C A P Í T U L O 1

Conceptos generales y
características
fundamentales del programa
de tratamiento de textos

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© Centro de Estudios Adams

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Ediciones Valbuena, S.A. medio, existente o de próxima invención, sin permiso por
escrito de los propietarios del © será perseguido de acuerdo
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28007 Madrid
Anagrama «LUCHA CONTRA LA PIRATERIA»
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I.S.B.N.: 978-84-9025-116-4. E propiedad de Unión Internacional de Escritores.

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Guión-resumen
1. Instalación de Word 2010
2. Entrada y salida del programa
3. Descripción de la pantalla de tratamiento de textos (interface)
4. Ventana de documento
5. Barra de estado
6. Gestión de ventanas
7. Teclado
8. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos
9. Barra de herramientas Estándar
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2 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos

1. Instalación de Word 2010
Para instalar Word 2010 desde el paquete Microsoft Office 2010, son requisitos
imprescindibles los siguientes:
Procesador: 500 MHz o superior.
Sistema operativo: Microsoft Windows XP Service Pack 3 o Windows Server 2003 Servi-
ce Pack 1 o posterior. También es posible instalarlo bajo el sistema
operativo Windows Vista y Windows 7.
Memoria: 256 MB RAM mínimo (el corrector gramatical y ortográfico contex-
tual de Word no se activa si el equipo no tiene 1 GB de memoria
como mínimo).
Espacio de disco: Durante la instalación se necesita un espacio aproximado de 2 GB
para Word (3,5 GB para la versión Office Professional Plus con todos
los demás programas de Office 2010). Parte de este espacio se libera-
rá al finalizar la instalación.
Monitor: Resolución de 1024 por 768 o superior.
Unidad de disco: Unidad de CD/DVD.

Conviene resaltar que no se puede realizar la instalación de los programas de Office

2010 en los sistemas operativos anteriores a los mencionados (Windows 2000/Me, Win-
dows 98 o Windows NT). Por tanto, si se tiene instalado uno de los sistemas operativos
mencionados, será necesario actualizarlo a Windows XP, Windows Server 2003, Windows
Vista o Windows 7 antes de instalar Office 2010.
En la elaboración del presente manual se ha partido de un ordenador con el sistema
operativo Windows XP. Si tiene instalado otro sistema operativo, es posible que se note
alguna diferencia de visualización en las pantallas y cuadros de diálogo, pero estas dife-
rencias no afectan ni a la instalación ni al funcionamiento de los programas de Office.
Una vez iniciado el ordenador, y estando en la pantalla principal del sistema opera-
tivo, introducir el DVD de Microsoft Office 2010, o bien el CD del programa Microsoft
Word 2010.
Generalmente, la instalación comenzará de forma automática después de introducir
el disco. Si no se inicia, seguir uno de los pasos siguientes:
 En el Escritorio de Windows, hacer doble clic en Mi PC, hacer doble clic en
la unidad de CD o DVD (normalmente es la unidad D:), y hacer doble clic
en el archivo SETUP.EXE, o
 Abrir el menú Inicio y elegir la opción Ejecutar. En el cuadro de texto Abrir,
escribir D:SETUP (siendo D la letra que corresponde a la unidad CD/DVD).
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 Durante el proceso de instalación, el asistente de instalación permite elegir si se
desea instalar el programa reemplazando las versiones anteriores (si en el ordenador están
instaladas versiones anteriores de Office) o bien hacer una instalación respetando las ver-
siones anteriores, de manera que no haya problema si se desean mantener varias versio-
nes en el equipo.
También se puede personalizar la instalación del programa eligiendo una carpeta de
instalación diferente de la ofrecida por defecto, asimismo puede elegir los complementos
de programa que desea o no desea instalar.
Si ya tenía instalada una versión anterior de Microsoft Office, el programa le pre-
guntará si desea Actualizar su versión (en cuyo caso Office 2010 reemplazará dicha ver-
sión), o bien si desea hacer una instalación Personalizada, en la que podrá elegir los com-
ponentes de Office que se instalarán y asimismo podrá elegir si desea mantener la versión
anterior de Office:
Si elige Actualizar, se iniciará la instalación automática de Office 2010. Si elige Per-
sonalizar, deberá indicar al programa de instalación las opciones que desea.
 En la ficha Actualizar, puede indicar si desea mantener o quitar todas las
versiones anteriores de Office, y puede elegir también si desea quitar sólo
parte de las aplicaciones.
 En la ficha Opciones de Instalación puede elegir qué componentes desea
instalar y cuáles no. Salvo que desee quitar determinados componentes,
es mejor que deje las opciones de Instalación tal y como aparecen.
 En la ficha Ubicación de Archivos puede elegir la carpeta en la que desea ins-
talar Office 2010. Si desea mantener las versiones anteriores de Office, indi-
que un nombre de carpeta distinto del ofrecido (por ejemplo: C:\Archivos
de programa\Microsoft Office 2010).
 En la ficha Información del Usuario puede introducir su nombre e inicia-
les, que se emplearán internamente en el programa (esto no identifica al
usuario de cara a Microsoft).
Una vez elegidas las opciones deseadas, pulse el botón Instalar ahora. El programa
instalador de Office 2010 mostrará un indicador de progreso de la instalación.
Finalizada la actualización, Office 2010 EDITION le preguntará si desea conectar con
Office Online para obtener plantillas, complementos y actualizaciones de Office 2010. Si
no dispone de conexión a Internet o bien no desea conectar en este momento con
Microsoft, pulse Cerrar. Con esto habrá finalizado la instalación.

