Plan Institucional de Archivos

2015
PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS - PINAR
RED DE SALUD DEL ORIENTE

EMPRES SOCIAL DEL ESTADO
CÓDIGO:
RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA
GI.GI1.151.42.1.F-16
SOCIAL DEL ESTADO E.S.E
MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO Fecha de aprobación: 16/12/2015
PINAR
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Actualizado por: Aprobado por:

Luz Heidy Montoya Rojas. Javier Arévalo Tamayo
Técnico Administrativo en Gestión Cargo: Gerente E.S.E. Oriente
Documental
Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

www.redoriente.net – Cali valle
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INTRODUCCION
la Red de Salud del Oriente es una Empresa Social del Estado, creada por acuerdo
106 de 2003 del Concejo Municipal de Santiago de Cali, para la prestación del servicio
esencial de salud, que se rige por las normas que regulan el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, leyes 100 de 1993, 1122 de 2007, 1438 de 2011 y sus
decretos reglamentario, por la ley Estatutaria 1751 de febrero 16 de 2015, “por la cual
se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” así como
por las demás normas de ley que regulan la gestión administrativa y de prestación de
servicios de las empresas del Estado que le sean aplicables.
Tras el continuo crecimiento de la entidad en los aspectos mencionados creció también

su enfoque en la gestión documental de la misma y nace la necesidad también de este
proyecto denominado Plan Institucional de Archivos. El cual sale del análisis DOFA que
se hace en el mismo y del diagnóstico de archivos que se ha venido generando a
través de las continuas auditorías internas y externas a la institución.
A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de la E.S.E

y teniendo como referente el presente plan, se priorizan las necesidades a satisfacer y
se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes
y proyectos que estarían involucrados en su solución.
Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que

no pertenecen exclusivamente a gestión documental, estableciendo metas, fechas de
realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elaboran una propuesta
de necesidad de recursos, en especial de talento humano, para proyectar las
necesidades financieras de los mismos.
Finalmente se presentarán las herramientas de medición y la priorización de

necesidades para así hacer un seguimiento y control de la ejecución.
Es así como se pretende dar solución con la ejecución de este Plan Institucional de
Archivos a la problemática en materia de archivística que se va generando en los
archivos de gestión y que decanta en un problema al momento de la transferencia al
archivo central.

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2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS)
A partir del continuo trabajo del coordinador de gestión documental, en los procesos de
capacitación de personal, seguimiento a los archivos de gestión, auditorias de control
interno, auditorias de los entes de control y seguimiento al plan de mejoramiento, se
establecen pues los puntos a mencionar.
2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA
2.1.1.1 ADMINISTRATIVAS
• Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de

las políticas o actos administrativos emitida por la alta gerencia por motivos como,
falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia,
sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación
de personal.
• Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario
y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión
documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se
surte este efecto al momento de la transferencia documental.
• El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión

documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a
entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al
coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el
puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo
como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas
simplemente se desentiende de su responsabilidad.
• A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso no se ve

articulado al Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto al manejo de las
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responsabilidades de la administración de archivo (central y de gestión)

encontrándose inexistente en la práctica.
• Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo

de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o
documentos personales.
• Dada las características del SIGA, el comité de archivo dispone de poco tiempo
para la administración y toma de decisiones en materia de gestión documental.
• Los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE, no cuentan con la cultura

de gestionar la correspondencia de manera electrónica por presentar conceptos
como de que, “si no es en papel no es importante, por ende no lo va a leer”, cultura
afianzada por los cargos directivos parcialmente.
• Existen vacíos funcionales y de responsabilidades en materia de archivos de

gestión.
2.1.1.2 PERSONAL
• Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de

organización de archivos, tanto en gestión como en central en ciertas dependencias
identificadas; Jurídica, archivo central, historias clínicas y proceso asistencial.
• Se da capacitación al personal pero este no genera la retroalimentación necesaria

con la organización de su archivo gestión ocasionando retrasos en la conformación
de la etapa activa de los expedientes.
2.1.1.3 ESPACIO
• Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento

de los archivos.

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• Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central para custodiar la

información producida y transferidas por las dependencias.
• Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la

dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la
documentación.
2.1.1.3 PRESUPUESTO
• Existe por inversión un proyecto para digitalización del archivo central pero no hay
uno independiente para las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con
recursos este proyecto y solo se asigna un presupuesto para cajas de archivo por
valor de 4.000.000.
2.1.1.3 ARCHIVISTICAS
• El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas

dependencias en ciertos aspectos y se requiere que en la administración de los
archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación,
actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción,
conservación y consulta de documentos.
• Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos

archivos de gestión.
• Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.
• Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones

que requieren, pudiendo ser estas gestionadas a través de los correos electrónicos,
lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de
documentación.
2.1.1.4 NORMALIZACION

