Egos! Events

UNIVERSIDAD DEL MAR
CAMPUS HUATULCO
MODELO EMPRESARIAL DE:
Ejemplificando con evento de aniversario GNP seguros.
Colaboradores:
 Hernández Contreras María Fernanda

 José Cruz Diana Laura
 Lujan Peralta Isabel Sinaí
 Manzano Valdespino Alma Jazmín
 Ramírez Luna Mario Emanuel
Licenciatura en Administración Turística

Materia: Servicios complementarios
11 de junio de 2018
Introducción
El siguiente trabajo muestra las herramientas utilizados por los alumnos de servicios
complementarios en la carrera de administración turística, para llevar a cabo una
empresa. En éste se pueden encontrar aspectos que se necesitan para desarrollar un
proyecto y la forma de utilizarlos.
La estructura del trabajo se forma por los seis aspectos principales para la realización
de un proyecto, que son: gestión de procesos, gestión de tiempo, gestión estratégica,
gestión de factor humano, gestión logística y gestión financiera. Cada uno de ellos son
importantes para desarrollar un proyecto, pues se apoyan y complementan entre ellas.
El equipo se conformó de cinco personas, a las cuales se determinó cierto puesto en la

organización de la empresa llamada Egos! Events, enfocado el segmento de mercado
MICE (Meeting, Incentives, Conferences and Exhibitions). Cada persona desempeño su
papel y realizó las actividades correspondientes.
Algunas de las herramientas que se utilizaron son muy puntuales y sirven para la
gestión de eventos en específico, es por esta razón que se tomó la decisión de
ejemplificar con un evento que tendría la empresa, el evento es “una cena de
aniversario para GNP seguros” que se realiza todos los años en noviembre.
Es por eso que a lo largo del trabajo se encuentran los principales aspectos para
desarrollar una empresa dedicada a eventos, así como un ejemplo de evento y como se
utilizarían otras herramientas para la buena gestión.
2
Índice
1. Gestión de procesos
•Mapa de procesos............................. 4
•Organigrama...................................... 5
•Matriz de responsabilidades............. 5
•Check list............................................ 7
2. Gestión de tiempo
• Calendario.................................... 9
• Cronograma................................ 12
• Despliegue de actividades.......... 14
3. Gestión estratégica
• FODA.......................................... 16
• Estrategias de comercialización . 17
• Justificación y objetivos.............. 18
• Misión y visión............................ 20
• Publico objetivo.......................... 20
4. Gestión de factor humano

• Liderazgo.................................... 21
• Motivación................................. 22
• Relaciones interpersonales........ 22
• Trabajo en equipo...................... 22
5. Gestión logística
• Minuto a minuto........................ 22
• Montaje..................................... 23
• Protocolo y vestimenta.............. 24
6. Gestión financiera
• Presupuesto................................26
• Proyección de ingresos...............27
• Inversión......................................31
• Control de gastos.........................33
3
1. Gestión de procesos
Mapa de procesos
Esta herramienta fui indispensable para todo el proyecto, pues es la base de la empresa. Aquí
se puede observar la distribución de procesos, de acuerdo a estratégicos, operativos o de
apoyo; en donde los estratégicos son los que se encargan de planear la mejor distribución de
actividades, los operativos se encargan de realizarlos y los de apoyo de que los anteriores se
puedan realizar.
Procesos estratégicos
1. Coordinación
Procesos operativos
1.4. Relaciones
1.1. Planeación 1.2. Logística 1.3. Finanzas
públicas
Procesos de apoyo
1.2.1 Secuencia 1.4.1 Plan de

1.1.1.FODA 1.3.1 Presupuesto
logística comercialización
1.1.2 Estrategias 1.3.2 Ingresos y 1.4.2 Recursos

1.2.2 Montaje
de venta gastos humanos
1.3.3
1.1.3 Planeación 1.2.3 Protocolo y
Proyecciones a 1.4.3 Publicidad
de Banquete vestimenta
largo plazo
4
Organigrama
Del mapa de procesos se desprendió el organigrama de la empresa y se incluyeron ya los

nombres de las personas involucradas en las actividades. Quedando como Coordinación
General a cargo de María Fernanda Hernández Contreras; Planeación a Mario Emmanuel
Ramírez Luna; Logística para Isabel Sinaí Lujan Peralta; Finanzas para Alma Jazmín Manzano
Valdespino y finalmente Diana Laura José Cruz en Relaciones públicas.
Todas las comisiones son importantes para el buen funcionamiento de la empresa, es por eso
cada una tiene diferentes responsabilidades que ayudan a nutrir los objetivos de la misma.
Coordinación
General
Maria Fernanda
Relaciones
Planeación Logistica Finanzas
públicas
Mario Emmanuel Isabel Sinai Alma JAzmín Diana Laura
Matriz de responsabilidades
Tomando en cuenta las comisiones señaladas en el organigrama, se repartieron las

responsabilidades dependiendo del rubro de la comisión. Es por esta razón que la distribución
de actividades se plasmó en un formato de Matriz de responsabilidades, quedando de la
siguiente manera:
Proceso estratégicos
1 Coordinación Responsable
E P S C
Coordinar a los procesos operativos 5. B S C
Determinar herramientas para el proyecto 5. B S C
Revisar las herramientas utilizadas 5. B S C
Gestionar tiempos y procesos 5. B S C
Enfocar el proyecto al segmento de mercado MICE 5. B S C
Realizar justificación y objetivos 5. B S C
5
Analizar las propuestas de las comisiones 5. B S C
Juntar las estrategias de las comisiones 5. B S C
Procesos operativos
1.1 Planeación Responsable

