DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM

AUTOR: Andrés Ignacio Zamudio Castro

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 1

 • CARTA DE BIENVENIDA

BPM es una disciplina de gestión empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la
gestión sistémica de los PROCESOS DE NEGOCIO involucrando modelado, automatización,
administración y optimización de forma continua.

Las organizaciones están adoptando BPM dentro de su modelo de gestión debido a que se ha
demostrado que ayuda a incrementar la eficiencia, eficacia y productividad de los procesos en las
organizaciones, razón por la cual es importante que los diferentes roles de cada organización
conozcan el concepto para realizar una mejor aproximación al éxito.

Para cumplir este propósito, en este módulo analizaremos de forma práctica, teórica y crítica, los
conceptos y asociados a la metodología utilizada por las empresas para lograr el mejoramiento
continuo en las organizaciones.

A partir de este elemento, se espera que el estudiante desarrolle las habilidades, conocimientos y
aptitudes para el desarrollo de proyectos asociados al mejoramiento de los procesos a través de la
metodología BPM y enfocados en las etapas de Descubrimiento, Análisis, Rediseño, Automatización
y Monitoreo de los procesos de Negocio.

Bienvenidos.

2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
• FICHA TÉCNICA

Nombre del Curso: Automatización de Procesos – BPM (Business Process Management)

Autor: Andrés Ignacio Zamudio Castro
Facultad: Ingeniería y Ciencias Básicas
Departamento: Industrial

Objetivos de aprendizaje del curso

¿Cuáles son las 3-5 cosas que los estudiantes sabrán o serán capaces de hacer al finalizar el curso?

1. Conocer una metodología que permite rediseñar y automatizar los procesos de

negocio.

2. Realizar una alineación estratégica de los procesos.

3. Conocer la notación de la metodología BPMN (Business Process Managemet

Notation).

4. Establecer las reglas de negocio y realizar el monitoreo de los procesos.

5. Conocer la arquitectura de un BPMS, automatizar los procesos de negocio, realizar

integraciones con los motores de reglas de negocio y diseñar, modelar y automatizar
los procesos a través de un BPMS.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 3

 • CRITERIOS DE EVALUACIÓN

QUIZ SEMANA 3

Indicador de lo Indicador de lo Indicador de lo

Criterio de Resultado de
que el estudiante que el estudiante que el estudiante
Evaluación aprendizaje
debe saber debe hacer debe ser

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en debe demostrar debe estudiar las deberá conocer
MÉTODOLOGÍA detalle lo los conocimientos lecturas de las 3 las ventajas de
BPM: Mide el asociado con la necesarios sobre primeras BPM y definir de
nivel de metodología la metodología semanas, así acurdo a su
conocimientos BPM y la BPM, para que como el material criterio la
que tiene un importancia de sirve y cuál es el de apoyo. definición de
estudiante sobre la Gestión por principal beneficio Implementación
la metodología Procesos al que genera en las de dicha
BPM (Gestión por interior de la organizaciones. metodología en la
procesos, Organización. Organización.
Metodología
BPM)

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en debe demostrar debe estudiar las deberá conocer
MÉTODOLOGÍA detalle lo los conocimientos lecturas de las 3 las ventajas de
BPM: Mide el asociado con el necesarios sobre primeras BPM y definir de
nivel de monitoreo de el monitoreo de semanas, así acuerdo a su
conocimientos procesos de procesos de como el material criterio la
que tiene un Negocio (BAM) negocio y su de apoyo. definición de
estudiante sobre y las reglas de respectiva Implementación
la metodología negocio evaluación, y de dicha
BPM (Evaluación y aplicadas a los presentar la metodología en la
monitoreo de procesos ventaja que Organización.
actividades, organizacionales genera en la
Reglas de organización este
Negocio, tipo de
Estrategias de metodologías.
implementación)

4 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
 PARCIAL SEMANA 4

Indicador de lo Indicador de lo
Indicador de lo que
Criterio de Resultado de que el que el
el estudiante debe
Evaluación aprendizaje estudiante debe estudiante debe
saber
hacer ser

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante debe El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en demostrar los debe estudiar las deberá conocer
MÉTODOLOGÍA detalle lo conocimientos lecturas de las 4 las ventajas de
BPM: Mide el nivel asociado con la necesarios sobre la primeras BPM y definir de
de conocimientos metodología metodología BPM, semanas, así acuerdo a su
que tiene un BPM y la para que sirve y como el material criterio la
estudiante sobre la importancia de cuál es el principal de apoyo. definición de
metodología BPM la Gestión por beneficio que Implementación
(Gestión por Procesos al genera en las de dicha
procesos, interior de la organizaciones. metodología en
Metodología BPM) Organización. la Organización.

