Taller 2.

Proceso de Auditoría
Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional
Bryan Duque Á

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes
puntos:

Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la

“Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría,
fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes
a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: PANADERÍA DEL MOLINO

Dirección: Cali
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xx@gmail.com
De: Equipo Auditor de Calidad
Para: Gerencia.
Fecha: Mayo 1 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de
Sistema de Gestión de Calidad de PANADERÍA DE MOLINO. en los procedimientos de prestación
de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.

ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios de producción del departamento Aseguramiento

de la Calidad de la empresa PANDERÍA EL MOLINO.

CRITERIOS DE AUDITORIA

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

  Manual de Formatos y Registro de Ensayos

 Manual de Calidad

Reunion de Apertura:
1 de mayo de 2018
Hora 8:00 am

Reunion de Cierre:
10 de mayo de 2018
Hora 5:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad
realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de
este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestación de servicios, Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo,
para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que
será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones
de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será
tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

 ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Alexis Duque Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Prieto Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Beltran Representante de Gerencia firma

AUDITADOS

Juan David Martinez Jefe de procesos firma

Santiago Perea Analista Fisicoquimico firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA 01-nov-13
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor Cargo HORA

Reunión de apertura Iker Casillas Representante Experto Técnico/Iker07:45

Casillas
a.m.
Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6,
Ana6.1
MolinaresSecretaria General 08:00 a.m.
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 María Cufiño Coordinador de Plantas 10:00 a.m.
Almuerzo 12:00 m
Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2,
Michelle
8.5.3Garzón
Director GDRH 01:30 p.m.
Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas.Juan
8.2.2,
Manuel
8.5 Pelufo
Ingeniería
/ Vicente
de Proceso
Waldron 03:00 p.m.
Reunión de cierre Iker Casillas Representante Experto Técnico 04:30 p.m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a
recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria
se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria
anterior y que están pendientes.
a. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

Política de Logística y Servicio al

Última actualización 18 de julio 2015
1 Cliente

Política de Gestión Financiera Última actualización 5 de enero 20

2 Instructivos de desarrollo de Ensayos I-EL-002
de laboratorio Carpetas de Protocolos e Instructivos

Manual de Procedimientos. Cap.

3 Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2018

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2014
Laboratorio
M-DR-005
Manual de Documentos de Retención y
Libros de registro de muestras
Archivo del Laboratorio de Ensayos

Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2018

b. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará
durante la auditoría.

La escucha activa.

c. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y

verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
d. Generación de hallazgos de auditoría:

Auditor(es): Oficina asesora de control

Fecha: Fecha: 2 de mayo de 2018
interno.
Proceso auditado: compras Auditado(s): Superintendencia de Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
política de gestión
costos en materiales en procedimiento para X
financiera
bodega y stand-by costos en materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en cuenta el
formato único de formato único de
Cap. Compras y
despachos, Manual de despachos y recibo de X
logística
procedimientos mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización de la
política de logística,
cuya última
Política de
Cambios actualización fue el 18 de
logística y servicio al X
organizacionales julio 2011 y no se han
cliente
agregado los cambios
organizacionales del año
2012
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

e. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo

de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado
los cambios organizacionales del año 2012.
• Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el

manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno
 • solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de
registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de
datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación
y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan
conocer el grado de satisfacción de los mismos.

f. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de
la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

g. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado
sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen
resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores
establecidos dentro de una organización.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace
Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en

los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado
todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.