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Curso:
Gestión eficaz del tiempo

Módulo: El tiempo como un recurso limitado
Índice de temas
1. Fundamento de la gestión eficaz del tiempo.

2. Conceptos erróneos en la gestión del tiempo.
3. Reglas sobre el orden en las tareas y el tiempo.
4. Condicionantes entre los hábitos y el tiempo.
Fundamento de la Gestión eficaz del tiempo
El nivel de aprovechamiento del potencial de trabajo

humano en la economía se calcula en 35% en promedio. La
mayor parte del tiempo y de la energía es malgastada
porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visión en
conjunto. Solo manejando continua y consecuentemente el
tiempo, se logrará un mejor o incluso óptimo
aprovechamiento del mismo.
¿Qué significa El factor del

gestionar el tiempo? entorno
Significa dominar nuestro propio tiempo y Un factor importante en la gestión del
trabajo en lugar de ser dominado por ellos. tiempo es el entorno.
No existe un estilo de gestión del tiempo Se refiere a las personas, lugares y cosas
aplicable a todas las personas. Cada principales que afectan a la forma en que
individuo debe reconocer en que partes la gente conforma su tiempo.
falla y realizar los cambios necesarios para
Si puede identificar las formas en que su
gestionar su tiempo eficazmente
capacidad para gestionar su tiempo se vea
disminuida por el comportamiento de los
demás, es posible que pueda encontrar
maneras de cambiar ese comportamiento
Objetivos de la Gestión eficaz del tiempo
Una perfecta gestión del tiempo permitirá:
Obtener un mejor panorama de las

actividades y prioridades que Dominar, reducir y evitar el estrés.
tienes para ti.
Tener más tiempo libre para la Tener más tiempo libre para la
familia, los amigos y para uno creatividad. (actuar en lugar de
mismo. reaccionar)
Alcanzar consecuente y sistemáticamente

los objetivos propuestos para lograr que su
vida sea más eficaz.
Conceptos erróneos en la gestión del tiempo
Algunas creencias han sido repetidas con tanta frecuencia

que hasta pueden parecer verdaderas.
En la gestión del tiempo también hay mitos,
aparentemente ciertos, que perjudican los compromisos
reales de un estilo de vida organizado.
Los cuatros mitos principales son:
1 3
La gestión del
tiempo Un estilo sirve
destruye la Puede que yo
para todo
La gestión del espontaneidad sea capaz de
tiempo es una y la alegría organizarme,
conducta pero mi
obsesiva. empresa nunca
se organizará
2 4
La gestión del Podemos definir la obsesión como una preocupación excesiva por
tiempo es una algo. Cuando una obsesión dispara actos, a menudo extraños, se
conducta
llama compulsión.
obsesiva
Las acciones compulsivas suelen anclarse en el tiempo; aunque
algunas son inocuas, otras tienen efectos perjudiciales.
¿Cómo vencer estas conductas?
Nuestras obsesiones con el tiempo

conducta
llama compulsión.
obsesiva
1
Una conducta obsesivo-compulsivo relativa al
tiempo puede vencerse mediante las acciones
siguientes:
• Ser conscientes de esa conducta
• Reconocer que produce más angustia en
vez de resultados.
• Decidir abandonar el hábito .
• Darse cuenta de que no pasa nada, si se
Nuestras obsesiones con el tiempo abandona.
• Reemplazarla por una conducta menos
estresante.
• Repetir un nuevo patrón hasta que se
convierta en neutral, relajante y aceptado.
conducta
llama compulsión.
obsesiva
Todos de una forma u otra, tenemos

obsesiones en el tiempo.
Por ejemplo: enfadarse con los semáforos en
rojo, ver como otra hilera avanza más que la
suya o sentirse culpable por no hacer algo
Nuestras obsesiones con el tiempo productivo los fines de semana. En principio no
es problemático, pero es preciso estar alertas a
estos síntomas que indican una excesiva
preocupación por el tiempo.
La gestión del
tiempo
destruye la
Las personas que no saben gestionar su tiempo pierden lo bueno
espontaneidad de la vida debido a su desorganización.
y la alegría
Gente que tiene el control
¿Qué hay de uno mismo?
¿Qué hay del trabajo?

