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GERENCIA MUNICIPAL
Quinta Edición
Actualícese Anualmente
Enero, 2016
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
I. Introducción 1
II. Objetivo del Manual 2
III. Campo de Aplicación 3
IV. Simbología Utilizada 4
V. Nomenclatura 5
VI. Procesos y Procedimientos de la Gerencia Municipal
6.1. Dirección de Compras y Contrataciones 6
Procedimiento Plan de Compras y Contrataciones 7
Proceso Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo 14
Proceso Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo 44
Procedimiento Entrega de Vales de Combustible 57
Procedimiento Liquidación de Vales de Combustible 63
Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible 73
Procedimiento Emisión de Vales de Combustible 78
1
II. OBJETIVOS DEL MANUAL
GENERAL
ESPECÍFICOS
1. Contar con un documento de base para el cumplimiento de las funciones por puesto
de trabajo.
2. Facilitar las labores de control, auditoría, evaluación y seguimiento de las funciones
asignadas.
3. Controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
4. Contar con una base de datos para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los procedimientos.
2
III. CAMPO DE APLICACIÓN
3
IV. SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA
PROCEDIMIENTOS
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa
gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
Símbolo Descripción
Iniciador
Actividad. Describe
identificar las funciones
a una unidad que desempeñan
administrativa o persona. las
personas involucradas en el procedimiento
Documento
temporal o permanente
Conector
4
V. NOMENCLATURA
01.02.05.02 GERENCIA MUNICIPAL
5
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Municipalidad de Mixco
No. CONTENIDO
1 01.02.05.02.03.01 Procedimiento Plan de Compras y Contrataciones
2 01.02.05.02.03.03 Proceso Constitución y Manejo de Caja Chica o Fondo Rotativo
3 01.02.05.02.03.04 Proceso Rendición Final de Caja Chica o Fondo Rotativo
4 01.02.05.02.03.05 Procedimiento Entrega de Vales de Combustible
5 01.02.05.02.03.06 Procedimiento Liquidación de Vales de Combustible
6 01.02.05.02.03.07 Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible
7 01.02.05.02.03.08 Procedimiento Emisión de Vales de Combustible
6
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Es el procedimiento que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en un plan de compras y contrataciones.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. DAFIM:
Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
b. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de
la ejecución presupuestaria, registrando Ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
c. MINFIM:
Ministerio de Finanzas Públicas.
d. Día Hábil:
Jornada laboral de 8 horas.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
7
TIEMPO ÁREA DOCUMENTO
No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL D H M S
RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
8
Define modalidad de compra y Servicios
Plan Anual de
17. contratación de bienes, 0 0 10 0
Compras y
suministros o servicios. Contrataciones
Traslada Formulario de
Solicitud de Compra y/o
18. Servicios firmada según 0 0 2 0 Director de Compras
modalidad al Jefe del y Contrataciones
Departamento de Compras. Dirección de
Compras y
Completa Plan Anual de
19. 0 0 20 0 Contrataciones
Compras y Contrataciones.
Envía Plan Anual de Compras y
20. Contrataciones al Ministerio de 0 0 5 0
Finanzas Públicas.
Recibe Formulario de Solicitud
21. 0 0 2 0 Jefe del
de Compra y/o Servicios.
Departamento de
Continúa con el procedimiento Compras
22. 0 0 1 0
de Compra según modalidad.
9
Cuadro de Proyección Anual de Compras
10
Plan Anual de Compras y Contrataciones
11
Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios
12
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Define modalidad de
compra y contratación
de bienes, suministros
o servicios
Traslada Formulario de
Solicitud de Compra y/o
Servicios firmada según
modalidad al Jefe del
Departamento de Compras
Recibe Formulario de
Solicitud de Compra y/
o Servicios
Completa Plan
Anual de Compras y
Contrataciones
Continúa con el
procedimiento de
Compra según
Envía Plan Anual de modalidad
Compras y Contrataciones
al Ministerio de Finanzas
Públicas
Fin
13
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Departamento: Manual
Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Es el proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la constitución y manejo de fondo rotativo o caja chica.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Reglamento de Fondo Rotativo o Caja Chica.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
b. Manual de Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM):
Con relación al grupo 300, esta Municipalidad no realiza compras del grupo descrito con fondos de caja chica debido
a que en el presupuesto la fuente de financiamiento para estas compras es de IUSI, inversión y el fondo constituido
para caja chica es con fondos propios.
A continuación se detalla los renglones mencionados:
Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, 322 Equipo de oficina (calculadoras, archivadores, ventiladores, escritorios, sillas
y otros muebles de oficina).
324 Equipo educacional, cultural y recreativo (estantes, vitrinas, equipos deportivos, cámaras fotográficas y otros.
326 Equipo para comunicaciones (teléfono, radios, televisión), 328 Equipo de cómputo.
329 Otras maquinarias y equipos (otras maquinarias que no estén incluidas en otros renglones de este subgrupo).
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. DAFIM:
Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
b. Fondo Rotativo o Caja Chica:
Es un monto asignado a una unidad de la Municipalidad de Mixco para la adquisición de bienes y servicios o
suministros inherentes a las actividades que son de su competencia.
14
c. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de
la ejecución presupuestaria, registrando Ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
d. MINFIN:
Ministerio de Finanzas Públicas.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
15
Traslada al Responsable del
Fondo Rotativo una copia de la Certificación de
Certificación del Acuerdo Secretaría Acuerdo de
Secretaría Municipal
13. aprobado debidamente firmado 0 0 10 0 Municipal Constitución de
y sellado, y la Solicitud de Fondo Rotativo
o Caja Chica
Constitución de Fondo Rotativo o
Caja Chica.
16
Verifica existencia de los Gastos por Caja
35. 0 0 10 0 Chica
materiales en Almacén.
Formulario
Certifica la inexistencia de lo Solicitud de
solicitado estampando un sello 7 Encargado de Dirección Compra y/o
36. 0 0 5 0
Servicios
que tiene la leyenda “NO HAY Almacén Administrativa
EXISTENCIA EN ALMACÉN”.
Traslada Solicitud de Compra
37. certificada a Responsable del 0 0 5 0
Fondo Rotativo.
38. Recibe Solicitud de Compra. 0 0 1 0
Verifica si existen fondos
39. suficientes para sufragar la 0 4 0 0
compra solicitada.
Elabora el Vale anotando la
40. fecha de entrega del efectivo al 0 0 30 0
Responsable del Dirección de Compras
Interesado. Fondo Rotativo y Contrataciones
Brinda información al interesado
que tiene tres días hábiles para
41. liquidar el efectivo y que no se le 0 0 5 0
entregara otro Vale hasta que
este sea liquidado.
Entrega el efectivo al
42. 0 0 1 0
Interesado.
Firma Vale por el efectivo
43. 0 0 1 0
recibido.
Recibe el efectivo y lo resguarda
44. 0 0 1 0
en un lugar seguro.
Realiza compra o adquisición del
45. 1 0 0 0
bien.
46. Paga al Proveedor. 0 4 0 0
Vale
47. Recibe los bienes o suministros. 0 4 0 0
Acepta los bienes o suministros
48. 0 0 30 0 Interesado
si está conforme. Área Solicitante
Si no está conforme regresan los
bienes o suministros al
49. 0 0 30 0
proveedor para gestionar su
reclamo.
50. Solicita la Factura respectiva. 0 0 1 0 Factura
Revisa que todos los datos estén
51. 0 0 5 0
correctos.
Anota razonamiento en la parte
52. 0 0 10 0
posterior de la Factura.
Traslada Factura a su Jefe
53. Inmediato para firma de Visto 0 0 10 0 Interesado
Bueno. Factura Razonada
17
Solicita a Encargado de
Inventarios sello y firma así
58. 0 0 15 0
como sello de inventariable o no Interesado Área Solicitante
inventariable.
Traslada la Factura a Encargado
59. 0 0 10 0 Factura
de Inventarios.
Razonada
60. Recibe la Factura. 0 0 2 0
Sella y firma en la parte de atrás
61. 0 0 15 0 Encargado de Dirección
de la Factura. Inventarios Administrativa
Traslada la Factura al
62. 0 0 10 0
Interesado.
63. Recibe la Factura. 0 0 2 0
Adjunta otros documentos
64. 0 0 2 0
soporte de la compra. (Expediente)
Entrega el Expediente de compra Solicitud de
Constitución del
al Responsable del Fondo Fondo Rotativo
Rotativo (Factura razonada, Interesado Área Solicitante
o Caja Chica
sellado y firmado por el Certificación de
65. 1 0 0 0
Acuerdo de
Encargado de Inventarios,
Constitución de
Recibo de Caja si corresponde y
Fondo Rotativo
Formulario de Gastos por Caja o Caja Chica
Chica). Formulario de
66. Recibe Expediente. 0 4 0 0 Gastos por Caja
Chica
Estampa en las Facturas el sello Formulario de
fechador que identifica a la Solicitud de
67. 0 4 0 0
oficina y que dice “PAGADO CON Compra y/o
Servicios
CAJA CHICA”. Vale para
Ingresa los datos de la(s) Entrega de
Factura(s) al módulo de Fondo Efectivo
Rotativo generando el registro Fondo en
68. 2 0 0 0 Avance Rotativo
diario. (esto se genera cada seis Expediente de
Responsable del
mil quetzales Q6,000.00 Fondo Rotativo Regularización
aproximadamente) del Gasto (Libro
Genera el documento Fondo en Mayor Auxiliar
69. 1 0 0 0 Dirección de Compras de Cuentas)
Avance Rotativo en SICOIN GL. y Contrataciones Facturas
Imprime el documento de Fondo Originales
70. 1 0 0 0 Razonadas
en Avance Rotativo.
Recibo de Caja
(si procede)
18
Compara con el formulario
74. impreso y firmado, si todo esta 1 0 0 0
(Expediente)
correcto. Solicitud de
75. Aprueba en el sistema. 0 4 0 0 Constitución del
Fondo Rotativo
Genera en forma automática el
o Caja Chica
76. Expediente de Regularización del 0 4 0 0 Certificación de
Gasto. Acuerdo de
Elabora la instrucción de pago Constitución de
77. 0 4 0 0 Fondo Rotativo
en el sistema SICOIN GL. o Caja Chica
78. Aprueba Expediente tipo FRR. 0 4 0 0 Formulario de
Genera automáticamente el Gastos por Caja
Dirección de Compras Chica
Expediente Contable de Responsable del Formulario de
y Contrataciones
Reposición de Fondo Rotativo o 0 4 0 0
Fondo Rotativo Solicitud de
79.
Caja Chica al contar con el 40% Compra y/o
gastado. Servicio
Vale para
Traslada el Expediente a la Entrega de
80. Unidad de Auditoría Interna para 0 4 0 0 Efectivo
identificar hallazgos. Fondo en
Recibe Expediente de Auditoría Avance Rotativo
81. 0 0 1 0 Expediente de
Interna con correcciones. Regularización
Verifica que el Expediente este del Gasto (Libro
82. 0 2 0 0
completo. Mayor Auxiliar
de Cuentas)
Elabora la instrucción de pago
83. 0 5 0 0 Facturas
en el sistema SICOIN GL. Originales
Traslada Expediente al Tesorero Razonadas
84. 0 1 0 0
Recibo de Caja
Municipal.
(si procede)
85. Recibe Expediente. 0 0 1 0
86. Imprime Cheque 0 0 5 0
Gestiona firmas para reposición Dirección de
87. 2 0 0 0 Administración
de Fondo Rotativo. Tesorero Municipal
Financiera Integrada
Ingresa datos del Cheque en el Municipal
88. 0 0 5 0
sistema.
Entrega Cheque físicamente a
89. 0 0 5 0
Responsable del Fondo Rotativo.
90. Recibe el Cheque. 0 0 5 0
91. Hace efectivo el Cheque. 1 0 0 0
Resguarda el efectivo en un
92. lugar seguro para compras 0 0 5 0
menores. Responsable del Dirección de Compras
Ingresa los datos de las Facturas Fondo Rotativo y Contrataciones
pagadas al módulo de Fondo
Facturas
Rotativo generando el registro
93. 2 0 0 0 Originales
diario, que corresponde a todo Razonadas
los Fondos Rotativos liquidados
durante el año.
Genera nuevo ciclo de Rendición
de Caja Chica o Fondo Rotativo
Responsable del Dirección de Compras
94. aproximadamente cada semana 1 0 0 0
Fondo Rotativo y Contrataciones
o cada seis mil quetzales (Q6,
000.00).
19
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Julio, 2013
Nombre: Fidel Navarijo Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Organización y Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Métodos
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría Alcaldía
Modificación: Reajuste de Documentos de Soporte
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
1. Solicitud de Constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica 1
2. Certificación de Acuerdo de Constitución de Fondo 1
Rotativo o Caja Chica
3. Formulario de Gastos por Caja Chica 1
4. Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicio 1
5. Vale para Entrega de Efectivo 1
6. Expediente de Regularización del Gasto (Libro Mayor 1
Auxiliar de Cuentas)
7. Facturas Originales Razonadas 1
8. Recibo de Caja (si procede) 1
20
Solicitud de Constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica
Señores
Comisión de Finanzas
Del Concejo Municipal
Municipalidad de Mixco
Su Despacho
Estimados Señores:
Respetuosamente me dirijo a ustedes para solicitar su aprobación, en trasladar ante el honorable Concejo
Municipal, la solicitud de autorización de la Constitución de Fondo Rotativo o Caja Chica para darle
cumplimiento a lo establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM),
numeral 4.1. Solicito se autorice la Constitución del Fondo Rotativo o Caja Chica para el año ________por
el valor de ______________________________________________ (Q___________.00) Para lo cual
propongo al señor ________________________________________________________ con el cargo
de__________________________________ para que a partir de la presente fecha sea encargado de la
designación, custodia y administración del Fondo Rotativo o Caja Chica.
Agradeciendo su atención a la presente, me suscribo de ustedes.
Firma __________________
Firma __________________
Sello ___________________
Sello ___________________
CC. Archivo.
21
Certificación de Acuerdo de Constitución de Fondo Rotativo o Caja Chica
Firma __________________
Sello ___________________
Secretario Municipal
CC. Archivo.
22
Formulario de Gastos por Caja Chica
Señor
Director de Compras y Contrataciones:
Por este medio me dirijo a usted enviando el presente Formulario de Solicitud de Compra de Caja Chica de
lo siguiente.
Monto en
CANTIDAD UNIDAD MATERIAL / ESPECIFICACIONES
Quetzales
Q
TOTAL Q
Firma __________________
Sello ___________________
CC. Archivo.
23
Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicio
24
Vale para Entrega de Efectivo
Valor en Letras_______________________________
Departamento Solicitante______________________
F. F.
_________________ ____________________
Vo.Bo._____________________________________
Concepto: _________________________________
__________________________________________
Fecha de entrega____________________________
Hora de entrega_____________________________
Retirar el efectivo.
25
Expediente de Regularización del Gasto (Libro Mayor Auxiliar de Cuentas)
26
Facturas Originales Razonadas
27
Recibo de Caja (si procede)
28
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Constitución y Manejo
de Fondo Rotativo o Caja
Chica
Director de
Administración
Financiera Integrada
Municipal
Inicio
Revisa asignaciones
presupuestarias
Elabora Solicitud de
Constitución del Fondo
Rotativo nombrando a los
responsable para su
manejo
Traslada a Autoridad
Administrativa
Superior
29
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Director de
Administración Autoridad
Financiera Integrada Administrativa Superior
Municipal
Recibe Solicitud de
Constitución del Fondo
Rotativo
Firma de Vo.Bo, la
Solicitud de
Constitución de Fondo
Rotativo
Elabora Proyecto de
Acuerdo de
Constitución de Fondo
Rotativo
30
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Director de
Administración
Secretaria Municipal
Financiera Integrada
Municipal
Traslada Proyecto de
Recibe Proyecto de
Acuerdo de caja chica
Acuerdo de Caja Chica
al Concejo Municipal
Certifica de aprobado
el Acuerdo
31
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Constitución y Manejo de
Caja Chica o Fondo
Rotativo
Responsable del
Fondo Rotativo
Recibe documentos
Ingresa datos en el
sistema SICOIN GL para
la generación del
Comprobante Único de
Registro
Aprueba Expediente
en el sistema
32
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe Solicitud de
Compra
Verifica existencia de
los materiales en
Almacen
Certifica la inexistencia de
lo solicitado estampando
un sello que tiene la
leyenda “NO HAY
EXISTENCIA EN BODEGA”
Traslada Solicitud de
Compra certificada a Recibe Solicitud de
Responsable del Fondo Compra
Rotativo
Verifica si existen
fondos suficientes
para sufragar la
compra solicitada
Elabora el Vale
anotando la fecha de
entrega del efectivo al
Interesado
33
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Resguarda el
Solicita Formulario
efectivo en un lugar
de Gastos por Caja
seguro para
Chica
compras menores
Elabora Solicitud de
Compra por la cantidad
requerida y el nombre
área solicitante
Traslada Solicitud
Recibe Solicitud de
de Compra a Jefe
Compra
inmediato
Verifica datos de la
Solicitud de Compra
Solicitud
correcta
NO SI
Solicita a
interesado Firma
lo corrija
Traslada Solicitud
de Compra
34
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe Solicitud de
Compra
Verifica existencia de
los materiales en
Almacen
Certifica la inexistencia de lo
solicitado estampando un
sello que tiene la leyenda “NO
HAY EXISTENCIA EN
ALMACÉN”
Traslada Solicitud de
Compra certificada a Recibe Solicitud de
Responsable del Fondo Compra
Rotativo
Verifica si existen
fondos suficientes
para sufragar la
compra solicitada
Elabora el Vale
anotando la fecha de
entrega del efectivo al
Interesado
35
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
G
Firma Vale por el
efectivo recibido
Brinda información al
interesado que tiene
tres días hábiles para
liquidar el efectivo
Recibe el efectivo
y lo resguarda en
Entrega el un lugar seguro
efectivo al
Interesado
Realiza compra o
adquisición del bien
Paga al Proveedor
Esta
Conforme
NO SI
36
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Gerente/Director o Jefe
Interesado
del interesado
Solicita la Factura
respectiva
Anota razonamiento
en la parte posterior
de la Factura
Traslada Factura a su
Jefe Inmediato para
Recibe Factura
firma de Vo.Bo.
37
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Firma de
conformidad el
razonamiento en la
Factura
Solicita a Encargado
de Inventarios sello y
firma de inventariable
o no inventariable
Sella y firma en la
parte de atrás de la
Factura
Recibe Orden de
Traslada Factura
Compra
Adjunta otros
documentos soporte
de la compra
38
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Entrega el Expediente
de compra al
Responsable del
Fondo Rotativo
Recibe Expediente
Genera el
documento Fondo
en Avance Rotativo
en SICOIN GL
Imprime el
documento de
Fondo en Avance
Rotativo
39
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Constitución y Manejo de
Caja Chica o Fondo
Rotativo
Revisa Expediente
Registra en el Módulo
de Fondo Rotativo los
datos de la liquidación
ingresados
Compara con el
formulario impreso y
firmado, si todo esta
correcto
Aprueba en el
sistema
Genera en forma
automática el
Expediente de
Regularización del
Gasto
Elabora la instrucción
de pago en el sistema
SICOIN GL
40
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Constitución y Manejo de
Caja Chica o Fondo
Rotativo
Aprueba Expediente
tipo FRR
Genera
automáticamente el
Expediente Contable
de Reposición de
Fondo Rotativo
Traslada el Expediente
a la Auditoría Interna
para identificar
hallazgos
Recibe Expediente
de Auditoria Interna
con correcciones
Verifica que el
Expediente este
completo
Elabora la
instrucción de pago
en el sistema
SICOIN GL
41
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Traslada Expediente al
Tesorero Municipal
Recibe Expediente
Imprime Cheque
Gestiona firmas
para reposición de
Fondo Rotativo
Entrega Cheque
físicamente a
Responsable del
Fondo Rotativo
42
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Constitución y Manejo de
Caja Chica o Fondo
Rotativo
Recibe Cheque
Hace efectivo el
Cheque
Resguarda el efectivo
en un lugar seguro
para compras menores
Fin
43
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Es el proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la rendición final de fondo rotativo o caja chica.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Reglamento de Fondo Rotativo o Caja Chica.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. DAFIM: Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
b. Fondo Rotativo o Caja Chica: Es un monto asignado a una unidad de la Municipalidad de Mixco para la
adquisición de bienes y servicios o suministros inherentes a las actividades que son de su competencia.
c. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se
lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
d. MINFIN: Ministerio de Finanzas Públicas.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental: Son el elemento básico que fija los criterios técnicos
y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, dirección,
ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y administrativas del sector público.
44
Cheque inicial, antes del 31 de Responsable del Dirección de Compras
Diciembre. Fondo Rotativo y Contrataciones
Aprueba la liquidación en el
3. 0 4 0 0
sistema SICOIN GL.
Genera en forma automática el
Expediente de Regularización
4. del Gasto por Fondo Rotativo 0 4 0 0
(Libro Mayor Auxiliar de
Cuentas).
Elabora la instrucción de
liquidación del Fondo Rotativo o
Caja Chica en el Expediente de
Regularización del Gasto por
5. Fondo Rotativo (Libro Mayor 2 0 0 0
Auxiliar de Cuentas) con base
en la Boleta de Depósito, por el Responsable del Dirección de Compras
monto enterado en cuenta Fondo Rotativo y Contrataciones
monetaria de la DAFIM.
Elabora cuenta Deudores de la
Municipalidad con nombre y
número de empleado del
6. Responsable del Fondo Rotativo 1 0 0 0
Expediente de
o Caja Chica. (Esto en caso de
Regularización del
la existencia de saldos Gasto por Fondo
pendientes de liquidar). Rotativo (Libro
Reproduce copia del Expediente Mayor Auxiliar de
7. Cuentas)
completo. Boleta de Depósito
Traslada Expediente original al
8. Jefe del Departamento de 0 4 0 0
Contabilidad.
Recibe Expediente de
Liquidación Final de Fondo
9. 0 0 1 0
Rotativo o Caja Chica y
documentación original adjunta.
Verifica que cumplan con todas
10. 0 0 5 0
las normativas vigentes.
Revisa en Expediente de Jefe del Dirección de
Regularización del Gasto por Departamento de Administración
11. Fondo Rotativo (Libro Mayor 0 0 5 0 Contabilidad Financiera Integrada
Municipal
Auxiliar de Cuentas) los datos
ingresados en la liquidación.
Traslada Expediente completo
al Tesorero Municipal (Esto en
12. 0 0 1 0
caso de la existencia de saldos
pendientes de liquidar).
13. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Tesorero Municipal (Expediente)
45
Formulario de
Revisa con el Jefe del Gastos por Caja
Departamento de Contabilidad Chica
Fondo en Avance
los registros en el mayor
Rotativo
14. auxiliar para corroborar que no 0 4 0 0 Facturas Originales
existan saldos pendientes de Razonadas
liquidar y que las cuentas de Recibo de Caja (si
procede)
orden estén con saldo cero.
Boleta de Depósito
Expediente de
Levanta Acta en caso de existir Regularización del
saldos pendientes de liquidar no Gasto por Fondo
15. reintegrados por el Encargado 1 0 0 0 Tesorero Municipal Dirección de Rotativo (Libro
del Fondo Rotativo al finalizar el Administración Mayor Auxiliar de
Financiera Integrada Cuentas)
año. Municipal Acta de Saldos
Traslada Acta al Jefe del Pendientes (si
16. 0 0 10 0
Departamento de Contabilidad. procede)
Envía copia del Acta al Jefe del
Departamento de Contabilidad y
17. al Director de Recursos 0 0 10 0
Humanos, en caso de existir
saldos pendientes.
Traslada Expediente al Jefe del
18. 0 0 60 0
Departamento de Contabilidad.
19. Recibe Expediente. 0 0 1 0 Jefe del
Departamento de
20. Archiva el Expediente. 0 0 10 0 Contabilidad
46
Formulario de Gastos por Caja Chica
47
Facturas Originales Razonadas
48
Recibo de Caja (si procede)
49
Boleta de Depósito
50
Expediente de Regularización del Gasto por Fondo Rotativo (Libro Mayor Auxiliar de
Cuentas)
51
Acta de Saldos Pendientes (si procede)
52
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Inicio
Realiza la
Liquidación Final del
Fondo Rotativoen el
sistema SICOIN GL
Deposita el efectivo
restante en cuenta
bancaria
Aprueba la
liquidación en el
sistema SICOIN GL
Genera Expediente
de Regularización
del Gasto
Elabora la liquidación
del Fondo Rotativo en
el Expediente de
Regularización de
Gastos
Elabora cuenta
Deudores de la
Municipalidad
53
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe Expediente
Traslada Expediente
Original
Verifica que
cumplan con todas
las normativas
vigentes
Revisa en
Expediente los
datos ingresados en
la liquidación
Traslada Expediente
54
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Tesorero Municipal
Recibe Expediente
Original
55
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Cuentas
saldo cero
NO
Levanta
Acta
Traslada a
jefe del SI
Depto. de
Contabilida
d
Envía copia
del Acta al
Director de
Rec.
Humanos
Archiva Expediente
Fin
56
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para llevar el control de entrega de vales de
combustible, para la asignación de la cantidad de galones de combustible a cada vehículo propiedad de la Municipalidad.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
Normas:
a. La entrega de la cantidad de vales semanales de combustible parte del Director de Compras y Contrataciones se
realizará el día viernes de 8:00 a 12:00.
Usuarios:
Funcionarios de la Administración Municipal.
Empleados de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Vales de Combustible.
b. Procedimiento Planificación de Consumo de Combustible.
Definiciones:
Ninguna.
57
brindara el servicio, nóminas y
la cantidad total de vales. Director de Compras Dirección de Compras
Traslada nóminas y vales a y Contrataciones y Contrataciones
3. 0 0 5 0
Auxiliar de Compras.
Recibe nóminas, Vales e
4. 0 0 5 0
instrucciones.
Firma y sella Vales originales y Nómina General de
Abastecimiento de
copias amarillas de la cantidad
5. 0 0 15 0 Combustible Semanal
de Vales que corresponden Nómina General de
semanalmente. Abastecimiento de
Departamento de Combustible Anual
6. Imprime Vales. 0 0 15 0 Auxiliar de Compras
Compras Vales
Traslada Nómina General de
Abastecimiento de Combustible
Semanal y Anual así como Vales
7. 0 0 15 0
diarios de combustible al Auxiliar
de Combustibles de la Dirección
Administrativa.
Continúa Procedimiento
Planificación de Consumo de
Combustible.
58
Nómina General Para Abastecimiento de Combustible Anual
Por este medio me dirijo a usted haciendo de su conocimiento que esta será la programación de Abastecimiento de
Combustible para el año siguiente.
Este control debe ser revisado periódicamente por el responsable de la flotilla y verificar cualquier anormalidad en los
consumos, las cuales pueden ser indicio de problemas mecánicos o de manejo inadecuado de los abastecimientos.
Fecha de llenado Kilometraje Cantidad de Combustible Tipo de combustible Promedio consumo (litro/km)
CC. Archivo
59
Nómina General para Abastecimiento de Combustible Semanal
Por este medio me dirijo a usted haciendo de su conocimiento que esta será la programación de
Abastecimiento de Combustible para el año siguiente.
Este control debe ser revisado periódicamente por el responsable de la flotilla y verificar cualquier
anormalidad en los consumos, las cuales pueden ser indicio de problemas mecánicos o de manejo
inadecuado de los abastecimientos.
Fecha de llenado Kilometraje Cantidad de Combustible Tipo de combustible Promedio consumo (litro/km)
60
Vale
61
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Entrega de Vales de Combustible
Director de Compras y
Contrataciones Auxiliar de Compras
Inicio
Imprime vales
Fin
62
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos en la liquidación de vales de combustible.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
Usuarios:
Funcionarios de la Administración Municipal.
Empleados de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Procedimiento Control de Consumo de Vales de Combustible.
Definiciones:
Ninguna.
63
Verifica que Vales (originales) y
copias de Vales (amarillos)
coincidan con los datos del
Reporte Semanal de Liquidación
4. 0 0 30 0
de Vales de Combustible y el
monto de la Factura, No. de
placa, galones abastecidos,
monto y firmas respectivas.
Ingresa al sistema en el Módulo
5. 0 0 1 0
de vehículos y combustible.
Ingresa en la Opción
Combustible, opción compras,
opción reportes, opción
6. liquidación semanal aparecerá la 0 0 1 0
ventana Reporte Semanal de
Liquidación de Vales de
Combustible.
Imprime Reporte Semanal de
Liquidación de Vales de
7. 0 0 1 0
Combustible para confrontación
de datos.
Elabora Reporte de Asignación
Presupuestaria de Consumo de
8. Combustible por Gerencia y 0 0 30 0
Auxiliar de Compras Departamento de
oficio de solicitud de pago Compras
dirigido al Director de la DAFIM.
Firma Reporte de Asignación
9. Presupuestaria de Consumo de 0 0 1 0
Combustible por Gerencia.
Traslada Reporte de Asignación
Presupuestaria de Consumo de
10. Combustible por Gerencia a otro 0 0 5 0 Reporte de
Auxiliar de Compras para Asignación
verificación de datos. Presupuestaria de
Consumo de
Recibe reporte de asignación
Combustible por
11. presupuestaria de consumo de 0 0 5 0 Gerencia
combustible por Gerencia. Oficio de Solicitud de
Verifica datos del Reporte de Pago Dirigido a
Director de DAFIM
Asignación Presupuestaria de
12. 0 0 20 0
Consumo de Combustible por
Gerencia.
