“COMUNICACIÓN EFECTIVA”

INVESTIGACIÓN UNIDAD IV

ASIGNATURA: HABILIDADES DIRECTIVAS II

EQUIPO #1
ORLANDO CANCHE CANCHE
NAOMY SANDOVAL MARTÍN
EMANNUEL CIAU CHIMAL
LEANDRO AC HUCHIN
SUEMI IXTEPAN MOO

IV SEMESTRE GRUPO “U”

INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

TIZIMÍN, YUCATÁN A 19 DE ABRIL DE 2018

Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................2
4.1 LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA ............................................................3
4.2 CONCEPTO DE IMAGEN DIRECTIVA .............................................................................................4
4.3 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS....................................................5
4.4 CONDUCCIÓN DE ENTREVISTA .....................................................................................................7
4.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA ........................................................................................................8
4.4.2 TÉCNICAS PARA CONDUCIR UNA ENTREVISTA.................................................................9
4.4.3 PLANEACIÓN Y CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS......................................................12
4.4 MANEJO DE JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO.......................................................................13
4.4.1 QUE ES UNA JUNTA.................................................................................................................15
4.4.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA ..............................................................15
4.4.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA ............................................................................................16
CONCLUSIÓN............................................................................................................................................18

1
INTRODUCCIÓN

Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo

actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias
que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros. Muchas personas
sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad
para reconocer el trabajo de otros.

La comunicación en las organizaciones es de vital importancia ya que, si el mensaje o la

información que se quiere transmitir no es entendible, este puede causar una serie de
malinterpretaciones que pueden llevar a la empresa al fracaso. La comunicación efectiva es
un componente esencial para el éxito de la organización, Lo más importante es estar
dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para
el desarrollo de nuestra organización, empresa, o cualquier lugar de trabajo que
representemos.

2
COMUNICACIÓN EFECTIVA

4.1 LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

La comunicación es una herramienta esencial para fomentar la productividad y mantener
relaciones laborales sólidas a todos los niveles de la empresa.

Los empleadores que invierten tiempo y energía en entregar líneas claras de comunicación
aumentarán rápidamente los niveles de confianza entre los demás, lo cual se traducirá en
una mayor productividad, mejores resultados y en general, más ánimo. Una mala
comunicación en el lugar de trabajo inevitablemente desmotivará al personal, el cual puede
comenzar a cuestionar su propia confianza en sus habilidades y, por ende, en la empresa.

Toma medidas puntuales para mejorar la comunicación

A continuación, describimos algunas de las áreas clave en las que las empresas podrían
mejorar sus comunicaciones:

 Define las metas y expectativas: Los líderes deben definir metas claras y viables tanto
a nivel grupal como individual, describir exactamente lo que se exige en un proyecto
determinado y garantizar que todo el personal sepa los objetivos del proyecto, el
área y la empresa en conjunto.
 Entrega tu mensaje con claridad: Procura que tu mensaje sea claro y accesible para
el público que deseas atraer. Para ello, es fundamental que hables sin rodeos y de
forma cortés para que tu mensaje se entienda con claridad sin causar confusión o ser
ofensivo.
 Ten cuidado al elegir el medio: Una vez que has creado tu mensaje, debes garantizar
que se divulgue a través del mejor canal posible. Aunque la comunicación cara a
cara es, sin duda, la mejor forma de crear confianza con los colaboradores, no
siempre es la mejor opción. Tómate tu tiempo para decidir si la información
entregada en una copia impresa funcionará mejor que un correo electrónico o si
basta con un memorando general.
 Mantén a todos involucrados: Garantiza que las líneas de comunicación se
mantengan abiertas todo el tiempo. Solicita y fomenta continuamente la entrega de
informes sobre el avance, así como actualizaciones sobre los proyectos. Esto es
especialmente importante al tratar con personal a distancia.
 Escucha y demuestra empatía: La comunicación es un proceso bilateral y ninguna
empresa o colaborador durará mucho tiempo si ni siquiera escucha ni fomenta el
diálogo con la otra parte. Si escuchas y demuestras respeto, te enterarás de temas
pendientes que puedes resolver a tiempo

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4.2 CONCEPTO DE IMAGEN DIRECTIVA
Los aspectos de la dirección en las organizaciones son muchos y diversos, pero el
ingrediente esencial de cualquier directivo es su habilidad para manejar eficientemente a
las personas. El directivo necesita estar habituado al manejo de las habilidades humanas y
sociales, y ser capaz de trabajar con y a través de personas.