La gestión del
tiempo
destruye la
y la alegría
Gente que tiene el control La gente que tiene un control firme de su

tiempo, es capaz de darse cuenta de que
¿Qué hay de uno mismo? la alegría procede de momentos
espontáneos, y pueden reconocer una
oportunidad anticipada cuando la ven.
La gestión del
tiempo
destruye la
y la alegría
Gente que tiene el control Si en el pasado mes usted no se

comprometió al menos en dos actividades
¿Qué hay de uno mismo? que disfruta, necesita aprender a
gestionar su tiempo para poder hacerlo
regularmente en el futuro.
La gestión del
tiempo
destruye la
y la alegría
Gente que tiene el control Lo mismo sucede con el trabajo, es

importante fijarse objetivos que le gusten
¿Qué hay de uno mismo? y lo motiven. Si usted es directivo y
disfruta de su trabajo, será más fácil que
sus subordinados se sientan satisfechos.
Puede que yo
sea capaz de
organizarme, Es fácil ser crítico con la empresa y pensar que nos es posible
pero mi controlar su entorno laboral.
empresa A veces, las personas temen fracasar o sienten que aceptar más
nunca se responsabilidades no haría más que empeorar la situación que ya
organizará está bastante sobrecargada.
3
Puede que yo
sea capaz de
organizarme, Es fácil ser crítico con la empresa y pensar que nos es posible
pero mi controlar su entorno laboral.
empresa A veces, las personas temen fracasar o sienten que aceptar más
nunca se responsabilidades no haría más que empeorar la situación que ya
organizará está bastante sobrecargada.
Las investigaciones han demostrado que,

Los resultados en la con independencia de la posición que se
ocupe en la empresa, cuanto más control
empresa
tenga uno sobre la forma en que realiza sus
obligaciones, más satisfactorios resulten el
trabajo y la vida.
Bien es cierto que hay estrategias que pueden ser aplicadas a todas
Un estilo sirve las personas (establecer prioridades o delegar); sin embargo,
para todo muchas situaciones requieren un ángulo personalizado para el estilo
de cada individuo.
4
Reglas sobre el orden de las tareas y el tiempo
Si tratamos con cosas en una secuencia lógica,

ordenadamente estaremos seguros de conseguir
eficiencia y resultados.
Cuando nuestros procesos empiezan a desubicarse y

pierden el orden, es cuando empieza el peligro.
Hay cuatro formas de ordenar las tareas y entender su
relación con el tiempo. Estas son:
El principio de La ley de Las 3 Leyes de

El criterio ABC
Pareto Parkinson Murphy
Vilfredo Pareto fue un famoso economista italiano que estableció a

El principio de principios del siglo pasado, que la riqueza estaba desigualmente
Pareto repartida en la sociedad italiana de su tiempo: un 20% de la
población poseía el 80 % de los bienes.
Principio de Pareto
Vilfredo Pareto fue un famoso economista italiano que estableció a

El principio de principios del siglo pasado que la riqueza estaba desigualmente
Pareto repartida en la sociedad italiana de su tiempo: un 20% de la
población poseía el 80 % de los bienes.
A partir de la reflexión descrita se

desarrollo el siguiente principio:
“Los elementos críticos de
cualquier conjunto constituyen por
Principio de Pareto lo general, solo una minoría”
Este principio es más conocido

como la regla del 80/20: el 20% del
tiempo de trabajo de una persona
contribuye al 80% de los resultados
(estos no tienen más pretensión
que la de establecer órdenes de
magnitud)
Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

conocemos como “criterio ABC”
El criterio ABC
En su aplicación al uso del tiempo, el criterio ABC recuerda que una
pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los
resultados.
El criterio ABC
El grupo A
Los grupos B y C
Conclusión
Recomendaciones

El criterio ABC
resultados.
El criterio ABC
El 15% de las actividades origina el 65% de
los resultados. A este grupo lo llamaremos
El grupo A “A”.
Los grupos B y C El siguiente grupo, al que llamaremos “B”,

el 20% , genera otro 20% de los resultados.
Conclusión
El 65% restante, el grupo “C”, tan solo
Recomendaciones aporta el 15% del faltante.

