Clases Examen Parcial 1 de Administración de Proyectos Informáticos – 2012

*** Todo lo que esta con esto  (flecha + letras rojas) son anotaciones de los comentarios de controlito.

ELEMENTOS BÁSICOS
Insumos requeridos:
1) Teoría administrativa.
2) Desarrollo de sistemas informáticos.

Elementos básicos para la administración de proyectos informáticos:

1) Primero: Hay que saber cómo hacer las cosas.  Usando el CVDP.
2) Segundo: Saber administrar los Procesos Administrativos.  (PA) son: planificar, organizar, ejecutar y controlar.
3) Tercero: Informar (comunicar todo) a los dueños de los proyectos (o sea los que pagan).
Con estos tres elementos se logran soluciones fáciles a tiempo con costos adecuados y los clientes/usuarios satisfechos con lo que
quieren o sea cumplidas sus necesidades con calidad.
 Triangulo de la verdad (calidad costo tiempo).
 El tema es lo primero que hay que saber de un proyecto y no debe quedar confuso, hay que saber definir un buen tema del
proyecto (que sea concreto y específico).
 Para saber la frontera, hay que tener bien claro las salidas, entradas y procesos.
 Lo más importante es comunicar (malas o buenas noticias) a los dueños que se va a avanzando en el proyecto que se está
desarrollando.
 Cuando se habla de planificar se refiere a planificar el CVDP.
 Cuando se habla de organizar se refiere a organizar los recursos del proyecto.
 Cuando se habla de resultados con calidad es hacer las cosas como el usuario lo requiere.
 Recordar que: Clientes  tácticos y estratégicos / Usuarios  operativo.

ADMINISTRACIÓN
Administrar: Es el proceso administrativo que consiste en trabajar un conjunto de fases para lograr los objetivos propuestos
mediante el uso del RRHH calificado y otros recursos necesarios.
 O el uso de RRHH no calificado.

Proceso Administrativo: Consiste en planificar, organizar, ejecutar y controlar una oportunidad de mejora que se desarrolla en una
unidad de negocio para satisfacer sus fines.
 Los fines se refiere a los objetivos.
 La mejora se refiere a un problema establecido o que aún no exista.
 Fases del proceso administrativos (los objetivos han de estar basados en nuestros resultados a conseguir).
1) Planear: Permite decidir qué hacer por anticipado (tareas).
 Permite dividir que hacer antes de hacerlos.
2) Organizar: Incorporar RRHH y otros recursos a las tareas definidas.
3) Ejecutar: Llevar (resultados) a cabo (o trabajar tareas definidas) el plan de trabajo (o plan de acción) para obtener resultados.
 Lo que se busca es tener soluciones de negocio no soluciones técnicas.
 Recordar que: PA  fases / CVDP  etapas.
4) Controlar: Es la forma de medir los resultados obtenidos y determinar (analizar) desviaciones para tomar medidas correctivas e
informar a los interesados.
 Medir se refiere a medir tiempo y costos.
 Desviaciones se refiere a positivas (tareas en menos tiempo y más costos) o negativas (tareas en más tiempo y menos
costos).
 Los interesados son los usuarios de negocio y los responsables de las tecnologías de información (departamento de
informática involucrado en el proyecto).

Descripción de los procesos administrativos:

1) Planeación (lo primero que necesitamos son las salidas): Predeterminar un curso de acción a seguir. Tiene por objetivo asegurar
la supervivencia de las empresas (priorizar las salidas de mayor a menor importancia. Las salidas han de ser las de mayor
importancia).
- Principios de la planeación:
1- Contribución: La finalidad de todo plan es facilitar la realización de objetivos.
2- Compromiso: Considera un período futuro en el cual la voluntad es lo principal para lograr los objetivos.
3- Claridad: Que sea fácil de comprender y seguir por otras personas que no han participado en su elaboración.
4- Precisión: Definir en forma específica las actividades de los objetivos que se pretenden realizar (usuario, planeación,
organización, etc.).
2) Organización: Es hacer que la estructura organizativa se ajuste a los objetivos del proyecto y los recursos disponibles. La
organización une a las personas con las tareas planificadas.
- Principios de la organización:
1- Objetivo: Todo trabajo debe tener objetivos específicos para que los puestos de trabajo sean eficientes.
(Siempre debemos tener 3 alternativas de solución).
2- Coordinación: Cada trabajo debe tener canales de comunicación claramente definidos y aceptados.
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3- Autoridad: Es la facultad que se tiene para tomar decisiones a fin de cumplir los objetivos.
4- Responsabilidad: Toda persona que se le asigna una tarea tiene el compromiso de llevarla a cabo.
3) Ejecución: Es la función de guiar el trabajo y tomar acciones que permite realizar en forma adecuada o sea llevar a cabo las
actividades del plan de acción.
- Principios de la ejecución:
1- Intereses: El objetivo común será fácil cuando se coordinen los intereses del grupo y los intereses individuales de
quienes participan en el logro del trabajo desarrollado.
2- Vía Jerárquica: Al transmitir una acción, debe seguirse los canales establecidos.
3- Resolución de conflictos: Los conflictos se deben resolver de la forma más rápida posible de modo que la disciplina no
se vea afectada.
4) Control: Es por medio del cual se miden los resultados obtenidos con respecto a lo que se esperaba en los planes de acción. El
control nos permite ver y analizar desviaciones o diferencias para tomar medidas correctivas e informar los involucrados.
- Principios del control:
1- Finalidad: Elaborarse con anticipación para facilitar la identificación o apertura de las desviaciones y poder adoptar las
medidas correctivas.
2- Correspondencia con los planes: Deben los controles obedecer a los objetivos que se desarrollar en los planes de
acción.
3- Existencia de normas: Establecer reglas claras y precisas a los planes sujetos a control para generar eficiencia.
Proceso administrativo gráficamente:
Sistema
Requerimientos PA
Informático

Sistema
Necesidades Planear Organizar Ejecutar Controlar
Informático

 En controlar se ve lo que se planteó en un inicio y se ve que resultado se ha obtenido.

