Matriz de Comunicación

Medio Emisor Frecuencia Receptor

Elemento a comunicar,
Componente Proceso
¿Qué se comunica?
¿Cómo se comunica? ¿Quién Comunica? ¿Cuándo se comunica? ¿A quién se comunica?

Intranet
Historia, misión, visión y objetivos institucionales del FNG Gestión Estratégica Subdirección de Planeación y Calidad Permanente Público Interno y Externo
Página Web
Intranet
Código de Etica y Buen Gobierno Gestión Estratégica Oficina de Control Interno Permanente Público Interno y Externo
Página Web
Intranet
Políticas y objetivos de Calidad Gestión de Calidad Sudirección de planeación y Calidad Cada vez que se actualice Público Interno y Externo
Página Web
Publicación de oferta laboral Gestión Humana Página Web Subdirector de Gestión Humana Cada vez que ocurra Posibles candidatos
Todos FNG, clientes,
Correo Electrónico Vicepresidente Comercial y de Cada que se genere una
Circulares Normativas e Informativas Externas Gestión Gocumental usuarios, otros grupos de
Página Web Mercadeo circular
interés

Anual - tiempo máximo tres

Encuestas (Clima Organziacional-Avance del MECI, Servicio al Cliente - Gestión Comité de Presidencia y
Director de Gestión Humana meses depués de recepción Todos FNG
Satisfacción de Servicio al cliente externo) Humana Reunión Trimestral
de los resultados

Clientes
Usuarios,
Correo electrónico, A solicitud de cada PQRS, de
Ciudadanos
Respuesta a PQRS de clientes/ usuarios/ciudadanos y telefónico, físico, etc, de acuerdo con el procedimiento
Comunicación Informativa

Servicio al Cliente Subdirector de Servicio al Cliente Superintendencia Financiera

demás grupos de interes del FNG acuerdo con los medios de
recepción definidos
Intranet
Estados Financieros-Presupuestos Gestión Financiera
Página Web
Intranet
Planes y Programas Gestión Estratégica
Página Web
Correo electrónico
Página web
Gestión Documental VP Jurídica y Administrativa Cápsulas informativas
Comités internos
Departamento de Contabilidad
Subdirección de Planeación y Calidad
Vicepresidencia Jurídica y
Administrativa / Departamento de
Servicios Administrativos
definido para cada tipo de
de Colombia;
solicitud
demás grupos de interés del
FNG
Anualmente Público Interno y Externo
Permanente Público Interno y Externo
Funcionarios, contratistas y
personal de outsorcing,a la
comunidad en general la
generación y/o actualización
Permanente
de documentos propios del
sistema de gestión
documental (TRD, Cuadro de
clasificación documental,

Comunicados de Prensa Oficina de Comunicaciones Página Web Jefe de Prensa Trimestralmente Público Interno y Externo

Intranet
Organigrama Gestión Humana Departamento de Gestión Humana Permanente Público Interno y Externo
Página Web

Correo electrónico Cada que se genere una

Circulares Presidencia Presidente Todos FNG
ISOlución circular
Cada vez se se genere un
Acuerdos de Junta Directiva VP Jurídica y Administrativa Reunión de Junta Directiva VP Jurídico y Administrativo Junta Directiva
tema que lo amerite
Correo electrónico Cada vez se se genere un
Resoluciones de Presidencia Presidencia Presidente Todos FNG
ISOlución tema que lo amerite
Correo electrónico Cuando hay cambio en el
Resoluciones de Vicepresidencia Financiera VP Financiera VP Fianciero Todos FNG
ISOlución presupuesto del FNG

Reunión de Junta Directiva Junta Directiva y Comité de

Informes de Siniestralidad Gestión de Riesgos Gte. de Planeación y Riesgos Mensual
y Comité de Garantías Garantías

Informes de Movilización VP Comercial Correo electrónico VP Comercial Mensual Comité de Presidencia