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante debe El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en demostrar los debe estudiar las deberá conocer
MÉTODOLOGÍA detalle lo conocimientos lecturas de las 4 las ventajas de
BPM: Mide el nivel asociado con el necesarios sobre el primeras BPM y definir de
de conocimientos monitoreo de monitoreo de semanas, así acuerdo a su
que tiene un procesos de procesos de como el material criterio la
estudiante sobre la Negocio (BAM) negocio y su de apoyo. definición de
metodología BPM y las reglas de respectiva Implementación
(Evaluación y negocio evaluación, y de dicha
monitoreo de aplicadas a los presentar la ventaja metodología en
actividades, Reglas procesos que genera en la la Organización.
de Negocio, organizacionales organización este
Estrategias de tipo de
implementación) metodologías.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 5

 FORO SEMANA 5 Y 6

Indicador de lo
Indicador de lo Indicador de lo
Criterio de Resultado de que el
que el estudiante que el estudiante
Evaluación aprendizaje estudiante debe
debe saber debe ser
hacer

APLICACIONES El estudiante El estudiante debe El estudiante El estudiante

DE LA identifica demostrar los debe estudiar las deberá ser capaz
MÉTODOLOGÍA aplicaciones conocimientos y lecturas de las 5 de identificar la
BPM: Mide el reales de la ventajas de la primeras Aplicación de la
nivel de metodología aplicación de la semanas, así Metodología BPM
aplicabilidad de la BPM, así como metodología BPM como el material en cualquier
metodología BPM sus principales en organizaciones de apoyo. organización, sin
en términos del ventajas y reales. Adicional, importar el sector
conocimiento Desventajas deberá económico al que
adquirido en el desarrollar las corresponda,
Módulo. preguntas teniendo claridad
planteadas en el sobre las ventajas
Foro de las y desventajas de
Semanas 5 y 6 dichas
asociadas con el aplicaciones.
caso de estudio.

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 QUIZ SEMANA 7

Indicador de Indicador de lo
Indicador de lo que
Criterio de Resultado de lo que el que el
el estudiante debe
Evaluación aprendizaje estudiante estudiante
saber
debe hacer debe ser

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante debe El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en detalle demostrar los debe estudiar deberá conocer
MÉTODOLOGÍA lo asociado con el conocimientos las lecturas las ventajas de
BPM: Mide el nivel monitoreo de necesarios sobre el de las 4 BPM y definir
de conocimientos procesos de monitoreo de primeras de acuerdo a su
que tiene un Negocio (BAM) y procesos de semanas, así criterio la
estudiante sobre la las reglas de negocio y su como el definición de
metodología BPM negocio aplicadas respectiva material de Implementació
(Evaluación y a los procesos evaluación, y apoyo. n de dicha
monitoreo de organizacionales presentar la ventaja metodología en
actividades, Reglas que genera en la la Organización.
de Negocio, organización este
Estrategias de tipo de
implementación) metodologías.

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante debe El estudiante El estudiante

SOBRE BPMS: Mide conoce en detalle demostrar los debe estudiar estará en
el nivel de lo asociado con la conocimientos las lecturas capacidad de
conocimientos que arquitectura de necesarios para de las Diagramar un
tiene un estudiante una BPMS, así poder utilizar un semanas 5, 6 proceso de
sobre un BPMS como la notación BPMS, así como la y 7, así como Negocio,
(Arquitectura de los estándar utilizada diagramación de el material de definiendo
BPMS, por la procesos de apoyo. claramente los
Implementación de metodología. negocio responsables de
tecnologías en los cada una de las
procesos de negocio. actividades así
como las
características
de cada una de
estas.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 7