 En resumen se recomienda usar las fases en forma secuencial o auxiliándose de los principios en cada fase.
 El usuario da la solicitud de trabajo, sus necesidades con la solicitud analizamos y vemos si es factible, si lo es se piden las
necesidades, se da el ciclo de vida de sistemas.
 El control se evalúa desde la planeación.

PROYECTO
Proyecto: Es un esfuerzo temporal para crear un único producto, servicio o resultado.
 Es un conjunto de actividades con un inicio, un final y que debe usar los recursos limitados con que cuenta la empresa para obtener
resultados esperados. Un proyecto no se realiza de forma repetitiva.
 Todo proyecto debe tener resultados medibles, es decir cuantificables (siempre producir resultados cuantificables, nada calificable).
 Cierres contables no son proyectos ya que son recurrentes (se repiten cada año), pero las partidas de ajustes si porque dice lo que
se va a hacer y en cuanto tiempo.
 Cada etapa del ciclo de vida del desarrollo de proyectos se puede considerar como un sub proyecto y estas a su vez se dividen en
sub sub etapas y sub sub proyectos que generan resultados (como el divide y vencerás).
 Objetivos de los proyectos:
1- Tener claro o entendido cuales son los fines reales de un proyecto: usuarios (cliente), productos (resultados).
2- Tratar de identificar el tamaño del proyecto tal como: grande, mediano o pequeño.
 Un proyecto involucra: PA, CVDP, Clientes.
 Administrador de proyectos (AP): Es una persona que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos a la terminación exitosa
de un proyecto. Este profesional maneja desde diferentes escenarios en cada proyecto.
 Importancia del AP: Con la globalización debemos ser competitivos para apoyar los negocios con proyectos terminados a tiempo y
aceptados por el usuario.
 ¿Qué es administración de proyecto?: Es el proceso de combinar, técnicas, personas calificadas para llevar a cabo el proyecto
dentro de los términos definidos de tiempo recursos y calidad.

Esfuerzo: Para elaborar un proyecto se necesita una serie de recursos: RRHH, equipos y materiales.
 Del RRHH los más importantes: usuarios de negocio (mayor importancia) más usuarios técnicos (nosotros somos secundarios).
 Los recursos materiales son los consumibles y el RRHH es lo más difícil de administrar.

Los recursos mencionados se agrupan en:

1) Trabajo.
2) Materiales.
Recursos trabajo están integrados por:
1) RRHH que participan en el proyecto.
2) Equipos o artefactos que se usan en las tareas.
3) Instalaciones, técnicas, locales, redes: eléctricas y de comunicación, seguridad: cámaras, equipos biométricos, etc.
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 Los recursos de trabajo son siempre dos o tres usuarios de negocio. No se terminan en el desarrollo del proyecto.

Recursos materiales son:

Son artículos que se agotan según avanza el proyecto. Por ejemplo: papel, tintas, cd’s, usb’s, etc.
 Todas las cosas que se van consumiendo a lo largo de un proyecto. La comida no es parte del proyecto porque las cosas se miden en
base al proyecto.
Temporal: Tiene una duración determinada, pueden ser días, semanas, meses. El factor tiempo es importante en la administración de
proyectos informáticos. Para elaborar un proyecto siempre es necesario conocer la fecha de inicio del proyecto a partir del cual se
desarrolla el proyecto y teniendo determinada la duración se calcula la fecha de finalización del proyecto.
 Tiempo que se va a consumir en un proyecto y no debe de sobre pasar 5 meses.
 La duración es un lapso de tiempo que dura el proyecto, hay que recortar los días para tener holgura para revisar errores y
corregirlos.
 Hay que cuantificar la duración de un proyecto (tiene un inicio y un fin).

Productos: Es lo que cada proyecto proporciona, o sea es la razón de ser.

 Son los resultados que le van a servir a los usuarios de negocio.
 Un proyectos son productos intermedios y productos finales, la sumatoria de los productos intermedios hacen el producto final.
 Primero es de ir entregando los productos intermedios con el objetivo de que al final se entrega los productos terminados o finales
y de esta manera se mantiene contento al cliente porque se le va mostrando un avance (prototipos) del producto final.
 Los prototipos son seguimientos del proyecto.
 Los productos obtenidos deben generar beneficios reales (cuanto contribuir, entradas y procesos se usan para llegar a lo que el
usuario quiere) cuantificados (así como hay costos también deben de haber beneficios, calificable no, sino cuanto va a gastar y
cuánto va a ganar) a la empresa dueña del proyecto.
 Calificable se refiere a calidad.
 Todo lo que proporcione el cliente hay que documentarlo.

Resumen gráficamente de un proyecto:

Objetivo
Correcto

Equipo con
Principio y
Propósito Proyecto
Fin
Especifico

Recortes,
Limitantes

 Objetivo correcto: están plasmados en los buenos requerimientos que se le van a sacar al usuario. Deben estar correctos para que
haya un problema correcto para que haya un tema correcto.
 Principio y fin: conseguir duración y adecuarla a lo que el usuario quiere y si en el fin no cuadra, depurar salidas y ponerse de
acuerdo con el usuario.
 Equipo con propósito específico: los usuarios de negocio más los usuarios técnicos (equipo) para terminar el proyecto a tiempo y
con costos adecuados administrando bien el proyecto (propósito).
 Recortes, Limitantes: priorizar de mayor a menor importancia.
 El proyecto debe tener 12 necesidades; 6 operativas, 4 tácticas y 2 estratégicas.

INFORMÁTICA
Informática: Es la ciencia que se encarga del manejo de la información.
 El manejo es conocer el modelo del negocio, herramientas de recolección de datos, S-E-P, conocer bien los procesos.

