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Código: PR-GG-SGSST-01

PROCEDIMIENTO PARA EL Versión: 2


CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha: Diciembre de 2016
NIT. 830.015.642-5 Página: Página 1 de 8

CONTENIDO
1. OBJETO..............................................................................................................................................................2
2. ALCANCE ...........................................................................................................................................................2
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS .......................................................................................................................2
4. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN .........................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................................3
6. ACTIVIDADES DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN ......................................................................................3
1.1. EMISION: ............................................................................................................................................................3
1.2. MODIFICACION: .................................................................................................................................................3
1.3. REVISIÓN Y APROBACIÓN...................................................................................................................................4
7. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ................................................................................................................4
8. DISTRIBUCIÓN ...................................................................................................................................................6
9. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS .....................................................................................................................7
10. OBSOLETOS: ..................................................................................................................................................7
11. LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS .............................................................................................................7
12. REGISTROS ....................................................................................................................................................7
13. ANEXOS .........................................................................................................................................................7
14. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................................8

SG-SST Construcciones Lambda S.A.S., Cra 14 No 81-19 Ofc 402 – Tel: 6235122/6346023
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1. OBJETO
Asegurar que toda la documentación relacionada con el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, se
encuentre en un archivo al que se llegue cierta y rápidamente y sean debidamente revisadas, aprobadas y
distribuidas las copias de los correspondientes documentos a las personas que los han de utilizar, de forma
que dispongan de la versión válida.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los Documentos del SG-SST de CONSTRUCCIONES LAMBDA SAS, y
todos aquellos documentos externos que lo afecten.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 Documento controlado: Son todos aquellos requeridos para el desarrollo, control y mejoramiento del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuya distribución es de carácter especial, y se
requiere conocer el poseedor de cada copia entregada. Se debe actualizar cuando cambia de versión.

 Documento no controlado: Son todos aquellos cuya distribución es de carácter general y por lo tanto no
se requiere conocer el poseedor de cada copia entregada, así como tampoco es necesario actualizar
cuando cambia la versión.

 Documento obsoleto: Es aquel documento que ha perdido su vigencia.

 Documento de origen externo: Se refiere a aquellos documentos enviados por el cliente, referenciados
por éste o por cualquier usuario, y que deben ser controlados.

 Aprobación: Evidencia de que un documento se considera adecuado para su uso, antes de su distribución.

 LMD: Listado Maestro y de Distribución de Documentos.

 SG-SST: Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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4. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación se puede clasificar en dos grupos:

 Documentos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y


 Registros.

Este Procedimiento se refiere al control de los dos primeros tipos de documentos.

Documentos del SG-SST, entre los que se incluyen:

 Manual del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo y los procedimientos generales del sistema
 Los procedimientos específicos que se requieran para la prestación del servicio
 Instructivos
 Fichas de procesos
 Formatos

5. RESPONSABILIDADES

El Encargado de Seguridad y Salud en el trabajo es el responsable de que se lleve a efecto el control de la


documentación según este procedimiento.

El encargado del proceso es el responsable de la entrega de la documentación inicial de cada proyecto o


proceso al responsable de su ejecución, y de la documentación que llegue durante el desarrollo del mismo.

6. ACTIVIDADES DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

1.1. EMISION: Cuando identifiquen la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento como
resultado de cambios en los requisitos, auditorias internas, acciones correctivas o de mejoramiento,
implementación de nuevos procedimientos, resultados de procesos o resultados de revisiones por la
Gerencia, los responsables de los procesos, podrán solicitar al Encargado del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo, la creación, modificación o eliminación del documento, quien en
compañía del Responsable del Proceso, determinarán la conveniencia de dicha solicitud.

1.2. MODIFICACION: Cuando se produzca una modificación de un documento del SG-SST, el Encargado
de Seguridad y Salud en el trabajo guardará una copia de la versión inmediatamente anterior en medio

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magnético, identificándola como obsoleta. La naturaleza de las modificaciones realizadas, quedará


consignada en cada uno de los documentos, así como el estado de la revisión actualizada, la cual quedará
también indicada en los documentos.

Las modificaciones a los documentos del SG-SST, deberán ser revisadas y aprobadas por los mismos
cargos que revisaron y aprobaron el documento a ser modificado. Para los casos en que se produjeran
modificaciones parciales de documentos y estos no fueran sustituidos en su totalidad por una nueva
versión, el Encargado del SG-SST establecerá como se debe proceder para estos casos.

1.3. REVISIÓN Y APROBACIÓN: Una vez elaborado un documento, el Encargado del SG-SST lo enviará al
Responsable del Proceso, quien procederá a revisar dicho documento del SG-SST, para su utilización. Esta
aprobación se hará con fecha y firma al final del documento.

Se define en este procedimiento que los documentos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,
serán revisados con una frecuencia semestral, con el fin de asegurar su vigencia.

7. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DOCUMENTOS EXTERNOS

 Manual de Gestión de Calidad  Normas y especificaciones del cliente


 Planes de Calidad  Leyes o decretos de entidades del
 Procedimientos del Sistema Estado.
 Procesos  Resoluciones.
 Instructivos  Informes técnicos o legales
 Formatos  Normas externas (Ej.: NTC )
 Roles y obligaciones (Perfiles de  Planos del Cliente
cargo)  Estudios técnicos, Memorias de diseños

Encabezado de Identificación de los Documentos del Sistema

Los documentos del sistema deben llevar el siguiente encabezado de identificación:

Identificació
a) c) Código n del
b) NOMBRE DEL DOCUMENTO documento
Estado de la
revisión
d) Versión actual

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Fecha de
e) Fecha Aprobación
f) Página No. Paginas

a) LOGO: Nombre de la Empresa

Sera utilizado en toda la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo,
solo podrá tener modificaciones en los casos que la imagen corporativa de la empresa cambie. El
cambio o actualización de los documentos debe ser realizada por la persona encargada del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y/o representante por la dirección.

b) NOMBRE DEL DOCUMENTO

Nombre que se debe registrar e identificará el documento, ya sea si es un procedimiento, manual


de calidad, manuales, reglas de negocio, caracterización de procesos, formatos, instructivos etc.

c) CÒDIGO DE LOS DOCUMENTOS

Es aquel que identificara el documento de acuerdo a los procesos, subprocesos al que pertenece.
Se inicia identificando el tipo de documento (tipo de documento (procedimiento, formato, manual,
regla de negocio, caracterización etc.), seguido viene la sigla del proceso, luego subproceso y
después se identifica el consecutivo u orden del documento. Ejemplo:

Tipo de Documento – Proceso – Subproceso – Número Consecutivo

PR PG SG-SST 01

a. Primer Nivel: Tipo de documento

M Manuales
PL Planes
P Programas
PR Procedimientos
C Caracterizaciones
IN Instructivos
G Guías
FO Formatos

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b. Segundo y Tercer Nivel: Código Asignado para cada Proceso y Subproceso

Proceso Código Subproceso Código


Direccionamiento
DI
Gerencial GG
Sistema de Gestión de Seguridad y
SG-SST
Salud en el trabajo
Gestión Comercial GC Licitación y Contratación LC
Ingeniería y Arquitectura IA
Gestión Operacional GO
InterventoríaGTRGTRGTRRTGGTTTYH IN
Gestión Talento Humano GTH
Gestión Administrativa y Financiera GAF
Proceso Apoyo PA Gestión de Mantenimiento GM
Gestión de Compras GC
Comunicaciones CO

c. Cuarto Nivel. Consecutivo Del Documento

Designa el número del consecutivo del documento, el cual inicia desde 01 y será controlado por
proceso. Se identificará entre las partes del código con un guión que los separa.

d) Versión: Identifica el estado actual de revisión del documento. Iniciará siempre con la versión 01 en
orden ascendente.

e) Fecha: identifica la fecha de emisión original o modificación del documento. Debe escribirse dd-
mm-aaaa.
f) Página: Identifica el número de las mismas que contiene un documento, guardando la presentación
x de y. Ejemplo: 9 de 17.

Nota: Teniendo en cuenta que en muchos de los formatos solo se cambiará la codificación, el nuevo
encabezado se irá cambiando en la medida que se hagan cambios a los documentos, para proyectos
nuevos o como mínimo al inicio del 2017.
8. DISTRIBUCIÓN: Una vez se apruebe el documento que pertenece al SG-SST, la distribución la realizará el
Encargado del SG-SST, para garantizar que se encuentren las versiones pertinentes en los puntos de uso, esta
distribución se controlará a través del listado maestro y de distribución de documentos (LMD); éste sistema
permite conocer en todo momento a quién se ha distribuido la documentación y cuál es la versión de la
documentación distribuida.

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9. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS: El control de los documentos del SG-SST se realiza mediante el LMD.

Los documentos del SG-SST no controlados son entregados con previa autorización de la Gerencia
General y no se relacionarán en el LMD.

Listado Maestro de Documentos.

Lista de formatos ordenada por procesos para que los usuarios del sistema verifiquen la existencia
del documento, la última fecha de actualización y una breve descripción del último cambio.

Este listado se realiza con base en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que el Gerente
General aprueba para implementación, se actualiza con base en los documentos nuevos y las
modificaciones hechas desde la última fecha de actualización.

La elaboración, actualización y distribución del listado maestro de documentos está a cargo del
Ingeniero de Gestión de calidad, el cual lo debe distribuir a todas las áreas de la organización y a
todos los proyectos cada vez que cambie, los responsables deberán destruir o identificar como
obsoleta la versión anterior.

10. OBSOLETOS: De los documentos obsoletos del SG-SST se conservará una copia de la versión anterior en medio
magnético con la marca de obsoleta o anulado.
Los documentos obsoletos pueden ser destruidos o en algunos casos anulados y conservados para
propósitos legales, En caso de conservarse documentos obsoletos en los frentes de trabajo, estos deben
ser debidamente identificados para evitar su uso no intencionado.

11. LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS: La organización asegura que los documentos estarán legibles e
identificables, mediante las siguientes acciones:
 Asegurarse de utilizar impresoras de inyección de tinta y láser.
 Paginar adecuadamente los documentos.
 Todo fax recibido deberá ser fotocopiado, para garantizar que la información de estos perdura el
tiempo que sea necesario.

12. REGISTROS
Listado maestro y de distribución de documentos LMD

13. ANEXOS
Listado maestro y de distribución de documentos

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14. CONTROL DE CAMBIOS

Al final de cada documento del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se podrán registrar la
versión y las descripciones resumidas de los cambios pero como mínimo se deberán registrar en el listado
maestro de documentos cada vez que se presenten.

VERSION FECHA MODIFICACIÓN


02 12 de Creación del documento SG-SST
diciembre de
2016

Revisó Aprobó Elaboró

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