Sin embargo, no debemos olvidar que existe un aspecto adicional de suma importancia
para un directivo. Éste es, la imagen, que en este caso no es lo de menos. La primera
impresión es la que cuenta, dice el refrán. Y por eso existen consultorías especializadas en
asistir a ejecutivos para mejorar su aspecto y modales.

Los aspectos de la dirección en las organizaciones son muchos y diversos, pero el

ingrediente esencial de cualquier directivo es su habilidad para manejar eficientemente a
las personas. El directivo necesita estar habituado al manejo de las habilidades humanas y
sociales, y ser capaz de trabajar con y a través de personas. Detrás de cada acción o informe
en una organización hay personas.

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4.3 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS

PRESENTACIONES ORALES

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional
son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación
altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica. El objetivo de este
informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y
exitosa.

Pasos para preparar una presentación oral

1. Clarifique los objetivos y determine los objetivos específicos: Al principio, es

importante formular los objetivos generales y específicos que pretendemos desarrollar en
nuestra presentación oral. Estos objetivos debieran servir como principios organizativos
para el desarrollo de la introducción, del cuerpo principal y conclusión del mensaje.

2. Analice la audiencia: Al preparar la presentación, es importante considerar la

composición de la audiencia. Esto significa preguntarse qué es lo que sabemos con respecto
al público receptor de nuestro mensaje, cual su el nivel de conocimiento sobre el tema
específico a tratar, cual es la actitud inicial que ellos debieran tener con respecto al tema y
qué recomendaciones debieran considerar. Use esta información para adaptar su
presentación a la concurrencia. Debe estar especialmente consciente de que las audiencias
están generalmente compuestas de personas que poseen distintos niveles de conocimiento,
actitudes y valores.

3. Seleccione sus materiales. Considerando que lo que usted presentará oralmente puede
variar de alguna manera con el contenido escrito, debe tener claro qué información
incluirá/excluirá en su presentación. Una vez que está decidido, es útil considerar el tiempo
que requerirá para desarrollar cada una de las áreas importantes.

4. Organice sus materiales. Con respecto a la organización del material, es necesario

determinar en primer lugar, el orden lógico en que irá el material seleccionado.
Posteriormente usted debe decidir "qué es lo que viene a continuación", es también
importante preparar una sección introductoria con los puntos claves que se incluirán en la
presentación y una sección de conclusión que enfatiza los puntos importantes discutidos.
Es también importante prestar atención al uso apropiado de la transición de una idea a
otra.
Técnicas para comenzar una presentación oral

1. Asegurar la atención y buena disposición de sus oyentes.

2. Hacerlos sentir cómodos
3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia.

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Algunas estrategias útiles para iniciar una presentación

1. Referencia a materias o situaciones anteriores: Para preparar el ambiente de la

presentación proporcionando información previa. Ejemplo: Yo estoy contento de estar
aquí hoy día para comunicar a la Sociedad para el desarrollo de la Administración, las
innovaciones recientes en la práctica de la Administración.

2. Formular preguntas: Para hacer que la audiencia reflexione acerca del tema o de la
discusión. Ejemplo: ¿Cuántos de Ustedes recuerdan lo que sucedía el verano pasado al tener
que esperar en largas filas para comprar un poco de gasolina?

3. Usar citas textuales: para atraer la imaginación y la inteligencia del auditorio. Ejemplo:
“Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos.

4. Usar un ejemplo: para motivar el interés en el tema. Ejemplo: John Jones es un típico
hombre de negocios americano. Él debe dinero a las tiendas, a las compañías de gasolina,
al gobierno y al banco.

5.- Establecer un punto de partida, como un hecho u opinión: Para despertar el interés
de la audiencia. Ejemplo: El número de personas que murieron el año pasado en accidentes
automovilísticos es lo suficientemente grande como para poblar una ciudad americana
mediana.

