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FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

TERCERA ENTREGA
DISTRIBUCIÓN EN PLANTA

POYECTO: ESTUDIO CASO DISTRIBUYAMOS

INTEGRANTES:
JUAN ERNESTO BEDOYA BUITRAGO Cód. 1511026030
AYDA PATRICIA FRANCO MARTINEZ Cód. 1521980628
JAQUELIN MORANTES ASTROS Cód. 1511980205
JONATHAN ADOLFO ZULUAGA CUEVAS Cód. 1511981091

ENTREGADO A:
ANDRES ZAMUDIO

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO


INGENIERIA INDUSTRIAL
OCTUBRE DE 2017
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido
INTRODUCCION .................................................................................................................... 3
JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL............................................................................................................. 5
OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................................... 5
METODOLOGIA ..................................................................................................................... 6
DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA .......................................................................................... 6
 GESTION DE LA GERENCIA .................................................................................... 6
 PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL.......................................................... 7
 FALTA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL .......................................................... 7
 PARTE ADMINISTRATIVA ....................................................................................... 7
REPRESENTACION GRAFICA PROBLEMATICAS................................................................ 8
ACCIONES CORRECTIVAS...................................................................................................10
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INTRODUCCION

Este texto nos deja ver toda una serie de errores que se presentan en la cadena de abastecimiento y
del transporte, mostrándonos un paisaje muy parecido al habitual del día a día de las compañías
manufactureras y comercializadoras.

Con el ánimo de introducirnos más en la lectura se encuentran las descripciones de cargo de los
empleados que interactúan en la lectura, al igual que el desarrollo de sus actividades dentro de la
empresa, se muestra igualmente la falta de coordinación en el stock de inventario y falta de
comunicación por los departamentos y áreas involucradas en el proceso, conllevando de esta
manera al desorden administrativo, fallas en la entrega de resultados y pérdida de mercancías.

En resumen el asunto en cuestión presenta en su contenido toda una variedad de circunstancias que
nos invitan a desarrollar unas estrategias de mejoramiento para lograr que en la empresa
“DISTRUBUYAMOS S.A”; no se incurra más en situaciones como lo son, faltantes de inventario,
perdida de mercancía, desorden en el stock y con esta estrategia mejorar la comunicación dentro de
la compañía.
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JUSTIFICACIÓN

Las grandes empresas en la actualidad se hacen más competitivas dentro de su ramo y cada vez
adoptan más estrategias a fin de garantizar el éxito.

Con este fin los estudiantes aportan conocimientos en base a los diferentes sistemas de gestión de
transporte y sus posibles fallos, esto, con el fin de capacitarlos en cuanto a la reacción y solución
dado que se presente esta situación en su vida laboral. Además, brinda la posibilidad de acercarse de
manera analítica al proceso de implementación de estos sistemas y las diferentes necesidades que se
presentan a la hora de la puesta en marcha dentro de la industria. También brindara herramientas
para contribuir al aprendizaje de la elaboración de un diagnóstico para corregir inconsistencias
presentadas en el proceso de ejecución de dichos sistemas.

Identificación del Problema:

 Personal
 Orden y Aseo
 Inventario
 Transporte

Al tener identificado cada uno de los problemas que causan la ineficiencia de los resultados, se
planteara soluciones efectivas para el cumplimento del cronograma de inventario, diseñaremos los
movimientos repetitivos y estructuras erróneas, que nos permita optimizar cada flujo del proceso
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OBJETIVO GENERAL

Identificar y analizar la situación problemática de Distribuyamos S.A, Conociendo las


metodologías y procedimientos, mediante el estudio del caso y lecturas complementarias, para así
diagnosticar fallas e inconsistencias en estos e igualmente proponer posibles soluciones a las
falencias en el interior relacionado con la distribución en planta y los procesos logísticos de la
organización.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Utilizar técnicas y metodologías para encontrar soluciones a los problemas encontrados.


 Aprender a implementar un sistema para controlar de una forma correcta el movimiento y
almacenamiento de materiales entre bodegas del producto terminado que estemos
manejando.
 Formular las acciones de mejoramiento y el seguimiento constante para identificar la
necesidad de ajustes sobre las propuestas.
 Promover la eficiencia operativa mediante la selección del modelo de distribución en planta
apropiado para la empresa.
 Identificar la causa raíz de cada problema, la suma de las soluciones individuales conlleva a
la solución general.
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METODOLOGIA

La metodología utilizada fue la de establecer la serie de problemáticas que se presentan en el caso a


través del análisis de la lectura, las cuales fueron analizadas y aplicadas como método para el logro
exitoso del proyecto y el cumplimentó de los objetivos propuestos.