Comprende conocimientos de:

1) Ciencias de la computación.
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2) Ingeniería de métodos.  Todos los métodos se pueden mejorar. Se basa a todos los métodos de trabajo de la empresa
(métodos de gestión empresarial), no todo se debe de meter a la computadora, costo/beneficio para ganar, hacer análisis de la
situación actual, obtención de requerimientos, diseño y solución.
3) Gestión empresarial.  Administración empresarial.

Se aplica a varias áreas de la actividad humana como:

1) Gestión de negocios.  Análisis y diseño son lo importante, saber oír y preguntar y llevarlo al sistema.
2) Industria.  Sistema para mantenimiento, desperdicios, administrar premios para motivar, hay que pagar por objetivo de
producción.
3) Robótica.  Programas inteligentes.
4) Comunicaciones.  Avanzadas, inalámbricas, encriptados, etc.
5) Control de transporte.  Administración de semáforos, cámaras.
6) Investigación.
7) Juegos.
8) Multimedia.
9) Biología.
10) Meteorología.
11) Biomédica.
12) Etc.

Una de las aplicaciones importantes es facilitar información oportuna y veraz para control a nivel operacional (sistema transaccional, a
qué nivel enfocarlo) y toma de decisiones a nivel gerencial (sistema gerencial).
 Administración es administrar los recursos humanos, para que la gente haga las cosas de mejor manera posible (primero hay que
administrarnos a nosotros mismos).
 Motivar a la gente es la variable común para mejorar la administración (ya sea por parte de un gerente o un jefe).
 Los usuarios son los que ayudan y dan al técnico para hacer una solución factible.

Entre las funciones de trabajo tenemos:

1) Creación de nuevas especificaciones de trabajo.  También resolver problemas tecnológicos y sociales no solo técnicos.
2) Desarrollo de sistemas informáticos.  Hacer un sistema nuevo. Son mantenimiento y nuevas soluciones.
3) Optimizar métodos y sistemas informáticos existentes.  Si algo falla hay que corregirlo y agregarlo al sistema.
 Para obtener un sistema informáticos funcionando y aprobado por el cliente hay que tener en cuenta:
Calidad  Validaciones  Libre de errores.

Componentes de la informática:
1) Sistema informático (S-E-P): Es donde están automatizadas las actividades necesarias, los puestos de trabajo para lograr los
objetivos de la empresa.
 Los objetivos empresariales son para la empresa no para el negocio (ganar utilidades; monetarias, servicios, satisfacción).
2) RRHH: Son las personas involucradas en el quehacer diario de las actividades de la unidad de negocio (de la empresa) y que se
auxilian de los sistemas informáticos. Estos pueden ser usuarios directos.
 Para que el RRHH funcione se necesita capacitarlos y especializarlos para nosotros.
 Los usuarios directos son los que utilizan los sistemas y generan informes.
 Usuarios indirectos generan resultados pero a partir de lo que reciben de los usuarios directos.
3) Procedimientos: Son conjunto de tareas manuales que ayudan al buen uso y funcionamiento de los sistemas de información
manejados por los usuarios directos.
 El conjunto de tareas tanto con gente de tecnología y usuarios de negocio, sistemas que funcionen.
 Tareas manuales que se realizan los 7 días de la semana las 24 horas del día.
Dentro de estos procedimientos tenemos:
1- Procedimientos de respaldo y recuperación de datos.  Ver como guardar y recuperar.
2- Solicitudes de oportunidades de mejora.
3- Solicitudes de mantenimiento de usuarios que usan el sistema de información.  Dar de baja y de alta, administrar
contraseñas, como se hacen los procedimientos para esto.

Resumen gráficamente de informática:

SI RRHH

Proc

 informática = sistemas informático más RRHH mas procedimientos.

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FORMAS DE TRABAJO EN PROYECTOS INFORMÁTICOS

Oportunidades de Mejorar (OM): Es una situación que no se puede manejar tal como está sucediendo. En informática es
necesario tener un canal de comunicación entre usuarios de negocio y usuarios técnicos.
 La OM es una situación incorrecta que está sucediendo o es una ampliación sobre algo que ya está funcionando o algo nuevo que
necesita el usuario de negocios.
 Es algo manual y complicado, hacerlo mecanizado, algo que está fallando (mejorarlo), incorporar necesidades al proyecto
(ampliarlo).
 Es una situación incorrecta que está sucediendo o es una aplicación sobre algo que ya está funcionando, algo nuevo que necesita el
usuario del negocio.
 A esto se le conoce como solicitud de trabajo (comunicación entre el usuario técnico y el usuario de negocio).
 El canal sirve para vender, hay que formarse, solicita una oportunidad de mejora.
 Usuarios técnicos: usuarios de las tecnologías de la información.
 No todo puede llevar involucrado la computadora porque pueden haber soluciones que no la necesiten.
 Resultados  Productos / Procedimientos  Manuales (seres humanos) / Procesos  Computadoras.

Solicitud de Trabajo (SoT): Es donde se plasma lo que el usuario de negocios desea.

La solicitud de trabajo debe contener:
1) Nombre de la oportunidad de mejora (OM).  Tema.
2) Descripción resumida de la OM.
3) Necesidades a cubrir.  Sobre la OM de la unidad organizativa: salidas.
4) Nombre del Solicitante.
5) Unidad de negocios donde está la OM.
6) Autorización del inmediato superior en la Unidad de Negocios (UN).

Formas de obtener solicitudes de trabajo:

1) Correo electrónico.
2) Formulario.
3) Pantallas SI.
4) Cualquier otra forma.

Para darle tratamiento a las solicitudes de trabajo aprobadas, nos auxiliamos de los siguientes componentes:
Sistema Informático
Necesidades Perfil Anteproyecto Proyecto
Funcionando

 Las SoT aprobadas son autorizadas por el jefe y el comité de informática.