El criterio ABC
resultados.
El criterio ABC
Obviamente son las actividades localizadas
en el grupo “A” las que deben recibir
El grupo A prioridad absoluta.
Los grupos B y C Cuando se trabaja en equipo, lo más

probable es que sea el propio jefe quien
Conclusión deba ocuparse directamente de este tipo
de actividades.
Recomendaciones

El criterio ABC
resultados.
El criterio ABC
Las tareas de tipo “B” tenderán
probablemente, a ser delegadas en más de
El grupo A una ocasión.
Los grupos B y C Bastantes tareas del tipo “C” pueden

merecer la delegación, una ejecución
Conclusión rápida (con el menor consumo de tiempo)
o incluso el olvido.
Recomendaciones

El criterio ABC
resultados.
El criterio ABC
Tanto el principio de Pareto como el criterio
ABC enfatizan la importancia de atender
El grupo A prioritariamente a algunas de nuestras
actividades y evitar otras menos rentables.
Los grupos B y C
Nuestra eficacia en la utilización del tiempo
Conclusión vendrá marcada por nuestra propia
elección de las actividades que interesa
Recomendaciones atender.

El criterio ABC
resultados.
El criterio ABC
El grupo A
Haga una lista de actividades y clasifíquelas
Los grupos B y C según su rentabilidad (alta, media, baja)
que puede ser financiera o emocional.
Conclusión
Recomendaciones
Esta ley explica por qué las cosas llevan más tiempo del que
deberían: “Todo trabajo se dilata infinitamente hasta ocupar todo el
tiempo disponible para su completa realización”. La ley de
Parkinson
A todos nos ha ocurrido alguna vez algo parecido: cualquier tarea
insignificante nos ha llevado mucho más tiempo del necesario, solo
porque no teníamos otra tarea pendiente que limitase el tiempo
dedicado a la primera.
Recomendación
Esta ley explica por qué las cosas llevan más tiempo del que
deberían: “Todo trabajo se dilata infinitamente hasta ocupar todo el
tiempo disponible para su completa realización”.
La ley de
Parkinson
A todos nos ha ocurrido alguna vez algo parecido: cualquier tarea
insignificante nos ha llevado mucho más tiempo del necesario, solo
porque no teníamos otra tarea pendiente que limitase el tiempo
dedicado a la primera .
Trabajar sin plazos, sin tener en

cuenta la existencia de otras tareas
que también deben ser realizadas,
supone un elevado riesgo.
Recomendación
Si se asigna una hora a una tarea, es
casi seguro que llevará una hora
hacerla, cuando menos. Pero si se
asigna solo media hora, posiblemente
ocupará media hora o poco más.
Murphy, hombre experto en el mantenimiento de grandes

instalaciones, estableció 3 leyes. La primera de ella nos advierte:
“Nada es tan sencillo como parece al principio”
Las 3 Leyes de
Murphy
En consecuencia, lo que acaba ocurriendo, como nos señala la
segunda ley, es que: “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al
principio”.
Murphy, hombre experto en el mantenimiento de grandes

instalaciones, estableció 3 leyes. La primera de ella nos advierte:
“Nada es tan sencillo como parece al principio” Las 3 Leyes de
Murphy
En consecuencia, lo que acaba ocurriendo, como nos señala la
segunda ley, es que: “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al
principio”.
Asignar a una tarea un tiempo escaso

resulta, por tanto, claramente
inconveniente, tanto a la hora de
programarse como a la hora de
ejecutar. La tercera ley dice: “Si algo Anotación
puede ir mal, irá mal”.
La única solución es adoptar las

medidas adecuadas previendo la
eventualidad del fallo.
Condicionantes entre los hábitos y el tiempo
La relación entre las tareas realizadas y el tiempo que

invertimos en ellas está condicionada no sólo por la
naturaleza de las tareas, sino también por comportamientos
muy profundos y complejos (nuestros hábitos),
consecuencia de un largo proceso de educación y
entrenamiento iniciado en nuestra infancia. Estos
comportamientos responden a determinadas leyes.
En las siguientes páginas se detallarán

cuatro de ellas :
Primera ley “El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos”
Es decir, las tareas se alargan al interrumpirlas.