13. Firma reporte por verificación. 0 0 1 0
Traslada Oficio de Solicitud de
Pago y Reporte de Asignación
Presupuestaria de Consumo de
14. Combustible por Gerencia con 0 0 5 0
documentación de respaldo a
Director de Compras y
Contrataciones.
Recibe Oficio de Solicitud de Director de Compras Dirección de Compras
Oficio de Solicitud de
15. Pago y Reporte de Asignación 0 0 5 0
y Contrataciones y Contrataciones
Pago Dirigido a
Director de DAFIM
64
Presupuestaria de Consumo de Reporte de
Asignación
Combustible por Gerencia con
Presupuestaria de
documentación de respaldo. Consumo de
16. Revisa expediente. 0 0 15 0 Combustible por
Firma Oficio de Solicitud de Gerencia
Factura Razonada
Pago y autoriza con Visto Bueno Director de Compras Oficio de Solicitud de
Dirección de Compras
el Reporte de Asignación y Contrataciones y Contrataciones Pago
17. 0 0 1 0
Presupuestaria de Consumo de Vales de
Combustible por Gerencia para Combustible
Reporte Semanal de
trámite de pago. Liquidación de Vales
Traslada a Auxiliar de compras de Combustible
18. Oficio de Solicitud de Pago y 0 0 5 0
expediente.
Recibe Oficio de Solicitud de
19. 0 0 5 0
Pago y expediente.
Traslada Oficio de Solicitud de
Pago y expediente de
Departamento de
liquidación de combustibles a Auxiliar de Compras
Compras
20. DAFIM para asignación de 0 0 5 0
partidas en el Sistema SICOIN
GL, registro contable y emisión
de cheque.
65
Vale
66
Reporte Semanal de Liquidación de Vales de Combustible
67
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Compras y Contrataciones
Licenciado
__________________
Director de Compras y Contrataciones
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago del servicio
de:_____________________________________________________________.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
CC. Archivo
68
Reporte de Asignación Presupuestaria de Consumo de Combustible por Gerencia
69
Oficio de Solicitud de Pago dirigido Director de Administración Financiera Integrada
Municipal
Licenciado
__________________
Director de Administración Financiera Integrada Municipal
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por
(No.__) Vales por un monto de _________; para el pago por consumo de
________________correspondiente al mes de _____ del año ___.
Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
CC. Archivo
70
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Liquidación de Vales
de Combustible
Auxiliar de Compras
Inicio
Ingresa al sistema
en el módulo de
vehículos y
combustible
Firma reporte de
asignación presupuestaria
de consumo de
combustible por gerencia
Traslada reporte de
asignación presupuestaria de
consumo de combustible por
gerencia a otro Auxiliar de
Compras para verificación de
datos
71
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Director de Compras y
Auxiliar de Compras
Contrataciones
Recibe reporte de
asignación presupuestaria
de consumo de
combustible por gerencia
Revisa expediente
Fin
72
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Es el procedimiento que tiene por objeto llevar a cabo el control de vales de combustible asignados a los vehículos
municipales.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
Usuarios:
Funcionarios de la Administración Municipal.
Empleados de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Procedimiento Abastecimiento de Combustible.
Definiciones:
Ninguna.
73
amarillas de los Vales de la
semana vencida y documentos
de liquidación por parte del
Director de Compras Dirección de Compras
Auxiliar de Combustibles.
y Contrataciones y Contrataciones
Traslada documentación a
3. 0 0 5 0
Auxiliar de Compras.
4. Recibe documentación. 0 0 5 0
De no haber ninguna
modificación completa continua
con el Procedimiento de
Liquidación de Vales de
Combustible.
74
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Abril, 2013 Abril, 2013 Julio, 2013
Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría Alcaldía
Modificación:
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas:
1. Vale (copias amarillas) 1
75
Vale
76
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Director de Compras y
Auxiliar de Compras
Contrataciones
Inicio
Recibe
documentación
Traslada
documentación a Clasifica los vales
Auxiliar de Compras originales por orden
de área y número
correlativo
Coteja la información
los vales originales
contra las copias
amarillas
Traslada documentación
a otro auxiliar de
Compras para nueva
verificación
Realiza nueva
verificación
Fin
77
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección: Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
Departamento: Sección:
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para llevar el control de la emisión y entrega
de vales de combustible, para la asignación de cantidad de galones de combustible a cada vehículo propiedad de la
Municipalidad.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
Normas:
a. La entrega de la cantidad de vales semanales de combustible parte del Director de Compras y Contrataciones se
realizara los días viernes de 8:00 a 12:00.
b. Todos los lunes se sellaran y firmaran los vales a ser utilizados.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Vales de Combustible.
b. Procedimiento Ingreso de Galones de Combustible al Sistema.
Definiciones:
Ninguna.
78
Verificar que el No. de Vale sea el
que le corresponde según
3. 0 0 0 30
correlativo. (si no le corresponde se
modifica).
79
80
81
82
83
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Emisión de Vales de
Combustible
Auxiliar de Compras
Inicio
Ingresa al Sistema en el
Modulo de Combustible y
vehículos opción combustible,
opción compras, opción
ingreso de vales
En la ventana Ingreso de
vales ingresar: Código del
vehículo, se despliegan los
datos del vehículo, empleado,
número de vale
Seleccionar la opción
guardar o presionar F10
para guardar los datos
ingresados
Imprime vales
Continúa el
procedimiento
según los vales del
día
84
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
En la ventana
Report Parameters
ingresar la fecha
En el sistema graba
el reporte de vales
de combustible
Fin
85
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Municipalidad de Mixco
No. CONTENIDO
1 01.02.05.02.03.01.01 Proceso Compra Directa de Hasta Noventa Mil Quetzales
(Q90,000.00)
2 01.02.05.02.03.01.02 Procedimiento Ingreso de Galones de Combustible al
Sistema
86
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Es el proceso que se refiere a la contratación que se efectúa en un solo acto, con una misma persona y por un precio de
hasta noventa mil Quetzales (Q.90,000.00) y se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la Autoridad
Administrativa Superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás
condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el
procedimiento que establezca dicha autoridad. Según Art. 43 Ley de Contrataciones del Estado.
Fundamento Jurídico:
c. a. Código Municipal.
d. b. Ley de Contrataciones del Estado.
e. c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Solicitud de Compra.
Definiciones:
a. DAFIM:
Es la Dirección la Administración Financiera Integrada Municipal.
b. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de
la ejecución presupuestaria, registrando Ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
c. Formulario 1H:
Formulario utilizado para dar ingreso de suministros a Almacén.
d. MINFIN:
Ministerio de Finanzas Públicas.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
87
TIEMPO ÁREA DOCUMENTO
No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
D H M S
Recibe Formulario de Solicitud
1. 0 0 2 0
de Compra y/o Servicios.
Revisa Formulario de Solicitud
de Compra y/o Servicios
2. (documentación completa 0 0 15 0
firmada y sellada por Director
de Compras y Contrataciones). Jefe del
Departamento de
Ingresa Formulario de Solicitud Compras Formulario de
de Compra y/o Servicios al Solicitud de Compra
3. 0 1 0 0
sistema interno del y/o Servicios
Departamento de Compras.
Traslada el Formulario de
Solicitud de Compra y/o Departamento de
4. 0 0 1 0
Servicios al Auxiliar de Compras
Compras.
Recibe Formulario de Solicitud
5. 0 0 1 0
de Compra y/o Servicios.
Identifica a tres Proveedores
que dentro de su giro ordinario
6. 1 0 0 0
esté el suministro, bien o
servicio solicitado. Auxiliar de Compras
Elabora 3 Solicitudes de
Cotización con las
7. 0 1 0 0
especificaciones técnicas, Solicitudes de
cantidad y descripción exacta. Cotización
Traslada Solicitudes de Cotización
8. 0 1 0 0
Cotización.
Recibe Solicitudes de
9. 0 0 15 0
Cotización.
10. Elabora Cotización solicitada. 0 1 0 0 Proveedor Proveedor
Envía Cotización a Dirección de
11. 0 0 15 0
Compras y Contrataciones.
12. Recibe Cotizaciones. 0 0 5 0
Revisa que cada Cotización
cumpla con haber cotizado el
suministro, bien o servicio
solicitado según Formulario de
Solicitud de Compra, así como
13. 0 1 0 0 Formulario de
precio, unitario, total, tiempo
Solicitud de Compra
de entrega, forma de pago, y y/o Servicios
que las Cotizaciones estén en Departamento de
Auxiliar de Compras 3 Cotizaciones
Compras
hojas membretadas en original Cuadro Comparativo
así como debidamente selladas. de Cotizaciones
Si no incluyen lo especificado
en el numeral anterior, solicita
14. 0 0 15 0
al proveedor que corrija la
Cotización.
Elabora Cuadro Comparativo de
15. 0 2 0 0
Cotizaciones.
16. Firma Cuadro Comparativo de 0 0 1 0
88
Cotizaciones.
Traslada Cuadro Comparativo
de Cotizaciones al Jefe del
Auxiliar de Compras
Departamento de Compras
17. 0 0 15 0
adjuntando las 3 cotizaciones y
Solicitud de Compra.
(Expediente).
18. Recibe expediente. 0 0 2 0
Revisa que los datos de cada
cotización coincidan con los Departamento de
19. 0 1 0 0
datos consignados en el Cuadro Compras
Comparativo de Cotizaciones.
Si no está correcto solicita a Jefe del
20. Auxiliar de Compras que corrija 0 0 5 0 Departamento de
los datos incorrectos. Compras
Si esta correcta la información
21. 0 0 5 0
remarca a proveedor sugerido.
22. Firma y sella dando Vo.Bo. 0 0 1 0
Traslada el Expediente al
23. Director de Compras y 0 0 2 0
Contrataciones.
24. Recibe expediente. 0 0 2 0
25. Revisa expediente. 0 0 30 0
Analiza la sugerencia
planteada, si no está de
acuerdo selecciona un nuevo
26. 0 0 15 0
proveedor y solicita corrección
al Jefe del Departamento de Dirección de Compras
Director de Compras
Compras. y Contrataciones y Contrataciones
Si está de acuerdo con el
proveedor sugerido firma y
27. 0 0 1 0
sella el Cuadro Comparativo de
Cotizaciones dando Vo.Bo.
Traslada expediente a
28. Autoridad Administrativa 0 0 15 0
Superior.
29. Recibe expediente. 0 0 1 0
Analiza Cuadro Comparativo de
Cotizaciones así como la
30. 0 1 0 0
documentación soporte incluida
en el expediente. Autoridad
Gerencia Municipal o
Aprueba o no aprueba la Administrativa
Alcaldía Municipal
compra del bien, suministro o Superior
31. servicio según sugerencia en el 0 0 1 0
Cuadro Comparativo de
Cotizaciones, firma y sella.
Traslada expediente al Director
32. 0 0 15 0
de Compras y Contrataciones.
33. Recibe expediente. 0 0 1 0
34. Revisa expediente. 0 0 15 0 Director de Compras Dirección de Compras
y Contrataciones y Contrataciones
35. Verifica si la compra del bien, 0 0 5 0
89
suministro o servicio fue
aprobada o no. Director de Compras Dirección de Compras
Traslada expediente a Jefe del y Contrataciones y Contrataciones
36. 0 0 1 0
Departamento de Compras.
37. Recibe el expediente. 0 0 1 0
Identifica si fue aprobada o no
la compra del bien, suministro
38. 0 0 5 0
o servicio en el Cuadro
Comparativo de Cotizaciones. Jefe del Departamento de
Si la compra o servicio no fue Departamento de
Compras
39. aprobada se notifica al Área 0 0 15 0 Compras
Solicitante.
Si la compra o servicio fue
aprobada traslada expediente a
40. 0 0 10 0
Auxiliar de Presupuesto con
Libro de Conocimientos.
41. Recibe expediente. 0 0 1 0
42. Revisa expediente. 0 1 0 0
Asigna Renglón Presupuestario
43. 0 0 20 0
que será afectado.
Verifica que el Renglón
44. Presupuestario cuente con 0 0 5 0
disponibilidad presupuestaria.
Si existe disponibilidad en la
Dirección de
Partida Presupuestaria, asigna
Auxiliar de Administración
por medio de un sello con Presupuesto Financiera Integrada
todos los datos de la Municipal
45. 0 0 1 0
Asignación Presupuestaria en
el Cuadro Comparativo de
Cotizaciones con firma y sello
de aprobado.
Si no existe disponibilidad en la
46. Partida Presupuestaria realiza 0 0 5 0
anotación en el expediente.
Devuelve expediente al Jefe del
47. 0 0 10 0
Departamento de Compras.
48. Recibe expediente. 0 0 1 0
Verifica si fue asignada la
49. 0 0 2 0
Partida Presupuestaria. Jefe del .
Si fue asignado o no la Partida Departamento de
Compras (Expediente)
Presupuestaria traslada
50. 0 0 1 0 Cuadro Comparativo
Expediente a Auxiliar de de Cotizaciones
Compras. Departamento de Formulario de
51. Recibe expediente. 0 0 1 0 Compras Solicitud de Compra
3 Cotizaciones
Si no fue asignada Partida Oficio de Solicitud de
Presupuestaria, elabora Oficio Trasferencia o
Auxiliar de Compras Creación de Partida
52. de Solicitud de Transferencia o 0 0 10 0
Presupuestaria
creación de Partida Orden de Compra
Presupuestaria.
53. Recopila firmas y sellos. 1 0 0 0
90
Traslada expediente y Oficio de
Solicitud de Trasferencia o
creación de Partida
54. Presupuestaria con firmas y 0 0 10 0
sellos al Jefe del
Departamento de Compras
para reiniciar en paso 35.
Si fue asignada Partida
55. Presupuestaria genera Orden 1 0 0 0
de Compra en SICOIN GL. Auxiliar de Compras
56. Imprime Orden de Compra. 0 0 15 0
57. Firma y sella Orden de Compra. 0 0 1 0 Departamento de
Compras
Solicita aprobación en el
sistema de la Orden de Compra
58. 0 0 1 0
con firma y sello al Jefe del
Departamento de Compras.
Solicita al Jefe del
Departamento de Compras que
59. 0 0 1 0
firme y selle la Orden de
Compra.
60. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0
Aprueba Orden de Compra en
61. 0 0 20 0
el sistema. Jefe del
62. Firma y sella Orden de Compra. 0 0 1 0 Departamento de
Compras
Traslada Orden de Compra a
63. Director de Compras y 0 0 15 0
Contrataciones.
64. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0
65. Firma y sella Orden de Compra. 0 0 1 0
Traslada Orden de Compra a Director de Compras Dirección de Compras
Jefe del Departamento de y Contrataciones y Contrataciones
66. 0 0 1 0
Presupuesto, con Libro de
Conocimientos.
67. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0
Aprueba Orden de Compra en
68. 0 0 2 0 Dirección de
SICOIN GL. Jefe del
Administración
Traslada Orden de Compra con Departamento de
Financiera Integrada
Presupuesto
firma y sello a Jefe del Municipal
69. 0 0 15 0
Departamento de Compras con
Libro de Conocimientos.
70. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0 Jefe del
Traslada Orden de Compra a Departamento de
71. 0 0 1 0 Compras
Auxiliar de Compras.
72. Recibe Orden de Compra. 0 0 1 0 Departamento de
Adjunta Orden de Compra Compras (Expediente Completo)
73. 0 0 15 0 Copia de la Orden
original al Expediente. Auxiliar de Compras de Compra
Reproduce copia de Orden de Factura Original
74. 0 0 30 0 Copia de la Factura
Compra. Original
91
Si la forma de pago es contra
entrega o anticipada se envía
75. copia de Orden de Compra a 0 0 15 0
Proveedor y a Almacén y se
continúa con paso 118.
Si la forma de pago es al
crédito coordina la recepción o Auxiliar de Compras Departamento de
76. entrega de los suministros, 0 1 0 0 Compras
bienes o servicios a Almacén,
continua paso 78.
Si la compra es un producto
perecedero se le informa al
77. proveedor el lugar donde debe 0 0 15 0
entregar el producto y continúa
con el paso 98.
Recibe copia de Orden de
78. 0 0 1 0
Compra.
Revisa copia de Orden de
79. 0 0 1 0
Compra.
Realiza la recepción de los
suministros, bienes o servicios
80. 0 4 0 0
conforme a la copia de la
Orden de Compra.
Solicita Factura original de la
81. 0 0 2 0
compra al Proveedor.
Firma y sella de recibido en la
82. parte de atrás de la Factura 0 0 1 0
original.
Reproduce una copia de la
83. 0 0 2 0
Factura original.
Devuelve Factura original a Dirección
84. 0 0 1 0
Administrativa
Proveedor.
Elabora Formulario 1H de
85. 0 0 20 0 Encargado de
Ingreso a Almacén. Almacén
Completa firmas y sellos en el
86. 1 0 0 0
Formulario 1H original. Formulario H1
Adjunta fotocopia de la Factura Copia de la Factura
87. 0 0 2 0 original
al Formulario 1H original.
Traslada Formulario 1H original
88. y copia de la Factura al Jefe del 0 0 15 0
Departamento de Compras.
Envía copia de Formulario 1H
color Celeste al Jefe del
Departamento de Contabilidad
89. 0 0 10 0 Copias Celeste y
para reporte a Contraloría y Rosada del
copia Rosada para archivo. Formulario 1H
Copia Verde del
Envía copia Verde de Formulario 1H
Copia Amarilla de
90. Formulario 1H al Encargado de 0 0 10 0
Formulario 1H
Dirección
Almacén para archivo. Administrativa
Envía copia Amarilla de
91. 0 0 10 0
Formulario 1H al Encargado de
92
Inventarios para archivo.
92. Recibe Formulario 1H original. 0 0 1 0
Revisa que el Formulario 1H
93. contenga información 0 1 0 0 Jefe del
Departamento de Formulario H1
requerida. Departamento de
Compras
Compras
94. Firma y sella el Formulario 1H. 0 0 1 0
Adjunta Formulario 1H al
95. 0 0 2 0
Expediente original.
Entrega Factura original al Jefe
96. 0 0 2 0 Proveedor Proveedor
del Departamento de Compras.
Recibe Factura original de la
97. 0 0 1 0
compra.
Envía la Factura original al Área Jefe del
Departamento de
Solicitante con sello de Departamento de
Compras
98. razonamiento en la parte 0 0 15 0 Compras
posterior de la misma con
Oficio.
99. Recibe Factura original. 0 0 1 0
Completa todos los datos del
sello de razonamiento
100. obligatoriamente a máquina 0 0 10 0
en la parte posterior de la
Interesado Área Solicitante
Factura y firma.
Sella en la parte de atrás de la
101. 0 0 1 0
Factura original.
Traslada la Factura original al
102. 0 0 10 0
Encargado de Inventarios. Factura
103. Recibe la Factura original. 0 0 1 0
Dirección de
104. Sella y firma la Factura original. 0 0 1 0 Encargado de Administración
Devuelve la Factura original al Inventarios Financiera Integrada
105. 0 0 10 0 Municipal
Área Solicitante con Oficio.
106. Recibe Factura original. 0 0 2 0
Traslada la Factura al Jefe del Interesado Área Solicitante
107. 0 0 10 0
Departamento de Compras
108. Recibe la Factura original 0 0 1 0
Adjunta Factura original al
109. 0 0 1 0
Expediente.
Traslada Expediente original al
110. 0 0 10 0
Auxiliar de Compras.
Departamento de
111. Recibe Expediente. 0 0 1 0 Auxiliar de Compras
Compras
Realiza recepción del bien,
112. suministro o servicio en SICOIN 0 4 0 0
GL.
Reproduce copia del
113. 0 0 20 0
Expediente.
Traslada expediente original al
Jefe del Departamento de
114. 0 0 10 0
Contabilidad con Libro de Auxiliar de Compras Departamento de
Cheque
Conocimientos. Compras
93
traslado del Expediente.
116. Recibe expediente original. 0 0 5 0
Revisa que el expediente este
117. completo y contenga los 0 0 5 0
documentos requeridos.
Jefe del
Si no está completo devuelve a
Departamento de
Jefe del Departamento de Contabilidad
118. 1 0 0 0
Compras para que complete
documentos que se indique.
Si el expediente está completo
119. lo Traslada a Tesorero 0 0 1 0
Municipal.
120. Recibe expediente. 0 0 1 0
121.
Revisa expediente. 0 0 5 0
94
existieran.
Si el expediente y Cheque no
tienen correcciones traslada
139. Expediente a Tesorero 0 0 5 0
Municipal con Vo.Bo, y Cheque
firmado.
Recibe expediente y Cheque
140. 0 0 1 0
firmado.
141. Elabora reporte de pago. 2 0 0 0
Envía reporte de pago al Jefe Tesorero Municipal
del Departamento de Compras
142. con copia al Director de 0 0 15 0
Compras y Contrataciones y al
Auxiliar de Compras.
143. Recibe reporte de pago. 0 0 2 0
Departamento de
Informa a Proveedor que su Auxiliar de Compras
Compras
144. pago estará listo según fecha 0 0 15 0
indicada.
Entrega Cheque de pago a
145. 0 0 5 0
Proveedor.
Solicita firma de recibido del
146. 0 0 5 0
Cheque en el Voucher.
Tesorero Municipal
Solicita el Recibo de Caja si
Recibo de Caja (si
147. corresponde según tipo de 0 0 2 0
procede)
Factura.
Traslada expediente a Auxiliar
148. 0 0 1 0
de Egresos.
Dirección de
149. Recibe expediente. 0 0 1 0 Administración
Traslada expediente a Auxiliar Auxiliar de Egresos Financiera Integrada
150. 0 0 5 0 Municipal
de Contabilidad.
151. Recibe expediente. 0 0 1 0
152. Revisa el expediente. 0 0 10 0 Auxiliar de
Contabilidad
Archiva el Expediente en forma
153. 0 0 5 0
cronológica.
95
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Febrero, 2013. Marzo, 2013. Julio, 2013
Nombre: Fidel Navarijo. Arq. Ana Beatriz Méndez. Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Organización Asesora de Alcaldía. Alcalde Municipal
y Métodos.
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste de Documentos de Soporte Asesoría Alcaldía
Modificación:
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas:
1. Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios 1
2. Solicitud de Cotización 1
3. Cotizaciones 3
4. Cuadro Comparativo de Cotizaciones 1
5. Orden de Compra 1
6. Solicitud de Transferencia 1
7. Factura Original 1
8. Formulario 1H 1
9. Cheque 1
10. Recibo de Caja (si procede) 1
96
Formulario de Solicitud de Compra y/o Servicios
97
Solicitud de Cotización
Señor:
_____________________
Empresa:
_____________________
Por este medio me dirijo a usted enviando la presente Solicitud de Cotización de lo siguiente.
MATERIAL / SERVICIO
CANTIDAD UNIDAD
(ESPECIFICACIONES)
Por favor indicar tiempo de entrega, forma de pago y tiempo de validez de la oferta, en hoja membretada con teléfono,
nombre del contacto y numero de NIT de la empresa, la cual debe presentarse sellada y firmada.
Sello ___________________
Sello ___________________
CC. Archivo
98
Cotizaciones
VEN-FO-001/2
Proyecto Fecha
Señores: No. De Cotización:
Contacto Ejecutiva de Ventas:
E-mail: Teléfono:
TOTAL
Condiciones Generales
Forma de Pago: Emitir cheque a
Validez de la oferta: nombre de:
Lugar de entrega: Horario de atención:
Observaciones:
99
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
100
Orden de Compra
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL -DAFIM-
ORDEN DE COMPRA
Fecha:
TOTAL:
101
Solicitud de Transferencia
Oficio_______
Señor:
______________________________
Cargo:
______________________________
Gerencia/Dirección Solicitante
Municipalidad de Mixco
Presente
Por este medio me dirijo a usted para hacer de su conocimiento que el Departamento de
Presupuesto devolvió el siguiente Expediente ya que no se cuenta con suficiente saldo
presupuestario para realizar la compra, por lo que solicita envié la presente solicitud de
Transferencia o Creación de Partida Presupuestaria.
Firma __________________
Sello ___________________
CC. Archivo.
102
Factura Original
103
Formulario 1H
104
Cheque
105
Recibo de Caja (si procede)
106
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Inicio
Recibe Formulario de
Solicitud de Compra y/
o Servicios
Revisa formulario de
Solicitud de Compra
y/o Servicios
(documentación
completa)
Ingresa Formulario de
Recibe Formulario de
Solicitud de Compra y/
Solicitud de Compra y/
o Servicios al sistema
o Servicios
interno
Traslada el Formulario
Identifica a tres
de Solicitud de
Proveedores
Compra y/o Servicios
Elabora 3 Solicitudes
de Cotización con las
especificaciones
técnicas
Traslada Solicitudes de
Cotización
Recibe Solicitudes de
Cotización
Elabora cotización
solicitada
107
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Incluye lo
especificado,
NO
Solicita a
proveedor
SI
que corrija
la cotización
Elabora Cuadro
Comparativo de
Cotizaciones
Revisa Cuadro
Traslada Cuadro Comparativo de
Comparativo de Cotizaciones
Cotizaciones
108
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Esta correcto la
informaciòn
NO
Solicita a
Auxiliar de
SI
Compras
que corrija
Remarca a Proveedor
sugerido
Recibe Expediente
Traslada el Expediente
Esta de acuerdo
con el proveedor
NO
SI
Selecciona Firma y
un nuevo sella dando
Proveedor Vo.Bo.
109
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Analiza Cuadro
Comparativo de
Cotizaciones y
documentaciòn
Aprueba o no aprueba
la compra
Traslada el Expediente
Recibe expediente
Revisa Expediente
Verifica si la compra
fue aprobada o no
110
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Identifica si fue
aprobada o no la
compra en el Cuadro
Comparativo
Compra
Aprovada
NO SI
Se notifica
Traslada
al Área
expediente
Solicitante Recibe Expediente
Revisa Expediente
Asigna Renglón
Presupuestario que
será afectado
111
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Verifica que el
Renglón
Presupuestario cuente
con disponibilidad
Existe
disponibilidad
NO SI
Realiza
Asigna por
anotación
medio de
en el
un sello
Expediente
Recibe Expediente
Devuelve Expediente
Verifica si fue
asignada la Partida
Presupuestaria
Si fue asignado o no
Recibe Expediente
traslada Expediente
112
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Auxiliar de Compras
Asignada Partida
Presupuestaria
NO SI
Crea Genera
Solicitud de Orden de
Transferen Compra en
cia SICOIN GL
Recopila
firmas y
sellos
Traslada
Expediente al Jefe
del Depto. de
Compras para
reiniciar en paso
35
Imprime Orden de
Compra
Solicita aprobación de
Compra al Jefe del
Departamento de
Compras.
113
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Aprueba Orden de
Compra en el
sistema
Firma y sella
Orden de Compra
Traslada Orden de
Compra a Director de Recibe Orden de
Compras y Compra
Contrataciones
Firma y sella
Orden de Compra
Traslada Orden de
Recibe Orde de
Compra a Jefe del
Depto. de Presupuesto Compra
114
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Aprueba Orden de
Compra en
SICOIN GL
Recibe Orden de
Compra
Traslada Orden de
Compra con firma y Recibe Orden de
sello al Jefe del Depto. Compra
de Compras Adjunta Orden de
Compra original al
Expediente
Traslada Orden de
Compra a Auxiliar de
Compras Reproduce copia
de Orden de
Compra
Forma de
Pago
Contra entrega
o anticipada
Envía copia
de Orden de Credito
Compra a
Proveedor a
Almacén
Recibe copia de
Coordina la recepción
de los suministros, Orden de Compra
bienes o servicios a
Almacén
Si la compra es un
producto perecedero I
informa al proveedor
el lugar donde debe
entregar el producto
115
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Encargado de
Almacén
Revisa copia de
Orden de Compra
Realiza la
recepción de los
suministros
Solicita Factura
original de la compra
al Proveedor
Firma y sella de
recibido en la parte de
atrás de la Factura
original
Reproduce una
copia de la
Factura original
116
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Devuelve Factura
original a Proveedor
Elabora Formulario 1H
de Ingreso a Almacén.
Completa firmas y
sellos en el Formulario
Recibe Formulario 1H
1H original
original
Completa firmas y
sellos en el Formulario
1H original
Revisa que el
Formulario 1H
contenga información
requerida
Adjunta fotocopia de
la Factura al
Formulario 1H original.
Firma y sella el
Traslada Formulario 1H Formulario 1H
original y copia de la
Factura al Jefe del
Departamento de
Compras.
Adjunta Formulario 1H
Envía copia de Formulario al Expediente original
1H color Celeste al Jefe
del Departamento de
Contabilidad
Entrega Factura
Envía copia Verde de Recibe Factura original
original al Jefe del
Formulario 1H al de la compra
Depto. de Compras
Encargado de Almacén
para archivo
117
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Envía la Factura
Recibe Factura
original al Área
original
Solicitante
Sella en la parte
de atrás de la
Factura original
Traslada la Factura
Recibe Factura
original al Encargado
de Inventarios original
Sella y firma la
Factura original
Devuelve la Factura
Recibe Factura
original al Área
original Solicitante con Oficio
118
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Jefe del
Interesado Departamento de Auxiliar de Compras
Compras
Traslada la Factura al
Recibe Factura
Jefe del Departamento
de Compras original
Adjunta Factura
original al
Expediente
Traslada Expediente
original al Auxiliar Recibe Expediente
de Compras
Reproduce copia
del Expediente
119
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Traslada Expediente
original al Jefe del
Depto. de Contabilidad
Revisa que el
Expediente este
completo
Expediente
completo
NO
Revisa Expediente
Si el Expediente esta
completo lo Traslada a
Tesorero Municipal N
120
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Verifica en el sistema
SICOIN GL la
disponibilidad de saldo
en la Partida
Presupuestaria
Tiene
disponibilidad
de saldo
NO
Asigna Cheque en el
sistema SICOIN GL
Imprime Cheque
Recibe Cheque
Coloca clave de
seguridad y sellos
Firma Cheque
Traslada Cheque
a Director de
(DAFIM)
121
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Autoridad
Director de (DAFIM) Administrativa
Superior
Recibe Expediente
y Cheque.