 EXAMEN FINAL SEMANA 8

Indicador de
Indicador de lo Indicador de lo
Criterio de Resultado de lo que el
que el estudiante que el estudiante
Evaluación aprendizaje estudiante
debe saber debe ser
debe hacer

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en debe demostrar debe estudiar deberá conocer las
MÉTODOLOGÍA BPM: detalle lo los conocimientos las lecturas de ventajas de BPM y
Mide el nivel de asociado con la necesarios sobre las 4 primeras definir de acuerdo
conocimientos que metodología la metodología semanas, así a su criterio la
tiene un estudiante BPM y la BPM, para que como el definición de
sobre la metodología importancia de sirve y cuál es el material de Implementación
BPM (Gestión por la Gestión por principal apoyo. de dicha
procesos, Procesos al beneficio que metodología en la
Metodología BPM) interior de la genera en las Organización.
Organización. organizaciones.

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante El estudiante El estudiante

SOBRE LA conoce en debe demostrar debe estudiar deberá conocer las
MÉTODOLOGÍA BPM: detalle lo los conocimientos las lecturas de ventajas de BPM y
Mide el nivel de asociado con el necesarios sobre las 4 primeras definir de acuerdo
conocimientos que monitoreo de el monitoreo de semanas, así a su criterio la
tiene un estudiante procesos de procesos de como el definición de
sobre la metodología Negocio (BAM) y negocio y su material de Implementación
BPM (Evaluación y las reglas de respectiva apoyo. de dicha
monitoreo de negocio evaluación, y metodología en la
actividades, Reglas de aplicadas a los presentar la Organización.
Negocio, Estrategias procesos ventaja que
de implementación) organizacionales genera en la
organización este
tipo de
metodologías.

CONOCIMIENTOS El estudiante El estudiante El estudiante El estudiante

SOBRE BPMS: Mide conoce en debe demostrar debe estudiar estará en
el nivel de detalle lo los conocimientos las lecturas de capacidad de
conocimientos que asociado con la necesarios para las semanas 5, Diagramar un
tiene un estudiante arquitectura de poder utilizar un 6 y 7, así proceso de
sobre un BPMS una BPMS, así BPMS, así como la como el Negocio,
(Arquitectura de los como la diagramación de material de definiendo
BPMS, notación procesos de apoyo. claramente los
Implementación de estándar negocio responsables de
cada una de las

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tecnologías en los utilizada por la actividades así
procesos de negocio. metodología. como las
características de
cada una de estas.

IMPLEMENTACIÓN El estudiante El estudiante El estudiante El estudiante

DE PROCESOS conoce en debe demostrar debe estudiar tendrá la
MEDIANTE LA detalle la los conocimientos las lecturas de capacidad para
METODOLOGÍA BPM: temática en términos de la las semana 8, automatizar un
Mide la capacidad asociada a la Automatización y así como el proceso de
que tiene el implementación lo asociado con el material de Negocio por medio
estudiante para de un Proceso proceso de apoyo. de una Suite o un
implementar la de Negocio y la mejora continua. BPMS.
metodología a un Integración con
proceso de negocio la Suite de
por medio de un Automatización.
BPMS.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 9

 • MAPA DEL MÓDULO

Mapa del Módulo – Automatización de Procesos BPM (Business Process Management)

El contenido de este módulo, cuya duración será de 8 semanas, se puede simplificar por medio del
siguiente mapa conceptual:

Semana 1 - Nucleo
Unidad 1 - Introductorio
Introducción – BPM y
enfoque por
procesos.
Semana 2 - Enfoque
por Procesos - Reglas
de Negocio

Semana 3 - Procesos de negocio -

Modelamiento de Procesos de negocio
Unidad 2 - Procesos y
Modelamiento -
BPMN.
Semana 4 - BPMN (Business Process
Model and Notation)
Automatización de
Procesos - BPM
Semana 5
Modelamiento de
Procesos
Unidad 3 -
Modelamiento de
Procesos - Patrones Semana 6 - Patrones
de Modelamiento de Modelamiento de
procesos de negocio

Semana 7 -
Estratégias en la
implementación BPM
Unidad 4 -
Importancia de las IT
en las Organizaciones
Semana 8 - Gerencia
Estratégica en la IT

10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
• GLOSARIO

Tomado de: http://emersys.com.mx/?p=1436

- ADMINISTRADOR O DUEÑO DEL PROCESO: El individuo responsable del rendimiento y

los recursos de un proceso, y quien aporta a los proyectos apoyo, recursos y experiencia
funcional. El propietario del proceso es responsable de implementar mejoras en los
procesos.

