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ÍNDICE

Organización y Métodos ………………………………………………………………………………….. 2

Concepto Organización
Método
Teoría de Procesos
Aseguramiento de la calidad
Gestión de la Calidad
Procedimiento
Diagramas de Flujo
Sistemas de Información
Ciclo de vida de los Sistemas
Auditoria de los Sistemas
Diseño de base de datos
Modelo Entidad-Relación
…………………………………………………………………………………. 7
…………………………………………………………………………………. 16
…………………………………………………………………………………. 17
………………………………………………………………………………… 19
………………………………………………………………………………… 22
………………………………………………………………………………… 24
……………………………………………………………………………….. 24
……………………………………………………………………………….. 28
……………………………………………………………………………….. 32
……………………………………………………………………………….. 41
……………………………………………………………………………….. 47
……………………………………………………………………………….. 52

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ORGANIZACIÓN Y METODOS

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para
proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer
procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de
esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o
servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la
técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración,

cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y
métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y
Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y
mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el
costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y
Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos
adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los
administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz de
dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada
administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización
y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas
en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de
la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de
propósitos en vez de medios, al interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.

Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:

 Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
 Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
 Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de
sus funcionarios.
 Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista
de las necesidades de la empresa.

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Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán aceptadas, es
decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.

"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas

administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración
pública"

De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la
función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su
rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en
conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el
problema de la organización.

Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los
recursos destinados a la prestación de servicios.

La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la
organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una
variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura
orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben
aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los
problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este concepto en las
empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar
de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque político y social. Y
en el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo
tiempo presta servicios determinados y particulares.

Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos
fundamentales:

1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las

dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas
derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y
comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

2. Funciones

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la

organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el
desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden

destacar de la siguiente manera:

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1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la

dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la
realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización,
la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su
diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto,
deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases
jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas
e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación
de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de
este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas
las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en
cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios
generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual
dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con
mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se
pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo

(inicial) (intermedia) (consolidación)

Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones
Cuadros de distribución del Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas
trabajo
Elaboración de organigramas Administración por proyectos Informática
Elaboración de diagramas de Administración estratégica Modelos de simulación
flujo
Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el

comportamiento del personal y los sistemas de la organización

a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la

organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa;

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elaborando organigramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y

delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas
y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Intermedia):

d. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la
utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de
datos.

3. Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se

trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas
y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la
estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder
realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.

2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico
en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo
comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos
administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas,
funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y
métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de

pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los
factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las
formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las
operaciones de un procedimiento.

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f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,

producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede
ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca
de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un
conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y
actividades, asignación de recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la
elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para
adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos
de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan
a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría

de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma
probable para el desarrollo sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar
en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

4.2 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos:

a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias

públicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.

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ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los
organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por
subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre
personas para lograr algún propósito específico.

CARACTERÍSTICAS

1. Caso particular de grupo

1. Reglas explícitas
2. Grado de formalización
3. La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada
4. Presenta conductas recurrentes
5. La organización es básicamente orden
2. Se orientan a una finalidad
1. Generan consecuencias en el ambiente
3. Creados en un punto temporal: inicio de actividad.
4. Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.
5. Producen y/o venden bienes y servicios (empresa).
6. Dan y generan trabajo (empresa).
7. En la organización se da cierta cultura.
8. Generan, transmiten y poseen poder.
9. Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.
10. Son indicadores de la sociedad actual.
11. Producen y transmiten tecnología.
12. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

CLASIFICACIÓN

Finalidad:

 Con fin de lucro (Empresas).

 Sin fin de lucro (ONG).
 Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (Organismos
Gubernamentales)

Estructura:

 Formales.
 Informales.

Tamaño:

 Grande.

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 Mediano.
 Pequeño.
 Microemprendimiento.

Localización:

 Multinacional – internacional.
 Nacional.
 Local o regional.

Producción:

 Bienes.
 Servicios.

Propiedad:

 Pública.
 Privada.
 Mixta.

Grado de integración:

 Totalmente integrada.
 Parcialmente integrada.

Actitud frente a los cambios:

 Rígido.
 Flexible.

Toma de decisiones:

 Centralizada.
 Descentralizada.

Jerarquía:

 Organización jerárquica.
 En red.

RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES

Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin, difieren según sus
actividades.

Recursos materiales:

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 Dinero para adquirir los recursos.

 Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos
denominados bienes o servicios.
 Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las
actividades.
 Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.
 Recursos humanos: el elemento activo (dueños, accionistas, socios, trabajadores).
 Recursos naturales: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas (eléctrica, solar,
hídrica, combustible).
 Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo. Son los modos de obrar, hacer o
producir (métodos, técnicas y procedimientos utilizados en la organización).
 Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e información originadas en el intelecto humano y
en el avance tecnológico y científico.
 Recursos intangibles: marcas, nombres y prestigio para acceder y posicionarse en el
mercado.

FORMAS ORGANIZACIONALES

Aplicar la administración más adecuada a la realidad y a las necesidades específicas de cada

organización es función básica de todo administrador. Se presentan 3 criterios básicos:

 Actividad o giro. Industriales, comerciales, servicios.

 Origen del Capital. Públicas, privadas.
 Magnitud de la empresa. Mega, grandes, medianas, micro o pequeñas empresas y puebras.

AMBIENTES ORGANIZACIONALES

 Ambiente Externo. Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus
operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de
obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios
para la sociedad a la que atienden. Son de dos tipos:

 Elementos de acción Indirecta (Macroentorno). Afectan al clima en el que se

desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero sí
potencial para convertirse en elementos de acción directa.

 Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen

influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o
indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.

 Ambiente Interno, llamado Clima Organizacional. Grupos o Elementos de Interés Interno,

que ejercen influencia directa en las actividades de la organización y caen dentro del ámbito
y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia
del orden y organización.

LAS 6 FUNCIONES BASICAS DE UNA ORGANIZACIÓN SEGÚN HENRY FAYOL

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De acuerdo con Fayol, toda empresa tiene que tener presentes los siguientes seis grupos de
funciones:

1. Funciones técnicas: aquellas a través de las cuales se realiza la producción de bienes y servicios.

2. Funciones comerciales: la empresa necesita tanto saber producir eficientemente como comprar y
vender bien.

3. Funciones financieras: es imprescindible una hábil gestión financiera con el fin de sacar el mayor
provecho posible de las disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de capital.

4. Funciones de seguridad: protección de las personas y bienes de la compañía contra robos,

inundaciones, etc.

5. Funciones contables: relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.

6. Funciones administrativas: las encargadas de coordinar y sincronizar las otras cinco funciones.
Constituyen el objeto principal de estudio para Fayol, pues en su época aún están en pleno desarrollo
y concreción.

Dentro de las funciones administrativas distingue:

1. Planificación.
Se puede definir como el proceso que determina los grandes objetivos de una Organización y las
políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir
tales objetivos.
La planificación aparece como el instrumento fundamental de la dirección empresarial al abordar y
responder a cuestiones tales como: la filosofía; el propósito; la línea de actuación y los objetivos a
seguir; las políticas de investigación y desarrollo, de tecnología o de producción, los productos a
elaborar o los modos en que se estará presente; la forma de competir, los canales de distribución; los
recursos y cuantas cuestiones sean relevantes para la empresa. Algunas de las razones que justifican
el por qué de la planificación son las siguientes:
 Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas unidades de la
empresa hacia un fin concreto.
 Puede ayudar mejor a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas pueden
neutralizarse y las oportunidades potenciarse.
 Facilita la adaptación al entorno y al cambio.
 Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.

La Tipología de la planificación puede establecerse con arreglo a dos criterios: por una parte, puede
distinguirse entre planificación general y funcional, según que se refiera al conjunto de la actividad
empresarial o a cada una de sus áreas de actividad específica; y, por otra parte, puede establecerse
una distinción temporal en los planes, según se planifique a corto, medio o largo plazo.

1.1. Elementos de la Planificación (tipos de planes).

En el proceso de planificación intervienen una serie de elementos y variables, cuya
conceptualización es necesaria.

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1. Misión o propósito: El propósito explica la finalidad socioeconómica básica de una actividad.

Formular la misión de la organización es identificar la función que cumple en la sociedad y su
carácter y filosofía básicos, lo que posee la virtud de poder articular los objetivos y valores
que contribuyen a su logro, así como mantener la integridad y unificación de la organización.
2. Objetivos o metas: Son fines concretos, generalmente cuantificables y con un horizonte
temporal determinado, hacia los cuales se dirige la actividad de una organización. Los
objetivos, a su vez, se desglosan en subobjetivos o metas para cada unidad, departamento o
nivel organizativo de la empresa.
3. Estrategias: Es un proyecto unitario, general e integrado, que conecta a la empresa con el
entorno y con el futuro, y que tiene por finalidad el garantizar la consecución de los
propósitos de la empresa. Por tanto, la estrategia denota un programa general de acción y un
despliegue ilícito de empeños y recursos para alcanzar metas amplias.
4. Políticas: Son guías general para tomar decisiones. Son líneas que orientas el pensamiento y
la acción. Persiguen que exista cierta consistencia en las decisiones que se está tomando en
los diversos ámbitos de actividad de la empresa.
5. Procedimientos: es una secuencia cronológica de acciones. Son guía de acción que detallan
la forma exacta en que una actividad ha de desarrollarse.
6. Reglas: Son instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curso de
acción o una acción específica. Las reglas normalizan la actuación de los individuos,
constituyendo así un mecanismo de coordinación indispensable para la organización.
7. Programas: plan especifico, en el que se concretan metas, políticas, procedimientos y reglas,
así como todo aquel conjunto de elementos que son necesarios para seguir con el curos de
acción determinado, tendente a lograr los objetivos específicos.
8. Reglas: son instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curos de
acción o una acción específica. Las reglas normalizan la actuación de los individuos
constituyendo así un mecanismo de coordinación indispensable para la organización.
9. Presupuestos: es la expresión, en términos numéricos, generalmente monetarios, de un plan
o de un programa. Representan el máximo grado de concreción que pueden alcanzar los
planes, ya que cuantifican los resultados esperados. También aportan rigor a la planificación,
al permitir un mejor conocimiento de los recursos disponibles y facilitar el establecimiento
de prioridades entre los recursos de acción posibles.

1.2. Etapas del proceso planificador.

El proceso de planificación requiere una secuencia de realización determinada. Es un proceso

continuo y ningún plan es definitivo. Con ligeros matices, son de general aceptación las siguientes
fases o etapas:
1. Identificación del problema: Supone la definición y determinación de los problemas actuales
y futuros. Es una etapa de recogida de información con determinación de los problemas y
causas.
2. Especificación de objetivos: esta etapa fijará una primera aproximación sobre la situación
futura deseada, estableciendo los medios que permitan alcanzarla. Tales objetivos deberán
presentar una desagregación jerárquica. Habrá que establecerse objetivos acordes con los
recursos existentes.
3. Determinación de premisas: requiere explicitar las premisas (suposiciones consistentes) para
realizar los pronósticos del futuro, fijar las políticas clave y desarrollar los planes de
empresas.

