Taller – Guía de Gerencia de Proyectos Ingeniamos S.A.

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I. PROCESO DE GESTION DE PROYECTOS

Para sus proyectos, INGENIAMOS S.A. hará uso del software PROJECT, en su última
versión, pero adicionalmente se apoyará en el uso de formatos especiales que le ayuden
como preparación. La Vicepresidencia de Recursos y Operaciones preparará el plan de
gestión general en un PROJECT MAESTRO, que someterá a consideración del
Presidente y la junta Directiva.

1. Planeación del proyecto

En esta primera etapa, el Director de Proyectos recibe de parte de la Presidencia los

requerimientos detallados del trabajo a ejecutar. Con base en esta solicitud, debe
entonces:

 Identificar las principales etapas del proyecto.

 Definir el Plan general del proyecto basado en un PROJECT maestro que le será
facilitado por el Departamento de planeación y programación.

 Determinar los recursos humanos necesarios para la realización del proyecto.

2. Organización del proyecto

Una vez planeado el proyecto, su Director procede a negociar la obtención de los

recursos humanos necesarios con los directores de departamento implicados y a firmar,
durante el desarrollo, los contratos correspondientes (formulario GPI-8).

3. Definición del proyecto (Anteproyecto)

En esta etapa, el Director de proyectos define el contenido general del proyecto y prepara
un anteproyecto ( formatos GPI-1,2,3,4 ) que deberá ser aprobado por el Presidente de la
empresa.

Este documento incluye los siguientes elementos:

 Descripción general de la obra a construir

 Presentación del diseño
 Descripción de la relación del diseño con el tema
 Justificación de la elección en función de las necesidades a satisfacer.
 Estimación preliminar de +- 20% de los costos del proyecto en términos de mano
de obra y materiales.
 Un Cronograma del proyecto basado en el PROJECT maestro.

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El anteproyecto debe contar con la aprobación de los directores de DISEÑO, I y C y del
Departamento de Planeación, Programación y Control antes de presentarse a
consideración del Presidente.

4. Ingeniería (planos y especificaciones detallados)

Los trabajos de ingeniería sólo podrán iniciarse hasta que el Anteproyecto haya sido
aprobado por el Presidente. Durante esta etapa, el director de proyectos debe elaborar:

 Los planos a escala de la obra (formato GPI-5).

 Las especificaciones detalladas de la obra, incluyendo los materiales a utilizar

(formatos GPI 5).

 La requisición de materiales (formato GPI-6)

La requisición de materiales es el documento empleado para la obtención de los mismos.

El monto total de la lista corresponde a LA ESTIMACIÓN DEFINITIVA DE LOS COSTOS
DE MATERIALES.

Los planos y especificaciones detallados deben ser aprobados y firmados por el Director
de proyecto y el Director de DISEÑO E INGENIERIA. La requisición de materiales debe
ser presentada por el director del proyecto y ser aprobada y firmada por el director del
departamento de Planeación, Programación y Control.

5. Planeación de la construcción

Durante esta etapa, el director del proyecto debe planear detalladamente la etapa de
construcción y montaje empleando PROJECT y el formato GPI-7 como preparación;
también debe obtener la aprobación del Plan por parte del Director de D,I y
CONSTRUCCION.

El plan de construcción incluye los siguientes elementos:

 Cronograma de construcción y montaje.

 Recursos humanos y distribución en el tiempo.

 Estimación definitiva del costo en recursos humanos.

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6. La construcción y montaje de la obra

En esta etapa, el Director del proyecto, con la colaboración del Departamento de DISEÑO
INGENIERIA, y CONSTRUCCION debe velar por que las labores de construcción estén
conformes con los planos y especificaciones, respetando siempre los cronogramas y
presupuestos previstos.

7. Suministro de la obra

El Director del proyecto debe asegurarse de tomar posesión de una obra terminada. Para
ello, debe solicitar al Director de D,I, y CONSTRUCCION, un Certificado (formato GPI-15),
que demuestre que la construcción fue ejecutada de acuerdo con los planos y
especificaciones establecidos.