6.- Usar una referencia personal o de bienvenida: Para atraer a la audiencia mientras se
establecen relaciones positivas con ella.
Técnicas para terminar una presentación

1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de su charla.

2. Resumir los puntos claves que se discutieron.
3. Comunicar un sentido de finalidad.
Indicaciones generales para una presentación

Los gestos Contacto visual Ambiente físico PRESENTACION ESCRITA Todo discurso puede
dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusión.

1. LA APERTURA: -Persigue captar la atención del oyente -Dejar una buena sensación
-Ha de tener una estructura lógica y un orden secuencial
2. EL CUERPO: -Desarrollo de la sesión -Personalizar el mensaje -Despertar el interés -
Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas
3. CONCLUSIÓN: -Resumir el contenido -Proponer o resolver -Agradecimiento

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4.4 CONDUCCIÓN DE ENTREVISTA

¿Cuándo empieza el trabajo de manejo de personal? En el momento que nos sentamos a

entrevistar a un candidato. La importancia de la entrevista reside en que determina a quien
se le permite formar parte del equipo de trabajo.

Es el ejecutivo el que decide invitar a la persona a su equipo y por ende es su

responsabilidad lograr que esa persona se acople y cumpla con los objetivos de la empresa.
Es por esto que es tan importante saber cómo entrevistar y seleccionar personal.

Los puntos para una conducción de entrevistas efectiva son:

 Evaluar el comportamiento y no solo experiencia. Para predecir el comportamiento

futuro de una persona lo único que sirve es analizar su comportamiento actual y
pasado.
 Presentar una situación honesta de la empresa y no solo los beneficios. De esta
manera los futuros colaboradores están anuentes a la situación real que les espera y
tienden a estar bastante más conformes con su empleo.
 Se debe clasificar a las personas desde el momento de contratarlas a manera de
permitir únicamente el ingreso de personas con disposición personal e intelectual
para ser felices en el entorno de la empresa (buena actitud, deseos de ser productivos
y felices y una compatibilidad real con la cultura organizacional)
 Se deben identificar aquellas personas que muestren "buena ciudadanía" hacia la
empresa (ayudan a los demás, exceden sus responsabilidades, hacen comentarios
constructivos, evitan conflictos innecesarios, respetan la propiedad de la
organización, respetan la reglas y políticas, etc.)
 Es muy importante la elección de personas inteligentes. Se deben hacer exámenes de
IQ. Por regla general los empleados más inteligentes son los más productivos.
 Las cartas de referencia y recomendación no deben ponderarse con mucho peso. La
experiencia pasada siempre fue en otro entorno y bajo otras circunstancias a las de
su empresa.
 De los 5 rasgos de personalidad (extroversión, capacidad de acordar, capacidad de
ser conscientes, concentibilidad y apertura a la experiencia) se ha mostrado que la
concentibilidad es la que tiene una mayor relación con la personas que sean
conscientes. Se deben buscar personas que se adapten a la cultura de la organización.
Mi colaborador estrella puede ser su peor pesadilla. Las personas se desarrollan de
acuerdo a su entorno. La cultura de la empresa juega un rol muy importante en el
desarrollo del colaborador dentro de ella.
 Se debe de hacer un "match" entre la personalidad del colaborador y su trabajo. Las
personas siempre son más felices cuando ejecutan una tarea que está bien alineada
con su personalidad.

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  Se debe incorporar a las personas nuevas a las expectativas de gerencia. Las
capacitaciones de estas expectativas deben ser:
1. Formales o Informales
2. Individuales o en Grupo
3. En Serie o Aleatorias
4. Fomentar o eliminar características iniciales identificadas en sus futuros
colaboradores

4.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA

Una entrevista es un diálogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador
interroga y el entrevistado contesta. La palabra entrevista deriva del latín y significa "Los
que van entre sí". Se trata de una técnica empleada para diversos motivos, investigación,
medicina y selección de personal. Una entrevista no es casual sino es un diálogo interesado
con un acuerdo previo e intereses y expectativas por ambas partes.