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• La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos

terminológicos y la circular externa 003 de 2015 del AGN y tener en cuenta la
realidad productora en gestión documental de las dependencias.
• Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención

documental.
• Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de

gestión.
• Se debe articular el Sistema de Gestión de Calidad con el proceso de gestión

documental pero hace falta su documentación integral, dado que se tienen hacer
funciones que no son correspondientes a la de gestión documental, como por
ejemplo el seguimiento a la codificación de las comunicaciones que generan los
funcionarios.
• Las herramientas de especificación y definición en procedimientos, instructivos y

guías para correspondencia, archivo central y archivos de gestión no están siendo
tenidos en cuenta por los funcionarios, estos son capacitados pero deben de
entender que la consulta de los manuales y guías es constante por la continua
afluencia y aplicación de procesos institucionales que generan sobrecarga de
funciones e inconsistencias en materia de gestión documental por errores humanos
e involuntarios.
• Se debe actualizar la Norma Fundamental en conjunto con el procedimiento de

ventanilla única para dejar bien detallado los fines y funciones que le corresponde a
cada guía, manual o procedimiento.
DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO
• Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso

no es suficiente para desarrollar las actividades propias del mismo, esto teniendo
en cuenta que el líder del proceso tiene a su cargo diversas funciones que impiden
en ocasiones la concentración en labores relacionadas netamente con gestión
documental. El líder del proceso tiene a su cargo responsabilidades adicionales
como:
Responsabilidad sobre la unidad de correspondencia y coordinación de archivo de
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historias clínicas.
• Archivos de gestión: A pesar de los avances encontrados en materia de

implementación de la ley general de archivo en los archivos de gestión, el particular
considera que estos deben ajustarse de mejor forma a la normatividad vigente.
Algunos dueños de proceso y colaboradores de la institución no han acatado las
directrices y disposiciones establecidas en la ley 594 de 2000.
• Algunas de las falencias encontradas en los archivos verificados de gestión son las
siguientes:
• No utilización del rotulo de gestión documental
• No se sigue orden cronológico
• Se tiene dos o más vigencias en el mismo legajo sin considerar el cierre de
año.
• Se encuentran documentos archivados al revés
• Archivos de gestión sin utilización de carpetas colgantes
• Utilización de AZ en unidades funcionales como estadística y sistemas
• Falta de colocación de fechas extremas
• Algunos archivos de gestión reposan sobre escritorios o muebles ante la
ausencia de archivadores.
• Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de

verificación de archivos de gestión sin embargo no existe evidencia de las mismas,
estas visitas carecen de programación, documentación y periodicidad.
• Archivo de historias clínicas: El archivo de historias clínicas de la institución

depende directamente de la Coordinación de archivo, el particular considera que
este archivo debe ser responsabilidad del Área estadística.
• Soportes enviados por proveedores: Los soportes enviados por proveedores como
el laboratorio clínico, carecen de procesos documentales, se evidencian facturas y
soportes enviados por dicho proveedor que deben ser procesados en su totalidad
por los colaboradores de la E.S.E para proceder a archivar estos de forma correcta,
es de vital importancia considerar que los proveedores generan entradas a nuestros
procesos y estas deben cumplir de igual forma con los requisitos de ley.

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Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reproceso y

traumatismos al interior de nuestra Institución.
2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA
• Se puede evidenciar que el 90% de los líderes de proceso están capacitados por lo
que solo es necesario un seguimiento en auditoria interna y dejar plan de
mejoramiento.
• La política cero papel ha generado un impacto positivo y considerable por lo que la

consecución de la información en medios electrónicos y la socialización de esta, es
más fácil, gracias a la metodología en google drive establecida con mecanismos
documentados y con los niveles de seguridad necesarios.
• La mayoría de la fuerza de trabajo ha asumido el nuevo mecanismo de

comunicación interno facilitando la fluidez de la información.
• La mayoría de los procesos documentales se encuentran documentados y

articulados con la normatividad general.
• El archivo central se le hace inventario anualmente, cada que ingresan las

transferencias documentales.
• Se encuentra establecido el PGD con todas las herramientas necesarias para

desarrollar el proceso de gestión documental en la institución.
• La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su

ajuste a la norma.
• Se cuenta con espacios adaptables para los archivos de gestión.
FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO
• Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de

recepción, radicación, distribución y conservación de documentos en la Unidad de
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correspondencia de la Institución, los procedimientos implementados y los formatos

estandarizados han permitido el funcionamiento eficiente de la unidad funcional, los
mecanismos facilitan el manejo responsable de la documentación.
• Actualización de procesos archivísticos: El equipo humano que labora en la

dependencia denominada archivo ha logrado organizar y clasificar gran cantidad de
información de vigencias anteriores que eran responsabilidad de administraciones
pasadas, el desorden administrativo que imperaba en el archivo central y en los
archivos de gestión ha sido remplazado por buena organización.
• Consulta: las buenas prácticas de organización y clasificación implementadas en el

archivo permiten en la actualidad que cualquier servidor o ciudadano consulte de
forma efectiva la memoria administrativa e histórica de la Institución.
• Talento humano: El talento humano que posee el proceso para desarrollar las
actividades propias es idóneo, comprometido y demuestra buenos resultados en la
gestión.
• Asesoría: La persona responsable del proceso demuestra compromiso, voluntad y

