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UNIVERSIDAD DE HUÁNUCO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES


ESCUELA ACADÉMICA PROFESIONAL
CONTABILIDAD Y FINANZAS

INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONAL N° II

PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS EN LA UNIDAD


EJECUTORA 302 EDUCACION- LEONCIO PRADO

ALUMNO PRÁCTICANTE

SALVATIERRA QUINTO, EMERSON

DOCENTE SUPERVISOR

CPC. RICARDO RIOS RUIZ

ENTIDAD RECEPTORA

UNIDAD EJECUTORA 302 -L.P.

FECHA DE INICIO

15 DE ABRIL DEL 2016

FECHA DE TÉRMINO

15 DE JULIO DEL 2016

TINGO MARÍA – PERÚ


2016
AGRADECIMIENTO

En este presente trabajo de plan de prácticas pre profesionales II quiero agradecer de


manera especial a Dios, por todas sus bendiciones que me regala día a día y ayudarme
en los momentos más difíciles de mi vida, agradecer a la Unidad Ejecutora 302-
Leoncio Prado, en especial al área de abastecimiento por permitirme desarrollar la
práctica pre profesional, apoyando de esta manera a mi formación personal y
profesional.
INTRODUCCIÓN

Toda institución sea la orientación de tuviese siempre forma parte de sus


preocupaciones, la necesidad de efectivizar sus procesos, su información, y todo aquello
que le resulte clave para su mantenimiento y desarrollo; en el informe de prácticas, se ha
determinado como entidad a la Unidad Ejecutora 302-Leoncio Prado a partir de ahora
denominado U.E.302 -Leoncio Prado.

El presente informe de prácticas pre profesionales desarrollado en la U.E. 302- Leoncio


Prado. Ubicado Jr. Túpac Amaru 289-B de la ciudad de Tingo María, es una instancia
de ejecución descentralizada del Gobierno Regional de Huánuco, que se encarga de
garantizar la calidad y eficiencia del servicio educativo en los centro, programas e
instituciones educativas de la jurisdicción buscando el desarrollo integral del educado.

El presente informe tendrá su desarrollo en el área de ABASTECIMIENTO el cual tiene


la capacidad para gestionar y supervisar eficazmente el proceso de adquisiciones así
como también mejorar la rendición de cuentas, la integridad y la transparencia del
proceso de adquisición. El objetivo central de este trabajo es determinar la eficiencia
verificación y controlar sobre los problemas que se pueda presentar dentro de la entidad.

Este Informe de Practicas Pre Profesionales consta de cuatro capítulos las cuales son
elaboradas por partes: El primer capítulo contiene los aspectos generales de la entidad la
U.E.302-Leoncio Prado, el segundo capítulo está referido a las labores realizadas en la
entidad, el tercer capítulo al proceso adquisición de bienes y servicios y por último el
cuarto capítulo es la identificación del problema.
CAPÍTULO I

I. ASPECTO DE LA ENTIDAD RECEPTORA.

1.1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN.

RAZÓN SOCIAL : UNIDAD EJECUTORA 302 EDUCACION


LEONCIO PRADO

R.U.C. : 20489252865

ACTIVIDAD : Educación

DIRECCIÓN LEGAL : Jr. Túpac Amaru 289-B.

DEPARTAMENTO : Huánuco.

DISTRITO : Rupa Rupa.

PROVINCIA : Leoncio Prado.

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1.2. ASPECTOS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

1.2.1. CREACIÓN

La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado es una Organización Desconcentrada de


Ministerio de Educación, creada por Resolución Suprema N° 2013-2002-ED; cuya
finalidad es administrar el servicio educativo en las Instituciones Educativas y
programas en el ámbito de la provincia de Leoncio Prado; dependiendo orgánicamente
de la Dirección Regional de Educación de Huánuco y administrativamente del Gobierno
Regional Huánuco, ejerciendo la autoridad administrativamente del Gobierno Regional
Huánuco; ejerciendo la autoridad sobre las Instituciones Educativas y programas que
funcionen en su ámbito.

1.2.2. MISIÓN.

Garantizar un servicio educativo de calidad en los diferentes niveles y modalidades,


basados en el liderazgo democrático acorde con los avances de ciencia y tecnología, con
personal capacitado y mentalidad abierta al cambio, brindando una administración
moderna y de orientación pedagógica oportuna a los agentes educativos.

