GUÍA DE USUARIO PARA LA Código Mis.4.9Ins.

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INSCRIPCIÓN DE PROYECTOS A LAS Fecha 01-abr-2018
CONVOCATORIAS DEL OCAD PAZ EN Versión 1
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Contenido
A. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1
B. OBJETIVO ......................................................................................................................... 2
C. ALCANCE .......................................................................................................................... 2
D. CONDICIONES GENERALES PARA PARTICIPAR EN UNA CONVOCATORIA....................... 2
E. REGISTRO Y RADICACIÓN DEL TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN A LA CONVOCATORIA .......... 4
F. LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL TRÁMITE EN LA SEDE ELECTRÓNICA ............. 14
G. NORMAS RELACIONADAS CON EL TRÁMITE ................................................................. 15
H. GLOSARIO ...................................................................................................................... 16
I. CONTROL DEL DOCUMENTO ......................................................................................... 16

A. INTRODUCCIÓN

El parágrafo 7º transitorio del artículo 361 de la Constitución Política establece que durante
los próximos 20 años se destinarán el 7% de los ingresos del Sistema General de Regalías y
el 70% de los rendimientos financieros generados por dicho Sistema (excepto los generados
por las asignaciones directas), se destinarán a una asignación para la Paz. Dichos recursos
serán destinados a la financiación de proyectos de inversión que tengan por objeto la
implementación del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de
una Paz Estable y Duradera, incluyendo la financiación de proyectos destinados a la
reparación de las víctimas.

La Constitución también establece que estos proyectos de inversión serán definidos por el
Órgano Colegiado de Administración y Decisión Paz (OCAD Paz). Con base en lo anterior y
teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto Ley 1534 de 2017, que reglamenta el
funcionamiento del OCAD Paz, dicha instancia es la encargada de viabilizar, priorizar y
aprobar los proyectos de inversión que tengan entre sus fuentes de financiación, recursos
de la Asignación para la Paz del Sistema General de Regalías.

Por otra parte, el Decreto Ley 413 del 2 de marzo de 2017 establece que el OCAD Paz podrá
realizar convocatorias para definir los proyectos de inversión susceptibles de ser financiados
con recursos de la Asignación para la Paz y se dictan otras disposiciones relacionadas con la
aprobación de proyectos de inversión financiados con dichos recursos.

Por tanto, en cumplimiento de las funciones que le fueron asignadas, el OCAD Paz a través
de su Secretaría Técnica, realizará convocatorias que permitan definir los proyectos de
inversión susceptibles de ser financiados con los recursos de la Asignación para la Paz,
contribuyendo a la implementación del Acuerdo Final y/o a la reparación de las víctimas, de
acuerdo con los pilares temáticos y líneas de inversión establecidas para la implementación
de dicho Acuerdo.
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En cada convocatoria se indicará a cuáles de estas líneas de inversión deberán estar

enfocadas los proyectos de inversión que se presenten y el valor que se financiará con
recursos de la Asignación para la Paz.

Tanto las entidades territoriales como el Gobierno Nacional podrán participar de las
convocatorias, dentro del marco de los requisitos y procedimientos establecidos en el
marco reglamentario del Sistema General de Regalías.

B. OBJETIVO

El objetivo de esta guía es describir las actividades que debe realizar una entidad para
inscribirse y participar en las convocatorias del OCAD Paz, trámite que se realizará
únicamente a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

C. ALCANCE

La guía describe el proceso de registro en la Sede Electrónica y los pasos a seguir para radicar
el trámite de inscripción a la Convocatoria del OCAD Paz y obtener la respuesta por parte
de la Secretaría Técnica del OCAD Paz, en la que explica el resultado de la verificación de las
condiciones de inscripción.

D. CONDICIONES GENERALES PARA PARTICIPAR EN UNA CONVOCATORIA

¿Quiénes pueden formular proyectos susceptibles de ser financiados total o parcialmente

con recursos de la Asignación para la Paz?
De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1530 de 2012, “…todas las personas naturales o
jurídicas, públicas o privadas, y las comunidades étnicas minoritarias, podrán formular
proyectos de inversión, de conformidad con las metodologías y lineamientos que defina el
Departamento Nacional de Planeación…” y con base en los lineamientos que defina la
Comisión Rectora.