Firma Cheque
Verifica
Expediente y
Traslada el Expediente
y Cheque para firma Cheque
de Autoridad
Administrativa
Superior
Cheque
esta
correcto
NO SI
Devuelve al
Director de
Firma
(DAFIM)
para Cheque
correcciones.
Devuelve Expediente y
Cheque a Director de
(DAFIM)
Recibe expediente
122
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Verifica correcciones
indicadas si existieran
Traslada Expediente y
Cheque al Tesorero
Municipal con las
correcciones indicadas
si existieran
Si el Expediente y
Cheque estan bien
traslada Expediente a
Tesorero Municipal
Recibe Expediente y
Cheque firmado
Elabora reporte
de pago
123
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Auxiliar de
Tesorero Municipal Auxiliar de Compras Auxiliar de Egresos
contabilidad
Envía reporte de
Recibe reporte de
pago al Auxiliar
pago
de Compras
Solicita firma de
recibido del Cheque en
el Voucher
Traslada expediente a
auxiliar de Revisa Expediente
Traslada Expediente a contabilidad
Auxiliar de Egresos
Archiva el expediente
de forma cronologica
Fin
124
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección: Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
Departamento: Sección:
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos para ingresar la cantidad de galones de combustible al
sistema para que los vehículos municipales puedan abastecerse de combustible.
Fundamento Jurídico:
Ninguno.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Solicitudes de las Áreas.
Definiciones:
Ninguna.
125
momento aparecerá la placa modelo y
color e ingresar los galones asignados
al vehículo en la opción galones
mensual.
Seleccionar la opción guardar o
6. presionar F10 para guardar los datos 0 0 0 10
Auxiliar de Departamento de
ingresados. Compras Compras
Si el vehículo no esta ingresado en el
sistema en el modulo de vehículos y
combustible, solicita a la Sección de
7. 0 0 5 0
Vehículos que ingrese el vehículo al
sistema en la opción vehículos, opción
ingreso de vehículo.
En la ventana Ingreso de Vehículo
ingresar placa, línea, color, tipo,
modelo, No. De Chasis, No. De motor,
8. 0 0 10 0
cilindros cúbicos, combustible que usa, Técnico de
Dirección
valor de la unidad, si es maquinaria o Mantenimiento
Administrativa
vehículo y unidad asignada (Gerencia). de Vehículos
Seleccionar la opción guardar o
9. presionar F10 para guardar los datos 0 0 0 30
Ninguno
ingresados.
Si el piloto no esta ingresado en el
sistema en el Módulo de vehículos y
combustible seleccionar la opción Auxiliar de Departamento de
10. 0 0 5 0
combustible, solicita a la Sección de Compras Compras
Vehículos que ingrese piloto al sistema
en la opción asignación de piloto.
Ingresa al sistema Módulo de vehículos
y combustible, opción combustible,
11. 0 0 1 0
opción vehículos, opción asignación de
vehículo.
En la ventana asignación de piloto
ingresar: Fecha, piloto, tipo de
Técnico de
12. Licencia, No. De Licencia, No. De 0 0 5 0 Dirección
Mantenimiento
Piloto, se despliega la placa modelo y de Vehículos
Administrativa
color.
Seleccionar la opción guardar o
presionar F10 para guardar los datos
13. ingresados. (Continua los pasos del 3 0 0 0 30
al 6). Para poder asignarle al vehículo
combustible.
126
Elaborado por: Revisado por: Actualizado por:
Fecha: Marzo, 2014 Marzo, 2014
Nombre: Mónica Florián Arq. Ana Beatriz Méndez. Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización y Asesora de Alcaldía. Alcalde Municipal
Métodos
Cuadro de Control de Modificaciones
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría Alcaldía
Modificación:
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas:
Ninguno
127
128
129
130
131
132
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Ingreso de Galones de
Combustible al Sistema
Auxiliar de Compras
Inicio
Recibe Solicitudes de
Galones Mensuales de las
diferentes dependencias
Municipales
Firma y sella de
recibido la solicitud
Ingresa al sistema
en el modulo de
vehículos y
combustible
Seleccionar la opción
guardar o presionar F10
para guardar los datos
ingresados
133
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Técnico de
Mantenimiento de Auxiliar de Compras
Vehículos
En la ventana
Report Parameters
ingresar la fecha
El sistema graba
reporte de vales de
combustible
En la ventana asignación de
piloto ingresar: Fecha, piloto,
tipo de Licencia, No. De
Licencia, No. De Piloto, se
despliega la placa modelo y
color
Fin
134
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Municipalidad de Mixco
No. CONTENIDO
1 01.02.05.02.03.02.01 Proceso Compra o Contratación por Cotización Pública
2 01.02.05.02.03.02.02 Proceso Compra o Contratación por Licitación Pública
3 01.02.05.02.03.02.03 Proceso Compra por Caso de Excepción
4 01.02.05.02.03.02.04 Proceso Compra por Contrato Abierto
5 01.02.05.02.03.02.05 Proceso Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en
el uso de fondos públicos artículo 54)
6 01.02.05.02.03.02.06 Proceso Concurso de Cotización por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
7 01.02.05.02.03.02.07 Proceso Concurso de Licitación por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
8 01.02.05.02.03.02.08 Procedimiento de Revisión y Trámite para el pago de
Servicios Básicos de Forma Mensual
9 01.02.05.02.03.02.09 Procedimiento de Trámite para el Pago de Servicios
Técnicos y Profesionales de Forma Mensual
10 01.02.05.02.03.02.10 Proceso de Trámite para el Pago de Servicios de
Arrendamiento
135
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la compra o contratación por cotización pública
hasta novecientos mil quetzales (Q900, 000.00).
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
b. Normativa uso del Sistema Guatecompras.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
Son los expedientes que ingresan a junta de cotización y poder participar para adjudicación.
Es un arreglo por el cual un tercero desinteresado, llamado el tenedor de las Plicas retiene documentos legales y
también los fondos a favor de un comprador y un vendedor los distribuye de acuerdo con las instrucciones del
comprador y del vendedor.
b. Guatecompras:
Es el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.
c. LCE:
Es la Ley de Contrataciones del Estado.
d. RLCE:
Es el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras,
136
técnicas y administrativas del sector público.
137
Contrataciones iniciar
elaboración y registro
de proyecto de bases Director de Compras Dirección de
en Guatecompras. y Contrataciones Compras y
Adiciona Oficio al Contrataciones
14. 0 0 3 0
Expediente.
15. Traslada Expediente. 0 0 5 0
que adjunte a
Expediente.
138
Reproduce copia del Jefe del
Departamento de
27. Expediente. 0 0 15 0 Departamento de
Contrataciones
Contrataciones
Elabora Oficio de
Solicitud de Dictamen
Jurídico sobre los
aspectos legales del
28. proceso de compra, 0 0 10 0 Jefe del Oficio de Solicitud
de Dictamen
bases y documentos Departamento de Departamento de
Jurídico
relacionados y Contrataciones Contrataciones
elaboración del
proyecto de contrato.
Traslada Oficio con
29. copia del Expediente a 0 0 5 0
Asesor Legal.
Recibe copia del
30. 0 0 5 0
Expediente.
Evalúa el proyecto de Proyecto de Bases
Generales de
31. Bases Generales de 0 3 0 0
Cotización
Cotización.
Elabora Proyecto de Proyecto de
32. 0 3 0 0
Contrato. Contrato
Emite Dictamen
Jurídico favorable o no
favorable con las Asesor Legal Asesoría Jurídica
33. observaciones y 0 4 0 0
correcciones en los
documentos si ese
Dictamen Jurídico
fuera el caso.
Adjunta Dictamen
34. 0 0 3 0
Jurídico al Expediente.
Traslada Expediente a
35. Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe y reproduce
Especificaciones
copia de
36. 0 0 15 0 Técnicas
Especificaciones
Técnicas
Solicita al Área
Solicitante y/o Jefe del
37. 0 0 10 0
Competente emitir el Departamento de Departamento de
Dictamen Técnico. Contrataciones Contrataciones
Envía Solicitud de
Dictamen Técnico y
copia de Solicitud de
38. 0 0 5 0
Especificaciones Dictamen Técnico
Técnicas Aprobadas al
Área Solicitante.
Recibe Solicitud de
Dictamen Técnico y
Jefe / Gerente o
39. copia de 0 0 5 0
Director Solicitante
Área Solicitante
Especificaciones
Técnicas Aprobadas.
139
Evalúa si los
documentos contienen
40. todas las 1 0 0 0
especificaciones de lo
solicitado.
Emite Dictamen
Técnico favorable o no Jefe / Gerente o
Área Solicitante
favorable indicando Director Solicitante
41. 0 4 0 0
observaciones y
Dictamen Técnico
correcciones si ese
fuera el caso.
Traslada Dictamen
42. Técnico a Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe Dictamen
43. Técnico del Área 0 0 5 0
Solicitante.
Recibe Dictamen
Jurídico con
44. 0 0 5 0
Expediente del Asesor
Legal. Dictamen Técnico
Si existen Dictamen Jurídico
observaciones o
correcciones en los
Dictámenes procede a
45. 0 2 0 0
efectuar las
correcciones y regresa
al paso que
corresponda.
Recibe Constancia de
Constancia de
Disponibilidad Disponibilidad
Presupuestaria y Jefe del Presupuestaria
46. 0 0 5 0
Constancia de Departamento de Departamento de
Constancia de
Disponibilidad
Disponibilidad Contrataciones Contrataciones
Financiera
Financiera.
Notifica al Área
Solicitante por medio
de un Oficio si no
existe Disponibilidad
Presupuestaria y
queda a la espera de Oficio de
47. confirmación de 0 0 10 0 Notificación
Disponibilidad
Presupuestaria o
anulación de la
Solicitud de Pedido del
bien, servicio o
ejecución de obra.
Adjunta documentos a
48. 0 0 3 0
Expediente original. Expediente Original
Reproduce copia del
49. Expediente completo. 0 0 15 0
140
Traslada Expediente
original a Director de
Compras y
Jefe del
Contrataciones si
Departamento de Departamento de
50. todos los Dictámenes 0 0 5 0
Contrataciones Contrataciones
son favorables y si
existiera
Disponibilidad
Presupuestaria.
Recibe Expediente
51. 0 0 5 0
original.
Revisa Expediente Director de Compras Dirección de
52. 0 1 0 0
original. y Contrataciones Compras y
53. Firma de Visto Bueno. 0 0 1 0 Contrataciones
Traslada Expediente a
54. 0 0 5 0
Secretaría Municipal.
55. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Traslada Expediente a
Autoridad Secretaría Municipal Secretaría Municipal
56. 0 0 5 0
Administrativa
Superior.
Recibe y revisa el
57. 1 0 0 0
Expediente.
Procede a conocer
ciertos proyectos, a
los que se adjuntan
los documentos
relacionados.
(Bases Generales de
Cotización,
Especificaciones
58. Técnicas Disposiciones 5 0 0 0
Especiales, Modelo de
Contrato, Formulario
de Cotización de
Precios, Disponibilidad Autoridad
Gerencia Municipal o
Presupuestaria, y Administrativa
Alcaldía Municipal
Superior Documentos
Dictámenes Jurídico y Relacionados
Técnico) Art. 18, 19,
20 y 21 LCE.
Proceden a aprobar el
concurso público y
59. 0 0 20 0
documentos de
Cotización.
Nombra a los
miembros que
60. integraran la Junta de 0 0 20 0
Cotización. Art. 9
Numeral 5.1.
Aprueban Bases
61. Generales de 1 0 0 0
Cotización,
141
Especificaciones
Técnicas Disposiciones
Especiales, Modelo de
Contrato, Formulario
de Cotización de Autoridad
Gerencia Municipal o
Precios, Disponibilidad Administrativa
Alcaldía Municipal
Presupuestaria, y Superior
Dictámenes Jurídico y
Técnico).
Traslada Expediente al
62. 0 0 5 0
Secretario Municipal.
63. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Emite Certificación de
64. 1 0 0 0
Punto Resolutivo. Certificación de
Adjunta Certificación Punto de Acta
65. de Punto resolutivo a 0 0 3 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Expediente.
Traslada Expediente al
66. Director de Compras y 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe Expediente
67. 0 0 5 0
para Iniciar Concurso. Dirección de
Director de Compras
Traslada Expediente al y Contrataciones
Compras y
68. Jefe del Departamento 0 0 5 0 Contrataciones
de Contrataciones.
Recibe y traslada
Expediente a Usuario
Comprador Hijo Jefe del
69. Operador de Bases 0 0 5 0 Departamento de
para Publicación en el Contrataciones
Sistema
Guatecompras.
Recibe y revisa
70. 0 0 5 0
Expediente.
Prepara el concurso
71. en el Sistema 0 0 20 0 Usuario Comprador
Hijo Operador de
Guatecompras.
Bases para
Escanea y anexa Publicación en el Departamento de
documentos a Sistema
72. 0 0 20 0 Contrataciones
publicación en Guatecompras
Guatecompras.
Traslada Expediente a
73. Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
74. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Traslada Expediente a
Usuario Comprador
Jefe del
Hijo Autorizante de Departamento de
75. Bases de Publicación 0 0 20 0 Contrataciones
en el Sistema
Guatecompras para
recepción de ofertas.
142
76. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Autoriza y publica
77. concurso en el Portal 0 0 5 0
de Guatecompras.
Imprime Constancia
78. 0 0 15 0
de Publicación. Constancia de
Adiciona Constancia Publicación
79. de Publicación al 0 0 5 0
Expediente. Usuario Comprador
Revisa en Hijo Autorizante de
Departamento de
Guatecompras si Bases de Publicación
Contrataciones
en el Sistema
existen preguntas
80. 0 0 3 0 Guatecompras
para coordinar las
respuestas que se
publicarán.
Coordina respuestas Si
81. 0 1 0 0
existen preguntas.
Traslada Expediente a
Junta de cotización
82. 0 4 0 0
para la recepción de
Plicas.
Recibe y revisa
83. 0 0 5 0
Expediente.
Proceden a
constituirse en el
lugar, fecha y hora
establecidos en las
84. 0 0 30 0
Bases Generales, para
la recepción de
Ofertas. (Art. 24, 25,
26) LCE.
Transcurridos 30
minutos proceden a la
85. 0 0 30 0
Apertura de Plicas. Art
24 LCE.
Elabora Acta de
Recepción de Ofertas Miembros Acta de Recepción
Junta de Cotización
y Apertura de Plicas Nombrados de Ofertas y
86. indicando todo lo 0 1 0 0 Apertura de Plicas
actuado. (Art. 25, 26,
30, 32, 80 LCE. Y 10
de RLCE)
Elabora Lista de Lista de Oferentes
87. 0 1 0 0
Oferentes.
Adiciona documentos
88. 0 0 30 0
al Expediente.
Traslada Acta de
Recepción de Ofertas Acta de Recepción
de Ofertas y
y Apertura de Plicas y
Apertura de Plicas
89. Listado de Oferentes a 0 0 5 0 Notificación
Usuario Comprador Lista de Oferentes
Hijo Autorizante de
Bases.
143
Recibe Notificación y
90. 0 0 5 0
documentos.
Publica en el Sistema
de Guatecompras el
Acta de Recepción de
91. 1 0 15 0
Ofertas y Apertura de
Plicas y Listado de
Oferentes. Usuario Comprador Departamento de
Imprime Constancia 0 0 5 0 Hijo Autorizante de Contrataciones Constancia de
92. de Publicación. Bases Publicación
Traslada Acta de
Recepción de Ofertas
Acta de Recepción
y Apertura de Plicas, de Ofertas y
93. 0 0 5 0
Listado de Oferentes y Apertura de Plicas
Constancia de Constancia de
Publicación
Publicación.
Recibe documentos e
94. 0 0 5 0
integra a Expediente.
Durante el plazo
establecido, la junta
procederá a solicitar
las aclaraciones,
95. muestras y efectuar 15 0 0 0
las Calificación de las
ofertas Art. 27, 28,
30, 31 Y 32 LCE y Art
12 RLCE.
Adjudica Oferente.
96. 1 0 0 0
Art. 10 LCE.
Levantan Acta de Acta de Calificación
Calificación y si y si Procede
Procede Adjudicación Adjudicación
una vez transcurrido
97. 0 0 30 0 Miembros Junta de
el plazo establecido en Nombrados Cotización
las Bases de
Cotización en Art 33
de LCE y 12 RLCE.
Notifica al Usuario
Comprador Hijo
(Autorizante)/Jefe del
Departamento de
Contrataciones para
98. que publique en el 0 0 15 0
Notificación
Portal de
GUATECOMPRAS el
Acta de Calificación y
si Procede
Adjudicación.
Traslada el Acta de Acta de Calificación
99. Calificación y si 0 0 5 0 y si Procede
Procede Adjudicación Adjudicación
144
y Notificación de Notificación de
Miembros Publicación
Publicación. (Art. 35 Nombrados
Junta de Cotización
LCE).
Recibe Acta de
Calificación y si
100. Procede Adjudicación 0 0 5 0
y Notificación de
Publicación.
Publica el Acta de
Calificación y si
101. Procede Adjudicación 0 1 0 0
en el portal de
Guatecompras.
Imprime Constancia
102. 0 0 5 0
de Publicación.
Remite Constancia de
103. Publicación a la Junta 0 0 5 0 Usuario Comprador
Hijo Autorizante de
de Cotización. Departamento de
Bases/ Jefe del
Revisa dentro del Contrataciones
Departamento de
plazo de 5 días Contrataciones Constancia de
calendario después de Publicación
la publicación del Acta
104. de Calificación y si 5 0 0 0
procede Adjudicación
en Guatecompras si
existen
inconformidades.
Notifica a la Junta de
Cotización para que
respondan a las
105. 5 0 0 0
inconformidades en
Guatecompras (Art.
35 LCE).
106. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Responde las Notificación
inconformidades
presentadas, las que
deberán ser
107. publicadas en un 0 5 0 0
Miembros
plazo que no puede Nombrados
Junta de Cotización
exceder de 5 días
calendario (Art. 35
LCE).
Traslada Oficio de
108. Respuestas de las 0 0 5 0
Inconformidades.
Recibe respuestas. Oficio de Respuestas
109. 0 0 5 0
Jefe del de las
Departamento de Inconformidad
Publica respuestas de Departamento de
Contrataciones/Usuar
Contrataciones
las inconformidades io Comprador Hijo
110. 1 0 0 0
Autorizante de Base
de la Junta de
Cotización.
145
Imprime Constancia
111. de Publicación de 0 0 5 0 Documentos de
Respuestas. Jefe del Respuestas
Departamento de Constancia de
Traslada Documentos Departamento de
Contrataciones/Usuar Notificación de
de Respuesta y Contrataciones
io Comprador Hijo Respuestas
112. Constancia de 0 0 5 0 Autorizante de Base
Publicación de
Respuestas.
Recibe Documentos
de Respuesta y
Constancia de
113. 0 0 5 0
Publicación de
Respuestas y adjuntan
a Expediente.
Transcurrido el plazo
legal para Miembros
presentación de Nombrados Junta de Cotización
inconformidades y
114. 2 0 0 0 Informe
habiendo sido
respondida, elabora
Informe adjunto a
Expediente.
Traslada Expediente a
Autoridad
115. 0 0 5 0
Administrativa
Superior.
Recibe y analiza
116. 0 4 0 0
Expediente.
Autoridad
Administrativa
117. Superior 0 1 0 0
Aprueba/Imprueba lo
actuado.
Si aprueba lo actuado Autoridad
118. 0 0 5 0 Gerencia Municipal o
continua paso 124. Administrativa
Alcaldía Municipal
Si Imprueba lo Superior
actuado traslada
Expediente a la Junta
de Cotización para su
119. 0 0 5 0
revisión con las
observaciones
formuladas si las
hubiera. (Art. 36) LCE.
120. Recibe Expediente. 0 0 5 0
121. Revisa lo actuado. 5 0 0 0
Miembros
Junta de Cotización
La Junta de Cotización Nombrados
122. con base a las 0 1 0 0
146
observaciones
formuladas por la
Autoridad
Administrativa
Superior, podrá
confirmar o modificar
su decisión original en
forma razonada. Art.
36 LCE.
Adjudica conforme a
Miembros
la Ley y las Bases Junta de Cotización
123. 0 0 30 0 Nombrados
Generales que
correspondan.
Traslada Expediente a
la Autoridad
Administrativa
Superior para que
124. 0 0 5 0
apruebe la decisión o
prescinda de la
negociación. (Art 36
de LCE)
Recibe y analiza
125. 0 0 5 0
Expediente.
Traslada Expediente a
Autoridad
Secretario Municipal Gerencia Municipal o
Administrativa
para que elabore Alcaldía Municipal
126. 0 0 5 0 Superior
Resolución y
Certificación de Punto
Resolutivo.
127. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Resolución
Elabora Resolución y
Certificación de
Certificación de Punto Punto Resolutivo
128. 0 4 0 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Resolutivo y adjunta a
Expediente.
129. Traslada Expediente. 0 0 5 0
130. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Publica Certificación
de Punto Resolutivo y
Certificación de
Notifica Jefe del Punto Resolutivo
electrónicamente el Departamento de
131. 0 0 20 0 Departamento de
resultado del Evento Contrataciones/Usuar
Contrataciones
io Comprador Hijo
en el portal de
Autorizante de Bases
Guatecompras. (Art 36
LCE).
Traslada Expediente a
132. 0 0 5 0
Secretario Municipal.
133. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Notifica a Asesoría
Jurídica para que sea Secretario Municipal Secretaría Municipal
134. 0 0 20 0
suscrito el Contrato
correspondiente.
135. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
147
Suscribe el Contrato
10 días a partir de
136. 10 0 0 0
adjudicación
definitiva. Art 47 LCE.
Solicita Fianza de Asesor Legal Asesoría Jurídica
Cumplimiento de
137. Contrato a Empresa 0 0 10 0
Adjudicada en el
Evento.
Cumple con Fianza
requerida por el
138. 1 0 0 0
cumplimiento de
Contrato.
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Traslada Fianza de
Cumplimiento de Contrato
139. 0 2 0 0
Contrato a Asesor Fianza de
Legal. Cumplimiento de
Contrato
Recibe Fianza de
Cumplimiento de
140. 0 0 5 0
Contrato por parte de
Empresa Adjudicada.
Asesor Legal Asesoría Jurídica
Traslada Expediente
con Contrato y Fianza
141. 0 0 5 0
a Secretaría Municipal
para su aprobación.
142. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Somete a
consideración de la
Autoridad Superior Secretario Municipal Secretaría Municipal
143. 0 0 20 0
para que proceda a la
aprobación del
Contrato (Art. 48 LCE)
Aprueba el Contrato. Aprobación de
144. 1 0 0 0
Contrato
Autoridad Superior Concejo Municipal
145. Emite Resolución. 0 0 30 0
146. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Resolución
Elabora Resolución y Certificación de
Punto Resolutivo
147. Certificación de Punto 0 1 0 0
Resolutivo.
Notifica la Aprobación
148. del Contrato a la 0 0 20 0
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Notificación de
149. Contrato Aprobado y 0 0 5 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Aprobación de
Aprobación. Contrato
Envía copia del Contrato
Contrato Aprobado a
150. 0 0 20 0
Contraloría General de
Cuentas.
Adiciona Contrato a
151. 0 0 3 0
Expediente.
152. Traslada Expediente. 0 0 5 0
148
153. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Publica en
Guatecompras Jefe del
154. 0 0 20 0 Departamento de
Contrato y Aprobación
Contrataciones/Usuar Departamento de
de Contrato. io Comprador Hijo Contrataciones
Traslada Expediente y Autorizante de Bases
Contrato aprobado a
155. 0 0 5 0
Director de Compras y
Contrataciones.
156. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Notifica al Área
Solicitante del
proyecto para que se Dirección de
Director de Compras
nombre Supervisor y Contrataciones
Compras y
157. 0 0 15 0 Contrataciones
para el inicio de la Notificación
ejecución de lo
contratado Si se
tratase obras.
158. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Propone al Supervisor
(cuando se trata de
159. 1 0 0 0
obras) Art 30 Y 35
RLCE y 55 de LCE. Oficio de Solicitud de
Solicita Oficio de la Supervisor de la
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
160. en la cual nombra al 0 0 15 0
Jefe / Gerente o Área Solicitante
Supervisor Residente Director Solicitante
(cuando son obras).
Solicita a Autoridad
Superior el
Nombramiento de
161. Supervisor y de la 0 0 15 0
Solicitud
Comisión Receptora y
Liquidadora. Art. 30
RLCE.
162. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Nombra al Supervisor
y a la Comisión
163. 0 0 20 0
Receptora y
Liquidadora. Autoridad Superior Concejo Municipal Resolución
Punto Resolutivo
Traslada a Secretario
Notificación de
Municipal para que Nombramientos
164. 0 0 5 0
elabore Resolución y Nombramientos
Punto Resolutivo.
Elabora Resolución y
165. 0 1 0 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Punto Resolutivo.
149
Si la Cotización es por
bienes o materiales
Notifica de los
166. Nombramientos al 0 0 20 0
Supervisor y a la
Comisión Receptora y
Liquidadora.
Traslada copia de Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Notificación de
Nombramientos y
Nombramientos a
167. 0 0 5 0
Director de Compras y
Contrataciones para
que integre a
Expediente.
Reciben
168. 0 0 5 0
Nombramientos.
Los Funcionarios
nombrados se Supervisor de la
169. presentan en el lugar 0 0 20 0 Municipalidad de Supervisores de la
y fecha acordada para Mixco/Comisión Municipalidad de
la recepción. Receptora y Mixco
Liquidadora
Proceden a la
recepción de los
170. 1 0 0 0
bienes, materiales o
suministros.
Faccionan Acta para
constancia de
Faccionamiento de
171. recepción satisfactoria 0 0 30 0
Acta
si se tratasen de
materiales.
Si están de acuerdo,
reciben bienes,
172. 0 4 0 0
materiales o
suministros.
Si no están
conformes, solicitan
Miembros Comisión Receptora
173. que se realicen los 0 0 10 0
Nombrados y Liquidadora
cambios o trabajos
extras y otorga plazo.
Si están de acuerdo
indican al Encargado
de Almacén que
puede proceder a la
174. recepción de bienes, 0 0 5 0
materiales o
suministros en caso
de ser tangibles y o
fungibles.
Recibe los bienes,
materiales o Encargado de Dirección
175. 0 4 0 0
Almacén Administrativa
suministros.
150
Se emite Formulario
Encargado de Dirección
176. 1H de ingreso a 0 0 15 0
Almacén Administrativa
Formulario 1H
Almacén.
Comisión Receptora y
Liquidadora integra el Miembros Comisión Receptora
177. 0 0 20 0
Expediente de Nombrados y Liquidadora
solicitud de pago.
Si la Cotización es
para Contratación de
178. Obras Notifica del 0 0 20 0
Nombramiento al
Supervisor.
Traslada copia de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal Notificación de
Nombramiento
Nombramiento y Nombramiento
Nombramiento a
179. 0 0 5 0
Director de Compras y
Contrataciones para
que integre a
Expediente.
180. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0
Solicita a la Empresa Supervisor de la Supervisor de la
Adjudicada que inicie Municipalidad de Municipalidad de
181. 0 0 10 0 Mixco Mixco
con lo establecido en
el Contrato.
Coordinan la Solicitud
de Autorización para
la Contraloría General
de Cuentas de la o las
bitácoras
correspondientes del
proyecto. (Oficio de Supervisores de la Supervisores de la
la empresa y del Municipalidad de Municipalidad de
182. 0 0 10 0
Supervisor del Mixco y de la Mixco y de la Solicitud
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
proyecto, adjunta
constancia de
Colegiado activo,
copia de contrato y
aprobación de
Contrato. Si se
tratasen de obras).
183. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Oficio de la
entidad contratista en
184. la cual expresa su 0 0 15 0
anuencia en cuanto al Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
inicio del Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la Oficio
185. 0 0 20 0
Municipalidad de
Mixco.
186. Recibe Oficio. 0 0 5 0
Supervisor de la Supervisor de la
Municipalidad de Municipalidad de
151
Mixco Mixco
Dejan en Acta
187. constancia del inicio 0 0 20 0 Supervisores de la Supervisores de la
Municipalidad de Municipalidad de
de los trabajos. Mixco y de la Mixco y de la
Acta
Supervisa ejecución Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
188. 1 0 0 0
de la obra.
Tramita Estimaciones Supervisor de la Supervisor de la
Estimaciones de
189. de Pago. 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Mixco Mixco
Si la Cotización es
para Contratación de
190. Servicios Notifica del 0 0 20 0
Nombramiento al
Supervisor.
Traslada copia de Notificación de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal Nombramiento
Nombramiento y Nombramiento
Nombramiento a
191. 0 0 5 0
Director de Compras y
Contrataciones para
que integre a
Expediente.
192. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0 Nombramiento
Solicita a la Empresa Supervisor de la Supervisor de la
Adjudicada que inicie Municipalidad de Municipalidad de
193. 0 0 10 0 Mixco Mixco
con lo establecido en
el Contrato.
Coordinan la Solicitud
de Autorización para
la Contraloría General Supervisores de la Supervisores de la Solicitud
de Cuentas del Libro Municipalidad de Municipalidad de
194. 0 0 10 0
de Actas si Mixco y de la Mixco y de la
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
corresponde según el
tipo de servicio
contratado.
195. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Oficio de la
entidad contratista en
196. la cual expresa su 0 0 15 0
anuencia en cuanto al Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
inicio del Contrato.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
197. 0 0 20 0
Municipalidad de Oficio
Mixco.
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
198. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Supervisa ejecución
Supervisores de la Supervisores de la
del Contrato.
Municipalidad de Municipalidad de
199. 1 0 0 0
Mixco y de la Mixco y de la
Contrato
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
152
Tramita Estimaciones
de Pago y rinde Supervisor de la Supervisor de la
Estimaciones de
200. Informes a la 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Autoridad que lo Mixco Mixco
Informes
nombro.
153
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Inicio
A
Traslada
Expediente.
154
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Emite Respuesta de
Constancia de Disponibilidad Reproduce copia Recibe copia del
Presupuestaria y Constancia
de Disponibilidad Financiera.
del Expediente. Expediente.
155
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe Dictamen
Jurídico con Recibe Expediente Recibe y revisa el
Recibe Expediente.
Expediente del original. Expediente.
Asesor Legal.
Recibe Constancia de
Proceden a aprobar el
Disponibilidad Firma de Visto concurso público y
Presupuestaria y
Constancia de Bueno. documentos de
Cotización.
Disponibilidad Financiera.
156
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Transcurridos 30
Escanea y anexa Imprime
documentos a publicación minutos proceden
Constancia de
en el Sistema a la Apertura de
Guatecompras. Publicación.
Plicas. Art 24 LCE.
Revisa en
GUATECOMPRAS si Elabora Lista de
existen preguntas para
coordinar las respuestas Oferentes.
que se publicarán.
Adiciona
Existen
preguntas documentos al
Expediente.
SI NO
Traslada
Expediente Traslada Acta de Recepción
Coordina
para la de Ofertas y Apertura de
respuestas recepción de Plicas y Listado de Oferentes
Plicas a Usuario Comprador Hijo
Autorizante de Bases.
Recibe Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura
de Plicas.
157
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe
Notificación y
documentos.
Publica en el Sistema de
Guatecompras el Acta de Recibe documentos
Recepción de Ofertas y e integra a
Apertura de Plicas y Expediente.
Listado de Oferentes.
Traslada el Acta de
Imprime Calificación y si Procede
Constancia de Adjudicación y
Notificación de
Publicación. Publicación (Art. 35 LCE).
Remite Constancia de
Publicación a la Junta
de Cotización.
158
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Notifica a la Junta de
Cotización para que Recibe y analiza
respondan a las Recibe notificación. Recibe respuestas.
inconformidades en Expediente.
Guatecompras (Art. 35 LCE).
Responden las
inconformidades presentadas,
Publica respuestas de Autoridad
las que deberán ser las inconformidades Administrativa
publicadas en un plazo que no de la Junta de Superior Aprueba/
puede exceder de 5 días
calendario (Art. 35 LCE).
Cotización. Imprueba lo actuado.
NO SI
Recibe Documentos de
Traslada Documentos de
Respuesta y Constancia
Respuesta y Constancia
de Publicación de
de Publicación de
Respuestas y adjuntan a Traslada
Respuestas. Si aprueba lo
Expediente. Expediente a la
actuado continua
Junta de Licitación
paso 124.
para su revisión
Traslada Expediente
a Autoridad
Administrativa
Superior.
Recibe Expediente.
Revisa lo actuado.
159
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Traslada Expediente a la
Traslada Expediente
Autoridad Administrativa Traslada
Superior para que apruebe la a Secretario
decisión o prescinda de la Expediente. Municipal.
negociación. (Art 36 de LCE).
Recibe
Expediente.
Notifica a Asesoría
Jurídica para que sea Recibe
suscrito el Contrato Expediente.
correspondiente.
Suscribe el Contrato
10 días a partir de
adjudicación definitiva.
Art 47 LCE.
Solicita Fianza de
cumplimiento de Contrato
a Empresa Adjudicada en
el Evento.
160
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Cotización Pública
Recibe
Expediente.
Elabora Resolución y
Certificación de Punto
Resolutivo.
Notifica la Aprobación
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación .
Recibe Expediente.
Envía copia del
Contrato Aprobado
a Contraloría
General de Cuentas.
Publica en
Guatecompras
Contrato y Aprobación
de Contrato.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada Expediente y
Contrato aprobado a
Director de Compras y
Contrataciones.
Traslada
Expediente.
H
161
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Cotización Pública
Recibe
Recibe Notificación.
Expediente.
Solicita Oficio de la
Empresa Adjudicada en la
cual nombra al Supervisor
Residente (cuando son
obras).
Nombra al Supervisor
y a la Comisión
Receptora y
Liquidadora.
162
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Cotización Pública
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Reciben
Nombramientos.
SI NO
Reciben
Solicitan que
bienes, se realicen los
materiales cambios o
trabajos extras
o
y otorga plazo.
suministros
Indican al Encargado de
Almacén que puede proceder Recibe los bienes,
a la recepción de bienes,
materiales o suministros en materiales o
caso de ser tangibles y o suministros.
fungibles.
Se emite Formulario
1H de ingreso a
Almacén.
Si la Cotización es para
Comisión Receptora y
Contratación de Obras
Liquidadora integra el
Notifica del
Recibe
Expediente de solicitud de
pago.
Nombramiento al Nombramiento.
Supervisor.
163
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Cotización Pública
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la Supervisor de la
Empresa Adjudicada Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Contraloría General de
Cuentas de la o las bitácoras Recibe Solicitud.
correspondientes del
proyecto.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Recibe Oficio.
Municipalidad de
Mixco.
Dejan en Acta
Comisión Receptora y
constancia
Liquidadora delel
integra
iniciodedesolicitud
Expediente los de
pago.
trabajos.
Supervisa Tramita
ejecución de la Estimaciones de
obra. Pago.
Si la Cotización es para
Contratación de Servicios
Notifica del
Nombramiento al
Supervisor.
Solicita a la Empresa
Adjudicada que inicie con
lo establecido en el
Contrato.
164
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Cotización Pública
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la
Empresa Adjudicada
y de la Empresa Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Contraloría General de
Cuentas del Libro de Actas si Recibe Solicitud.
corresponde según el tipo de
servicio contratado.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Municipalidad de
Mixco.
Recibe Oficio.
Fin
165
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en la compra o contratación por licitación pública mayor a
novecientos mil quetzales (Q900,000.00).
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
b. Normativa uso del Sistema Guatecompras.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
Son los expedientes que ingresan a junta de cotización y poder participar para adjudicación.
Es un arreglo por el cual un tercero desinteresado, llamado el tenedor de las Plicas retiene documentos legales y
también los fondos a favor de un comprador y un vendedor los distribuye de acuerdo con las instrucciones del
comprador y del vendedor.
b. Guatecompras:
Es el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.
c. LCE:
Es la Ley de Contrataciones del Estado.
d. RLCE:
Es el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
166
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
167
Coordina publicación de Departamento de Contrataciones
17. proyecto de bases en el 0 0 20 0 Contrataciones/
Usuario Comprador
portal de Guatecompras.
Hijo Operador de
Revisa portal
Bases para
Guatecompras para ver si Publicación en el
18. existen observaciones 0 0 15 0
Sistema
coordina las respuestas. Guatecompras
Revisa si cuenta con
19. 0 0 10 0
estimación de precios.
Proyecto de Bases
Revisa Proyecto de Bases Generales de
20. 0 0 20 0
Generales de Licitación. Licitación.
Revisa Formulario de Formulario de
21. 0 0 20 0 Cotización de Precios
Cotización de Precios.
y Aprobación de
Revisa anexos e integra Jefe del Pedido
22. 0 0 10 0
Expediente. Departamento de
Solicita con base a la Contrataciones
estimación del gasto,
Constancia de
Disponibilidad Solicitud de
23. 0 0 10 0 Disponibilidad
Presupuestaria y Presupuestaria
Constancia de
Disponibilidad Financiera
al Director de DAFIM.
24. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Respuesta de
Constancia de
Respuesta de
Disponibilidad Director de
25. 0 0 10 0 Dirección de Constancia de
Presupuestaria y Administración Disponibilidad
Administración
Constancia de Financiera Integrada
Financiera Integrada Presupuestaria
Disponibilidad Financiera. Municipal Municipal Constancia de
Disponibilidad
Traslada Constancias a Financiera
Jefe del Departamento de
26. 0 0 5 0
Contrataciones para que
adjunte a Expediente.
Reproduce copia del
27. 0 0 15 0
Expediente.
Elabora Oficio de Solicitud
de Dictamen Jurídico
sobre los aspectos legales
Jefe del
28. del proceso de compra, 0 0 10 0
Departamento de
Departamento de
Oficio de Solicitud de
bases y documentos Contrataciones
Contrataciones
Dictamen Jurídico
relacionados y elaboración
del proyecto de contrato.
Traslada Oficio con copia
29. del Expediente a Asesor 0 0 5 0
Legal.
Recibe copia del
30. 0 0 5 0
Expediente.
Evalúa el proyecto de Asesor Legal Asesoría Jurídica Proyecto de Bases
Generales de
31. Bases Generales de 0 3 0 0
Licitación
Licitación.
32. Elabora Proyecto de 0 3 0 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica Proyecto de Contrato
168
Contrato.
Emite Dictamen Jurídico
favorable o no favorable
con las observaciones y
33. 0 4 0 0
correcciones en los
documentos si ese fuera
Dictamen Jurídico
el caso.
Adjunta Dictamen Jurídico
34. 0 0 3 0
al Expediente.
Traslada Expediente a
35. 0 0 5 0
Jefe de Contrataciones.
Recibe y reproduce copia Especificaciones
36. de Especificaciones 0 0 15 0 Técnicas
Técnicas.
Solicita al Área Solicitante
37. y/o Competente emitir el 0 0 10 0 Jefe del
Departamento de
Dictamen Técnico. Departamento de
Contrataciones
Envía Solicitud de Contrataciones
Dictamen Técnico y copia
38. de Especificaciones 0 0 5 0 Solicitud de Dictamen
Técnicas Aprobadas al Técnico
Área Solicitante.
Recibe Solicitud de
Dictamen Técnico y copia
39. 0 0 5 0
de Especificaciones
Técnicas Aprobadas.
Evalúa si los documentos
contienen todas las
40. 1 0 0 0
especificaciones de lo
solicitado. Jefe / Gerente o
Área Solicitante
Emite Dictamen Técnico Director Solicitante
favorable o no favorable
41. indicando observaciones y 0 4 0 0
correcciones si ese fuera Dictamen Técnico
el caso.
Traslada Dictamen
42. Técnico a Jefe de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe Dictamen Técnico
43. 0 0 5 0
del área solicitante.
Recibe Dictamen Jurídico
44. con Expediente del Asesor 0 0 5 0
Legal.
Dictamen Técnico
Si existen observaciones o Dictamen Jurídico
Jefe del
correcciones en los Departamento de
Departamento de
Dictámenes indica a Área Contrataciones
Contrataciones
45. 0 2 0 0
correspondiente que
proceda a efectuar
correcciones.
Recibe Constancia de Constancia de
46. Disponibilidad 0 0 5 0 Disponibilidad
Presupuestaria y Presupuestaria
169
Constancia de Constancia de
Disponibilidad
Disponibilidad Financiera.
Financiera
170
21 LCE.
Presenta Expediente al
59. 0 0 5 0
Concejo Municipal.
Concejo Municipal entra a
conocer los proyectos y
60. 1 0 0 0
documentos de cada
proyecto en el Expediente.
Proceden a aprobar el
61. concurso público y 0 0 20 0
documentos de licitación.
62. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Nombra a los miembros
que integraran la Junta de
63. 0 0 20 0
Licitación. Art. 9 Numeral
5.2. Autoridad Superior Concejo Municipal
Aprueban Bases Generales
de Licitación,
Especificaciones Técnicas
Disposiciones Especiales,
Modelo de Contrato,
64. 1 0 0 0
Formulario de Cotización
de Precios, Disponibilidad
Presupuestaria, y
Dictámenes Jurídico y
Técnico).
Traslada Expediente al
65. 0 0 5 0
Secretario Municipal.
66. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Emite Certificación de
Certificación de Punto
67. Punto de Acta para dar 1 0 0 0
de Acta
Inicio al Proyecto.
Adjunta Certificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal
68. 0 0 3 0
Acta al Expediente.
Traslada Expediente al
69. Director de Compras y 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe Expediente para
70. 0 0 5 0
Iniciar Concurso.
Director de Compras y Dirección de Compras
Traslada Expediente al Contrataciones y Contrataciones
71. Jefe del Departamento de 0 0 5 0
Contrataciones.
Recibe y traslada
Expediente a Usuario Jefe del
Comprador Hijo Operador Departamento de
72. 0 0 5 0
de Bases para Publicación Contrataciones
en el Sistema Departamento de
Guatecompras. Contrataciones
Recibe y revisa Usuario Comprador
73. 0 0 5 0
Expediente. Hijo Operador de
Prepara el concurso en el Bases para
74. 0 0 20 0 Publicación en el
Sistema Guatecompras.
171
Escanea y anexa Sistema
documentos a publicación Guatecompras
75. en el Sistema 0 0 20 0
Guatecompras.
Traslada Expediente a
76. 0 0 5 0
Jefe de Contrataciones.
77. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Coordina la publicación en
el Diario Oficial mediando
78. un plazo no mayor de 5 0 0 20 0
días calendario entre
Jefe del
ambas publicaciones. Departamento de
Traslada expediente a Contrataciones
Usuario Comprador Hijo
Autorizante de Bases
79. 0 0 5 0
Publicación en el Sistema
Guatecompras para
Departamento de
recepción de ofertas. Contrataciones
80. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Autoriza y publica
81. concurso en el Portal de 0 0 15 0
Guatecompras.
Imprime Constancia de
82. 0 0 5 0 Constancia de
Publicación.
Publicación
Adiciona Constancia de
83. 0 0 3 0
Usuario Comprador
Publicación al Expediente.
Hijo Autorizante de
Revisa en Bases de Publicación
GUATECOMPRAS si en el Sistema
84. existen preguntas para 0 1 0 0 Guatecompras
coordinar las respuestas
que se publicarán.
Coordina respuestas Si
85. 0 4 0 0
existen preguntas.
Traslada Expediente a
86. Junta de Licitación para la 4 0 0 0
recepción de Plicas.
Recibe y revisa
87. 0 3 0 0
Expediente.
Proceden a constituirse en
el lugar, fecha y hora
establecidos en las Bases
88. 0 0 30 0
Generales, para la
recepción de Ofertas. Miembros Nombrados Junta de Licitación
(Art. 24, 25, 26) LCE.
Transcurridos 30 minutos
89. proceden a la Apertura de 0 0 30 0
Plicas. Art 24 LCE.
90. Elabora Acta de Recepción 0 1 0 0
172
de Ofertas y Apertura de
Acta de Recepción de
Plicas indicando todo lo
Ofertas y Apertura de
actuado. (Art. 25, 26, 30, Plicas
32, 80 LCE. Y 10 de
RLCE)
Elabora Lista de
91. 0 1 0 0
Oferentes. Lista de Oferentes
Adiciona documentos al Miembros Nombrados Junta de Licitación
92. 0 0 30 0
Expediente.
Traslada Acta de
Recepción de Ofertas y
Apertura de Plicas y
93. 0 0 5 0
Listado de Oferentes a
Usuario Comprador Hijo Acta de Recepción de
Autorizante de Bases. Ofertas y Apertura de
Plicas
Recibe Notificación y
94. 0 0 5 0 Notificación
documentos. Listado de Oferentes
Publica en el Sistema de
Guatecompras el Acta de
95. Recepción de Ofertas y 0 0 15 0
Apertura de Plicas y
Listado de Oferentes. Usuario Comprador Departamento de
Imprime Constancia de 0 0 5 0 Hijo Autorizante Bases Contrataciones Constancia de
96.
Publicación. Publicación
Traslada Acta de
Acta de Recepción
Recepción de Ofertas y de Ofertas y
97. Apertura de Plicas, Listado 0 0 5 0 Apertura de Plicas
de Oferentes y Constancia Listado de
de Publicación. Oferentes
Constancia de
Recibe documentos e Publicación
98. 0 0 5 0
integra a Expediente.
Durante el plazo
establecido, la junta
procederá a solicitar las
aclaraciones, muestras y
99. 15 0 0 0
efectuar las Calificación de
las ofertas Art. 27, 28,
30, 31 Y 32 LCE y Art 12
RLCE.
Adjudica Oferente. Art. 10
100. 1 0 0 0 Miembros Nombrados Junta de Licitación
LCE.
Levantan Acta de
Calificación y si Procede
Adjudicación una vez Acta de Calificación y
101. transcurrido el plazo 0 0 30 0 si Procede
establecido en las Bases Adjudicación
Notificación de
de Licitación en Art 33 de Publicación
LCE y 12 RLCE.
Notifica al Usuario
102. Comprador Hijo 0 0 15 0
173
(Autorizante)/Jefe del
Departamento de
Contrataciones para que
publique en el Portal de
GUATECOMPRAS el Acta
de Calificación y si
Procede Adjudicación. Miembros Nombrados Junta de Licitación
Traslada el Acta de
Calificación y si Procede
103. Adjudicación y Notificación 0 0 5 0
de Publicación (Art. 35
LCE). Acta de Calificación y
Recibe Acta de Calificación si Procede
Adjudicación
y si Procede Adjudicación
104. 0 0 5 0 Notificación de
y Notificación de Publicación
Publicación.
Publica el Acta de
Calificación y si Procede
105. 0 1 0 0
Adjudicación en el portal
de Guatecompras.
Imprime Constancia de
106. 0 0 5 0
Publicación.
Remite Constancia de
107. Publicación a la Junta de 0 0 5 0 Usuario Comprador
Hijo Autorizante de
Licitación. Departamento de
Bases/Jefe del Constancia de
Revisa dentro del plazo de Contrataciones
Departamento de Publicación
5 días calendario después Contrataciones
de la publicación del Acta
108. de Calificación y si 5 0 0 0
procede Adjudicación en
Guatecompras si existen
inconformidades.
Notifica a la Junta de
Licitación para que
respondan a las
109. 5 0 0 0
inconformidades en Notificación
Guatecompras (Art. 35
LCE).
110. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Responden las
inconformidades
presentadas, las que
111. deberán ser publicadas en 5 0 0 0
un plazo que no puede
exceder de 5 días Miembros Nombrados Junta de Licitación Oficio de Respuestas
calendario (Art. 35 LCE). de las Inconformidad
Traslada Oficio de
112. Respuestas de las 0 0 5 0
Inconformidades.
113. Recibe respuestas. 0 0 5 0
174
Publica respuestas de las
114. inconformidades de la 1 0 0 0
Junta de Licitación.
Jefe del
Imprime Constancia de Departamento de
115. Publicación de 0 0 5 0 Contrataciones/Usuari Departamento de
Respuestas. o Comprador Hijo Contrataciones
Autorizante de Bases
Traslada Documentos de Documentos de
Respuesta y Constancia Respuestas
116. 0 0 5 0 Constancia de
de Publicación de
Notificación de
Respuestas. Respuestas
Recibe Documentos de
Respuesta y Constancia
117. de Publicación de 0 0 5 0
Respuestas y adjuntan a
Expediente.
Transcurrido el plazo legal
para presentación de Miembros Nombrados Junta de Licitación
inconformidades y
118. 2 0 0 0 Informe
habiendo sido respondida,
elabora Informe adjunto a
Expediente.
Traslada Expediente a
119. 0 0 5 0
Autoridad Superior.
Recibe y analiza
120. 0 4 0 0
Expediente.
Autoridad Superior
121. Aprueba/Imprueba lo 0 1 0 0
actuado.
Si aprueba lo actuado
122. 0 0 5 0
continua paso 128. Autoridad Superior Concejo Municipal
Si Imprueba lo actuado
traslada Expediente a la
Junta de Licitación para su
123. revisión con las 0 0 5 0
observaciones formuladas
si las hubiera. (Art. 36)
LCE
124. Recibe Expediente. 0 0 5 0
125. Revisa lo actuado. 5 0 0 0
La Junta de Licitación con
base a las observaciones
formuladas por la
126. Autoridad Superior, podrá 0 1 0 0
Miembros Nombrados Junta de Licitación
confirmar o modificar su
decisión original en forma
razonada. Art. 36 LCE.
Adjudica conforme a la
127. Ley y las Bases Generales 0 0 30 0
que correspondan.
175
Traslada Expediente a la
Autoridad Superior para
que apruebe la decisión o
128. 0 0 5 0 Miembros Nombrados Junta de Licitación
prescinda de la
negociación. (Art 36 de
LCE).
Recibe y analiza
129. 0 0 5 0
Expediente.
Traslada Expediente a
Secretario Municipal para Autoridad Superior Concejo Municipal
130. que elabore Acta y 0 0 5 0
Certifique Punto
Resolutivo.
131. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Elabora Acta y Certifica
132. Punto Resolutivo y 0 4 0 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
adjunta a Expediente.
133. Traslada Expediente. 0 0 5 0
134. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Acta
Publica Certificación de Certificación de
Punto Resolutivo
Punto Resolutivo y
Notifica electrónicamente Jefe del
Departamento de
135. el resultado del Evento en 0 0 20 0
Contrataciones/Usuari
Departamento de
el portal de Contrataciones
o Comprador Hijo
Guatecompras. (Art 36 Autorizante de Bases
LCE).
Traslada Expediente a
136. 0 0 5 0
Secretario Municipal.
137. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Notifica a Asesoría Jurídica
138. para que sea suscrito el 0 0 20 0 Secretario Municipal Secretaría Municipal
Contrato correspondiente.
139. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Suscribe el Contrato 10
días a partir de
140. 10 0 0 0
adjudicación definitiva. Art
47 LCE.
Asesor Legal Asesoría Jurídica
Solicita Fianza de
Cumplimiento de Contrato
141. 0 0 10 0
a Empresa Adjudicada en
el Evento. Contrato
Cumple con Fianza Fianza de
142. requerida por el 1 0 0 0 Cumplimiento de
Contrato
cumplimiento de Contrato.
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Traslada Fianza de
143. Cumplimiento de Contrato 0 2 0 0
a Asesor Legal.
Recibe Fianza de
Cumplimiento de Contrato
144. 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
por parte de Empresa
Adjudicada.
176
Traslada Expediente con
Contrato y Fianza a
145. 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
Secretaría Municipal para
su aprobación.
146. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Somete a consideración
de la Autoridad Superior Secretario Municipal Secretaría Municipal
147. para que proceda a la 0 0 20 0
aprobación del Contrato
(Art. 48 LCE).
Aprueba el Contrato. Aprobación de
148. 1 0 0 0
Contrato
Autoridad Superior Concejo Municipal
149. Emite Resolución. 0 0 30 0
150. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Resolución
Elabora Resolución y Certificación de Punto
Resolutivo
151. Certificación de Punto 0 1 0 0
Resolutivo.
Notifica la Aprobación del
152. Contrato a la Empresa 0 0 20 0
Adjudicada.
Reproduce copia de
Secretario Municipal Secretaría Municipal
153. Contrato Aprobado y 0 0 5 0
Aprobación.
Envía copia del Contrato
154. Aprobado a Contraloría 0 0 20 0
General de Cuentas.
Adiciona Contrato a Notificación de
155. 0 0 3 0 Aprobación de
Expediente.
Contrato
156. Traslada Expediente. 0 0 5 0 Contrato
157. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Publica en Guatecompras Jefe del
158. Contrato y Aprobación de 0 0 20 0 Departamento de
Contrato. Contrataciones/Usuari Departamento de
Traslada Expediente y o Comprador Hijo Contrataciones
Autorizante de Bases
Contrato aprobado a
159. 0 0 5 0
Director de Compras y
Contrataciones.
160. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Notifica al Área Solicitante
del proyecto para que se
Director de Compras y Dirección de Compras
nombre Supervisor para el Contrataciones y Contrataciones
161. 0 0 15 0
inicio de la ejecución de lo
contratado Si se tratase
obras. Notificación
162. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Propone al Supervisor
(cuando se trata de obras)
163. 1 0 0 0 Jefe / Gerente o Área Solicitante
Art 30 Y 35 RLCE y 55 de
Director Solicitante
LCE.
Solicita Oficio de la Oficio de Solicitud
164. Empresa Adjudicada en la 0 0 15 0 de Supervisor de la
Empresa Adjudicada
177
cual nombra al Supervisor
Residente (cuando son
obras).
Solicita a Autoridad Jefe / Gerente o Área Solicitante
Superior el Nombramiento Director Solicitante
165. de Supervisor y de la 0 0 15 0
Comisión Receptora y
Liquidadora. Art. 30 RLCE.
166. Recibe la Solicitud. 0 0 5 0 Solicitud
Nombra al Supervisor y a
167. la Comisión Receptora y 0 0 20 0
Liquidadora. Autoridad Superior Concejo Municipal
Traslada a Secretario
Municipal para que
168. 0 0 5 0
elabore Resolución y
Punto Resolutivo.
Elabora Resolución y
169. 0 1 0 0
Punto Resolutivo.
Si la licitación es por Resolución
bienes o materiales Punto Resolutivo
Notifica de los Notificación de
170. 0 0 20 0 Nombramientos
Nombramientos al
Nombramientos
Supervisor y a la Comisión
Receptora y Liquidadora. Secretario Municipal Secretaría Municipal
Traslada copia de
Notificación de
Nombramientos y
171. Nombramientos a Director 0 0 5 0
de Compras y
Contrataciones para que
integre a Expediente.
172. Reciben Nombramientos. 0 0 5 0
Los Funcionarios
nombrados se presentan Supervisores de la
173. en el lugar y fecha 0 0 20 0 Municipalidad de Supervisores de la
acordada para la Mixco/Comisión Municipalidad de
recepción. Receptora y Mixco
Liquidadora
Proceden a la recepción
174. de los bienes, materiales o 1 0 0 0
suministros.
Faccionan Acta para
constancia de recepción Faccionamiento de
175. satisfactoria si se tratasen 0 0 30 0
Acta
de materiales.
Si están de acuerdo,
Miembros Comisión Receptora y
176. reciben bienes, materiales 0 4 0 0 Nombrados Liquidadora
o suministros.
Si no están conformes,
solicitan que se realicen
177. 0 0 10 0
los cambios o trabajos
extras y otorga plazo.
178
Si están de acuerdo
indican al Encargado de
Almacén que puede
Miembros Comisión Receptora y
178. proceder a la recepción de 0 0 5 0
Nombrados Liquidadora
bienes, materiales o
suministros en caso de ser
tangibles y o fungibles.
Recibe los bienes,
179. 0 4 0 0
materiales o suministros. Encargado de Dirección
Se emite Formulario 1H Almacén Administrativa
180. 0 0 15 0 Formulario 1H
de ingreso a Almacén.
Comisión Receptora y
Liquidadora integra el
181. 0 0 20 0 Miembros Nombrados Comisión Receptora y
Expediente de solicitud de Liquidadora
pago.
Si la licitación es para
Contratación de Obras
182. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento
al Supervisor.
Traslada copia de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal Notificación de
Nombramiento
Nombramiento y Nombramiento
183. Nombramiento a Director 0 0 5 0
de Compras y
Contrataciones para que
integre a Expediente.
184. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0
Solicita a la Empresa Supervisor de la Supervisor
Adjudicada que inicie con Municipalidad de de la Municipalidad de
185. 0 0 10 0 Mixco Mixco
lo establecido en el
Contrato.
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Contraloría General de
Cuentas de la o las
bitácoras
correspondientes del Supervisores de la Supervisores de la
Municipalidad de Municipalidad de
186. proyecto. (Oficio de la 0 0 10 0
Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa Solicitud
empresa y del Supervisor Adjudicada Adjudicada
del proyecto, adjunta
constancia de Colegiado
activo, copia de contrato y
aprobación de Contrato. Si
se tratasen de obras).
187. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Oficio de la entidad
contratista en la cual
188. expresa su anuencia en 0 0 15 0
cuanto al inicio del Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Oficio
Contrato.
Traslada Oficio a
189. Supervisor de la 0 0 20 0
Municipalidad de Mixco.
179
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
190. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Dejan en Acta constancia Supervisores de la Supervisores de la
191. 0 0 20 0
del inicio de los trabajos. Municipalidad de Municipalidad de
Acta
Supervisa ejecución de la Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa
192. 1 0 0 0 Adjudicada Adjudicada
obra.
Tramita Estimaciones de Supervisor de la Supervisor de la
193. Pago. 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de Estimaciones de Pago
Mixco Mixco
Si la Licitación es para
Contratación de Servicios
194. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento
al Supervisor.
Traslada copia de Notificación de
Notificación de Secretario Municipal Secretaría Municipal Nombramiento
Nombramiento y Nombramiento
195. Nombramiento a Director 0 0 5 0
de Compras y
Contrataciones para que
integre a Expediente.
196. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0 Nombramiento
Solicita a la Empresa Supervisor de la Supervisor de la
Adjudicada que inicie con Municipalidad de Municipalidad de
197. 0 0 10 0 Mixco Mixco
lo establecido en el
Contrato.
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Supervisores de la Supervisores de la Solicitud
Contraloría General de
Municipalidad de Municipalidad de
198. Cuentas del Libro de Actas 0 0 10 0
Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa
si corresponde según el Adjudicada Adjudicada
tipo de servicio
contratado.
199. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Oficio de la entidad
contratista en la cual
200. expresa su anuencia en 0 0 15 0
cuanto al inicio del Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Contrato.
Traslada Oficio a
201. Supervisor de la 0 0 20 0 Oficio
Municipalidad de Mixco.
