TIPOS DE DOCUMENTOS

Normas Icontec 185

28-05-2018
Sena
 Tipos de documentos.

Acta.

Son documentos que adquieren valor administrativo, lega, jurídico e histórico desde del
momento de su creación.

Sus requisitos son:

Márgenes

 Superior entre 3cm y 4 cm inferior entre 2cm y 3cm

 Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

Sus partes.

El título: Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior, está
conformado por el nombre de las personas que se reúnen.
Denominación del documento: Se pone la palabra ACTA, a uno o dos espacios,
en mayúscula, centrado y acompañado de un número consecutivo que le
corresponda.
Encabezado: Está conformado por la fecha, hora, lugar, ausentes e invitados si es
el caso, cada una se escribe en mayúscula sostenida.
Fecha: Se escribe la palabra FECHA en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos. Al frente se pone la cuidad donde se ha realizado la reunión y la fecha
completa día, mes, años separada por una coma.
Hora: Se escribe la palabra HORA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.
Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
Lugar: Se escribes la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos. Al frente se escribe el sitio de la reunión.
Asistentes: Se escribes la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula
inicial y el cargo que desempeña cada uno en la reunión, se separa por coma y se
sigue el orden jerárquico establecido para la reunión.
Invitados: Se escribes la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida
seguida de dos puntos. Los nombres se escriben con mayúscula inicial
Ausentes: Con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos, se escribe la palabra
AUSENTES, si los hay. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Orden del día: A dos espacios del último nombre en el margen izquierdo y con
mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos
puntos. En el margen izquierdo, se enumeran los temas de la reunión y con
mayúscula inicial se identifica con números.
Desarrollo: Con mayúscula sostenida escribes la palabra DESARROLLO seguida
de dos puntos. En el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con
número y con negrilla si lo desea resaltar.
Convocatoria: En caso de que se programe una nueva reunión, se escribe la
palabra CONVOCATORIA en el margen izquierdo y con mayúscula sostenida
seguida de punto se escribe la fecha y hora de la próxima reunión.
 Firmas: Se escribe el nombre completo de los firmantes responsables con
mayúscula sostenida y el cargo con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y
cargos de los firmantes autorizados los repartes de manera que el de mayor quede
contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón hacia su derecha.
Anexo: Se escribe a dos espacios del cargo del remitente, se escribe con
mayúscula inicial y seguida de dos puntos, entre paréntesis se relaciona el número
de hojas y el tipo de anexo escritos en forma continua horizontalmente y separados
por coma.
El redactor y transcriptor: se escribe el nombre y los apellidos de las personas
que participaron en la redacción y transcripción del acta, todo debidamente alineado.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los
participantes. De preferencia la letra más pequeña. Si la persona que firma es la
misma que redacta y transcribe no se requiere su identificación.

Memorando.
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información.
Sus requisitos son:
Márgenes

 Superior entre 3cm y 4 cm inferior entre 2cm y 3cm

 Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

Sus partes:
Denominación del documento: En la margen superior, se escribe la palabra
memorando en mayúscula sostenida y centrada.
La fecha: Se pone la cuidad y la fecha completa día, mes, año.
Encabezado: Se realiza los datos del destinatario y remitente van alineados de la
palabra asunto.
Se escribe en el margen izquierdo, la palabra PARA con mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos, al frente se escribe los datos del destinatario con
mayúscula inicial.
A dos espacios se coloca DE, con mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
Al frente se escribe los datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos espacios se pone el ASUNTO, con mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento, sin exceder de cuatro
palabras y con mayúscula inicial.
Texto: Se escribe de dos a tres espacios del asunto, puesto que el saludo está
incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea entre párrafos.
Despedida: Se utiliza de dos maneras, una expresión corta, se coloca una coma o
si la expresión es larga finalizas con un punto.
 Anexo: Se escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente, se escribe con
mayúscula inicial y seguida de dos puntos, entre paréntesis se relaciona el número
de hojas y el tipo de anexo escritos en forma continua horizontalmente y separados
por coma.
El redactor y transcriptor: se escribe el nombre y los apellidos de las personas
que participaron en la redacción y transcripción del acta, todo debidamente
alineado. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada
uno de los participantes. De preferencia la letra más pequeña. Si la persona que
firma es la misma que redacta y transcribe no se requiere su identificación.

Circular
Comunicaciones escritas de interés con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente.

Sus requisitos son:

Márgenes

 Superior entre 3cm y 4 cm inferior entre 2cm y 3cm

 Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2cm y 3 cm

Sus partes.
Denominación del documento: En la margen superior, se escribe la palabra
circular en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la
identifica, si se requiere.
La fecha: Se pone la cuidad y la fecha completa día, mes, año.
Encabezado: De dos a tres espacios de la fecha.
Se escribe la palabra PARA, en mayúscula sostenida, con la información del
destinatario de la circular. La palabra PARA, no lleva dos puntos.
Asunto: Constituye la síntesis del tema, expresada mínimo en cuatro palabras, se
escribe el asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.
No lleva saludo.
Texto: Se escribe de dos a tres espacios del asunto, cada párrafo se separa del
anterior con un espacio.
Despedida: Se utiliza de dos maneras, una expresión corta, se coloca una coma o
si la expresión es larga finalizas con un punto.
Remitente: El nombre se pone de cuatro a cinco espacios de la despedida, con
mayúscula sostenida y el cargo se escribe en el espacio siguiente con mayúscula
inicial sin centrar. La persona responsable firma encima del nombre.
Anexo: Se escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente, se escribe con
mayúscula inicial y seguida de dos puntos, entre paréntesis se relaciona el número
de hojas y el tipo de anexo escritos en forma continua horizontalmente y separados
por coma.
El redactor y transcriptor: se escribe el nombre y los apellidos de las personas
que participaron en la redacción y transcripción del acta, todo debidamente
alineado. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada
uno de los participantes. De preferencia la letra más pequeña. Si la persona que
firma es la misma que redacta y transcribe no se requiere su identificación.