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Antecedente

ConstruPar inició sus actividades en 2011, constituida y dirigida actualmente por sus
propios fundadores, Edward Gallagher y Victoriano Pavon.

Al inicio de sus actividades se enfocaron solo en el suministro de insumos básicos para


construcción, con el transcurso de los años han incorporado nuevos servicios y tendencias
con el objetivo de proveer a sus clientes una solución integral a sus necesidades y lograr
una permanente mejora en sus actividades a fin de brindar servicios que aseguren una
entrega en tiempo y forma.

Cuentan con un excelente capital humano el cual se capacita en forma constante con el
fin de estar actualizados en los cambios e innovaciones que se presentan en el ámbito de
la construcción.

La empresa continúa en su proceso de crecimiento y desarrollo teniendo una excelente


referencia en el mercado por la diversidad y calidad de servicios; así como también la
ampliación de sus clientes, lo que les ha permitido posicionarse y crecer de una manera
muy importante.
Entrevista
¿Cuál es la actividad principal que realiza la empresa?

¿Qué tipo de servicios específicamente se realiza?

¿Cuáles son las áreas que se desean informatizar?

¿Quiénes se encuentran encargados de estos departamentos?

¿Cuáles son los procedimientos para la elaboración de pedidos a proveedores?

¿Cuál es el proceso para realizar devoluciones a proveedores?

¿Cuáles son las formas y condiciones de cobros que se aplican a los clientes?

¿Cuáles son las gestiones que se realiza en el área de recepción?

¿Qué datos de los clientes y de los equipos tienen registrados?

¿Qué informe se solicita al departamento de servicios?

¿Cuáles son las principales dificultades en el área de recepción?

¿De qué manera se maneja y cuál es la mayor dificultad para la gestión de garantía?

¿Cuál es el procedimiento y condiciones para solicitar la garantía?

¿Cuáles son las principales tareas que se realiza en el área de servicio?

Preguntas generales acerca del departamento


¿Cuáles son los procesos existentes o procedimientos que hayan creado?
¿Cuáles son los actuales y futuros reglamentos y estándar de servicio al cliente que
deben cumplir?
Preguntas acerca de temas más específicos de su trabajo
¿Cómo comienza su procedimiento?
¿Qué documentos solicita al participante?
¿Cómo termina el procedimiento?
¿A quién le envía los resultados del proceso cuando termina su parte?
¿Cuáles son las cosas que encuentran más difíciles en el proceso actual y que cosa
piensan que puede ser cambiada para mejor?
¿Existe algún requerimiento que se necesita implementar?
¿Actualmente utilizan un sistema informático?
¿Con que sistema trabajan hoy en día?

¿Qué recomienda que se debe mejorar en el proceso?


Preguntas indirectas
¿Qué se está haciendo?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo está haciendo?
¿Dónde se está haciendo?
¿Cuánto tiempo requiere?
¿Cómo se está haciendo?
¿Por qué lo hacen de esa manera?

¿Cuál es la actividad económica de su empresa?


¿Cómo está compuesta su empresa?
¿Qué tipo de información manejan?
¿Cómo manejan la información?
¿Quiénes tienen acceso a la información?
¿Qué modalidades utilizan para archivar la información?
¿Cada cuánto actualizan los registros de la información almacenada?
¿Cuál es la problemática que buscan solucionar a través del sistema de información?
¿Quiénes tendrán acceso al sistema de información?
¿Cuáles serán los límites de ingreso al sistema de información según el cargo de los
empleados?
¿Se ha implementado anteriormente un sistema parecido?
¿Qué dependencias de la empresa necesitaran utilizar el sistema de información?
Observaciones
- Eficiencia en la utilización de los equipos

La forma de almacenar los documentos físicos, los archivadores están ubicados en la pared, lo
que dificulta la visibilidad de las carpetas teniendo que buscarlas más de una vez en cada
oportunidad, generando incremento de tiempo del proceso.

- Prueba de error y lenguaje simple

Se observa que la información que el vendedor le escribe en un papel a la secretaria de ventas


para que facture, es un foco de errores al facturar, pues no tiene una información clara y en
algunos casos no tiene un orden lógico o carecen de datos necesarios para facturar.
Dominio del problema
En lo que conlleva a la administración de la empresa, el propietario encuentra dificultad
para acceder a los informes, tanto del departamento de servicios, como del departamento
de compras. La comunicación se lleva a cabo mediante correo electrónico, los informes
elaborados en planillas Excel no son muy objetivos y dificultan la toma de decisiones.
El departamento de compras, es responsable de presupuestar, planificar y proceder a la
adquisición de los materiales que son necesarios para cada proyecto. Una vez recibido un
pedido de materiales por parte de los encargados de cada proyecto, se ponen en contacto
con los proveedores para negociar los precios. Todas las facturas de compras y notas de
remisión son guardadas en biblioratos y es frecuente el extravío tras papeleo de alguna
factura o documento.
El departamento de Residente de Obras lleva adelante la elaboración y ejecución de
proyectos. No se lleva un control de la ejecución de los proyectos de mediano y largo
plazo, eso conlleva problemas en el cumplimiento de los plazos de entrega estipulados en
los contratos. También dificulta enormemente el cobro de dichos proyectos pues los
desembolsos son realizados una vez culminada cada etapa del proyecto. Cuando un
cliente solicita presupuesto para alguna labor, estos demoran algún tiempo para ser
confeccionados pues no existe una base de datos donde quede un registro de presupuestos
anteriores para servir de referencia, como también no existe registro actualizado de
precios de materiales.
El recepcionista, maneja en una agenda física, todos los contactos de clientes, proveedores
y funcionarios, eso dificulta y demora la comunicación con los mismos. Él también es
responsable de recibir y registrar los cobros por los servicios, para el efecto percibe un
informe de los montos que tiene cobrar. En ocasiones los clientes objetan los montos
alegando que no fue lo acordado, ya que no existe un registro de presupuesto aceptado.
También son deficitarios los registros de cobros, ingresos y egresos que se realizan en un
libro contable ya que da lugar a errores involuntarios. Demora en la confección de los
comprobantes legales o facturas, varias veces se deben anular por errores en su
confección.
DER

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