DOCUMENTACIÓN DEL ÁREA DE MANTENIMIENTO

Los trabajos de mantenimiento se basan en un completo conocimiento de los

equipos y en el control continuo del estado en que se encuentran. La eficacia
de estos trabajos dependerá de que todos estos conocimientos estén recogidos
en una serie de documentos que puedan ser consultados en todo momento.
Los documentos necesarios en el departamento de mantenimiento forman un
conjunto de instrumentos técnicos y administrativos que nos permiten manejar
y suministrar información técnica apropiada a quien la requiera dentro de la
estructura orgánica de la compañía y nos permiten además registrar los
inventarios que poseemos, las características de ellos, el estado en que se
encuentran, nos permiten controlar costos y las ordenes de trabajo; nos
permiten determinar los requerimientos de mano de obra y los materiales que
necesitamos para establecer nuestros planes y programas; nos permiten
efectuar la correcta explotación de las instalaciones y nos permiten organizar
la implantación del mantenimiento optimo que deseamos.

En esta oportunidad expondremos los contenidos de todos estos documentos.

Dentro de los Documentos para organizar el mantenimiento, se encuentran los

siguientes elementos:

 Inventario de máquinas.
 Conjunto de Documentación
 Fichero histórico de la máquina.

ESQUEMA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL ÁREA DE MANTENIMIENTO

Documentación del Servicio

Inventario de
de Mantenimiento

Máquinas
Conjunto de
Documentación
Fichero histórico
de la máquina
Para desarrollar un plan de mantenimiento es preciso disponer de toda la
información necesaria que permita realizar un estudio completo de la máquina
que se debe reparar. La documentación que se utiliza normalmente como
apoyo a esta labor se recoge en tres tipos de ficheros: Inventario de máquinas,
conjunto de documentación y finalmente, el histórico de averías.

EL INVENTARIO DE MÁQUINAS

El servicio de mantenimiento suele encargarse de una serie equipos dentro de

una fábrica. Este equipamiento se puede dividir en tres grupos: máquinas de
producción, material periférico e instalaciones.

Ofrece los datos referentes al número de máquinas existentes en la planta y

sus características.
Para efectuar las tareas de mantenimiento, hay que conocer bien el material
con que se trabaja, para lo cual es necesario hacer una recopilación de datos
sobre todo el material y equipos disponibles.

Este estudio se realiza mediante el inventario de máquinas.

El inventario recoge datos sobre el número de máquinas, así como sobre las
características de cada una de ellas. Los datos de cada máquina se detallan en
una ficha única. Algunos de estos datos son:

 Número de referencia de la máquina en la empresa.

 Denominación de la máquina dentro de la empresa.
 Lugar de emplazamiento de la máquina.
 Características básicas de la máquina.
 Fecha de adquisición.
 Nombre del constructor.
 Referencia del fabricante.
 Coste de adquisición del equipo y complementos.
 Recomendaciones del fabricante sobre lubricación.

CONJUNTO DE DOCUMENTACIÓN

El conjunto de documentación es un fichero que recoge toda la información

perteneciente a un determinado equipo o máquina, dónde se detallan todas
sus partes, características tecnológicas y comportamiento a la hora de
funcionar.

Recopila toda la información de una máquina en particular, detallando todas

las partes que la componen, sus características tecnológicas y su
funcionamiento.

Este debe proporcionar una clara y completa descripción de todos los detalles y
características importantes de la máquina y de todos sus sistemas. Éstos serán
de utilidad al equipo de mantenimiento para llevar a cabo cualquier reparación
o estudio de la máquina. La información no debe ser excesiva ni demasiado
escueta, ya que resultaría poco práctica. Estos suelen tener un formato
determinado. Todos los esquemas, planos, fotos, memoria y demás
información que contengan han de estar claramente separados para facilitar la
tarea de los preparadores y del personal de mantenimiento.

Cada conjunto de documentación estará clasificado según el número de

inventario de la máquina. Ya que no todas las máquinas tienen la misma
importancia en un proceso productivo, normalmente se les asigna un índice de
criticidad que permita determinar las prioridades que se tendrán a la hora de
ordenar y describir las preparaciones de mantenimiento del equipo.

Este conjunto de documentación se divide en dos partes:

CONJUNTO DE DOCUMENTACIÓN DEL CONSTRUCTOR

Es la documentación, tanto técnica como comercial, suministrada por el

constructor de la máquina. Reúne todos los documentos suministrados por
el constructor en el momento de la recepción del equipo, tanto los
documentos relativos a la venta como la documentación técnica de la
máquina. La documentación del constructor está formada por la
documentación comercial y la documentación técnica del equipo:

 Documentos comerciales: Son todos aquellos documentos

utilizados durante la gestión comercial de un equipo, como son:

 Intercambio de correspondencia (oferta, transporte,...).

 Documentos del contrato con las condiciones de garantía.
 Recepción y certificado de aceptación.
 Referencias del servicio posventa.
  Documentos técnicos: Es toda la documentación técnica del
equipo que se debe exigir durante las negociaciones de compra.
Esta información será muy útil para el servicio de mantenimiento
en sus intervenciones. Se recopila en los formatos adecuados y se
clasifica en una serie de libros:

 Libro de características.
 Libro de instrucciones de uso.
 Libro de mantenimiento.
 Libro de implantación y puesta a punto.
 Libro de automatismos.