1.2.3. VISIÓN.

Somos una Institución Pública con calidad humana, científica e innovadora, en base a
un trabajo concertado y articulado con la sociedad civil, teniendo como eje el sector
educación a fin de contribuir al mejoramiento Socio-Económico y cultura de la
población, con docentes en formación continua acorde con los avances de la ciencia y la
tecnología que brinda una educación integral.

1.3. OBJETIVOS.

1.3.1. OBJETIVO GENERAL.

Lograr el desarrollo de la educación inicial, primaria y secundaria en el marco de una


atención integral y permanezcan y concluyan satisfactoriamente el grado que cursan,
asegurar y supervisar los servicios educativos que brindan las instituciones educativas
en su jurisdicción asimismo conducir el proceso de evaluación y de ingreso del personal
docente y administrativo.

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1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

 Garantizar la existencia de ambientes físicos adecuados que favorezcan los


procesos de aprendizaje.
 Ampliar la oferta de un servicio de educación técnico productivo de calidad y
pertinentes a las demandas del mercado laboral y oportunidades de desarrollo.
 Integrar progresivamente a los niños y adolescentes de educación especial a la
educación básica regular y/o técnico productiva.
 Asegurar el acceso al sistema educativo de las personas que no se insertaron
oportunamente, que no pudieron culminar la educación básica regular.

1.3.3. VALORES.

 Respeto.
 Calidad.
 Honestidad.
 Excelente servicio personalizado.
 Integridad.
 Vocación de servicio.

1.4. RESEÑA HISTORICA DE LA INSTITUCIÓN

La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado es una instancia de ejecución descentralizada


del Gobierno Regional de Huánuco, con autonomía en el ámbito de su competencia, es
responsable del desarrollo y administración de la educación que se ofrece de las
Instituciones y Programas educativos de su ámbito jurisdiccional u depende de la
Dirección Regional de Educación de Huánuco.

1.4.1. DOMICILIO FISCAL

La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado Se encuentra ubicado en el Jr. Túpac


Amaru 289-B en la ciudad de Tingo María, Distrito de Rupa Rupa, Provincia de
Leoncio Prado, Departamento de Huánuco.

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1.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA UNIDAD EJECUTORA 302 -
LEONCIO PRADO

1.5.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURADA

DIRECCIÓN

ÓRGANO DE
CONTROL
INSTITUCIONAL

ÁREA DE GESTIÓN
ÓRGANO DE
ADMINISTRATIVA
ASESORIA JURÍDICA

ÁREA DE
ABASTECIMIENTO ÁREA DE ÁREA DE GESTIÓN
GESTIÓN PEDAGOGICA
INSTITUCIONAL

ALMACEN

INSTITUCIONES Y
RPOGRAMAS
EDUCATIVOS

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1.6.FUNCIONES

1.6.1. FUNCIONES DE LA UNIDAD EJECUTORA 302 - LEONCIO PRADO

La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene las siguientes funciones:

 Asegurar y supervisar los servicios educativos que brindan las


Instituciones Educativas en su jurisdicción, preservando autonomía
institucional.
 Conducir el proceso de evaluación y de ingreso del personal docente y
administrativo y desarrollar acciones de personal, atendiendo el
requerimiento y la participación de las Instituciones Educativas.

1.6.2. ÁREA DE DIRECCIÓN

Es responsable de dirigir La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, en concordancia


con las normas del Gobierno Regional de Huánuco y de la Dirección Regional de
Educación de Huánuco y los lineamientos de política sectorial local y regional en acción
directa hacia las instituciones educativas y programas educativos.

1.6.3. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

1.6.3.1 Oficina de Planilla

 Ejecutar las resoluciones que son emitidas por La Unidad Ejecutora 302 -
Leoncio Prado, referidas a remuneraciones, bonificaciones,
gratificaciones, descuentos, etc.
 Realizar controles de los números de plaza presupuestadas y pagadas.
 Revisar y firmar los informes de liquidaciones, adelanto por
compensatoria, planillas mensuales, proyectos de resoluciones y créditos
internos (devengados).
 Elaborar las planillas mensuales.

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1.6.3.2. Oficina de Personal

Encargados de formular y actualizar el cuadro de plazas vacantes tanto de la


Unidad de Gestión Educativa Local, como los Centro, Programas e Institutos de
Educación Superior de acuerdo a sus respectivos cuadros para Asignación de
Personal.

1.6.3.3. Oficina de Abastecimiento

Es responsable de las siguientes funciones:

 Participar en la elaboración del plan operativo anual del Área de


ADMIE.

 Programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del sistema


administrativo de abastecimiento.

 Organizar y dirigir, coordinar y evaluar la programación de necesidades


de bienes y servicios con las oficinas usuarias y Unidades de Costeo.

 Formular el plan de anual de adquisiciones, para ejecutar la


programación.

 Afectación Presupuestal de los compromisos adquiridos, a través del


SIAF, en sus fases de Compromiso y Devengado.

 Analizar, clasificar y ejecutar los cuadros de necesidades, concluyendo


en un Plan Anual de Adquisiciones de La Unidad Ejecutora 302 -
Leoncio Prado.

 Establecer y racionalizar la cantidad de bienes a comprar en


concordancia con el presupuesto disponible.

 Efectuar las adquisiciones debidamente autorizadas mediante la orden de


compra.

 Revisar y firmar las órdenes de compra.

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 Verificar la correcta aplicación de los códigos de los cuadros de
necesidades de acuerdo al catálogo de bienes; así como la información
COA y el estado de Registro SEACE-CONSUCODE.

 Tramitar las adquisiciones aprobadas de bienes hasta su internamiento en


el almacén.

1.6.3.4. Oficina de Contabilidad

 Elabora y formula las notas de contabilidad en el Sistema Integrado de


Administración Financiera (SIAF).

 Verifica el avance de la ejecución del gasto de asignaciones genéricas,


especificas por programas, sub programas y por metas en el sistema
integrado de administración financiera (SIAF).

 Registrar y mantener actualizado los libros y registros contables de la


institución.

 Realizar el control previo de las órdenes de compra y/o servicios, las


rendiciones del fondo para pagos en efectivo, recibo de ingresos,
comprobantes de ingresos y comprobantes de pago, notas de cargo y
abono.

1.6.3.5. Oficina de Tesorería

Sus funciones principales son:

 Revisar y firmar los documentos que constan de libros auxiliares de


bancos, caja y bancos RDR.

 Elaborar la información y conciliación de las cuentas de enlace con


tesorería de la oficina de administración financiera del Gobierno
Regional.

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1.6.4.ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA

Sus funciones principales son los que se detalla a continuación:

 Registro de información de nóminas y actas escolares de manera


tradicional.
 Asesorar al Órgano de Dirección en asuntos que son competencia del
Área.
 Brindar asesoramiento en asuntos generales que compete a su área.

1.6.5. ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

1.6.5.1. Oficina de Racionalización

Su función principal abarca los siguientes puntos:

 Estudia, propone y realiza acciones para racionalizar estructuras,


funciones, cargos, procedimientos y métodos de trabajo de acuerdo a las
normas del sistema.
 Procesa expedientes relacionados con el registro de autorización para el
funcionamiento de Centros, Programas Educativos y Academias Pre
Universitarias No Estatales.

1.6.5.2. Oficina de Estadística

Tiene las siguientes funciones:

 Procesar y consolidar el Padrón de Centros, Programas e Instituciones


Educativas de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, clasificándolos
por niveles, modalidades y formas educativas. El Padrón lo actualiza
anualmente.
 Colaborar en los en los proceso de formulación y evaluación del Plan de
Trabajo Institucional, así como en el proyecto de Presupuesto.
 Desinterés por parte de los diferentes directores de La Unidad Ejecutora

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302 - Leoncio Prado, por remitir sus fichas estadísticas (Estadística
Básica y Censo Escolar) en el momento oportuno, siendo su efecto para
el año siguiente.

1.6.5.3. Oficina de Finanzas

Sus funciones abarca los siguientes puntos:

 Procesar y consolidar el Padrón de Centros, Programas e Instituciones


Educativas de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado, clasificándolos
por niveles, modalidades y formas educativas. El Padrón lo actualiza
anualmente.
 Elaborar e interpretar la estadística presupuestaria y realizar el control y
distribución de plazas presupuestadas y de incremento en las
Instituciones Educativas en coordinación con los especialistas de
Planificación, Racionalización y Estadística.

CAPÍTULO II

2. DETALLE DE LAS LABORES REALIZADAS EN LA INSTITUCIÓN

Las prácticas pre profesionales II se realizarán en La Unidad Ejecutora 302


- Leoncio Prado en el Área de Gestión
Administrativa - Oficina de Abastecimiento, la cual se conforma de la
siguiente manera:
 Jefe del Área de Gestión Administrativo

- Lázaro Huamán Oscar Willy

 Responsable de la Oficina de Abastecimiento

- Eco. Ventura Llanos, Cynthia.