 Las necesidades sirven de insumos para definir el perfil, todos los elementos del perfil sirven de insumos para describir el
anteproyecto… y así sucesivamente hasta obtener el resultado final que es el sistema informático funcionando libre de errores y
aprobado por el cliente. No son componentes aislados.
 Administrar el tiempo para llegar al “proyecto” desde el “perfil”.
 Algo importante de los proyectos informáticos es documentar absolutamente todo porque los auditores en un momento
inesperado solicitan saber todo.
 Se define de qué forma se va a evaluar/trabajar un PI.
 En proyectos es necesario tener un canal de comunicación entre usuarios de negocios y responsables de TIN.
 La primera etapa del proyecto de la materia comprende el “perfil” y el “ante proyecto” y la segunda etapa es el “proyecto”.

PERFIL
Perfil: Conjunto de características que tiene un elemento o componente o tema (de 2 a 3 páginas del documento).
 Las características generales van enfocadas al tema.
 Todas las partes del perfil se vuelven más fáciles obteniendo todo del usuario.
 Siempre platicar con el usuario al obtener la información que necesitamos para definir el perfil tomando en cuenta lo que se
mencionó en la solicitud de trabajo y hacer énfasis en el “tema”.

Estructura del perfil para proyectos:

1) Tema:
- Debe ser claro, breve y completo.
 El tema no debe de exceder mínimo 3 líneas, debe auto explicarse por sí mismo (un SI de x cosa, el tema sería un
proyecto de desarrollo con todos sus componentes/elementos para el SI de x cosa) y ser preciso para evitar costos en
redefinirlo en cada momento.
 Es el mismo de la solicitud de trabajo.
- Da las pautas para el objetivo general.
 El tema debe estar con palabras sencillas. Ejemplo: Tema: SI de cobro de líneas aéreas; Objetivo General:
desarrollar un SI de cobro de líneas aéreas.
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2) Descripción del Tema:
- Redacción clara, específica y resumen.
- Usar el enfoque de sistemas.  S-E-P
 Se debe de hacer la situación actual para describir la problemática.
 Los objetivos aparecen del problema (se plantea primero el tema luego el problema y de ahí vienen los objetivos).
 Tema  (Problema)  Objetivos.
 El problema se define en el anteproyecto.
 Ejemplo:
Tema: Fallas terráqueas en El Salvador.
Problema: ¿De qué manera puede ser controlado?
Objetivo y un Beneficio: Desarrollar un SI que ayude a minimizar los riesgos en El Salvador.
- Incluir cuantificación sobre elementos importantes.
 Para 1 año. Ejemplo: atrasos, errores, tiempo en el que ocurren los errores.
- Debe tener relación con el tema.
3) Objetivo General:
- Debe corresponder (ser consistente) con el tema.
- Describir el beneficio general a lograr.
- Iniciar con un verbo que denote acción.
 El objetivo general tiene la forma: Desarrollar + [Tema] + [Beneficio].
4) Objetivos Específicos:
- Deben ser consistentes entre si y se debe logar el objetivo general:
- Son particiones o subdivisiones del objetivo general.
- Proporcionan resultados intermedios.
 Si se emplean 6 objetivos específicos, deben ser consistentes entre todos (porque son hijos del objetivo general).
 Consejo para realizar los objetivos específicos: Hacer pedazo el objetivo general para hacer los objetivos específicos y
utilizar el CVDP como verbos para definir los objetivos específicos. Si el objetivo general comienza con “desarrollar”
que da perfecto utilizar el CVDP para definir los objetivos específicos.
5) Justificación:
- Explica por qué aprobarse el proyecto y define para qué va a servir este proyecto.
 Define para que vaya a servir el proyecto y porque se va hacer. Porque se va hacer el tema para que se va a lograr
conociendo las causas de lo que ocurre en la unidad de negocio.
- Para lograr este componente es necesario conocer las causas que motivaron que fuese considerado para su trabajo, tener
en cuenta los propósitos de la solicitud de trabajo.
 Ejemplo de las causas: atrasos, problemas, insatisfacciones de los usuarios de negocio.
 No se debe olvidar mencionar el nombre del tema en la solicitud de trabajo.
 Es importante interactuar permanentemente con los clientes/usuarios para conocer con que se siente a gusto (lo que
le agrada) satisfaciendo sus necesidades/requerimientos.
- Debe convencer que es necesario llevar a cabo este desarrollo.
 Beneficios para la empresa.
- Documentar la proyección a que nicho de mercado ayudara esta solución.
 El nicho de mercado son los usuarios de negocio directos e indirectos dependiendo de las necesidades que se han
descrito. Conjunto de usuarios a quien va dirigida la solución.
 Cuando se justifica un proyecto, se trata de vender la idea de porque realizar ese proyecto.
 Lo que se justifica siempre es el tema.
- Cuantificar que beneficios reales se esperan lograr.
6) Alcances:
Se debe considerar:
- Resultados a proveer deben de estar garantizando (es un compromiso) que se van a lograr.
- Define hasta donde se va a llegar el proyecto.
- Están en sintonía (deben corresponder) con los objetivos planteados.
- Con alcances en tiempos aceptados por los usuarios de negocios.
 Son un conjunto de salidas.
 No decir que se va a realizar la implementación del proyecto porque eso ya es otro proyecto diferente por eso hay que
dejar todo documentado para la elaboración del sistema informático. En la materia se llega únicamente hasta el plan
de implementación y presentar la documentación necesaria.
 Ejemplo: desarrollo (realizar pruebas como desarrolladores)  prueba (los usuarios de negocio realizan las pruebas) 
producción (ya es otro proyecto).
7) Limitantes:
- Son situaciones reales que nos frenan el desarrollo del proyecto.
- Están relacionados con el alcance.
- Restringen el uso de resultados.
- Están fuera de control del trabajo a realizar.
 Ejemplos de limitantes son las tecnologías que solicitan los usuarios que posiblemente no existen o son de costos
elevados.
 Las limitantes son las que impiden obtener las salidas esperadas de los usuarios o impiden la obtención de los datos.
 Una salida para deshacerse de las limitantes es presentar alternativas de solución.
 El tiempo no es una limitante, si el tiempo no está a nuestro favor para realizar un proyecto se presenta una parte de la
solución en un tiempo (fecha determinada) y así sucesivamente para mantener satisfechos a los usuarios
y demostrar que se está llevando a cabo el proyecto (a esto se le llaman sub-proyectos y es la forma en la
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que decide administrar el proyecto total). También se puede redefinir el proyecto cuando son bien grandes y plantear
lo que se va a realizar en el tiempo que se pide para el proyecto.
 Si no hay limitantes para el desarrollo del proyecto se debe mencionar que se ha analizado que todos los datos se
pueden obtener, que las salidas se pueden generar, etc.
8) Resultados Esperados (o Específicos):
- Son los elementos a producir y los que el usuario ha solicitado para solventar la problemática.
- Estos se deben clasificar según la pirámide organizativa.
 Este componente del perfil le da peso al proyecto.
 Para solventar la oportunidad de mejora.
 Los resultados esperados pueden ser para control y/o toma de decisiones (T de D).
 Son las salidas que el usuario quiere.
9) Carta Formal de Compromiso de la Empresa/Institución:
- Es un documento emitido por el responsable de la unidad de negocio con la autoridad enfocado al desarrollo del proyecto.
 Esto es un mini-contrato con los usuarios de negocio y los usuarios técnicos (desarrolladores) en el que los usuarios de
negocio ellos se comprometen a dar toda la información necesaria y los usuarios técnicos se comprometen en entregar
un sistema de información funcionando con los resultados que quieren los usuarios de negocio.
 Esta carta es para que los usuarios de negocio nos apoyen para poder continuar trabajando sin inconvenientes,
retrasos o complicaciones.
 Esta carta confirma que se quiere realizar el proyecto.