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
202. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Supervisa ejecución del Supervisores de la Supervisores de la
Municipalidad de Municipalidad de
203. Contrato. 1 0 0 0 Contrato
Mixco y de la Empresa Mixco y de la Empresa
Adjudicada Adjudicada
Tramita Estimaciones de Supervisor de la Supervisor de la Estimaciones de
204. Pago y rinde Informes a la 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de Pago
Autoridad que lo nombro. Mixco Mixco Informes
180
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Marzo, 2013. Abril, 2013. Julio, 2013
Nombre: Fidel Navarijo Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Técnico de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos.
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría Alcaldía
Modificación: Fundamento Jurídico
Normas
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
181
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Inicio
A
Traslada
Expediente.
182
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
183
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe Dictamen
Jurídico con Recibe Expediente Recibe y revisa el
Recibe Expediente. Recibe Expediente.
Expediente del original. Expediente.
Asesor Legal.
Si existen observaciones o Traslada Expediente Procede a conocer ciertos Concejo Municipal entra a
correcciones en los
Dictámenes indica a Área
Revisa Expediente a Autoridad proyectos, a los que se conocer los proyectos y
correspondiente que proceda original. Administrativa adjuntan los documentos documentos de cada proyecto
en el Expediente.
relacionados.
a efectuar correcciones. Superior.
184
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Transcurridos 30
Escanea y anexa Traslada expediente a Usuario
Imprime
documentos a publicación Comprador Hijo Autorizante minutos proceden
de Bases Publicación en el Constancia de
en el Sistema Sistema Guatecompras para a la Apertura de
Guatecompras. recepción de ofertas. Publicación.
Plicas. Art 24 LCE.
Revisa en
GUATECOMPRAS si Elabora Lista de
existen preguntas para
coordinar las respuestas Oferentes.
que se publicarán.
Adiciona
Existen
preguntas documentos al
Expediente.
SI NO
Traslada
Expediente Traslada Acta de Recepción
Coordina
para la de Ofertas y Apertura de
respuestas recepción de Plicas y Listado de Oferentes
Plicas a Usuario Comprador Hijo
Autorizante de Bases.
Recibe
Notificación y
documentos.
185
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Publica en el Sistema de
Guatecompras el Acta de Recibe documentos
Recepción de Ofertas y e integra a
Apertura de Plicas y Expediente.
Listado de Oferentes.
Traslada el Acta de
Imprime Calificación y si Procede
Constancia de Adjudicación y
Notificación de
Publicación. Publicación (Art. 35 LCE).
Remite Constancia de
Publicación a la Junta
de Licitación.
186
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Notifica a la Junta de
Licitación para que respondan Recibe y analiza
Recibe notificación. Recibe respuestas.
a las inconformidades en
Guatecompras (Art. 35 LCE).
Expediente.
Responden las
inconformidades presentadas,
Publica respuestas de Autoridad Superior
las que deberán ser las inconformidades
publicadas en un plazo que no de la Junta de
Aprueba/Imprueba
puede exceder de 5 días
Licitación. lo actuado.
calendario (Art. 35 LCE).
NO SI
Recibe Documentos de
Traslada Documentos de
Respuesta y Constancia
Respuesta y Constancia
de Publicación de
de Publicación de
Respuestas y adjuntan a Traslada
Respuestas. Si aprueba lo
Expediente. Expediente a la
actuado continua
Junta de Licitación
paso 128.
para su revisión
Traslada Expediente
a Autoridad
Superior.
Recibe Expediente.
Revisa lo actuado.
187
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Traslada Expediente a la
Traslada Expediente
Autoridad Superior para que Traslada
apruebe la decisión o a Secretario
prescinda de la negociación. Expediente. Municipal.
(Art 36 de LCE).
Recibe
Expediente.
Notifica a Asesoría
Jurídica para que sea Recibe
suscrito el Contrato Expediente.
correspondiente.
Suscribe el Contrato
10 días a partir de
adjudicación definitiva.
Art 47 LCE.
Solicita Fianza de
cumplimiento de Contrato
a Empresa Adjudicada en
el Evento.
188
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Licitación Pública
Recibe
Expediente.
Elabora Resolución y
Certificación de Punto
Resolutivo.
Notifica la Aprobación
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación .
Recibe Expediente.
Envía copia del
Contrato Aprobado
a Contraloría
General de Cuentas.
Publica en
Guatecompras
Contrato y Aprobación
de Contrato.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada Expediente y
Contrato aprobado a
Director de Compras y
Contrataciones.
Traslada
Expediente.
H
189
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Licitación Pública
Recibe
Recibe Notificación.
Expediente.
Solicita Oficio de la
Empresa Adjudicada en la
cual nombra al Supervisor
Residente (cuando son
obras).
Solicita a Autoridad
Administrativa Superior el
Nombramiento de la Comisión Recibe la solicitud.
Receptora y Liquidadora. Art.
30 RLCE.
Nombra al Supervisor
y a la Comisión
Receptora y
Liquidadora.
190
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Licitación Pública
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Reciben
Nombramientos.
Proceden a la recepción
de los bienes, materiales Están de
o suministros. acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
bienes, se realicen los
materiales cambios o
trabajos extras
o
y otorga plazo.
suministros
Indican al Encargado de
Almacén que puede proceder Recibe los bienes,
a la recepción de bienes,
materiales o suministros en materiales o
caso de ser tangibles y o suministros.
fungibles.
Se emite Formulario
1H de ingreso a
Almacén.
Si la licitación es para
Comisión Receptora y
Contratación de Obras
Liquidadora integra el
Notifica del
Recibe
Expediente de solicitud de
pago.
Nombramiento al Nombramiento.
Supervisor.
191
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Licitación Pública
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la Supervisor de la
Empresa Adjudicada Secretario Municipal
y de la Empresa Municipalidad de Mixco Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Contraloría General de
Cuentas de la o las bitácoras Recibe Solicitud.
correspondientes del
proyecto.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Recibe Oficio.
Municipalidad de
Mixco.
Dejan en Acta
Comisión Receptora y
constancia
Liquidadora delel
integra
iniciodedesolicitud
Expediente los de
pago.
trabajos.
Supervisa Tramita
ejecución de la Estimaciones de
obra. Pago.
Si la licitación es para
Contratación de Servicios
Notifica del
Nombramiento al
Supervisor.
Solicita a la Empresa
Adjudicada que inicie con
lo establecido en el
Contrato.
192
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra o Contratación por Licitación Pública
Supervisores de la
Municipalidad de Mixco Supervisor de la
Empresa Adjudicada
y de la Empresa Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Contraloría General de
Cuentas del Libro de Actas si Recibe Solicitud.
corresponde según el tipo de
servicio contratado.
Traslada Oficio a
Supervisor de la
Municipalidad de
Mixco.
Recibe Oficio.
Fin
193
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Departamento: Manual
Sección: de Normas, Procesos Y Procedimientos.
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso tiene por objeto especificar los pasos a seguir en una compra por casos de excepción.
Fundamento Jurídico:
a. Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No.57-92 Articulo 44 y su reglamento.
b. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92.
c. Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 27-2009 del Congreso de la República.
d. Resolución No. 11-2010 Ministerio de Finanzas (normas para el uso del sistema de información de contrataciones y
adquisiciones del Estado de Gutecompras).
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
194
Servicio con Términos de con Términos de
Referencia
Referencia.
Adjunta Perfil del Proyecto
3. 0 0 10 0
autorizado. Perfil del Proyecto
Jefe División/Unidad
Traslada Solicitud de Solicitante
Gerente/Director Solicitud de Compra
4. Compra y/o Servicio y Perfil 0 0 5 0 y/o Servicio
del Proyecto.
5. Recibe documentos. 0 0 5 0
6. Verifica documentos. 0 0 5 0
Asigna número correlativo
para crear Expediente y
7. 0 0 5 0
registra en sistema de
Asistente de Departamento de
control interno. Contrataciones Contrataciones
Registra el número en el
8. 0 0 3 0
Cuadro de Control Interno.
Traslada Expediente a
9. Director de Compras y 0 0 5 0
Contrataciones.
10. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Establece el Caso de
11. 0 0 5 0
Excepción que corresponda.
Solicita a Presupuesto
12. constancia de disponibilidad 0 0 10 0
presupuestaria.
De no haber disponibilidad
presupuestaria solicita al
13. 0 0 5 0
área solicitante que realice
la gestión de transferencia.
Si hay disponibilidad
presupuestaria continua
proceso de Compra por Caso Dirección de
14. 0 0 5 0 Director de Compras
de Excepción con Proveedor y Contrataciones
Compras y
Contrataciones
Único con pasos del 15 al
63.
En base a las
especificaciones técnicas o
términos de referencia del
producto o servicio
15. 0 0 10 0 Invitación de
solicitado, se elabora la Manifestación de
Invitación de Manifestación Interés y
de Interés y Lineamientos Lineamientos para
para Ofertar. Ofertar
Envía Expediente a Asesoría
16. Jurídica solicitando Dictamen 0 0 5 0
Jurídico.
17. Recibe y analiza Expediente. 0 0 5 0
Elabora y firma Dictamen
18. Jurídico con opinión 0 0 5 0
(favorable o desfavorable). Asesor Legal Asesoría Jurídica Dictamen Jurídico
Traslada Dictamen Jurídico a
19. Director de Compras y 0 0 5 0
Contrataciones.
195
Recibe y revisa Dictamen
20. Jurídico adjuntándolo a 0 0 5 0
Dirección de
expediente. Director de Compras
Compras y
Traslada Expediente a y Contrataciones
Contrataciones
21. consideración de Autoridad 0 0 5 0
Administrativa Superior.
Recibe, revisa y analiza
22. 0 0 5 0
Expediente.
Aprueba o imprueba
23. procedimiento de compra y 0 0 30 0
documentos relacionados.
Autoridad Autoridad
Designa Comisión Receptora Administrativa Administrativa
24. para Manifestación de 0 0 10 0 Superior Superior
Interés.
Remite Expediente para
emisión de resolución
25. 0 0 5 0
correspondiente, a
Secretaría Municipal.
26. Recibe Expediente 0 0 5 0
27. Certifica Punto Resolutivo. 0 0 10 0
Remite certificación de
punto resolutivo con
Expediente a Director de Secretaría Municipal Secretaría Municipal
28. Compras y Contrataciones 0 0 5 0
para que continúe con el
proceso de compra con
proveedor único.
29. Recibe y revisa Expediente. 0 0 5 0
Dirección de
Traslada Expediente a Jefe Director de Compras
Compras y
y Contrataciones Certificación de
30. del Departamento de 0 0 5 0 Contrataciones Punto Resolutivo
Contrataciones.
31. Recibe y revisa Expediente. 0 0 10 0
Coordina publicación en los
32. 0 0 20 0
diarios. Jefe del
Departamento de
Traslada Expediente a Departamento de
Contrataciones
Contrataciones
Auxiliar de Contrataciones
33. 0 0 5 0
para gestión de pagos por
publicaciones.
Realiza la gestión de pago a
34. 0 0 20 0
los diarios.
Elabora Oficios de Auxiliar de Departamento de
Notificación y traslado a Contrataciones Contrataciones
35. 0 0 5 0
Junta Nombrada con
expediente.
Recibe Oficios de Oficios de
36. 0 0 5 0
Notificación y expediente. Notificación
Se reúnen en el lugar y
fecha acordada terminado el
37. 0 0 30 0 Junta Nombrada Junta Nombrada
plazo de acuerdo a
notificación.
Concluido el plazo
38. 0 0 10 0 Acta
196
determinado procede a
suscribir Acta
correspondiente.
Junta Nombrada Junta Nombrada
Trasladan Expediente a
39. Autoridad Administrativa 0 0 5 0
Superior para resolución.
Recibe y revisa Expediente y
40. 3 0 0 0 Autoridad Autoridad
emite resolución.
Administrativa Administrativa
Traslada Expediente a Superior Superior
41. 0 0 5 0
Secretaría Municipal.
Recibe Expediente y Certifica
42. 0 0 15 0
Punto Resolutivo.
Remite Certificación de
Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Punto Resolutivo con
43. 0 0 5 0
Expediente a Director de
Compras y Contrataciones. Certificación de
44. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Punto Resolutivo
Dirección de
Notifica a proveedor único Director de Compras
Compras y
45. para que presente Oferta y 0 0 5 0 y Contrataciones
Contrataciones
documentación legal.
46. Presenta Oferta. 1 0 0 0 Proveedor Único Proveedor Único
Recibe Oferta y adjunta a
47. 0 0 3 0
Expediente.
Dirección de
Traslada Expediente a Director de Compras
Compras y Oferta
Secretaría Municipal para y Contrataciones
48. 0 0 5 0 Contrataciones
faccionamiento y suscripción
de contrato.
49. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Traslada a Asesor Legal para Secretaría Municipal Secretaría Municipal
50. elaboración de Minuta de 0 0 5 0
Contrato.
Elabora Minuta de Contrato
51. y lo remite a Secretaría 0 0 20 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
Municipal para revisión.
Recibe y revisa Minuta de
Contrato faccionado, si esta
bien indica a Asesor Legal Minuta de Contrato
52. 4 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
que suscriba Contrato o que
realice correcciones antes de
la suscripción.
Recibe Minuta de Contrato
para modificación o
53. suscripción de Contrato 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
según corresponda y remite
a Secretaría Municipal.
Remite Contrato con
54. Expediente a Director de 0 0 5 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal Contrato
Compras y Contrataciones.
55. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Dirección de
Solicita Fianza de Director de Compras
Compras y
Fianza de Cumpliento
56. Cumpliento de Contrato a 0 0 10 0 y Contrataciones de Contrato
Contrataciones
Contratista.
197
Entrega Fianza de
57. 1 0 0 0 Contratista Contratista
Cumpliento de Contrato.
Fianza de Cumpliento
Recibe Fianza y remite a Dirección de de Contrato
Director de Compras
58. Secretaría Municipal para 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
aprobación de Contrato. Contrataciones
Gestiona aprobación de
Contrato y remite a Director
de Compras y
59. Contrataciones de 2 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
conformidad con Artículo 45
de la Ley de Compras y
Contrataciones.
Recibe aprobación de Dirección de
Director de Compras
60. Contrato con Expediente y 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
publica en Guatecompras. Contrataciones
Traslada una copia de
Contrato
Contrato y Certificación de Certificación de
61. Aprobación de Contrato a la Aprobación de
0 5 0 0
Unidad de Registro de Contrato
Constancia de
Contrato de la Contraloría
Envió de Contrato
General de Cuentas.
Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Traslada una Copia de la
Constancia de Envío de
62. Contrato a Director de
0 0 5 0
Compras y Contrataciones
para publicar en
Guatecompras.
Recibe Copia de la Director de Compras
Dirección de
Compras y
63. Constancia de Envío de y Contrataciones/
0 0 5 0 Contrataciones/Jefe
Contrato para publicación en Jefe de
del Departamento de
Contrataciones
Guatecompras. Contrataciones
Si hay disponibilidad
presupuestaria y se
establece que el Caso de
64. Excepción es Arrendamiento
0 0 5 0
Con o Sin Opción de Compra
de Inmuebles, Maquinaria y
Equipo continuar pasos 65 al
Dirección de
82. Director de Compras
Compras y
Revisa que Expediente y Contrataciones
Contrataciones
incluya la documentación
con las condiciones,
65. terminos de referencia y
0 0 20 0
documentación legal para
elaboración de Contrato y
traslada a Jefe de
Contrataciones.
66. Recibe y revisa Expediente.
0 0 10 0
Jefe del
Remite Expediente a Departamento de
Departamento de
67. Secretaría Municipal para Contrataciones
Contrataciones
0 0 5 0
faccionamiento y suscripción
de Contrato.
198
68. Recibe y revisa Expediente.
0 0 5 0
199
Guatecompras.
Recibe Copia de la Director de Compras
Dirección de
Compras y
82. Constancia de Envío de y
0 0 5 0 Contrataciones/Depa
Contrato para publicación en Contrataciones/Jefe
rtamento de
de Contrataciones
Guatecompras. Contrataciones
Si hay disponibilidad
presupuestaria y se
establece que el Caso de
Excepción es Contratación
83.
de Estudios, Diseños, 0 0 5 0
Director de Compras Dirección de
Supervisión de Obras y
y Contrataciones Compras y
Contratación de Servicios Contrataciones
Técnico continuar pasos 84
al 131.
Traslada Expediente a Jefe
84.
del Departamento de 0 0 5 0
Contrataciones.
85. Recibe y revisa Expediente. 0 0 20 0
200
para manifestación de
interés.
Autoridad Autoridad
Remite Expediente para Administrativa Administrativa
emisión de resolución Superior Superior
95. 0 0 5 0
correspondiente, a
Secretaría Municipal.
Recibe Expediente y Certifica
96. 0 0 15 0
Punto Resolutivo.
Remite Certificación de
Punto Resolutivo con
Expediente a Director de Secretaría Municipal Secretaría Municipal
Certificación de
97. Compras y Contrataciones 0 0 5 0
Punto Resolutivo
para que continúe con el
proceso de contratación
según sea el caso.
98. Recibe y revisa Expediente. 0 0 20 0
Dirección de
Traslada Expediente a Jefe Director de Compras
Compras y
99. del Departamento de 0 0 5 0 y Contrataciones
Contrataciones
Contrataciones.
100. Recibe y revisa Expediente. 0 0 20 0
Coordina publicaciones que
101. correspondan según sea el 0 0 20 0
caso. Jefe del
Traslada Expediente a Departamento de
Contrataciones
Auxiliar de Contrataciones
102. para gestión de pagos por 0 0 5 0
Departamento de
publicaciones según sea el Contrataciones
caso.
Realiza la gestión de pago a
103. 0 0 20 0
los diarios.
Elabora Oficios de Auxiliar de
Notificación y traslado a Contrataciones Oficios de
104. 0 0 5 0
Junta Nombrada con Notificación
Expediente.
Recibe Oficio de Notificación
105. 0 0 5 0
y Expediente.
Se reúnen en el lugar y
fecha acordada para
106. 0 0 30 0
recepción y/o calificación de
los oferentes.
Concluido el plazo
Junta Nombrada Junta Nombrada Acta
determinado procede a
107. suscribir Acta 0 0 10 0
correspondiente y adjuntan
a Expediente.
Trasladan Expediente a
108. Autoridad Administrativa 0 0 5 0
Superior para resolución.
Recibe y revisa Expediente y
109. emite resolución.
3 0 0 0 Autoridad Autoridad
Administrativa Administrativa
Traslada Expediente a Superior Superior
110. Secretaría Municipal.
0 0 5 0
201
Recibe Expediente y Certifica
111. 0 0 15 0
Punto Resolutivo.
Remite Certificación de Secretaría Municipal Secretaría Municipal Certificación de
Punto Resolutivo con Punto Resolutivo
112. 0 0 5 0
Expediente a Director de
Compras y Contrataciones.
113. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Dirección de
Notifica a proveedor único Director de Compras
Compras y
114. para que presente oferta y 0 0 5 0 y Contrataciones
Contrataciones
documentación legal.
115. Presenta Oferta. 1 0 0 0 Proveedor Único Proveedor Único
Recibe Oferta y adjunta a Oferta
116. 0 0 3 0
Expediente.
Dirección de
Traslada Expediente a Director de Compras
Compras y
Secretaría Municipal para y Contrataciones
117. 0 0 5 0 Contrataciones
faccionamiento y suscripción
de Contrato.
118. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Traslada a Asesor Legal para Secretaría Municipal Secretaría Municipal
119. elaboración de Minuta de 0 0 5 0
Contrato.
Elabora Minuta de Contrato
120. y lo remite a Secretaría 0 0 20 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
Municipal para revisión.
Recibe y revisa Minuta de
Contrato faccionado, si esta Minuta de Contrato
bien indica a Asesor Legal
121. 4 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal
que suscriba Contrato o que
realice correcciones antes de
la suscripción.
Recibe Minuta de Contrato
para modificación o
122. 0 0 5 0 Asesor Legal Asesoría Jurídica
suscripción de Contrato
según corresponda.
Remite Contrato con
123. Expediente a Director de 0 0 5 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal Contrato
Compras y Contrataciones.
124. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Dirección de
Solicita Fianza de Director de Compras
Compras y
125. Cumpliento de Contrato a 0 0 10 0 y Contrataciones
Contrataciones
Contratista.
Fianza de Cumpliento
Entrega Fianza de de Contrato
126. 1 0 0 0 Contratista Contratista
Cumpliento de Contrato.
Recibe Fianza y remite a Dirección de
Director de Compras
127. Secretaría Municipal para 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
aprobación de Contrato. Contrataciones
Gestiona aprobación de
Contrato y remite a Director
de Compras y
128. 5 0 0 0 Secretaría Municipal Secretaría Municipal Contrato
Contrataciones de
conformidad con Artículo 45
de la Ley de Compras y
202
Contrataciones.
Recibe aprobación de Dirección de
Director de Compras
129. Contrato con Expediente y 0 0 5 0
y Contrataciones
Compras y
publica en Guatecompras. Contrataciones
Traslada una copia de
Contrato y Certificación de
130. Aprobación de Contrato a la
0 5 0 0
Unidad de Registro de
Contrato de la Contraloría
General de Cuentas.
Secretaría Municipal Secretaría Municipal Contrato
Traslada una Copia de la Certificación de
Constancia de Envío de Aprobación de
131. Contrato a Director de Contrato
0 0 5 0 Constancia de
Compras y Contrataciones
Envió de Contrato
para publicar en
Guatecompras.
Recibe una copia de la
Dirección de
132. Constancia de Envío de Director de Compras
0 0 5 0 Compras y
Contrato y publica en y Contrataciones
Contrataciones
Guatecompras.
203
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Inicio
Recibe y analiza
Recibe documentos. Recibe Expediente.
expediente.
Elabora Solicitud de Compras
y/o Servicio justificando la
compra o contratación del
producto o servicios,
describiendo y especificando
lo que se requiere. Establece el caso de Elabora y firma dictamen
Verifica jurídico con resolución
excepción que
documentos. (favorable o
corresponda. desfavorable).
Elabora especificaciones
técnicas del producto ò
servicio con términos de
referencia. Asigna número correlativo Solicita a Presupuesto Traslada dictamen a
para crear expediente y constancia de Director de
registra en sistema de disponibilidad Compras y
control interno. presupuestaria. Contrataciones.
Elabora Oficio de Justificación
y documento de
Especificación detallando la
compra o contratación de los
bienes, suministros, obras o
servicios Registra el número A
en el Cuadro de
Control Interno.
Envía expediente a
Asesoría Jurídica
solicitando dictamen
jurídico.
204
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Recibe, revisa
Recibe Expediente y Realiza la gestión
dictamen Recibe, revisa y Recibe y revisa
certifica punto de pago a los
adjuntándolo a analiza expediente. expediente.
resolutivo. diarios.
expediente.
B
Designa comisión Remite certificación de punto
resolutivo con expediente a Traslada expediente a
receptora para Director de Compras y Auxiliar de Contrataciones
manifestación de Contrataciones para que para gestión de pagos por
continúe con el proceso de publicaciones.
interés. compra con proveedor único.
Recibe y revisa
expediente.
Traslada expediente
a Jefe del
Departamento de
Contrataciones.
205
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Concluido el plazo C
determinado Procede
a suscribir acta
correspondiente.
Trasladan expediente a
Autoridad
Administrativa Superior
para aprobación.
206
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Recibe oferta y
Presenta Oferta. adjunta a
Recibe expediente.
expediente.
Solicita Fianza de
Entrega Fianza de
Cumpliento de
Cumpliento de
Contrato a
Contrato.
Contratista.
Gestiona aprobación de
Contrato y remite a Director
de Compras y Contrataciones
de conformidad con Artículo
45 de la Ley de Compras y
Contrataciones.
Recibe aprobación de
Contrato con
Expediente y publica
en Guatecompras.
207
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Director de Compras y
Secretaría Municipal Director de Compras y Jefe de Contrataciones Secretaría Municipal
Contrataciones/Jefe de
Contrataciones
Contrataciones
208
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Director de Compras y
Director de Compras y
Asesor Legal Secretaría Municipal Contratista Contrataciones/Jefe de
Contrataciones
Contratacioes
Gestiona aprobación de
Contrato y remite a Director
de Compras y Contrataciones
de conformidad con Artículo
45 de la Ley de Compras y
Contrataciones.
Recibe aprobación de
Contrato con expediente
y publica en
Guatecompras.
209
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Traslada expediente a
Recibe y revisa Recibe y analiza
Jefe del Departamento
de Contrataciones. expediente. Expediente.
Traslada Expediente a
consideración de Autoridad
Recibe, revisa y
Administrativa Superior para analiza
aprobación y designación de
comisión. Expediente.
Aprueba o imprueba
procedimiento de
compra y documentos
relacionados.
Designa comisión
receptora para
manifestación de
interés.
Remite Expediente
para emisión de
resolución
correspondiente, a
Secretaría Municipal.
210
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Remite Certificación de Punto Traslada Expediente Coordina Elabora Oficios de Se reúnen en el lugar y
Resolutivo con Expediente a
Director de Compras y a Jefe del publicaciones que Notificación y traslado a fecha acordada para
Contrataciones para que continúe
con el proceso de contratación Departamento de correspondan según Junta Nombrada con recepción y/o calificación
Expediente. de los oferentes.
según sea el caso. Contrataciones. sea el caso.
Trasladan Expediente a
Autoridad Administrativa
Superior para resolución.
211
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Recibe Oferta y
adjunta a
Expediente.
Traslada Expediente a
Secretaría Municipal para
Recibe Expediente. faccionamiento y
suscripción de Contrato.
Recibe Minuta de
Contrato para
modificación o suscripción
de Contrato según
corresponda.
Recibe Expediente.
212
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Casos de Excepción
Solicita Fianza de
Cumpliento de
Contrato a
Contratista.
Entrega Fianza de
Cumpliento de
Contrato.
Recibe aprobación de
Contrato con
Expediente y publica
en Guatecompras.
Fin
213
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Departamento: Manual
Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso tiene por objetivo describir cada uno de los pasos a seguir en la compra por contrato abierto.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Requisitos previos:
a. Verificación de que el producto solicitado exista en el catálogo de Guatecompras.
b. Que el Contrato Abierto esté vigente.
Definiciones:
a. Guatecompras:
Es el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.
b. LCE:
Es la Ley de Contrataciones del Estado.
c. RLCE:
Es el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
d. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
e. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de
la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
214
TIEMPO ÁREA DOCUMENTO
No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
D H M S
Elabora Solicitud de Compra
y/o Servicios justificando la
compra o contratación de los
1. 0 0 30 0
bienes, suministros o servicios,
describiendo y especificando lo
Gerente / Director
que se requiere. Área Solicitante
Área Solicitante
Adjunta Perfil del Proyecto
2. 0 0 20 0
autorizado.
Traslada Solicitud Compra y/o
3. Servicios y Perfil del Proyecto 0 0 5 0
autorizado.
4. Recibe documentos. 0 0 2 0
5. Verifica documentos. 0 0 5 0
Asigna número correlativo para Asistente de Departamento de
6. crear Expediente y registra en 0 0 5 0 Contrataciones Contrataciones
Sistema de Control Interno.
7. Traslada Expediente. 0 0 10 0
8. Recibe Expediente. 0 0 2 0
Verifica documentación y
asigna modalidad de compra
Dirección de
9. (compra directa o concurso de 0 0 10 0 Director de Compras Solicitud de Compra
Compras y
contratación) para que se inicie y Contrataciones y/o Servicio
Contrataciones
Perfil del Proyecto
la gestión de orden de compra.
Autorizado
Traslada a Jefe de Compras o Listado de Precios
10. 0 0 5 0
Contrataciones. del Contrato Abierto
11. Recibe Expediente. 0 0 2 0
Consulta Portal de
Guatecompras que lo solicitado
13. 0 0 20 0
está en el Catálogo de
Contrato Abierto.
Revisa que las condiciones de
14. compra sea la requerida y 0 0 20 0 Jefe de Compras o Departamento de
mejor opción. Jefe de Compras/Contratacio
Contrataciones nes
Imprime constancia del
proveedor y productos,
15. adjunta a Expediente y Listado 0 0 5 0
de Precios de contrato abierto
para adjuntar al Expediente.
Traslada Expediente Auxiliar
16. 0 0 5 0
de Compras o Contrataciones.
17. Recibe el Expediente. 0 0 5 0
Traslada Expediente al Jefe
Departamento de
Departamento de Presupuesto Auxiliar de Compras
Compras o
20. debidamente firmado y sellado 0 0 10 0 o Auxiliar de
Contrataciones
Contrataciones
con copia del listado de precios
del Contrato Abierto.
Dirección de
Jefe Departamento Administración
21. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Ninguno
de Presupuesto Financiera Integrada
Municipal
215
De no existir disponibilidad
presupuestaria, se notificará al
22. Jefe del Departamento de 0 0 10 0
Compras las acciones
pertinentes.
Confirma la disponibilidad para
la asignación presupuestaria Dirección de
Jefe Departamento Administración
colocando sello de asignación de Presupuesto Financiera Integrada
presupuestaria o elaborando Municipal
23. 0 0 10 0
oficio de asignación
presupuestaria Dirigido al
Director de Compras y
Contrataciones.
Traslada Expediente al Auxiliar
24. 0 0 10 0
de Compras o Contrataciones.
Recibe expediente con
25. 0 0 2 0
asignación presupuestaria.
26. Elabora Orden de Compra. 0 0 15 0
Auxiliar de Compras Departamento de
Traslada orden de compra (en o Auxiliar de Compras o
etapa de recepción) y Contrataciones Contrataciones
27. Expediente al Departamento 0 0 2 0
de Presupuesto para
aprobación.