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4. Establecimiento de líneas de acción alternativas: se ha de identificar las diversas

alternativas existentes para alcanzar los objetivos.
5. Evaluación de las alternativas: Cada alternativa ha de ser evaluada con precisión a la vista de
los objetivos. El éxito precisa un estudio cuidadoso de las ventajas e inconvenientes de cada
alternativa. Ha de estudiarse el coste de cada una. Sus posibles resultados, la disponibilidad
de recursos suficientes para llevarla a cabo, etc.
6. Selección de una alternativa: esta es la etapa en la que efectivamente se toma la decisión
sobre qué curso de acción, de entre los varios posibles, se va a poner en práctica para
alcanzar los objetivos establecidos. Es el momento en el que la empresa hace suyo el plan.
7. Especificación y asignación definitiva de objetivos y formulación de planes derivados: los
objetivos quedan especificados definitivamente y fijan los planes necesarios para desarrollar
el plan básico.
8. Presupuestación: esta fase consiste en traducir los planes a un lenguaje numérico, esto es,
concretarlos al máximo nivel posible.

A los largo de todo el proceso, el compromiso del factor humano es clave. Deben establecer
enlaces y relaciones multidireccionales y, sobre todo, introducirse una cultura corporativa
(fuertes valores asumidos por el equipo humano) que permitan superar los recelos, tensiones y
fricciones.
La secuencia indicada exigirá, así mismo, retroalimentaciones, de manera que sea posible
alcanzar un planificación flexible y adaptativa. Además, requerirá determinar la forma de
evaluación (control de la ejecución, el estudio de las modificaciones que pudieran producirse y,
en su caso, la revisión de los planes).

2. Organización de la Empresa.

Podemos afirmar que la división de trabajo es la razón misma de la organización, ya que en toda
actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado de organización que
distribuya las distintas tareas entre los trabajadores, con el principal fin de obtener productos de
mayor calidad y a menor costo.

A. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.

Organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la

empresa para la consecución de una finalidad: ofrecer un bien o servicio. El primer paso en la
organización de la empresa será la definición o descripción de los puestos de trabajo, así como la
asignación de responsabilidades y posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones
de autoridad y coordinación, mediante la determinación de los niveles de jerarquía o escalas de
autoridad que se llama estructura.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN

La existencia de un número determinado de niveles de organización empresarial va a depender

directamente de la dimensión de la empresa, así como del número de subordinados que tenga a
cargo el jefe. Así en el caso de empresas pequeñas es posible que un único jefe sea suficiente. Si el
número de subordinados crece se hará necesario la creación de mandos intermedios.
La parte inferior de la pirámide representa los trabajos ejecutivos. A medida que ascendemos en ella
aumentan las tareas directivas y disminuyen las ejecutivas. Las relaciones entre estos grupos de

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personas pueden realizarse en formas diversas. Para que el sistema de relaciones sea eficaz debe
cumplirse; que cada individuo conozca lo que hacen los demás, conocer sus propias funciones y
obligaciones, además de tener acceso a la información de cómo se desarrollan todos los demás
trabajos de la empresa, con el objetivo de que cada trabajador comprenda el objetivo final de la
empresa.
Además deben existir: unas reglas y políticas de trabajo claras; manuales de instrucción y
capacitación; y una cultura de la empresa, es decir, una serie de principios que dirijan la marcha
misma.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Es necesario tenerlos en cuenta antes de hacer la elección de una estructura:

1. Definición de objetivos de la empresa.
2. Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo superior y que conozca que depende
de él, y que el superior conozca sus subordinados. Esto contribuye a una clara asignación
de órdenes, evitando inferencias.
3. Unidad de dirección
4. Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad.
5. Extensión del control: fijar el ámbito de autoridad.
6. Homogeneidad de tareas.
7. Graduación o jerarquía de la autoridad: Debe estar claramente establecido quienes
tienen la facultad de ordenar la realización de las distintas tareas.
8. Equilibrio de la organización.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

CONCEPTO

Es la agrupación de puestos de trabajo homogéneos en unidades organizativas con el fin de

coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para conseguir los objetivos
marcados. En una empresa nos podemos encontrar con las siguientes áreas o funciones:
 Función de dirección: planificación, organización, coordinación, comunicación y control.
 Función de administración: gestión de almacenes, de nóminas y seguros sociales,
facturación, archivos, contabilidad, informática, etc.
 Función financiera: financiación, presupuestos de tesorería, seguros, inversiones, etc.
 Función de producción: planificación y programación, aprovisionamiento, control de
calidad, métodos y tiempos.
 Función comercial: equipo de ventas y administración comercial.
 Función de marketing: diseño de estrategias de marketing (producto, precio,
distribución y comunicación) y tareas técnicas.
 Función personal o de recursos humanos: planificación de personal, empleo y
formación, contratación, relaciones personales, médico y seguridad y administración de
personal.
 Función de I+D: comprende las funciones de investigación y desarrollo de nuevas
técnicas y productos.

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Una o más áreas o funciones pueden formar un departamento, por ejemplo las funciones de
administración y financiera se suelen agrupar en el departamento ECONOMICO-FINANCIERO. Formas
de departamentalización más usuales:
A. Por funciones o por departamentos: se organizan agrupados en función a las
especializaciones: departamento comercial, departamento técnico, departamento
administrativo, departamento financiero. Esta disposición es las más utilizada en la
organización o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos están
controlados por el presidente o director general de la empresa.
B. Por producto: agrupaciones por producto o servicio.
C. Por clientes: se establecen las unidades organizativas de acuerdo al segmento del mercado al
que vayan dirigidos.
D. Geográfica: las actividades y funciones se agrupan en torno a zonas geográficas.
E. Por procesos: la actividad se organiza según las fases que componen el proceso de
producción.

También pueden darse formas de ordenar los órganos de la empresa en los que aparezcan varios
criterios de aplicación conjuntamente, en distintos niveles de la empresa.
Normalmente en los niveles superiores se emplea la distribución funcional, pudiéndose combinar, en
otros niveles inferiores, con una división por zonas o por productos.

4. Tipos de estructura organizativa.

El intento de establecer reglas para determinar relaciones entre dirigentes y dirigidos, ha dado lugar
al crecimiento de distintos tipos de organización. Cada empresa tiene su propia estructura
organizativa en función de sus objetivos, de su tamaño, de sus productos y de las circunstancias que
atraviesa.

a. Estructura jerárquica o lineal.

Cada individuo responde ante su inmediato superior de los subordinados que tiene bajo su mando, y
a su vez éste depende exclusivamente de su inmediato superior, del cual será el único de quien
podrá recibir órdenes. Los poderes se concentran en el mando supremo, que se van delegando para
que conforme se va decreciendo en el nivel jerárquico, se baya limitando.

Inconvenientes
Ventajas
●Simplicidad y claridad para su
aplicación.
●Unidad de mando. No hay ●La concentración de poderes requiere
interferencia de poderes. la especialización en numerosas
●La comunicación de información tareas y la realidad es que no se
(ascendente) tanto como la puede ser experto en todas ellas.
comunicación de órdenes ●Cuando la empresa crece se
(descendente) es directa incrementa la burocracia.
●Permite a los mandos inferiores tomar ●Es rígida e inflexible y puede dar lugar
decisiones en ausencia de a un régimen dictatorial.
superiores.
●La disciplina se mantiene fácilmente.

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Las funciones administrativas no son privativas de la alta dirección, sino que se reparten por toda la
jerarquía de la empresa. Fayol afirma que la capacidad básica de las personas situadas en los niveles
inferiores es la capacidad profesional característica de la empresa, mientras que la capacidad
esencial de la alta dirección es la administrativa. Es decir, conforme se asciende en la escala
jerárquica de la organización deben aumentar las funciones administrativas, mientras que si se
desciende predominan las funciones técnicas.

Uno de los objetivos de los estudios de Henri Fayol -y de toda empresa- debe ser el conseguir
mejores administradores a través de una enseñanza organizada de las técnicas de dirección.

Los seis bloques de funciones señalados se dan siempre en cualquier empresa, sea pequeña o
grande, simple o compleja. A cada función corresponden capacidades específicas que deben poseer
las personas que las vayan a desempeñar.

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MÉTODO

Se distinguen los elementos de un fenómeno y se procede a revisar ordenadamente cada uno de

ellos por separado. La física, la química y la biología utilizan este método; a partir de la
experimentación y el análisis de gran número de casos se establecen leyes universales. Consiste en la
extracción de las partes de un todo, con el objeto de estudiarlas y examinarlas por separado, para
ver, por ejemplo las relaciones entre las mismas.

Estas operaciones no existen independientes una de la otra; el análisis de un objeto se realiza a partir
de la relación que existe entre los elementos que conforman dicho objeto como un todo; y a su vez,
la síntesis se produce sobre la base de los resultados previos del análisis.

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TEORÍA DE PROCESOS

Actividad o grupo de actividades que emplean un insumo organizacional (entrada), le agregan valor a
este (generan una transformación) y suministran un producto (resultado) para un cliente interno o
externo.

ELEMENTOS

Representación de un proceso en un diagrama:

ELEMENTOS DE UN PROCESO

Un proceso está formado de los siguientes elementos:

 Entrada, "insumo" que responda al estándar o criterio de aceptación definido y que proviene
de un proveedor (interno o externo).
 Recursos y estructuras, para transformar el insumo de la entrada.
 Un producto, "salida" que representa algo de valor para el cliente interno o externo
 Sistema de medidas y de control de su funcionamiento.
 Límites (Condiciones de frontera), y conexiones con otros procesos, claros y definidos.

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS

No existe un estándar sobre la clasificación de procesos; os voy a presentar la que considero más
extendida y cercana a mis ideas:

Procesos de Gestión
 Son los procesos estratégicos de la organización.
 También son denominados procesos de liderazgo o de staff.
 Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organización.
 Proveen de información al resto de los procesos para elaborar planes de mejora.
 Ejemplos de procesos de gestión pueden ser, la gestión por procesos, la mejora continua, la
satisfacción del cliente, los procesos de medición de la salud del sistema de gestión, los
objetivos y políticas globales de la organización, …

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Procesos operativos
 Transforman los recursos en el producto/servicio aportándoles valor, es decir, conforme a los
requisitos del cliente tanto interno como externo.
 Son la razón de ser de la organización, sin los cuales esta no tendría sentido.
 Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa.
 Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el proceso logístico, el
proceso de compras, el proceso de ventas…

Procesos de apoyo
 Proporcionan los recursos al resto de procesos según los requisitos de estos.
 Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestión financiera, mantenimiento de
infraestructuras, gestión de proveedores (no confundir con gestión de compras), la política
de formación, la gestión de personal …

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ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

El aseguramiento de la calidad (conocido también por el anglicismo Quality Assurance) es el conjunto

de actividades planificadas y sistemáticas aplicadas en un Sistema de Calidad para que los requisitos
de calidad de un producto o servicio sean satisfechos. Entre estas actividades se encuentran la
medición sistemática, la comparación con estándares, el seguimiento de los procesos, todas
actividades asociadas con bucles de realimentación de información. Estas actividades contribuyen a
la prevención de errores, lo cual se puede contrastar con el Control de Calidad, que se centra en las
salidas del proceso.

