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PET-SG-001 GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

Preparado por Revisado por Aprobado por

SUPERVISOR CAMPO SUPERVISOR DE SEGURIDAD GERENTE GENERAL

FECHA DE ELABORACION: FECHA DE


APROBACIÓN:
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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1 OBJETIVO

Describir las actividades a seguir para la elaboración y control de la documentación del


Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Gestión Ambiental,
de acuerdo a los requisitos establecidos por la organización, Norma ISO 14001:2004,
Norma OHSAS 18001:2007.

Además, se describirán las actividades a seguir para identificar, actualizar, tener


acceso y disponer de los requisitos legales y otros requisitos suscritos en materia de
Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente, que sean aplicables en la
organización, así como evaluar su cumplimiento.

2 ALCANCE

Se aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la
empresa.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 ISO 14001
 OHSAS 18001

4 DEFINICIONES

4.1 M a n u a l : Documento que especifica la forma de administrar una


organización.
Nota: Los Manuales pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse
al tamaño y complejidad de cada organización en particular.
4.2 Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o
un proceso.
4.3 F u n ci o ne s específicas: Describe las actividades a desarrollar por cada puesto en
las instalaciones del cliente.
4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
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4.5 Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán datos como


resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un
registro.
4.6 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestión
Integrado, identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona
o área, para su uso y aplicación correspondiente.
4.7 Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestión
Integrado, que son impresos con fines didácticos o de revisión, e identificados con
un sello de copia no controlada
4.8 Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos
del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se considera por
ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de equipos, etc.
4.9 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia, por actualización
de la información.

5 RESPONSABILIDAD

El Representante de la Gerencia es el responsable de cumplir y de hacer cumplir el


presente procedimiento asegurando su implementación y control respectivo.
Asimismo, todos los miembros de la organización son responsables de cumplir lo
establecido en el presente procedimiento.

Los responsables de los diferentes procesos son los encargados de tener los registros
al día, actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y
seguros, con el fin de evitar su deterioro.

Los supervisores son responsables de la distribución de las funciones específicas por


puesto.

6 DESARROLLO

6.1 Documentos Internos


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Actividad Descripci Registros


ón
La elaboración de cualquier documento del Sistema
de Gestión puede elaborarse a necesidad de cualquiera
Elaboración /
de los procesos por iniciativa de cualquier integrante de
Modificación
la empresa. Se realizará en diferentes niveles de la
empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del
documento.
La elaboración, revisión y aprobación se realizará de Acta de Comité
acuerdo a lo establecido en la Tabla Nº 1. aprobación de
Aprobación
documento
La aprobación del documento se evidencia con la firma
del acta aprobación por parte del Sub Gerente, SSO,
Supervisores de campo

Una vez aprobado el documento, el Representante de la


Gerencia le asignará el código y demás información de
Codificación
carácter general que identifique al documento, según lo
indicado en la Tabla Nº 2.

Nota: Los documentos de tipo Generales de la


empresa no serán codificados (Listado de documentos
internos).
El Representante de la Gerencia se asegurará de
efectuar la distribución de las copias controladas a las
personas o áreas correspondientes. ( ).

Cuando se trata de modificaciones se deberá


Distribución asegurar la eliminación de los documentos no vigentes,
Distribución de
en caso de requerir conservar una copia del
documento, este se buscará la carpeta “Obsoleto”. Documentos

La distribución de los documentos en copia electrónica (FOR-SSO-038)


será por medio de la web y en algunos casos como las
funciones específicas será en papel. El control de la
distribución de las funciones específicas será llevado a
cabo los supervisores. Nota: Los documentos
distribuidos en papel llevarán el sello de “Copia
Controlada”.
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Los documentos del Sistema de Gestión Integrado


serán modificados por los responsables asignados por los
procesos según la tabla 1.

Los cambios se identificarán con letra cursiva y negrita.


Modificación e Si el texto se anula se coloca entre paréntesis.
identificación
de cambios Cuando el cambio signifique más del 60% de las
páginas del documento, la identificación del cambio se
efectuará por comparación con el documento obsoleto.

La distribución se realizará según lo descrito en la


etapa anterior.