gestión en torno a la actividad denominada asesoría a los colaboradores en materia
de gestión documental.
• Acceso a la información: se evidencio que la información de los archivos de gestión

y de archivo central es de fácil acceso, no se evidenciaron talanqueras u obstáculos
a la consulta de documentación esto es de vital importancia de cara al buen
gobierno y a la transparencia administrativa.
• Procedimientos y formatos estandarizados: La existencia de procedimientos

documentados realizados de acuerdo a las necesidades de las actividades
desarrolladas en el proceso han permitido mejorar la efectividad del mismo.
• Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es

un requisito fundamental de la ley 594 de 2000, esta debe ser actualizada.
• Capacitación: Existen evidencias suficientes de capacitaciones dictadas a los

colaboradores de la institución en materia de gestión documental.

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• Distribución: El procedimiento de distribuir los documentos producidos y

recepcionados funciona de manera organizada, los mecanismos para cumplir con
las necesidades de este procedimiento son acordes.
• Producción documental: La Institución ha avanzado de manera importante en lo

relacionado con la producción de documentos, a pesar de tener una estructura
organizacional compleja se puede evidenciar que los documentos producidos
cumplen con los principios de estandarización y normalización.
• Transferencias documentales: Se pudo evidenciar que las diferentes unidades

funcionales de la Institución realizan el proceso de transferencia documental.
2.1.3 OPORTUNIDADES
• La entidad se encuentra en la cuarta fase de la política cero papel en la vinculación

la empresa externa a los mecanismos cero papel.
• No es necesaria la asesoría externa para adelantar o implementar el sistema de

gestión documental por su grado de avance en la RED DE SALUD DEL ORIENTE
E.S.E.
• El área de gestión documental por su grado de madurez, capacita y asesora a

empresas del sector en materia de Política Cero Papel y lo concerniente a
normatividad; casos como empresas de la región.
2.1.4 AMENAZAS
• Incertidumbre por los espacios asignados para almacenamiento de archivo los

cuales son insuficientes al largo plazo.
• Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para

asumir la responsabilidades de la gestión documental.
• Posible reestructuración administrativa

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• Rotación constante de personal que no permite establecimiento del proceso ni

mejora continua en seguimiento del ciclo PHVA.
2.2 EJES ARTICULADORES
• Los ejes articuladores permiten establecer las necesidades primarias y ayuda a la

vinculación e identificación de los factores indispensables para generar la solución y
medir el impacto de las mismas.
Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal,

presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos.
Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y

acceso a trámites y servicios.
Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.
Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura

tecnológica e seguridad informática.
Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.
2.3 ASPECTOS CRITICOS

Figura 1. Tabla de aspectos críticos y ejes articuladores.

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Fuente: Manual PINAR, Archivo General de la Nación.

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Analizando la situación y agrupando los aspectos en la RED DE SALUD DEL ORIENTE

E.S.E. se concluye:
TABLA 1: Aspectos críticos y riesgos, Fuente: Coordinador de gestión documental.

# ASPECTO CRITICO RIESGO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay
Políticas y actos administrativos que se
adopción, seguimiento o articulación de las
quedan en el papel y que solo se
políticas o actos administrativos emitida por la
comunican en un mínimo porcentaje si
alta gerencia por motivos como, falta de
1 se socializa, si bien la socialización es
socialización, cultura laboral, apropiación
importante, debe ser fuente continuada
desde la alta gerencia, sobrecarga de
de consulta ya que para eso son
funciones, falta de seguimiento, evaluación de
elaboradas
indicadores y rotación de personal.
Falta de apropiación hacia el archivo de
gestión como recurso propio del funcionario y
se percibe un concepto errado de
Pérdida o demora en la consecución de
responsabilidad en materia de gestión
2 la información por falta de control que
documental lo que repercute en el letargo de la
genera desorganización y caos visual
organización documental y solo se surte este
efecto al momento de la transferencia
documental.
El evento de vinculación y/o desvinculación del
personal en cuanto a la gestión documental no
coarta una medida que obligue al funcionario o
exfuncionario a entregar debidamente el
archivo de gestión a quien recibe el puesto de
Perdida de la información de la
trabajo, o al coordinador de gestión
dependencia y la no creación de sentido
3 documental, lo que conlleva a que la persona
de pertenencia frente al nuevo
que recibe el puesto no se adueñe de algo que
funcionario de área
no hizo otro y el que entrega el puesto de
trabajo como ya se va y no tiene ninguna
obligación por falta de exigencias o políticas
simplemente se desentiende de su
responsabilidad.
4 Los procesos administrativos presentan vacíos Uso de espacios innecesarios y de poca