GENERALIDADES

Al respecto se menciona que un sistema de calidad es la estructura organizacional, los

procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la administración de la calidad.

El sistema de calidad debe ser tan amplio como sea necesario para alcanzar los objetivos de calidad y
debe estar diseñado principalmente para satisfacer las necesidades de la administración interna de la
organización, es más amplio que los requisitos de un cliente, quien evalúa únicamente la parte del
sistema que le concierne.

De lo anterior se deduce que la implantación de un sistema de calidad en una organización implica

un cambio total en la forma de hacer las cosas, en la cultura de una organización. Requiere
reorganizar las funciones, procesos, actividades en función del sistema de calidad; por lo mismo, se
hace necesario canalizar recursos al sistema que le permitan alcanzar los objetivos básicos de
calidad.

La dirección de la organización es en última instancia la responsable del establecimiento de la política

de calidad y las decisiones referentes al inicio, desarrollo, implantación y mantenimiento del sistema
de calidad. Conviene además que las actividades que contribuyen a la calidad, ya sea directa o
indirectamente, sean definidas y documentadas, tomando en cuenta responsabilidades generales y
específicas, autoridad, coordinación y control.

CULTURA ORGANIZACIONAL

La cultura organizacional es el conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, políticas y

normas aceptadas y practicadas por una organización.

Se denomina cultura organizacional al modo de vida propio que cada organización desarrolla en sus
miembros. La cultura de una organización no es estática, sino que experimenta alteraciones con el
transcurso del tiempo, dependiendo de las condiciones internas y externas. Algunas organizaciones
logran renovar constantemente su cultura manteniendo su integridad y su personalidad. Cambiar la
estructura organizacional no es suficiente para cambiar una organización. La única manera viable de
cambiarla es cambiar su cultura, es decir, los sistemas en los cuales las personas viven y trabajan.
Para que las organizaciones puedan sobrevivir y desarrollarse y para que exista la renovación y la
revitalización, debe cambiarse la cultura organizacional.

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Además de la cultura organizacional, el clima organizacional constituye el medio interno de una

organización y su atmósfera psicológica particular. El clima organizacional está íntimamente ligado a
la moral y a la satisfacción de las necesidades humanas de sus miembros. El clima puede ser
saludable o malsano, cálido o frío, negativo o positivo, satisfactorio o insatisfactorio, dependiendo de
cómo se sienten los participantes con respecto a la organización. El clima está constituido por
aquellas características que distinguen la organización de otras e influyen en el comportamiento de
las personas en la organización.

POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad se encuentra definida como las "directrices y objetivos generales de una
organización, concernientes a la calidad los cuales son formalmente expresados por la alta dirección".
La política de calidad es un elemento de la política general (corporativa) de la empresa y está
autorizada por la alta dirección.

La política de calidad debe ser relevante para las metas de la organización del proveedor y para las
expectativas y necesidades de sus clientes. Se recomienda también que la política de calidad sea fácil
de entender, relevante para la organización, ambiciosa pero que pueda alcanzarse. Dado que el
compromiso con la política de calidad comienza desde la cima de la organización, la dirección debe
demostrar dicho compromiso de manera visible, activa y continua.

Se menciona además que la dirección de una organización debe definir y documentar su política de
calidad. Esta política debería ser congruente con otras políticas dentro de la organización. Además, la
dirección debe tomar todas las medidas necesarias para asegurar que su política de calidad es
entendida, implantada y revisada en todos los niveles de la organización.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional está representada por las responsabilidades, autoridades y relaciones,

configuradas de acuerdo a una estructura, a través de la cual una organización desempeña sus
funciones.

Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren de un

marco de actuación para funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgánica (más conocida
como organigrama), que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo,
atendiendo al objeto de su creación. Mediante esta representación es posible: proporcionar una
imagen formal de la organización, constituirse en fuente oficial, conocer la organización, sus
relaciones de jerarquía y autoridad.

Es conveniente que las funciones relacionadas con el sistema de calidad, estén establecidas
claramente dentro de toda la estructura organizacional. También es recomendable que estén
definidas las líneas jerárquicas de autoridad y de comunicación.

PERSONAL

Con relación a esto, se establece que la dirección de la organización debe identificar los
requerimientos de recursos y proporcionarlos de manera suficiente y apropiados para la
implantación de la política de calidad y el logro de los objetivos de calidad, estos recursos incluyen
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recursos humanos y habilidades especializadas; asimismo, la dirección debe determinar el nivel de

competencia, experiencia y capacitación necesarios para asegurar la capacidad del personal.

Generalmente, las normas de calidad no se preocupan del factor humano, sino que se enfocan más al
aspecto técnico. Existen diversas teorías de motivación presentadas por pensadores de distintas
épocas (Douglas McGregor, Abraham Maslow, David McClelland, William Ouchi, etc.), observan al
trabajador y su motivación por el trabajo, identifican diversos factores que influyen en mayor o
menor medida en el desempeño laboral y pueden pasar de clasificar al trabajador como flojo y pasivo
(teoría "x"), a considerar que siente satisfacción por el trabajo (teoría "y"). A pesar de ello, en lo que
todas las teorías coinciden es en aceptar, como un objetivo básico de cualquier organización, el
mantener a su personal motivado, con el mejor clima organizacional posible a fin de obtener el mejor
rendimiento en las distintas actividades y procesos que se llevan a cabo.

PROCEDIMIENTOS

A fin de mantener el nivel de calidad adecuado en la organización, es conveniente que el sistema de

calidad sea organizado de tal manera que se ejerza un control adecuado y continuo sobre todas las
actividades que afectan a la calidad.

Para cumplir la política y los objetivos de calidad, es necesario el desarrollo, emisión y

mantenimiento de procedimientos operativos que coordinen las diferentes actividades. Estos
procedimientos documentados deben especificar los objetivos y la ejecución de las diferentes
actividades que tienen efecto en la calidad.

Todos los procedimientos documentados deben estar redactados de manera simple, sin
ambigüedades y entendibles, indicándose además los métodos a emplear y los criterios que deben
cumplirse.

El objetivo de la documentación es que el proceso operativo sea sustancialmente independiente de

los individuos, de modo que cualquier persona capacitada y experimentada pueda hacer que el
sistema funcione. La existencia de documentos formaliza el sistema operativo de la compañía, lo cual
deriva en la estabilidad de las acciones y un entendimiento común de los procesos implicados. El
sistema define con claridad la autoridad y las responsabilidades; crea actividades que pueden
verificarse y evidencias objetivas que permiten instituir los procesos de auditoría. Permite que la
dirección se comunique de manera comprensible con todo el personal siempre que necesite un
cambio en las políticas de calidad. La documentación sirve también para inducir y capacitar al nuevo
personal, ya que garantiza que éste siempre reciba el mismo tipo de capacitación y fomenta un
desempeño uniforme cuando se cambia de personal.

MODELOS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Modificar la cultura organizacional de una empresa y lograr su fortalecimiento en forma paulatina

requiere de un gran esfuerzo que es difícil de afrontar, sobre todo por la resistencia natural al cambio
que se presenta en cualquier área de cualquier empresa. Es por ello que se hace necesario diseñar un
modelo que sirva como guía para coordinar todas las actividades que deban desarrollarse para la
implantación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad, orientadas en primer término a iniciar el
cambio, para después convertirlo en el elemento rector del movimiento de la empresa hacia la
calidad.

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GESTIÓN DE LA CALIDAD

La Gestión de la Calidad Total (abreviada TQM, del inglés Total Quality Management) es una
estrategia de gestión desarrollada en las décadas de 1950 y 1960 por las industrias japonesas, a
partir de las prácticas promovidas por los expertos en materia de control de calidad W. Edwards
Deming, el impulsor en Japón de los círculos de calidad, también conocidos, en ese país, como
círculos de Deming, y Joseph Juran. La TQM está orientada a crear conciencia de calidad en todos los
procesos de organización y ha sido ampliamente utilizada en todos los sectores, desde la
manufactura a la educación, el gobierno y las industrias de servicios. Se le denomina «total» porque
concierne a la organización de la empresa globalmente considerada y a las personas que trabajan en
ella.

COMPOSICIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL

La gestión de calidad total está compuesta por tres paradigmas:

 Gestión: el sistema de gestión con pasos tales como planificar, organizar, controlar, liderar o
lo que se conoce como el ciclo PHVA - Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
 Total: organización amplia.
 Calidad: con sus definiciones usuales y todas sus complejidades.

CONCEPTO DE CALIDAD TOTAL

 Es la satisfacción del cliente y se aplica tanto al producto como a la organización. Teniendo

como idea final la satisfacción del cliente, la Calidad Total pretende obtener beneficios para
todos los miembros de la empresa. Por tanto, no sólo se pretende fabricar un producto para
venderlo, sino que abarca otros aspectos tales como mejoras en las condiciones de trabajo y
en la formación del personal.
 El concepto de la calidad total, es una alusión a la mejora continua, con el objetivo de lograr
la calidad óptima en todas las áreas.
 Kaoru Ishikawa, un autor reconocido de la gestión de la calidad, proporcionó la siguiente
definición de Calidad Total: Filosofía, cultura, estrategia o estilo de gerencia de una empresa,
según la cual todas las personas en la misma, estudian, practican, participan y fomentan la
mejora continua de la calidad.
 La calidad total, puede entenderse como la satisfacción global aplicada a la actividad
empresarial en todos sus aspectos

CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS

El concepto de calidad total distingue dos tipos de clientes, que son identificados como
internos y externos.

 Se consideran "clientes internos" los departamentos de la empresa que solicitan un producto

o servicio a otro departamento de la misma empresa.
 El "cliente externo" es quien compra los productos o servicios a la empresa, sin
necesariamente tener relación con ella.

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Podemos definir la calidad total como la suma de esfuerzos por alcanzar una meta
establecida y superarla, y lograr una mejora del producto o servicio.

La calidad total puede ser definida con dos palabras: "Mejora continua".

DIRECCIÓN DE LA CALIDAD

El responsable de la dirección de la calidad, tiene un papel importante en todo el "Proceso

Productivo". Tiene que organizar el trabajo y hacer que los miembros del equipo estén
compenetrados. Cuanto mejor organización y cooperación entre los trabajadores, mejor será el
trabajo que realicen y mejores resultados se obtendrán en su conjunto.

HERRAMIENTAS PARA LA MEDICIÓN DE LA CALIDAD

Existen varios métodos de medición de la calidad, ya sea mediante herramientas propias o bien
herramientas de ayuda de implantación (estadísticas, indicadores de calidad preestablecidos,
estándares de producción, peso, tamaño, color...). La medición es a la vez el último y el primer paso a
la hora de mejorar la calidad del servicio y lograr un servicio excelente. Es muy difícil conseguir
mejorar un servicio si no se tienen en cuenta los resultados que se están obteniendo con un sistema
que permita cuantificarlos.