Recibe Orden de Compra a y
28. 0 0 2 0
Expediente.
Aprueba Orden de Compra (en
29. etapa de recepción) en el 0 0 5 0
sistema SICOIN GL. Jefe del
Departamento de
Firma y sella la Orden de Departamento de
30. 0 0 2 0 Presupuesto
Presupuesto
Compra.
Envía Orden de Compra y
Expediente a Jefe de
31. 0 0 5 0 Orden de Compra
Departamento de Compras o
Contrataciones.
Recibe Orden de Compra con
32. 0 0 5 0
Expediente.
Confirma la compra de los
33. bienes, suministros o servicios 0 0 20 0
al proveedor adjudicado. Jefe de Compras o Departamento de
Inicia gestión de pago al Jefe de Compras o
proveedor por la adquisición Contrataciones Contrataciones
34. 0 1 0 0
de bienes, suministros o
servicios.
Traslada Expediente a Director
35. 0 0 10 0
de Compras y Contrataciones
36. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Dirección de
Director de Compras
Traslada el Expediente Auxiliar y Contrataciones
Compras y
37. 0 0 10 0 Contrataciones
de Compras o Contrataciones.
38. Recibe el Expediente. 0 0 5 0 Auxiliar de Compras Departamento de
o Auxiliar de Compras o
39. Revisa en el SICOIN GL si la 0 1 0 0 Contrataciones Contrataciones
216
orden de compra en la etapa
de compromiso se encuentra
aprobada.
Reproduce 1 copia del
40. 0 0 15 0
Expediente.
Traslada Expediente al
Departamento de Contabilidad
Auxiliar de Compras Departamento de
para aprobación (cuando el
41. 0 0 10 0 o Auxiliar de Compras o
pago va a ser al contado, si Contrataciones Contrataciones
hay crédito Compras retiene
original).
Traslada copia de la Orden de
Compra al Encargado de
42. Almacén para la recepción de 0 0 10 0
bienes, suministros o servicios, Orden de Compra
cuando corresponda.
43. Entrega los bienes, suministros
0 2 0 0 Proveedor Proveedor
o servicios.
Recibe copia de la Orden de
44. 0 0 10 0
Compra.
Recibe los bienes o
45. 0 2 0 0
suministros.
Revisa los bienes o
46. 0 1 0 0
Suministros.
Solicita Factura original de la
47. 0 0 2 0
compra al Proveedor. Factura
Firma y sella de recibido en la
48. parte de atrás de la Factura 0 0 2 0
original.
Reproduce una copia de la
49. 0 0 2 0
Factura original.
Devuelve Factura original a
50. 0 0 1 0
Proveedor.
Elabora Formulario 1H de
51. 0 0 5 0
Ingreso a Almacén. Encargado de Dirección
Completa firmas y sellos en el Almacén Administrativa
52. 1 0 0 0
Formulario 1H original.
Adjunta fotocopia de la Factura Formulario 1 H
53. 0 0 5 0
al Formulario 1H original.
Traslada Formulario 1H original
y copia de la Factura al Jefe
54. 0 0 10 0
del Departamento de Compras
o Contrataciones.
Envía copia de Formulario 1H
color Celeste al Jefe del
55. Departamento de Contabilidad 0 0 10 0
para reporte a Contraloría y
copia Rosada para archivo. Formulario 1 H
Envía copia Amarilla de
56. Formulario 1H al Encargado de 0 0 10 0
Inventarios para archivo.
57. Archiva copia Verde de 0 0 10 0
217
Formulario 1H en la Sección de Encargado de Dirección
Almacén. Almacén Administrativa
58. Recibe Formulario 1H original. 0 0 5 0
Revisa que el Formulario 1H
59. contenga información 0 0 10 0 Jefe de Compras o Departamento de
requerida. Jefe de Compras o
60. Contrataciones Contrataciones
Firma y sella el Formulario 1H. 0 0 2 0
Adjunta Formulario 1H al
61. 0 0 2 0
Expediente original.
Entrega Factura Original al
62. Jefe del Departamento de 0 0 2 0 Proveedor Proveedor
Compras o Contrataciones
Recibe Factura Original de la
63. 0 0 2 0
compra.
Traslada la Factura Original al Jefe de Compras o Departamento de
Área Solicitante para que anote Jefe de Compras o
64. razonamiento en la parte 0 0 10 0 Contrataciones Contrataciones
posterior de la misma con
Oficio.
Recibe Factura razonada
65. 0 0 5 0
original.
66. Razona Factura Original. Gerente / Director
Área Solicitante
Traslada Factura razonada Área Solicitante
67. original a Encargado de 0 0 15 0
Inventario. Factura Original
Recibe Factura razonada
68. 0 0 2 0
original.
Coloca sello de inventariadle o
69. 0 0 2 0 Encargado de Dirección
no inventariadle. Inventarios Administrativa
Traslada Factura Original con
70. sello de inventario al área 0 0 5 0
solicitante.
Recibe Factura Original con
71. 0 0 5 0
sello de inventario.
Gerente / Director
Envía Factura Original Área Solicitante
Área Solicitante
72. razonada y con sello de 0 0 5 0
inventario.
Recibe Factura razonada y con
73. 0 0 5 0
sello de inventario.
74. Adjunta Factura a Expediente. 0 0 2 0
Elabora en el SICOIN GL, la
75. orden de compra en etapa de 0 1 0 0
Auxiliar de Compras
recepcionado. o Auxiliar de Orden de Compra
Registra en el SICOIN GL la Departamento de
Contrataciones
Compras o
76. orden de compra con 0 1 0 0
Contrataciones
expediente.
Traslada Expediente al Jefe del
77. Departamento de Compras o 0 0 10 0
Contrataciones
Jefe de Compras o
78. Recibe Expediente. 0 0 2 0 Jefe de
Contrataciones
218
79. Revisa el Expediente. 0 0 5 0
80. Firma de Visto Bueno. 0 0 5 0
Traslada el Expediente original Jefe de Compras o Departamento de
al Departamento de Jefe de Compras o
81. 0 0 10 0 Contrataciones Contrataciones
Contabilidad para trámite de
pago.
82. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Verifica compromiso ó gestión
83. 0 1 0 0
de pago en el SICOIN GL.
Aprueba el compromiso ó Dirección de
84. Jefe del
gestión de pago en el SICOIN 0 1 0 0 Administración
Departamento de
GL. Contabilidad
Financiera Integrada
Municipal
Traslada el Expediente a
85. Tesorero Municipal para 0 0 10 0
emisión de Cheque.
219
Solicitud de Compra y/o Servicio
220
Perfil del Proyecto
221
222
Listado de Precios del Contrato Abierto
223
Orden de Compra
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL -DAFIM-
ORDEN DE COMPRA
Fecha:
TOTAL:
224
Factura
225
Formulario 1H
226
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Contrato Abierto
Auxiliar de Compras o
Gerente / Director Área Asistente de Director de Compras y Jefe de Compras o
Auxiliar de
Solicitante Contrataciones Contrataciones Contrataciones
Contrataciones
Inicio
Recibe Recibe
Recibe expediente. Recibe Expediente.
documentos. expediente.
Elabora Solicitud compra y/o
servicios justificando la compra o
contratación de los bienes,
suministros o servicios,
describiendo y especificando lo Consulta Portal de Traslada Expediente al Jefe
que se requiere. Verifica documentación y asigna
Guatecompras que lo Departamento de Presupuesto
Verifica modalidad de compra (compra
debidamente firmado y
directa o concurso de solicitado está en el
documentos. contratación) para que se inicie Catálogo de Contrato
sellado con copia del listado
la gestión de orden de compra. de precios del Contrato
Abierto. Abierto.
Traslada Expediente
a Auxiliar de
Compras o
Contrataciones.
227
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Contrato Abierto
Se notificará al Confirma la
Jefe del disponibilidad Traslada orden de compra (en Inicia gestión de pago al
Departamento presupuestaria etapa de recepción) al proveedor por la B
de Compras las para la Departamento de Presupuesto adquisición de bienes,
acciones asignación para aprobación. suministros o servicios.
pertinentes presupuestaria
Traslada Expediente
Traslada Expediente al a Director de
Auxiliar de Compras o Compras y
Contrataciones.
Contrataciones.
Recibe orden de
compra y
expediente.
Aprueba orden de
compra (en etapa
de recepción) en el
sistema SICOIN GL.
Firma y sella la
orden de compra.
228
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Revisa en el SICIN-GL si
la orden de compra en Recibe los bienes o
la etapa de compromiso suministros.
se encuentra aprobada.
Reproduce una
copia de la Factura
origina.
Devuelve Factura
original a
Proveedor.
Elabora Formulario
1H de Ingreso a
Almacén.
Completa firmas y
sellos en el
Formulario 1H
original.
229
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra por Contrato Abierto
Adjunta fotocopia
de la Factura al
Formulario 1H
original.
Traslada Formulario 1H
original y copia de la
Recibe Formulario
Factura al Jefe del
Departamento de 1H original.
Compras.
Envía factura
original razonada
y con sello de
inventario.
230
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Verifica
Recibe factura
compromiso ò
razonada y con sello Recibe Expediente.
gestión de pago en
de inventario.
el SICOIN-GL.
Aprueba el
Adjunta factura a Revisa el compromiso ò
expediente. Expediente. gestión de pago en
el SICOIN-GL.
Elabora en el
Traslada el Expediente a
SICOIN GL, la orden Firma de Visto
Tesorero Municipal para
de compra en etapa Bueno. emisión de cheque.
de recepcionado.
Traslada Expediente al
Jefe del Departamento de
Compras o
Recibe Expediente.
Contrataciones.
231
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Departamento: Manual
Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso se refiere a compra o contratación directa por fideicomiso (transparencia en el uso de fondos públicos
artículo 54), y se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la Autoridad Administrativa Superior de la
entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los
intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el procedimiento que establezca dicha
autoridad. Según Art. 43 Ley de Contrataciones del Estado.
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
d. Reglamento de Administración de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
b. Normativa uso del Sistema Guatecompras.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Comité Técnico de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Requisitos previos:
a. Solicitud de Pedido.
Definiciones:
a. DAFIM:
Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.
b. SICOIN GL:
Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control
de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.
c. Formulario 1H:
Formulario utilizado para dar ingreso de suministros a Almacén.
d. MINFIN:
Ministerio de Finanzas Públicas.
232
e. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
f. RAF FIDEMIXCO:
Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
Coordina la elaboración de
Perfil del Proyecto con
4. 10 0 0 0 Perfil del Proyecto
documentación de respaldo y
anexos.
Director de Dirección
Gestiona Constancia de Dirección Técnica de
Técnica de
5. 1 0 0 0 Planificación
Asignación Presupuestaria. Planificación
Integra Expediente con Perfil
6. del Proyecto y Constancia de 0 0 30 0 Constancia de
Asignación Presupuestaria. Asignación
Presupuestaria.
Traslada Expediente al Área
7. 0 0 5 0
Solicitante para revisión.
8. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Elabora Especificaciones
12. Técnicas y documentos 0 0 30 0
relacionados.
Especificaciones
Integra a Expediente Director de Dirección Técnicas
Dirección Técnica de
Especificaciones Técnicas y Técnica de
Planificación
13. 0 1 0 0 Planificación
documentos relacionados
físicamente y en digital (CD).
Traslada Expediente del
proyecto físico y digital a Expediente Físico y
14. 0 0 5 0
Autoridad Administrativa Digital
Superior.
233
Recibe y revisa Expediente
15. 0 1 0 0
físico y digital.
Traslada Expediente a Autoridad
Gerencia Municipal o
Secretario Municipal, Administrativa
Alcaldía Municipal
16. solicitando sea elevado a 0 0 5 0 Superior
Consideración de Autoridad
Superior.
17. Recibe Expediente. 0 0 5 0
234
Coordina la obtención de
ofertas firmes de forma directa
de empresas dedicadas y
autorizadas para comercializar
32. los productos requeridos de 0 0 20 0
forma directa (Acción que
puede realizarce a traves de
Guatecompras o de forma
directa).
33. Reciben Ofertas presentadas. 1 0 0 0
Revisan que la Ofertas cumplan
34. con las caracteristicas técnicas 0 3 0 0
de lo solicitado.
Califican las Ofertas deacuerdo
a la conveniencia del precio
35. unitario y total, calidad, 0 2 0 0
entrega y demas condiciones Comité Técnico
de compra.
Intengran las Ofertas a
36. 0 0 30 0 Ofertas
Expediente.
37. Adjudica la compra directa. 0 0 10 0
Autoriza la contratación directa
38. 0 0 10 0
con la Empresa Adjudicada.
Remiten Expediente a
Secretario Adjunto de
Fideicomiso para emisión de FIDEMIXCO
39. 0 0 5 0
Acta de Resolución y
Certificación de Punto
Resolutivo.
Intruye a Secretario adjunto
para que coordine publicación
40. 0 0 30 0
en Guatecompras, y Gestione Ninguno
Contrato si Fuere aplicable.
41. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Emite Acta de Resolución y
Resolución
Certificación de Punto
42. 0 3 0 0 Certificación de
Resolutivo y adjunta a Secretario Adjunto Puntos Resolutivos
Expediente. de Fideicomiso
Notifica a Usuario Comprador
43. Hijo y traslada Expediente para 0 0 5 0
publicación.
Recibe notificación,
Notificación
44. documentos y Expediente 0 0 5 0
digital.
Ingresa con su usuario al
45. 0 0 5 0
Sistema Guatecompras.
Usuario Comprador
46. Efectua Publicación Solicitada. 0 1 0 0
Hijo
Imprime Constancia de
47. Publicación del Sistema 0 0 5 0
Constancia de
Guatecompras. Publicación
48. Traslada Expediente y 0 0 5 0
235
Constancia de Publicación del Usuario Comprador
Sistema Guatecompras. Hijo
Recibe Expediente y Constancia Constancia de
49. 0 0 5 0
de Publicación adjunta. Publicación
Notifica a Asesoría Jurídica para
que sea suscrito el Contrato Si FIDEMIXCO
Secretario Adjunto
fuere aplicable. Si no fuere de Fideicomiso
50. aplicable suscripción de 0 0 20 0
contrato, traslada Expediente a Notificación
Comité Técnico y continua
proceso en paso 75.
Recibe Notificación y
51. 0 0 5 0
Expediente.
Suscribe el Contrato dentro del
plazo de 5 días hábiles
contados a partir de la
52. aprobación de la adjudicación 5 0 0 0
definitiva por el Comité Asesor Legal Asesoría Jurídica
Técnico de Fideicomiso. (ART.
33 RAF FIDEMIXCO)
Solicita Fianza de Cumplimiento
de Contrato a Empresa
53. 0 0 10 0
Adjudicada en el Evento. (ART.
50 RAF FIDEMIXCO)
Cumple con Fianza requerida Contrato
Fianza de
54. por el cumplimiento de 1 0 0 0
Cumplimiento de
Contrato. Contrato
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Traslada Fianza de
55. Cumplimiento de Contrato a 0 0 5 0
Asesor Legal.
Recibe Fianza de Cumplimiento
56. de Contrato por parte de 0 0 5 0
Empresa Adjudicada.
Traslada Expediente con Asesor Legal Asesoría Jurídica
Contrato y Fianza a Secretario
57. 0 0 5 0
Adjunto de Fideicomiso para su
aprobación.
58. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Somete a consideración del
Secretario Adjunto
Comité Técnico para que de Fideicomiso
59. 0 4 0 0
proceda a la aprobación del Aprobación de
Contrato. Contrato
60. Aprueba el Contrato. 0 0 15 0
236
tratase de obras).
63. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Elabora Resolución Dictada y Nombramiento
64. Certificación de Punto 3 0 0 0
Resolutivo.
Gestiona Nombramiento de
65. 0 1 0 0
Supervisor del proyecto.
Notifica la Aprobación del
66. Contrato a la Empresa 0 0 20 0
Secretario Adjunto
Adjudicada. de Fideicomiso
Reproduce copia de Contrato
67. 0 0 5 0
Aprobado y Aprobación.
Notificación de
Envía copia del Contrato
Aprobación de
68. Aprobado a Contraloría General 0 0 20 0 Contrato
de Cuentas. Contrato
Adiciona Contrato a Nota de Envió de
69. 0 0 5 0 Contrato a
Expediente. Contraloría General
70. Traslada Expediente. 0 0 5 0
FIDEMIXCO de Cuentas
Recibe Expediente.
71. 0 0 5 0
Publica en Guatecompras
Contrato y Aprobación de
72. Contrato y Nota de Envió de 0 0 20 0
Contrato a la Contraloría Usuario Comprador
General de Cuentas. Hijo
Imprime Constancia de
Constancia de
73. Publicación y adjunta a 0 0 5 0
Publicación
Expediente.
Traslada Expediente a Comité
74. 0 0 5 0
Técnico de Fideicomiso.
75. Recibe Expediente 0 0 5 0
Si la Compra es por bienes o
materiales Notifica a la Comité Técnico
76. 0 0 20 0
Empresa Adjudicada para la
entrega del bien o suministro.
77. Reciben Notificación. 0 0 5 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada Notificación
Se presentan en el lugar y
Comité Técnico FIDEMIXCO
78. fecha acordada para la 0 0 20 0
/Empresa Adjudicada /Empresa Adjudicada
recepción.
Proceden a la recepción de los
79. bienes, materiales o 0 0 30 0
suministros.
Faccionan Acta para constancia Faccionamiento de
80. 0 0 30 0
de recepción satisfactoria. Acta
Si están de acuerdo, reciben Comité Técnico FIDEMIXCO
81. bienes, materiales o 0 4 0 0
suministros.
Si no están conformes, solicitan
82. que se realicen los cambios o 0 0 10 0
trabajos extras y otorga plazo.
237
Si están de acuerdo indican al
Encargado de Almacén que
83. 0 0 5 0 Comité Técnico FIDEMIXCO
puede proceder a la recepción
de bienes, materiales.
Recibe los bienes, materiales o
Encargado de Dirección
84. suministros con el formulario 0 4 0 0
Almacén Administrativa
respectivo. Factura
Reciben Factura e integran
85.
Expediente de Pago.
Trasladan Expediente a
86. Director de DAFIM para gestión 0 0 20 0
de Pago.
Si la contratación es por obras
87. la Compra Directa sera por 0 0 10 0
ausencia de Ofertas.
88. Reciben Ofertas Presentadas. 1 0 0 0
Analizan aspectos relevantes de
las msimas: Propuesta técnica,
metodología de trabajo,
capacidad economica,
89. 0 3 0 0
financiemiento, equipo a
utilizar, precio unitario y total y
demas criterios de calificación Comité Técnico FIDEMIXCO
que aplique.
Adjudica la contrataciòn
90. 0 0 10 0
directa.
Autoriza la contratación directa
91. 0 0 10 0
con la Empresa Adjudicada.
Remiten Expediente a
Secretario Adjunto de
Fideicomiso para emisión de
92. 0 0 5 0
Acta de Resolución y
Certificación de Punto
Resolutivo.
Intruye a Secretario adjunto
para que gestione Contrato y
93. efectuar pasos del 50 al 75 y 0 0 10 0
notifique del Nombramiento al
Supervisor.
Notifica del Nombramiento al Secretario Adjunto
94. 0 0 20 0 FIDEMIXCO Notificación
Supervisor. de Fideicomiso
95. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0 Nombramiento
Supervisor de la Supervisores
Solicita a la Empresa Municipalidad de de la Municipalidad
96. Adjudicada que inicie con lo 0 0 10 0 Mixco de Mixco
establecido en el Contrato.
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la Contraloría Supervisores de la Supervisores de la Solicitud
General de Cuentas de la o las Municipalidad de Municipalidad de
97. 0 0 20 0
Mixco y de la Mixco y de la
bitácoras correspondientes del
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
proyecto. (Oficio de la
238
empresa y del Supervisor del
proyecto, adjunta constancia Supervisores de la Supervisores de la
de Colegiado activo, copia de Municipalidad de Municipalidad de
contrato y aprobación de Mixco y de la Mixco y de la Solicitud
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Contrato. Si se tratasen de
obras).
98. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Oficio de la entidad
contratista en la cual expresa
99. 0 0 15 0
su anuencia en cuanto al inicio Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
del Contrato.
Oficio
Traslada Oficio a Supervisor de
100. 0 0 20 0
la Municipalidad de Mixco.
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
101. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Dejan en Acta constancia del Supervisores de la Supervisores de la
102. 0 0 20 0
inicio de los trabajos. Municipalidad de Municipalidad de
Acta
Mixco y de la Mixco y de la
103. Supervisa ejecución de la obra. 1 0 0 0 Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Tramita Expediente de Anticipo Supervisor de la Supervisor de la
Estimaciones de
104. y Estimaciones de Pago. 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Mixco Mixco
Si la Compra es para
Contratación de Servicios
105. 0 0 20 0
Notifica del Nombramiento al
Secretario Adjunto
Supervisor. de Fideicomiso
FIDEMIXCO
Traslada copia de Notificación Notificación de
106. de Nombramiento al área 0 0 5 0 Nombramiento
solicitante. Nombramiento
107. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0 Nombramiento
Supervisor de la Supervisor de la
Solicita a la Empresa Municipalidad de Municipalidad de
108. Adjudicada que inicie con lo 0 0 10 0 Mixco Mixco
establecido en el Contrato.
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la Contraloría Supervisores de la Supervisores de la Solicitud
Municipalidad de Municipalidad de
109. General de Cuentas del Libro 0 0 10 0
Mixco y de la Mixco y de la
de Actas si corresponde según Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
el tipo de servicio contratado.
110. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
Emite Oficio de la entidad
contratista en la cual expresa
111. 0 0 15 0
su anuencia en cuanto al inicio Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
del Contrato.
Traslada Oficio a Supervisor de
112. 0 0 20 0
la Municipalidad de Mixco. Oficio
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
113. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Supervisan ejecución del Supervisores de la Supervisores de la
Municipalidad de Municipalidad de
114. Contrato. 1 0 0 0 Contrato
Mixco y de la Mixco y de la
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Tramita Estimaciones de Pago Supervisor de la Supervisor de la
Estimaciones de
115. y rinde Informes a la Autoridad 0 0 30 0 Municipalidad de Municipalidad de
Pago
Mixco Mixco
239
que lo nombro. Informes
240
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Elabora Oficio de Coordina la elaboración Traslada Expediente a Agenda en sesión del Aprueba el o los
Secretario Municipal,
Solicitud de Compra o de Perfil del Proyecto con Concejo Municipal para proyectos y la Modalidad
solicitando sea elevado a
Contratación y documentación de Consideración de Autoridad que este considere la de Compra para realizarla
Justificación. respaldo y anexos. Superior. aprobación del proyecto. por Fideicomiso.
Traslada Expediente A
Recibe
al Área Solicitante
Expediente. para revisión.
Traslada Expediente
revisado a Director Elabora Especificaciones
Técnico de Planificación Técnicas y documentos
para que continue relacionados.
proceso.
Integra a Expediente
Especificaciones Técnicas y
documentos relacionados
físicamente y en digital (CD).
241
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de
fondos públicos artículo 54)
Aprueban realizar el
Agenda en sesión del Comité
Técnico para dar a conocer o los proyectos por
los proyectos aprobados por
el Concejo Municipal.
medio de
Fideicomiso.
Remite
Recibe
Expediente a
Expediente.
Comité Técnico.
Recibe Constancia
de Publicación e
integra a
Expediente.
Reciben Ofertas
presentadas.
242
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Secretario Adjunto de
Comité Técnico Usuario Comprador Hijo Asesor Legal Empresa Adjudicada
Fideicomiso
Trasladan respuestas a
Usuario Comprador Hijo Recibe notificación, Recibe
Recibe
Operador de Bases para documentos y Notificación y
que se publique en Expediente. Expediente digital.
Guatecompras.
Expediente.
Remiten Expediente a
Notifica a Asesoría Jurídica para que
Secretario Adjunto de sea suscrito el Contrato Si fuere
Fideicomiso para emisión de aplicable. Si no fuere aplicable
Acta de Resolución y suscripción de contrato, traslada
Certificación de Punto Expediente a Comité Técnico y
Resolutivo. continua proceso en paso 75.
243
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de
fondos públicos artículo 54)
Secretario Adjunto de
Comité Técnico Usuario Comprador Hijo
Fideicomiso
Recibe Recibe
Dicta Resolución. Expediente. Expediente.
Publica en Guatecompras
Instruye a Secretario Adjunto de Fideicomiso
que Elabore Resolución y Certificación de Elabora Resolución Contrato y Aprobación de
Punto Resolutivo y gestione Nombramiento
de Supervisor del proyecto por parte de la Dictada y Certificación Contrato y Nota de Envió de
Contrato a la Contraloría
Autoridad Superior de la Municipalidad de
Mixco (si se tratase de obras). de Punto Resolutivo.
General de Cuentas.
Gestiona
Imprime Constancia
Nombramiento de
de Publicación y
Supervisor del adjunta a Expediente.
proyecto.
Reproduce copia de D
Contrato Aprobado y
Aprobación.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada
Expediente.
244
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Comité Técnico/
Comité Técnico Empresa Adjudicada Encargado de Almacén
Empresa Adjudicada
Se presentan en
Reciben el lugar y fecha
Recibe Expediente
Notificación. acordada para la
recepción.
Proceden a la
recepción de los
bienes, materiales
o suministros.
Están de
acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
bienes, se realicen los
materiales cambios o
trabajos extras
o
y otorga plazo
suministros
Reciben Factura e
integran Expediente
de Pago.
245
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisores de la
Secretario Adjunto de Supervisor de la Municipalidad de Mixco
Comité Técnico Empresa Adjudicada
Fideicomiso Municipalidad de Mixco y de la Empresa
Adjudicada
Coordinan la Solicitud de
Trasladan Expediente Notifica del Autorización para la
Traslada Expediente a Comité
Recibe Contraloría General de
Técnico para que apruebe la
a Director de DAFIM Nombramiento al Recibe Solicitud.
decisión o prescinda de la
para gestión de Pago. Nombramiento. Cuentas de la o las bitácoras
negociación. (Art 30
Supervisor. correspondientes del
proyecto.
Reglamento de Fideicomiso)
Traslada Oficio a
Reciben Ofertas Supervisor de la
Recibe Oficio.
Presentadas. Municipalidad de
Mixco
Si la Compra es para
Adjudica la Contratación de Servicios Tramita Expediente de Supervisa
contrataciòn Notifica del Anticipo y ejecución de la
Nombramiento al Estimaciones de Pago.
directa. Supervisor.
obra.
Traslada Oficio a
Intruye a Secretario adjunto Supervisor de la
para que gestione Contrato y Recibe Oficio.
efectuar pasos del 50 al 75 y Municipalidad de
notifique del Nombramiento al Mixco.
Supervisor.
Supervisan
ejecución del
Contrato.
246
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Compra Directa por Fideicomiso (Transparencia en el uso
de fondos públicos artículo 54)
Supervisor de la
Autoridad Superior Miembros Nombrados
Municipalidad de Mixco
Tramita Estimaciones de
Pago y rinde Informes a Recibe Informe Reciben
la Autoridad que lo
nombro.
Pormenorizado. Nombramiento.
Procede a realizar la
liquidación del contrato según
lo establecido en el capítulo 7
Recepción y Liquidación y
capítulo 8 Pagos del RAF
FIDEMIXCO.
Fin
247
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso tiene por objeto especificar los pasos a seguir en el concurso de cotización por fideicomiso (transparencia en
el uso de fondos públicos artículo 54).
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
d. Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
b. Normativa uso del Sistema Guatecompras.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración Municipal.
Comité Técnico de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
Son los expedientes que ingresan a junta de cotización y poder participar para adjudicación.
Es un arreglo por el cual un tercero desinteresado, llamado el tenedor de las Plicas, retiene documentos legales y
también los fondos a favor de un comprador y un vendedor los distribuye de acuerdo con las instrucciones del comprador
y del vendedor.
b. Guatecompras:
Es el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.
c. LCE:
Es la Ley de Contrataciones del Estado.
d. RLCE:
Es el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
e. RAF FIDEMIXCO:
Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
248
f. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
249
Traslada Expediente a Superior
Secretario Municipal,
16. solicitando sea elevado a 0 0 5 0
Consideración de Autoridad
Superior.
17. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Agenda en sesión del Concejo
Municipal para que este Secretario Municipal Secretaría Municipal
18. 0 0 10 0
considere la aprobación del
proyecto.
Concejo Municipal conoce el o
19. los proyectos presentados y 1 0 0 0
su documentación de respaldo.
Aprueba el o los proyectos y la
20. Modalidad de Compra para 0 5 0 0
Autoridad Superior Concejo Municipal
realizarla por Fideicomiso.
Instruye a Secretario Municipal
para que emita Resolución y
21. 0 5 0 0
certifique el o los puntos
resolutivos.
Emite Resolución y
22. Certificación de Puntos 0 3 0 0 Resolución
Resolutivos. Certificación de
Secretario Municipal Secretaría Municipal
Traslada Expediente a Puntos
23. Resolutivos
Presidente de Comité Técnico 0 0 5 0
de Fideicomiso FIDEMIXCO.
24. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Agenda en sesión del Comité
Presidente de
Técnico para dar a conocer Comité Técnico
25. 0 0 10 0
los proyectos aprobados por el
Concejo Municipal.
Entran a conocer los proyectos
26. aprobados por el Concejo 1 0 0 0
Municipal.
Aprueban realizar el o los
27. proyectos por medio de 0 5 0 0
Fideicomiso.