8. El Cierre del proyecto

Es la etapa durante la cual los Directores de Proyecto liquidan el proyecto (formatos GPI-
12 y 13), en conjunto con el Departamento de Planeación, Programación y Control
(variación: Final - Definitiva).

9. Evaluación de los proyectos

Durante esta etapa se elige el mejor proyecto. La Junta Directiva debe anunciar
oficialmente la terminación de las labores de construcción:

A) El Presidente anuncia que toda actividad de construcción debe detenerse de

inmediato, exigiendo que todo el personal se retire de los lugares de trabajo.

B) El presidente solicita a los V.P. cumplir con su solicitud respectiva en cuanto a la

evaluación de los proyectos.

C) El presidente convoca a una reunión de la Junta Directiva, cuyo orden del día es
el siguiente:

 Establecimiento de procedimientos y criterios de evaluación de los

proyectos.

 Programación de las visitas a los lugares de trabajo.

 Comunicación de reportes por parte de los Vicepresidentes.

D) El Presidente, en compañía de los miembros de la Junta Directiva realizan una

ronda rápida en los lugares de trabajo, durante la cual, solicitan a los Directores
de Proyecto, presentar brevemente su obra y responder a las preguntas de los
visitantes.

E) El Presidente y los miembros de la Junta Directiva se reúnen de nuevo para

tomar conocimiento de los informes de los Vicepresidentes, con el fin de

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comparar sus apreciaciones acerca de los proyectos, con respecto a los criterios
definidos y proceder a elegir el proyecto ganador (mediante el formato GPI-18).

F) El Presidente convoca una reunión con todo el personal, durante la cual

proclama el vencedor y transmite sus últimos comentarios.

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ATRIBUCIONES DE LOS VICEPRESIDENTES

A) Vicepresidente Técnico

 Solicitar al director del Departamento de DISEÑO, INGENIERIA Y

CONSTRUCCION, la evaluación de la eficacia para cada una de las obras según
los criterios pertinentes (ver formato GPI-17).

 Preparar el formato GPI-17 y remitirlo al Presidente.

B) Vicepresidente de Operaciones y Recursos:

 Solicitar a los Directores de proyectos, la liquidación de sus respectivos proyectos

(formato GPI-12 y PROJECT).

 Validar la liquidación de los proyectos con el Departamento de Planeación,

Programación y Control.

 Solicitar al director del Departamento de Planeación, Programación y Control, la

realización de un informe resumen sobre la eficiencia de los proyectos (formato
GPI-16).

Remitir todos los documentos al Presidente de la empresa.

 De acuerdo a los recursos humanos que han trabajado en los proyectos, se hará el
diligenciamiento de unas tablas de evaluación para cada uno de los proyectos de
acuerdo a los requerimientos del formato GPI-18.

Nota: Durante el desarrollo del taller, el Presidente designará la preparación de los

formatos o tablas de evaluación a un funcionario de la Empresa.

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II. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

1. El anteproyecto

El contenido del anteproyecto debe presentarse en los formatos GPI-1 a 4 y estar

apoyado en PROJECT. Para ser válido y oficial, este contenido debe tener fecha (hora) y
contar con todas las firmas exigidas según lo que aplica en cada formato.

Toda modificación al contenido del formato original deberá ser objeto de un nuevo
formato. Todo nuevo formato deberá someterse al mismo procedimiento mencionado
arriba, también debe adjuntarse al formato original y además, debe incorporar el
indicativo: “REVISION No.___” escrito en rojo en su parte superior derecha.

NOTA: La etapa de “Ingeniería” del proyecto no puede iniciarse antes de que el

Presidente no haya aprobado oficialmente el anteproyecto.

2. Asignación de personal

Todo acuerdo entre los directores de proyectos y los directores de departamento, con
respecto a solicitudes de servicios de recursos humanos debe oficializarse por medio del
formulario GPI-8 “Contrato de empleo de recursos humanos”. Toda modificación
subsiguiente al acuerdo original deberá oficializarse mediante un nuevo formulario que
tendrá el indicativo: “REVISION No. ___”, el cual se adjuntará al formulario original.
Todos los recursos deben diligenciar hojas de tiempo, según las asignaciones en
PROJECT, las cuales se remitirán al comienzo del taller. (GPI-12).