La interrupción no sólo nos roba tiempo, sino
que nos hace retroceder, y, a veces, perder el hilo
o parte de la tarea realizada.
El problema
Primera ley “El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos”
Teóricamente, toda tarea requiere un

Es decir, las tareas se alargan al interrumpirlas. tiempo determinado para obtener
La interrupción no sólo nos roba tiempo, sino resultados deseados; es, al menos, la
que nos hace retroceder, y, a veces, perder el hilo impresión subjetiva que tenemos; sin
o parte de la tarea realizada. embargo, la realidad es muy distinta
porque no es posible –prácticamente
nunca- realizar de un tirón tareas
medianamente complejas. Nos vemos
obligados a sufrir interrupciones
continuas, de manera que la tarea
El problema resulta una y otra vez interrumpida,
sustituida por otra, y reanudada más
tarde. Y así repetidamente..
Segunda ley “Para una tarea corta siempre hay un minuto;

para una larga nunca hay tiempo”
Nos resulta difícil programar tareas de

envergadura. Nos sentimos, literalmente, sin
tiempo para ellas; y, cuando las intentamos, su
ejecución tropieza con mil dificultades y parece
no avanzar. Es una consecuencia lógica de lo
expuesto en esta ley.
Las tareas importantes

Segunda ley “Para una tarea corta siempre hay un minuto;

para una larga nunca hay tiempo”
Nos resulta difícil programar tareas de

envergadura. Nos sentimos, literalmente, sin
tiempo para ellas; y, cuando las intentamos, su Las tareas importantes requieren, con
ejecución tropieza con mil dificultades y parece frecuencia, períodos importantes, y,
lo que es peor, no suelen parecer
no avanzar. Es una consecuencia lógica de lo
urgentes. Una y otra circunstancia
expuesto en esta ley.
facilitan el que sean dejadas
frecuentemente para “más tarde”,
con el consiguiente riesgo.
Las tareas importantes
Tercera ley “Lo perfecto no resulta rentable”.
La experiencia nos permite establecer un gráfico

que recoge (de forma intuitiva) cómo varía el
valor del trabajo cualquiera en función del
tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable,
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una
tarea más compleja.
Cómo evoluciona el valor de la tarea

al ir invirtiendo tiempo en ella
Resumen
Inicialmente, la tarea va consumiendo

La experiencia nos permite establecer un gráfico tiempo sin variar, prácticamente, su
valor, que sigue siendo nulo. De modo
progresivo, va apareciendo un valor
cada vez mayor en nuestro trabajo,
tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable, que va tomando forma, aunque falte
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una cosas; pero llega un momento en que,
tarea más compleja. visiblemente, a un determinado
aumento de tiempo dedicado a la
Cómo evoluciona el valor de la tarea tarea no le corresponde otro aumento
proporcional del valor de lo realizado.
1/5
Resumen
La última parte de la curva, donde la

La experiencia nos permite establecer un gráfico línea tiende de nuevo a buscar el
horizontal, es una zona que cabría
denominar de “perfeccionismo”: el
producto es cada vez mejor, pero el
tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable, esfuerzo que supone lograr esta
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una mejora vuelve a resultar claramente
tarea más compleja. poco rentable. El cociente de
valor/tiempo es, nuevamente, bajo.
Cómo evoluciona el valor de la tarea Esta situación responde a la ley de
Parkinson.
2/5
Resumen
La experiencia nos permite establecer un gráfico

tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable,
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una
tarea más compleja. El valor de una tarea no crece
proporcionalmente al tiempo que se le
dedica, sino que forma una curva en
Cómo evoluciona el valor de la tarea “S”.
3/5
Resumen
Entre una y otra zona se encuentra lo que

podríamos denominar zona de eficiencia.
Es la que buscamos de manera
La experiencia nos permite establecer un gráfico espontánea (e intuitiva) cuando
que recoge (de forma intuitiva) cómo varía el realizamos un trabajo con afán de
valor del trabajo cualquiera en función del calidad, pero somos conscientes de que
tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable, tenemos otros en espera.
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una El punto de rentabilidad máxima vendría
definido, matemáticamente, por la
tarea más compleja.
tangente a la curva desde el origen. Para
ese punto se hace máximo el cociente
Cómo evoluciona el valor de la tarea valor/tiempo entre valor de la tarea y el
tiempo invertido en ella.
4/5
Resumen
La experiencia nos permite establecer un gráfico El razonamiento seguiría siendo válido si