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PROCEDIMIENTO
Serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos,
Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los
productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos
elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados
deseados por la organización.

DIAGRAMAS DE FLUJO
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones,
movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento
o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede
contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

IMPORTANCIA

 Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento

o parte de este, El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo
indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o
departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de
cualquier métodos y sistemas.
 Es importante los flujogramas en toda organización y departamento, ya que este permite la
visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está
equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras
otros trabajan con mucha holgura.
 Son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y
solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de
información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a
analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de
sistemas de información para la administración.

CARACTERISTICAS

 Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en

pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y
asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos
evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
 De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos
de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez
permite observar estos rasgos o detalles principales

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TIPOS DE FLUJOGRAMAS

Según su forma:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es

una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se
considere necesaria, según su propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a
derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita
su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino
también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o
departamento que el formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción
de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que
atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y
departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de
múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la
organización.
b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o
por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la
forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.
c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones
que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un
procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo
toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.
d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la
manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y
dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que
analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato
es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación
complementaria. Se usa formato vertical.
f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o
una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el

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espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado
en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores.
Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se
hace, cómo se hace, para qué se hace).

SIMBOLOGÍAS

 Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la
información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha
sido procesada.
 Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como
objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.
 Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen,
notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará indistintamente una línea punteada que vaya
de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota.
 Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama
obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama
en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas.
 Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera.
Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la tarjeta perforadora y
la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán
presentarse dentro del diagrama y numerarse con cero el original: uno para la copia y así
sucesivamente.

 El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación
se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un
documento.
 La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a
otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro.

 El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de

verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma.
 La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por
espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un
desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir
el proceso.
 El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi
definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o
que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

DISEÑO Y ELABORACION

Convención para trazar los diagramas:

a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

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2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los
pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o
documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención
puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la
esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la
forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la
esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes
copias tendrán numeraciones ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en
sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta
por una sola línea.
j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas
para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia
hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los
rectángulos, de arriba hacia abajo.
m. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo,
mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea
posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior
y al centro el nombre con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más
alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cuál fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica
el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra
parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten
en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el
lugar en que se reinicia.

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SISTEMAS DE INFORMACION

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para
cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes
categorías:

 Personas
 Datos
 Actividades o técnicas de trabajo
 Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación,
aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y
automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada
posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

GENERALIDADES

El término sistemas de información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes
significados según el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se
enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Información tiene en
ese campo:

 En informática, un sistema de información es cualquier sistema computacional que se utilice

para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir
datos, para satisfacer una necesidad de información.
 En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que
abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos,
procesamiento de datos, transmisión y diseminación de datos que representa información
para el usuario.
 En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:
o Estructura:
 Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales
como "buffers", RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché,
etc.
 Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no
digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras,
etc.
o Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces
inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.
o Comportamiento:
 Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios
mediante el intercambio de mensajes.
 Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios
internos o servicios.

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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de
una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer
término, se puede clasificar a los sistemas de información en:

 Sistemas Competitivos
 Sistemas Cooperativos
 Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas
de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las
tres) de las características anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas clasificaciones
más concretas (y reales) de sistemas de información.

Desde un punto de vista empresarial

el modelo de la pirámide

La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la

pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,5 los SI
pueden clasificarse en:

 Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las

transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como
Sistema de Información operativa.
 Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales
en general.
 Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las
diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
 Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel
gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la

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empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los
sistemas de información manejan información estratégica para las empresas.

Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en

aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de
información comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los siguientes a
medida que aumenta la escala organizacional

 Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo

diario del administrativo de una empresa u organización.
 Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una
organización en un solo sistema.
 Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una
tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente
desarrollada).

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICOS

Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para respaldar o dar forma a la
estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja
competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores.

Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o
salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en
la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que
primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy
día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros
automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector.
En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos
dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden

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adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables
de estos sistemas se pueden señalar:

 Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más

indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
 Contribuyen al logro de una meta estratégica.
 Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que
compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

OTRA CLASIFICACIÓN, SEGÚN EL ENTORNO DE APLICACIÓN

 Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El
procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y
también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo
importante es qué datos se modifican y cómo, una vez que ha terminado la transacción. Los
TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.

 Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una
empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas
decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar
preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan
de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de
decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la

tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la

orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado
compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha
cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los
servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal,
experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para
poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo
corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de
información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo
de información dentro de la organización. Un sistema de información debe brindar la totalidad de los
elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y
homogénea.

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CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS

LAS ETAPAS DEL PROCESO DE DESARROLLO DE SOFTWARE

Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida. Su ciclo de
vida comprende una serie de etapas entre las que se encuentran las siguientes:
- Planificación
- Análisis
- Diseño
- Implementación
- Pruebas
- Instalación o despliegue
- Uso y mantenimiento

Básicamente, resolver un problema requiere:

- Comprender el problema (análisis)
- Plantear una posible solución, considerando soluciones alternativas (diseño)
- Llevar a cabo la solución planteada (implementación)
- Comprobar que el resultado obtenido es correcto (pruebas)

Las etapas adicionales de planificación, instalación y mantenimiento que aparecen en el ciclo de vida
de un sistema de información son necesarias en el mundo real porque el desarrollo de un sistema de
información conlleva unos costes asociados (lo que se hace necesaria la planificación) y se supone
que, una vez construido el sistema de información, éste debería poder utilizarse (si no, no tendría
sentido haber invertido en su desarrollo).

Para cada una de las fases en que hemos descompuesto el ciclo de vida de un sistema de información
se han propuesto multitud de prácticas útiles, entendiendo por prácticas aquellos conceptos,
principios, métodos y herramientas que facilitan la consecución de los objetivos de cada etapa.
En los párrafos siguientes se mencionan algunas de las actividades que han de realizarse en cada una
de las fases del ciclo de vida de un sistema de información:

1. PLANIFICACIÓN

Antes de que se le dé oficialmente el pistoletazo de salida a un proyecto de desarrollo de un sistema

de información, es necesario realizar una serie de tareas previas que influirán decisivamente en la
finalización con éxito del proyecto. Estas tareas se conocen popularmente como el fuzzy front-end
del proyecto al no estar sujetas a plazos. Las tareas iniciales que se realizarán esta fase inicial del
proyecto incluyen actividades tales como la determinación del ámbito del proyecto, la realización de
un estudio de viabilidad, el análisis de los riesgos asociados al proyecto, una estimación del coste del
proyecto, su planificación temporal y la asignación de recursos a las distintas etapas del proyecto.

DELIMITACIÓN DEL ÁMBITO DEL PROYECTO

Resulta esencial determinar el ámbito del proyecto al comienzo del mismo. Han de establecerse de
antemano qué cuestiones han de resolverse durante la realización del proyecto y cuáles se dejarán
fuera. Tan importante es determinar los aspectos abarcados por el proyecto como fijar aquéllos

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aspectos que no se incluirán en el proyecto. Estos últimos han de indicarse explícitamente. Si es

necesario, se puede especificar todo aquello que se posponga hasta una versión posterior del
sistema. Si, en algún momento, fuese necesario incluir en el proyecto algún aspecto que no había
sido considerado o que ya había sido descartado, es obligatorio reajustar la estimación del coste del
proyecto y su planificación temporal.

ESTUDIO DE VIABILIDAD

Antes de comenzar un proyecto, se debería evaluar la viabilidad económica, técnica y legal del
mismo. Y no sólo eso, el resultado del estudio de viabilidad debería ajustarse a la realidad.

ANALISIS DE RIESGOS

La evaluación de riesgos se utiliza para identificar "riesgos" que pueden afectar negativamente al
plan de nuestro proyecto, estimar la probabilidad de que el riesgo se materialice y analizar su posible
impacto en nuestro proyecto. ¿Qué sucedería si algún miembro clave del nuestro equipo abandona
la empresa, se va de vacaciones, se pone enfermo o pide una baja por depresión causada por un
entorno de trabajo hostil? ¿ y si al final nos encontramos con algún problema de compatibilidad del
sistema que hemos desarrollamos con la configuración de los equipos sobre los que ha de funcionar?
¿ si, inadvertidamente, borramos o modificamos erróneamente algún que otro fichero clave? ¿si
nuestro ordenador se avería?

Una vez analizados los riesgos potencialmente más peligrosos, podemos recurrir a distintas técnicas
de control de riesgos. Por ejemplo, podemos elaborar planes de contingencia para los riesgos que
sean más probables y de consecuencias más desastrosas para el proyecto. O tal vez seamos capaces
de eliminar el riesgo de raíz (o mitigarlo) si buscamos alguna alternativa en la que el riesgo
identificado no pueda presentarse (o se presente debilitado).
Independientemente de la solución por la que optemos, el análisis de riesgos nos enseña que hemos
de dejar un margen para imprevistos previsibles y añadir cierta holgura a la planificación de nuestro
proyecto. Las hipótesis barajadas al analizar riesgos potenciales pueden convertirse en realidad y
nunca está de más dejar algo de margen de maniobra.

2. ANÁLISIS

Lo primero que debemos hacer para construir un sistema de información es averiguar qué es
exactamente lo que tiene que hacer el sistema. La etapa de análisis en el ciclo de vida del software
corresponde al proceso mediante el cual se intenta descubrir qué es lo que realmente se necesita y
se llega a una comprensión adecuada de los requerimientos del sistema (las características que el
sistema debe poseer).

¿Por qué resulta esencial la etapa de análisis? Simplemente, porque si no sabemos con precisión qué
es lo que se necesita, ningún proceso de desarrollo nos permitirá obtenerlo. El problema es que, de
primeras, puede que ni nuestro cliente sepa de primeras qué es exactamente lo que necesita. Por
tanto, deberemos ayudarle a averiguarlo con ayuda de distintas técnicas (algunas de las cuales
aprenderemos a utilizar más adelante).

¿Por qué es tan importante averiguar exactamente cuáles son los requerimientos del sistema si el
software es fácilmente maleable (aparentemente)? Porque el coste de construir correctamente un

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sistema de información a la primera es mucho menor que el coste de construir un sistema que habrá
que modificar más adelante. Cuanto antes se detecte un error, mejor. Distintos estudios han
demostrado que eliminar un error en las fases iniciales de un proyecto (en la etapa de análisis)
resulta de 10 a 100 veces más económico que subsanarlo al final del proyecto. Conforme avanza el
proyecto, el software se va describiendo con un mayor nivel de detalle, se concreta cada vez más y se
convierte en algo cada vez más rígido.

HERRAMIENTAS DE MODELADO DE SISTEMAS

Un modelo, básicamente, no es más que una simplificación de la realidad. El uso de modelos en la

construcción de sistemas de información resulta esencial por los siguientes motivos:

- Los modelos ayudan a comunicar la estructura de un sistema complejo (y, por tanto, a
comunicarnos con las demás personas involucradas en un proyecto).
- Los modelos sirven para especificar el comportamiento deseado del sistema (como guía para las
etapas posteriores del proyecto).
- Los modelos nos ayudan a comprender mejor lo que estamos diseñando (por ejemplo, para
detectar inconsistencias y corregirlas).
- Los modelos nos permiten descubrir oportunidades de simplificación (ahorrarnos trabajo en el
proyecto actual) y de reutilización (ahorrarnos trabajo en futuros proyectos).

