Guía para afianzar el proceso de registro contable de

operaciones.

El principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido
por fray Lucas Paciolo), según el cual si se debita una cuenta por un valor debe acreditarse otra u
otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos
debe ser igual a la suma de los créditos.

Ejemplo: Venta al contado de un terreno por $7.400.000

Al vender al contado se recibe dinero, significa que Caja, cuenta de Activo, aumenta; por ello, se
debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta Terrenos, que también
es de Activo, disminuye; por tanto, se acredita.

ASIENTOS CONTABLES

Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de

contabilidad.

En el registro contable pueden presentarse dos tipos de asientos:

1. Asiento simple

Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.

Ejemplo: se compra al contado con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $300.000.
Las cuentas afectadas son dos: Equipo de computación y Comunicación, cuenta de Activo que
por aumentar, se debita; y Bancos, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.

2. Asiento compuesto

Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o
más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora.
ORIENTACION PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES

El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:

1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: para ellos se plantean
dos interrogantes. Ejemplos:
 Al comprar: ¿Qué se compra? ¿Cómo se cancela?
 Al vender: ¿Qué se vende? ¿Cómo se cobra su valor?
 Al cancelar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga? ¿Cómo se cancela su valor?

Al comprar mercancía a crédito se debe preguntar:

 ¿Qué se compra?: mercancías 1435 MERCANCÍAS NO F Cuenta de

Activo, aumenta en el débito
 ¿Cómo se cancela?: crédito 2205 NACIONALES cuenta de pasivo,
aumenta en el crédito.

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita: para ello, primero debe
identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo
presente sus aumentos o disminuciones; luego se procede a debitar o acreditar cada una.

GENERALIDADES
El registro de las operaciones en la Contabilidad Financiera, se rige básicamente
por los principios de realización y de la partida doble, así como también, por las
normas sobre los libros de Contabilidad.

Analice cada una del siguiente registro, en el cual de manera separada se enuncian una
serie de operaciones entre las más comunes que se efectúan en una empresa.

Observe las cuentas que se emplean en cada caso.

Mire como se efectúan cada registro en cada situación.

Las situaciones se describen con un enunciado inicial y luego se describe la operación,

procediendo a su contabilización.
1. Apertura de la empresa

Para iniciar la empresa ABC un socio aporta $ 10´000.000 en efectivo, y el otro un terreno por
$ 50´000.000 y $ 5´000.000 en efectivo.

Qué tipo de aporte hace el primer socio? : Efectivo

Qué tipo de aporte hace el segundo socio? : Terrenos
Qué tipo de aporte hace el tercer socio? : Efectivo
Por qué concepto aportan los socios : Capital

1105 CAJA 1504 TERRENOS 3115 APORTES SOCI

10.000.000 50.000.000 10.000.000
5.000.000 50.000.000
5.000.000

Se puede observar como se relaciona en forma directa la operación que está

realizando el ente económico, con el nombre de la cuenta.

Operación Cuenta a utilizar

Efectivo = Caja
Terrenos = Terrenos
Efectivo = Caja
Aporte de Socios = Aportes Sociales

2. CONSIGNACIÓN O DEPÓSITO EN ENTIDADES FINANCIERAS

El dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta
de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco
valor, que se cancelan por caja menor.

Una empresa Consignación en Banagrario en cuenta corriente por $5.000.000

 ¿Dónde se consigna?: en el banco  1110 BANCOS

 ¿De dónde sale el dinero?: de la empresa  1105 CAJA

BANCOS: cuenta de Activo, al consignar aumenta  Débito

CAJA: cuenta de Activo, al retirar dinero disminuye  Crédito

1105 CAJA 1110 BANCOS

5.000.000 5.000.000

Operación Cuenta a utilizar

Cuenta Bancaria = Bancos
Efectivo = Caja
En este ejemplo la empresa hace un retiro de los dineros que tenía en su caja
para abrir una cuenta bancaria.

3. COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO

Una empresa Compra mercancías a crédito por $7000.000

 ¿Qué se compra?: mercancías  1435 MERCANCÍAS

 ¿Cómo se paga su valor?: a crédito  2205 NACIONALES

DE MERCANCÍAS NO FAB x LA EMPRE: cuenta de inventario, aumenta  Débito

NACIONALES: cuenta de Pasivo, al comprar a crédito aumenta  Crédito

1435 M/CIAS NO FAB*LA EMP 2205 NACIONALES

7.000.000 7.000.000

4. COMPRA DE MERCANCÍAS AL CONTADO

Una empresa Compra mercancías al contado por $4000.000, paga con cheque

 ¿Qué se compra?: mercancías  1435 MERCANCÍAS

 ¿Cómo se paga su valor?: Al contado  1110 BANCOS

MERCANCÍAS NO FAB x LA EMPRE: cuenta de inventario, aumenta  Débito

BANCOS: cuenta de Activos, al comprar al contado disminuye  Crédito

1435 M/CIAS NO FAB*LA EMP 1110 BANCOS

4.000.000 4.000.000

5. COMPRA DE MERCANCÍAS AL CONTADO y CREDITO

Una empresa Compra mercancías por $ 7´800.000, paga el 50% con cheque de
banco de Bogotá y el saldo a 60 días.