que recoge (de forma intuitiva) cómo varía el en lugar del tiempo computáramos otro
recurso, como el dinero o el esfuerzo
humano.
tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable, Podemos concluir que se hace fácil
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una dedicar demasiado tiempo a tareas cortas
tarea más compleja. y poco importantes, y poco tiempo a
otras largas que lo son mucho.
Cómo evoluciona el valor de la tarea 5/5

Resumen
La experiencia nos permite establecer un gráfico En resumen, la forma de mejorar

nuestro uso del tiempo no está, como
muchos suelen suponer, en dedicar
menos tiempo a cada actividad, sino
tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable, en invertir en cada una lo necesario,
de forma igual, a un trabajo sencillo que a una que a veces será más del que
tarea más compleja. actualmente dedicamos (en
actividades largas e importantes), y en
Cómo evoluciona el valor de la tarea otros casos puede ser disminuido o
reducido a cero.
Resumen
Cuarta ley “La excelencia requiere dedicar cuatro veces

menos tiempo a lo que sólo es urgente para poder
dedicar cuatro veces más tiempo a lo que sólo es
importante ”.

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Gestión eficaz del tiempo

1. Fundamento de la gestión eficaz del tiempo.

Fundamento de la Gestión eficaz del tiempo

El nivel de aprovechamiento del potencial de trabajo

¿Qué significa El factor del

Objetivos de la Gestión eficaz del tiempo

Una perfecta gestión del tiempo permitirá:

Obtener un mejor panorama de las

Alcanzar consecuente y sistemáticamente

Conceptos erróneos en la gestión del tiempo

Algunas creencias han sido repetidas con tanta frecuencia

Los cuatros mitos principales son:

¿Cómo vencer estas conductas?

Nuestras obsesiones con el tiempo

Todos de una forma u otra, tenemos

Gente que tiene el control

¿Qué hay de uno mismo?

¿Qué hay del trabajo?

Gente que tiene el control La gente que tiene un control firme de su

Gente que tiene el control Si en el pasado mes usted no se

Gente que tiene el control Lo mismo sucede con el trabajo, es

Las investigaciones han demostrado que,

Reglas sobre el orden de las tareas y el tiempo

Si tratamos con cosas en una secuencia lógica,

Cuando nuestros procesos empiezan a desubicarse y

El principio de La ley de Las 3 Leyes de

Vilfredo Pareto fue un famoso economista italiano que estableció a

Vilfredo Pareto fue un famoso economista italiano que estableció a

A partir de la reflexión descrita se

Este principio es más conocido

Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

Los grupos B y C El siguiente grupo, al que llamaremos “B”,

Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

Los grupos B y C Cuando se trabaja en equipo, lo más

Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

Los grupos B y C Bastantes tareas del tipo “C” pueden

Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

Una forma ampliada y muy utilizada del principio de Pareto es la que

Trabajar sin plazos, sin tener en

Murphy, hombre experto en el mantenimiento de grandes

Murphy, hombre experto en el mantenimiento de grandes

Asignar a una tarea un tiempo escaso

La única solución es adoptar las

Condicionantes entre los hábitos y el tiempo

La relación entre las tareas realizadas y el tiempo que

En las siguientes páginas se detallarán

Es decir, las tareas se alargan al interrumpirlas.

Teóricamente, toda tarea requiere un

Segunda ley “Para una tarea corta siempre hay un minuto;

Nos resulta difícil programar tareas de

Las tareas importantes

Segunda ley “Para una tarea corta siempre hay un minuto;

Nos resulta difícil programar tareas de

Tercera ley “Lo perfecto no resulta rentable”.

La experiencia nos permite establecer un gráfico

Cómo evoluciona el valor de la tarea

Tercera ley “Lo perfecto no resulta rentable”.

Inicialmente, la tarea va consumiendo

Tercera ley “Lo perfecto no resulta rentable”.

La última parte de la curva, donde la

Tercera ley “Lo perfecto no resulta rentable”.