En resumidas cuentas, los modelos, entre otras cosas, facilitan el análisis de los requerimientos del
sistema, así como su posterior diseño e implementación. Un modelo, en definitiva, proporciona "los
planos" de un sistema. El modelo ha de capturar "lo esencial" desde determinado punto de vista. En
función de para qué queramos el modelo, lo haremos más o menos detallado, siempre de acuerdo a
su relevancia y utilidad.

Un sistema de información es un sistema complejo, por lo que a (casi) nadie se le ocurriría intentar
describirlo utilizando un único modelo. De hecho, todo sistema puede describirse desde distintos
puntos de vista y nosotros utilizaremos distintos tipos de modelos dependiendo del aspecto del
sistema en que deseemos centrar nuestra atención:

- Existen modelos estructurales que nos ayudan a la hora de organizar un sistema complejo. Por
ejemplo, un diagrama entidad/relación nos indica cómo se estructuran los datos de un sistema de
información, mientras que un diagrama de flujo de datos nos da información acerca de cómo se
descompone un sistema en subsistemas y del flujo de datos que existe entre los distintos
subsistemas.

- También existen modelos de comportamiento que nos permiten analizar y modelar la dinámica de
un sistema. Por ejemplo, un diagrama de estados representa los distintos estados en que puede
encontrarse un sistema y cómo se puede pasar de un estado a otro, mientras que la descripción de
un caso de uso nos ayuda a comprender la secuencia de pasos involucrada en la consecución de un
objetivo concreto por parte de un usuario del sistema.

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3. DISEÑO

Mientras que los modelos utilizados en la etapa de análisis representan los requisitos del usuario
desde distintos puntos de vista (el qué), los modelos que se utilizan en la fase de diseño representan
las características del sistema que nos permitirán implementarlo de forma efectiva (el cómo).

Un software bien diseñado debe exhibir determinadas características. Su diseño debería ser modular
en vez de monolítico. Sus módulos deberían ser cohesivos (encargarse de una tarea concreta y sólo
de una) y estar débilmente acoplados entre sí (para facilitar el mantenimiento del sistema). Cada
módulo debería ofrecer a los demás unos interfaces bien definidos (al estilo del diseño por contrato
propuesto por Bertrand Meyer) y ocultar sus detalles de implementación (siguiendo el principio de
ocultación de información de Parnas). Por último, debe ser posible relacionar las decisiones de
diseño tomadas con los requerimientos del sistema que las ocasionaron (algo que se suele
denominar "trazabilidad de los requerimientos").

En la fase de diseño se han de estudiar posibles alternativas de implementación para el sistema de

información que hemos de construir y se ha de decidir la estructura general que tendrá el sistema (su
diseño arquitectónico). El diseño de un sistema es complejo y el proceso de diseño ha de realizarse
de forma iterativa. La solución inicial que propongamos probablemente no resulte la más adecuada
para nuestro sistema de información, por lo que deberemos refinarla. Afortunadamente, tampoco es
necesario que empecemos desde cero.

Existen auténticos catálogos de patrones de diseño que nos pueden servir para aprender de los
errores que otros han cometido sin que nosotros tengamos que repetirlos.
Igual que en la etapa de análisis creábamos distintos modelos en función del aspecto del sistema en
que centrábamos nuestra atención, el diseño de un sistema de información también presenta
distintas facetas:

- Por un lado, es necesario abordar el diseño de la base de datos, un tema que trataremos
detalladamente más adelante.

- Por otro lado, también hay que diseñar las aplicaciones que permitirán al usuario utilizar el sistema
de información. Tendremos que diseñar la interfaz de usuario del sistema y los distintos
componentes en que se descomponen las aplicaciones.

4. IMPLEMENTACIÓN

Una vez que sabemos qué funciones debe desempeñar nuestro sistema de información (análisis) y
hemos decidido cómo vamos a organizar sus distintos componentes (diseño), es el momento de
pasar a la etapa de implementación, pero nunca antes. Antes de escribir una sola línea de código (o
de crear una tabla en nuestra base de datos) es fundamental haber comprendido bien el problema
que se pretende resolver y haber aplicado principios básicos de diseño que nos permitan construir un
sistema de información de calidad.

Para la fase de implementación hemos de seleccionar las herramientas adecuadas, un entorno de

desarrollo que facilite nuestro trabajo y un lenguaje de programación apropiado para el tipo de
sistema que vayamos a construir. La elección de estas herramientas dependerá en gran parte de las

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decisiones de diseño que hayamos tomado hasta el momento y del entorno en el que nuestro
sistema deberá funcionar.

A la hora de programar, deberemos procurar que nuestro código no resulte indescifrable. Para que
nuestro código sea legible, hemos de evitar estructuras de control no estructuradas, elegir
cuidadosamente los identificadores de nuestras variables, seleccionar algoritmos y estructuras de
datos adecuadas para nuestro problema, mantener la lógica de nuestra aplicación lo más sencilla
posible, comentar adecuadamente el texto de nuestros programas y, por último, facilitar la
interpretación visual de nuestro código mediante el uso de sangrías y líneas en blanco que separen
distintos bloques de código.

Además de las tareas de programación asociadas a los distintos componentes de nuestro sistema, en
la fase de implementación también hemos de encargarnos de la adquisición de todos los recursos
necesarios para que el sistema funcione (por ejemplo, las licencias de uso del sistema gestor de bases
de datos que vayamos a utilizar). Usualmente, también desarrollaremos algunos casos de prueba que
nos permitan ir comprobando el funcionamiento de nuestro sistema conforme vamos
construyéndolo.

5. PRUEBAS

Errar es humano y la etapa de pruebas tiene como objetivo detectar los errores que se hayan podido
cometer en las etapas anteriores del proyecto (y, eventualmente, corregirlos). Lo suyo, además, es
hacerlo antes de que el usuario final del sistema los tenga que sufrir. De hecho, una prueba es un
éxito cuando se detecta un error (y no al revés, como nos gustaría pensar).
La búsqueda de errores que se realiza en la etapa de pruebas puede adaptar distintas formas, en
función del contexto y de la fase del proyecto en la que nos encontremos:

- Las pruebas de unidad sirven para comprobar el correcto funcionamiento de un componente

concreto de nuestro sistema. Es este tipo de pruebas, el "probador" debe buscar situaciones límite
que expongan las limitaciones de la implementación del componente, ya sea tratando éste como una
caja negra ("pruebas de caja negra") o fijándonos en su estructura interna ("pruebas de caja blanca").
Resulta recomendable que, conforme vamos añadiéndole nueva funcionalidad a nuestras
aplicaciones, vayamos creando nuevos tests con los medir nuestro progreso y también repitamos los
antiguos para comprobar que lo que antes funcionaba sigue funcionando (test de regresión).

- Las pruebas de integración son las que se realizan cuando vamos juntando los componentes que
conforman nuestro sistema y sirven para detectar errores en sus interfaces. En algunas empresas,
como Microsoft, se hace una compilación diaria utilizando los componentes del sistema tal como
estén en ese momento (daily build) y se somete al sistema a una serie de pruebas básicas (la prueba
de humo, smoke test) que garanticen que el proyecto podrá seguir avanzando al día siguiente. El
causante de que la compilación diaria falle suele tener que quedarse a hacer horas extra para que sus
compañeros puedan seguir trabajando al día siguiente...

- Una vez "finalizado" el sistema, se realizan pruebas alfa en el seno de la organización encargada del
desarrollo del sistema. Estas pruebas, realizadas desde el punto de vista de un usuario final, pueden
ayudar a pulir aspectos de la interfaz de usuario del sistema.

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- Por último, a lo largo de todo el ciclo de vida del software, se suelen hacer revisiones de todos los
productos generados a lo largo del proyecto, desde el documento de especificación de
requerimientos hasta el código de los distintos módulos de una aplicación. Estas revisiones, de
carácter más o menos formal, ayuden a verificar la corrección del producto revisado y también a
validarlo (comprobar que se ajusta a los requerimientos reales del sistema).

6. INSTALACIÓN / DESPLIEGUE

Una vez concluidas las etapas de desarrollo de un sistema de información (análisis, diseño,
implementación y pruebas), llega el instante de que poner el sistema en funcionamiento, su
instalación o despliegue.

De cara a su instalación, hemos de planificar el entorno en el que el sistema debe funcionar, tanto
hardware como software: equipos necesarios y su configuración física, redes de interconexión entre
los equipos y de acceso a sistemas externos, sistemas operativos (actualizados para evitar problemas
de seguridad), bibliotecas y componentes suministrados por terceras partes, etcétera.

Para asegurar el correcto funcionamiento del sistema, resulta esencial que tengamos en cuenta las
dependencias que pueden existir entre los distintos componentes del sistema y sus versiones. Una
aplicación puede que sólo funcione con una versión concreta de una biblioteca auxiliar. Un disco
duro puede que sólo rinda al nivel deseado si instalamos un controlador concreto. Componentes que
por separado funcionarían correctamente, combinados causan problemas, por lo que deberemos
utilizar sólo combinaciones conocidas que no presenten problemas de compatibilidad.

7. USO Y MANTENIMIENTO

La etapa de mantenimiento consume típicamente del 40 al 80 por ciento de los recursos de una
empresa de desarrollo de software. De hecho, con un 60% de media, es probablemente la etapa más
importante del ciclo de vida del software. Dada la naturaleza del software, que ni se rompe ni se
desgasta con el uso, su mantenimiento incluye tres facetas diferentes:

- Eliminar los defectos que se detecten durante su vida útil (mantenimiento correctivo), lo primero
que a uno se le viene a la cabeza cuando piensa en el mantenimiento de cualquier cosa.

- Adaptarlo a nuevas necesidades (mantenimiento adaptativo), cuando el sistema ha de funcionar

sobre una nueva versión del sistema operativo o en un entorno hardware diferente, por ejemplo.

- Añadirle nueva funcionalidad (mantenimiento perfectivo), cuando se proponen características

deseables que supondrían una mejora del sistema ya existente.

MODELOS DE CICLO DE VIDA

Ciclo de vida clásico

El modelo de ciclo de vida clásico, también denominado "modelo en cascada", se basa en intentar
hacer las cosas bien desde el principio, de una vez y para siempre. Se pasa, en orden, de una etapa a

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la siguiente sólo tras finalizar con éxito las tareas de verificación y validación propias de la etapa. Si
resulta necesario, únicamente se da marcha atrás hasta la fase inmediatamente anterior.

Este modelo tradicional de ciclo de vida exige una aproximación secuencial al proceso de desarrollo
del software. Por desgracia, esta aproximación presenta una serie de graves inconvenientes, entre
los que cabe destacar:
- Los proyectos reales raramente siguen el flujo secuencial de actividades que propone este modelo.