La entrevista también puede significar mucho para otras personas, ya que les pueden servir
para conocer a figuras de cierta relevancia o prestigio social. El Diccionario de la lengua
española define la palabra «entrevistar» como: la conversación que tiene como finalidad la
obtención de información

Tipos de entrevista

La entrevista tiene un número de variantes casi indeterminadas, a continuación se citan

varios tipos de entrevista que aparecen en los medios de comunicación:

Perfil o semblanza: Es cercano a la biografía, está basado en la combinación de fuentes

documentales y testimoniales con datos obtenidos de la persona entrevistada para hacer
de él un retrato escrito. Se revelan aspectos íntimos del entrevistado.

De opinión: Este tipo de entrevista es en el que se preocupa por los ideales, opiniones y
comentarios personales del entrevistado. En esta se deberá destacar los puntos ideológicos
del entrevistado.

Noticiosa: Se aplica a un especialista en un tema específico. Normalmente se utiliza para

formular o complementar una noticia o reportaje, por eso se destacan puntos notables del
tema del que se está hablando, normalmente se complementa de una vigorosa
investigación.

Cuestionario fijo: En algunos medios se usa periódicamente con distintas personas. Abarca
registros diferentes, desde el humor hasta la seriedad.

De investigación o indagación: No aparece publicado con forma de entrevista. Se utiliza

para obtener o contrastar información

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Interpretativa: También conocida como creativa, de personaje, etc. Se interesa por el
personaje de una manera global. Interesa el valor estético del texto y el interés humano.

Apreciativa: Está basado en la suposición que las organizaciones cambian en función de

las preguntas que se hacen; aquellas organizaciones que indagan en sus problemas y
dificultades obtendrán más de lo mismo, pero aquellas que intenten descubrir qué es lo
mejor que pueden encontrar en sí mismas descubrirán cómo tener éxito.
Cuando la entrevista se realiza tiene un proceso productivo en el área de textos:

Laboral: Para informarse, el entrevistador valora al candidato a un puesto de trabajo, para

saber si puede ser apto o no para realizar su función.

Entrevista de personalidad: Se realizan con la finalidad de analizar psicológicamente a

un individuo y en función de esta y otras técnicas determinar el tratamiento adecuado.

 Informativa o de actualidad: Es la vinculada con los hechos del día; es noticiosa,

por tanto, se redacta en forma de noticia. Jamás se titula con frases textuales.
 De divulgación: Sobre temas especializados en avances o descubrimientos
científicos, médicos, tecnológicos, etc., o temas de actualidad o de interés
permanente.
 Testimoniales: Las que aportan datos, descripciones y opiniones sobre un
acontecimiento o suceso presenciado.
 Declaraciones: Datos, juicios u opiniones recogidos textualmente.
 Encuestas: Preguntas destinadas a obtener información sobre la opinión de un
sector de la población sobre un tema, se utiliza para obtener información relevante
u ofrecer una muestra de lo que piensan representantes de distintos sectores sociales,
sobre un tema de actualidad o interés permanente.

4.4.2 TÉCNICAS PARA CONDUCIR UNA ENTREVISTA

En la medida en que el entrevistado valla adquiriendo mayor y más profunda
experiencia en el ámbito de la entrevista también ira aumentando sus recursos para
manejar adecuadamente los diferentes tipos de entrevista que se deba aplicar.

Las técnicas son muy variadas, continuación presento solo alguna de ellas

 Técnica de la observación: nos reportara siempre una gran efectividad de la

entrevista, es muy importante que el entrevistado goce de un buen estado físico
(buena vista, buen oído, ningún trastorno de nervios etc.), así como una importante
concentración para evitar pérdidas de algún punto importante durante la entrevista.
Es de suma importancia una agilidad para que permita al entrevistado llevar acabo
acertadas comparaciones en base a los cambios que se van dando y recordar que
esto no implica una interpretación.