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en cuanto a la identificación del flujo de fluidez para encontrar la información

documentos en especial para el manejo de las relevante.
copias, normatividades o documentos
personales.
Insuficiente espacio para las áreas de archivo
Sobrecosto por pérdida o no ubicación
5 de gestión para el almacenamiento de los
de la información.
archivos.
Insuficiente espacio en el largo plazo para el
archivo central y de gestión en algunas áreas Pérdida de la información institucional y
6
para custodiar la información producida y de la eficiencia en la consecución de la
transferidas por las dependencias. misma
Por otro lado se realizó un diagnóstico a la situación actual de la E.S.E sobre la gestión
Documental y se tomará como referencia esta encuesta:
TABLA 2: Encuesta de situación actual. Fuente: Coordinador de Gestión Documental.
NO
1. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS EXISTE
EXISTE PORQUE?
Se considera el ciclo vital de los
documentos integrando aspectos
1.1 X
administrativos, legales, funcionales y
técnicos,
se cuentan con todos los instrumentos
1.2 archivísticos socializados e X FALTA EL PINAR(este
implementados. documento)
se cuenta con procesos de
1.3 seguimiento, evaluación y mejora para X
la gestión documental.
se tiene establecida la política de
1.4 X
gestión documental.
los instrumentos archivísticos
1.5 involucran la documentación X
electrónica,
1.6 Se cuenta con procesos y flujos X

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documentales
normatizados y medibles.
se documentan procesos o actividades
1.7 de gestión de X
documentos.
se cuenta con la infraestructura
adecuada para resolver las
1.8 X
necesidades documentales y de POCO ESPACIO EN
archivo, ARCHIVO
el personal de la entidad conoce la
importancia de los documentos e
1.9 interioriza las políticas y directrices X
concernientes a la gestión de los
documentos
se cuenta con el presupuesto
adecuado para atender las
1.10. X
necesidades documentales y de POCA APROPIACION
archivo, PRESUPUESTAL
TOTAL 7 3
NO
2. ACCESO A LA INFORMACIÓN EXISTE
EXISTE PORQUE?
Se cuenta con políticas que garanticen
2.1 la disponibilidad y accesibilidad de la X
información.
se cuenta con personal idóneo y
suficiente para
2.2 atender las necesidades documentales X
y de archivo de
los ciudadanos.
se cuenta con un esquema de
comunicación en la
2.3 entidad para difundir la importancia de X
la gestión de
documentos.

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capacitación y
2.4 formación internos para la gestión de X
documentos, articulados con el plan
institucional de capacitación.
se cuenta con instrumentos
2.5 archivísticos de descripción y X
clasificación para sus archivos,
el personal hace buen uso de las
herramientas tecnológicas destinadas
2.6 X
a la administración de la información
de la entidad.
se ha establecido la caracterización de
2.7 usuarios de acuerdo a sus X
necesidades de información,
se cuenta con iniciativas para fomentar
2.8 el uso de nuevas tecnologías para X
optimizar el uso del papel,
se tiene implementada la estrategia de
2.9 gobierno en X
línea -GEL-
se cuenta con canales(locales en
2.10. línea) de servicio, atención y X
orientación al ciudadano
TOTAL 7 3
NO
3. PRESERVACION DE LA INFORMACIÓN EXISTE
EXISTE PORQUE?
se cuenta con procesos de
herramientas normalizados para la
3.1 X
preservación y conservación a largo
plazo de los documentos.
3.2 metadatos, integrado a ostros X
sistemas de gestión,

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se cuenta con archivos centrales e

3.3 X
históricos SOLO CENTRAL
la conservación y preservación se
basa en la
3.4 normativa, requisitos legales, X
administrativos y técnicos que le
aplican a la entidad
se cuenta con un sistema integrado de
3.5 conservación - X
SIC-
se cuenta con una infraestructura
adecuada para el
3.6 almacenamiento, conservación y X LA FISICA PRESENTA
preservación de la COMPLICACIONES A
documentación física y electrónica. LARGO PLAZO
se cuenta con procesos documentados
3.7 de valoración y X
disposición final.
se tiene implementados los estándares
3.8 que garanticen la preservación y X
conservación de los documentos.
se cuenta con esquema de migración y
3.9 X
conversión normatizados
se cuenta con modelos o esquemas de
3.10. X
continuidad del negocio,
TOTAL 7 3
4. ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE NO
EXISTE
SEGUIRIDAD EXISTE PORQUE?
se cuenta con políticas asociadas a las
herramientas tecnológicas que
4.1 respaldan la seguridad, usabilidad, X
accesibilidad, integridad y autenticidad
de la información,
4.2 se cuenta con herramientas X
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tecnológicas, acordes a las

necesidades de la entidad, las cuales
permiten hacer buen uso de los
documentos,
se cuenta con acuerdos de
confidencialidad y políticas de
4.3 X
protección de datos a nivel interno y
con terceros.
se cuenta con políticas que permitan
adoptar
4.4 tecnologías que contemplen servicios X
de contenidos orientados a gestión de
los documentos,
las aplicaciones son capaces de
generar y gestionar
4.5 documentos de valor archivístico, X
cumpliendo con los
procesos establecidos
se encuentra estandarizada la
administración y gestión
de la información y los datos en
herramientas
4.6 X
tecnológicas articuladas con el sistema
de gestión de seguridad de la
información y los procesos
archivísticos
se cuenta con mecanismos técnicos
que permitan
4.7 mejorar la adquisición, uso y X
mantenimiento de las
herramientas tecnológicas,
se cuenta con tecnología asociada al
servicio del
4.8 X
ciudadano, que le permita la
participación e interacción,