- ANÁLISIS PREDICTIVO: Algoritmos aplicados a patrones de información sobre

actividades y comportamientos que sirven de base estadísticamente válida para la
predicción de posibles resultados futuros.

- ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS (SOA): Una arquitectura de software en la

que se empaquetan funciones nuevas y existentes y se proporcionan como servicios.

- AUTOMATIZACIÓN: Es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar procesos

de negocio, sustituyendo a operadores humanos.

- BALANCE SCORECARD (INDICADORES DE DESEMPEÑO): Un entorno de trabajo para la

identificación de las métricas empresariales más allá de las medidas financieras básicas
utilizadas normalmente. Entre los indicadores de desempeño se cuentan medidas de
clientes, procesos y personas, así como información financiera. Vinculan objetivos
estratégicos y métricas operacionales.

- BAM: BAM (Business Activity Monitoring), se trata de un software para la supervisión

en tiempo real de los procesos de negocio.

- BPM: BPM (Business Process Management) es el conjunto de servicios y herramientas

que facilitan la administración de procesos de negocio. Por administración de procesos
entendemos: análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos.

- BPM SUITE (BPMS): Un conjunto de software que facilita todos los aspectos de la
gestión de procesos de negocio como diseño de procesos, flujo de trabajo, aplicaciones,
integración y supervisión de la actividad para entornos centrados tanto en los sistemas
como en el ser humano.

- BPMN: BPMN (Business Process Modeling Notation), se trata de una notación gráfica
estandarizada para representar los procesos de negocio en un flujo de trabajo, que
facilita la mejora de la comunicación y la portabilidad de los modelos de proceso.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 11

 - CADENA DE SUMINISTRO: El sistema de personas, actividades, información y recursos
que participan en el movimiento de un producto o servicio del proveedor al cliente.

- CPI: CPI (Continuous Process Improvement), constituye un incesante esfuerzo por

descubrir y eliminar las causas de los problemas en el rendimiento de los procesos de
negocio y aumentar la creación de valor y la productividad.

- CRM: CRM (Customer Relationship Management), sistemas informáticos de apoyo a la gestión

de las relaciones con los clientes, que administra un data warehouse con la información de la
gestión de ventas y de los clientes de la empresa.

- DMAIC: Es el acrónimo de las cinco fases de la metodología Six Sigma: Define (definir),
Measure (medir), Analyze (analizar), Improve (mejorar), Control (controlar); se utiliza
para resolver problemas de procesos y problemas de negocio a través de datos y
métodos analíticos.

- EAI: EAI (Enterprise Application Integration), son las herramientas y práctica de vincular
aplicaciones y datos informáticos con el fin de conseguir ventajas operacionales y
empresariales.

- ENTORNO DE PROCESOS: La arquitectura de un proceso extendido o de un conjunto de

procesos que permite un conjunto de funciones empresariales.

- FLUJO DE TRABAJO (WORKFLOW): Un patrón orquestado y repetible de actividad empresarial

habilitado por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales,
proporcionan servicios o procesan información.

- FLUJO DE VALOR: El flujo de materiales e información que recorre un proceso para

entregar a un cliente un producto o servicio.

- GOBIERNO O DIRECTIVOS: Un marco para la toma de decisiones y la atribución de

responsabilidad que produce resultados deseables dentro de la organización. El entorno
de gobierno determina el qué, quién y cómo de la toma de decisiones empresariales.

- IT: IT (Information Technology), está referido al estudio o uso de los procesos electrónicos y al
equipamiento usado para almacenar información y que esté siempre disponible.