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 Técnica del eco: no es necesario apoyarse de preguntas cerradas, para hacer que el
entrevistado narre sus aspectos importantes de su vida o del tema que está tratando,
sin que note la presión directa del entrevistado. El procedimiento consiste en repetir
en forma interrogativa y con las mismas palabras que uso el entrevistado la
frase final o frase clave que se acaba de decir. Con esta repetición el
entrevistador siente la necesidad de proporcionar mayor información, aclarar o
rectificar su información si hacer énfasis en lo que haga.
 Técnica del silencio: Es una técnica de presión, consiste en guardar absoluto
silencio, después de que el entrevistado aparentemente, ha terminado de
hablar sobre el tema que estaba tratando .No se aconseja que de ninguna manera
que le entrevistador deba permanecer callado a lo largo de toda una entrevista o
que forzosamente provoque silencio después de cada frase ,el entrevistador debe
dirigir la entrevista Asia su objetivo, para de esta manera obtener la información
deseada hablando lo menos posible, poniendo gran interés de lo que escucha .
 Técnica del juego de papeles: Consiste en que el entrevistado actúe como el
jefe que va a tener el entrevistado o que simule un ambiente parecido al que
tendría el entrevistado con el objetivo de hacer una hipótesis sobre como seria su
conducta en la situación real .Para aplicar correctamente esta técnica se
requiere que el entrevistado conozca las características del futuro jefe del
entrevistado, así como las del puesto que este ocupara .El objetivo es ver cuáles son
las conductas y reacciones que el entrevistado podría presentar .
 Técnica de confrontación: Es realmente eficaz en aquellos casos en los que el
entrevistador tenga razones para suponer que el entrevistado está tratando
de sorprenderlo. La confrontación consiste en pedir más datos y pruebas objetivas
sobre lo que sospechamos que se ha exagerado o que queremos
confirmar (comprobar lo que dice). Se requiere de una gran capacidad de
observación por parte del entrevistador para detectar cuando está exagerando el
entrevistado y cuando no, de esta manera poder planear las preguntas más
pertinentes. Ejemplo: cuando se le pide que hable inglés (antes él dice
que domina bien el ingles) solo es confirmar si es verdad y no exagero en decir lo
que realmente sabe.

 Dejar que el entrevistado establezca el “rapport”: Consiste en que le

entrevistado inicie la entrevista con una actitud muy pasiva, dejando que el
entrevistado tome la iniciativa para establecer la relación inicial. Lo único que hace
el entrevistador es un comentario en un tono muy suave y, después de hacerlo
guardar silencio y esperar la actuación del entrevistado, esta técnica es conveniente
utilizarla en la contratación del personal en áreas de relaciones públicas.
 Técnica del uso del agrado: Consiste en que el entrevistado maneje con exactitud
de aceptación total mientras el entrevistado habla: debe manifestar verbal y

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 corporalmente su aprobación mostrando interés, no desviando la mirada, no
distrayéndose con otros asuntos, haciendo gestos de aceptación. Creando un
ambiente de apoyo y confianza.
 Técnica del uso del desagrado: Es exacta mente lo contrario a la de agrado, es una
técnica de presión cuyo objetivo es evaluar la seguridad que el entrevistado tiene en
sí mismo ante una situación adversa, así como su capacidad para mantener y
defender sus juicios o si, por el contrario, padece inseguridad o nerviosismo, o trata
de retractarse o complacer al entrevistado, requiere que el entrevistado se
sepa mantener firme en su actitud y la maneje con seguridad.
 Técnica de presión emocional: Dentro de las técnicas de presión esta es la
más fuerte. Nos sirve para medir el grado de control emocional que el entrevistado
tiene en sí mismo, consiste en hacerle sentir al entrevistado que no creemos lo
que nos está diciendo, provocándole una situación que lo lleve a la desesperación y
de esta manera ver que tan fácil o difícilmente pierde los estribos, por ejemplo:

1. Técnica de presión de tiempo: sirve para explorar la capacidad de organización

de un individuo cuando se encuentra bajo un límite de tiempo.
2. Técnica del reflejo: sirve para mostrarnos como un espejo refleja sus
sentimientos, actitudes, para llamar la atención, comportarse igual a otras
personas.
3. Técnica de incredulidad: sirve para comprobar lo que el sujeto está diciendo
recopilación muy precisa.
4. Técnica de ridiculizar: es una forma de “burlarse” del sujeto para que se conduzca
con sensatez con los demás.
5. Técnica de sugerencia: es una forma leve de consejo, es tentativo y le provee al
entrevistado algunas opiniones (el entrevistador) pero dejándolo en libertad
para decidir.
6. Técnica de consejo: es una forma de decirle al sujeto cómo comportarse ante
situaciones muy específicas, se requiere haber obtenido el máximo de
información de la situación del sujeto antes de dar un consejo.
7. Técnica de moralizando: se recurre a la conciencia del sujeto (a su moral, valores
sociales) que nada ni nadie puedan persuadir, se ocupa en beneficio de la
persona.
8. Técnica de apremio: es una manera de persuadir al sujeto para que haga lo que
debe de hacer.
9. Técnica de regaño: se utiliza cuando el entrevistado necesita que lo corrijan y
con la esperanza de que una sacudida verbal lo haga reflexionar, necesita el
regaño.
10. Técnica de amenaza: en esta técnica se le notifica al entrevistado lo que va a
suceder si continúa en la misma situación.

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 4.4.3 PLANEACIÓN Y CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS

1. Introducción del tema: El entrevistador debe preparar dos o tres párrafos escritos
que detallan de qué tratará la entrevista.
Posteriormente, debe memorizar estos párrafos para poder presentar la entrevista
en voz alta y sin leer. Esta presentación se conoce como la introducción al tema, por
lo tanto, debe explicar en qué consiste el tema central de la entrevista.

2. Presentación del entrevistado: En segundo lugar, el entrevistador debe indicar a

la audiencia quién es la persona que será entrevistada. En ocasiones basta con indicar
el nombre completo y cargo que desempeña el entrevistado.
Sin embargo, es válido brindar datos adicionales del entrevistado para que el público
pueda entender quién es realmente el entrevistado y qué tipo de preguntas va a
responder.
3. Cuerpo de la entrevista: Esta parte consiste en la realización de la entrevista. El
entrevistador debe procurar recordar cada tanto el nombre y la labor que el
entrevistado desempeña.
Por otro lado, el cuerpo de la entrevista contiene todas las preguntas que son
formuladas al entrevistado. Estas preguntas deben ser dirigidas directamente al
entrevistado en tono formal y valiéndose de su nombre propio.
4. Cierre de la entrevista: Finalmente, para concluir una entrevista, se agradece al
entrevistado por su participación y se le recuerda a la audiencia de qué trató la
entrevista y quién es el entrevistado.
En este punto, pueden ser mencionados aportes importantes de la entrevista que
merecen ser recordados para el público

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4.4 MANEJO DE JUNTAS EFECTIVAS DE TRABAJO
Dentro de una organización una junta y o reunión se define como, dos o más personas se
reúnen para discutir uno o varios temas, a menudo en un ambiente formal. En una
organización, las personas de la reunión pertenecen al mismo organismo o institución, ya
sea pública o privada, son convocadas mediante un orden del día y los acuerdos adoptados
se incluyen en el acta de la reunión.

Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas
consideraciones:

 Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)

 El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión
 No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y
poco productivas.
 El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir
o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
 No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
 No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
 Discutir demasiado tiempo el tema de – “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la
reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los
participantes de la reunión.

Cómo lograr una junta eficaz

 Selección de un lugar dónde no interrumpan

 Determinar la hora y el día apropiado
 Establecer metas para la reunión, preparación de la agenda
 Avisar a los participantes con anticipación
 La reunión no deberá exceder las dos horas
 Distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a utilizar, para
que los participantes los revisen con antelación
 Comenzar y terminar puntualmente
 Evitar apartarse de la agenda, determinar quién vigilará el tiempo y el estricto
cumplimiento de la agenda
 Allegarse los materiales necesarios que se utilizarán

Estructura de una reunión

Cualquier tipo de reunión puede conducirse y desarrollarse eficazmente, si se sigue la
siguiente estructura:

 Introducción: La fase introductoria es para informar a los asistentes sobre los

antecedentes y ubicarlos en el contexto requerido.