Correo Electrónico
Manuales Comunicaciones Internas FNG Gestión de Mercadeo Subdirector de Mercadeo Cada que se actualice Todos FNG
Intranet - ISOlución
Comunicación Organziacional

Correo Electrónico Vicepresidente Comercial y de Cada que se genere una

Circulares Normativas e Informativas Internas VP Comercial Todos FNG
ISOlución Mercadeo circular

Intermediarios Financieros
Correo electrónico Vicepresidente Comercial y de Dos meses antes de su salida (vigiladas y no vigiladas por
Reglamento de Garantías Administración de Garantías
Página Web Mercadeo al portal transaccional SFC) y funcionarios
responsables de este tema

Revisoria Fiscal
Correo electrónico Contraloria
Políticas de Seguridad Informática Gestión Tecnológica Director de Tecnología Cada vez que se actualice
Intranet - ISOlución Superintendecia Financiera de
Colombia
Correo electrónico
Manual de Plan de Continuidad del Negocio (PCN) Gestión de Riesgos Gerente de Tecnología Cada vez que se actualice Todos FNG
Capacitaciones
Fundamento y metodología de las comunicaciones Correo Electrónico
Gestión de Mercadeo Subdirector de Mercadeo Cada que se actualice Todos FNG
internas y externas del FNG Intranet - ISOlución

Departamento Administrativo
Cada vez que ingrese, de la Función Pública (DAFP)
Ingreso a los sistemas de información de los nuevos
Gestión Humana SIGEP Director de Gestión Humana ascienda o se retire un Servicio de Educación
funcionarios, ascensos y retiros
funcionario. Nacional de Aprendizaje
(SENA)

Mapa de Procesos Gestión de Calidad ISOlución Subidrección de Planeación y Calidad Cuando se requiera Isolución

Correo electrónico
Cronograma de cumpleaños funcionarios Gestión Humana Director de Gestión Humana El primer día de cada mes Todos FNG
Intranet - ISOlución
Calidad de Atención Comercial a los IF (Medición de
Correo Electrónico CINDAMER Mensual Subdirección de Mercadeo
Satisfacción)

Casos de PQRS (Medición de Satisfacción) Correo Electrónico CINDAMER Trimestral Subdirección de Mercadeo

Todos los medios, Redes Subdirección de Servicio al

PQRS Ciudadanía SR
Sociales Cliente
Correo Electrónico/ Envío Subdirección de Programas
Informes de Gestión FRGS Anual
Físico Especiales
SubDirección de Programas
Fuentes de Información Externa (*)

Informes Financieros Envío Físico/CD FRGS Trimestralmente

Especiales
Estudios Socioeconómicos : Resumen de desembolsos,
inversiones y tasas de interés Correo electrónico,Página
Asobancaria Quincenal Vicepresidente Comercial
Web

Informes de Inspección y Normatividad Envío Fiscio/Página Web Contraloría General de la República Periodicamente Director Comercial

Correo Electrónico, Portal

Actualización de Cartera Intermediarios Financieros Mensualmente Director Comercial
Transaccional
Correo Electrónico, Portal
Recuperación de Cartera Intermediarios Financieros Mensualmente Director Comercial
Transaccional
Correo Electrónico, Portal
Modificación de las Garantías Intermediarios Financieros Cualquier día del Mes Director Comercial
Transaccional

Reserva de Cupos Portal Transaccional Intermediarios Financieros SR Director Comercial

Estados Financieros / Indicacdores Financieros / Reporte

Página Web Superintendencia SR Dirección de Riesgo
de Cartera

Indicadores Financieros Página Web Superintendencia SR Dirección de Riesgo

Lineamientos para la implementación de datos abiertos en Ministerio de Tecnologias de la

Página Web SR Gerente de Técnologia
Colombia Información y las Comunicaciones

(*)Información enviada por parte de entidades externas al FNG