3. Preparación de planos y especificaciones

Los planos y especificaciones de construcción deben suministrarse en el formato GPI-5

“Planos y despiece de la maqueta”.1

Se entiende también por planeación, las especificaciones del tipo de material a utilizar en
tal o cual lugar (por ejemplo: cartulina azul, balso ref. 776, etc. )

Cuando se requiera más de una hoja, deberá asegurarse la correcta numeración en la

esquina inferior derecha del formato (Ejemplo: 1/3).

Toda modificación a los planos y especificaciones originales deberá oficializarse por

medio de un nuevo formato, el cual tendrá el indicativo “REVISION No.___” y se adjuntará
al formulario original.

1
También podrá utilizarse papel cuadriculado para facilitar el trabajo de dibujo.

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4. Preparación de las estimaciones o requisiciones de material

La preparación de las estimaciones o requisiciones se hace a partir de los planos y

especificaciones y de la lista de material disponible. Esta lista se podrá obtener en el
Departamento de Planeación, Programación y Control. El formato que se utilizará es el
GIP-6 basado en la hoja de recursos prevista en PROJECT; una vez terminado, puede
servir como solicitud de pedido para el almacén.

Toda modificación a las requisiciones definitivas originales deberá realizarse mediante un

nuevo formato GPI-6, teniendo la precaución de indicar si se trata de una “requisición
adicional”. Las modificaciones deberán reflejarse en PROJECT. Esta nueva requisición
es sometida a las mismas reglas que la requisición original. (Ver a este efecto la política
de precios de la empresa).

5. Devolución de material

Todo material adicional sobre el sitio de construcción puede devolverse al almacén, con la
condición de respetar la política de precios vigente y devolverlo antes del cierre oficial del
almacén.

Es extremadamente importante estar informado sobre la política de precios y las normas

exigidas por el Departamento de Planeación, Programación y Control.

6. Preparación del cronograma detallado de construcción

La fase de construcción debe dividirse en distintas etapas (estructura, revestimiento,

despacho del material, etc.) para las cuales deberán precisarse la duración y los recursos
humanos necesarios. Esta información se prepara sobre el formato GPI-7 “Cronograma
detallado”, y se representa visualmente en PROJECT. La escala de tiempo inferior es en
minutos con intervalos de cinco (5) minutos. Toda modificación al plazo original deberá
solicitarse mediante un nuevo formato GPI-7, con el indicativo “REVISION No: ___. El
nuevo cronograma se someterá a las mismas exigencias que el cronograma original (GPI-
7).

7. Asignación de la mano de obra de construcción entre los proyectos

Con el fin de garantizar una correcta distribución de los obreros de construcción según las
necesidades de los diferentes proyectos, se recomienda al líder de Construcciones, la
preparación de un plan de asignación de recursos mediante el formulario GPI-9 que
estará en concordancia con las tareas establecidas en el GPI-7. Este documento deberá
ser una herramienta por excelencia para la planeación y control del uso de la mano de
obra.

8. Seguimiento y Control de proyectos

Se hace con ayuda de PROJECT.

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Existen dos tipos de planes:

 El plan o PROJECT maestro.

 El plan detallado o PROJECT de los proyectos.

Los planes deberán actualizarse con la ayuda de los funcionarios de Planeación,

Programación y Control, indicando el estado de avance de un proyecto y revisando
completamente los cronogramas según sea necesario.

El Director de proyectos puede obtener en el Departamento de Planeación, Programación

y Control la información necesaria para el control de sus costos. También deberá
acumular regularmente la información de control de su proyecto (costos) con la ayuda del
formato GPI-12. Debe igualmente evaluar el estado actual y las previsiones de su
proyecto en PROJECT (línea base) e identificar si hay lugar a ello, las medidas
correctivas del caso.