Las actividades que se realizan en dicha área son las siguientes:
Ejecutar y controlar las actividades del Sistema de Abastecimiento a través de los
registros y sistemas informáticos.

Coordinar con su Jefatura, los requerimientos de bienes y materiales que solicitan las

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Áreas usuarias y equipos de la Sede y las Instituciones Educativas.

Revisar y dar conformidad a los documentos que se preparan para la adquisición y


distribución de recursos: solicitud de cotización, órdenes de compra, cuadros
comparativos de cotizaciones, guías de internamiento, pedidos y comprobantes de salida
(PECOSA), notas de entrada, pólizas, etc.; remitiendo a la jefatura del Área para su
aprobación.

Coordinar con la jefatura, la formulación de los documentos o instrumentos de trabajo y


gestión:

 Recepcionar todos los requisitos de las áreas usuarias.


 Programar, ejecutar, y evaluar el plan anual de contrataciones.
 Realizar cotizaciones es decir estudios de mercado.
 Realizar los procesos de selección para las adquisiciones y contrataciones según
la nueva ley de contrataciones.
 Emitir órdenes de compra y de servicio según los requerimientos de las áreas
usuarias utilizando los programas informáticos SIAF, SIGA.
 Coordinar con el Área de Gestión Pedagógica para la distribución de material
pedagógico y otros.
 Promover y apoyar la conformación e implementación de los Comités: de
Contrataciones y Adquisiciones, de Distribución de materiales; otros comités.
 Comprometer pago de los servicios básicos, CAS SEDE, CAS JEC, publicidad
entre otros.
 Desarrollar actividades programadas por la política de gestión administrativa
según memorándum entre otros documentos de gestión.
 Ejecutar el presupuesto institucional de apertura realizando contrataciones de
bienes y servicios.
 Asaltar de presupuesto, solicitar según estudio de mercado.
 Adoptar o prever medidas de austeridad y prioridad, relacionado con el control
de calidad, uso y mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles, vehículos,
maquinarias, equipos y enseres de la Sede; para lo cual coordina con el
responsable de Patrimonio lo referente a inventario, altas y bajas.
 Llevar el control de la información que se registran en la Tarjetas de Existencia
Valoradas de Almacén (SA RIC 07) para lo cual coordina con el responsable

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de almacén.

Cautelar el adecuado uso de los sistemas informáticos de su competencia, para la


eficiencia del servicio del equipo de abastecimientos:

- Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE).

- Instalación del SOFTWARE de altas y bajas.

- Proceso de almacenamiento del material, maquinarias y equipo con sus


respectivas tarjetas visibles de existencia (Kardex).

 Depurar, clasificar y preparar los documentos que va a ser parte del Acervo
Documentario Físico y Digital del Área.
 Otras funciones que se le asigne y corresponda.

Durante el periodo de prácticas, desarrolle muchas actividades los mismos que fueron
asignados por la encargada del área abastecimiento, a continuación se detallará manera
de ejemplo un requerimiento de un servicio y los respectivos documentos serán
incluidos en el anexo del presente informe.

2.1. Requerimiento de un servicio de revisión técnica de vehículos:

El área que solicite el requerimiento o adquisición del servicio en este caso es el Lic.
Adm.Tuler Pio Ríos Panduro, responsable del área de Control Patrimonial lo cual se
convertirá en el área usuaria al momento que en que realice su pedido.

Este requerimiento que se materializa a través de un documento de requerimiento


establecido en las normas internas de la entidad, lo cual deberá detallar las
características generales del servicio que se requiere (necesidad), así mismo justificar
que labores administrativas serán realizadas.

2.2. Estudio de mercado y adjudicación de la buena pro:

El área de administración se encarga de dar el visto bueno para la ejecución de la


adquisición, caso seguido el área de abastecimiento elabora las respectivas cotizaciones
de 3 proveedores que ofrecen el servicio de revisión técnica de vehículos para luego
elaborar el cuadro comparativo de necesidades o requerimiento (precio) y elegir que

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opción es la que más se ajusta a las necesidades pactadas, se debe tener en cuenta que el
proveedor tenga RUC, cuenta corriente y estas inscrito en el R.N.P (Registro Nacional
de Proveedores).

Esta también consiste en la evaluación de la propuesta de cada postor de acuerdo a las


características del servicio y el precio, adjudicación de la buena pro al proveedor con
menor precio en función al producto o servicio que solicito el área usuaria.