Comité Técnico
Instruye a Secretario Adjunto FIDEMIXCO
de Fideicomiso para que emita
Resolución, certifique el o los
28. 0 5 0 0
puntos resolutivos y notifique a Resolución
Certificación de
los Miembros de la Junta de
Puntos
Cotización. Resolutivos
Emite Resolución, Certificación Notificación
de Puntos Resolutivos y
29. 0 3 0 0
Notificación y adjunta a Secretario Adjunto
Expediente. de Fideicomiso
Notifica a Usuario Comprador
30. 0 0 20 0
Hijo Operador de Bases para
250
que publique en Fase de
Proyecto de Bases en
Secretario Adjunto
Guatecompras y le remite de Fideicomiso
Expediente digital (bases
digitales).
Recibe documentos y
31. Expediente digital (bases 0 0 5 0
digitales).
Expediente
Ingresa con su usuario al
32. 0 0 5 0 Físico y Digital
Sistema Guatecompras.
Crea bases y publica proyecto
33. 0 1 0 0 Usuario Comprador
de bases.
Hijo Operador de
Imprime Constancia de Bases
34. Publicación del Sistema 0 0 5 0
Guatecompras.
Traslada Constancia de
Publicación del Sistema Constancia de
35. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité Publicación
Técnico de Fideicomiso.
Recibe Constancia de
36. Publicación e integra a 0 0 5 0 Comité Técnico
Expediente.
Revisa en Guatecompras
durante el plazo para
37. 5 0 0 0
presentación de
observaciones. FIDEMIXCO
Usuario Comprador
Notifica a Comité Técnico para
38. 0 0 20 0 Hijo Operador de
que coordine respuesta. Bases
De no haber observaciones
notifica a Comité Técnico para
39. 0 0 5 0
que continúe proceso con paso
47.
40. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Conoce observaciones y
41. 1 0 0 0
coordina respuestas.
Comité Técnico
Trasladan respuestas a Usuario
Notificación
Comprador Hijo Operador de
42. 0 1 0 0
Bases para que se publique en
Guatecompras.
Publica documentación de
43. 0 1 0 0
respuestas.
Imprime Constancias de
44. Publicación de respuestas del 0 0 5 0 Usuario Comprador
Sistema Guatecompras. Hijo Operador de
Traslada Constancia de Bases
Publicación del Sistema Constancia de
45. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité Publicación
Técnico de Fideicomiso.
Recibe Constancia de
46. Publicación e integra a 0 0 5 0 Comité Técnico
Expediente.
251
Autoriza el inicio del
47. 0 0 20 0
procedimiento.
Aprueba todos los documentos
48. 0 0 20 0
relacionados al proyecto.
Solicita Usuario Comprador Comité Técnico
Hijo Operador de Bases
49. preparar y adjuntar 0 0 10 0
documentos digitales en el
Sistema Guatecompras.
Recibe Solicitud y expediente
50. digital CD (bases definitivas y 0 0 5 0 Solicitud
documentos digitales).
Ingresa al NOG determinado
51. 0 0 5 0
en el Sistema Guatecompras.
Adjunta bases definitivas y
52. Usuario Comprador
documentos digitales en el 0 1 0 0
Hijo Operador de
Sistema Guatecompras. Bases
Indica a Usuario Comprador
Hijo Autorizante que se
adjuntaron documentos y que
53. 0 0 5 0
las bases en el Sistema de
Guatemompras se encuentran
en fase de bases preparadas. FIDEMIXCO
Ingresa al NOG determinado
54. 0 0 5 0
en el Sistema Guatecompras.
Revisa en el sistema que
55. documentos publicados 0 0 30 0
correspondan.
Publica concurso público para
56. 0 1 0 0
presentación de ofertas. Usuario Comprador
Imprime Constancia de Hijo Autorizante de
57. Publicación de Concurso en el 0 0 5 0 Bases
Sistema Guatecompras.
Traslada Constancia de
Publicación de Concurso a Constancia de
58. Secretario Adjunto de 0 0 5 0 Publicación de
Fideicomiso para integrar a Concurso
Expediente.
Recibe Constancia de
59. Publicación de Concurso e 0 0 5 0
integra a Expediente.
Secretario Adjunto
Notifica a Miembros de Junta
de Fideicomiso
60. de Cotización para la recepción 0 0 20 0
de ofertas.
61. Remite Expediente. 0 0 5 0
Notificación
62. Reciben y analizan Expediente. 0 4 0 0
Se reunén en el lugar, fecha y
63. hora indicada para la recepción 0 0 30 0
Miembros
de oferta. Junta de Cotización
Nombrados
De existir ausencia de ofertas Acta
64. la Junta suscribirá el Acta 0 3 0 0 correspondient
e
252
Correspondiente y lo hará del
conocimiento del Comité
Técnico de Fideicomiso para
prorrogar el plazo. Art. 28 RAF
FIDEMIXCO
Transcurrido el plazo de 30
65. minutos proceden a la 0 0 30 0
Apertura de Plicas. Art 24 LCE.
Elabora Acta de Recepción de Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas
66. 0 3 0 0 Miembros Ofertas y
indicando todo lo actuado. Junta de Cotización Apertura de
Nombrados
(Art. 19 RAF FIDEMIXCO) Plicas
67. Elabora Lista de Oferentes. 0 1 0 0
Lista de
Adiciona documentos al Oferentes
68. 0 0 30 0
Expediente.
Remite Acta de Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas a Acta de
Recepción de
Usuario Comprador Hijo
69. 0 0 20 0 Ofertas y
Autorizante de Bases para Apertura de
publicarla en el Sistema Plicas
Guatecompras.
Recibe Acta de Recepción de
70. Ofertas y Apertura de Plicas y 0 0 5 0 Acta de
Listado de Oferentes. Recepción de
Ofertas y
Publica en el Sistema de Apertura de
Guatecompras el Acta de Plicas
71. Recepción de Ofertas y 0 1 0 0 Listado de
Apertura de Plicas y Listado de Usuario Comprador Oferentes
Oferentes. Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Imprime Constancias de 0 0 15 0 Bases Constancias de
72.
Publicaciones efectuadas. Publicaciones
Traslada Acta de Recepción de Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas,
Ofertas y
73. Listado de Oferentes y 0 0 10 0 Apertura de
Constancia de Publicación a Plicas
Junta de Cotización. Listado de
Oferentes
Recibe documentos e integra a
74. 0 0 2 0 Constancia de
Expediente. Publicación
Durante el plazo establecido, la
Junta procederá a solicitar las
75. aclaraciones, muestras y 15 0 0 0
efectuar la Calificación de las
ofertas.
76. Adjudica Oferente. 1 0 0 0 Miembros Junta de
Nombrados Cotización
Faccionan Acta de Calificación Acta de
y si Procede Adjudicación en el Calificación y si
77. plazo establecido en las Bases 0 0 30 0 Procede
de Cotización e integra a Adjudicación
Expediente.
Notifica al Usuario Comprador
Notificación de
78. Hijo (Autorizante) para que 0 0 30 0
Publicación
publique en el Portal de
253
GUATECOMPRAS el Acta de
Calificación y si Procede
Adjudicación. Miembros Junta de
Traslada Expediente completo Nombrados Cotización Expediente
79. a Usuario Comprador Hijo 0 0 5 0 completo
Autorizante de Bases.
Recibe Notificación y Notificación
80. 0 0 5 0
Expediente completo.
Publica el Acta de Calificación y Acta de
Calificación y si
81. si Procede Adjudicación en el 0 0 15 0
Procede
portal de Guatecompras. Adjudicación
Imprime Constancia de
82. 0 0 5 0
Publicación. Constancia de
Remite Constancia de Publicación
83. Publicación a la Junta de 0 0 5 0
Cotización. Usuario Comprador
Revisa dentro del plazo de 5 Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Bases
días calendario después de la
publicación del Acta de
84. 5 0 0 0
Calificación y si procede
Adjudicación en Guatecompras
si existen inconformidades.
Notifica a la Junta de Notificación
Cotización para que respondan
85. a las inconformidades en 0 0 20 0
Guatecompras (Art. 29 RIF
FIDEMIXCO).
86. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Responde las inconformidades Oficio de
Respuestas de
presentadas, las que deberán
las
87. ser publicadas en el plazo 1 0 0 0 Inconformidad
Miembros
establecido del RAF Nombrados
Junta de Cotización Documentos
FIDEMIXCO Art. 29. de
Respuestas
Traslada Oficio de Respuestas Constancia de
88. de las Inconformidades y 0 0 5 0 Publicación de
Documentos de Respuestas. Respuestas
Recibe Oficio de Respuestas y
89. 0 0 5 0
Documentos de Respuestas.
Publica respuestas de las
90. inconformidades en 1 0 0 0
Guatecompras.
Imprime Constancia de Usuario Comprador
91. 0 0 5 0 Hijo Autorizante de FIDEMIXCO
Publicación de Respuestas. Bases
Traslada Documentos de Documentos de
Respuestas
92. Respuesta y Constancia de 0 0 5 0
Documentos de
Publicación de Respuestas. Respuestas
Recibe Documentos de
Respuesta y Constancia de Miembros
93. 0 0 5 0 Nombrados
Junta de Cotización
Publicación de Respuestas y
adjuntan a Expediente.
254
Transcurrido el plazo legal
para presentación de
inconformidades y habiendo
94. 0 1 0 0 Miembros
sido respondida, elabora
Nombrados Junta de Cotización Informe
Informe y adjunta a
Expediente.
Traslada Expediente a
95. 0 0 5 0
Presidente de Comité Técnico.
96. Recibe y analiza Expediente. 0 0 5 0
Somete Expediente a Presidente de
97. Consideración de Comité 0 0 5 0 Comité Técnico
Técnico.
Comité Técnico
98. 0 5 0 0
Aprueba/Imprueba lo actuado.
Si aprueba lo actuado continua
99. 0 0 5 0 FIDEMIXCO
paso 106.
Si Imprueba lo actuado Comité Técnico
traslada Expediente a la Junta
de Cotización para su revisión
100. 0 0 5 0
con las observaciones
formuladas. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO)
101. Recibe Expediente. 0 0 5 0
102. Revisa la Evaluación. 0 5 0 0
La Junta de Cotización con
base a las observaciones
formuladas por el Comité
103. Técnico, podrá confirmar, 0 1 0 0
revocar o modificar su decisión
original en forma razonada.
(Art. 30 RAF FIDEMIXCO).
Adjudica conforme a lo Miembros
Junta de Cotización
Nombrados
establecido en las Bases
104. 0 0 30 0
Generales y RAF FIDEMIXCO
que correspondan.
Suscriben Acta y coordinan su Acta
105. 0 3 0 0
publicación en Guatecompras.
Traslada Expediente Comité
Técnico para que dicte la
106. resolución que en derecho 0 0 5 0
corresponda. (Art. 30 RAF
FIDEMIXCO).
107. Recibe y analiza Expediente. 0 0 5 0
108. Dicta la resolución. 0 1 0 0
Traslada Expediente a
Secretario Adjunto de Comité Técnico
109. Fideicomiso para que elabore 0 0 5 0 FIDEMIXCO
Acta y Certifique Punto
Resolutivo.
110. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Secretario Adjunto
111. Elabora Acta y Certifica Punto 0 3 0 0 de Fideicomiso Acta
255
Resolutivo y adjunta a
Secretario Adjunto Certificación de
Expediente.
de Fideicomiso Punto Resolutivo
112. Traslada Expediente. 0 0 5 0
113. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Publica Certificación de Punto
Resolutivo y Notifica
electrónicamente el resultado
114. 0 0 20 0 Usuario Comprador
del Evento en el portal de Hijo Autorizante de
Guatecompras. (Art 15 y 30 Bases FIDEMIXCO
RAF FIDEMIXCO).
Traslada Expediente a
115. Secretario Adjunto de 0 0 5 0
Fideicomiso.
116. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Notifica a Asesoría Jurídica Secretario Adjunto
117. para que sea suscrito el 0 0 20 0 de Fideicomiso
Contrato correspondiente. Notificación
118. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Suscribe el Contrato dentro
del plazo de 5 días hábiles
contados a partir de la
Contrato
119. aprobación de la adjudicación 5 0 0 0
definitiva por el Comité
Técnico de Fideicomiso. (ART. Asesor Legal Asesoría Jurídica
33 RAF FIDEMIXCO)
Solicita Fianza de
Cumplimiento de Contrato a
120. Empresa Adjudicada en el 0 0 10 0
Evento. (ART. 50 RAF
FIDEMIXCO)
Cumple con Fianza requerida
121. por el cumplimiento de 1 0 0 0
Contrato.
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Traslada Fianza de
Fianza de
122. Cumplimiento de Contrato a 0 0 5 0
Cumplimiento de
Asesor Legal. Contrato
Recibe Fianza de Cumplimiento
123. de Contrato por parte de 0 0 5 0
Empresa Adjudicada.
Traslada Expediente con Asesor Legal Asesoría Jurídica
Contrato y Fianza a Secretario
124. 0 0 5 0
Adjunto de Fideicomiso para
su aprobación.
125. Recibe Expediente. 0 0 5 0
256
Instruye a Secretario Adjunto
de Fideicomiso que gestione
Nombramiento de Supervisor
129. 0 0 30 0 Comité Técnico
del proyecto por parte de la
Autoridad Superior de la
Municipalidad de Mixco.
130. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Gestiona Nombramiento de Nombramiento
131. 1 0 0 0
Supervisor del proyecto.
Elabora Resolución y Resolución
Certificación de
132. Certificación de Punto 0 3 0 0
Punto
Resolutivo. Resolutivo
Notifica la Aprobación del
133. Contrato a la Empresa 0 0 20 0
Secretario Adjunto
Adjudicada. de Fideicomiso
Reproduce copia de Contrato
134. 0 0 5 0
Aprobado y Aprobación.
Notificación de
Envía copia del Contrato Aprobación de
135. Aprobado a Contraloría 0 0 20 0 Contrato
General de Cuentas. Contrato
Adiciona Contrato a
136. 0 0 5 0
Expediente.
137. Traslada Expediente. 0 0 5 0 FIDEMIXCO
138. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Publica en Guatecompras
Contrato y Aprobación de
139. Contrato y nota de envió de 0 0 20 0
Contrato a la Contraloría Usuario Comprador
General de Cuentas. Hijo Autorizante de
Bases
Imprime Constancia de
140. Publicación y adjunta a 0 0 5 0
Expediente. Constancia de
Traslada Expediente a Comité Publicación
141. 0 0 5 0
Técnico de Fideicomiso.
142. Recibe Expediente 0 0 5 0
Traslada Expediente a Comité Técnico
143. Secretario Adjunto de 0 0 5 0
Fideicomiso para Notificación.
144. Recibe Expediente. 0 0 5 0
257
Tratándose de compra de
bienes solicita a Comité Jefe / Gerente o
Director Solicitante/
Técnico la gestión de Área Solicitante
148. 0 0 10 0 Supervisor de la
Nombramiento de Supervisor y Municipalidad de
de la Comisión Receptora y Mixco
Liquidadora.
149. Recibe la Solicitud. 0 0 5 0 Solicitud
Gestiona el Nombramiento de
Comisión Receptora y
Nombramiento
Liquidadora y remite a Comité Técnico FIDEMIXCO
150. 0 0 20 0 s
Secretario Adjunto de
Fideicomiso para su
notificación.
Si la Cotización es por bienes o
materiales Notifica de los
Secretario Adjunto
151. Nombramientos al Supervisor y 0 0 20 0 FIDEMIXCO
de Fideicomiso
a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
152. Reciben Nombramientos. 0 0 5 0
Los Funcionarios nombrados
se presentan en el lugar y Supervisor de la Supervisores de la
153. 0 0 20 0 Municipalidad de Municipalidad de
fecha acordada para la Mixco/Comisión Mixco/ Comisión
recepción. Receptora y Receptora y
Proceden a la recepción de los Liquidadora Liquidadora
154. bienes, materiales o 0 0 30 0
suministros.
Faccionan Acta para
155. constancia de recepción 0 0 30 0
satisfactoria.
Si están de acuerdo, reciben
156. bienes, materiales o 0 4 0 0
suministros.
Si no están conformes, Miembros Comisión Receptora Faccionamiento
solicitan que se realicen los Nombrados y Liquidadora de Acta
157. 0 0 10 0
cambios o trabajos extras y
otorga plazo.
Si están de acuerdo indican al
Encargado de Almacén que
158. 0 0 5 0
puede proceder a la recepción
de bienes, materiales.
Recibe los bienes, materiales
Encargado de Dirección
159. o suministros con el formulario 0 4 0 0
Almacén Administrativa
respectivo.
Comisión Receptora y Miembros Comisión Receptora
Liquidadora integra el Nombrados/ y Liquidadora/ Notificación de
160. Expediente de solicitud de 0 0 20 0 Supervisor de la Supervisor de la Nombramiento
pago conjuntamente con el Municipalidad de Municipalidad de Nombramiento
Mixco Mixco
Supervisor.
Si la Cotización es para
Contratación de Obras Notifica Secretario Adjunto
161. 0 0 20 0 FIDEMIXCO
del Nombramiento al de Fideicomiso
Supervisor.
258
162. Recibe Nombramiento. 0 0 5 0
Supervisor de la Supervisores
Solicita a la Empresa Municipalidad de de la Municipalidad
163. Adjudicada que inicie con lo 0 0 10 0 Mixco de Mixco
establecido en el Contrato.
Coordinan la Solicitud de
Autorización para la
Contraloría General de Cuentas
de la o las bitácoras
correspondientes del proyecto. Supervisores de la Supervisores de la
164. (Oficio de la empresa y del 0 0 20 0
Municipalidad de Municipalidad de
Supervisor del proyecto, Mixco y de la Mixco y de la
Solicitud
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
adjunta constancia de
Colegiado activo, copia de
contrato y aprobación de
Contrato. Si se tratasen de
obras).
165. Recibe Solicitud. 0 0 5 0
259
Emite Oficio de la entidad
contratista en la cual expresa
178. 0 0 15 0
su anuencia en cuanto al inicio
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
del Contrato.
Traslada Oficio a Supervisor de
179. 0 0 20 0 Oficio
la Municipalidad de Mixco.
Recibe Oficio. Supervisor de la Supervisor de la
180. 0 0 5 0 Municipalidad de Municipalidad de
Mixco Mixco
Supervisa ejecución del Supervisores de la Supervisores de la
Municipalidad de Municipalidad de
181. Contrato. 1 0 0 0 Contrato
Mixco y de la Mixco y de la
Empresa Adjudicada Empresa Adjudicada
Tramita Estimaciones de Pago Estimaciones de
182. y rinde Informes a la Autoridad 0 0 30 0 Pago
que lo nombro. Informes
Supervisor de la Supervisor de la
Al concluir para la recepción y Municipalidad de Municipalidad de
liquidación de la obra rinde Mixco Mixco Informe
183. 0 1 0 0
Informe Pormenorizado a la Pormenorizado
Municipalidad de Mixco.
184. Recibe Informe
0 0 5 0
Pormenorizado.
Notifica a Funcionarios de la Autoridad Superior Concejo Municipal
185. Comisión Receptora y 0 0 20 0 Nombramiento
Liquidadora.
186. Reciben Nombramiento. 0 0 5 0
Elaboran Informe
187. Pormenorizado y Acta de 0 3 0 0
Finalización.
Miembros Comisión Receptora Informe
Procede a realizar la Nombrados y Liquidadora Pormenorizado
liquidación del contrato según Acta de
188. lo establecido en el capítulo 7 1 0 0 0 Finalización
Recepción y Liquidación y
capítulo 8 Pagos del RAF
FIDEMIXCO.
260
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe
Inicio documentos.
Concejo Municipal conoce
Recibe y revisa
Recibe el o los proyectos
Expediente físico presentados ysu
Expediente. documentación de
Elabora Oficio de Coordina la elaboración
y digital.
respaldo
Solicitud de Compra o de Perfil del Proyecto con
Contratación y documentación de
Justificación. respaldo y anexos.
Traslada Expediente a
Presidente de Comité
Técnico de Fideicomiso
FIDEMIXCO.
Traslada Expediente
Recibe
al Área Solicitante
Expediente. para revisión.
Traslada Expediente
Elabora Bases
revisado a Director
Técnico de Planificación
Generales y
para que continue documentos
proceso. relacionados.
Integra a Expediente
Bases Generales y
documentos relacionados
fisicamente y en digital
(CD).
261
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54)
Aprueban realizar el
Agenda en sesión del Comité Notifica a Usuario Comprador Hijo Ingresa con su
Técnico para dar a conocer o los proyectos por Operador de Bases para que
publique en Fase de Proyecto de usuario al Sistema
los proyectos aprobados por medio de Bases en Guatecompras y le remite
el Concejo Municipal. Expediente digital (bases digitales). Guatecompras.
Fideicomiso.
Imprime Constancia
de Publicación del
Sistema
Guatecompras.
Revisa en Guatecompras
durante el plazo para
presentación de
observaciones.
Notifica a Comité
Recibe Técnico para que
Notificación. coordine
respuesta.
Conoce De no haber
observaciones y observaciones notifica a
Comité Técnico para que
coordina continue proceso con
respuestas. paso 47.
262
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Imprime Constancias Aprueba todos los Publica concurso De existir ausencia de ofertas la
263
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54)
Recibe
documentos e
C
integra a
Expediente.
Recibe
Notificación y Adjudica
Expediente Oferente.
completo.
264
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Somete
Imprime Constancia Expediente a
Recibe
de Publicación de Consideración de
respuestas. Respuestas. Aprueba
Comité Técnico.
NO SI
Recibe Documentos de
Traslada Documentos de
Respuesta y Constancia Traslada
Respuesta y Constancia
de Publicación de Expediente a la Si aprueba lo
de Publicación de Junta de actuado continua
Respuestas y adjuntan a
Respuestas. Cotización para su paso 106.
Expediente. revisión
Traslada Expediente
a Presidente de
Comité Técnico.
Recibe
Expediente.
Revisa la
Evaluación.
265
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
F
Recibe
Expediente.
Notifica a Asesoría
Jurídica para que sea
suscrito el Contrato
correspondiente.
266
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Recibe Fianza de
Cumplimiento de Contrato Recibe Recibe
F por parte de Empresa Expediente. Expediente.
Adjudicada.
Gestiona
Nombramiento de G
Supervisor del
proyecto.
Elabora Resolución
y Certificación de
Punto Resolutivo.
Notifica la Aprobación
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada
Expediente.
267
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54)
Supervisor de la
Municipalidad de
Secretario Adjunto de Jefe / Gerente o
Comité Técnico Mixco/Comisión
Fideicomiso Director Solicitante
Receptora y
Liquidardora
Tratándose de compra de
bienes solicita a Comité Proceden a la
Recibe la Técnico la gestión de
recepción de los
Solicitud. Nombramiento de Supervisor
y de la Comisión Receptora y bienes, materiales
Liquidadora.
o suministros.
Gestiona el Nombramiento de
Si la Cotización es por bienes
Comisión Receptora y
o materiales Notifica de los H
Liquidadora y remite a
Nombramientos al Supervisor
Secretario Adjunto de
y a la Comisión Receptora y
Fideicomiso para su
Liquidadora.
notificación.
268
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisores de la
Miembros Nombrados/
Secretario Adjunto de Supervisor de la Municipalidad de Mixco
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Supervisor de la
Fideicomiso Municipalidad de Mixco y de la Empresa
Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Están de
acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
bienes, se realicen los
materiales cambios o
trabajos extras
o
y otorga plazo
suministros
Coordinan la Solicitud de
Solicita a la Empresa Autorización para la
Adjudicada que inicie Contraloría General de
con lo establecido en Cuentas de la o las bitácoras
correspondientes del
el Contrato. proyecto.
269
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisores de la Supervisores de la
Supervisor de la Municipalidad de Mixco Secretario Adjunto de Municipalidad de Mixco
Empresa Adjudicada
Municipalidad de Mixco y de la Empresa Fideicomiso y de la Empresa
Adjudicada Adjudicada
Traslada Oficio a
Tramita Expediente de
Supervisor de la
Anticipo y
Municipalidad de Estimaciones de Pago.
Mixco.
Recibe
Nombramiento.
Coordinan la Solicitud de
Solicita a la Empresa Autorización para la
Adjudicada que inicie con Contraloría General de
lo establecido en el Cuentas del Libro de Actas si
Contrato. corresponde según el tipo de
servicio contratado.
Recibe Solicitud.
Traslada Oficio a
Supervisa
Supervisor de la
Recibe Oficio. ejecución del
Municipalidad de
Contrato.
Mixco.
Tramita Estimaciones de
Pago y rinde Informes a
la Autoridad que lo
nombro.
270
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Cotización por Fideicomiso (Transparencia en el
uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisor de la
Autoridad Superior Miembros Nombrados
Municipalidad de Mixco
Al concluir para la
recepción y liquidación de Recibe Informe
la obra rinde Informe
Reciben
Pormenorizado a la Pormenorizado. Nombramiento.
Municipalidad de Mixco.
Procede a realizar la
liquidación del contrato según
lo establecido en el capítulo 7
Recepción y Liquidación y
capítulo 8 Pagos del RAF
FIDEMIXCO.
Fin
271
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este proceso que tiene por objeto especificar los pasos a seguir en el concurso de licitación por fideicomiso (transparencia
en el uso de fondos públicos artículo 54).
Fundamento Jurídico:
a. Código Municipal.
b. Ley de Contrataciones del Estado.
c. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
d. Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
Normas:
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
b. Normativa uso del Sistema Guatecompras.
Usuarios:
Empleados de la Administración Municipal.
Funcionarios de la Administración.
Comité Técnico de Fideicomiso FIDEMIXCO.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
a. Plicas:
Son los expedientes que ingresan a junta de cotización y poder participar para adjudicación.
Es un arreglo por el cual un tercero desinteresado, llamado el tenedor de las Plicas retiene documentos legales y
también los fondos a favor de un comprador y un vendedor los distribuye de acuerdo con las instrucciones del
comprador y del vendedor.
b. Guatecompras:
Es el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala.
c. LCE:
Es la Ley de Contrataciones del Estado.
d. RLCE:
Es el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
e. RAF FIDEMIXCO:
Reglamento de Administración del Fideicomiso FIDEMIXCO.
272
f. Normas Generales de Control Interno Gubernamental:
Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los
procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y
administrativas del sector público.
273
solicitando sea elevado a Superior
Consideración de Autoridad
Superior.
17. Recibe Expediente. 0 0 5 0
274
Expediente digital (bases Secretario Adjunto
digitales). de Fideicomiso
Recibe documentos y
Expediente
31. Expediente digital (bases 0 0 5 0
Físico y Digital
digitales).
Ingresa con su usuario al
32. 0 0 5 0
Sistema Guatecompras.
Crea bases y publica proyecto
33. 0 1 0 0 Usuario Comprador
de bases.
Hijo Operador de
Imprime Constancia de Bases
34. Publicación del Sistema 0 0 5 0
Guatecompras.
Traslada Constancia de Constancia de
Publicación del Sistema Publicación
35. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité
Técnico de Fideicomiso.
Recibe Constancia de
36. Publicación e integra a 0 0 5 0 Comité Técnico
Expediente.
Revisa en Guatecompras
durante el plazo para
37. 5 0 0 0
presentación de
observaciones.
Usuario Comprador
Notifica a Comité Técnico para
38. 0 0 20 0 Hijo Operador de
que coordine respuesta. Bases Notificación
De no haber observaciones FIDEMIXCO
notifica a Comité Técnico para
39. 0 0 5 0
que continue proceso con paso
47.
40. Recibe Notificación. 0 0 5 0
Comité Técnico
Conoce observaciones y
41. 1 0 0 0
coordina respuestas.
Trasladan respuestas y
Documentos de Respuestas a
Documentos de
42. Usuario Comprador Hijo 0 1 0 0
Respuestas
Operador de Bases para que
se publique en Guatecompras.
Publica Documentación de
43. 0 1 0 0 Usuario Comprador
Respuestas.
Hijo Operador de
Imprime Constancias de Bases
44. Publicación de respuestas del 0 0 5 0
Sistema Guatecompras.
Traslada Constancia de
Publicación del Sistema
45. 0 0 5 0
Guatecompras a Comité Constancia de
Técnico de Fideicomiso. Publicación
Recibe Constancia de
46. Publicación e integra a 0 0 5 0
Expediente. Comité Técnico
Autoriza el inicio del
47. 0 0 20 0
procedimiento.
275
Aprueba todos los documentos
48. 0 0 20 0
relacionados al proyecto.
Coordina la Publicación del
evento en el Sistema
49. Guatecompras y en un diario 0 0 20 0
de mayor circulación. (Art. 17
Comité Técnico
RAF FIDEMIXCO)
Solicita Usuario Comprador
Hijo Operador de Bases
50. preparar y adjuntar 0 0 10 0
documentos digitales en el
Sistema Guatecompras.
Recibe Solicitud y expediente
51. digital CD (bases definitivas y 0 0 5 0 Solicitud
documentos digitales).
Ingresa al NOG determinado
52. 0 0 5 0
en el Sistema Guatecompras.
Adjunta bases definitivas y
53. Usuario Comprador
documentos digitales en el 0 1 0 0
Hijo Operador de
Sistema Guatecompras. Bases
Indica a Usuario Comprador
Hijo Autorizante que se
adjuntaron documentos y que
54. 0 0 5 0
las bases en el Sistema de FIDEMIXCO
Guatemompras se encuentran
en fase de bases preparadas.
Ingresa al NOG determinado
55. 0 0 5 0
en el Sistema Guatecompras.
Revisa en el sistema que
56. documentos publicados 0 0 30 0
correspondan.
Publica concurso público para
57. 0 1 0 0
presentación de ofertas. Usuario Comprador
Imprime Constancia de Hijo Autorizante de
58. Publicación de Concurso en el 0 0 5 0 Bases
Sistema Guatecompras.