2. Entrada y salida del programa

Una vez finalizada la instalación, hay varias formas de iniciar el programa:

En el Escritorio de Windows, seleccionar Inicio - Programas - Microsoft Word 2010.

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 Cuando inicie Word 2010 (o cualquier otro programa de Office 2010) deberá acti-
var el producto. Para hacerlo, active la ficha Archivo de la cinta de opciones, y seleccione
Ayuda. A la derecha aparecerá un mensaje indicando que Word 2010 no está activado, y
el enlace Cambiar clave del producto a través del cual se puede introducir el código de 25
dígitos para activar el programa. Antes de introducir una clave válida, se puede utilizar el
software hasta un máximo de 25 veces. Una vez transcurrido este periodo de prueba, si
no se introduce una clave válida el programa entrará en el modo de funcionalidad redu-
cida, en el que la mayoría de las funciones básicas del programa estarán desactivadas (por
ejemplo, no se podrán guardar las modificaciones realizadas en un documento ni crear
documentos nuevos). El programa funcionará así hasta que se introduzca una clave váli-
da. La activación de Word 2010 (o cualquier otro programa de Office 2010) es una tec-
nología antipiratería de Microsoft.

Salir de Word es cerrar la aplicación, y se puede hacer de varias formas:

 Clic en el botón cerrar de la aplicación.

 Pulsar ALT+F4.

 Hacer clic en la ficha Archivo y a continuación en Salir

 Hacer doble clic en el menú control de la ventana de Word

Si sale de Word 2010 y ha realizado cambios que no se han guardado en los docu-
mentos abiertos, Word le preguntará primero si desea guardar los cambios.

Al pulsar Sí Word 2010 guardará los cambios, u ofrecerá el cuadro de diálogo Guar-
dar como para almacenar el documento. Si pulsa No, Word cerrará todos los documen-
tos abiertos y el programa, perdiéndose todas las modificaciones que haya podido reali-
zar en los documentos.
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3. Descripción de la pantalla de
tratamiento de textos (inteface)
Word 2010 presenta una ventana similar a la de la versión anterior del programa
(2007).

Botón Menú control de la ventana de Word: a través de este botón se puede maxi-
mizar, minimizar, cambiar de tamaño, mover o cerrar la ventana del programa.