2.3. Elaboración del contrato u orden de servicio o compra:

dado la buena pro por el órgano encargado de la contratación, el área de abastecimiento


elabora el respectivo Orden de Servicio, esta es la parte en la cual se compromete el
servicio y se espera su ejecución, posteriormente se elabora el contrato y una vez que se
haya cumplido con el servicio previa conformidad del área solicitante.

Una vez que se elabora la Orden de Servicio se elabora el contrato que será firmado
entre la Unidad de abastecimiento y la entidad contratada por otra parte, además el
contratado anexa su factura en dos copias, para pasarlo a control previo contemplando
plazos de ejecución entre otros.

2.4. Constancia de conformidad:

Después que se elabora la orden de servicio, se revisa si es lo que se requirió para luego
dar la conformidad a través de una constancia que va a ser firmada por el área usuaria,
luego sale la orden para el área de contabilidad y por consecuencia al área de tesorería
quien se va a encargar de realizar la fase de devengado y girado para el respectivo pago.

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CAPITULO III

3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL

A continuación se va a presentar algunos conceptos de los puntos más utilizados en el


área de abastecimiento con respecto al tema de dicho informe:

 Bienes: Son mercancías u objetos y pueden clasificarse de varias maneras.


Vamos a enumerar algunas de las posibles clasificaciones de los bienes (la
mayoría de los autores normalmente mencionarán muchas otras).

Clasificación según se encuentren disponibles

Bienes escasos: No están disponibles libremente y son los que generalmente se


adquieren en el mercado.

Bienes libres o abundantes: Si bien son necesarios para satisfacer necesidades, los
mismos están disponibles libremente en la naturaleza o al alcance.

Clasificación según puedan o no ser trasladados

Bienes muebles: Son aquellos que pueden ser transportados de un lugar al otro. Por
ejemplo: una computadora.

Bienes inmuebles: son aquellos que no pueden ser trasladados, por ejemplo una
vivienda.
Clasificación según la variación de la demanda respecto a la variación del ingreso

Bienes normales: Una aumento del ingreso genera un aumento en la demanda. Por
ejemplo los bienes de lujo, entretenimientos, etc.

Bienes inferiores: Un aumento del ingreso genera una disminución en la demanda.

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 Servicios: Un servicio es la realización de una actividad por parte de un
prestador (de servicios). A diferencia de un bien, los servicios son intangibles.

Servicios Públicos

En el caso de los servicios públicos, los mismos son prestados hacia la comunidad en
general, aunque no necesariamente por parte del estado. Ejemplos de este tipo de
servicios son los transportes públicos, la electricidad, las comunicaciones, etc.

 Adquisición: La palabra adquisición es un término que usualmente empleamos


para expresar la compra que se realizó de algo, un producto, un servicio, un
inmueble, entre otras cuestiones que son plausibles de comprar.
 Requerimiento: Petición de una cosa que se considera necesaria, especialmente
el que hace una autoridad.
 Estudio de mercado: El estudio de mercado es un proceso sistemático de
recolección y análisis de datos e información acerca de los clientes,
competidores y el mercado. Sus usos incluyen ayudar a crear un plan de
negocios, lanzar un nuevo producto o servicio, mejorar productos o servicios
existentes y expandirse a nuevos mercados.

El estudio de mercado puede ser utilizado para determinar que porción de la población
comprara un producto o servicio, basado en variables como el género, la edad,
ubicación y nivel de ingresos.

El estudio de mercado es generalmente primario o secundario. En el estudio secundario,


la compañía utiliza información obtenida de otras fuentes que aparecen aplicables a un
producto nuevo o existente. Las ventajas del estudio secundario incluyen el hecho de ser
relativamente barato y fácilmente accesible. Las desventajas del estudio secundario: a
menudo no es específico al área de investigación y los datos utilizados pueden ser
tendenciosos y complicados de validar.

El estudio de mercado primario implica pruebas como focus groups, encuestas,


investigaciones en terreno, entrevistas u observaciones llevadas a cabo o adaptadas
específicamente al producto.

Muchas preguntas pueden ser respondidas gracias a un estudio de mercado:

¿Qué está pasando en el mercado?

¿Cuáles son las tendencias?

¿Quiénes son los competidores?

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¿Qué opinión tienen los consumidores acerca de los productos presentes en el mercado?

¿Qué necesidades son importantes?

¿Están siendo satisfechas esas necesidades por los productos existentes?

