Paso 5 para constituir una empresa - Registrar en planilla

a mis trabajadores

Me autorizan las planillas de pago

Ya inscribi la empresa en la SUNAT y he tramitado su autorización en el sector

correspondiente. Ahora debo llevar planillas de pago. En ellas debo registrar diversos; por
ejemplo, los pagos que se realizan a los trabajadores de manera semanal, quincenal o
mensual. Necesito que las planillas sean autorizadas(aprobadas para su uso) por la Autoridad
Administrativa de Trabajo – cuya sigla es AAT – del lugar donde se encuentra el centro de
trabajo de la empresa.

Una de mis principales obligaciones como empleador es llevar planillas de pago, debidmente
autorizadas por la AAT. Hacerlo levanta positivamente la imagen de mi empresa y su prestigio
en la comunidad. Estos son pasos para proporcionar a una empresa, ampliar mi mercado y
tener acceso a asesoría técnica y apoyo financiero de instituciones de promoción. Por otro
lado, cumplir la legislación vigente y hacer efectiva una medida de beneficio para mis
trabajadores eleva la solidez de las relaciones internas y es un excelente comienzo para la
instalación de un programa de calidad.

PLANILLAS DE PAGO

Si tengo a mi cargo uno o más trabajadores, debo llevar planillas de pago. Las planillas de pago
son un registro contable. Brindan elementos que permiten demostrar, de manera
transparente, ante la autoridad competente, la relación laboral del trabajador con mi empresa,
su remuneración y los demás beneficios que se le pagan. Estos registros pueden ser llevados
en libros, hojas sueltas o microformas. En la figura 1 se muetra una hoja de planilla con su
rayado distinto.

¿A PARTIR DE CUANDO DEBO REGITRAR A UN TRABAJADOR EN PLANILLAS?

Debo registrar a mis trabajadores en las planillas dentro de las 72 horas de inicio de la
prestación de servicios, cualquier que sea su forma de contratación laboral.
Las formas de contratación pueden ser tres:

1. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO INDETERMINADO:

Cuando acuerdo en el trabajador que representara sus servicios de manera
subordinada y remunerada; por el contrario no se sujeta a un plazo de duración
definido.
2. CONTRATO DE TRABAJO DIRECTO SUJETO A MODALIDAD:
Los contratos de trabajo sujetos a modalidad son por un tiempo determinado tienen
un inicio y un fin). Pueden celebrarse conforme a las necesidades de la empresa y son
de tres tipos:
 DE NATURALEZA TEMPORAL
 DE NATURALEZA ACCIDENTAL
 DE OBRA O SERVICIO
3. CONTARTO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL:
El contrato de trabajo se entenderá celebrando a tiempo parcial cuando se aya
acordado con el trabajador la prestación de servicios durante menos de 4 horas al dia
o menos de 20 horas a la semana.

¿QUE TRABAJADORES DEBO REGISTRAR EN PLANILLA?

Debo registrar a todo trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada con
independencia de las condiciones de su contratación. Es decir que debo inscribirlo en planillas
cualquiera que aya sido la modalidad de su contrato.

TIPOS DE PLANILLAS DE PAGO

Numero de planillas

Tengo la facultad de llevar una o mas planillas de pago. Si llevo varias planillas, tengo libertad
para elegir cualquier criterio de clasificación del personal , siempre que sea realizable. Asi por
ejemplo, puedo llevar una planillas de obreros y otra de empleados.

Puedo elaborar y llevar las planillas de pago en cualquiera de las siguientes modalidades:

 Libros
 Hojas sueltas. Estas deberán estar enumeradas.
 Microformas. Estas me permiten el uso de tecnologías avanzadas en materia de
archivos de documentos e información.

¿QUIEN ME AUTORIZA EL USO DE LAS PLANILLAS DE PAGO?

El uso de las planillas me lo debe autorizar la autoridad administrativa de trabajo

correspondiente (AAT). En el caso de lima, tengo que dirigirme al Ministerio de Trabajo y
Promoción del empleo. En el caso de regiones, me debo apersonar a las Direcciones
Regionales de Trabajo y Promocion del Empleo.

¿QUE ME DA LA AAT COMO CONSTANCIA?

Como constancia de la autorización, la AAT adherirá un stiker previamente impreso, como se

muestra en la figura2, en el primer folio de la planilla. En el caso de las hojas sueltas, podrá el
stiker en la primera hoja y un sello de agua en cada una de las hojas resde paginas que
tengatantes.
El costo de la autorización, en el Ministerio de Trabajo, es de 1% UIT por cada 100 hojas. O sea
varia una función de numero de paginas que tenga el libro de planillas. El pago debo realizarlo
en el Banco de la Nación.