Barra de herramientas de Acceso Rápido: normalmente está situada en la parte supe-

rior izquierda de la ventana de programa, aunque se puede colocar debajo de la cinta de
opciones. Esta barra da acceso rápido a determinadas herramientas de uso común, como
Guardar, Deshacer, etc. Se pueden agregar y quitar botones a esta barra, pulsando el botón
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, situado a la derecha de la barra.

Al poner el puntero del ratón en un botón de la barra, aparece normalmente una

etiqueta de ayuda que indica el nombre del botón y el método abreviado de teclado que
le corresponde (si tiene uno).

Cinta de opciones: se trata de un elemento similar al de la versión 2007. La princi-

pal novedad es la ficha Archivo, que viene a sustituir al botón de Office de la versión ante-
rior. Cada vez que se elige una de las opciones o fichas situadas en la parte superior, la
cinta cambia los botones para ajustarse al elemento seleccionado. En función de las ope-
raciones que haya realizado en el documento y de lo que tenga seleccionado en el texto,
puede cambiar mostrándose más opciones (por ejemplo, cuando el punto de inserción
se encuentre en una tabla o bien si ha seleccionado un objeto gráfico).
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6 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos

 Como novedad, en la versión 2010 también se puede personalizar la cinta de opcio-
nes, agregando nuevas fichas y grupos y configurando las herramientas que aparecen en
cada una de las existentes.

4. Ventana de documento
Barra de Regla: se trata de una regla graduada que se sitúa en la parte superior de la
pantalla. En ella se pueden modificar directamente algunas características de formato,
como son los tabuladores, las sangrías o los márgenes. Para mostrar u ocultar la barra,
pulsar el botón Regla, situado en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical,
o bien la ficha Vista, y activar la casilla Regla.

Si está activada la visualización Diseño de impresión (ficha Vista de la cinta de opcio-

nes–Diseño de impresión), además de la regla horizontal aparece una regla vertical en la
parte izquierda de la pantalla. En cualquier otro modo de visualización sólo aparecerá la
regla horizontal. Las vistas de Word en las que no se pueden mostrar las reglas son la vista
Esquema y la vista Lectura de Pantalla Completa.

Si estando en el modo Diseño de impresión no se muestra la regla vertical, para acti-

varla hay que acudir a la ficha Archivo y elegir Opciones. En la ficha Avanzadas, sección
Mostrar, activar la casilla Mostrar la regla vertical en Vista Diseño de Impresión.

Las barras de regla normalmente van graduadas en centímetros, pero se pueden

modificar las unidades de medida en la ficha Archivo–Opciones, Avanzadas, en la lista
Mostrar medidas en unidades de. Eso sí, conviene tener en cuenta que el cambio de uni-
dad de medida no sólo afecta a las barras de regla, sino también a todos los cuadros de
diálogo que expresaban medidas en centímetros. Los que no cambian son los elementos
que expresan medidas en puntos (como el tamaño de letra o el espaciado anterior y pos-
terior de párrafos).

Área de Texto: el área de texto es la zona central de la ventana, y se corresponde con

una página de papel. Es el área mayor de la pantalla, y en ella es donde escribirá el texto,
insertará los objetos gráficos y formateará el documento para darle la apariencia deseada.