9. Política de precios y gestión de recursos humanos.

Se espera que el Departamento de DISEÑO, INGENIERIA y CONSTRUCCION facture el

uso de los recursos humanos en los diferentes proyectos. En consecuencia, los Directores
de las secciones respectivas deberán mantener una contabilidad precisa de la utilización
de los recursos humanos con la ayuda de hojas de tiempo del personal (GIP-10) y del
formato GIP-11. Se espera que los directores adopten tarifas que les permitan cubrir sus
gastos de operación. En la siguiente página se presenta la lista de tarifas sugeridas:

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LISTA DE PRECIOS

Recursos humanos:

Descripción Sueldo Costos de asignación a los proyectos

Director proyectos $15,000 / hora $300 / min. $450 / min. (*)
Funcionario $10,000 / hora $200 / min. $300 / min. (*)
Diseñador $8,000 / hora $160 / min. $240 / min. (*)
Ingeniero Senior $12,000 / hora $240 / min. $360 / min. (*)
Obrero A $5,000 / hora $100 / min. $150 / min. (*)

NOTAS:

1. Los gastos generales están incluidos en las tarifas de los recursos.

2. Todo tiempo de trabajo requerido, diferente al estimado en el anteproyecto deberá

facturarse en “tiempo suplementario” (*).

3. El personal asignado a los proyectos que no sea especialista, es decir que

provenga de un Departamento diferente al de origen, tendrá un costo adicional de
50% puesto que se desconoce su idoneidad para la ejecución de la labor.

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LISTA DE PRECIOS

Materiales de construcción:

Descripción Inventario Unidad Precio

Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color verde 4 ½ pliego
Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color negro 4 ½ pliego
Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color rojo 4 ½ pliego
Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color azul 4 ½ pliego
Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color amarillo 4 ½ pliego
Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color naranja 4 ½ pliego
Cartulina plana 50 x 70 cm de 160 gramos color púrpura 4 ½ pliego
Balso ref. 776 de 4 x 100 x 910 mm 4 Unidad
Balso ref. 738 de 10 x 10 x 910 mm 4 Unidad
Balso ref. 840 de 10 x 910 mm 4 Unidad
Hilo de nylon 30 10 mts
Plastilina en barras caja de 12 unidades 4 caja

Nota: Estructura de precios para los materiales de construcción

 Requisición original: 100% del precio unitario

 Requisición adicional: 200% del precio unitario
 Devolución de materiales: 50% del precio unitario.

LISTA DE PRECIOS

Herramientas de construcción:

Descripción Cantidad Unitario Total

Cinta de enmascarar 4
Cinta mágica 4
Kit: regla, escuadras y transportador 4
Cortadores marca : Juego de 2 unidades 2
Tijeras oficina 4
Marcadores: juego de cuatro unidades azul y verde 2
Pegante universal UHU de … gramos 4
Borradores de nata 4

Todos los equipos se cargan a los gastos generales de la empresa y se prestan a los
proyectos según criterio a establecer por la Presidencia. Sin embargo, deben devolverse
al Departamento de Planeación, Programación y Control al finalizar la ejecución de los
proyectos. De lo contrario, una penalidad de $2000 por pieza se cargará al proyecto
implicado.

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III. LISTA DE FORMATOS SGI

DESCRIPCION No.
Anteproyecto GIP- 1, 2, 3, 4
Planos y especificaciones GIP-5
Estimación / Requisiciones / Devolución de materiales GIP-6
Cronograma detallado de construcción GIP-7
Contrato de asignación de recursos humanos GIP-8
Plan de asignación de mano de obra GIP-9
Hojas de tiempo GIP-10
Registro contable de recursos humanos GIP-11
Estado de costos periódico y acumulativo GIP-12
Registro contable de costos de materiales GIP-13
Resumen de ingresos y egresos por periodo y por departamento GIP-14
Certificación de la maqueta GIP-15
Informe sobre la eficiencia de los proyectos GIP-16
Informe sobre la eficacia de los proyectos GIP-17
Informe sobre la evaluación global de los proyectos GIP-18

Nota: Al final de cada período DE SEGUIMIENTO Y CONTROL, haciendo uso de

PROJECT, se entregarán los reportes correspondientes al periodo en curso así como el
acumulado, según los siguientes parámetros:

 Avance:

- Por proyecto
- Por tipo de recursos

 Estado general del proyecto:

- Por Departamento
- Por tipo de recurso

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