En el caso del Manual del Sistema de Gestión


Integrado, los cambios se identifican en la lámina
denominada “Cambios respecto de la última revisión”.
Conservación y Se almacenará y conservará una copia electrónica de
seguridad (back up) de todos los documentos del
back up
Sistema de Gestión, bajo responsabilidad del
Representante del Sistema de Gestión.

6.2 Documentos Externos (Incluye Normativa Legal y otros Requisitos)

Actividad Descripción Registros

Los Documentos Externos identificados por cada proceso, son


tomados en cuenta para establecer, implementar y
mantener su Sistema de Gestión Integrado

Identificación Nota: Los otros requisitos son los acuerdos, pactos y


contratos (actuales y nuevos).

El proceso que corresponda aplicará el requisito legal,


Champion Welding CAT proporcionará los recursos
necesarios para el cumplimiento de la normativa y otros
requisitos, y para desarrollar los planes de acción para el
Aplicación
cumplimiento Legal.
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Cuando se requiera distribuir documentos de origen Distribución


externo se controlará empleando el formato Distribución de de
Distribución Documentos (FOR-SSO-038) y deberán asegurarse de retirar Documento
el documento obsoleto, para la eliminación o conservación s (FOR-SSO-
debidamente identificada. 038)

Evaluación del La evaluación del cumplimiento Legal se ejecutará durante


las auditorías internas y se registrará en el Cumplimiento de
Cumplimiento la Normativa y otros Requisitos.

Modificación y En caso de eliminarse o adicionarse algún documento de


eliminación origen externo se deberá actualizar el registro
Identificación de la Normativa y otros Requisitos
6.3 Control de los Registros

Actividad Descripción Registros

La elaboración de cualquier formato del Sistema de


Elaboración Gestión puede generarse a necesidad de cualquiera de
de los procesos por iniciativa de cualquier integrante de
formatos la empresa.
Se realizará en diferentes niveles de la empresa, de
acuerdo al tipo, alcance y uso del documento.
Por la mixtura de documentos o registros
Clasificación propios de HUDBAY se podrán considerar
de dentro del archivo
registros “Formación, Capacitación, Reentrenamiento” los
siguientes formatos: “Formación y Capacitación”
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Actividad Descripción Registros

 Carta de comunicación de inicio de curso de


formación y capacitación para personal
(días, horas, lugar).

“Reentrenamiento”

 Carta de comunicación de inicio de curso de


formación y capacitación para personal (días,
horas, lugar).
 Lista de participantes.

Aprobación La elaboración, revisión y aprobación se realizará de


de acuerdo a lo establecido en la Tabla Nº1.
formatos

Codificación Según lo indicado en la Tabla Nº2.


de
formatos

NOTA: Para el caso donde se encuentren varios registros, se podrá utilizar términos que
engloben a un grupo de documentos, pero en la parte delantera del file deberá indicarse
qué tipo de documentos se espera encontrar.

6.4 Estructura de la Documentación

Todo documento debe contener la siguiente información como mínimo, el


documento puede ser escrito, en diagramas de flujo u otra que facilite la
comprensión del mismo:
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 Caratula
 Índice
 Propósito del manual
 Presentación
 Misión, visión, y valores de la empresa
 Política de gestión
 Objetivos estratégicos
 Exclusiones
 Compromiso gerencial
 Organigrama estructural
 Ubicación geográfica de las sedes.

Política de Interacción
Título de procesos.
Gestión
Manual del Descripción
Fecha de procesos (corresponde a cada lámina del
de Aprobación
Título. identificado).
proceso
sistema dey gestión
Objetivos Número de Versión
Código,
CambiosNúmero
respectodedeVersión y paginación.
la última versión.

Fecha.

Procedimiento Objetivo.
s del Sistema
de Gestión Alcance.

Documentos de Referencia.

Definiciones.

Responsabilidad.

Desarrollo.
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Deberá contener como mínimo lo siguiente:

Cliente.

Funciones Unidad.

Específicas Puesto.

Fecha.

Los Aprobación Sub


formatos del Gerente.
Sistema de Gestión se definirán de acuerdo a las
necesidades de cada procedimiento, instrucciones o requerimiento
Formatos del Sistema, debe contener como mínimo el: Título, Número de
Versión.

