los Órganos del Ministerio de Salud
a. El Mapa de Procesos se aprueba por Resolución Ministerial, con la visación de la
Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, previa revisión de la Oficina de
Organización o la que haga sus veces.
La aprobación del Mapa de Procesos debe ir acompañada de la aprobación de las
Fichas Técnicas de Procesos del nivel 0, con la finalidad de sustentar con mayor
detalle cada uno de los procesos del respectivo Mapa.
b. El Manual de Procesos se aprueba por Resolución Ministerial, previa revisión y
visación del responsable del respectivo proceso de nivel 0 y la visación de la Oficina
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General de Planeamiento y Presupuesto, previa revisión de la Oficina de

Lo mínimo necesario para la aprobación de un Manual de Procesos es que
contenga todas las Fichas Técnicas de Procesos hasta el último nivel, siendo los
procesos de nivel 0 y 1, acompañados con su mapeo respectivo, y los procesos de
nivel 2 y 3 acompañados por el modelado de cada proceso.
c. La Ficha Técnica de Proceso de cualquier nivel, las Fichas Técnicas de
Productos, las Fichas Técnicas de Indicadores, y los respectivos mapeos o
modelados del proceso, para su incorporación en el respectivo Manual de Proceso,
deben ser visadas por cada responsable del respectivo proceso, por la Oficina
General de Planeamiento y Presupuesto, previa revisión de la Oficina de
d. Las Fichas Técnicas de Procedimientos, para su incorporación en el respectivo
Manual de Procesos, deben ser visadas por el responsable del respectivo proceso
que lo enmarca, y por la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, previa
revisión de la Oficina de Organización o la que haga sus veces.
6.8.2 De los Órganos Desconcentrados

a. El Mapa de Procesos de un órgano desconcentrado se aprueba por acto
resolutivo del titular del mismo, con visación de la Oficina General de Planeamiento
y Presupuesto del Ministerio de Salud, previa opinión técnica de la Oficina de
La aprobación del Mapa de Procesos de un órgano desconcentrado, debe ir
acompañada de la aprobación de las Fichas Técnicas de Procesos del nivel 0, con
la finalidad de sustentar con mayor detalle cada uno de los procesos del respectivo
mapa.
b. El Manual de Procesos debe ser aprobado por acto resolutivo del titular del
órgano desconcentrado, previa aprobación por el responsable del respectivo
proceso de nivel 0 y visación de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto
del Ministerio de Salud, previa revisión de la Oficina de Organización o la que haga
sus veces.
c. Las Fichas Técnicas de Procesos en todos los niveles, el modelado para los
procesos de nivel 2 y 3, y las Fichas Técnicas de Procedimientos deben ser visadas
por cada responsable del respectivo proceso en el órgano desconcentrado, y por la
Oficina General de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud, previa
revisión de la Oficina de Organización o la que haga sus veces.
6.8.3 De los Programas y Proyectos

Las Fichas Técnicas de Procesos en todos los niveles, así como el modelado para
los procesos de nivel 2 y 3, en los que es responsable el titular del programa o del
proyecto, así como las Fichas Técnicas de Procedimientos que sean de alcance
dentro de las operaciones de alguno de dichos procesos, se aprueban por cada
responsable del respectivo proceso, con la visación de la Oficina General de
Planeamiento y Presupuesto del Ministerio de Salud, previa revisión de la Oficina de
7. RESPONSABILIDADES
7.1 De la Alta Dirección
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a. El titular del Ministerio de Salud conduce la implementación de la Gestión por Procesos