Adicionalmente:

MEMORIA DESCRIPTIVA de cada máquina, equipo, instalación

existente. Para ello se puede recurrir a manuales de los mismos,
experiencia previa sobre ellos, proyectos de construcción, planos,
información externa o cualquier otro elemento que permita un
análisis completo

CONJUNTO DE DOCUMENTACIÓN INTERNO

Es la documentación seleccionada por la oficina de métodos, junto con las

modificaciones y la información complementaria realizadas por ella
misma, para ser utilizada posteriormente por el servicio de
mantenimiento.

Una vez recibida toda la documentación de la máquina, la oficina de

métodos de mantenimiento se encarga de seleccionar y clasificar aquella
información que se considere más útil para el servicio de mantenimiento.
Esta oficina también se ocupa de elaborar documentación complementaria
a la recibida y de realizar las modificaciones que crea oportunas en la
documentación existente.

Toda esta documentación, tanto la de origen como la complementaria,

debe estructurarse en apartados debidamente codificados, y de forma
estándar, para establecer lo que va a ser la parte interna de la
documentación.

Los contenidos de la documentación interna puede ser:

Adicionalmente, la elaboración de documentos como:

 HOJA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO. En este formato se

detallan las tareas de mantenimiento preventivo a realizar en un
equipo, así como los materiales y repuestos a utilizar. Se incluyen
fotos de detalle para facilitar la ejecución de los trabajos. En este
formato también se incluyen rutas de inspección de carácter
predictivo No existe un modelo único, y se puede adaptar el que
más convenga a la fácil y completa interpretación y transmisión
de datos y tareas del sector.

 ORDENES DE TRABAJO, con la finalidad de explicitar las tareas

a realizar, tiempos, personal, herramientas y material y/o
repuestos necesarios (estas suelen ser una extensión de las hojas
de mantenimiento preventivo).
Una orden de trabajo es un documento escrito que la empresa le
entrega a la persona que corresponda y que contiene una
descripción pormenorizada del trabajo que debe llevar a cabo.

Es imprescindible la colaboración del personal de producción para

detectar posibles averías y mantener la maquinaria en óptimas
condiciones.
  Con el fin de tener un mayor control de materiales, repuestos y
herramientas utilizadas se puede agregar una ORDEN DE
MATERIALES. Esta a su vez, permitirá un control del stock
existente en el depósito de herramientas y que no genere
entorpecimiento en la realización de las tareas de mantenimiento
programadas o no.

Es necesario hacer recordar que los formatos para estas

documentaciones no son únicos, la empresa o el sector puede
adaptar alguno conocido, lo que le indique la experiencia, o alguno
nuevo. El requisito indispensable es la fácil transmisión de datos, la
universalidad del lenguaje, la fácil interpretación y comprensión de
la tarea a realizar, comodidad de archivo

EL HISTÓRICO DE AVERÍAS DE CADA MÁQUINA

El histórico es un fichero, elaborado en la oficina de mantenimiento, que

describe cronológicamente todas las intervenciones correctivas sufridas por
una máquina desde su puesta en servicio.
Toda esta información se obtiene de los partes de averías que se confeccionan
durante la reparación. En el histórico se anotan todos los fallos que originan
una orden de trabajo correctivo, pero no las intervenciones preventivas. Es
decir, recoge la información referente a todas las acciones correctivas
realizadas en una máquina determinada desde su puesta en marcha.

Para cada máquina se elabora una única ficha. En ella se pueden anotar los
tiempos de parada y de reparación con el fin de conocer la disponibilidad y el
tiempo de preparación de un trabajo de reparación. También se pueden anotar
los costes que genera cada orden de trabajo.

Algunos de los datos habituales que se registran en el fichero histórico de una

máquina son:

 Fecha y número del parte de averías.

 Órgano donde se produjo la avería (códigos).
 Descripción de la reparación.
 Tiempos de parada y reparación.
 Importe de la reparación (mano de obra, materiales, recambios,...).
 Nombre y referencia de los recambios utilizados.

Modelo de fichero histórico de una máquina

Elaboración de un HISTORIAL DEL EQUIPO con las revisiones realizadas,

reparaciones previstas o imprevistas, plan de lubricación, edad de los
componentes, condiciones ambientales, severidad del servicio, desgastes
prematuros y desajustes.

Es un seguimiento de las incidencias de la máquina teniendo bien detallado

como se solventó y si el problema se repite periódicamente para mirar de
perfeccionar la máquina, evitando fallos repetitivos en busca de una mejora
continua de la máquina.

La información que proporciona el histórico de averías, permite desarrollar un

estudio sobre la vida probable de los distintos elementos (periodicidad de
desgastes, roturas, fallos,...) para implantar un plan de mantenimiento
preventivo sistemático fiable.
Habitualmente las causas de los fallos y averías se representan en el histórico
mediante códigos. La siguiente tabla recoge una serie de códigos utilizados con
frecuencia:
 Tabla de códigos de imputación

Todos estos documentos deben mantenerse actualizados y disponibles en

cualquier momento. Para ello, es preciso tenerlos adecuadamente organizados,
clasificando el material por grupos y debidamente codificado. De esta forma,
será más fácil establecer prioridades entre las máquinas a la hora de realizar
las correspondientes labores de mantenimiento.