 ¿Qué se compra?: mercancías  1435 MERCANCÍAS

 ¿Cómo se paga su valor?: al contado 50%  1110 BANCOS
 ¿Cómo se paga su valor?: a crédito 50%  2205 NACIONALES

MERCANCÍAS NO FAB x LA EMPRE: cuenta de inventario, aumenta  Débito

BANCOS: cuenta de Activos, al comprar al contado disminuye  Crédito
NACIONALES: cuenta de Pasivo, al comprar a crédito aumenta  Crédito

1435 M/CIAS NO FAB*LA EMP 1110 BANCOS 2205 NACIONALES

7.800.000 3.900.000 3.900.000
 6. VENTA DE MERCANCÍAS AL CONTADO

Una empresa efectúa Venta de mercancías al contado por $11.500.000, el valor de compra de
las mercancías entregadas en ventas es de $ 7.500.000

 ¿Qué se vende?: mercancías  4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

 ¿Cómo se cobra su valor? Al contado  1105 CAJA

CAJA: cuenta de Activo, al recibir dinero aumenta  Débito

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR: cuenta de Ingresos, al vender aumenta 
Crédito

Registro de la venta COMERCIO AL POR MAYOR

1105CAJA 4135Y AL POR MENOR
11.500.000 11.500.000

Registro del costo de vender

COMERCIO AL POR MAYOR
6135 Y AL POR MENOR 1435M/CIAS NO FAB x LA EMP
7.500.000 7.500.000

7. VENTA DE MERCANCÍAS AL CONTADO

Una empresa efectúa Venta de mercancías al contado por $10.000.000, el valor de compra de
las mercancías entregadas en ventas es de $ 7.000.000

 ¿Qué se vende?: mercancías  4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

 ¿Cómo se cobra su valor? A credito  1305 CLIENTES

CLIENTES: cuenta de Activo, al generar el derecho de cobrar aumenta  Débito

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR: cuenta de Ingresos, al vender aumenta 
Crédito
Registro de la venta COMERCIO AL POR MAYOR
1105CAJA 4135Y AL POR MENOR
10.000.000 10.000.000

Registro del costo de vender

COMERCIO AL POR MAYOR
6135 Y AL POR MENOR 1435M/CIAS NO FAB x LA EMP
7.000.000 7.000.000

8. Compra diferente a mercancías

Una empresa Compra a crédito un computador para uso de la empresa, por $ 2´400.000

Qué se compra? : Computador para la empresa

Cómo se paga? : A crédito

1528 EQUIPOS DE COMP Y COMU 2380 ACREEDORES VARIOS

2.400.000 2.400.000

9 Préstamos concedidos por la empresa

La empresa concede préstamo a un empleado y gira cheque por $1.500.000

Qué tipo de deuda es: Deuda a favor por préstamo

Cómo se entrega el valor prestado: Con cheque

CUENTAS POR COBRAR

1365 A TRABAJADORES 1110 BANCOS
1.500.000 1.500.000
 10. PRÉSTAMOS RECIBIDOS POR LA EMPRESA

La empresa obtiene un préstamo del Banco Popular por $30.000.000 que consigna en una
cuenta corriente.

 ¿Qué tipo de deuda es?: deuda a cargo, por préstamo bancario  2105 BANCOS
NACIONALES
 ¿Cómo se recibe el valor del préstamo? Consignado en la cuenta corriente de la
empresa  1110 BANCOS

BANCOS: cuenta de Activo, al consignar aumenta  Débito

BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo, aumenta  Crédito

1110 BANCOS 2105 BANCOS NACIONALES

30.000.000 30.000.000

11. BONO DE CLIENTES

Un cliente abona $450.000 a la deuda por venta de mercancía a crédito. Gira un cheque a
favor de la empresa.

 ¿Qué tipo de deuda es?: deuda a favor, por venta de mercancías  1305 CLIENTES
 ¿Cómo se recibe el pago? Con cheque, a favor de la empresa  1105 CAJA

CAJA: cuenta de Activo, al recibir dinero aumenta  Débito

CLIENTES: cuenta de Activos, al abonar la deuda disminuye  Crédito

1105 CAJA 1305 CLIENTES

450.000 450.000

12. ABONO A OBLIGACIONES BANCARIAS

La empresa gira un cheque por $500.000 al Banco Popular, como abono a su deuda.

