Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Una base de datos correctamente diseñada le permite obtener acceso a información actualizada y precisa.
Como es esencial tener un diseño correcto para lograr sus objetivos de trabajar con una base de datos, tiene
sentido invertir el tiempo necesario para obtener información sobre los principios de un buen diseño. Al final,
es mucho más probable que acabe con una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que puede
adaptarse fácilmente al cambio.

Access organiza la información en tablas: listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los
libros de contabilidad. En una base de datos simple, es posible que solo tenga una tabla. Para la mayoría de las
bases de datos necesitará tener más de una. Por ejemplo, puede que tenga una tabla que almacena
información sobre productos, otra que almacena información sobre pedidos y otra tabla con información
sobre clientes.

Cada fila se denomina, más correctamente, un registro y cada columna, un campo. Un registro es una forma
clara y coherente de combinar información sobre algo. Un campo es un único elemento de información, un
tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o registro
contiene la información de un producto. Cada columna o campo contiene algún tipo de información sobre el
producto, como su nombre o el precio.

¿Qué es una base de datos bien diseñada?

Algunos principios guían el proceso de diseño de la base de datos. El primer principio es que la información
duplicada (también denominada datos redundantes) es perjudicial, porque se pierde espacio y aumenta la
probabilidad de errores e incoherencias. El segundo principio es que la corrección y la integridad de
información es importante. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que extraigan la
información de la base de datos también contendrán información incorrecta. Como resultado, las decisiones
que tome basándose en dichos informes estarán mal informadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquel que:

 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
 Proporciona a Access la información necesaria para unir la información en las tablas según sea necesario.
 Ayuda a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la información.
 Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de datos.

El proceso de diseño consta de los siguientes pasos:

Determinar el propósito de la base de datos
Esto le ayudará a prepararse para los pasos restantes.
Buscar y organizar la información necesaria
Recopile todos los tipos de información que podría querer registrar en la base de datos, como los nombres de
producto y los números de pedido.
Dividir la información en tablas
 Divida los elementos de información en entidades principales o temas, como Productos o Clientes. Después,
cada tema se convierte en una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información quiere almacenar en cada tabla. Cada elemento se convierte en un campo y se
muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla de empleados podría incluir campos como
Apellidos y Fecha de contratación.
Especificar las claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa para identificar cada fila. Un
ejemplo podría ser Id. de producto o Id. de pedido.
Establecer las relaciones de tablas
Busque en cada tabla y decida cómo se relacionan los datos en una tabla con los datos de otras tablas.
Agregue campos a las tablas o cree tablas para aclarar las relaciones, según sea necesario.
Perfeccionar el diseño
Analice el diseño en busca de errores. Cree las tablas y agregue unos cuantos registros de datos de ejemplo.
Compruebe si puede obtener los resultados que quiere de las tablas. Haga algunos ajustes en el diseño, si es
necesario.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique las reglas de normalización de datos para ver si las tablas están estructuradas correctamente. Haga
algunos ajustes en las tablas, si es necesario.

Introducción a las tablas

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la
información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene
los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo
se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro
cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita.

Información general
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos
bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla
tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números,
fechas e hipervínculos.

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado empleado o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo
electrónico.
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.
 Propiedades de tabla y campo

Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla mediante las propiedades. Las
propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la
propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma predeterminada. La
propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo. También puede establecer
propiedades de campo en la vista Diseño mediante el panel Propiedades de campo. Cada campo tiene un tipo
de datos que define el tipo de información que almacena. Ejemplos de tipos de datos son varias líneas de texto
o moneda.

Crear una tabla, empezando en la vista Diseño

En la vista Diseño, se crea primero la estructura de tabla. Cambie después a la vista Hoja de datos para escribir
datos o especificar datos con otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos
en la lista Tipo de datos.
3. Cuando quiera comenzar a escribir datos en la tabla, cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la primera
celda vacía. También puede pegar datos de otro origen
4. Establecer propiedades de campo en la vista Diseño : independientemente de cómo haya creado la tabla, es
conveniente examinar y establecer propiedades de campo. Aunque algunas propiedades están disponibles en
la vista Hoja de datos, algunas otras solo pueden establecerse en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño,
haga clic con el botón derecho en la tabla en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño. Para ver
las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades de campo
aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, en Propiedades de campo.

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos

Todas las tablas de Access se componen de campos. Las propiedades de un campo describen las características
y el comportamiento de los datos agregados a dicho campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más
importante porque determina qué tipo de datos puede almacenar el campo.