Ejemplo de definición del tema:

Tema: Sistema Informático para ayudar en el censo de cultivos a medianos y pequeños agricultores en la zona paracentral (SINCENCUL).
 Debe iniciar con SI.
 Debe decir cuál es su finalidad: ayudar en el censo de cultivos.
 Debe decir a quien beneficiara: medianos y pequeños agricultores.
 Debe decir a quien va dirigido: zona paracentral.
 Debe contener una abreviatura para identificarlo más rápidamente: SINCENCUL.
 La abreviatura debe ser auto mnemotécnica para explicar por si solo el tema.
 Para cobrar un trabajo de forma normal se necesitan métricas para cuantificar los costos del trabajo que se realiza.
Unidades de Negocio:
- Ministro de agricultura y ganadería.
- División de agricultura.
- Departamento de apoyo a medianos y pequeños agricultores.

Modelo (de un proyecto):

1) Real (si se ejecuta):
Sistema Informático de
SoT AP de SINCENCUL
CENCUL Funcionando

2) Fines académicos (no se ejecuta):

Documento con Plan de
SoT AP de SINCENCUL
trabajo del SINCENCUL

Gráficamente la Obtención de la Solución:

API de
SINCENCUL

Planear CVDP {Análisis, Diseño, Construcción, Prueba, Documentación, Plan de Implementación}

Organizar CVDP {Análisis, Diseño, Construcción, Prueba, Documentación, Plan de Implementación}

Ejecutar CVDP {Análisis, Diseño, Construcción, Prueba, Documentación, Plan de Implementación}

Controlar CVDP {Análisis, Diseño, Construcción, Prueba, Documentación, Plan de Implementación}

* No se va a ejecutar el plan de trabajo.

 Hay que aprender a integrar todo lo que el grafico representa (es importante manejar la teoría administrativa).
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 Hay que ir de lo manual a lo automatizado para reducir costos.
 Procesos administrativos: planear, organizar, ejecutar, controlar.
 Etapas: análisis, diseño, construcción, prueba, documentación, plan de implementación.
 Planear: hay que conocer (con el CVDP) lo que se va a hacer.

ANTEPROYECTO
Anteproyecto: Es un conjunto de elementos preliminares para obtener resultados que nos den el aval de continuar el proyecto (no
más de 50 páginas del documento).
 El anteproyecto es menos genérico pero no es específico. Se describen cosas generales y no se debe de entrar en detalle, en el
proyecto ya se realizan de forma detallada.
 Los problemas solo aparecen en el anteproyecto y si algo no cuadra con el documento del anteproyecto hay que redefinir esa parte
desde el documento del perfil.
 El anteproyecto es el punto de partida para empezar a analizar todo antes del proyecto.
 Con el anteproyecto se obtienen resultados si se continuara con el proyecto ya sea con las factibilidades (técnica, económica y
operativa). Todo es en base a estimaciones que sean lo bastante cerca de lo real (igual a los presupuestos en análisis financieros).
 Presupuesto: presuponer algo que no ha ocurrido.