 ¿Qué tipo de deuda es?: deuda a cargo, por préstamo bancario  2105 BANCOS
NACIONALES
 ¿Cómo se hace el abono? Con cheque  1110 BANCOS

BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo, disminuye  Débito

BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

1110 BANCOS 2105 BANCOS NACIONALES

500.000 500.000 0
13. ABONO A PROOVEEDORES

La empresa gira un cheque de $2.560.000, a un proveedor por concepto de abono a deuda

por mercancías.

 ¿Qué tipo de deuda es?: deuda a contra, por mercancías  2205 NACIONALES
 ¿Cómo se hace el abono? Con cheque  1110 BANCOS

NACIONALES: cuenta de Pasivo, disminuye  Débito

BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

1110 BANCOS 2205 NACIONALES

2.560.000 2.560.000 0

14. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (ACTIVO DIFERIDO)

La empresa gira un cheque de $2.300.000, por concepto de pago de un seguro por los 12
meses que siguen, para cubrir hurtos, imprevistos y siniestros.

 ¿Qué se paga?: un seguro, activo diferido- seguros y fianzas  1705 GASTOS PAG.
POR ANTIPADO
 ¿Cómo se hace el abono? Con cheque  1110 BANCOS

GASTOS PAG. POR ANTICIPADO: cuenta de activo, aumenta  Débito

BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

GASTOS PAGADOS POR

1705 ANTICIPADO 1110 BANCOS
2.300.000 0 2.300.000

15. GASTOS OPERACIONALES

a. La empresa gira un cheque por $12.000.000, por concepto de pago de sueldos de

administración del un mes que ha transcurrido.

 ¿Cuál es el concepto de pago?: gasto de arrendamiento  5105 GASTOS DE

PERSONAL
 ¿Cómo se paga? Con cheque  1110 BANCOS

GASTOS DE PERSONAL: cuenta de Gastos, aumenta  Débito

BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

5105 GASTOS DE PERSONAL 1110 BANCOS

12.000.000 0 12.000.000
 16. GASTOS NO OPERACIONALES
b. El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de
la empresa $500.000

 ¿Por qué concepto cobra el banco?: por intereses  5320 FINANCIEROS

 ¿Cómo se paga? Por cuenta corriente bancaria  1110 BANCOS

FINANCIEROS: cuenta de Gastos, aumenta  Débito

BANCOS: cuenta de Activo, disminuye  Crédito

5305 FINANCIEROS 1110 BANCOS

500.000 0 500.000

17. Ingresos NO OPERACIONALES

La empresa recibe la suma de $280.000 por concepto de intereses por una deuda
a favor de la misma, los intereses se reciben en efectivo.

Qué recibe: Efectivo

Por qué concepto recibe el efectivo: Intereses

1105 CAJA 4210 FINANCIEROS

280.000 0 280.000

18. Anticipos y avances recibidos (Otros pasivos)

Recibe $ 2.600.000 por concepto de anticipo sobre la compra de MERCANCIAS que serán
entregadas al cliente en le mes siguiente.

ANTICIPOS Y AVANCES
1105 CAJA 2805 RECIBIDOS
2.600.000 0 2.600.000
 19. Anticipos y avances recibidos (Otros pasivos)

Recibe $ 2.600.000 por concepto de anticipo sobre la compra de MERCANCIAS que serán
entregadas al cliente en le mes siguiente.

ANTICIPOS Y AVANCES
1105 CAJA 2805 RECIBIDOS
2.600.000 0 2.600.000

OTROS PASIVOS

Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones contraídas en el desarrollo de

actividades que, por su naturaleza, no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás grupos del
pasivo.

Incluye sumas recibidas a título de anticipos o avances originados en ventas, fondos para proyectos
específicos, cumplimiento de contratos, convenios y acuerdos debidamente legalizados que han de
ser aplicados con la facturación o cuenta de cobro respectiva. Así mismo, registra el valor de las
sumas recaudadas para garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales, de servicios, de los
fondos para proyectos, inversiones específicas y otras afines.

También en éste grupo se contabilizan los ingresos recibidos para terceros, las cuentas de operación
conjunta, las retenciones a terceros sobre contratos, los embargos judiciales, las cuentas en
participación y todas aquellas otras transacciones que, por su naturaleza, no pueden ser incluidas
apropiadamente en otras cuentas específicas del pasivo.

20. INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO (Pasivos diferidos)

Se Recibe $ 2.700.000, en cheque por concepto de subarrendamiento de bodega por los tres
meses siguientes.

INGRESOS RECIBIDOS
1105 CAJA 2705 POR ANTICIPADO
2.700.000 0 2.700.000

Grupo 27 Diferido: comprende el valor de los ingresos no causados

recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su
 origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios, en los
que deben ser aplicados o distribuidos.

Igualmente registra el monto adeudado por el reajuste a las cuotas netas,

para el caso de las sociedades administradoras de consorcios comerciales,
la utilidad diferida en ventas a plazos, y los impuestos diferidos.

El grupo de pasivo diferido comprende aquellas obligaciones que tiene la empresa, por
efectivos recibidos en forma anticipada, para prestar un servicio o realizar una venta en
varios ejercicios en los cuales debe ser aplicado o distribuido.

Ingresos recibidos por anticipado

 Cuenta 2705 ingresos recibidos por anticipado: registra el valor de las

sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta
por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y
honorarios entre otros.

Las cuentas de ingresos, por concepto de intereses, comisiones, arrendamientos,

honorarios, servicios técnicos, transportes, fletes y acarreos, mercancías en tránsito ya
vendidas, matriculas y pensiones, cuotas de administración, otros. Cuando se ha prestado
el servicio objeto del ingreso anticipado.

Llamados también ingresos no devengados, comprende una serie de servicios que la

empresa ofrece, tales como:
 Suscripciones a revistas.
 Arrendamientos de locales, maquinaria y equipo recibidos por anticipado.
 Intereses cobrados por anticipado sobre préstamos, cartera.
 Servicios varios.
 Aprovechamiento.

La contingencia de cumplir o no con el compromiso del ingreso, debe tenerse en calidad de

disponible para su devolución.

Los ingresos recibidos por anticipado deben separarse de los ingresos corrientes de
la empresa, para no sobrestimar los beneficios del período.

21. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR (Gastos causados por pagar)

El contador le envía la factura a la empresa por los servicios prestados durante el
mes por valor de $700.000
Por qué concepto debe la empresa: Gastos honorarios
Cómo se paga el gasto : Se queda debiendo
COSTOS Y GASTOS
5110 HONORARIOS 2335 POR PAGAR
700.000 0 700.000
Costos y gastos por pagar: Representa el saldo de los gastos y costos que se
cumplirán en una fecha determinada; ( Sueldos, servicios públicos, honorarios y
otros gastos gastos)
DINÁMICA

Créditos

a) Por el valor de los servicios recibidos por el ente económico de acuerdo con las
facturas y cuentas de cobro respectivas;

b) Por la causación de los intereses y rendimientos sobre obligaciones contraídas

tanto en moneda nacional como extranjera, y

c) Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere del
caso.

Débitos

a) Por el valor de los pagos que se hagan a los beneficiarios con posterioridad a la
causación de los servicios;

b) Por el pago parcial o total de los intereses y rendimientos;

c) Por el valor de la reliquidación de las cuentas de cobro o facturas, y

d) Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda

extranjera.

2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR:

Registra aquellos pasivos del ente economico originado por la prestacion de servicios,
honorarios y gastos financieros entre otros.

 CUANDO UNA EN UNA EMPRESA SE HA INCURRIDO UN GASTO Y NO SE HA

CONTABILIZADO, DEBE REALIZARSE UN AJUSTE POR EL VALOR DEL GASTO YA
CAUSADO, ESE CONVIERTE EN UN PASIVO PARA LA EMPRESA.

 AL CONTABILIZARSE DEBITA LA CUENTA DE GASTOS Y SE ACREDITA LA

CUENTA DE COSTOS Y GASTOS POR PAGAR.

 AL FINALIZAR EL PERIODO CONTABLE SE ENCUENTRAN PENDIENTES DE PAGO

A LOS SIGIENTES SERVICIOS: ENERGIA POR $ 287.200, ACUEDUCTO POR
$125.000, Y GAS POR $ 489.300.
CODIGO CUENTA PARCIALES DEBE HABER

5135 SERVICIOS 901.500

513525 Acueducto y 125.000

alcantarillado

513530 Energía 287.200

eléctrica
513555 Gas 489.300

2335 Costos y 901.500

gastos por
pagar
233550 Servicios 901.500
públicos

2340 INSTALAMENTOS POR PAGAR:

Registra el valor adeudadopor el ente economico originado en la suscripcion
de acciones de una sociedad que son pagadas en los terminos estipulados en el
respectivo reglamento de colocacion y cuyo plazo de cancelacion no podra
exeder un año

Documento preparado por: Manuel Jose Reyes Jaraba

Se reservan los derechos de autor