Los tipos de datos pueden parecer confusos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo es Texto, puede
contener datos que constan de texto o caracteres numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo
puede contener datos numéricos. Por tanto, debe saber qué propiedades se usan con cada tipo de datos.

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como las siguientes:

 Los formatos que se pueden usar con el campo.

 El tamaño máximo de un valor del campo.
 Cómo se puede usar el campo en expresiones.
 Si el campo se puede indizar.

El tipo de datos de un campo puede ser predefinido o se puede seleccionar un tipo de datos dependiendo de
cómo se cree el campo. Por ejemplo, si crea un campo desde la vista Hoja de datos y:
 Usa un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla.
 Escribe datos en una columna en blanco (o campo), Access asigna un tipo de datos al campo basado en los
valores que escribe o se puede asignar el tipo de datos y el formato para el campo.
 En la pestaña Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, hace clic en Agregar campos, Access
muestra una lista de tipos de datos entre los que se puede elegir.

Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access

Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. El tipo de datos
Texto corto es una elección habitual ya le permite escribir casi cualquier carácter (letra, símbolo o número). Sin
embargo, una cuidada selección de tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características adicionales
de Access (como la validación de datos y las funciones) y a mejorar la precisión de la información que está
almacenando. La tabla siguiente le proporciona información general de los tipos de datos disponibles en las
bases de datos de escritorio de Access (.accdb y .mdb).

En la siguiente tabla se enumeran los tipos de datos disponibles en las bases de datos de escritorio en Access
2016 y Access 2013.

Tipo de datos Uso Tamaño

Texto corto Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.) Hasta 255 caracteres.
(anteriormente conocido
como "Texto")
Texto largo Grandes cantidades de datos alfanuméricos: para mostrar un texto largo se
(anteriormente conocido oraciones y párrafos. limitan a los primeros 64 000
como "Memo") caracteres.
Número Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
Número grande Datos numéricos. 8 bytes.
Fecha y hora Fechas y horas. 8 bytes.
Moneda Datos monetarios, almacenados con 4 8 bytes.
posiciones decimales de precisión.
Autonumeración Valor único generado por Access para cada 4 bytes (16 bytes para el Id. de
registro nuevo. replicación).
Sí/no Datos booleanos (verdadero/falso); Access 1 byte.
almacena el valor numérico cero (0) para
Falso y -1 para Verdadero.
Objeto OLE Imágenes, gráficos u otros objetos de Hasta unos 2 GB.
ActiveX desde otra aplicación basada en
Windows.
Hipervínculo Una dirección de vínculo a un documento o Hasta 8192 (cada parte de un
archivo en Internet, en una intranet, en una tipo de datos Hipervínculo
red de área local (LAN) o en el equipo local puede contener un máximo
de 2048 caracteres).
Tipo de datos Uso Tamaño
Datos adjuntos Puede adjuntar archivos como imágenes, Hasta unos 2 GB.
documentos, hojas de cálculo o gráficos;
cada campo Datos adjuntos puede contener
una cantidad ilimitada de datos adjuntos por
registro, hasta el límite de almacenamiento
del tamaño de un archivo de base de datos.
Calculado Puede crear una expresión que use datos de Depende del tipo de datos de
uno o varios campos. Puede designar tipos la propiedad Tipo de
de datos de resultados diferentes de la resultado. debe coincidir con
expresión. sus respectivos tipos de datos.
Asistente para La entrada del Asistente para búsquedas en Depende del tipo de datos del
búsquedas la columna de tipo de datos en la vista campo de búsqueda.
Diseño no es realmente un tipo de datos. Al
elegir esta entrada, inicie el Asistente para
ayudarle a definir un campo de búsqueda
simple o complejo.

Tipos de datos en las relaciones y las combinaciones

Una relación de tabla es una asociación entre campos comunes de dos tablas. Una relación puede ser uno a
uno, uno a varios o varios a varios.

Una combinación es una operación SQL que combina datos de dos orígenes en un registro de un conjunto de
registros de una consulta basándose en los valores de un campo especificado que los orígenes tienen en común.
Una combinación puede ser una combinación interna, una combinación externa izquierda o una combinación
externa derecha.

Al crear una relación de tabla o agregar una combinación a una consulta, los campos que se conectan deben
tener los mismos tipos de datos o compatibles. Por ejemplo, no se puede crear una combinación entre un campo
Número y un campo Texto, incluso si coinciden los valores de esos campos.

En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos Autonumeración son
compatibles con los campos establecidos en el tipo de datos Número si la propiedad Tamaño del campo del
segundo es Entero largo.