En ese área aparece una marca: el punto de inserción (indicador vertical parpadean-
te que muestra la posición en la que se insertarán o eliminarán caracteres), y, sólo si está
activada la visualización Borrador (cinta de opciones Vista-Borrador) aparece también la
marca de final del documento.
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 Barras de desplazamiento Horizontal/Vertical: permiten visualizar cualquier parte del
documento. Por defecto, al emplear las barras de desplazamiento para desplazar la visua-
lización, si después pulsa cualquiera de las flechas de desplazamiento (situadas en la parte
inferior derecha del teclado), el punto de inserción se desplazará en la página que se está
visualizando. Esto ocurre porque está activada la opción Usar cursor inteligente del cua-
dro de diálogo Archivo–Opciones, ficha Avanzadas, sección Edición. Si desactiva dicha
casilla y desplaza la visualización con las barras de desplazamiento, al pulsar cualquiera de
las flechas del teclado el punto de inserción volverá a la página en la que se encontraba
antes de desplazarse con las barras.
Al igual que la barra de estado y otros elementos de la ventana de Word, se pueden
mostrar u ocultar una o las dos barras de desplazamiento. Para ello:
1. Activar la ficha Archivo y pulsar Opciones, Avanzadas, sección Mostrar.
2. Activar la casilla Mostrar Barra de Desplazamiento Horizontal y la casilla
Mostrar Barra de Desplazamiento Vertical para visualizar las dos barras, y
desactivar una o ambas para dejar de verlas.
Cuadro de división: este elemento permite dividir la ventana de documento en dos
partes, denominadas paneles, que permiten visualizar a la vez en pantalla dos zonas dife-
rentes del mismo documento.
Para dividir la ventana, seguir los pasos siguientes:
1. Colocar el puntero en el cuadro de división.
2. Hacer clic y arrastrar el cuadro hacia abajo para dimensionar los dos pane-
les, o bien hacer doble clic en el cuadro de división para obtener dos pane-
les iguales.
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8 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos

 También se puede elegir la ficha Vista de la cinta de opciones y hacer clic en el botón
Dividir. A continuación hay que hacer clic en el lugar de la pantalla donde se desee la divi-
sión.

Para eliminar la división, hacer doble clic en el cuadro de división. También se puede
hacer clic y arrastrar el cuadro de división hacia arriba hasta su posición original (justo
debajo de la flecha de desplazamiento superior). Por último, en la ficha Vista de la cinta
de opciones aparecerá la opción Quitar división, que también permite eliminar la división
en paneles.

Botón Seleccionar objeto de búsqueda: se encuentra en la parte inferior de la barra

de desplazamiento vertical.

El botón Seleccionar objeto de búsqueda permite acceder rápidamente a los princi-

pales elementos que se pueden buscar en un texto en Word: una página, una palabra, for-
matos, marcadores, etc.

Botones Página Anterior y Página Siguiente: estos botones permiten desplazar el

punto de inserción al principio de la página anterior o de la página siguiente, si el docu-
mento tiene varias páginas. Si se encuentra en un documento de una sola página, estos
botones no producen ningún desplazamiento.

Si se ha seleccionado un Objeto de búsqueda diferente de Páginas, los dos botones,

que normalmente son negros, cambian su color por el azul. Esto indica que cuando los
pulse no se desplazarán por páginas sino al siguiente o anterior objeto de búsqueda selec-
cionado. Para que ambos botones vuelvan a funcionar como Página anterior y Página
siguiente:

1. Pulsar el botón Seleccionar objeto de búsqueda.

2. Elegir la opción Examinar por páginas.

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5. Barra de estado
En esta barra se visualiza información general del documento y del estado de Micro-
soft Word.

Además de la página y del número total de páginas, también se muestra el contador

de palabras de Word 2010.

Si se tiene activada la revisión automática de ortografía/gramática, se verá en la barra

de estado un libro, que indica la situación actual de la ortografía y la gramática (la revi-
sión ortográfica/gramatical se tratará en un capítulo posterior).

También aparece el idioma actualmente configurado (por defecto será el español).

El idioma que se muestra en la barra indica que Word utilizará las herramientas de len-
guaje de dicho idioma cuando las active. O sea, que si el lenguaje es español, en la revi-
sión ortográfica, en la división de palabras y en los sinónimos se utilizarán los dicciona-
rios de español. Si hay texto en inglés, el idioma cambiará automáticamente a inglés, y
para utilizar las herramientas de lenguaje sobre ese texto automáticamente Word activa-
rá los diccionarios en inglés.