¿Cuáles son los proyectos que se deben presentar a las convocatorias del OCAD Paz?
Con base en lo establecido por el OCAD PAZ, los proyectos de inversión que dentro de sus
fuentes de financiamiento tengan recursos de la Asignación para la Paz, deberán ser
presentados a dicho OCAD a través de las convocatorias, con el fin de financiar proyectos
de inversión que tengan por objeto la implementación del Acuerdo Final para la
Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera, incluyendo la
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financiación de proyectos destinados a la reparación de las víctimas. Estos proyectos

deberán tener concordancia con el Plan Marco de Implementación del Acuerdo Final.
Los proyectos presentados por las entidades interesadas en la convocatoria, deberán
contribuir a este propósito, teniendo en cuenta los pilares temáticos y las líneas de inversión
que defina la convocatoria, las cuales hacen parte del Plan Marco de Implementación del
Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y
Duradera.

¿Quiénes pueden presentar proyectos a la convocatoria del OCAD Paz?

De acuerdo con lo señalado en el artículo 25 de la Ley 1530 de 2012 y el artículo 4 del
Decreto Ley 1534 de 2017, las entidades territoriales, los representantes de las
comunidades indígenas y el gobierno nacional, podrán presentar proyectos al OCAD Paz.

¿Cómo inscribir un proyecto a la convocatoria del OCAD Paz?

Para inscribirse y participar en las convocatorias del OCAD PAZ, la Secretaría Técnica de
dicho Órgano, la cual es ejercida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ha
dispuesto la Sede Electrónica, a través de la cual el Ministerio gestiona los diferentes
trámites institucionales. El acceso a la Sede Electrónica se encuentra en la página web del
Ministerio de Hacienda.
Para poder ingresar, la entidad interesada debe contar con un usuario y contraseña
generados a través de la misma aplicación. En el instructivo Mis.4.9Ins.2 Registro de
usuarios en la Sede Electrónica, que se encuentra publicado en la Sede Electrónica, se
explica este procedimiento.

¿En qué consiste el trámite de inscripción a la convocatoria del OCAD Paz?

El trámite consta de tres pasos:
1. Registro del proyecto y radicación: Inicia con el registro del proyecto presentado por
la entidad interesada a la Convocatoria, que incluye el cargue de los documentos de
soporte obligatorios en la Sede Electrónica, y culmina con la generación automática
del número de radicado del trámite a través de dicha Sede.
2. Revisión de condiciones de inscripción: El análisis del cumplimiento de las
condiciones necesarias para inscribirse y participar en la convocatoria por parte de
la Secretaría Técnica del OCAD Paz y el asesoramiento a las entidades interesadas
para surtir este proceso.
3. Resultado de la revisión y respuesta: La Secretaría Técnica del OCAD Paz, dará
respuesta electrónica oficial al radicado del trámite, en la que indicará el resultado
de la revisión de las condiciones de inscripción a la convocatoria. El sistema enviará
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la respuesta al correo electrónico que el usuario haya registrado en el sistema y

quedará permanentemente disponible en la Sede Electrónica, para consulta por
parte de la entidad que radicó el trámite.
En los siguientes capítulos se describen en detalle los pasos que debe surtir la entidad
interesada en participar en las convocatorias del OCAD Paz.

E. REGISTRO Y RADICACIÓN DEL TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN A LA CONVOCATORIA

Para registrar un proyecto, el usuario autorizado por la entidad interesada en participar en

la convocatoria deberá surtir los siguientes pasos:

1. Validar si la entidad que presentará el proyecto, ya cuenta con un usuario y contraseña

que le permita ingresar a la Sede Electrónica.