 Centros que deberán incluirse en la distribución


 Localización de cada centro
 Espacio y capacidad de cada centro
 Adecuaciones en cada centro

La mayoría de los errores e imprevistos presentados en el “CASO DISTRIBUYAMOS” se


hubiesen prevenido con la aplicación de estas actividades. Así podemos ver la importancia de la
Identificación de los procesos, su integridad y el ser consiente que la distribución de planta debe
ser sensible a los cambios que ocurren en el momento de requerir un flujo dinámico de mercancías.

DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

El constante cambio de procesos, ideas y conocimiento se da en cualquier organización ya sea de


servicios o de producción. Realizando un análisis de la situación problemática, aparte de las fallas
descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidad de la organización empezando por la cabeza
de la organización.

 GESTION DE LA GERENCIA

Es allí donde radica la más grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se dispone
a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de formar un “CONJUNTO DE
TRABAJO O UNA MESA DIRECTIVA” en donde se desarrollen estrategias conjuntas
integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto. Claramente vemos que el
departamento de ventas realiza su proyección con excelentes resultados, pero no tienen en cuenta
los proyectos de expansión, que están estancados por falta de personal en el área de distribución
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 PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL

Reclutan e incorporan personal de poco recorrido, basados en la estructura de planes de carrera al


interior de la organización sin brindar a ellos formación a nivel de especialización y eso llevaría a
que posiblemente no estén a la vanguardia de las nuevas metodologías y ayudas tecnológicas
ofrecidas por el amplio campo de la administración y operación empresarial.
El proceso de contratación del personal no está definido en cada rol solo que el personal contratado
aprenda durante cada proceso, esto es una deficiencia porque no tiene acompañamiento de
especialistas en el tema si no aprenden de un día a día sin herramientas básicas tecnológicas que
ayuden aportar a la compañía, no capacitan sus trabajadores, no influyen la importancia de sus
funciones y no cumplen un rol definido.

 FALTA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL

DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atención al capacitar sus colaboradores en cuanto a la


inducción de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos es una situación normal y
puede ser una actividad vi-funcional al recibir inducción y estar incorporándose al día a día de las
actividades al mismo tiempo.

Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la gerencia de la organización encontramos


la primera grieta de la compañía se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los
indicadores, en especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo será la guillotina por
donde se desangrara la compañía. Se refleja una gran falla en el centro de distribución, ya que tras
la inauguración de la nueva planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por
parte de los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y administración
los despachos y el almacenamiento del producto, pero gracias a ello y a su desagradable fin, es de
gran urgencia incidir en los cambios estructurales administrativos y operacionales.

 PARTE ADMINISTRATIVA
Solo se radica en hacer seguimiento en la meta cumplida, cifras e indicadores de cada proceso, sin
importar el trabajo humano las falencias y esfuerzo del equipo de trabajo, El departamento de
ventas cumple con sus metas establecidas por sus metas propuestas pero no tienen en cuenta
proyectos de expansión, porque solo se radican a trabajar con lo que tienen y no ver que pueden
tener mejores alcances, al abrir una nueva planta no tienen presente la importancia de la seguridad
de vigilancia y administración de las bodegas para el cumplimiento y seguimiento del inventario y
los despachos del día a día.
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REPRESENTACION GRAFICA PROBLEMATICAS

Perdi da de
Perder
Cl i entes por
Credi bilidad en
fa l ta de orden
el Merca do
y pl a neacion

Fa l ta de orden
Fa l ta de
en el Dpto
proyecci on
Admi nistrativo

Fa l ta de
ca pa citacion y
rol de
funci ones

CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS S.A deben ser controlados por:

 la creación de indicadores de gestión desarrollados en cada departamento.


 Auditorías internas por personal externo.
 Registros de operación diaria en físico y mediante ERP certificado por jefe de
cada área.
 Evaluación diagnostica sobre la eficiencia de la planta.
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Al implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de


Recursos Empresariales) el cual es un conjunto de sistemas de información que permite la
integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver
con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Estaríamos
dando un enfoque mayor a lo que se quiere lograr con el proyecto.