- Normalmente, es difícil para el cliente establecer explícitamente todos los requisitos al comienzo
del proyecto (entre otras cosas, porque hasta que no vea evolucionar el proyecto no tendrá una idea
clara de qué es lo que realmente quiere).
- No habrá disponible una versión operativa del sistema hasta llegar a las etapas finales del proyecto,
por lo que la rectificación cualquier decisión tomada erróneamente en las etapas iniciales del
Proyecto supondrá un coste adicional significativo, tanto económico como temporal (y eso sin tener
en cuenta la mala impresión causada por un retraso en la fecha de entrega).

MODELOS ITERATIVOS

Los modelos iterativos consisten en descomponer un proyecto de desarrollo de software en una serie
de sub proyectos de menor envergadura. Estos sub proyectos deben diseñarse de tal forma que cada
uno de ellos aporte funcionalidad nueva para el sistema desde el punto de vista del usuario final del
mismo.

A lo largo de los años se han propuesto multitud de modelos iterativos de desarrollo de software. A
continuación se describen algunos de los más conocidos:

- El modelo en espiral de Barry Boehm hace especial hincapié en la prevención de riesgos. Este
modelo define cuatro actividades principales: planificación (determinar los objetivos, alternativas y
restricciones del proyecto), análisis de riesgos (análisis de alternativas e identificación/resolución de
riesgos), ingeniería (desarrollo del producto) y evaluación (revisión por parte del cliente y valoración

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de los resultados obtenidos de cara a la siguiente iteración). En cada iteración alrededor de la espiral
se construyen versiones cada vez más completas del software.

- Los modelos evolutivos (como el modelo Evo de Tom Gilb o los modelos ágiles populares hoy en
día, entre los que se encuentra la auto-denominada programación extrema) se caracterizan por
realizar entregas por etapas del sistema. Usualmente, el proyecto se descompone en iteraciones de
longitud fija (de 1 a 6 semanas) y cada iteración ha de proporcionar algún aspecto completo de la
funcionalidad del sistema. Cada ciclo se concentra en las funciones de mayor valor añadido. De esta
forma, si se cancelase el proyecto en cualquier momento, el usuario siempre tendrá lo máximo que
se puede conseguir con los recursos invertidos hasta el momento. Igualmente, se puede prorrogar el
proyecto si se considera interesante seguir añadiéndole funcionalidad al proyecto.

- También existen otros modelos, conocidos por el nombre de modelos de estabilización y

sincronización, en los que se sigue la misma estrategia que en los modelos iterativos pero sin llegar a
realiza una entrega por etapas del sistema. Éste es el caso, por ejemplo, del modelo de desarrollo de
software utilizado internamente en empresas como Microsoft.

EL CICLO DE VIDA DE UNA BASE DE DATOS

Una base de datos no es más que un componente de un sistema de información. Por tanto, el ciclo
de vida del sistema de información incluye el ciclo de vida de la base de datos que forma parte de él.
En particular, desde el punto de vista de la base de datos, centraremos principalmente nuestra
atención en las siguientes actividades:

- Definición del sistema: Durante la etapa de análisis de requerimientos del sistema, nos fijaremos
especialmente en todos los requerimientos asociados a los datos con los que ha de trabajar nuestro
sistema.

- Diseño de la base de datos: El análisis de los requerimientos del sistema nos permitirá organizar los
datos con los que nuestro sistema habrá de trabajar. Este proceso de diseño, que está íntimamente
ligado a la futura base de datos de nuestro sistema, lo descompondremos en tres fases:
· Diseño conceptual (descripción del esquema de la base de datos utilizando un modelo de
datos conceptual).
· Diseño lógico (descripción de la base de datos con un modelo de datos implementable,
como puede ser el caso del modelo relacional).
· Diseño físico (descripción de la base de datos a nivel interno, de acuerdo con las
características del sistema gestor de bases de datos que decidamos utilizar).

- Implementación de la base de datos (la parte de la implementación del sistema correspondiente a

la creación de la base de datos).

- Carga o conversión de los datos: Como parte de la instalación o despliegue del sistema, tendremos
que introducir en la base de datos todos aquellos datos que resulten necesarios para que las
aplicaciones de nuestro sistema de información puedan funcionar. Como parte de esta inicialización
de la base de datos, puede que resulte necesario extraer datos de otro sistema y convertirlos a un
formato adecuado para nuestro sistema (entre otras cosas, porque el esquema de nuestra base de
datos probablemente diferirá del esquema de las bases de datos de las que se extraigan los datos
necesarios para arrancar nuestro sistema).

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- Conversión de aplicaciones: Si determinadas aplicaciones (que ya existiesen anteriormente al

diseño de nuestro sistema) han de seguir funcionando, dichas aplicaciones deberán adaptarse al
esquema de nuestra base de datos. Por tanto, como parte del mantenimiento de dichas aplicaciones,
tendremos que diseñar los mecanismos adecuados para que estas aplicaciones puedan seguir
funcionando correctamente sobre una base de datos diferente a la base de datos sobre la que
fueron diseñadas inicialmente. A veces, podremos solucionar este problema creando vistas
adecuadas de nuestra base de datos para tales aplicaciones. Otras veces, tendremos que
modificar la implementación de las aplicaciones antiguas e, incluso, rehacerlas casi por
completo.

- Verificación y validación: Como en todo sistema de información, deberemos verificar que la base
de datos y las aplicaciones funcionan correctamente. Además, deberemos comprobar que el sistema
construido se ajusta a las necesidades reales que promovieron su proyecto de desarrollo (esto es,
validar el sistema y sus requerimientos).

- Operación, supervisión y mantenimiento: Finalmente, una vez puesto en marcha el sistema, se

llega a la etapa "final" del ciclo de vida de todo sistema de información (en la que, como ya vimos, se
repetirá todo el ciclo cada vez que tengamos que realizar modificaciones sobre el sistema ya
existente).

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AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

La auditoría en informática es la revisión y la evaluación de los controles, sistemas, procedimientos

de informática; de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad, de la organización
que participan en el procesamiento de la información, a fin de que por medio del señalamiento de
cursos alternativos se logre una utilización más eficiente y segura de la información que servirá para
una adecuada toma de decisiones.

La auditoría en informática deberá comprender no sólo la evaluación de los equipos de cómputo, de

un sistema o procedimiento específico, sino que además habrá de evaluar los sistemas de
información en general desde sus entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y
obtención de información.

La auditoría en informática es de vital importancia para el buen desempeño de los sistemas de

información, ya que proporciona los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con
un buen nivel de seguridad. Además debe evaluar todo (informática, organización de centros de
información, hardware y software).

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA EN INFORMÁTICA

Para hacer una adecuada planeación de la auditoría en informática, hay que seguir una serie de
pasos previos que permitirán dimensionar el tamaño y características de área dentro del organismo a
auditar, sus sistemas, organización y equipo.

En el caso de la auditoría en informática, la planeación es fundamental, pues habrá que hacerla

desde el punto de vista de los dos objetivos:

1. Evaluación de los sistemas y procedimientos.

2. Evaluación de los equipos de cómputo.

Para hacer una planeación eficaz, lo primero que se requiere es obtener información general sobre la
organización y sobre la función de informática a evaluar. Para ello es preciso hacer una investigación
preliminar y algunas entrevistas previas, con base en esto planear el programa de trabajo, el cual
deberá incluir tiempo, costo, personal necesario y documentos auxiliares a solicitar o formular
durante el desarrollo de la misma.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Se deberá observar el estado general del área, su situación dentro de la organización, si existe la
información solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su última actualización.

Se debe hacer la investigación preliminar solicitando y revisando la información de cada una de las
áreas basándose en los siguientes puntos:

ADMINISTRACIÓN

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Se recopila la información para obtener una visión general del departamento por medio de
observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y
alcances del departamento.

Para analizar y dimensionar la estructura por auditar se debe solicitar a nivel del área de informática

 Objetivos a corto y largo plazo.

 Recursos Materiales y técnicos
 Solicitar documentos sobre los equipos, números de ellos, localización y características.
 Estudios de viabilidad
 Números de equipos, localización y las características (de los equipos instalados y por instalar
y programados)
 Fechas de instalación de los equipos y planes de instalación.
 Contratos vigentes de compra, renta y servicio de mantenimiento.
 Contratos de seguros.
 Convenios que se tienen con otras instalaciones.
 Configuraciones de los equipos y capacidades actuales y máximas.
 Planes de expansión.
 Ubicación general de los equipos.
 Políticas de operación.
 Políticas de uso de los equipos.

SISTEMAS
Descripción general de los sistemas instalados y de los que estén por instalarse que contengan
volúmenes de información.

 Manual de formas.
 Manual de procedimientos de los sistemas.
 Descripción genérica.
 Diagramas de entrada, archivos, salida.
 Salidas.
 Fecha de instalación de los sistemas.
 Proyecto de instalación de nuevos sistemas.

En el momento de hacer la planeación de la auditoria o bien su realización, debemos evaluar que

pueden presentarse las siguientes situaciones.

Se solicita la información y se ve que:

 No tiene y se necesita.
 No se tiene y no se necesita.
 Se tiene la información pero:
 No se usa.
 Es incompleta.
 No está actualizada.
 No es la adecuada.

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 Se usa, está actualizada, es la adecuada y está completa.

En el caso de No se tiene y no se necesita, se debe evaluar la causa por la que no es necesaria. En el

caso de No se tiene pero es necesaria, se debe recomendar que se elabore de acuerdo con las
necesidades y con el uso que se le va a dar. En el caso de que se tenga la información pero no se
utilice, se debe analizar por qué no se usa. En caso de que se tenga la información, se debe analizar si
se usa, si está actualizada, si es la adecuada y si está completa.

El éxito del análisis crítico depende de las consideraciones siguientes:

 Estudiar hechos y no opiniones (no se toman en cuenta los rumores ni la información sin
fundamento)
 Investigar las causas, no los efectos.
 Atender razones, no excusas.
 No confiar en la memoria, preguntar constantemente.
 Criticar objetivamente y a fondo todos los informes y los datos recabados.

PASOS A SEGUIR

Se requieren varios pasos para realizar una auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar los
riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos de
control y procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso de
auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de
los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare un informe de
auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de
auditoría debe garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar
el trabajo de auditoría además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones
correctivas emprendidas por la gerencia.

INFORME

En si todos los encuestados respondieron la totalidad de las preguntas. Todos tienen la

misma respuesta en la pregunta sobre la inteligencia artificial, todos dicen prácticamente lo
mismo acerca de lo que es la auditoria de sistemas en que es un sistema de revisión,
evaluación, verificación y evalúa la eficiencia y eficacia con que se está operando los sistemas
y corregir los errores de dicho sistema. Todos los encuestados mostraron una características
muy similares de las personas que van a realizan la auditoria; debe haber un contador, un
ingeniero de sistemas, un técnico y que debe tener conocimientos, práctica profesional y
capacitación para poder realizar la auditoria.