Traslada Constancia de
Publicación de Concurso a Constancia de
59. Secretario Adjunto de 0 0 5 0 Publicación de
Fideicomiso para integrar a Concurso
Expediente.
Recibe Constancia de
60. Publicación de Concurso e 0 0 5 0
integra a Expediente.
Secretario Adjunto
Notifica a Miembros de Junta de Fideicomiso
61. de Licitación para la recepción 0 0 20 0
de ofertas.
62. Remite Expediente. 0 0 5 0
63. Reciben y analizan Expediente. 0 4 0 0
Se reunén en el lugar, fecha y Miembros
Junta de Licitación
64. hora indicada para la recepción 0 0 30 0 Nombrados
de oferta.
276
Transcurrido el plazo de 30
65. minutos proceden a la 0 0 30 0
Apertura de Plicas. Art 24 LCE.
De existir ausencia de ofertas
la Junta suscribirá el Acta
Correspondiente y lo hará del Acta
66. conocimiento del Comité 0 3 0 0 correspondient
Técnico de Fideicomiso para e
prorrogar el plazo. Art. 28 RAF
FIDEMIXCO
Elabora Acta de Recepción de Acta de
Recepción de
Ofertas y Apertura de Plicas Miembros
67. 0 3 0 0
Nombrados
Junta de Licitación Ofertas y
indicando todo lo actuado. Apertura de
(Art. 19 RAF FIDEMIXCO) Plicas
277
Notifica al Usuario Comprador
Hijo (Autorizante) para que
publique en el Portal de Notificación de
79. 0 0 30 0
GUATECOMPRAS el Acta de Publicación
Miembros Junta de
Calificación y si Procede Nombrados Licitación
Adjudicación.
Traslada Expediente completo Expediente
80. a Usuario Comprador Hijo 0 0 5 0 completo
Autorizante de Bases.
Recibe Notificación y Notificación
81. 0 0 5 0
Expediente completo.
Publica el Acta de Calificación y Acta de
Calificación y si
82. si Procede Adjudicación en el 0 0 15 0
Procede
portal de Guatecompras. Adjudicación
Imprime Constancia de
83. 0 0 5 0
Publicación.
Remite Constancia de
84. Publicación a la Junta de 0 0 5 0
Licitación. Usuario Comprador Constancia de
Revisa dentro del plazo de 5 Hijo Autorizante de FIDEMIXCO Publicación
Bases
días calendario después de la
publicación del Acta de
85. 5 0 0 0
Calificación y si procede
Adjudicación en Guatecompras
si existen inconformidades.
Notifica a la Junta de Licitación
para que respondan a las
86. inconformidades en 0 0 20 0
Guatecompras. (Art. 29 RIF Notificación
FIDEMIXCO)
87. Recibe Notificación. 0 0 5 0
278
Recibe Documentos de Documentos de
Respuestas
Respuesta y Constancia de
Constancia de
94. Publicación de Respuestas y 0 0 5 0
Publicación de
adjuntan a Expediente. Respuestas
279
Traslada Expediente a
Secretario Adjunto de
110. Fideicomiso para que elabore 0 0 5 0 Comité Técnico
Acta y Certifique Punto
Resolutivo.
111. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Elabora Acta y Certifica Punto Secretario Adjunto
112. Resolutivo y adjunta a 0 3 0 0 de Fideicomiso
Expediente.
113. Traslada Expediente. 0 0 5 0
Acta
114. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Certificación de
Publica Certificación de Punto Punto Resolutivo
FIDEMIXCO
Resolutivo y Notifica
electrónicamente el resultado
115. 0 0 20 0 Usuario Comprador
del Evento en el portal de Hijo Autorizante de
Guatecompras. (Art 15 y 30 Bases
RAF FIDEMIXCO).
Traslada Expediente a
116. Secretario Adjunto de 0 0 5 0
Fideicomiso.
117. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Secretario Adjunto
Notifica a Asesoría Jurídica de Fideicomiso
118. para que sea suscrito el 0 0 20 0
Contrato correspondiente.
119. Recibe Expediente. 0 0 5 0
280
126. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Somete a consideración del
Secretario Adjunto
Comité Técnico para que de Fideicomiso
127. 1 0 0 0
proceda a la aprobación del
Contrato.
Aprueba el Contrato. Aprobación de
128. 0 0 15 0
Contrato
129. Dicta Resolución. 0 4 0 0
Instruye a Secretario Adjunto
de Fideicomiso que gestione Comité Técnico
Nombramiento de Supervisor Resolución
130. 0 0 30 0
del proyecto por parte de la
Autoridad Superior de la
Municipalidad de Mixco.
131. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Gestiona Nombramiento de Nombramiento
132. 1 0 0 0
Supervisor del proyecto.
Elabora Resolución y Resolución
133. Certificación de Punto 0 3 0 0 Certificación de
Resolutivo. Punto Resolutivo
Notifica la Aprobación del
134. Contrato a la Empresa 0 0 20 0
Secretario Adjunto
Adjudicada. de Fideicomiso FIDEMIXCO
Reproduce copia de Contrato
135. 0 0 5 0
Aprobado y Aprobación.
Envía copia del Contrato Notificación de
136. Aprobado a Contraloría 0 0 20 0 Aprobación de
Contrato
General de Cuentas. Contrato
Adiciona Contrato a Nota de Envío
137. 0 0 5 0
Expediente. de Contrato a la
Contraloría
138. Traslada Expediente. 0 0 5 0
General de
139. Recibe Expediente. 0 0 5 0 Cuentas
Publica en Guatecompras
Contrato y Aprobación de
140. Contrato y Nota de Envió de 0 0 20 0
Contrato a la Contraloría Usuario Comprador
General de Cuentas. Hijo Autorizante de
Bases
Imprime Constancia de
Constancia de
141. Publicación y adjunta a 0 0 5 0
Publicación
Expediente.
Traslada Expediente a Comité
142. 0 0 5 0
Técnico de Fideicomiso.
143. Recibe Expediente 0 0 5 0
Traslada Expediente a Comité Técnico
144. Secretario Adjunto de 0 0 5 0
Fideicomiso para Notificación.
145. Recibe Expediente. 0 0 5 0
Notifica al Área Solicitante del
proyecto para que se coordine Secretario Adjunto
FIDEMIXCO
146. con el Supervisor nombrado el 0 0 20 0 de Fideicomiso
inicio de la ejecución del
contrato.
281
147. Recibe Notificación. 0 0 5 0 Notificación
Solicita Oficio de la Empresa
Adjudicada en la cual nombra
148. 0 0 10 0
al Supervisor Residente Jefe / Gerente o
(cuando son obras). Director Solicitante/ Oficio de
Área Solicitante Solicitud de
Tratándose de compra de Supervisor de la
Municipalidad de Supervisor de
bienes solicita a Comité la Empresa
Mixco
Técnico la gestión de Adjudicada
149. 0 0 10 0
Nombramiento de Supervisor y
de la Comisión Receptora y
Liquidadora.
150. Recibe la Solicitud. 0 0 5 0 Solicitud
Gestiona el Nombramiento de Comité Técnico
151. Comisión Receptora y 0 0 20 0
Liquidadora.
Si la Licitación es por bienes o FIDEMIXCO
Nombramiento
materiales Notifica de los s
Secretario Adjunto
152. Nombramientos al Supervisor y 0 0 20 0
de Fideicomiso
a la Comisión Receptora y
Liquidadora.
153. Reciben Nombramientos. 0 0 5 0
Los Funcionarios nombrados
se presentan en el lugar y Supervisor de la Supervisores de la
154. 0 0 20 0 Municipalidad de Municipalidad de
fecha acordada para la Mixco/Comisión Mixco/ Comisión
recepción. Receptora y Receptora y
Proceden a la recepción de los Liquidadora Liquidadora
155. bienes, materiales o 0 0 30 0
suministros.
Faccionan Acta para
Faccionamient
156. constancia de recepción 0 0 30 0
o de Acta
satisfactoria.
Si están de acuerdo, reciben
157. bienes, materiales o 0 4 0 0
suministros.
Si no están conformes, Miembros Comisión Receptora
solicitan que se realicen los Nombrados y Liquidadora
158. 0 0 10 0
cambios o trabajos extras y
otorga plazo.
Si están de acuerdo indican al
Encargado de Almacén que
159. 0 0 5 0
puede proceder a la recepción
de bienes, materiales.
Recibe los bienes, materiales
Encargado de Dirección
160. o suministros con el formulario 0 4 0 0
Almacén Administrativa
respectivo.
Comisión Receptora y Miembros Comisión Receptora
Liquidadora integra el Nombrados/ y Liquidadora/
161. Expediente de solicitud de 0 0 20 0 Supervisor de la Supervisor de la Notificación de
pago conjuntamente con el Municipalidad de Municipalidad de Nombramiento
Mixco Mixco
supervisor. Nombramiento
Si la Licitación es para Secretario Adjunto
162. 0 0 20 0 FIDEMIXCO
Contratación de Obras Notifica de Fideicomiso
282
del Nombramiento al Secretario Adjunto
FIDEMIXCO
Supervisor. de Fideicomiso
283
178. Recibe Solicitud. 0 0 5 0 Solicitud
Elaboran Informe
188. Pormenorizado y Acta de 0 3 0 0
Finalización.
Miembros Comisión Receptora Informe
Procede a realizar la Nombrados y Liquidadora Pormenorizado
liquidación del contrato según Acta de
lo establecido en el capítulo 7 Finalización
189. 1 0 0 0
Recepción y Liquidación y
capítulo 8 Pagos del RAF
FIDEMIXCO.
284
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Mayo, 2013 Mayo, 2013 Julio, 2013
Nombre: Maritza Vásquez Arq. Ana Beatriz Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Puesto: Analista de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos.
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Rediseño del Procedimiento Asesoría Alcaldía
Modificación: Fundamento Jurídico
Normas
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de páginas:
285
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Recibe
Inicio documentos.
Concejo Municipal conoce
Recibe y revisa
Recibe el o los proyectos
Expediente físico presentados ysu
Expediente. documentación de
Elabora Oficio de Coordina la elaboración
y digital.
respaldo
Solicitud de Compra o de Perfil del Proyecto con
Contratación y documentación de
Justificación. respaldo y anexos.
Traslada Expediente a
Presidente de Comité
Técnico de Fideicomiso
FIDEMIXCO.
Traslada Expediente
Recibe
al Área Solicitante
Expediente. para revisión.
Traslada Expediente
Elabora Bases
revisado a Director
Técnico de Planificación
Generales y
para que continue documentos
proceso. relacionados.
Integra a Expediente
Bases Generales y
documentos relacionados
fisicamente y en digital
(CD).
286
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos
artículo 54)
Aprueban realizar el
Agenda en sesión del Comité Notifica a Usuario Comprador Hijo Ingresa con su
Técnico para dar a conocer o los proyectos por Operador de Bases para que
publique en Fase de Proyecto de usuario al Sistema
los proyectos aprobados por medio de Bases en Guatecompras y le remite
el Concejo Municipal. Expediente digital (bases digitales). Guatecompras.
Fideicomiso.
Imprime Constancia
de Publicación del
Sistema
Guatecompras.
Revisa en Guatecompras
durante el plazo para
presentación de
observaciones.
Notifica a Comité
Recibe Técnico para que
Notificación. coordine
respuesta.
Conoce De no haber
observaciones y observaciones notifica a
Comité Técnico para que
coordina continue proceso con
respuestas. paso 47
287
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Imprime Constancias Aprueba todos los Publica concurso De existir ausencia de ofertas la
288
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso
(Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54)
Recibe
documentos e
C
integra a
Expediente.
Recibe
Notificación y Adjudica
Expediente Oferente.
completo.
289
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Somete
Imprime Constancia Expediente a
Recibe
de Publicación de Consideración de
respuestas. Respuestas. Aprueba
Comité Técnico.
NO SI
Recibe Documentos de
Traslada Documentos de
Respuesta y Constancia
Respuesta y Constancia Traslada
de Publicación de Si aprueba lo
de Publicación de Expediente a la
actuado continua
Respuestas y adjuntan a Junta de Licitación
Respuestas. para su revisión
paso 106.
Expediente.
Traslada Expediente
a Presidente de
Comité Técnico.
Recibe
Expediente.
Revisa la
Evaluación.
290
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
F
Recibe
Expediente.
Notifica a Asesoría
Jurídica para que sea
suscrito el Contrato
correspondiente.
291
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Recibe Fianza de
Cumplimiento de Contrato Recibe Recibe
F por parte de Empresa Expediente. Expediente.
Adjudicada.
Gestiona
Nombramiento de G
Supervisor del
proyecto.
Elabora Resolución
y Certificación de
Punto Resolutivo.
Notifica la Aprobación
del Contrato a la
Empresa Adjudicada.
Reproduce copia de
Contrato Aprobado
y Aprobación.
Adiciona Contrato
a Expediente.
Traslada
Expediente.
292
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos
públicos artículo 54)
Supervisor de la
Municipalidad de
Secretario Adjunto de Jefe / Gerente o
Comité Técnico Mixco/Comisión
Fideicomiso Director Solicitante
Receptora y
Liquidardora
Tratándose de compra de
bienes solicita a Comité Proceden a la
Recibe la Técnico la gestión de
recepción de los
Solicitud. Nombramiento de Supervisor
y de la Comisión Receptora y bienes, materiales
Liquidadora.
o suministros.
Gestiona el Nombramiento de
Si la Cotización es por bienes
Comisión Receptora y
o materiales Notifica de los H
Liquidadora y remite a
Nombramientos al Supervisor
Secretario Adjunto de
y a la Comisión Receptora y
Fideicomiso para su
Liquidadora.
notificación.
293
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisores de la
Miembros Nombrados/
Secretario Adjunto de Supervisor de la Municipalidad de Mixco
Miembros Nombrados Encargado de Almacén Supervisor de la
Fideicomiso Municipalidad de Mixco y de la Empresa
Municipalidad de Mixco
Adjudicada
Están de
acuerdo
SI NO
Reciben
Solicitan que
bienes, se realicen los
materiales cambios o
trabajos extras
o
y otorga plazo
suministros
Coordinan la Solicitud de
Solicita a la Empresa Autorización para la
Adjudicada que inicie Contraloría General de
con lo establecido en Cuentas de la o las bitácoras
correspondientes del
el Contrato. proyecto.
294
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisores de la Supervisores de la
Supervisor de la Municipalidad de Mixco Secretario Adjunto de Municipalidad de Mixco
Empresa Adjudicada
Municipalidad de Mixco y de la Empresa Fideicomiso y de la Empresa
Adjudicada Adjudicada
Traslada Oficio a
Tramita Expediente de
Supervisor de la
Anticipo y
Municipalidad de Estimaciones de Pago.
Mixco.
Recibe
Nombramiento.
Coordinan la Solicitud de
Solicita a la Empresa Autorización para la
Adjudicada que inicie con Contraloría General de
lo establecido en el Cuentas del Libro de Actas si
Contrato. corresponde según el tipo de
servicio contratado.
Recibe Solicitud.
Traslada Oficio a
Supervisa
Supervisor de la
Recibe Oficio. ejecución del
Municipalidad de
Contrato.
Mixco.
Tramita Estimaciones de
Pago y rinde Informes a
la Autoridad que lo
nombro.
295
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Concurso de Licitación por Fideicomiso (Transparencia en el
uso de fondos públicos artículo 54)
Supervisor de la
Autoridad Superior Miembros Nombrados
Municipalidad de Mixco
Al concluir para la
recepción y liquidación de Recibe Informe
la obra rinde Informe
Reciben
Pormenorizado a la Pormenorizado. Nombramiento.
Municipalidad de Mixco.
Procede a realizar la
liquidación del contrato según
lo establecido en el capítulo 7
Recepción y Liquidación y
capítulo 8 Pagos del RAF
FIDEMIXCO.
Fin
296
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para el trámite de los expedientes para pagos recurrentes
de servicios básicos de la Municipalidad de Mixco.
Fundamento Jurídico:
Resolución No. 11-2010 del Ministerio de Finanzas.
Usuarios:
Dependencias Municipales.
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
Ninguna.
297
Elabora Oficio de Solicitud de Oficio de Solicitud de
Pago dirigido a
Pago con sus respectivas firmas, 0 0 10 0 Director de Compras
7.
Cuadro de Integracion y y Contrataciones
Cuadro de
razonamiento de Facturas. Integración
Secretaria de
Área Correspondiente
Traslada Oficio de Solicitud de Dirección/ Gerencia
298
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Agosto, 2013 Agosto, 2013 Agosto, 2013
Nombre: Michell Barillas Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Solórzano
Puesto: Analista de Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
Organización y Métodos
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría de Alcaldía
Modificación: Fundamento Jurídico
Reajuste de Documentos de Soporte
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
1. Factura 1
2. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido al Director de 1
Compras y Contrataciones
3. Cuadro de Integración de Facturas 1
4. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido al Director de 1
Administración Financiera Integrada Municipal
299
Factura
300
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Compras y Contrataciones
Licenciado
__________________
Director de Compras y Contrataciones
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago del servicio
de:_____________________________________________________________.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
301
Cuadro de Integración de Facturas
302
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido Director de Administración Financiera Integrada
Municipal
Licenciado
__________________
Director de Administración Financiera Integrada Municipal
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por
(No.__) facturas a nombre de la empresa____________ por un monto de _________;
para el pago por consumo de ________________ correspondiente al mes de _____ del
año ___.
Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
303
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Revisión y Trámite para pago de Servicios Básicos
Inicio
Recibe facturas de
Servicios Básicos
Recibe documetos.
(Luz Eléctrica, Agua
Potable, Telefonía).
Tralada expediente
Traslada facturas Razona cada
a Auxiliar de
para razonamiento. factura.
Contrataciones.
Elabora Cuadro de
Integración de
facturas por
servicio.
Recibe expediente.
Revisa integracion
de cuadros y
facturas razonadas.
304
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Revisión y Trámite para pago de Servicios
Básicos
Jefe de Contrataciones
Auxiliar de
y Director de Compras y
Contrataciones
Contrataciones
Confronta cuadro de
integracin de facturas Reciben Oficio de
contra cuadro del sistema Solicitud de Pago.
de control interno.
Traslada Oficio de
Solicitud de Pago Trasladan Oficio de
para firma y Visto Solicitud de Pago.
Bueno.
Recibe Oficio de
Solicitud de Pago y
adjunta a
expediente.
Traslada expediente a la
DAFIM para registro
contable y emisión de
cheque.
Fin
305
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Dirección:
Manual
Departamento: Sección: de Normas, Procesos y Procedimientos
ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA
Descripción General:
Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir en el pago de contratos por servicios técnicos
o profesionales que son brindados a la Municipalidad de Mixco a excepción del personal contratado por renglón 029.
Fundamento Jurídico:
Ninguno.
Usuarios:
Profesionales contratados y/o Técnicos
Requisitos previos:
Ninguno.
Definiciones:
Ninguna.
306
0 0 20 0
5. Razona Factura.
Elabora Oficio de Solicitud de
pago dirigido a Director de 0 0 10 0
6. Secretaria/Asistente
Compras y Contrataciones con
de la Dirección a Dirección a Cargo Factura
sus firmas respectivas. Cargo Oficio de Solicitud de
Adjunta a Ofico Factura 0 0 1 0 Pago Dirigido a
7. Director de Compras
razonada. y Contrataciones
0 0 5 0
8. Traslada documentos.
Recibe documentos. Expediente 0 0 5 0
9.
con Factura Razonada.
Asigna número correlativo para
0 0 5 0 Asistente y Departamento de
10. crear Expediente y registra en Contrataciones Contrataciones
sistema de control interno.
Tralada Expediente a Auxiliar de 0 0 5 0
11.
Contrataciones.
0 0 5 0
12. Recibe Expediente.
Elabora Oficio para Solicitud de
0 0 5 0
13. Pago dirigido al Director de la Auxiliar de
Departamento de
Contrataciones
DAFIM. Contrataciones
Traslada Oficio para Solicitud
0 0 5 0
14. de Pago para Firma y Visto
Bueno.
Reciben Oficio para Solicitud de 0 0 10 0 Oficio de Solicitud de
15. Pago Dirigido a
Pago. Jefe del Departameto Director de la DAFIM
Departamento de
Colocan firma, sello y da visto 0 0 10 0 de Contrataciones y Contrataciones y
16.
Bueno respectivamente. Director de Compras Dirección de Compras
y Contrataciones y Contrataciones
Trasladan Oficio de Solicitud de 0 0 5 0
17.
Pago.
Recibe Oficio para Solicitud de 0 0 5 0
18.
Pago.
Adjunta al Oficio de Solicitud de 0 0 1 0
19.
Pago a Expediente.
Auxiliar de Departamento de
Traslada Expediente a la Contrataciones Contrataciones
Dirección de Administración
0 0 10 0
20. Financiera Integrada Municipal
para registro contable y emisión
de Cheque.
Continúa con el Procedimiento
de Emisión de Cheque
307
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Agosto, 2013 Agosto, 2013 Agosto, 2013
Nombre: Michell Barillas Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Solórzano
Puesto: Analista de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría de Alcaldía
Modificación: Descripción General
Reajuste de Documentos de Soporte
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
1. Factura 1
2. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de 1
Compras y Contrataciones
3. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de 1
Administración Financiera Integrada Municipal
308
Factura
309
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Compras y Contrataciones
Licenciado
__________________
Director de Compras y Contrataciones
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago de la factura No. _____, a
nombre de ____________, por un monto de _________, por servicios profesionales
y/o técnicos prestados en _______, según contrato No. ____________.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
CC. Archivo
310
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Administración Financiera
Integrada Municipal
Licenciado
__________________
Director de Administración Financiera Integrada Municipal
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por (1)
factura No. _____, a nombre de ____________, por un monto de _________, por
servicios profesionales y/o técnicos prestados en _______, según contrato No.
____________, se solicita girar sus instrucciones a efecto de que sean efectuadas las
deducciones y retenciones de impuestos según corresponda, de acuerdo a la
Legislación Fiscal vigente aplicable a la Municipalidad de Mixco.
Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
CC. Archivo
311
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Inicio
Recibe expediente
Recibe documentos.
que contiene Recibe Facturas
expediente con
informe mensual para razonamiento.
Factura Razonada.
firmado y factura.
A
Adjunta a ofico
factura razonada.
Traslada
documentos.
312
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Traslada Oficio
para Solicitud de Colocan Firma, sello y
da Visto Bueno
Pago para Firma y
respectivamente.
Visto Bueno.
Adjunta al Ofico el
expediente.
Traslada expediente a la
Direccion de Administracion
Financiera Integrada
Municipal para registro
contable y emisión de
Cheque.
Fin
Descripción General:
Este proceso tiene por objetivo describir cada uno de los pasos a seguir para efectuar el trámite y pago de los contratos de
arrendamientos.
Fundamento Jurídico:
Ninguno.
Usuarios:
Arrendatarios de Inmuebles.
Requisitos previos:
Si el trámite lo realiza el Propietario:
a. Solicitud de Arrendamiento de la Gerencia debidamente sellada y firmada.
b. RTU de Propietario del Inmueble.
c. Cédula y/o DPI en original del Propietario del Inmueble.
d. Recibo de Agua y Luz en original a nombre del Propietario del Inmueble.
e. Recibo de IUSI al día a nombre del Propietario del Inmueble.
f. Consulta Electrónica extendida por el Registro de la Propiedad de no más de 6 días.
g. Testimonio de Escritura Pública en original.
h. Fianza a favor de la Municipalidad.
Definiciones:
a. RTU: Registro Tributario Unificado.
b. DPI: Documento Personal de Identificación.
c. IUSI: Impuesto Único Sobre Inmuebles.
314
TIEMPO ÁREA DOCUMENTO
No. DESCRIPCIÓN SECUENCIAL RESPONSABLE RESPONSABLE REQUERIDO
D H M S
0 0 5 0
1. Recibe Expediente.
Asigna número correlativo para
0 0 5 0
2. crear Expediente y registra en Asistente de Departamento de
Contrataciones
sistema de control interno. Contrataciones
Tralada Expediente a Auxiliar de 0 0 5 0
3.
Contrataciones.
Recibe Expediente que contiene
Oficio de Solicitud de Pago (Expediente)
Dirigido a Director de Compras y Oficio de Solicitud de
0 0 10 0 Pago Dirigido a
4. Contrataciones, Factura de Director de Compras
forma mensual o en el periodo y Contrataciones
que se estipule, Contrato de Auxiliar de Factura
Departamento de
Contrato de
Arrendamiento. Contrataciones Contrataciones
Arrendamiento
Revisa monto de Factura contra 0 0 20 0
5.
Contrato de Arrendamiento.
Traslada Facturas para 0 0 5 0
6.
Razonamiento.
Recibe Factura para su 0 0 5 0
7.
razonamiento. Factura
0 0 30 0 Asistente del Área
8. Razona Factura. Solicitante
Área Solicitante
315
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:
Fecha: Agosto, 2013 Agosto, 2013 Agosto, 2013
Nombre: Michell Barillas Arq. Ana Méndez Lic. Otto Pérez Leal
Solórzano
Puesto: Analista de Organización Asesora de Alcaldía Alcalde Municipal
y Métodos
Tipo de Descripción Área
Modificación: Secuencial Responsable
Fecha Diciembre, 2014 Departamento de
Modificación: Organización y Métodos
Contenido de la Reajuste del Procedimiento Asesoría de Alcaldía
Modificación: Reajuste de Documentos de Soporte
Documentos requeridos anexos
No. Identificación Nombre del documento: Cantidad de
páginas:
1. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de 1
Compras y Contrataciones
2. Contrato de Arrendamiento 1
3. Factura 1
4. Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de 1
Administración Financiera Integrada Municipal
316
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Compras y Contrataciones
Licenciado
__________________
Director de Compras y Contrataciones
Municipalidad de Mixco
Presente:
Reciba un cordial, saludo, por este medio solicito el pago de Arrendamiento del
inmueble: _____________________________________________________________.
Atentamente:
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
317
Contrato de Arrendamiento
318
____________, D) DEL PLAZO: El plazo del presente contrato será de cuatro
meses y comenzará a computarse a partir del ____ de _____ del año
__________ y vencerá el _____________ de _______ del año ________, el
plazo será prorrogable mediante el cruce de cartas con un mes de anticipación,
siempre y cuando al momento del cruce de cartas; “____________” esté
solvente en todos los pagos. El presente contrato conservara toda su validez
hasta la efectiva aceptación de la devolución. E) Manifiesta “____________”
que conoce _________ objeto del presente contrato, el cual se encuentra en
perfectas condiciones, y que se le dará el uso que la Municipalidad considere
conveniente. F) TERMINACIÓN: “_________” podrá dar por terminado el
presente contrato por la falta de pago de ___________ consecutivas en la
forma estipulada, lo que dará derecho a “__________” a dar por vencido el
plazo de este contrato y demandar en la vía judicial el pago de ::::::::::::: y la
desocupación del ____________ objeto de este contrato. “_________” se
somete a los tribunales de la República de Guatemala y para los efectos legales
renuncia en este momento al fuero de su domicilio, señalando como lugar para
recibir notificaciones la __________________________, Departamento de
Guatemala, teniéndose desde ya como buenas y bien hechas las que allí se
hagan; G) DEVOLUCIÓN: “___________” devolverá en las mismas
condiciones el _________objeto de este contrato en que lo recibe, salvo los
deterioros inherentes al uso prudente y normal del mismo; “____________”
podrá realizar todos los trabajos que considere necesarios para el buen
funcionamiento _________, los que al finalizar el contrato quedaran a favor de
“__________”; TERCERA: Manifiestan los otorgantes que aceptan el contenido
íntegro del presente contrato en todas y cada una de sus cláusulas, de que
tuvimos a la vista la documentación relacionada, de que dimos íntegra lectura al
contenido del presente instrumento y bien enterados de su contenido, objeto,
validez y demás efectos legales, lo ratificamos, aceptamos y firmamos.
319
Factura
320
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido a Director de Administración Financiera
Integrada Municipal
Licenciado
_______________________
Director de la Administración
Financiera Integrada Municipal
Municipalidad de Mixco
Presente
Reciba un cordial, saludo, por este medio le remito un (1) expediente integrado por (1)
factura No. _____, a nombre del inmueble ____________, por un monto de
_________, por servicio de arrendamiento prestado en _______, correspondiente al
periodo de _________, del año _____, según contrato No. ____________.
Atentamente,
Firma Firma
__________________ __________________
Sello Sello
___________________ ___________________
321
MUNICIPALIDAD DE MIXCO
Gerencia:
Recibe
Oficio de Solicitud de Pago Dirigido
a Director de Compras y Recibe Factura para
Contrataciones, Factura de forma
su razonamiento.
Expediente. mensual o en el periodo que se
estipule, Contrato de
Arrendamiento.
Recibe Factura
Razonda de
Arrendameinto.
Elabora Oficio de
Solicitud de Pago
Dirigido al Director
de la DAFIM.
Traslada Oficio de
Reciben Oficio de
Solicitud de Pago
Solicitud de Pago.
para firmas.
Recibe Oficio de
Solicitud de Pago y Trasladan Oficio de
adjunta a Solicitud de Pago.
Expediente.
Traslada Expediente
a la DAFIM para
emisión de cheque.
Fin
322
VII. CONTROL DE MODIFICACIONES
MODIFICACIONES
Tipo de Descripción Puesto
Modificación
Secuencial Responsable
Área Responsable
de la
Modificación
Fecha de
Modificación
Contenido
de la
Modificación
323
VIII. HOJA DE EDICIÓN
MANUAL DE NORMAS,
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Municipalidad de Mixco
Sexta Edición
Actualícese Anualmente
Enero, 2016
324
IX. FECHA DE VIGENCIA
325