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se cuenta con modelos para la

4.9 identificación, evaluación y análisis de X
riesgos,
se cuenta con directrices de seguridad
de información con relación al recurso
4.10. humano, al entorno físico y electrónico, X
al acceso y los sistemas de
información.
TOTAL 10 0
NO
5. FORTALECIMINETO Y ARTICULACIÓN EXISTE
EXISTE PORQUE?
la gestión documental se encuentra
5.1 implementada acorde con el modelo X
integrado de planeación y gestión,
se tiene articulada la política de
5.2 gestión documental con los sistemas y X
modelos de gestión de la entidad.
se cuenta con alianzas estratégicas
5.3 que permitan mejorar e innovar la X
función archivística de la entidad,
se aplica el marco legal y normativo
5.4 concerniente a la X
función archivística
se cuenta con un sistema de Gestión
5.5 Documental basado en estándares X
nacionales e internacionales.
se tiene implementadas acciones para
5.6 X
la gestión del cambio,
se cuenta con procesos de mejora
5.7 X
continua.
se cuenta con instancias asesoras que
formulen
5.8 X
lineamientos para la aplicación de la
función archivística de la entidad,
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se tienen identificados los roles y

5.9 responsabilidades del personal y las X
áreas frente a los documentos,
la alta dirección está comprometida ALINEACION DEL
5.10. con el desarrollo de la función X PRESUPUESTO
archivística de la entidad,
DILIGENCIADA POR: COORDINADOR DE GESTION DOCUMENTAL

FECHA: JULIO DE 2015
3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS.
Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a
cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplicó la tabla de criterios de evaluación
(tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR)
El responsable de la gestión documental confrontó cada uno de los aspectos críticos con
los criterios de evaluación de los 5 ejes articuladores propuestos por el Archivo General de
la Nación, de la siguiente manera. Figura 2. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%

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TABLA 3. Aspectos críticos vs ejes articuladores. Fuente. Coordinador gestión documental.

VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%
El resultado final de la matriz de prioridades de la RED DE SALUD DEL

ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali fue el siguiente:
TABLA 4. Matriz de prioridades, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. Vista

óptima: aumentar zoom al 140%

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EJES ARTICULADORES
ASPECTOS
ADMINISTRACION ACCESO A LA PRESERVACION DE FORTALECIMIENTO TOTAL POR
# ASPECTO CRITICO TECNOLOGICOS Y
DE ARCHIVOS INFORMACION LA INFORMACION Y ARTICULACION ASPECTO CRITICO
DE SEGURIDAD
políticas o actos administrativos emitida por
la alta gerencia por motivos como, falta de
1 6 8 2 8 10 34
funciones, falta de seguimiento, evaluación
de indicadores y rotación de personal.
responsabilidad en materia de gestión
2 8 5 3 4 10 30
documental lo que repercute en el letargo de
la organización documental y solo surte este
documental.
El evento de vinculación y/o desvinculación
del personal en cuanto a la gestión
documental no coarta una medida que
obligue al funcionario o exfuncionario a
entregar debidamente el archivo de gestión a
3 5 6 2 5 10 28
quien recibe el puesto de trabajo, o al
coordinador de gestión documental, lo que
conlleva a que la persona que recibe el
puesto se adueñe de algo que no hizo otro y
el que entrega el puesto de trabajo como ya
Los procesos administrativos presentan
vacíos en cuanto a la identificación del flujo
5 de documentos en especial para el manejo 8 5 4 6 10 33
de las copias, normatividades o documentos
personales.
archivo central y de gestión en algunas áreas
8 2 1 4 5 10 22
para custodiar la información producida y
transferidas por las dependencias.
TOTAL POR EJE ARTICULADOR 29 25 15 28 50 147
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto
de mayor a menor, con el siguiente resultado:

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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TABLA 5, Total por ASPECTO CRÍTICO, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental.
TOTAL POR
# ASPECTO CRITICO
ASPECTO CRITICO

políticas o actos administrativos emitida por
1
la alta gerencia por motivos como, falta de 34
funciones, falta de seguimiento, evaluación
de indicadores y rotación de personal.
Los procesos administrativos presentan
vacíos en cuanto a la identificación del flujo
2 de documentos en especial para el manejo 33
de las copias, normatividades o documentos
personales.
3
responsabilidad en materia de gestión 30
documental lo que repercute en el letargo de
la organización documental y solo surte este
documental.
El evento de vinculación y/o desvinculación
del personal en cuanto a la gestión
documental no coarta una medida que
obligue al funcionario o exfuncionario a
4
entregar debidamente el archivo de gestión a 28
quien recibe el puesto de trabajo, o al
coordinador de gestión documental, lo que
conlleva a que la persona que recibe el
puesto se adueñe de algo que no hizo otro y
el que entrega el puesto de trabajo como ya
5
archivo central y de gestión en algunas áreas 22
para custodiar la información producida y
transferidas por las dependencias.