 La buena pro de una compra o servicio: “El otorgamiento de la buena pro es


la declaración que una Entidad realiza en el marco de normas de derecho público
– la normativa vigente de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – que va a
producir efectos jurídicos sobre determinados administrados – admitir y calificar
las propuestas presentadas por postores determinados y otorgar la buena pro a la
que haya obtenido la mejor puntuación – en el desarrollo de un procedimiento
administrativo especial denominado “proceso de selección”. Por tanto, de
conformidad con el artículo 1º de la Ley del Procedimiento Administrativo
General, Ley Nº 27444 y sus modificatorias -en adelante, “la LPAG” –, el
otorgamiento de la buena pro se configura como un acto administrativo.”
 Registro Nacional de Proveedores (R.N.P): Es el sistema de información
único cuyo objeto es registrar y mantener actualizada la información de personas
naturales y jurídicas nacionales y extranjeras que estén interesadas en contratar
con entidades des Estado peruano, por ello y para facilitar el acceso a los
servicios que se brinda, ponemos a disposición el usuario información
organizada de los tramites, bajo un enfoque del ciclo de vida.

 OSCE: (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado) es la entidad


encargada de velar por el cumplimiento de las normas relacionadas con las
adquisiciones públicas del estado, este organismo técnico está adscrito al MEF
(Ministerio de Economía y Finanzas).

 Proveedor: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a
otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para
venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio
principal de la empresa que compra esos elementos.

 Orden de compra: La orden de compra es un documento que emite


el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio

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y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el
vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el
comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

 Orden de servicio: Las órdenes de servicio son utilizadas para registrar los
distintos pedidos que llegan, ya sean: pedido de presupuesto, confirmación de un
presupuesto, realización del servicio, etc., y determinar qué técnico realizará el
servicio, qué día y en qué hora según la prioridad que se le asigne, especificando
también en caso de que se realice el servicio, los materiales utilizados en el
mismo.

 PECOSAS: Pedido de Comprobante y Salida, Sirve de documento fuente, en él


se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de almacén.

 SIAF: El SIAF es el Sistema Integrado de Administración Financiera, es un


sistema informático que permite administrar, mejorar y supervisar las
operaciones de ingresos y gastos de las Entidades del Estado, además de permitir
la integración de los procesos presupuestarios, contables y de tesorería de cada
entidad.

Todos estos datos son transmitidos al MEF (Ministerio de Economía y Finanzas), cabe
destacar que esta información también se utiliza para la elaboración de reportes y
registros de otros Organismos del Estado Peruano, por ejemplo, la Dirección General de
Presupuesto Público, la Dirección General de Tesoro Público y la Dirección General de
Contabilidad Pública.

En el SIAF se registra la siguiente información:

Fecha en que se realizó la operación

¿Quién recibió el pago?

El concepto de gasto o ingreso

¿Quién realizó el gasto?

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La fuente de financiamiento que se utilizó

¿Cuál es el proyecto en que se realizó el gasto?

Concepto por el cual se recaudaron los fondos

La fuente de financiamiento por el cual se recaudan fondos

Fechas de recaudación y depósito de los fondos.

 Registro del Devengado: está asociado a la verificación del cumplimiento de la


obligación por parte del proveedor, esto es la entrega del bien o prestación del
servicio. Esta fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos
y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior
al registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal).

 Registro del Girado: requiere un Devengado previo, se puede proceder a


extinguir, parcial o totalmente, las obligaciones contraídas, hasta por el monto
del devengado. El Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al
registro del Devengado.

 Registro del pagado: será procesado automáticamente por el Sistema cuando se


utilizan Recursos Ordinarios, con la información de los Cheques y Cartas
Ordenes pagadas, remitidas por el BN.

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CAPÍTULO IV

4. INDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA


Durante mi permanencia de realización de prácticas pre profesionales II, pude
identificar los siguientes problemas:
 En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de
abastecimiento no se lleva un adecuado control de los bienes que se
adquieren.
 En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de
abastecimiento no se revisan adecuadamente la tramitación de las
solicitudes de cotización.
 En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de
abastecimiento no cuenta con un programa que le permita dirigir,
coordinar, y evaluar las actividades del sistema administrativo de
abastecimiento.
 En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de
abastecimiento se presenta demora de pagos a los proveedores.
 En La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado - en el área de
abastecimiento no se revisa en el tiempo pactado la documentación
administrativa contable que se genera en esta área.