en la entidad y la impulsa en el Sector Salud.
b. El titular del Ministerio de Salud promueve la definición y actualización del Mapa de
Procesos del Ministerio de Salud, con el asesoramiento de la Oficina de Planeamiento
y Presupuesto del Ministerio de Salud, a través de la Oficina de Organización o la que
haga sus veces, y la participación de los funcionarios que designe para dicho fin.
7.2 De los órganos responsables de los procesos de nivel 0 del Mapa de Procesos:
a. Designan formalmente al personal responsable de la implementación de la metodología
de Gestión por Procesos en el marco del proceso de nivel 0 respectivo, elaborando el
Manual de Procesos y gestionando su aprobación, debiendo coordinar con la Oficina
General de Planeamiento y Presupuesto a través de la Oficina de Organización, o la
que haga sus veces.
De producirse algún cambio o reemplazo del personal designado, se informará
formalmente a la Oficina de Organización del Ministerio de Salud o la que haga sus
veces.
b. Difunden y velan por el cumplimiento obligatorio de las actividades de cada proceso;
así como también de las acciones y tiempos establecidos en cada procedimiento, por
parte de los servidores públicos responsables de su aplicación.
c. Participan activamente en la capacitación del personal, a fin de realizar una correcta
implementación de la gestión por procesos.
d. Implementan mecanismos de control interno, evaluación y seguimiento que favorezcan
permanentemente la mejora continua de los procesos, a fin de que todo asunto que
interfiera con el desempeño organizacional y las acciones descritas en los Manuales de
Procesos pueda ser detectado y transmitido para su corrección oportuna.
7.3 De la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces:

a. Conduce la definición y actualización del Mapa de Procesos y los procesos del
Ministerio de Salud, a través de la Oficina de Organización o la que haga sus veces, y
la participación de los funcionarios que designe la Alta Dirección.
b. Conduce la implementación de la gestión por procesos en los órganos, órganos
desconcentrados, programas y proyectos del Ministerio de Salud.
c. Propone directivas administrativas, metodologías y herramientas para la
implementación de la gestión por procesos en el Ministerio de Salud.
d. Brinda apoyo técnico y desarrolla acciones de capacitación, por iniciativa propia o a
solicitud de los órganos, órganos desconcentrados, programas y proyectos,
Organismos Públicos o Gobiernos Regionales, sobre la metodología y la elaboración
de los Instrumentos y Documentos Técnicos de Gestión del Ministerio de Salud.
e. Revisa, codifica y visa en señal de conformidad el proyecto de Manual de Procesos
elaborado o actualizado.
f. Propone el acto resolutivo que aprueba la versión final y validada del Manual de
Procesos.
g. Mantiene el registro de los Manuales de Procesos emitidos y actualizados y aquellos
que se encuentren en proceso de elaboración, con la finalidad de asegurar su
identificación y control.
h. Realiza el seguimiento al cumplimiento de los procesos implementados, mejorados y
aprobados en el Ministerio de Salud.
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8. DISPOSICIONES FINALES
a. Las plantillas necesarias para elaborar las herramientas, instrumentos y documentos
técnicos de gestión definidos en la presente Directiva e instrucciones precisas de
llenado, estarán disponibles en versión electrónica modificable, en la intranet
institucional, además, estarán descritas en la Guía Técnica para la Fase 1: Diseñar
Procesos en el Ministerio de Salud.
b. Las siguientes fases (2, 3 y 4) contempladas en la metodología para la implementación
de Gestión por Procesos en el Ministerio de Salud, serán documentadas en sus
respectivas Guías Técnicas, las mismas que serán propuestas por la Oficina General
de Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces.
c. Las herramientas, instrumentos y documentos técnicos de gestión definidos en la
presente directiva administrativa y aprobados con anterioridad a esta, serán evaluados
por la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, a través de la Oficina de
Organización o la que haga sus veces, y de considerarse pertinente se dispondrá su
adecuación.
d. Los documentos técnicos de gestión definidos en el presente documento, que se
encuentren en proceso de elaboración se deben adecuar a las disposiciones de la
presente directiva administrativa.
e. Los aspectos no contemplados en la presente directiva, serán absueltos por la Oficina
General de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces.
9. ANEXOS
Anexo 01 : Conceptos en la Gestión por Procesos del Ministerio de Salud.
Anexo 02 : Marco metodológico de la implementación de la gestión por procesos
del ministerio de salud.
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ANEXO 01
CONCEPTOS EN LA GESTIÓN POR PROCESOS