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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TABLA 6, Total por EJE ARTICULADOR, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental.
EJES ARTICULADORES
ASPECTOS TOTAL
FORTALECIMIENTO Y ADMINISTRACION ACCESO A LA PRESERVACION DE
# ASPECTO CRITICO TECNOLOGICOS Y SOLUCIONES
ARTICULACION DE ARCHIVOS INFORMACION LA INFORMACION
DE SEGURIDAD DIRECTAS
TOTAL POR EJE
50 29 28 25 15 147
ARTICULADOR
4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA
Para la formulación de la visión estratégica, se propone por la alta gerencia el orden de la

tabla 5 y 6 teniéndose en cuenta que el total de la muestra de aspectos críticos fueron 34 y
se priorizaron 5 con los lineamientos normalmente aplicados por el Archivo General de la
Nación en el Manual de Implementación del PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.
A partir de la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. formula el siguiente plan estratégico:
La RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E establecerá mecanismos de medición y

cumplimiento de los actos administrativos que se emana la alta gerencia a través de los
procesos de auditoría, seguimiento, control y planeación y de esto se desprenderá las
respectivas felicitaciones o sanciones que diera el cumplimiento o incumplimiento de
estos. La vinculación y desvinculación de los funcionarios tendrá un protocolo para el
procedimiento que en caso contrario repercutirá en investigaciones penales y de
liquidación hasta no normalizar la correcta entrega del puesto de trabajo y de los activos
tanto de información como de propiedad, planta y equipo. Los respectivos informes de los
diferentes procesos que decanten en una falta de apropiación de los archivos de gestión
decantará en el respectivo llamado de atención a la hoja de vida del funcionario o por el
contrario de tratarse de personal contratista, se hará comunicación oficial transmitiendo la
falta grave en la que está incurriendo la prestación del servicio a través de los diferentes
líderes de procesos para que hagan su respectivo seguimiento y control informando en
todo momento la situación administrativa de la observación. La alta gerencia abordará la
problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los
mecanismos que ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración
documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes
herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes
tecnológicos.

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS.
Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes
articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado.
TABLA 7, Objetivos vs aspectos críticos FUENTE: Coordinador de gestión documental.
# ASPECTO CRITICO OBJETIVO

Hacer el seguimiento de los
adopción, seguimiento o articulación de las políticas
diferentes procesos a través de
o actos administrativos emitida por la alta gerencia
los informes y seguimientos que
1 por motivos como, falta de socialización, cultura
hacen niveles estratégicos,
laboral, apropiación desde la alta gerencia,
seguimiento y control ejecutando
sobrecarga de funciones, falta de seguimiento,
el respectivo correctivo.
evaluación de indicadores y rotación de personal.
Los procesos administrativos presentan vacíos en Ejecutar una jornada de

cuanto a la identificación del flujo de documentos en capacitación, auditoría y control
2
especial para el manejo de las copias, por parte del coordinador de
normatividades o documentos personales. gestión documental.
Falta de apropiación hacia el archivo de gestión Ejecutar una auditoría de gestión

como recurso propio del funcionario y se percibe un documental para identificar a los
concepto errado de responsabilidad en materia de líderes de procesos que en su
3
gestión documental lo que repercute en el letargo de gestión no aplican los controles
la organización documental y solo surte este efecto establecidos en los manuales del
al momento de la transferencia documental. proceso documental.

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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El evento de vinculación y/o desvinculación del

personal en cuanto a la gestión documental no Establecer un procedimiento de
coarta una medida que obligue al funcionario o desvinculación de estricto
exfuncionario a entregar debidamente el archivo de cumplimiento desde la
gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al subgerencia administrativa y
4 coordinador de gestión documental, lo que conlleva financiera donde se garantice el
a que la persona que recibe el puesto se adueñe de retorno de los activos de
algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de información y de propiedad planta
trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación y equipo a la empresa social del
por falta de exigencias o políticas simplemente se estado.
desentiende de su responsabilidad.
Alinear las necesidades de
infraestructura y tecnológica con
la ejecución presupuestal 2016
para garantizar la adecuación
física y de herramientas que
permitan reducir y optimizar la
consecución de la información. .
La alta gerencia abordará la
problemática de espacio con la
Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo
adecuación de los espacios
central y de gestión en algunas áreas para custodiar
5 físicos necesarios y de los
la información producida y transferidas por las
mecanismos que ayuden a
dependencias.
optimizar dichos espacios tales
como, tabla de valoración
documental, digitalización,
fortalecimiento de la política cero
papel y de las diferentes
herramientas aprobadas por el
archivo General de la nación en
los variados componentes
tecnológicos.
A partir de lo anterior, la E.S.E identifico los planes y proyectos asociados a los objetivos
obteniendo la siguiente información:

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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Página 27 de 35
TABLA 8, PLANES Y PROYECTOS, FUENTE: Coordinador de gestión documental.