2. En caso de contar con un usuario, validar si la persona registrada en la Sede Electrónica

con dicho usuario y contraseña, está autorizada por el representante legal de la
mencionada entidad para inscribir proyectos a las convocatorias del OCAD Paz. De lo
contrario, la entidad deberá crear un usuario en la Sede Electrónica para la persona que
sea autorizada para este fin (Ver Manual Mis.4.9Ins.2 Registro de Usuario en la Sede
Electrónica).

3. Ingresar al portal web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,

www.minhacienda.gov.co. En la barra móvil que se encuentra debajo de la foto principal
de la página web, ubicar y seleccionar el ícono de la Sede Electrónica (ver 1 en siguiente
imagen):

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4. Si ya cuenta con un usuario de la Sede Electrónica, al ingresar al subsitio, debe hacer clic
en Acceder, que se encuentra en la parte superior de la pantalla:

El sistema solicitará el usuario y la contraseña de la persona autorizada para inscribir

proyectos a las convocatorias del OCAD Paz (ver 1 en la siguiente imagen). Si el usuario
ingresó exitosamente, el sistema mostrará su nombre en la parte superior de la pantalla
de la Sede Electrónica (ver 2):

2
1

5. En la misma pantalla, se debe seleccionar Catálogo de trámites (ver 1 en la siguiente

imagen) en el menú que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Al desplegarse
la lista del catálogo, se debe seleccionar Sistema General de Regalías (2).
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6. El sistema presenta la lista de los trámites del Sistema General de Regalías que se
pueden tramitar a través de la Sede Electrónica. En este paso, se debe seleccionar el
trámite 1. Convocatorias OCAD Paz.

El usuario encontrará información explicativa del trámite y orientaciones acerca de la

Convocatoria haciendo clic en el ícono de información (ver 1 en la siguiente imagen) y
continuar en el numeral 7 de este documento. En caso que el usuario ya haya
consultado esta información y quiera omitir este paso, puede continuar con el trámite
haciendo clic en el ícono correspondiente (ver 2 en la imagen) y continuar en el numeral
8 de este documento.

7. El sistema muestra información explicativa acerca del trámite de inscripción a la

convocatoria del OCAD Paz. Esta información se puede imprimir o descargar (ver 2 en
la siguiente imagen). A continuación, seleccionar Iniciar trámite en la parte superior de
la descripción (ver 1):
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8. El sistema abre una ventana que contiene los términos y condiciones que debe aceptar
el usuario para poder continuar con el registro del trámite, seleccionando Continuar (ver
imagen):

9. El sistema despliega la sección 1.Formulario (ver 1 en la siguiente imagen). Algunos

campos no son editables y estarán pre-diligenciados con la información ingresada por
el usuario al momento de registrarse en la Sede Electrónica. Antes de continuar con el
siguiente paso, el usuario debe verificar que la totalidad de los campos se encuentren
diligenciados:
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Todos los campos habilitados deberán ser diligenciados. El usuario podrá actualizar el
correo electrónico en caso de requerirlo. Se debe recordar que dicho correo debe
corresponder al correo institucional ya que la Secretaría Técnica del OCAD Paz (MHCP)
enviará la respuesta de este trámite a dicho correo electrónico y a la carpeta privada del
usuario en la Sede Electrónica.

Si la entidad que el usuario registró en la Sede Electrónica corresponde a “COMUNIDAD

INDÍGENA” o “COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS”,
el sistema solicitará el nombre específico de la Comunidad a la que pertenece el usuario
(ver 2 en la anterior imagen), como se muestra en el ejemplo presentado en la imagen
anterior.

A continuación, seleccionar la opción Continuar en la parte inferior de la pantalla (ver 3 en

la imagen anterior).
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10. El sistema mostrará la segunda parte de la sección 1. Formulario, en la que solicita

información específica del proyecto que se va a inscribir en la Convocatoria:

Todos los campos habilitados deben ser diligenciados.

Campos relevantes:
 Línea de inversión: Se debe seleccionar una de las opciones de la lista desplegable.

 Cuando se selecciona una línea de inversión, el sistema despliega campos para

seleccionar la temática respectiva:
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 El valor del proyecto debe incluirse solo números, sin puntos ni comas.
 En el campo de observaciones se puede colocar un texto explicativo breve.