No se puede cambiar el tipo de datos o la propiedad Tamaño del campo de un campo que interviene en una
relación de tabla. Se puede eliminar temporalmente la relación para cambiar la propiedad Tamaño del campo.
Pero si se cambia el tipo de datos, no se podrá volver a crear la relación si no se cambia primero el tipo de datos
del campo relacionado. Para más información sobre las tablas.
 Relaciones de tabla
Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base
de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión
lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en
un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

 Clave principal: las tablas solo pueden tener una clave principal. Las claves principales están compuestas de uno
o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona
automáticamente un número de identificación único (llamado "número de Id."), que funciona como clave
principal.
 Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se
corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla.
 La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de
una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas.

1. Una clave principal se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo.
2. Una clave externa: observe la ausencia del icono de clave.

Reglas para dar nombre a campos, controles y objetos

 Pueden tener hasta 64 caracteres.

 Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto puntos (.),
signos de exclamación (!), acentos graves (`) y corchetes ([ ]).
 No pueden comenzar por espacios.
 No pueden incluir caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
 No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tabla, vista o procedimiento almacenado de un
proyecto de Microsoft Access.

Aunque los nombres de campos, controles y objetos pueden incluir espacios, la mayoría de los nombres de
ejemplo de campos y controles en la documentación de Microsoft Access carecen de espacios porque, en
determinadas circunstancias, pueden surgir conflictos de nomenclatura en Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones.
Una clave principal es un campo o un conjunto de campos con valores únicos en una tabla. Los valores de la
clave pueden usarse para hacer referencia a registros completos, porque cada registro tiene un valor diferente
para la clave. Cada tabla solo puede tener una clave principal. Access puede crear automáticamente un campo
de clave principal al crear una tabla, o puede especificar usted los campos que desea usar como clave principal.
Este artículo explica cómo y por qué usar claves principales.

Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo (o campos) que
quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave principal.

Información general sobre las claves principales en Access

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y combinarlos de forma
que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla
que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un
campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, esta
es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave
principal de otra tabla.

1. Clave principal

2. Clave externa

Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave
principal. A menudo, se suele usar un número de identificación único, como un número de identificador, un
número de serie o un código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla
Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de
cliente es la clave principal.

Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras
operaciones. También comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es
siempre distinto.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna
el nombre de campo de "id." y el tipo de datos Autonumeración.
 ¿En qué consiste una clave principal correcta?

Una clave principal correcta debe tener varias características:

 Identifica inequívocamente cada fila.

 Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor).
 Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).

Si no halla una clave correcta, cree un campo Autonumeración para usarlo como tal. Un campo
Autonumeración genera un valor para sí mismo automáticamente cuando cada registro se guarda por primera
vez. Por lo tanto, un campo Autonumeración reúne las tres características de una clave principal correcta. Para
obtener más información sobre cómo agregar un campo Autonumeración,

Un campo Autonumeración constituye una clave principal correcta.

Definir la clave principal con los campos existentes en Access

Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no
debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

1. Abra la base de datos que desea modificar.

2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave
principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar más de un campo para crear una clave compuesta, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
 Quitar la clave principal en Access

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán
como identificadores principales de un registro.

Al quitar la clave principal, no se eliminan los campos de la tabla, pero sí el índice que se creó para dicha clave.

1. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si
intenta quitar una clave principal que forma parte de una o más relaciones, Access le advertirá de que debe
eliminar primero la relación.

Para eliminar una relación de tabla, siga los pasos siguientes:

a. Si las tablas que participan en la relación entre tablas están abiertas, ciérrelas. No puede eliminar una relación
entre tablas abiertas.
b. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.

c. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en el grupo Relaciones de la pestaña Diseño,
haga clic en Mostrar tabla.
d. Seleccione las tablas que vaya a agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregary,
después, en Cerrar.

e. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará
en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
f. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Cerrar.
2. Tras eliminar las relaciones, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave
principal desee eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño.

Sugerencia: Si no ve el panel de navegación, presione F11.

3. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

 El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Nota: Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree una. Si elige Sí, se crea
un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la
tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal.

Crear y ejecutar una consulta de actualización

Las consultas de actualización de las bases de datos de Access se usan para agregar, cambiar o eliminar la
información de un registro existente. Las consultas de actualización son como un formulario avanzado del
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Las consultas de actualización no se pueden usar para agregar nuevos
registros a una base de datos, ni para eliminar registros de una base de datos.

Use una consulta de datos anexados para agregar registros nuevos a una base de datos y una consulta de
eliminación para eliminarlos.

Nota: Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de datos que se diseña
con Access y se publica en línea).