PLANES Y
# ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PROYECTOS
ASOCIADOS
1 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay Hacer el Auditoría
adopción, seguimiento o articulación de las seguimiento de los interna,
políticas o actos administrativos emitida por la diferentes procesos Sistema de
alta gerencia por motivos como, falta de a través de los gestión de
socialización, cultura laboral, apropiación informes y calidad.
desde la alta gerencia, sobrecarga de seguimientos que Balance Score
funciones, falta de seguimiento, evaluación de hacen niveles Card
indicadores y rotación de personal. estratégicos,
seguimiento y
control ejecutando
el respectivo
correctivo.
2 Los procesos administrativos presentan Ejecutar una PIC, auditoría
vacíos en cuanto a la identificación del flujo de jornada de interna.
documentos en especial para el manejo de las capacitación, Sistema de
copias, normatividades o documentos auditoría y control gestión de
personales. por parte del calidad.
coordinador de Balance Score
gestión Card
documental.
3 Falta de apropiación hacia el archivo de Ejecutar una Auditoría
gestión como recurso propio del funcionario y auditoría de gestión interna.
se percibe un concepto errado de documental para Sistema de
responsabilidad en materia de gestión identificar a los gestión de
documental lo que repercute en el letargo de líderes de procesos calidad.
la organización documental y solo surte este que en su gestión Balance Score
efecto al momento de la transferencia no aplican los Card
documental. controles
establecidos en los
manuales del
proceso
documental.

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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Página 28 de 35
4 El evento de vinculación y/o desvinculación Establecer un Auditoria

del personal en cuanto a la gestión procedimiento de interna,
documental no coarta una medida que obligue desvinculación de Sistema de
al funcionario o exfuncionario a entregar estricto gestión de
debidamente el archivo de gestión a quien cumplimiento calidad.
recibe el puesto de trabajo, o al coordinador desde la Balance Score
de gestión documental, lo que conlleva a que subgerencia Card
la persona que recibe el puesto se adueñe de administrativa y
algo que no hizo otro y el que entrega el financiera donde se
puesto de trabajo como ya se va y no tiene garantice el retorno
ninguna obligación por falta de exigencias o de los activos de
políticas simplemente se desentiende de su información y de
responsabilidad. propiedad planta y
equipo a la
empresa social del
estado.
5 Insuficiente espacio en el largo plazo para el Alinear las Plan de
archivo central y de gestión en algunas áreas necesidades de compras,
para custodiar la información producida y infraestructura y plan operativo
transferidas por las dependencias. tecnológica con la anual de
ejecución inversiones,
presupuestal 2016 proyecto de
para garantizar la modernización
adecuación física y de la gestión.
de herramientas
que permitan
reducir y optimizar
la consecución de
la información. . La
alta gerencia
abordará la
problemática de
espacio con la
adecuación de los
espacios físicos
necesarios y de los
mecanismos que

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
PINAR
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ayuden a optimizar
dichos espacios
tales como, tabla
de valoración
documental,
digitalización,
fortalecimiento de
la política cero
papel y de las
diferentes
herramientas
aprobadas por el
archivo General de
la nación en los
variados
componentes
tecnológicos.
6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS
Para la formulación de proyectos la alta gerencia tendrá en cuenta una metodología

interna de la siguiente manera:
• Nombre del plan o proyecto.
• Responsable del Plan o Proyecto.
• Actividades y su tiempo de ejecución.
• Responsable de la actividad.
N Indicadores del plan o proyecto.
NOMBRE: MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA MUNICIPAL
OBJETIVO: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los

aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión
documental
CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
PINAR
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Alcance: este plan incluye la valoración, mejoramiento y dotación de la infraestructura y

elementos tecnológicos del archivo y sus depósitos.
RESPONSABLE: Alta gerencia
TABLA 9, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión

documental.
FECHA
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA FINAL ESTRATEGIA OBSERVACIONE
Identificar las Alta gerencia
mejoras estudios
a realizar en la 10/11/2015 y diseños
infraestructura
presupuestar la Alta gerencia estudios y
inversión a 10/11/2015 diseños
realizar FECHA
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA FINAL ESTRATEGIA OBSERVACIONE
Estudiar Alta gerencia estudios
posibles 10/06/2015 y
traslados de diseños
oficina
Mejorar las 2016
condiciones Alta gerencia
de los
depósitos
Estudiar y Alta gerencia 10/11/2015 Estudios de

establecer convenienci
mecanismos a y gestión
tecnológicos
para la mejora de
de la gestión proyectos.
documental
electrónica

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
PINAR
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Presentar el oficina de proyecto

proyecto planeación 11/11/2015 MGA
a la alta
dirección
Disponibilidad Alta gerencia y

presupuestal presupuesto 20/02/2016
Realizar el manual de
proceso de contratación 01/03/2016 30/06/201 contratació
contratación 6 n
Supervisar la
adecuación de
la
infraestructura y
del componente
tecnológico.
INDICADORES

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
PINAR
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documental.
INDICADOR INDICE SENTIDO META