11. Seleccionar la opción Continuar en la parte inferior de la pantalla.

12. El sistema muestra la sección 2. Documentación del trámite (1), que le permite subir los
documentos obligatorios requeridos para el registro (2). El sistema sólo admitirá el tipo
de archivo indicado para cada uno de los documentos y no permitirá continuar si falta
alguno por cargar.
El usuario podrá cargar otros documentas de soporte, diferentes a los obligatorios,
haciendo clic en +Adjuntar documentación complementaria (ver 3 en la imagen), la cual
permite el cargue de archivos de cualquier extensión, incluyendo .zip:

 Para diligenciar el documento No. 1, Carta de intención, el proponente debe

descargar el modelo sugerido en formato Word, seleccionando el ícono
correspondiente (ver 1 en la siguiente imagen) en el campo de plantilla:
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Este documento se debe diligenciar, imprimir y firmar por parte del representante
legal de la entidad. Posteriormente el usuario debe escanearlo y cargarlo en la Sede
Electrónica en formato .pdf.

 En el documento No. 7 (Excel), Municipios Beneficiados, el proponente debe

diligenciar completamente la parte superior del formulario y debe colocar el valor
propuesto, frente a cada municipio de su interés (recuadros en rojo), ej.:

Tenga en cuenta que la suma de los valores de cada municipio debe ser la que
aparece en el campo “Valor total Proyecto”.

13. Una vez se carguen todos los documentos obligatorios a la Sede Electrónica (ver 1),
presionar el botón “Continuar” (ver 2):
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14. El sistema llega al paso 3. Confirmación y muestra un documento de resumen del

trámite, donde el usuario debe validar que toda la información de registro esté
correcta. Este documento se puede descargar en formato .pdf:

15. Si hay algún documento o dato de formulario que el usuario requiera corregir, podrá
hacerlo presionando Volver. En caso contrario deberá presionar Finalizar.

16. El sistema muestra una ventana de advertencia, en el que informa al usuario que al
seleccionar Continuar, el trámite quedará radicado y no podrá modificarlo:

El sistema genera el Número de Radicado del registro (ver 1 en la siguiente imagen),

con la correspondiente Fecha de Radicado (ver 2) y Fecha de Presentación (ver 1 en la
siguiente imagen) del trámite. Es recomendable que el usuario descargue este
formulario en formato PDF y lo guarde en su computador como evidencia de la
radicación del trámite (ver 2 en la imagen). Una vez guardado el documento en el
computador, continuar con el siguiente paso:
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17. Hacer clic en Finalizar (ver 1 en la siguiente imagen), requisito indispensable para
finalizar el registro del proyecto a la Convocatoria. Se entenderá que el registro del
trámite ha finalizado, una vez se hayan surtido todos los pasos explicados hasta aquí.
La fecha y hora de registro del trámite será únicamente la que el sistema haya
asignado en la Fecha de Radicado (ver 2).
La Fecha de Presentación (ver 3) será igual a la Fecha de Radicado, excepto cuando la
radicación en la Sede Electrónica se realice un día no hábil, ya que en este caso, el
sistema automáticamente tomará como Fecha de Radicado la fecha del siguiente día
hábil a la fecha de radicación del trámite.
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18. A partir de este momento el proponente, podrá consultar el estado del trámite
ingresando a la opción Carpeta privada>Expedientes, del menú de navegación:

El sistema muestra el estado del trámite. Inicialmente el estado es “PRESENTADO”.

Cuando el MHCP lo está revisando aparecerá como “EN TRAMITE” y si cumple aparecerá
como “CUMPLE CONVOCATORIA”. En caso contrario aparecerá como “NO CUMPLE
CONVOCATORIA”. Ej:

F. LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL TRÁMITE EN LA SEDE ELECTRÓNICA

 Se aceptarán únicamente los proyectos que se presenten a través de la Sede

Electrónica, con toda la información obligatoria solicitada en la convocatoria.