Información general

Aquí encontrará algunas similitudes y diferencias entre Buscar y reemplazar y una consulta de actualización:

Al igual que el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización permite especificar qué
valor se va a reemplazar y cuál es el nuevo valor.

A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de actualización le permite:

 Usar criterios que no dependen del valor que desea reemplazar.

 Actualizar un gran número de registros de una sola vez.
 Cambiar registros en más de una tabla al mismo tiempo.

Restricciones en los campos que pueden actualizarse

No se puede usar una consulta de actualización para actualizar datos en los siguientes tipos de campos:

 Campos calculados Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas, sino
que solo existen en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule. Por lo tanto, al no
tener una ubicación de almacenamiento permanente, no se pueden actualizar.
 Campos de una consulta de totales o de una consulta de tabla de referencias cruzadas Los valores de estos
tipos de consulta se calculan y no se pueden actualizar mediante una consulta de actualización.
 Campos Autonumeración Los valores de los campos Autonumeración cambian únicamente cuando se
agrega un registro a una tabla.
 Campos de consultas de valores únicos y consultas de registros únicos Los valores de estas consultas están
resumidos. Algunos de los valores representan un único registro, mientras que otros representan más de un
registro. La operación de actualización no es posible porque no se puede determinar qué registros se
 excluyeron como duplicados y, por tanto, no es posible actualizar todos los registros necesarios. Esta
restricción es aplicable tanto si usa una consulta de actualización como si intenta actualizar los datos
manualmente escribiendo valores en un formulario o en una hoja de datos.
 Campos en una consulta de unión No se pueden actualizar los datos de campos de una consulta de unión
porque cada registro que aparece en dos o más orígenes de datos solo aparece una vez en el resultado de la
consulta de unión. Dado que algunos registros duplicados se quitan de los resultados, Access no puede
actualizar todos los registros necesarios.
 Campos que son claves principales En algunos casos, por ejemplo, si el campo de clave principal se usa en
una relación de tabla, no se puede actualizar el campo mediante una consulta a menos que establezca
primero la relación de modo que se actualice automáticamente en cascada.

Nota: Si se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores clave externa al cambiar el
valor de una clave principal en una tabla primaria.

Usar una consulta de actualización

El procedimiento recomendado para crear una consulta de actualización consiste, en primer lugar, en crear
una consulta de selección que identifique los registros que desea actualizar y, después, convertir esa consulta
en una consulta de actualización que se pueda ejecutar para actualizar los registros.

Paso 1: Crear una consulta de selección para identificar los registros que
se actualizarán
1. Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.
2. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. Nota: Si está usando Access 2007, en
la pestaña Crear del grupo Otros, deberá hacer clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Haga clic en la pestaña Tablas.

4. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los campos de
cada tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.
 1. Tabla en el diseñador de consultas

2. Cuadrícula de diseño de la consulta

5. Haga doble clic en los campos que desee actualizar en las ventanas de la tabla. Los campos seleccionados
aparecen en la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte
superior de la lista de campos de tabla en la ventana de la tabla. En la siguiente ilustración se muestra la
cuadrícula de diseño de la consulta con todos los campos agregados.

6. Para limitar los resultados de la consulta según valores de campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta, en
la fila de Criterios, especifique los criterios que desee usar para limitar los resultados.
Tabla de criterios de ejemplo
En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a los resultados de
una consulta.

Nota: En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodines para que la consulta
sea más flexible y más eficaz.

Criterios Efecto
>234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores
que 234, use < 234.
>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #2/2/2017# y Devuelve las fechas entre el 2 de febrero de 2017 y el 1 de diciembre de 2017 (ANSI-
#1/12/2017# 89). Si en la base de datos se usan los caracteres comodín de ANSI-92, use comillas
simples (') en lugar de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '2/2/2017' y
'1/12/2017'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen
caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Sin "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras
comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos
usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del
asterisco (*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de
5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la
base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de
subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).
#2/2/2017# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2017. Si en la base de datos se usa el juego
de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples (') en lugar de
usar signos de almohadilla (#); por ejemplo: ('02/02/2017').
< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30
días.
Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.
 Criterios Efecto
Entre Fecha() Y Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha
AgregFecha("M", 3, actual y tres meses a partir de la fecha actual.
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas
de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo
obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un
número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye
un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un número.

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

8. Compruebe que la consulta devuelva los registros que desea actualizar.
9. Para quitar todos los campos que no desee incluir en el diseño de la consulta, seleccione los campos y, a
continuación, presione SUPR.
10. Para agregar los campos que desea incluir en el diseño de la consulta, arrastre los campos adicionales a la
cuadrícula de diseño de la consulta.