 Todos los encuestados conocen los mismos tipos de auditoría, Económica, Sistemas, Fiscal,
Administrativa.
 Para los encuestados el principal objetivo de la auditoria de sistemas es Asegurar una mayor
integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de
seguridades y controles.
 Mirando en general a todos los encuestados se puede ver que para ellos la auditoria de
sistemas es muy importante porque en los sistemas esta toda la información de la empresa y

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del buen funcionamiento de esta depende gran parte del funcionamiento de una empresa y
que no solo se debe comprender los equipos de computo sino también todos los sistemas de
información desde sus entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y obtención
de información.
 La auditoria de los sistemas de informática es de mucha importancia ya que para el buen
desempeño de los sistemas de información, ya que proporciona los controles necesarios para
que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad.

METODOLOGÍA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

Es un marco de trabajo usado para estructurar, planificar y controlar el proceso de desarrollo
en sistemas de información.

Son métodos que indican cómo hacer más eficiente el desarrollo de sistemas de información. Para
ello suelen estructurar en fases la vida de dichos sistemas con el fin de facilitar su planificación,
desarrollo y mantenimiento.

Las metodologías de desarrollo de sistemas deben definir: objetivos, fases, tareas, productos y
responsables, necesarios para la correcta realización del proceso y su seguimiento.

Los principales objetivos de una metodología de desarrollo son:

 Asegurar la uniformidad y calidad tanto del desarrollo como del sistema en sí.
 Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema.
 Conseguir un mayor nivel de rendimiento y eficiencia del personal asignado al desarrollo.
 Ajustarse a los plazos y costes previstos en la planificación.
 Generar de forma adecuada la documentación asociada a los sistemas.
 Facilitar el mantenimiento posterior de los sistemas.

Algunos Métodos o Metodologías pueden ser:

 Método de Cascada Pura.

 Método Espiral.
 Método de Codificar y Corregir.
 Método Prototipo.
 Método de Análisis y Diseño Estructurado.

Método de Análisis y Diseño Estructurado

Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera

completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del análisis estructurado tiene
como finalidad superar ésa dificultad por medio de 1) la división del sistema en componentes y 2) la
construcción de un modelo del sistema. El método incorpora elementos tanto de análisis como de
diseño.

¿Qué es el análisis estructurado?

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El análisis estructurado concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la

aplicación. No se establece cómo se cumplirán los requerimientos o la forma en que implantará la
aplicación. Más bien permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el
sistema) separados de los componentes físicos (computadoras, terminales, sistemas de
almacenamiento, etc.) Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la
situación donde será utilizado.

Elementos del análisis estructurado:

Los elementos esenciales son símbolos gráficos, diagramas de flujo de datos y diccionario
centralizado de datos.

Descripción gráfica

Una de las formas de describir un sistema es preparar un bosquejo que señale sus características,
identifique la función para la que sirve e indique cómo éste interactúa con otros elementos, entre
otras cosas. Sin embargo, describir de esta manera un sistema grande es un proceso tedioso y
propenso a errores ya que es fácil omitir algún detalle o dar una explicación que quizá los demás no
entiendan.

En lugar de las palabras el análisis estructurado utiliza símbolos, o íconos, para crear un modelo
gráfico del sistema. Los modelos de este tipo muestran los detalles del sistema. Si se seleccionan los
símbolos y notación correctos entonces casi cualquier persona puede seguir la forma en que los
componentes se acomodarán entre si para formar el sistema.

El diagrama lógico de flujo de datos muestra las fuentes y destinos de los datos, identifica y da
nombre a los procesos que se llevan a cabo, identifica y da nombre a los grupos de datos que
relacionan una función con otra y señala los almacenes de datos a los que se tiene acceso.

Diagrama de flujo de datos: El modelo del sistema recibe el nombre de diagrama de flujo de datos
(DFD). La descripción completa de un sistema está formada por un conjunto de diagramas de flujo de
datos.

Para desarrollar una descripción del sistema por el método de análisis estructurado se sigue un
proceso descendente (TOP-down). El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que
muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de
flujo de datos cada vez más detallados. Esta secuencia se repite hasta que se obtienen suficientes
detalles que permiten al analista comprender en su totalidad la parte del sistema que se encuentra
bajo investigación.

Diccionario de datos:

Todas las definiciones de los elementos en el sistema (flujo de datos, procesos y almacenes de datos)
están descritos en forma detallada en el diccionario de datos. Si algún miembro del equipo
encargado del proyecto desea saber alguna definición del nombre de un dato o el contenido
particular de un flujo de datos, esta información debe encontrarse disponible en el diccionario de
datos.

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¿Qué es el diseño estructurado?

Se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software. La meta del diseño estructurado es crear
programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional.

El diseño estructurado es una técnica específica para el diseño de programas y no un método de

diseño de comprensión. Esta técnica conduce a la especificación de módulos de programa que son
funcionalmente independientes. La herramienta fundamental del diseño estructurado es el diagrama
estructurado, los cuales son de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el
hardware o detalles físicos. Su finalidad no es mostrar la lógica de los programas. Los diagramas
estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un
módulo pasa a otro cuando interacciona con él. Estas especificaciones funcionales para los módulos
se proporcionan a los programadores antes que dé comienzo la fase de escritura de código.

Empleo del Análisis estructurado con otros métodos de desarrollo:

El análisis estructurado se combina, con bastante frecuencia, con el método ya presentado de ciclo
de vida clásico de desarrollo de sistemas. Por ejemplo, los analistas pueden optar más de flujo de
datos como una forma para documentar las relaciones entre componentes durante la investigación
detallada de algún sistema existente, Asimismo, se puede definir los archivos y datos en un
diccionario centralizado de datos de acuerdo con las reglas de análisis estructurado.

Sin embargo muchas organizaciones optan por no utilizar este método de desarrollo. Por ejemplo,
los analistas deciden con frecuencia que el desarrollo de diagramas y esquemas es una tarea que
consume mucho tiempo, sobre todo si el sistema es grande y complejo. (Es común que los diagramas
tengan que dibujarse una y otra vez conforme se adquiere nueva información). Como se verá más
adelante, se han desarrollado herramientas asistidas por computadora para superar este problema.

Otros analistas señalan que los elementos que faltan, tales como las personas y los procedimientos
de control, son parte del sistema mismo y no pueden omitirse en la descripción de éste. Más
adelante se considerará este aspecto tan importante.

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DISEÑO DE BASE DE DATOS

El problema de diseñar bases de datos consiste en diseñar la estructura lógica y física de una o más
bases de datos para atender las necesidades de información de los usuarios de un conjunto definido
de aplicaciones. Estos usuarios pueden pertenecer todos a una organización concreta (como sucede
con los trabajadores de una empresa o los funcionarios de un organismo público), o bien formar
parte de un colectivo con intereses comunes (tal es el caso de los usuarios de multitud de
aplicaciones web, desde un buscador como Google hasta un servicio de información geográfica tipo
Páginas Amarillas).

Antes de pasar a ver la metodología que utilizaremos para diseñar bases de datos, hay que recordar
que el diseño de bases de datos es sólo una de los procesos involucrados en la construcción de un
sistema de información. Generalmente, para construir un sistema de información se llevarán a cabo
distintas actividades paralelas:

- Por un lado, será necesario diseñar el contenido y la estructura de la base de datos que dará
soporte al sistema de información.

- Por otro, también será imprescindible diseñar el conjunto de aplicaciones que le permitirán al
usuario sacar partido del sistema de información.

Tanto en las actividades relacionadas con los datos del sistema (todo lo relativo a la base de datos)
como en aquéllas relacionadas con los procesos del mundo real que el sistema trata de mejorar
(mediante un conjunto de aplicaciones), resulta recomendable el uso de una metodología apropiada.

Una buena metodología de diseño ha de incluir todo lo que normalmente resulte necesario para
obtener un buen diseño. Generalmente, una metodología, que implicará el uso de métodos y
técnicas adecuadas a nuestro problema, se centrará en la coordinación de las actividades que han de
realizarse. De acuerdo con las etapas del ciclo de vida de un sistema de información, una
metodología de diseño descompone el proceso de diseño en una serie de etapas. Para cada una de
las etapas, propondrá el uso de determinadas técnicas y herramientas de diseño, así como la
generación de una serie de documentos que facilitarán la transición de una etapa a la siguiente.

FASE 1: ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

Objetivo
Recabar información sobre el uso que se le piensa dar a la base de datos.

Tareas
Elicitación de los requisitos del sistema:

- Identificación de las principales áreas de la aplicación y grupos de usuarios.

- Estudio y análisis de la documentación existente relativa a las aplicaciones.
- Estudio del entorno de operación actual.
- Estudio del uso de la información (transacciones, frecuencias y flujos de datos).

Resultados
Documento de especificación de requerimientos:

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- Descripción del sistema en lenguaje natural.

- Lista de requerimientos (organizados de forma jerárquica).
- Diagramas de flujo de datos (DFD).
- Casos de uso.

FASE 2: DISEÑO CONCEPTUAL

Objetivo
Producir un esquema conceptual de la base de datos (independiente del sistema gestor de bases de
datos que luego vayamos a utilizar).

Tareas

- Comprensión de la estructura, semántica, relaciones y restricciones asociadas a los datos que deben
almacenarse en la base de datos.
- Modelado de los datos del sistema (obtención de una descripción estable de lo que será el
contenido de la base de datos).
- Comunicación entre usuarios finales, analistas y diseñadores para comprobar la validez del modelo
obtenido.

Resultados
- Diagrama E/R, diagrama CASE*Method o diagrama de clases UML.
- Diccionario de metadatos.

FASE 3: ELECCIÓN DEL SGBD

La elección del sistema gestor de bases de datos que vayamos a utilizar se realiza en dos etapas:

- Primero se realiza la elección del modelo de datos, el tipo de sistema gestor de bases de datos que
vamos a usar: relacional, objeto-relacional, orientado a objetos, multidimensional...
- A continuación se elige el sistema gestor de bases de datos concreto (y su versión). Por ejemplo, si
decidimos utilizar un sistema gestor de bases de datos relacionales, podemos recurrir al gestor de
bases de datos de Oracle, al DB2 de IBM, al SQL Server de Microsoft, al Interbase de Borland o a
cualquier otro de los muchos sistemas gestores de bases de datos relacionales que existen en el
mercado.

Selección de un sistema gestor de bases de datos

Un sistema gestor de bases de datos (SGBD o DBMS si nos atenemos a sus siglas en inglés) es un
producto software con capacidad para definir, mantener y utilizar bases de datos. El sistema de
gestión de bases de datos que decidamos utilizar debe permitirnos, entre otras cosas, definir
estructuras de almacenamiento adecuadas y acceder a los datos de forma eficiente y segura. A
continuación se enumeran algunos de los aspectos en que deberíamos fijarnos para elegir un SGBD
concreto:

Factores técnicos
- Organización de los datos independientemente de las aplicaciones que los vayan a usar
(independencia lógica) y de los ficheros en los que vayan a almacenarse (independencia física).