Estructura del anteproyecto:

1) Tema:
- Definido en el perfil.
2) Antecedentes:
- Acciones que son consideradas relevantes, que sirven para juzgar hechos relacionados con el proyecto.
 Tienen que tener relevancia con respecto al tema, organigrama, inconvenientes como atrasos, problemas.
- Por ejemplo:
1- Donde nació la idea de realizar este proyecto.
2- Considerar el valor y características de lo que ocurren en la oportunidad de mejora.
 Para una venta, se debe conocer su valor y características.
 Inconvenientes que se dan en esta oportunidad de mejora.
3) Planteamiento del Problema:
- Consiste básicamente de tres momentos:
1- Reconocer.  Debilidades en el funcionamiento. Tema bien planteado.
2- Descubrir.  Síntomas.
3- Formular.  El Problema.
- Esto se logra con un diagnostico que identifica y documenta la oportunidad de mejora en la unidad de negocio.
 El diagnostico son un conjunto de elementos (pistas/evidencias) para llegar a una solución.
- Técnicas que se pueden usar:
1- Diagrama causa y efecto.
2- Técnicas estadísticas.
3- Encuesta de calidad.  Preguntar por ejemplo: ¿cometen errores los usuarios?, ¿Qué resultados se obtienen?, ¿está
todo documentado?
4- Tormenta de ideas.
5- Análisis de Pareto.
6- FODA.
7- Diagrama de cambio de estado de A a B.  Método de la caja negra.
 Al menos utilizar dos técnicas para hacer el diagnóstico para definir un problema.
- Después en resumen se formula una pregunta concreta y correcta sobre las causas del tema en estudio.
- Adicionalmente se agrega el beneficio que se lograra.
 Todo en base a costos y beneficios: lo que no se gasta se hace beneficio.
- Una sugerencia para plantearlo es hacerlo de forma interrogativa.
 Todo problema debe de incluir el tema (planteamiento del problema).
 Ejemplo:
Tema: Sistema informático para el manejo de recursos físicos en albergues para desastres naturales en San Salvador.
Problema (general): ¿En qué medida el desarrollo de Sistema informático para el manejo de recursos físicos en
albergues para desastres naturales en San Salvador ayudara a mejorar la atención de las personas afectadas?
 Entre el tema y el problema debe de existir un diagnóstico y a partir de él se debe de seguir el problema.
 Si un anteproyecto no lleva el diagnóstico del problema, el documento está mal realizado, dado que el diagnóstico del
problema es la justificación del porqué del problema. Si no se entiende la problemática será una solución incorrecta.
4) Problemas Específicos:
- Dividir el problema general en problemas específicos.
- Una práctica recomendada para obtener estos elementos es usar el ciclo de vida del desarrollo de proyectos como apoyo
para este punto de partida.
 De igual forma se debe de dividir el tema general en temas específicos.
 Ejemplo:
¿En qué medida el análisis de la situación actual del Sistema informático para el manejo de recursos físicos en
albergues para desastres naturales en San Salvador, ayudara a mejorar la atención de las personas
afectadas?
 Básicamente se obtendrán 6 problemas específicos y la suma de todo ellos es el problema general.
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5) Objetivo General:
- El mismo del perfil.
 El objetivo general viene del problema general.
6) Objetivos Específicos:
- Los mismos del perfil.
7) Importancia:
- Explicar el impacto que proveerá la solución del problema, es decir el resultado del proyecto.
 Porque es importante el tema/problema.
 En que va a ayudar a la solución.
 Mencionar puntos de control.
 El resultado es: un sistema informático funcionando libre de errores, aprobado por el cliente, que cumple lo que se
pide y en el tiempo posible.
 Ejemplo:
La aplicación está en la capacidad de dar resultados en base a categorías de necesidades del manejo de recursos físicos
en albergues para mejorar demandas.
Poder controlar y tomar decisiones en los procesos de distribución de las personas afectadas por desastres en el área
urbana.
Controlar: se refiere al nivel operativo; Tomar decisiones: se refiere al nivel táctico y estratégico.
 Hacer un poquito de análisis si puede hacer el proyecto (o medio se puede o no se puede).
 Desde que se define el tema hay que tener en cuenta si es un sistema transaccional o un sistema para la toma de
decisiones (si es así, debe haber un sistema transaccional funcionando).
8) Justificación:
- El mismo del perfil.
- Enfocada a la venta del proyecto.
 Características del producto para alagar al cliente.
 Divulgar lo bueno que se tiene en la venta del proyecto.
9) Alcances:
- Los mismos del perfil.
 Sistema funcionando libre de errores y aceptado por el usuario.
10) Limitantes:
- Las mismas del perfil.
 Están basadas en el tema.
 El dinero no es limitante.
 Algo que dificulte para producir salidas, obtener entradas, realizar procesos.
 Se hace un análisis para explicar si hay o no hay limitantes.
11) Situación Actual:
a) Descripción:
- Explicar sobre que hace, quien lo hace, cuando lo hace, donde lo hace, porque lo hace y como lo hace en la
oportunidad de mejora.
 Insumos a utilizar, los procesos que se llevaran a cabo.
 Se refiere a los usuarios directos/indirectos.
 Esto es en una página del documento del anteproyecto.
- Usar herramientas de recolección de datos (HRD) para obtener datos preliminares.
 Con la descripción se conoce mejor el tema.
b) Estructura:
- Explicar este elemento en base a salidas, entradas, procesos, control y medio ambiente con el que interactúa el
problema.
 Para definirlo hay que auxiliarse del diagrama S-E-P.
 Para generar la factibilidad operativa en términos cuantitativos (resultados esperados).
 Esto es en una página del documento del anteproyecto.
 Lo que ocurre en este momento donde nos asignaron el tema la unidad de organizativa.
 Debe ser un resumen gerencial en forma lógica con enfoque de sistemas del negocio y técnico.
 La situación actual es distinto a la determinación de requerimientos.
 La situación actual no sustituye al análisis de la situación actual. La situación actual es del anteproyecto y es de forma
general; el análisis de la situación actual es del proyecto y es de forma detallada.
 En el anteproyecto es una preliminar que sirve de entrada para el proyecto. En el proyecto es definitivo.
12) Marco Teórico:
- Es el sustento teórico necesario para realizar el estudio de lo requerido por el usuario.
- Es usar teorías y estudios que sean necesarios para lograr los objetivos del proyecto.
- Se debe usar un árbol de división de palabras importantes que estén usadas en el tema, problema y objetivos del proyecto.
1- De estas palabras se investigan su teoría, lo cual se convierte en el marco teórico.
2- Esta teoría estudiada se transforma en conocimiento práctico que genera experiencia para obtener la solución que se
requiere de lo solicitado.
 Definir los conceptos de hasta la cosa más simple, porque puede que el usuario no lo conozca.
 El marco teórico no es glosario de términos.
 Es un punto de entrada para nuestra solución.
 Relación directa de lo que andamos buscando según lo que solicita el usuario.
 Las necesidades están enfocadas en el área del negocio pero se debe auxiliar de la parte técnica.
 En el marco teórico del anteproyecto el 75% es de elementos del negocio y el 25% es de elementos
técnicos.
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 Esto son en cuatro páginas del documento del anteproyecto.

