VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

LAURA ALEJANDRA PABON SUAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENSIZAJE SENA

FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1685098

 Tabla 1 valoración y disposición final

Tipos Valoración documental Disposición final

documentales

Documentos que manifiestan los Su disposición es de 20

contratos realizados por la entidad años. Cumplido el tiempo
Convenios en ejercicio de sus funciones. Poseen de retención se pueden
valor legal, fiscal, contable y eliminar.
administrativo.
Documentos que reflejan los Mandato es de 20 años.
contratos realizados por la entidad Cumplido el tiempo de
Licitaciones en ejercicio de sus funciones. Poseen retención se pueden
valor legal, fiscal, contable y eliminar.
administrativo.
Estos documentos son de carácter Se conservarán por el
contable, legal y jurídico. Establecida tiempo que dure el
la obligación Se conservarán. Ya que compromiso que
las obligaciones deben ser respaldan.
OBLIGACIONES
registradas en la escritura y en el Previniendo y sin poner en
HIPOTECARIAS
Certificado de Libertad. riesgo o peligro en el
Archivo Central.
Después de este tiempo se
pueden eliminar.
Son documentos que reflejan Conservación total. Al
decisiones de carácter cumplir su tiempo de
Actas de Comité de
administrativo, legal y fiscal. Forman retención se microfilman
Gerencia
parte de la remembranza para consulta y
institucional. conservación del original.
Son documentos que reflejan Conservación total. Al
decisiones de carácter cumplir su tiempo de
Actas de Junta
administrativo, legal y fiscal. Forman retención se microfilman
Directiva
parte de la memoria institucional para consulta y
conservación del original
Estos documentos reflejan el Valor histórico. Se
seguimiento y la evaluación de la conservarán como parte de
Informes a Entes de
gestión de la Entidad por parte de los la memoria institucional.
Control
organismos de control. Son
considerados de carácter misional
Buenas tardes

Envió la realización de la actividad, gracias.

"Valoración documental y disposición final de los documentos"

Ejemplos

1° La valoración documental parece centrarse en ideas que todavía hoy suscitan

acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las razones y propósitos que
obligan a valorar los documentos, como el valorar para conservar o valorar para eliminar

2° Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora, al

originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho de otra manera, sirve de
testimonio a aquellos que estuvieron involucrados en el trámite. Se aplica a los archivos
administrativos y se encuentran en las dos primeras fases del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión y Archivo Central)

3° El que contiene un documento o una serie de documentos, para la entidad productora,

relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en
todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para
responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por
su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.

4° El proceso de valoración documental se aplica a los conjuntos orgánicos, a las series

documentales y no a los documentos individualmente. Por tanto, la identificación de las
series es un paso indispensable en dicho proceso. Es allí, en las Series donde
identificaremos los Periodos de retención y la disposición final de los documentos, las
cuales quedaran reflejadas en las Tablas de retención documental de cada una de las
dependencias.

5°El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio documental ya que permite el

establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de
las fases de archivo.