Botones de visualización del documento: estos botones se encuentran a la derecha

de la barra de estado. Permiten conmutar entre las cinco formas principales de visualiza-
ción del documento: Vista Borrador, Vista Diseño Web, Vista Diseño de Impresión, Vista
Esquema y Vista Lectura de Pantalla Completa. Las opciones de menú que se correspon-
den con estas cinco visualizaciones se encuentran en la cinta de opciones, ficha Vista.

Zoom: en la parte derecha de la barra de estado hay un deslizador para modificar el

zoom al que se visualiza el documento en pantalla. Puede hacer clic y arrastrar directa-
mente la pestaña del deslizador a izquierda o derecha, según desee aumentar o reducir el
zoom, o bien pulsar los botones + y – situados a ambos lados del deslizador. El zoom
puede variar desde el 10% hasta el 500%.

6. Gestión de ventanas
En Word se pueden tener abiertas a la vez todas las ventanas de documento que se
desee, con el único límite marcado por la memoria del equipo. Conviene tener en cuen-
ta que cuantas más ventanas haya abiertas, más ocupada estará la memoria y por tanto
el programa o programas abiertos irán más lentos.

Como es habitual en Windows, aunque se tengan varias ventanas abiertas, sólo una
de ellas puede estar activa por vez. La ventana activa será la que tenga la barra de título
en color más intenso, mientras que las demás ventanas tendrán su barra de títulos ate-
nuada.

Cada ventana de Word puede tener documentos diferentes, pero el mismo docu-
mento no puede estar en más de una ventana a la vez.
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10 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos

 La posibilidad de abrir varios documentos permite cortar, copiar y pegar información
de unos a otros.

Para activar otra ventana (o sea, para pasar a ella el punto de inserción), se pueden
seguir tres métodos diferentes:

 Pulsar la combinación de teclas CTRL+F6.

 Activar la ficha Vista en la cinta de opciones, hacer clic en el botón Cam-

biar Ventanas y elegir la ventana de documento que desea activar.

 En la barra de tareas de Windows, hay un botón por cada documento

abierto. Puede pasar al otro documento haciendo clic en su botón (esto
ocurre por defecto, pero se puede pedir a Word que sólo muestre un icono
para el programa de Office independientemente del número de docu-
mentos que se tengan abiertos; esto lo puede conseguir haciendo clic en
la ficha Archivo–Opciones, en la ficha Avanzadas, Sección Mostrar, y des-
marcando la casilla Mostrar todas las Ventanas en la barra de tareas).

Es posible también organizar a la vez en pantalla todas las ventanas de documento.

Para ello, en la ficha Vista de la cinta de opciones haga clic en el botón Organizar todo. Si
lo hace así, podrá pasar de una ventana a otra simplemente haciendo clic en la ventana
deseada.

Para cerrar una ventana, también se pueden seguir varios caminos:

 Pulse el botón Cerrar de la ventana que desea cerrar.

 Active la ventana que quiere cerrar, y en la ficha Archivo seleccione Cerrar.

 Active la ventana que quiere cerrar y pulse CTRL+F4.

Si se han efectuado cambios en el documento y no se han guardado dichos cambios,

antes de cerrar el documento, Word preguntará si se desea guardar los cambios. Si con-
testa No, se cerrará el documento sin guardarlo. Para más información sobre guardar un
documento, véase el Capítulo 3, epígrafe Guardado de los cambios realizados en un docu-
mento.

7. Teclado
NOTA: cuando se emplea la palabra “Tecla”, se refiere a una tecla del teclado de su
ordenador (por ejemplo, la tecla CTRL, o la tecla X), que se pulsa manualmente. Cuan-
do se utiliza la palabra “Botón”, se alude a un botón de la pantalla del ordenador (por
ejemplo, el botón Minimizar cinta de opciones, situado en la esquina superior derecha de
la ventana de Word 2010, o el botón Inicio de Windows), y por tanto hay que pulsarlo
con el ratón o con la combinación de teclas correspondiente.)
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 ALT (Alternativa), CTRL (Control), MAYÚS (Mayúsculas o Shift), BLOQ MAYÚS,
Teclas de Función.