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- Datos y aplicaciones accesibles a los usuarios y a otras aplicaciones de la manera más amigable
posible (mediante lenguajes de consulta como SQL o Query-by-example).
- Datos gestionados de forma centralizada e independiente de las aplicaciones.
- No redundancia (los datos no deben estar duplicados), consistencia e integridad.
- Fiabilidad (protección frente a fallos en el hardware).
- Seguridad (no todos los datos deben ser accesibles a todos los usuarios y el SGBD debe ayudarnos a
controlar esto).

Selección de un sistema gestor de bases de datos

- Capacidad de replicación y distribución.

- Disponibilidad de herramientas adecuadas de desarrollo de software.
- Portabilidad.

Factores no técnicos

- Coste de la adquisición del software (licencias de uso del SGBD).

- Coste del hardware necesario para el uso del SGBD.
- Costes asociados al mantenimiento de la base de datos.
- Coste de creación y conversión de la base de datos.
- Coste de personal (tanto de formación como de operación de la base de datos).
- Disponibilidad de servicios por parte del proveedor del SGBD.

FASE 4: DISEÑO LÓGICO

Objetivo
Crear el esquema conceptual de la base de datos (y todos los esquemas externos asociados a las
distintas aplicaciones del sistema) de acuerdo con el modelo de datos del sistema gestor de base de
datos elegido.

Tareas

Para realizar el diseño lógico de la base de datos, hay que transformar los esquemas obtenidos en el
diseño conceptual en un conjunto de estructuras propias del modelo abstracto de datos elegido. En
el caso de las bases de datos relacionales tendremos que realizar las siguientes tareas:

- Paso del diagrama E/R (o equivalente) a un conjunto de tablas.

- Normalización de las tablas

Resultado

Un conjunto de estructuras propias del modelo abstracto de datos del SGBD elegido (esto es, un
conjunto de tablas si trabajamos con bases de datos relacionales).

FASE 5: DISEÑO FÍSICO

Objetivo
El diseño físico de la base de datos consiste en elegir las estructuras de almacenamiento apropiadas
(tablas, particiones de tablas, índices...) para que el rendimiento de la base de datos sea el adecuado
para las distintas aplicaciones a las que ha de dar servicio.

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Sobre el rendimiento de la base de datos

Por rendimiento de las aplicaciones se entiende el tiempo de respuesta del sistema a las peticiones
del usuario, el aprovechamiento del espacio de almacenamiento en disco utilizado por la base de
datos, la productividad de las transacciones de la base de datos y cualquier otro aspecto que pueda
afectar a la percepción del sistema por parte del usuario.

Usualmente, el rendimiento del sistema dependerá del tamaño de la base de datos, del número de
registros de cada tipo que ha de almacenar y del número de usuarios que accederán
concurrentemente a la base de datos, así como de los patrones concretos de inserción, actualización
y obtención de datos.

Tareas

- Estimar adecuadamente los diferentes parámetros físicos de nuestra base de datos, para lo cual
podemos recurrir a técnicas analíticas (modelos matemáticos del rendimiento de un sistema) y a
técnicas experimentales (como la construcción de prototipos, el uso de técnicas de simulación o la
realización de pruebas de carga).
- Preparar las sentencias DDL correspondientes a las estructuras identificadas durante la etapa de
diseño lógico de la base de datos.

Resultado

Un conjunto de sentencias DDL escritas en el lenguaje del SGBD elegido (incluyendo la creación de
índices, la selección de parámetros físicos de la base de datos, etcétera).

FASE 6: INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO

Como en cualquier sistema de información, casi siempre resulta necesario modificar el diseño de la
base de datos, ya sea porque el rendimiento observado después de la implementación del sistema de
bases de datos no sea el adecuado o porque haya que introducir cambios en el esquema de la base
de datos como consecuencia del mantenimiento del sistema de información. Por ambos motivos se
incluye explícitamente esta fase en el proceso de diseño de bases de datos.

Instalación y puesta en marcha

- La instalación de la base de datos suele ser responsabilidad del administrador de la base de datos
(DBA: Database Administrator), que se encarga de recopilar todas las sentencias DDL necesarias para
crear los distintos esquemas de la base de datos.
- Una vez creados estos esquemas, se procede a la carga inicial de los datos en la base de datos, para
lo cual puede ser necesaria la implementación de rutinas de conversión, tal como vimos al describir
el ciclo de vida de una base de datos.

Mantenimiento

- Casi todos los sistemas gestores de bases de datos incluyen alguna utilidad que nos permite
supervisar el funcionamiento del sistema. Dichas utilidades de monitorización recopilan información

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estadística del uso del sistema para su análisis posterior, lo que nos facilitará todas las tareas
relacionadas con la optimización del rendimiento del sistema.
- Cuando los requisitos del sistema cambien y haya que actualizar las aplicaciones de nuestro sistema
de información, el esquema de la base de datos también se verá sometido a algunas modificaciones.

Cuando se detecta un rendimiento deficiente del sistema, no siempre es suficiente con ajustar los
parámetros de configuración del sistema gestor de bases de datos.

En ocasiones, basta con la reorganización de las estructuras internas de la base de datos (por
ejemplo, mediante la creación de los índices adecuados) pero también hay veces en que resulta
necesaria la creación de tablas redundantes (vistas materializadas). En estos casos, debemos ser
especialmente cuidadosos para asegurar la consistencia de los datos almacenados en la base de
datos (algo que, generalmente, se puede conseguir mediante la implementación de disparadores o
triggers en el propio gestor de bases de datos).

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DISEÑO ENTIDAD-RELACION

El Modelo de Entidad Relación es un modelo de datos basado en una percepción del mundo real que
consiste en un conjunto de objetos básicos llamados entidades y relaciones entre estos objetos,
implementándose en forma gráfica a través del Diagrama Entidad Relación

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad
específica.
Así, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra
colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Se denomina Clave principal o primaria al atributo o conjunto mínimo de atributos (uno o más
campos) que permiten identificar en forma única cada instancia de la entidad, es decir, a cada
registro de la tabla. Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer referencia a registros
específicos de una tabla desde otra tabla. En un principio se puede identificar más de un atributo que
cumpla las condiciones para ser clave, los mismos se denominan Claves candidatas.
Si la clave primaria se determina mediante un solo atributo de la entidad, entonces se dice que la
misma es una Clave simple. En caso de estar conformada por más de un atributo, la misma se conoce
como Clave compuesta.
La Clave foránea (también llamada externa o secundaria) es un atributo que es clave primaria en otra
entidad con la cual se relaciona.

TIPOS DE RELACIONES

Se entiende por Relación a la asociación

entre 2 o más entidades.

CLASIFICACIÓN POR CARDINALIDAD

 Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un
único registro de la otra tabla y viceversa.
En este caso la clave foránea se ubica en alguna de las 2 tablas.

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 Relación Uno a Muchos: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar
relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la tabla
principal puede tener más de un registro relacionado en la tabla secundaria.
En este caso la clave foránea se ubica en la tabla secundaria.

 Relación Muchos a Muchos: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con
más de un registro de la otra tabla y viceversa. En este caso las dos tablas no pueden estar
relacionadas directamente, se tiene que añadir una tabla entre las dos (Tabla débil o de
vinculación) que incluya los pares de valores relacionados entre sí.
El nombre de tabla débil deviene que con sus atributos propios no se puede encontrar la
clave, por estar asociada a otra entidad. La clave de esta tabla se conforma por la unión de
los campos claves de las tablas que relaciona.

CLASIFICACION POR MODALIDAD

Dadas las tablas A y B, que se encuentran relacionadas: Si para todo registro de A debe existir
siempre al menos un registro de B asociado, se dice que la relación en sentido A->B es Obligatoria.
Si para todo registro de A, pueden existir o no, uno o varios registros de B Asociados, se dice que la
relación en sentido A->B es Optativa.
La modalidad de las relaciones se debe analizar en ambos sentidos.

EL MODELO ENTIDAD-RELACIÓN.

1. Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad-relación.

2. Se completa el modelo con listas de atributos y una descripción de otras restricciones que no
se pueden reflejar en el diagrama.

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MODELO ENTIDAD RELACION

El modelado de datos no acaba con el uso de esta técnica. Son necesarias otras técnicas para lograr
un modelo directamente implementable en una base de datos. Brevemente:

 Transformación de relaciones múltiples en binarias.

 Normalización de una base de datos de relaciones (algunas relaciones pueden transformarse
en atributos y viceversa).
 Conversión en tablas (en caso de utilizar una base de datos relacional).

BASE TEORICA Y CONCEPTUAL

El modelo de datos entidad-relación está basado en una percepción del mundo real que consta de
una colección de objetos básicos, llamados entidades, y de relaciones entre esos objetos.

Entidad

Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia independiente, es decir, se
diferencia unívocamente de otro objeto o cosa, incluso siendo del mismo tipo, o una misma entidad.

Algunos Ejemplos:

 Una persona. (Se diferencia de cualquier otra persona, incluso siendo gemelos).
 Un automóvil. (Aunque sean de la misma marca, el mismo modelo,..., tendrán atributos
diferentes, por ejemplo, el número de chasis).
 Una casa (Aunque sea exactamente igual a otra, aún se diferenciará en su dirección).

Una entidad puede ser un objeto con existencia física como: una persona, un animal, una casa, etc.
(entidad concreta); o un objeto con existencia conceptual como: un puesto de trabajo, una
asignatura de clases, un nombre,etc. (entidad abstracta).

Una entidad está descrita y se representa por sus características o atributos. Por ejemplo, la entidad
Persona las características: Nombre, Apellido, Género, Estatura, Peso, Fecha de nacimiento.

Atributos

Los atributos son las características que definen o identifican a una entidad. Estas pueden ser
muchas, y el diseñador solo utiliza o implementa las que considere más relevantes. Los atributos son
las propiedades que describen a cada entidad en un conjunto de entidades.

En un conjunto de entidades del mismo tipo, cada entidad tiene valores específicos asignados para
cada uno de sus atributos, de esta forma, es posible su identificación unívoca.

Ejemplos:

A la colección de entidades «alumnos», con el siguiente conjunto de atributos en común, (id,

nombre, edad, semestre), pertenecen las entidades:

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 (1, Sofía, 38 años, 2)

 (2, Josefa, 19 años, 5)
 (3, Carlos, 20 años, 2)
 ...

Cada una de las entidades pertenecientes a este conjunto se diferencia de las demás por el valor de
sus atributos. Nótese que dos o más entidades diferentes pueden tener los mismos valores para
algunos de sus atributos, pero nunca para todos.

En particular, los atributos identificativos son aquellos que permiten diferenciar a una instancia de la
entidad de otra distinta. Por ejemplo, el atributo identificativo que distingue a un alumno de otro es
su número de id.

Para cada atributo, existe un dominio del mismo, este hace referencia al tipo de datos que será
almacenado o a restricciones en los valores que el atributo puede tomar (cadenas de caracteres,
números, solo dos letras, solo números mayores que cero, solo números enteros...).

Cuando algún atributo correspondiente a una entidad no tiene un valor determinado, recibe el valor
nulo, bien sea porque no se conoce, porque no existe o porque no se sabe nada al respecto del
mismo.

Relación

Describe cierta dependencia entre entidades o permite la asociación de las mismas.

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