Deberá contener como mínimo lo siguiente:

Título.

Código, Número de Versión, y Paginación.

Fecha.

Instructivos Objetivo.

Alcance.

Responsabilidades.

Definiciones.

Desarrollo.
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Título.

Aspectos Generales: objeto, finalidad, alcance, cumplimiento.

Normas Legales.

Estructura Organizativa.

Reglament Funciones de las Unidades Organizativas.


o Interno
de Trabajo Funciones de los cargos.

Derechos y obligaciones del empleador.

Derechos y obligaciones de los trabajadores.

Disposiciones finales.

Deberá contener como mínimo lo siguiente:

Generales Título del documento.

Existen algunos documentos que por su naturaleza no puede tener estructura


documentaria pre- establecida y que son necesarios para el cumplimiento de las
actividades de la empresa.

Todo documento elaborado, será revisado y aprobado según lo indicado en la Tabla Nº 1.

Tabla Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos.

Documento Elabora Revisa Aprueba

Política y Objetivos Representante del Gerente


de la Gestión
Sistema de Gestión Comité de Gestión General
Manual de Sub Gerente de
Integrado Gerentes y Gerente General
Organización y Gestión de Jefes de Áreas
Funciones Talento Humano
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Manual del ( ) Sistema de Gerencia de


Sistema de Gestión
I Gestión Integrado Comité de Gestión Operaciones

Otros manuales Cualquier Gerente Gerente General


integrante de la
organización o Sub- Gerente O Sub-Gerente

Procedimientos Cualquier Jefe del Jefe del


integrante de la proceso proceso
organización involucrado involucrado

Cualquier Jefe del Gerente General


integrante de la proceso
Instructivos organización involucrado O Sub-Gerente

Cualquier Supervisores, Jefes de Gerente General


integrante de la áreas
Programas / Planes organización O Sub-Gerente

Cualquier Gerente General


miembro de la
Funciones Específicas organización o de Supervisores O Sub-Gerente
la unidad
relacionada.

Formatos Cualquier Supervisores Sub Gerente,


integrante de la Supervisores
organización

Reglamento Interno de Área de Gestión El Asesor Legal Gerente General


de Talento
Trabajo Humano

Nota:

El Comité de Gestión está conformado como mínimo por: Gerente General, Gerente de
Operaciones, Jefe de Seguridad, Sub-Gerente de Operaciones y Coordinadora de SGI.
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6.5 C o d i f i c a c i ó n de la Documentación

El Representante del Sistema de Gestión Integrado asignará un código para cada


documento aprobado con las siguientes características:

Tabla Nª 2: Codificación de documentos (Cuando sea aplicable)


Para Reglamentos, Manuales, Programas, Planes y Procedimientos,
X Reglamento (R) Manual (M), Programas (G), Plan (L),
Procedimiento (P)
X-NN-
MM
NN Número del proceso que corresponde

MM Numero correlativo del procedimiento por proceso

EST - SSO 01 - 00

Tipo de Documento: Área: Numeración Versión:


correlativa:
SG: Sistema de gestión GG: Gestión de
Gerencia 01
R: Reglamento 00
GF: Gestión 02
M: Manual Financiera 01
03
G: Programa PL: Planeamiento 02
.
STD: Estándar SSO: Seguridad y .
salud ocupacional .
L: Plan .
MA: Medio ambiente .
PET: Procedimiento .
SGC: Control Calidad .
I: Instructivo .
RRHH: Gestión .
FOR: Formato .
talento humano
.
F: Funciones .
LOG: Logística
.
.
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. .

. .

99 99

X Instructivo (I), Formato (F)

NN Número del proceso que corresponde


X-NN-MM-YY
MM Número correlativo del procedimiento por proceso

YY Número correlativo del Instructivo/Formato en el


procedimiento

Para Instructivos, Formatos, (independientes de un procedimiento)

X-NN-MM X Instructivo (I), Formato (F), Función Específica (FE)

NN Número del proceso que corresponde

YY Número correlativo del Instructivo/Formato en el proceso


Se controla por el número de versión
Versión Versión del documento

Versión: XX XX Número de la versión

Para la fecha

DD Día

Fecha: MM Mes
DD/MM/YYYY
YYYY Año

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