Observando todos los inconvenientes de retraso organizacional en las diferentes áreas, pero
esencialmente en el área de inventarios que es donde presenta una problemática focalizada.
Se debe dividir en pasos específicos los cuales nombraremos a continuación para una
correcta configurar espacio de cada centro.

 Se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseño de la bodega


 Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada sesión)
 Etiquetar los estantes por orden de producto (por orden alfabético) número de
productos o categoría de los mismos.
 actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que coincida con el
diseño.
 Elaborar una política y un procedimiento sobre cómo funciona el proceso de
inventario para que todo el personal que labora en la compañía tenga acceso a él,
dentro de las mismas políticas establecer responsables de toda la cadena
(facturación, seguimiento de inventarios, quien lleva mercancías a los estantes y
como se envía los productos al cliente.
 Evaluación periódica del diseño y de cada aspecto del inventario esto servirá
para determinar los cambios que se puede hacer para mejorar el sistema y el
procesamiento del inventario y que con el paso de los años no se sufra por lo
obsoleto que se convierta el sistema
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En este punto, proponemos que la mejor forma de organizar los centros de distribución
seria, ubicar las oficinas de Pablo (Administrador del módulo de inventario) y de Carlos
(Director de logística) relativamente cerca de la bodega donde se tiene el inventario
físico de las referencias, esto con el fin de facilitar la supervisión de las actividades
programadas de los operarios, además de esto, partiendo de que Manuel (Gerente
regional), Palomari (Director nacional de logística) y Carvacio (Vicepresidente
administrativo) no se encuentran en el centro ubicado en San Bernardo del Viento, se
debe inmediatamente reforzar la comunicación tanto vertical como horizontal entre el
personal de la compañía, sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías internas
dentro de periodos más constantes en el año financiero que está en curso.

ACCIONES CORRECTIVAS
 Estructurar las capacitaciones de acuerdo a cada cargo de ingreso con toda la información y
las competencias de la compañía.
 Desarrollar cronogramas de actualizaciones del cargo para todos los empleados
 Exigir un orden físico ya que esto genera un mejor ambiente laboral y brinda la posibilidad
de ser más eficientes generando menores riesgos laborales en nuestro puesto de trabajo.
 Diseñar e implementar una cadena de mando que sea respetada por toda la compañía.
 Crear y entregar a todos los trabajadores el manual de funciones para que tengan en claro
sus responsabilidades.
 Realizar capacitaciones para la fomentación del trabajo en grupo.
 Capacitar a todo el personal acerca de su manual de funciones.
 Implementar un software de inventarios.
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Ejemplo formato de capacitación e inducción al personal

VERSION
N.1
FORMATO DE CAPACITACION E INDUCCION PERSONAL Fecha.
14-10-
17
DATOS PERSONALES

Nombre del empleado


Nombre del Cargo:
Clasificación del cargo
Nombre del jefe inmediato Nombre del cargo:
Personal a cargo Nombre del cargo:

DATOS GENERALES PARA LA INDUCCION


Fecha
Fecha inicio finalización Tipo de inducción Observaciones
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA Ingreso personal nuevo □
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA Por ascenso □
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA Sistema de gestión de Calidad □
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA Actualización de funciones □
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA Entrega puesto de trabajo □
DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA Otros:__________________ □
RESULTADOS DE LA INDUCCION Observaciones
Asimilo todos los conceptos expuestos si____ No_____
Culmino todas las tareas propuestas si____ No_____
Asistió puntualmente a la capacitación si____ No_____
Genero orden y buen desempeño si____ No_____
¿Por qué?
Es necesario reprogramar por incumplimiento a algún concepto SI___ NO___
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7. RECOMENDACIÓN

Este trabajo está enfocado para todas aquellas empresas que cuentan con un centro de
distribución el cual quieren ampliar y remodelar, o simplemente desean optimizar sus
procesos y a su vez pretenden expandirse en el mercado, deben pensar primero que todo,
que requerirán de un sistema de información robusto y de punta para soportar todas las
actividades de las cuales se habla hoy en día dentro de un centro de distribución eficiente.