DEL MINISTERIO DE SALUD
NOMBRE DEFINICIÓN
Actividad Tarea o conjunto de tareas necesarias para realizar un proceso.
Evaluación de hechos y datos llevada a cabo por una entidad o por sus órganos
o unidades orgánicas, para proveer una sólida base para la toma efectiva de
Análisis decisiones. El análisis de toda la entidad, permite orientar la gestión de
sistemas y procesos de trabajo hacia el logro de los resultados y hacia el
alcance de los objetivos estratégicos.
AVA Análisis de Actividades de Valor Agregado.
La notación para modelar procesos de negocio (BPMN), proporciona la

capacidad de comprensión de sus procesos internos en una notación gráfica y
BPMN
darán al Ministerio de Salud la capacidad de comunicar estos procedimientos
de una manera estándar.
Secuencia que identifica y establece la generación de valor a través de los

procesos donde se involucran muchas instituciones y que contribuyen
Cadena de Valor
directamente a satisfacer las necesidades y requerimientos del usuario y
cumplir con los objetivos estratégicos institucionales y sectoriales.
Capacidad – atributos y aptitudes- para la resolución de problemas y el logro

de propósitos. Debe hacerse evidente en comportamientos observables y
Competencia
habituales donde se aplican conocimientos y habilidades en un determinado
puesto en una entidad.
Grado de evaluación y comparación de los resultados de la entidad con metas,

estándares, resultados pasados y resultados de los específicos. Se visualiza en
Desempeño
consecuencias y resultados obtenidos de procesos, productos y usuarios
internos y externos.
Representación gráfica de las etapas de un proceso/procedimiento, útil para

investigar las oportunidades de mejora, al obtener un conocimiento detallado
del modo real de funcionamiento del proceso/procedimiento en ese
momento.
Diagrama de Flujo
Representación gráfica, clara, lógica y concisa de las distintas actividades o
pasos interrelacionadas que son realizadas en un proceso o procedimiento
respectivamente.
Consecución de los objetivos, metas y estándares orientados a la satisfacción

de las necesidades y expectativas del usuario, y finalmente, del ciudadano.
Eficacia
Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
12
Optimización de los resultados alcanzados por la administración pública con

Eficiencia relación a los recursos disponibles e invertidos en su consecución.
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Herramienta que describe la descripción del indicador, fórmula de cálculo y su

Ficha Técnica de Indicador descripción de las variables requeridas, unidad de medida, las características
de la medición, así como también el responsable de realizarla.
Herramienta que describe el nombre del procedimiento, propósito, alcance,

Ficha Técnica de Procedimiento marco legal, la descripción y un diagrama de flujo de los pasos a seguir para el
logro del propósito.
Herramienta que describe el nombre del proceso, el responsable, objetivo,

requisitos, alcance, proveedor, insumos, actividades o procesos internos,
Ficha Técnica de Proceso
productos, usuarios, así como los recursos críticos que intervienen en el
proceso.
Herramienta que describe las características del producto, y requerimientos y

Ficha Técnica de Producto especificaciones que se deben cumplir, así como a los usuarios internos y
externos de dichos productos, y sus necesidades y expectativas.
Conjunto de conocimientos con principios y herramientas específicas

orientados a lograr resultados de la organización, mediante la identificación y
Gestión por Procesos selección de procesos, documentación y mejora continua de las actividades,
por ello se aplica a la totalidad de la organización para asegurar su enfoque
estratégico.
Dato o conjunto de datos que ayudan a medir y evaluar objetivamente la

Indicador
evolución de un proceso o de una actividad.
Producto de otro proceso que, al ingresar a un proceso, se convierte en

Insumo
insumo; los insumos pueden ser internos o externos.
Documento técnico de gestión que contiene la descripción de un proceso de

nivel 0 desagregado hasta el último nivel 2 o 3 (según complejidad), en este
Manual de Procesos último nivel describe la secuencia detallada de los flujos de trabajo de las
actividades. Adicionalmente, contienen la descripción detallada de los
procedimientos que están enmarcados en el alcance del proceso de nivel 0.
Instrumento de gestión que representa gráficamente el agrupamiento de

actividades en los procesos de la organización, permitiendo tener una visión
Mapa de Procesos general de su funcionamiento como un modelo sistémico. Contiene una
representación global y comprensible de todos los procesos a cargo de la
entidad, sin mediar o condicionar por ello la estructura orgánica de la misma.
Es una representación gráfica interna de un proceso, mostrando la secuencia

de sus actividades y procesos internos que se ejecutan. Asimismo favorece el
Modelado de proceso
análisis y la comunicación orientada hacia la mejora de los procesos existentes,
con el propósito de optimizarlos.
Descripción de forma específica y detallada para llevar a cabo una tarea, o un

Procedimiento proceso específico. Los procedimientos están impulsados por la finalización de
una tarea.
13
Conjunto de actos y diligencias tramitados ante la entidad, conducentes a la

emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales
Procedimiento Administrativo
o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los
administrados.
Conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa,