 Para el proceso de evaluación y selección, no se tendrá en cuenta documentación

remitida por correo electrónico, postal, fax u otro medio distinto a la Sede
Electrónica del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ni información enviada
con fecha posterior a la hora límite establecida. Excepto cuando sea solicitado
directamente por el Órgano Colegiado de Administración y Decisión OCAD PAZ.

 Si requieren anexar documentación adicional del proyecto como: tablas, fórmulas,

gráficas, anexos, cartas, etc., guárdelos en una sola carpeta y adjúntelas como
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archivo .ZIP o .RAR (archivo comprimido), en el paso 2. Documentación del trámite,

haciendo clic en la opción +Adjuntar documentación complementaria.

 En caso de que se presenten errores en el aplicativo de la Sede Electrónica durante

el proceso de inscripción y envío del proyecto o del cargue de la documentación
soporte, por favor capturar las pantallas con el mensaje de error junto con la fecha
y hora en la que se presentó el inconveniente que soporte el problema.

Antes de la fecha de cierre establecida en los términos de referencia de la

Convocatoria remitir todas las evidencias de la falla presentada exclusivamente al
correo electrónico stocadpaz@minhacienda.gov.co. En el asunto indicar el Número
de la Convocatoria, y en el cuerpo de dicha comunicación:
o Explicar los inconvenientes ocurridos durante el registro del trámite.
o Indicar nombres y teléfonos fijos y celulares de contacto para que el Ministerio
pueda comunicarse con las entidades, en caso de requerirse.

 El Ministerio de Hacienda y Crédito Público por medio de la Oficina de Sistemas

verificará el error reportado. Se recomienda informar los inconvenientes y radicar
los trámites con suficiente antelación a la fecha de vencimiento de la Convocatoria.

G. NORMAS RELACIONADAS CON EL TRÁMITE

Acto Legislativo 04 de 2017. Por el cual se adiciona el artículo 361 de la Constitución Política.
Crea la Asignación para la Paz y el Órgano Colegiado de Administración y Decisión Paz.

Ley 1530 de 2012. Por la cual se regula la organización y funcionamiento del Sistema
General de Regalías.

Decreto 1082 de 2015. Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del
sector administrativo de planeación nacional.

Decreto 1534 de 2018. Por el cual se reglamenta el funcionamiento del Órgano Colegiado
de Administración y Decisión – OCAD Paz y la Asignación para la Paz a los que se refiere el
Acto Legislativo No. 04 del 8 de septiembre de 2017.

Decreto 413 de 2018. Por el cual se definen las reglas de priorización de las entidades
territoriales beneficiarias dela Asignación para la Paz del Sistema General de Regalías y se
dictan otras disposiciones relacionadas con la aprobación de proyectos de inversión del
OCAD Paz.
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Acuerdo 45 de 2017 de la Comisión Rectora del SGR. Por medio del cual se expide el
Acuerdo Único del Sistema General de Regalías (SGR), y se dictan otras disposiciones.

H. GLOSARIO

Términos y definiciones:
 Sede Electrónica del MHCP: Es la dirección electrónica o portal ciudadano es la
herramienta para que los ciudadanos puedan acceder a servicios on-line y realizar todo
tipo de trámites institucionales sin que tengan que dirigirse al Ministerio de Hacienda.

Acrónimos y Abreviaturas:
MHCP – Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
OCAD – Órgano Colegiado de Administración y Decisión
SGR – Sistema General de Regalías.

I. CONTROL DEL DOCUMENTO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: María Cristina Rojas/Ciro
Leonardo Martínez
Cargo: Asesores
Dependencia: Grupo de Regalías -
Viceministerio General
Fecha: 23-mar-2018
Nombre: Hernán Alberto Velandia
Cargo: Asesor
Dependencia: Grupo de Regalías -
Viceministerio General
Fecha: 05-abr-2018
Nombre: Carolina Español
Cargo: Coordinadora
Dependencia: Grupo de
Regalías - Viceministerio
General
Fecha: 05-abr-2018