· Es necesario contemplar, que una de las limitantes que se pueden presentar, es el costo de
esta implementación, el cual requiere de un capital monetario alto si es que se desea obtener
grandes resultados. Pero si se implementa un sistema de información de almacenamiento,
obtendrán grandes resultados desde el primer día de la implementación, verán cómo se
mantiene la exactitud en sus inventarios, disminuirán el tiempo de espera para sus clientes
en los muelles de carga, despacharán cada vez más pedidos con menos errores de
referencias y recuperarán su inversión sin darse cuenta.

· Se debe tener en cuenta, que para que un sistema de optimización de almacén funcione
todas las partes involucradas en el proceso deben de tener buena comunicación es decir
todos deben saber que está ocurriendo y como está el almacén no dejar las actividades al
azar ya que si no se tiene absoluto cuidado en los procesos y uno falla se puede poner en
riesgo el proceso planteado
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CONCLUSIONES

 La compañía realiza contrataciones nuevas pero no genera la mejor capacitación al cargo.


 No se realizan las respectivas actualizaciones y capacitaciones a cargos antiguos.
 El desorden físico es evidente en los almacenes.
 No hay cadena de mando
 Los cargos no asimilan sus responsabilidades.
 No hay trabajo en grupo
 No se cumplen los manuales de funciones de cada empleado.
 Falta de un software para generar un mejor control a los inventarios

 Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de
herramientas aplicables a sus operaciones logísticas, para que se convierta después
de la implementación de las mismas en una empresa competitiva, que de buenos
resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y que
proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con
entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programación o por
inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su
comportamiento.

 Un sistema WMS bien planteado le permitirá a usted y a su empresa aumentar la


productividad y la eficacia en cada una de sus operaciones, lo que se traducirá en
resultados sostenibles para beneficio del negocio mismo.
 Este trabajo habla sobre la incidencia de ver a la logística, dentro de la cadena de
suministro como una pieza fundamental para el funcionamiento de una empresa. Se
explica dicha incidencia en casos empíricos, como empresas Colombianas y
multinacionales, que han hecho uso de esta herramienta para lograr alcanzar las
visiones y misiones, de las cuales imparte una empresa. Cuando hacemos referencia
a generarle una importancia al área de logística, en este caso, se habla de lograr una
optimización en el centro de distribución, la cual se logra a través de los sistemas de
información logísticos, como lo es el WMS. Este sistema genera un soporte
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necesario e indispensable dentro de un almacén, logrando una optimización en las


actividades que allí se realizan.
 Se requiere organizar la metodología de trabajo con el fin de suplir la demanda que
la empresa presenta y que cada día está cambiando de manera constante,
adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus pedidos, de esta manera se
logrará que la empresa Distribuyamos cierre las brechas existentes presentadas en
sus operaciones.

REFERENCIA

 Anaya, J. & Martin, S. (2007). El papel de la informática en el desarrollo


logístico de la empresa. En ESIC Editorial (Ed.). Innovación y mejora de los
procesos logísticos (pp. 51-58). España.
https://books.google.com.co/books?id=rf-
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s9qZrG&sig=_ZLFEdk51H4rf4W75YMGX-
nLCNY&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjs79DU--
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 Bowersox, D., Closs, D. & Cooper, M. (2007). Cadena de suministro en el siglo
XXI. En McGraw-Hill (Ed.). Administración y logística en la cadena de
suministros (pp. 2-234) Bogotá, Colombia.
http://es.slideshare.net/danberpro/cadenas-de-suministro-en-el-siglo-xxi
 Correa, A. & Gomez, R. (2009). Tecnologías de la información y comunicación
en la gestión de almacenes. Red de Revistas Científicas de America Latina, el
Caribe, España y Portugal.
http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/1331/133113598013.pdf
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 Richards, G. (2011). Warehouse Management System. En Kogan Page Limited.


(Ed.). Warehouse management; A complete guide to improving efficiency and
minimizing costs in the modern warehouse (pp.138–146). Estados Unidos.
file:///C:/Users/user.DESKTOPTLPKFAV/Downloads/10.1.1.258.6734.pdf
 Una clave para el éxito, la logística en el almacén.
http://repository.urosario.edu.co/bitstream/handle/10336/2807/1032423274-
2012.pdf;sequence=4
 http://iso9001calidad.com/accion-correctiva-179.html