1.

sebagai sumber maklumat perakaunan

2. memberi maklumat tentang sesuatu urus niaga
3. dijadikan bukti bagi sesuatu urus niaga
4. mengingatkan peniaga tentang hutang dalam urus niaga
5. sebagai rujukan pada masa hadapan

Terbahagi kepada dua jenis iaitu;

1. Dokumen untuk rujukan – tidak perlu dicatat dalam buku perakaunan.

a. Surat tanya
b. Sebut harga
c. Katalog
d. Nota pesanan / Pesanan belian
e. Nota serahan
f. Penyata akaun

2. Dokumen sebagai sumber maklumat – perlu dicatat dalam buku perakaunan.

a. Invois
b. Nota kredit
c. Nota debit
d. Resit
e. Cek atau keratan cek
f. Baucar
g. Bil tunai
h. Makluman debit
i. Makluman kredit
j. Memo
k. Borang wang masuk

Dokumen Perniagaan dan fungsinya

Jenis Dokumen Urus niaga

Surat tanya  Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan maklumat
barang-barang yang hendak dibeli.
 Maklumat yang diperlukan; harga barang, cara pembekalan, diskaun
dan cara pembayaran.

Sebut Harga  Dihantar oleh penjual kepada pembeli sebagai jawapan kepada surat
tanya.
 Maklumat yang diberi; harga barang yang hendak dibeli, syarat
 penghantaran dan pembayaran.

Katalog  Penjual hantar bersama dengan sebut harga.

 Senarai harga bagi semua barang yang dibekalkan oleh penjual.

Nota pesanan atau  Dihantar oleh pembeli kepada penjual yang mengandungi maklumat
Pesanan belian tentang barang yang hendak dibeli.
 Maklumat yang perlu ada; jenis barang, jenama, kuantiti, harga,
syarat serahan, syarat pembayaran dan kadar diskaun.

Nota serahan  Dihantar oleh penjual kepada pembeli bersama-sama dengan

barang.
 Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang dihantar dan
sebagai perakuan bahawa barang-barang telah dihantar dengan
selamat.
 Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang tidak
dinyatakan.

Penyata Akaun  Dihantar oleh penjual kepada pembeli.

 Nota makluman dan peringatan kepada penghutang yang dihantar
setiap akhir bulan.
 Maklumat terdiri daripada baki hutang pada awal bulan, jumlah
jualan, pulangan, bayaran dan baki hutang akhir bulan yang perlu
dijelaskan.

Invois  Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila penjual membenarkan

pembeli membeli barang niaga atau aset secara kredit.
 Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual, tarikh
urus niaga, nombor invois, kuantiti dan harga, jumlah belian, syarat
serahan dan bayaran dan K. & K. di K.
 Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar kepada pembeli
dan salinan pendua disimpan oleh penjual

Nota Kredit  Dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu pembeli
bahawa hutangnya akan dikurangkan (akaun dikreditkan)
 dihantar disebabkan oleh;

1. terdapat pulangan barang yang rosak, salah jenama atau tidak

berkualiti.
2. bayaran yang dikenakan terlebih daripada harga sepatutnya.
3. terdapat pulangan bekas kosong yang telah dikenakan bayaran
dalam invois.
4. jumlah hutang terlebih kerana salah pengiraan.
 5. pembeli diberi elaun atau komisen.

Nota Debit (Invois  Dihantar oleh

tambahan)
v