REQUISITOS PARA LA AUTORIZACION DE PLANILLAS EN LIBROS U HOJAS SUELTAS

Los requisitos que necesito para la autorización de planillas son los siguientes:

Para que me autoricen la primera planilla:

1. Lleno la solicitud. Lo hago según formato N° 1(ver anexo). Si es para una obra de
Construcción Civil; uso el formato N°2(ver anexo).
2. Presento el libro o las hojas sueltas. Las hojas sueltas deben estar numeradas y su
formato contendrá conceptos de acuerdo con el art. 14 del D.S .N°001-98-TR.
3. Acompaño mi registro de R.U.C. Acompaño copia de comprobante de información
registrada del R.U.C. (con 11 digitos).
4. Pago la tasa. Comprobantes de pago del Banco de la Nacion por la Tasa de 1% UIT, por
cada 100 hojas.
5. Hgo mi declaración jurada. Declaración jurada de que, por mis características,
pertenezco al sector de la Micro o Pequeña empresa MYPE.

PARA QUE ME AUTROIZAN LA SEGUNDA PLANILLA Y LAS SIGUIENTES

1. Cumplo con los requisitos señalados. Necesito los mismos requisitos de la primera
planilla: N° 1, 2,3,4 y 5. Adicionalmente.
2. Acompaño planillas anteriores. Si uso hojas sueltas: (a) acompaño copia de la
autorización anterior y (b) los originales de la última hoja usada y de las hojas
sobrantes.

¿QUE IMFORMACION DEBO REGISTRA EN LA PLANILLA DE PAGO?

A. En la primera hoja de la planilla de pagos debo registrar la información referida a cada
trabajador, como se enumera en la figura 3. Esta hoja conocida como “hoja de datos”,
contiene la siguiente información por trabajador.
 Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento.
 Domicilio.
 Nacionalidad y documentación de identidad.
 Fecha de ingreso o reingreso a la empresa.
 Cargo u ocupación.
 Número de registros o código de aseguramiento o afiliado a los sistemas
previsionales correspondientes.
 Fecha de cese.
B. En la segunda hoja, que lleva como titulo” planilla de pago de remuneraciones”, debo
registrar por separado; y según la periodicidad de pago, los siguientes conceptos,
como se muestra en la figura 4:
 Nombre y apellidos de los trabajadores.
 El pago de remuneraciones que se abonen al trabajador.
 El numero de días y horas trabajadas.
 El numero de horas trabajadas en sobretiempo.
 Las deducciones a cargo del trabajador por tributos, aportes a los sistemas
previsionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por
mandato judicial y otros conceptos similares.

Así que ya sacaste tu RUC... excelente, vas por buen camino, ahora necesitas empaparte un
poco mas del tema de las planillas, es muy importante para tu empresa y tu gente tengas en
cuenta todas estas recomendaciones. Así que empecemos por lo básico, las definiciones:

¿Qué es una Planilla de pagos?

Es un formato en el cual se hace una lista de los trabajadores y se especifica la remuneración
mensual y los descuentos, beneficios y retenciones que le corresponde a cada uno de ellos.
Puede llevarse un registro en papel ya sea en un libro o en hojas sueltas.
¿A partir de cuándo debo registrar a un trabajador en planillas?
Debo registrar a mis trabajadores en las planillas dentro de las 72 horas de inicio de la
prestación de servicios, cualquiera que sea su forma de contratación laboral.
¿Qué trabajadores debo registrar en planillas?
Debo registrar a todo trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada con
independencia de las condiciones de su contratación o de su jornada laboral. Es decir que
debo inscribirlo en planillas cualquiera que haya sido la modalidad de su contrato.
¿Qué sanciones me origina sino registro aun trabajador en la planilla de pago?
La omisión de registrar a un trabajador en la planilla de pago o en el registro que la sustituya
constituye una infracción administrativa GRAVE al ordenamiento jurídico socio laboral, que se
sanciona con la imposición de una multa.
¿Y todos los meses se paga lo mismo?
No, en julio y diciembre se debe pagar las gratificaciones. Asimismo, se debe depositar el
importe correspondiente a la CTS dentro de los 15 primeros días calendario del mesde mayo
ynoviembre
¿Y qué debemos considerar para calcular las gratificaciones de julio y diciembre?
Para hacer el cálculo de las gratificaciones se considera la remuneración mensual así como
todas las otras cantidades que se le den el trabajador siempre que sean de libre disposición, es
decir, que el empleado no debe rendir cuentas ni justificar el destino estos montos.
Para hacer el cálculo de la gratificación de julio se considera el periodo de 6 meses
comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de ese año. Y para la gratificación de
diciembre se consideran los 6 meses comprendidos entre el 1 de julio y el 31 de diciembre. En
caso el trabajador haya laborado menos de 6 meses en cualquiera de los dosperiodos
mencionados la gratificación se calculara de manera proporcional.