- Gráficamente:

Tema

13) Metodología para el Desarrollo del Proyecto:

- Describir de manera en que se propone el desarrollo del proyecto.
 Métodos de trabajo que utilizamos.
- Se debe explicar que CVDP se va a usar, cuáles serán sus etapas que nos ayudaran.
 Si solo conocemos el CVDP tradicional usar solo ese y no hacer un mix de estructurado-orientado a objetos.
- Luego de incorporarse una descripción de las técnicas, herramientas y recursos principales que se usaran.
 De relación con estructurado-orientado a objetos y dar una medio explicación sobre el proceso y de que trata.
14) Determinación de Factibilidades:
- El estudio de factibilidades es uno de los resultados importantes y esperados del anteproyecto.
 Todo viene integrado, no hay que manipular datos.
- Permite estimar si el proyecto es o no factible desde tres ángulos: técnico, económico, operativo.
 Se identifica si se puede hacer el proyecto o no.
 Si resulta no factible, buscar otras alternativas de solución (no se puede o si se puede de otra forma).
a) Factibilidad Táctica:
- Que tenemos y que no tenemos para desarrollar y después instalar el producto, se basa en:
1- Hardware.
2- Software.
3- Recurso humano.
4- Conocimiento que se tiene.
5- Técnicas y herramientas que se dispone.
6- Recursos adicionales y posibilidad real de adquirirlos.
 Hay que pensar globalmente para cubrir todo al definir lo técnico de cada uno de estos elementos.
- Resumen (Conclusión de la Factibilidad Táctica): Hay suficientes recursos de todo tipo para desarrollar e instalar
el proyecto en el tiempo establecido.
 Ayuda a analizar la justificación para identificar si ocurre algo malo o bueno en procesos más o menos
normales para un sistema informático completo (en ambiente de producción = SIT + computadoras/hosts +
redes lan/wan + servidores + etc.).
b) Factibilidad Económica:
- Se basa en dos preguntas:
1- Primera: Son los beneficios que se van a obtener a partir de la solución desarrollada, superior a los costos de
desarrollo o es factible que los beneficios excedan a los costos.
Utilidades = Benéficos - Costos Dónde: Utilidades > 1
 Incluir todos los costos sin importar que resulten más que los beneficios.
 Todo lo que es tiempo se puede convertir en dinero.
 Todo el trabajo que se hace cuesta y hay que valorar todo cuantificándolo.
 Preguntar cuánto cuesta hacer un reporte en tiempo/esfuerzo/dinero y realizar los cálculos para un año.
 En base a la experiencia crear criterios para estimar cuanto tardaría el SI en generar un reporte.
2- Segunda: Pueden obtenerse los recursos económicos necesarios para desarrollar el proyecto.
- Resumen (Conclusión de la Factibilidad Económica): Hay dinero para desarrollar el proyecto. Que beneficios
reales se obtendrán con la solución funcionando.
 La primera pregunta se refiere a ¿los beneficios derivados de no desarrollar el software, es superior a los
costos de desarrollo? (si no se desarrolla de alguna manera nos costara más caro).
 La segunda pregunta se refiere a ¿se puede demostrar que el producto es un proyecto rentable? o ¿esta
disponibles los recursos económicos? (hay que comprometer a los usuarios de negocio).
c) Factibilidad Operativa:
- Esencialmente se basa en la operatividad del módulo.
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- La pregunta esencial es: ¿funcionara y será usado el software, una vez desarrollado e instalado?
- Existen tres elementos importantes a considerar:
1- Volumen de datos.  Cuantos documentos fuente se usan en un reporte, cuantas veces al día y cuánto
cuesta. Lo que la solución va a ocupar. Pedir una copia de los documentos fuentes y dibujarlos.
2- Tiempo de respuesta.  Saber los volúmenes de datos + factibilidad técnica para realizar las estimaciones.
3- Resistencia al cambio.  Incertidumbre.
- Resumen (Conclusión de la Factibilidad Operativa): Será usado y dan los resultados en los tiempos esperados el
software construido e instalado.
 Usar la razonabilidad técnica (lo que se conoce por experiencia).
 Esta factibilidad valida a las otras dos factibilidades.
 Si la factibilidad operativa esta mala, hay que revisar y corregir las factibilidades técnicas o económicas o
sino los resultados esperados (en última instancia).
- Resumen de la Factibilidades (Conclusión de la Factibilidades): Proveer una conclusión específica sobre la conjugación de
las tres factibilidades. Esto abre las puertas para continuar con el desarrollo del proyecto.
 Todo debe quedar documentado para tener las bases para hacer lo que nos piden.
 Parametrizar: Permite representar una o varias estimaciones mediante valores arbitrarios o mediante una constante,
llamada parámetro.

Volumen de datos del formulario para el documento fuente X

Documento Fuente X Cantidad del documento fuente X utilizados: 500 form/mes
Volumen de datos documento fuente X = 290 x 500
Nombre: 100 Al mes = 145,000
Al año = 145,000 x 12 = 1,740,000 caracteres
Fecha: 10 A este valor hay que sumarle el tamaño estimado para:
llaves primarias, índices, vistas, procedimientos,
Dirección: 150 tablas temporales, etc.

