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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LAURA ALEJANDRA PABON SUAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENSIZAJE SENA


FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1685098)
ORIGENY EVOLUCION DEL ARCHIVO

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es
tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían
remontarse a la aparición de la escritura.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados.

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

 Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.

 Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros


documentos, en vestigios en madera y mármol.

 Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en


madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda
para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.
El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se
habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de
Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo
imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe
lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor
puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían
aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos. Los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en
función de las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, micro
formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, mapas, etc.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los
archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo
documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora
tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

SUS CUALIDADES

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización,
de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al
contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable
de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

 Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las


búsquedas de documentación.

 Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos


de manera eficiente.

 Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para


evitar equivocaciones.

 Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,


para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

-ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

Promover la conservación y consulta de documentación Nal. Y ponerlo al servicio de la


comunidad.

-ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO:

Fondos documentales producidos por los órganos del orden departamental y aquellos
que reciba en custodia.

-ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO:

Documentos producidos por órganos del orden municipal y aquellos que se reciban en
custodia.

-ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO:

Protección de los recursos documentales de la ciudad (Bogotá).

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el


aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la
Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual
BIBLIOGRAFIA

http://www.islabahia.com/arenaycal/2009/164_octubre/miguel_angel_164.asp

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