Las teclas de función (F1 a F12), por sí solas o combinadas con las teclas auxiliares
ALT, CTRL y/o MAYÚS, permiten ejecutar de manera sencilla y rápida un buen número
de funciones de Word. Por ejemplo, la función Ortografía se puede activar rápidamente
pulsando F7, la función Ir a se puede activar con F5, y la Vista Preliminar se puede selec-
cionar con CTRL+F2.

NOTA: no confunda la tecla MAYÚS con la tecla BLOQ MAYÚS. La tecla MAYÚS
es la que se encuentra justo debajo de BLOQ MAYÚS, y hay dos, una a la izquierda del
teclado, y la otra a la derecha (justo debajo de la tecla ENTER).

También hay combinaciones de teclas que involucran a las teclas auxiliares junto con
letras o números del teclado. Por ejemplo, la función Cortar se puede sustituir por la
combinación de teclas CTRL+X, y el formato Interlineado 1,5 se puede aplicar mediante
CTRL+5.

La tecla ALT, pulsada sola, activa la cinta de opciones, por la que se puede desplazar
mediante las flechas del teclado. Si pulsa la tecla ALT junto con la letra que nos ofrece el
programa para cada opción, se ejecutará la opción correspondiente.

ALT GR (Alternativa Gráfica)

Esta tecla permite obtener el tercer carácter de las teclas, como la almohadilla (#,
ALT GR+3), la tubería (|, ALT GR+1), la arroba (@, ALT GR+2) o el carácter Euro (€, ALT
GR+E). Estos caracteres también se pueden insertar mediante la combinación
CTRL+ALT+Carácter, si el teclado no dispone de la tecla ALT GR.

8. Ayuda de la aplicación de
tratamiento de textos
Se puede acceder a una ayuda muy completa pulsando la tecla F1, o bien pulsando
el botón Ayuda de Word 2010 (situado en la parte superior derecha de la ventana de
Word, debajo del botón Cerrar).
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12 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos

 Esta ayuda entiende el lenguaje natural, aunque generalmente se obtienen mejores
resultados buscando directamente palabras clave relacionadas con el concepto que le inte-
resa encontrar. Así, es más aconsejable buscar “formato de párrafo” que buscar “¿cómo
puedo cambiar el formato de párrafo?”.

Si se encuentra un tema de ayuda que se desea imprimir, en la ventana de la ayuda

dispone del botón Imprimir.

Una vez haya acabado de consultar la ayuda, puede salir de ella cerrando su ven-
tana.

Hay otra forma de consultar la ayuda que muestra información sobre elementos
específicos de un cuadro de diálogo: el botón Ayuda.

Al hacer clic en este botón, se muestra una pantalla de ayuda específica del cuadro
de diálogo que tenga abierto.

9. Barra de herramientas Estándar

En la versión 2010 de Word (y en general en todos los programas de Office 2010)
desaparecieron como tales las barras de herramientas y la barra de menú, que fueron
reemplazadas por la cinta de opciones y la barra de acceso rápido. Estos cambios se han
mantenido, con algunas modificaciones, en la versión 2010.
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 Estas novedades no suponen un gran cambio del programa, aunque sí de su inter-
faz. Todas las operaciones de Word están disponibles, sólo cambia la forma de acceder a
ellas. Y además se han sumado nuevas prestaciones, sobre todo referentes a la seguridad
de los documentos. A pesar de la diferencia que puedan notar los usuarios procedentes
de versiones anteriores (sobre todo de la versión 2003 y anteriores), con poco esfuerzo
podrán adaptarse a esta nueva versión del programa y comenzar a aprovecharla con todas
sus prestaciones.
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