Cantidad: 10

Precio: 10

Valor de Venta: 10

= 290 caracteres

15) Resultados Esperados:

- Son los mismos del perfil, solo que mejorados.
 Son las salidas solicitadas en los requerimientos por los usuarios.
 Lo importante es la salida de algo, por eso hay que saber obtener esta información (insumos para generar las salidas)
de los usuarios.
 Antes de que ocurra algo hay que planear (para obtener un sistema informático funcionando libre de errores y
aprobado por el cliente) casi pensando en el CVDP para definir los recursos y obtener hitos (resultados obtenidos en
trascurso del proyecto, recursos que se usan de forma directa en el proyecto) y todo esto debe ser cuantificado.
 Todos los proyectos son técnicamente-económicamente factibles para que se puedan ejecutar, pero hay que hacer
excelentes cálculos cuantificables para obtener beneficios justificando todo.
16) Planificación de Recursos:
- Es la ejecución de cada actividad del proyecto, se necesitan recursos:
1- Días analistas.
2- Días diseñador.
3- Días consultor.
4- Días tester.
5- Horas energía eléctrica.
6- Combustible.
7- Etc.
- En esta parte se cuantifican los recursos de cada actividad y se traducen a unidades monetarias para generar el
presupuesto de desarrollo. Es necesario documentar los supuestos en los cuales se han estimado los cálculos.
 Todos los supuestos que se calculen deben de ser documentados y ponerlos en los anexos (no usar formulas
sofisticadas, solo que sean sumas y restas).
 Todo lo que se necesita en el proyecto para ejecutarse.
 Descripción de actividades: inicio, fin, recursos, responsables, resultados (en tareas, sub-tareas y actividades).
17) Cronograma de Actividades:
- Está compuesto de dos partes:
1- Plan de trabajo.  actividades, duraciones, responsables, recursos, entregables.
2- Diagrama de Gantt.
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- En este momento de desarrollo de la asignatura solo presentar una lista de:
Actividades
Sub Actividades
Tareas
 Las actividades basadas en el CVDP aplicado al tema escogido (como primer punto).
 Ejemplo:
Tarea: análisis de la situación actual.
Sub-tarea: hacer encuestas.
 Para cada una con sus responsables y recursos (usuarios de negocio y usuarios técnicos), todos sin cuantificar.
18) Conclusión:
- Se referirán a resultados importantes que es necesario se presenten en forma resumen para dar énfasis del buen trabajo
realizado en el proyecto.
 Cosas buenas que se han hecho en el anteproyecto (cosas importantísimas del trabajo), apuntando todo al tema.
19) Recomendaciones:
- Son puntos relevantes a tomar en cuenta en los siguientes trabajos (documento del proyecto, etc.).
 Están basadas en las conclusiones, apuntando todo al tema.
20) Glosario de Términos.
21) Anexos.

EJEMPLO DE PERFIL Y ANTEPROYECTO

1) Solicitud de Trabajo:
Para: A quien va dirigido. Fecha: Fecha de la solicitud.

Tema: Tema del proyecto.

Descripción: Descripción resumida a lo que se refiere el tema.

Resultados Esperados:
Listado de los nombres de las salidas.

Firma: ______ Firma: _______

Cargo Solicita Cargo Autoriza
 Los nombres no se ponen solo se solicitan sus firmas y sus cargos, esto es porque la persona que está a cargo puede cambiar,
pero el cargo se mantiene.

2) Objetivos:
General: Desarrollar + Tema.
Específicos:
Usar siempre siempre siempre siempre!!! Como estándar el CVDP.
Siempre llevan la forma  Verbo + Tema + Beneficio.
 El verbo es uno del CVDP.
 Hacer encuesta es herramienta de recolección de datos no es un objetivo.
 Usar estándar ISO, IEEE, etc. para el desarrollo de proyecto.

3) Resultados Esperados:
Usar solo uno de los sinónimos para el nombre de todas las salidas:
Listado.
Reporte.
Informe.
Consulta.
 Los sinónimos son para todas las salidas (filtros) no hay clasificar los sinónimos para las salidas operativas, las tácticas y las
estratégicas.

4) Diagnóstico:
Tecnica 1 Tecnica 2

Problema
 Explicar cómo se relacionan la técnica 1 y la técnica 2 y explicar cómo esas dos técnicas para diagnosticar y
presentar el enunciado del problema. Por ejemplo si se usa shikagua y causa-efecto explicar porque se usa
(resumen aplicado a lo práctico). Todo con lógica y relación.
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 Hay que hacer un mix de las dos técnicas para formular el problema (tener que una cosa es punto de entrada para otra).

5) Marco Teórico:
Tema

Negocio Tecnico
70% 30%
 Conocer el negocio de mejor manera, eso es lo fundamental.

6) Factibilidad Técnica:
Hardware

Desarrollo Software

Recurso Humano
Que se Tiene
Hardware

Producción Software

Recurso Humano

Hardware

Desarrollo Software

Recurso Humano
Que no se Tiene
Hardware

Producción Software

Recurso Humano

 Hacer todo de forma separada para desarrollo y producción.

 Definir todas las especificaciones técnicas asociado a cada ítem (HW, SW, RH).
7) Factibilidad Económica:
Cuadro de Costos y Beneficios Reales.
 Beneficios por cada reporte, etc. es un valor agregado al tener la solución.

8) Factibilidad Operativa:
Volumen de datos.
Tiempos de respuestas.
Resistencia a cambio.
 Por ejemplo si se tiene un volumen de datos de 50GB y se tiene un servidor (hay que tomar en cuenta el de desarrollo y el
producción pero más importante el de producción) disco duro de 150GB, RAM de 2GB (hay que considerar el SWAP del sistema
operativo) se espera que sea adecuado porque los 150GB cubren los 50GB que requiere nuestra aplicación.
 Siempre hay resistencia a cambios.