- KPI: KPI (Key Performance Indicators), es cualquier conjunto de métricas financieras y

no financieras que se pueden utilizar para cuantificar el rendimiento empresarial. Por
ejemplo, el tiempo del ciclo de procesos.

12 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
- LEAN: Una metodología de mejora basada en una definición de valor centrada en el
cliente que proporciona ese valor de la manera más efectiva posible, a través de la
combinación de la eliminación de los puntos de ineficiencia y un personal motivado y
comprometido.

- MODELAMIENTO DE PROCESOS: Una prescripción representativa de cómo debe

funcionar un conjunto de actividades en un flujo y secuencia con el fin de conseguir con
regularidad los resultados deseados.

- ORGANIZACIÓN: Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de
los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por
subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.

- ORQUESTACIÓN: La organización, coordinación, ejecución y gestión automatizadas de

aplicaciones, sistemas, integración y servicios informáticos complejos.

- OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS: La práctica de realizar cambios y ajustes en un

proceso con el fin de mejorar su eficiencia o efectividad.

- OPTIMIZACIÓN DEL RENDIMIENTO: La práctica de realizar ajustes y cambios en las actividades

y procesos de negocio con la finalidad de mejorar el rendimiento.

- PROCESO DE NEGOCIO: Un conjunto de actividades, material y/o flujo de información

que transforma un conjunto de entradas en resultados definidos.

- REGLAS DE NEGOCIO: La codificación formal de las políticas y acciones empresariales

en prácticas operacionales legales que se extraen del código de aplicación y se
mantienen con independencia del mismo.

- REINGENIERÍA: Rediseño radical y re concepción fundamental de los procesos de negocios para

lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño.

- SIMULACIÓN: La creación de modelos por ordenador de una situación hipotética que

se puede analizar para determinar cómo puede funcionar una aplicación dada de
sistemas cuando se implementan.

- SISTEMA CORE: Proceso de negocio en el que se tiene una relación directa con el cliente.

- SIX SIGMA: Un conjunto probado de herramientas analíticas, técnicas de control de

proyectos, métodos de generación de informes y técnicas de gestión que se combinan
para elaborar mejoras muy importantes en la solución de problemas y el rendimiento
empresarial.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM 13

 - TIEMPO DEL CICLO: El tiempo total que transcurre desde el momento en que se inicia
una tarea, producto o servicio hasta que finaliza.

- TQM: TQM (Total Quality Management), se trata de una estrategia de gestión que integra la
conciencia de la calidad en todas las estructuras y procesos organizativos.

14 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
• BIBLIOGRAFÍA

• BULRTON, Roger. Business Process Management: Profiting From Process.

• BRUCE SILVER ASSOCIATES. The BPMS value proposition. Industry trend reports. January, 2007.
• CUMMINS, Fred. Building the agile enterprise. With SOA, BPM and MBM.
• FINGAR, Peter. The Third Wave. Meghan Kiffer Press , 2002.
• GARIMELLA K., Lees M., Williams B. Introducción a BPM para dummies. Willey Publishing, 2008.
• HARMON, Paul. Business Process Change: A Manager's Guide to Improving, Redesigning, and
Automating Processes.
• HARMON, P. 2007. Business Process Change. A guide for business managers and Six Sigma
Professionals. Morgan Kaufmann Publishers. Second Edition.
• LAUDON & LAUDON. Management information systems.
• LAUDON & LAUDON. Managing Information Systems. Managing the Digital Firm. Ninth Edition.
• ROMERO, E. Emerging Trends Business Process Management. October 2008.
• WHITE S., Miers D. BPMN – Modeling and reference guide. Develop rigorous yet understandable
graphical representations of business processes. Future Strategies Inc. 2008.
• WESKE, Mathias. Business Process Management. Concepts, Languages and Architectures. 2004.

OTRAS REFERENCIAS:
• Artículos de internet del instituto BPM (BPMInstitute). http://www.bpminstitute.org/.
• Artículos de internet del instituto BPM Latino (BPMSpain).
• http://www.bpm-spain.com/
• Articulos de internet del Proveedor Bizagi.
• http://www.bizagi.com/
• Articulos de internet del Sitio BPMTrends.
• http://www.bptrends.com/

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