ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

Prof. Ing. M. Roxana Martínez

 UNIDAD 1
¿CÓMO SE DEBEN ADMINISTRAR LOS
RECURSOS CON QUE SE CUENTA,
PARA LLEVAR ADELANTE UN PLAN?
 ¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestión de proyectos”
DEFINICIÓN DEL OBJETIVO
(QUÉ) DEL PROYECTO.

EVALUACIÓN Y DECISIÓN

GESTIÓN DE
LA REALIZACIÓN
DEL PROYECTOS
Curso de Gestión de Proyectos
Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?

La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una serie
de actividades
interrelacionadas.
 Administración de Proyectos
• Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administración:
• Planeación, Organización, Dirección y
Control.
 Administración de Proyectos
• Planeación: Se decide anticipadamente, qué,
quién, como, cuando y por que se hará el
proyecto.
• Las tareas mas importantes son: Pronosticar
situaciones futuras, Determinar los recursos
que se necesitarán, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeación.
 Administración de Proyectos
• Organización: Se identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de autoridad y
responsabilidad.
 Administración de Proyectos
• Dirección: Conduce el comportamiento de los
entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estándares. Motivación, Liderazgo y
Comunicación.
 Administración de Proyectos
• Control: Medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de haber
desviaciones se determinan las causas y se
corrige lo que sea necesario.
Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Conceptos Básicos

Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo CALIDAD

• Calidad Requisitos Objetivo

• Alcance
• Entorno ALCANCE

• Recursos
COSTE Gestión de TIEMPO
• Costo riesgos
Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS
Planificación y selección de ideas
Priorización de ideas (criterios)
(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*)
FASES PROYECTO
Diseño del proyecto
Planificación (recursos/medios…)
 Fase de información, consenso
 Fase de ejecución
 Fase de seguimiento y revisión
 Difusión y comunicación
Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecución*

*Etapas del
proyecto
NIVEL DE ACTIVIDAD

2. Planeación*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

Conceptos Básicos

Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisión de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeación Ejecución Pruebas y
Diseño Arranque
Administración de Proyectos

Etapas de la Administración de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

perfil plan avance entrega

aceptación PRODUCTO
alcance
Administración de Proyectos

Áreas de conocimiento

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el

Integración plan de administración, la ejecución, al cierre.

Administración, definición de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de

Recursos equipos del proyecto.
Administración de Proyectos

Definición de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definición de la distribución de información del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administración.
Riesgos

Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores
Etapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO

• Perfil del proyecto

• Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN
Etapas de la AP

Perfil del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general

¿Qué? ¿Por qué?

¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?
Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta critica
• Matriz de roles

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Plan del proyecto

Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructurade Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
 Organización de actividades
• Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles
para que la administración pueda juzgar el
progreso.
• Los “Milestones” son los puntos finales de alguna
actividad.
• Los “deliverables” son los resultados del proyecto
que serán entregados a los clientes.
• El proceso de “cascada” permite una definición
precisa de los “milestones”.
 Milestones y Deliverables
Actividades

Estudio de Análisis de Desarrollo del Estudio del Especificación de

Factibilidad Requerimientos Prototipo Diseño Requerimientos

Reporte de Definición de Reporte de Diseño de la Especificación de

Factibilidad Requerimientos Evaluación Arquitectura Requerimientos

MILESTONES
 Planificación del Proyecto
• Distribuye el proyecto en tareas y estima el
tiempo y los recursos requeridos para completar
cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para
hacer mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminación de otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los
administradores.
Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Etapas de la AP

Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
Etapas de la AP

Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes que
no indigesten.

¿Cómo se come un elefante?

Etapas de la AP

¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance

Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas
Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Sistema de autorización de trabajo

• Sistema de información
• Reportes de avance

EJECUCIÓN

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Productos de avance
– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información
• Manejo de proveedores
Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando

a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero
Etapas de la AP

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

Etapas de la AP

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma

Etapas de la AP

Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
Etapas de la AP

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto
Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos
Etapas de la AP

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado
Etapas de la AP

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE

Reporte final
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Datos Generales….
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Gracias!!
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