4.1. APORTES PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

A continuación se presenta algunos aportes para dar solución a los problemas


identificados que surgen en el área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 -
Leoncio Prado:

4.1.1. Propuesta para mejorar el control de los bienes que se adquieren en el


proceso de adquisición:

El control de bienes realizados por el área abastecimiento es la función logística


mediante la cual se provee a un área de todo el material necesario para su
funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

Para mejorar y tener un correcto control de abastecimiento de productos y materiales en

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la organización se puede proponer:

• Un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el


funcionamiento de la organización.

• Mantener existencias en cantidad suficiente por medio del área de almacén para
atender los requerimientos por parte de las áreas existentes tanto de productos y
servicios.

• Definir técnicamente los productos y materiales que se necesitan.

• Buscar y mantener relación con proveedores competentes.

• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible, sin
renunciar a una calidad mínima establecida.

En definitiva, necesitamos abastecernos, tener existencias para operar con normalidad,


pero debemos conseguir hacerlo procurando que los costos administrativos sean los más
bajos posibles.

4.1.2. Propuesta para una mejor revisión de las solicitudes de cotización:

El proceso de solicitud de cotización realizada por el área de abastecimiento dirigida a


un fabricante, comercio o prestador de servicios, sobre los costos de un producto o
servicio, para evaluar posibles compras, aunque también puede usarse para comparar
precios con otros proveedores. En una solicitud de cotización se piden además de los
precios, las especificaciones del producto, marca, una breve descripción, formas de
pago, términos de entrega, precio por unidad, precio total de los productos.

Estos procesos no son bien elaborados por lo cual se puede proponer tomar en cuenta
puntos específicos para que la cotización sea favorable como por ejemplo:

 Antecedentes de la empresa.
 Pedido o datos de referencia.
 Datos de contacto.
 Plazo de entrega.
 Precio.
 Formas de pago.
 Fecha de vencimiento de la cotización.
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4.1.3. Propuesta para mejorar aplicar un programa que ayude a dirigir,
coordinar, y evaluar las actividades del sistema administrativo de abastecimiento.

La aplicación de tecnología a través de programas informáticos son herramientas que


facilitan la visibilidad en la cadena de suministro, aportando información acerca de los
procesos y mejorando el intercambio de datos entre todos los miembros de la cadena.

Ya que muchas veces la elaboración de las órdenes de compra y servicios es elaborada


manual o en Excel, lo cual no permite llevar un control detallado de la cartera de sus
proveedores, ni control de las Órdenes de Compra o Servicio ni control de existencias.
Por lo que pensado en la institución y para mejorar las labores del área de
Abastecimiento, se propone buscar diseño de herramientas para a mejorar la capacidad
de gestión del funcionario responsable, implementado un software que le ayude a
conocer en tiempo real los gastos realizados, cuanto se está gastando en un adquisición
y que cantidad de materiales se está usando. Es decir tener la información al instante
para la toma de decisiones.

El Software tiene como finalidad el procesamiento de la información en forma


confiable, precisa y oportuna, facilitando la toma de decisiones y el cumplimiento de los
objetivos propuestos.

4.1.4. Propuesta para mejorar el problema de demora de pago a proveedores.

El área de abastecimiento como sabemos está constituido por normas, métodos y


procedimientos que van a regular los procesos de abastecimiento (programación,
adquisición, almacenamiento y distribución) de bienes y servicios, esto conlleva a
programar y pactar de manera precisa los pagos a los proveedores lo cual se ve afectado
por políticas administrativas que recalcan en la falta de puntualidad en los pagos que
pueden mermar la confianza del proveedor.

Una propuesta seria implementa un flujograma donde describan eficazmente los


procedimientos de pago a los proveedores, otro punto a recomendar es que se deben
regir a las leyes plasmadas por el organismo supervisor de las contrataciones del estado
para resarcir con intereses la demora en los pagos a los proveedores.

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4.1.5. Propuesta para mejorar eficazmente la revisión de la documentación
administrativa contable que se genera en esta dicha área.

El área de abastecimiento utiliza varios documentos fuente como: documento de


requerimiento, órdenes de compra, órdenes de servicio, guía de remisión, cuadros
comparativos, facturas, pedido de comprobantes de salida (PECOSA) y otro, lo cuales
necesitan una revisión por su importancia ya que se va a utilizar en varias ocasiones en
que se realice el proceso de adquisición para luego pasar por los diferentes procesos
contables, para mejorar la revisión optima de los documentos administrativos contables
se puede implementar un plan sistemático para un registro optimo que nos facilite
ahorrar tiempo en la búsqueda de documentación, a reducir la cantidad de
documentación, se podría escanear documentos para optimizar su duración, en cuanto al
proceso de archivo crear un cuadro de clasificación y ordenar en forma
cronológicamente por fecha y se concreta en la secuencia año, mes, día, por orden
alfabético, orden numérica(implementando códigos) y por ultimo tipo de
documento(bienes o servicios) y por materiales.

