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Archivística

La archivística es el estudio
teórico y práctico de los
principios, procedimientos
y problemas concernientes
al almacenamiento de
documentos, buscando que
dicha documentación, se
mantenga en el tiempo,
pueda ser consultada y
clasificada.
¿QUÉ ES LA ARCHIVÍSTICA?

• La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la


historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad y que llegue
a quien solicite la información. Tiene como base el documento, por lo tanto
el documento es el objeto de atención de la archivística.

• La archivística estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su


conservación y organización y los medios para su utilización. Los medios
son guías y catálogos
¿QUÉ ES ARCHIVAR?
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior
localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
La Archivística hoy en día.
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de
almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos,
pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que
replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y
gestionar información.
CLASES DE ARCHIVOS
SEGÚN EL GRADO O FRECCUENCIA DE
UTILIZACION

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados


en la entidad o de consulta frecuente.
• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos
por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO
• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo
lugar y es consultado por distintos departamentos.

• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas


dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

o Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado


constantemente por este.

o Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato
a la persona que trabaja con ellos.
EL ARCHIVO DE GESTIÓN
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en
su puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muy
amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros
organismos departamentos o bien has sido entregados directamente
por los interesados.

El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los


documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente
necesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para
realizar sobre el documento las operaciones oportunas.
CONSERVACION DE LA INFORMACIÓN
Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores
condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios
básicos.
Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,
instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o
desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
– Restauración de documentos deteriorados.
– Reproducción de la documentación más representativa.
• Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y
ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe
archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto
almacenado de papeles.
EL REGISTRO
Encontramos para este término dos acepciones:
• Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
• Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la
documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de


todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos
de la entidad.
SISTEMA DE ARCHIVOS
Según el Diccionario de Términos Archivísticos* de Víctor Hugo Arévalo
Jordán, “El sistema de archivo es un conjunto orgánico de archivos,
vinculados por una dirección central que normaliza los procesos
archivísticos y focaliza la información en un punto accesible a la consulta
interna y externa. Los sistemas por el nivel en que se hallan, pueden ser
nacionales, provinciales, regionales y municipales. También de
instituciones no estatales o de empresa.”

*NOTA: En el material adicional del presente modulo encontrara este


documento para descargarlo gratuitamente
TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Principio de procedencia.
“…es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el
fondo documental que procede.”
Este principio indica la permanencia de los documentos dentro del
fondo que los generó, sin mezclarse con los de otros.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Principio de orden original.


El principio de orden original menciona que los documentos se
producen en un orden secuencial, lógico y natural, por lo que
consiste en mantener los documentos de cada fondo en el orden que
les dio desde su origen, al ser generados recibieron un orden por
cumplir con una gestión o reflejar una actividad, esto facilita su
recuperación.
El orden original manifiesta de alguna manera la gestión de la cual los
documentos formaron parte.
SISTEMAS Y NIVELES DE ARCHIVOS.

Sistema Nacional de Archivos.

Sistema Institucional de Archivos.

Archivo de Gestión.

Archivo Periférico.

Archivo Central.

Archivo Histórico.
DOCUMENTO
Documento, en un sentido muy amplio y genérico, es todo registro de
información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que
puede transmitir el conocimiento humano. Los documentos pueden ser
textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos
(mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos,
cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de
video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM,
bases de datos, aplicaciones de escritorio como procesadores de texto
y planillas electrónicas, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier
otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.
DOCUMENTOS
Los documentos han sido conceptualmente divididos en dos grandes
grupos, en atención de mejorar la capacidad su recuperación:

• Fuentes bibliográficas, producto de la imaginación y creación


(estudios, ensayos, crónicas, investigaciones, folletos, libros,
publicaciones periódicas, etc.).
• Fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades de la
sociedad y las personas (certificados, correspondencia, registros,
contratos, etc.). Corresponden a aquellas producidas, recibidas y
conservadas por una institución y que contienen información relativa
al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que dicha
institución desarrolla.
UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización


documental. Elemento indivisible de una serie documental. Puede ser
simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o
compuesta, cuando la constituyen varios.
SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido


homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
En atención a la realidad de las instituciones públicas y la
necesidad de organizar sus documentos para ponerlos a
disposición de la ciudadanía y la propia institución, es que el
servicio deberá diseñar una estrategia de tratamiento de sus
documentos que vaya más allá de las definiciones teóricas.

Es en este escenario que se hace necesario precisar el alcance


de dos términos que, en la cotidianeidad, se suelen utilizar
indistintamente: Gestión de Archivos y Gestión Documental.
Gestión de Archivos

La Gestión de Archivos centra su atención en los documentos


archivísticos y en los archivos propiamente tal, por lo que su
accionar se inicia cuando un trámite administrativo ha
concluido y los documentos que lo testimonian han de
conservarse a favor de:

• La administración pública.
• La ciudadanía.
• La investigación y la difusión cultural
Gestión Documental

No limita su accionar al
documento archivístico, es
decir, puede comprender
documentos que aún están en
elaboración, así como
cualquier tipo de documento,
como las fuentes
bibliográficas.
Definición de Archivo

De una manera muy gráfica y simple se ha dicho que archivo es la suma


de tres elementos: documentos + organización + servicio.

“Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha,


su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que lo produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. (Heredia, 1993).
¿Cual es la importancia de una buena Gestión
Documentaria?
Aprueban Modelo de Gestión
OBJETIVO Documental en el marco del
Simplificar, optimizar y Decreto Legislativo N° 1310
eliminar procedimientos
administrativos, priorizar y
fortalecer las acciones de
fiscalización posterior y
sanción, incluyendo la
capacidad operativa para
llevarlas a cabo
DECRETO LEGISLATIVO Nº 1310

Tiene por objeto dictar medidas adicionales de


simplificación administrativa.

Se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización,


información y comunicación para la sustitución de
documentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo a las
siguientes disposiciones
DECRETO LEGISLATIVO Nº 1246

Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas


de simplificación administrativa
DECRETO LEGISLATIVO Nº 1246
Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de simplificación
administrativa
Modelo de Gestión Documental
La Secretaría de Gobierno Digital en coordinación con entidades del
Poder Ejecutivo, como el Ministerio de Cultura, Archivo General de la
Nación, otros, y el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil -
RENIEC han elaborado el Modelo de Gestión Documental (MGD), el
cual busca facilitar el cumplimiento del indicado Decreto Legislativo Nº
1310.
Modelo de Gestión Documental
• Permitir a las entidades de la Administración Pública -indistintamente
de su tamaño, naturaleza, complejidad o del nivel de madurez de su
gestión documental- intercambiar documentos a través de la PIDE, con
la finalidad de obtener beneficios mutuos y aportar resultados con valor
público y transparencia.
• Mantener la documentación generada en las instituciones con un
enfoque orientado a procesos, identificando al suscriptor del
documento, facilitando su digitalización, trazabilidad, conservación y
usabilidad de los mismos, así como también el intercambio de
documentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos entre los
diversos sistemas o aplicaciones de gestión documental de las
entidades e inter administrativamente
INTRODUCCIÓN:
Toda persona debe tener un conocimiento básico sobre los archivos, ya que como
ciudadanos tenemos derechos a la consulta de documentos de los archivos públicos,
los cuales son poco visitados por el ciudadano común, pero sí muy importantes para
los investigadores, los mismos que visitan muy seguido los archivos.
También es importante conocer la materia básica de los archivos y la archivística
para quienes trabajan o desean trabajar en un archivo, pues la archivística se ha
desarrollado y especializado más durante los últimos 30 años y no cualquiera puede
gestionar la abundante producción documental que existe en las instituciones.
Entonces, si queremos realizar un buen trabajo archivístico, de manera técnica y
sostenible, debemos conocer los principios a respetar, las herramientas que
permites gestionar, recuperar y controlar los documentos, así como emplear los
términos vinculados a esta especialidad.
CONSIDERACIONES GENERALES
• Es deber del Estado la defensa, conservación e incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
• Los documentos son fuente primaria insustituible para el conocimiento del
pasado histórico de nuestro país y que constituyen un acervo cultural
inapreciable.
• La documentación proveniente de las reparticiones y organismos del Sector
Público Nacional, en todos sus niveles, debe ser celosamente conservada
como fuente de información.
• Los Archivos son las entidades encargadas de la conservación, ordenamiento
y clasificación de los fondos documentales y por consiguiente deben estar
debidamente organizados para prestar un eficiente servicio
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información
que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en
las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.
DEFINICIÓN, ROL Y COMPETENCIAS DEL
ARCHIVERO.

Definición: Persona que tiene a su


cargo un archivo, o sirve como técnico
en él.
DEFINICIÓN, ROL Y COMPETENCIAS DEL
ARCHIVERO.
En el caso de los administradores de documentos y archivos se resalta la importancia de
la formación relativa a:
• Gestión de documentos y archivos.
• Control del acceso a la información en archivos.

• Coordinación de la información en el archivo.


• Coordinación de la organización de fondos.
• Identificación de los procesos administrativos, de análisis y categorización de los documentos
generados.
• Implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos.
DEFINICIÓN, ROL Y COMPETENCIAS DEL
ARCHIVERO.
En el caso de los gestores de documentos y archivos se resalta la importancia de la
formación relativa a:
• Diseño, análisis y actualización de bases de datos.
• Análisis, clasificación y descripción de unidades documentales.
• Asesoramiento sobre la gestión de documentos al personal de las unidades tramitadoras.
• Creación y mantenimiento de la sede web del archivo.
• Gestión y resolución de incidencias relacionadas con el sistema de archivos.
Realización de consultas y búsquedas.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
• Planificación.
• Organización.
• Dirección.
• Control.
• Elaboración de documentos de gestión.
• Supervisión de cumplimiento a nivel institucional.
• Capacitación e inducción.