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  Clarificación de expectativas: Aclarar el propósito u objetivo de la reunión, negociar,
para evitar que los asistentes estén esperando logros diferentes al propuesto
inicialmente.
 Normas o reglas del juego: Definir la duración aproximada y acordar las reglas de
interacción entre los miembros para el mejor aprovechamiento del tiempo y del
trabajo en grupo.
 Mecánica y metodología a utilizar: Definir los procedimientos para abordar las
actividades previstas en la reunión y cómo se realizara el control de las mismas. Las
personas deben tener claro su rol y conocer la forma como se irán incorporando sus
ideas.
 Mantenimiento del proceso y chequeo de los procedimientos: El coordinador de la
reunión debe estar atento para que la tarea no nos desvíe del objetivo, y si esto se
debe a problemas con los mecanismos o métodos de discusión, rectificar modificar
y seguir para el logro previsto inicialmente en la reunión, según la agenda.
 Cierre formal y próximos pasos: La reunión debe concluir con una breve exposición
con el resumen de los acuerdos y la definición de los pasos a seguir, en términos de
actividades, responsables y tiempos de ejecución.
 Evaluación de la reunión: Esta herramienta permite medir la productividad de las
reuniones, verificar si lo previsto se cumplió para los organizadores y los
participantes.

Al dirigir una reunión debe evitar

 Cambiar los comentarios de un participante.

 Decir a un participante que está mal.
 Decir a los demás lo que deben hacer.
 Hacer preguntas dirigidas, diga: Qué sucedería Si o Cuál fue su experiencia?, en vez
de: No cree Ud. que?
 Hablar rápido y enredado
 No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie.
 Tomar partido.
 Tratar de ser chistoso.
 Presentarse como el experto o la autoridad.
 Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndote.

Es responsabilidad del líder llamar la atención a estas situaciones de manera oportuna y

asegurar que se tome una decisión para evitar que las disgresiones se conviertan en una
norma

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4.4.1 QUE ES UNA JUNTA
Una junta es una organización instituida con la finalidad de gobernar un determinado
territorio. La misma se compone de un número variado de individuos y suele ser
provisional. Esta nomenclatura fue típica en distintas colonias de América Latina,
extendiendo su nombre en algunos casos de actualidad. Así, en el caso de un gobierno de
facto, también es frecuente el uso del término “junta”, sobre todo por el hecho e incluir a
varios militares, cada uno representantes de distintas áreas (ejército, fuerza aérea, armada
naval, etc.). En el caso de países democráticos, la expresión puede aludir a los cuerpos
colegiados reunidos con la finalidad de gobernar empresas de capitales.
Reunión de personas pertenecientes a una sociedad o institución o a algún otro tipo de
comunidad para tratar un asunto que les afecta o interesa en cuantos miembros de la
colectividad

4.4.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA

1. Haz que cada reunión importe, o no hagas ninguna reunión. Decide si una junta
es necesaria e invita sólo a la gente necesaria. Cantidades masivas de tiempo
valioso se pierden sólo porque los administradores piensan que el tiempo cara a
cara en sí es importante o porque se acostumbraron a una rutina particular. Los
e mails usualmente son importantes para darle a tu equipo una actualización o
un reporte de estatus. Pero si necesitas retroalimentación instantánea de todos
los participantes, entonces un email no será tan efectivo como una reunión cara
a cara.

2. Define las metas y distribuye la agenda desde antes. Crea una estructura para tu
junta. Simplemente establecer un resultado ideal usualmente inspira a los
participantes y hace las juntas más productivas. Al final, lo que remarca es una
característica que toda junta debe tener: una meta. Antes de que empiece la
reunión, asegúrate de que todos entienden los objetivos haciendo una agenda.

3. Sé dueño de tu reunión, ponte a cargo y mantén la junta en movimiento. Las

buenas juntas son producto de un buen liderazgo. Ponte a cargo y deja en claro
que pretendes mantener la conversación oportuna, útil y relevante.
Demuéstrales a tus colegas que respetas su tiempo asegurándote de que haya
algún reloj visible para todos. Mantenerse en el tema es la clave para sostener
un horario. Si la conversación se sale del carril, reenfoca al grupo diciendo algo
como: ‘Interesante, pero no creo que estemos avanzando en nuestros objetivos
con eso.

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 4. Obtén la información constructiva que necesitas de todos los presentes. Dado
que el punto de una reunión es una comunicación de dos sentidos, es crucial
obtener información honesta de todos. Es la responsabilidad del líder de la
reunión hacer que todos sean escuchados. Para crear un consenso o llegar a una
decisión de grupo, evita demostrar demasiado tu opinión; es fácil para un líder
reprimir una discusión si todos asumen que la conclusión ya está determinada.
Evita la tentación de descartar ideas inmediatamente – incluso cuando sean
terribles.