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CONCLUSIONES

1. El área de abasteciendo de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado lleva un


inadecuado control de los bienes que se adquieren, porque no cuentan con un
diseño de control interno que le permita la verificación periódica de los bienes y
servicios que se adquieren.
2. En el área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado no se
revisa adecuadamente la tramitación de las solicitudes de cotización debido a un
manejo excesivo de papelería o tramites que en lugar de facilitar la operación la
entorpecen, por lo cual no le permite llevar un buen registro de proveedores que
le facilite poder actualizar sus datos.
3. El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene
dificultades al dirigir, coordinar, y evaluar las actividades del sistema
administrativo de abastecimiento debido a que no cuenta con software que le
facilite las tareas y una rápida interacción en las actividades que realiza ya sea
con la selección de proveedores, cuadros comparativos, etc.
4. El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene
inconvenientes a la hora de pagar a los proveedores debido a que no se respetan
los plazos de pago como también a las políticas administrativas y en algunos
casos por burocracia lo cual impiden un manejo optimo del presupuesto pactado,
el retraso en el pago afecta la finalidad de los procesos, lo cual es contar con la
mayor participación de proveedores potenciales.
5. El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene
conflictos para revisar la documentación administrativa contable que se genera
debido a que no se entregan a tiempo las ordenes ya sean de compra o servicio,
otro punto que dificulta la revisión de la documentación es algunos errores que
pueda tener estos documentos como montos que no coinciden o alguna
distorsión que dificulte su entendimiento por parte del contador.

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RECOMENDACIONES

1.- El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado debería


implementar un sistema de control interno que le garantice cumplir las normas
dispuestas por la ley de contrataciones y adquisiciones del estado, también que le
permita seleccionar proveedores que reúnan los requisitos básicos para ser contratados y
adquirir bienes y/o servicios cuyos precios estén acordes con el mercado.

2.- El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado podría


implementar un manejo simplificado y la vez optimo en el manejo de solicitudes que le
permita llevar una cotización fluida con varios proveedores para poder elegir al que más
le convenga, también tener un orden al manejar y archivar adecuadamente las
solicitudes de cotización.

3.- El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado debería


implementar un sistema que le pueda ayudar a interactuar mejor con sus proveedores
como tarjetas electrónicas, catálogos electrónicos, comunicación electrónica con
proveedores, etc. Lo cual va a ayudar a lograr ventajas competitivas, también estos
sistemas van a ayudar a la reducción de costos, por otra parte estos sistemas deben ser lo
más sencillo posible para facilitar su integración.

4.- El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado debe regirse
a la ley de contrataciones del estado para resarcir con intereses la demora en los pagos a
los proveedores, lo cual constituye a una de las principales causas de la negativa de los
proveedores especialmente de las micro y pequeñas empresas (Mype) a participar en los
procedimientos de selección, debemos recordar también que en caso de retraso en el
pago por parte de la entidad, salvo que se deba por caso fortuito o fuerza mayor, esta
reconoce al contratista los intereses legales correspondientes, debiendo repetir contra los
responsables de la demora injustificada.

5.- El área de abastecimiento de La Unidad Ejecutora 302 - Leoncio Prado tiene la


responsabilidad de entregar la documentación administrativa contable sin error alguno
por lo cual se le recomienda tomar en cuenta su correcta elaboración y ser revisado
minuciosamente para así evitar problemas que impidan el desarrollo del proceso de
adquisición de bienes y/o servicios.

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ANEXOS

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BIBLIOGRAFÍA

 www. ugel302.gob.pe
 http://www.osce.gob.pe/consucode/userfiles/image/cap1_m3_prov.pdf
 http://www.monografias.com/trabajos82/guia-practica-adquisiciones-del-sector-
publico.
 https://es.scribd.com/doc/14603315/CLASIFICACION-DE-LOS-BIENES
 http://portal.osce.gob.pe/rnp/
 https://mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=2028&Ite
mid=101421&lang=es
 http://www.perucontable.com/modules/newbb/viewtopic.php?viewmode=compa
ct&topic_id=2597&forum=4
 http://www.gestiopolis.com/que-es-abastecimiento/

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