Administración Documental en el Entorno Laboral 1

EVIDENCIA 3: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Presentado por:

Amanda Del Carmen Discuvich

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

Ficha: 1680087
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¿PORQUE ES IMPORTANTE EL ARCHIVO?

El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o

entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión1. Este nos permite tomar

decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los

trámites que pueda requerir la empresa. en los últimos años, su nivel de

importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año

2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas,

organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para

administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado

muchas veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta

o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban

estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna

norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor

método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal

servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún

documento y esto podría causar conflictos internos.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este

personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que

1
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3682_documento.pdf
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hablan sobre la Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo

cada vez es más importante en una empresa o Institución, el individuo debe

archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende

a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios

etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la

importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la

administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,

científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan

clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando

el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el

archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún

acto.

Los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias,

crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder

asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un

futuro pueda tener problemas.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y

archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar

ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad

de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que

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viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son

nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de

complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor

empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los

desafíos de su compañía.
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Bibliografía

1. https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3682_documento.pdf