5. Cierra con un plan de acción, trata de asegurarte que todos se vayan sabiendo
cuál es el siguiente paso. También termina la junta preguntándoles a todos si
piensan que la junta fue útil y si no, que se puede hacer mejor la siguiente vez.
Dale seguimiento por tu cuenta analizando que se puede hacer para mejorar tus
técnicas para una reunión efectiva.

6. Mantente al tanto del progreso de las cosas que se decidieron en la junta.

También mantén al grupo informado del desarrollo. Esto ayudará a que
organices la siguiente junta más efectivamente.

4.4.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA

1. PREPARARSE PARA UNA JUNTA

 Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de lograr si es que
tienen una junta.
 Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas.
 Determinar los temas de los que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno
de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta.
 Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planearse para el tiempo de la junta.
 Crear una agenda que este muy bien programada.
 Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan tiempo de planear
y se preparen para la junta.
 Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada
educación en un tema.
 Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertida…
hacer que los vecinos estén entretenidos.

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2. EMPEZAR LA JUNTA

 Comunicar el propósito y el resultado deseado para todos los participantes.

 Aclarar el tipo de participación e interacción deseada.
 Poner las reglas: cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que es lo que
se espera.
 Demostrar que sus ideas, opiniones, y preguntas tienen valor.

3. ASIGNAR ALGUIEN QUE TOME NOTAS

 Cuáles fueron los problemas que se discutieron.

 Decisiones que se tomaron.
 Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando empezara y que es lo
que exactamente se necesita

4. CONDUCIR LA JUNTA Inicia tu junta de inmediato. Una vez que llegue la hora de la junta,
iníciala. Esto ayudará a establecer tu papel como el líder y a utilizar el tiempo que tienes.

5. DESCRIBE LOS PUNTOS CLAVE DE TU JUNTA EN UNA AGENDA. Una parte importante de
conducir una junta de negocios efectiva es la planeación. Ten tus puntos clave escritos. Debes
enunciar tu meta para la junta en tu agenda. La meta tiene que incluir el principal resultado final al
que aspiras

6. SIGUE LA AGENDA CUANDO CONDUZCAS LA JUNTA. Asegúrate de seguir el plan de tu junta.

Si ésta comienza a desviarse o se sale del tema, redirígela al asunto que se está tratando.

7. ESTABLECE UN LÍMITE DE TIEMPO PARA TU JUNTA. Las juntas no se deben prolongar por
demasiado tiempo, 30 minutos o menos es una buena duración. Mantener la junta breve asegurará
de que eres más eficiente y que tienes un buen manejo del tiempo, y tus participantes estarán más
concentrados si saben que la junta será corta.

8. ALIENTA A LOS ASISTENTES A LA JUNTA A QUE OFREZCAN RETROALIMENTACIÓN Y

APORTES. Formula preguntas y deja que los participantes ofrezcan respuestas. No obligues a la
participación, aliéntalos amablemente a que aporten ideas. No obligues a hablar a aquellos que
rara vez lo hacen, ya que esto los podría hacer sentir incómodos.

9. RESUME LOS PUNTOS CLAVE AL FINAL DE LA JUNTA. Repasa brevemente lo que fue discutido
para que los participantes se vayan con lo hablado en mente. Reparte tareas o explica instrucciones
antes de cerrar, y termina a tiempo. Asegúrate de darles las gracias a todos por su asistencia y
participación.

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CONCLUSIÓN

Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se debe tener un buen
sistema de comunicación y para lograrlo el experto debe considerar el contexto del
receptor o públicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores,
conocimiento en el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del
organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de ésta, nivel cultural, etc.
y valorar los conocimientos e importancia que tiene un experto en el área de la
comunicación.
La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación de una empresa debe
analizar todos estos aspectos, pero, sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos,
características, ventajas, desventajas de cada uno de los medios de comunicación
disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si hace lo
anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia los objetivos planteados se
realizarán satisfactoriamente.

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