Proceso trasformando insumo(s) en producto(s). Los procesos están impulsados por la
consecución de un resultado.
Son los procesos principales o de contexto que representan el funcionamiento

Proceso de nivel 0
de la organización.
Son los procesos que en conjunto forman al proceso de nivel 0 y que explicitan
Proceso de nivel 1
una cadena que genera valor.
Son los procesos o actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 1 y

Proceso de nivel 2
que explicitan una cadena que genera valor.
Son las actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 2 y que

Proceso de nivel 3
explicitan una cadena que genera valor.
Definen y despliegan las estrategias y objetivos de la

entidad, proporcionan directrices, límites de actuación al resto de los procesos
e intervienen en la visión de la institución. Sólo en el caso del Ministerio de
Proceso Estratégicos Salud se denominan "Procesos Gobernantes" dado que estos procesos
estratégicos además tienen un alcance
sectorial y no solo institucional, y comprenden las directrices para la
conducción de las políticas sectoriales y nacionales.
Abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los

Procesos de Soporte procesos operativos y estratégicos, y la administración de los recursos de la
entidad.
Constituyen la secuencia de valor añadido del servicio e impactan sobre la

satisfacción del usuario, se vinculan directamente con los procesos
Procesos Misionales /
misionales/operativos de las instituciones del Sector hasta los servicios
Operativos
directos, manteniendo una interrelación con los
procesos estratégicos y de soporte.
Con respecto a una cadena de valor en la producción de un bien o servicio, el

producto es el conjunto articulado (entregable) de salida de un proceso, que
puede convertirse en insumo para otro, o finalmente, en el entregable que
Producto
una organización le provee a otra intermediaria; el producto tiene el objeto de
generar un cambio en otro proceso. La población que recibe la provisión del
producto final es la población beneficiaria.
Puede ser el órgano, la unidad orgánica, ciudadano, entidad pública, servidor

Proveedor público, proceso, etc. que entrega un insumo, puede ser interno o externo a la
organización.
14
Órgano, unidad orgánica, área o servidor público, quien debe asegurar y

Responsable del proceso garantiza que el producto del proceso sea ofrecido en las mejores condiciones
al usuario.
Todas las personas activamente involucradas en cumplir el trabajo de la

entidad en la función pública, incluyendo los trabajadores (permanentes, a
Servidor Público tiempo parcial, temporales, personal contratado supervisado por la entidad) y
voluntarios, cuando corresponda. El personal incluye a los líderes de equipos,
supervisores y gerentes a todo nivel.
Instrumento de gestión que contiene toda la información relativa a los

Texto Único de Procedimientos
procedimientos y trámites administrativos que el público usuario debe realizar
Administrativos
para obtener alguna información o servicio de las entidades públicas.
Se entiende por estos al desarrollo de uno o varios procedimientos con la

Trámite
finalidad de obtener un servicio o una prestación de la administración pública.
Es aquel que recibe o utiliza un producto o servicio generado por un proceso.

Puede ser un órgano, unidad orgánica, ciudadano, entidad pública, servidor
Usuario
público, proceso, etc. Tiene capacidad para juzgar la calidad del producto
cuando le es entregado.
Usuario Externo Es todo usuario que no pertenece a la estructura de la entidad.
Usuario Interno Es el usuario que forma parte de la entidad
Remite al valor creado por el Estado a través de servicios, leyes, regulaciones y

otras acciones. Se crea valor sobre todo a través de transacciones individuales
con los ciudadanos, garantizando sus derechos, satisfaciendo sus demandas y,
Valor Público prestándoles servicios de calidad. El valor se genera en la medida que un
público reconozca el bien o el servicio como respuesta a una necesidad o
preferencia, y aprecie la calidad del bien o servicio como respuesta adecuada a
la misma.
15
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA: “LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN EL MINISTERIO DE SALUD”
ANEXO 02
MARCO METODOLÓGICO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS DEL MINISTERIO DE SALUD
Requisitos:
1. Asegurar la conducción de la Alta Dirección.
2. Elaborar Plan de Trabajo institucional  Definir /Actualizar el Mapa de
3. Realizar la sensibilización a la entidad. Procesos
 Conformar Equipo de
implementación
 Definir y documentar procesos
1. DISEÑO
 Evaluar y monitorear  Realizar modelado del procesos
la capacidad del  Identificar/definir/documentar
proceso. procedimientos
 Realizar acciones
preventivas y
correctivas.
4. CONTROL 2. MEDICIÓN
GESTIÓN
POR
PROCESOS
3. ANÁLISIS Y
MEJORA
 Priorizar los procesos.
 Identificar las
expectativas del los
usuarios.
 Definir indicadores.
 Identificar  Realizar mediciones.
problemas y
oportunidades de
mejora.
 Implementar
16
mejoras