ESTUDIO
DE Áreas/interveni creciente 50
LOCACI da %
ONES
Mejorar las área o situación
Condiciones de analizada/área creciente 70
infraestructura y o situación %
componente mejorada
tecnológico
7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA
Para la creación del mapa de ruta, la RED DE SALUD DEL ORIENTEE.S.E tuvo en cuenta
el tiempo de ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa:

documental.
Co Mediano plazo (1
rto a 4 años) Largo
Plan o proyecto pla plazo
zo
Tiempo (1
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Auditoría interna, Sistema de gestión

de calidad. Balance Score Card
PIC, auditoría interna. Sistema de

gestión de calidad. Balance Score
Card

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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Auditoría interna. Sistema de gestión

Auditoria interna, Sistema de gestión

Plan de compras, plan operativo
anual de inversiones, proyecto de
modernización de la gestión.
Auditoría interna, Sistema de gestión

PIC, auditoría interna. Sistema de
gestión de calidad. Balance Score
Card
8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.
La alta gerencia estable un cuadro de control básico para la medición de los objetivos
propuestos, los mismos pueden aumentar según las necesidades de la entidad.
TABLA 11, Cuadro de seguimiento y control, FUENTE: Coordinador de gestión

documental.
MEDICION
TRIMESTRAL
PLANES Y INDICADORES META
PROYECTOS TRIM 1 2 3 4 GRAFICO OBSERVAC
IONES
ASOCIADOS ESTR
AL
Proyecto de
mejoramiento de
sede
administrativa( ESTUDIO DE
Adecuación LOCACIONES %
archivo)

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
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Página 34 de 35
PIC, auditoría
interna. Sistema
de gestión de PERSONAL
CAPACITADO %
calidad. Balance
Score Card.
Proyecto de
dotación
de elementos de EQUIPOS
oficina y ADQUIRIDOS %
adquisición de
software,
9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Los objetivos establecidos para cumplir con la política de gestión documental de la RED
DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali
1. Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos

para garantizar la adecuada Gestión Documental.
2. Creación de instrumentos archivísticos para los archivos de gestión.
3. Establecer los programas específicos para los archivos de gestión.
4. Formular procesos de gestión documental.
5. Actualizar las tablas de Retención Documental, al igual que los inventarios

documentales.
6. Formular políticas para la preservación de la información.
7. Mejorar las condiciones de almacenamiento en los archivos.
8. Capacitar a los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de

Santiago de Cali en temas de gestión documental.

CÓDIGO:
GI.GI1.151.42.1.F-16
Nit: 805.027.337-4 Versión: 1
PINAR
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9. Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo.
10. Determinar y adquirir una herramienta tecnológica para la gestión

Documental y de digitalización del patrimonio documental de la E.S.E.
10. BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del Plan Institucional de

Archivos –PINAR (2014), PINAR SABANALARGA ANTIOQUIA, Página WEB.


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2015

RED DE SALUD DEL ORIENTE

Actualizado por: Aprobado por:

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

Tras el continuo crecimiento de la entidad en los aspectos mencionados creció también

A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de la E.S.E

Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que

Finalmente se presentarán las herramientas de medición y la priorización de

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS)

2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA

• Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de

• El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión

• A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso no se ve

responsabilidades de la administración de archivo (central y de gestión)

• Los procesos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo

• Los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE, no cuentan con la cultura

• Existen vacíos funcionales y de responsabilidades en materia de archivos de

• Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de

• Se da capacitación al personal pero este no genera la retroalimentación necesaria

• Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

• Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central para custodiar la

• Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la

• El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas

• Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos

• Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.

• Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

• La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos

• Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención

• Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de

• Se debe articular el Sistema de Gestión de Calidad con el proceso de gestión

• Las herramientas de especificación y definición en procedimientos, instructivos y

• Se debe actualizar la Norma Fundamental en conjunto con el procedimiento de

DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO

• Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso

• Archivos de gestión: A pesar de los avances encontrados en materia de

• Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de

• Archivo de historias clínicas: El archivo de historias clínicas de la institución

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reproceso y

2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA

• La política cero papel ha generado un impacto positivo y considerable por lo que la

• La mayoría de la fuerza de trabajo ha asumido el nuevo mecanismo de

• La mayoría de los procesos documentales se encuentran documentados y

• El archivo central se le hace inventario anualmente, cada que ingresan las

• Se encuentra establecido el PGD con todas las herramientas necesarias para

• La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su

• Se cuenta con espacios adaptables para los archivos de gestión.

FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO

• Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de

correspondencia de la Institución, los procedimientos implementados y los formatos

• Actualización de procesos archivísticos: El equipo humano que labora en la

• Consulta: las buenas prácticas de organización y clasificación implementadas en el

• Asesoría: La persona responsable del proceso demuestra compromiso, voluntad y

• Acceso a la información: se evidencio que la información de los archivos de gestión

• Procedimientos y formatos estandarizados: La existencia de procedimientos

• Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es

• Capacitación: Existen evidencias suficientes de capacitaciones dictadas a los

Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: notijudicialesredoriente@gmail.com

• Distribución: El procedimiento de distribuir los documentos producidos y

• Producción documental: La Institución ha avanzado de manera importante en lo