Directiva Minsa

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DIRECTIVA ADMINISTRATIVA N° 203-MINSA/OGPP-V.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG con las que se aprueban las

5.2 Del Mapa de Procesos

5.3 De los Procesos

5.4 De los Procedimientos

5.5 De los Instrumentos y Documentos Técnicos de Gestión

Culminado el modelado de procesos y considerando las acciones anteriores, se

6.1.2 De la Fase 2: MEDICIÓN

Las acciones propuestas para esta Fase 2 son:

6.1.3 De la Fase 3: ANÁLISIS Y MEJORA

de procedimientos, distribución y carga de trabajo, cultura organizacional, entre

6.1.4 De la Fase 4: CONTROL

6.2 Del responsable del Proceso

a. El responsable de un proceso identifica al responsable de cada proceso del nivel

6.3 De la elaboración del Manual de Procesos

6.4 De la Elaboración de la Ficha Técnica de Proceso

General de Planeamiento y Presupuesto, previa revisión de la Oficina de

6.8.2 De los Órganos Desconcentrados

6.8.3 De los Programas y Proyectos

a. El titular del Ministerio de Salud conduce la implementación de la Gestión por Procesos

7.3 De la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces:

CONCEPTOS EN LA GESTIÓN POR PROCESOS

AVA Análisis de Actividades de Valor Agregado.

La notación para modelar procesos de negocio (BPMN), proporciona la

Secuencia que identifica y establece la generación de valor a través de los

Capacidad – atributos y aptitudes- para la resolución de problemas y el logro

Grado de evaluación y comparación de los resultados de la entidad con metas,

Representación gráfica de las etapas de un proceso/procedimiento, útil para

Consecución de los objetivos, metas y estándares orientados a la satisfacción

Optimización de los resultados alcanzados por la administración pública con

Herramienta que describe la descripción del indicador, fórmula de cálculo y su

Herramienta que describe el nombre del procedimiento, propósito, alcance,

Herramienta que describe el nombre del proceso, el responsable, objetivo,

Herramienta que describe las características del producto, y requerimientos y

Conjunto de conocimientos con principios y herramientas específicas

Dato o conjunto de datos que ayudan a medir y evaluar objetivamente la

Producto de otro proceso que, al ingresar a un proceso, se convierte en

Documento técnico de gestión que contiene la descripción de un proceso de

Instrumento de gestión que representa gráficamente el agrupamiento de

Es una representación gráfica interna de un proceso, mostrando la secuencia

Descripción de forma específica y detallada para llevar a cabo una tarea, o un

Conjunto de actos y diligencias tramitados ante la entidad, conducentes a la

Conjunto de actividades interrelacionadas que agregan valor en cada etapa,

Son los procesos principales o de contexto que representan el funcionamiento

Son los procesos o actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 1 y

Son las actividades que en conjunto forman al proceso de nivel 2 y que

Definen y despliegan las estrategias y objetivos de la

Abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los

Constituyen la secuencia de valor añadido del servicio e impactan sobre la

Con respecto a una cadena de valor en la producción de un bien o servicio, el

Puede ser el órgano, la unidad orgánica, ciudadano, entidad pública, servidor

Órgano, unidad orgánica, área o servidor público, quien debe asegurar y

Todas las personas activamente involucradas en cumplir el trabajo de la

Instrumento de gestión que contiene toda la información relativa a los

Se entiende por estos al desarrollo de uno o varios procedimientos con la

Es aquel que recibe o utiliza un producto o servicio generado por un proceso.

Usuario Externo Es todo usuario que no pertenece a la estructura de la entidad.

Usuario Interno Es el usuario que forma parte de la entidad

Remite al valor creado por el Estado a través de servicios, leyes, regulaciones y

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