E P S C
Realizar análisis FODA 23.B E P S
Contribuir con estrategias de ventas 23.B E P S
Realizar misión y visión de la empresa 23.B E P S
Analizar al segmento de mercado 23.B E P S
Realizar planeación de banquete 23.B E P S
Hacer lista de necesidades del banquete 23.B E P S
1.2 Logística Responsable

E P S C
Realizar minuto a minuto 17.B E P S
Analizar el protocolo del evento 17.B E P S
Determinar el montaje para evento 17.B E P S
Planear una secuencia logística del evento 17.B E P S
Gestionar el evento 17.B E P S
Hacer lista de necesidades para el evento 17.B E P S
1.3 Finanzas Responsable

E P S C
Registrar y controlar los ingresos 18.B E P S
Hacer proyección a largo plazo 18.B E P S
Determinar fondos de inversión 18.B E P S
Registrar y controlar gastos 18.B E P S
Recibir las listas de materiales 18.B E P S
Autorizar los gastos 18.B E P S
Realizar presupuestos para eventos 18.B E P S
Resguardar y administrar las ganancias 18.B E P
6
1.4 Relaciones públicas Responsable
E P S C
Realizar planes de comercialización 11.B E P S
Hacer elementos de marketing 11.B E P S
Administrar los recursos humanos 11.B E P S
Gestionar herramientas de publicidad 11.B E P S
Plantear estrategias de comercialización 11.B E P S
Mantener relaciones públicas 11.B E P S
Hacer lista de necesidades de publicidad 11.B E P S
Checklist
Esta herramienta fue necesaria para coordinar las actividades establecidas en la matriz de
responsabilidades y asignarles una fecha límite de entrega. A partir de este punto nos
centramos en las actividades por evento, el evento fue una cena de aniversario a GNP seguros.
Cuando se trabajan en grupos de personas es necesario que las actividades se distribuyan

equitativamente y que los encargados de las actividades estén conscientes de la
responsabilidad que es realizar las actividades a tiempo.
Universidad del Mar Campus Huatulco

Carrea: Administración turística Materia: Servicios complementarios
Tema: Cena de aniversario GNP seguros Estatus
Respo
Actividades Fecha limite nsable
1 Reunión con los integrantes del equipo para delimitar el tema central del proyecto 08/03/2018 11.B
2 Asignación de actividades a cada integrante del equipo 13/03/2018 11.B
3 Hacer lista de productos y servicios necesarios para la realización del evento 14/03/2018 11.B
4 Realizar check list de la cena 16/03/2018 5.B
5 Hacer el organigrama 23/03/2018 5.B
6 Creación de agenda de necesidades del evento 02/04/2018 5.B
Programación del evento (orden cronológico de búsqueda de proveedores y demás
7 05/04/2018 11.B
insumos para la realización del evento)
8 Verificar Fecha del evento 06/04/2018 23.B
Verificación de fecha del evento para comenzar el diseño de los anuncios
9 06/04/2018 11.B
publicitarios del evento
10 Establecer fecha para el evento 08/04/2018 17.B
11 Establecer lugar para el evento 08/04/2018 17.B
12 Definir capacidad 08/04/2018 17.B
13 Reunión con los integrantes del equipo para reunir avances del proyecto 09/04/2018 Todos
7
14 Checar con las demás comisiones el material que será requerido 10/04/2018 18.B
15 Determinar que mobiliario será necesario rentar para el evento 10/04/2018 18.B
16 Revisión de las cotizaciones emitidas por las demás comisiones 10/04/2018 18.B
17 Planteamiento de los objetivos y propósitos del evento 10/04/2018 5.B
18 Reunión con los organizadores del evento para ver preferencias en gustos 10/04/2018 23.B
19 Definir banquete 10/04/2018 17.B
20 Realizar una base de datos de la cotización del equipo requerido 12/04/2018 18.B
21 Determinar la forma por la que el cliente pagará por los servicios 12/04/2018 18.B
22 Delimitación de fecha y zona en que se realizará el evento 12/04/2018 11.B
23 Determinar con que proveedor se hará la requisición del equipo 13/04/2018 17.B
24 Confirmar número de cocineros requeridos. 06/05/2018 17.B
25 Investigación de costos de diseño y difusión de publicidad 11/05/2018 18.B
26 Determinar el costo y precio del evento 15/05/2018 23.B
27 Llevar un control sobre los gastos necesarios 20/05/2018 17.B
28 Realizar reuniones periódicas con las demás comisiones 20/05/2018 23.B
29 Inicio de elaboración del diseño y difusión promocional del evento 07/06/2018 23.B
30 Integrar y elaborar el presupuesto general del evento 10/06/2018 18.B
Solicitud al depto. de finanzas para insumos necesarios para el inicio del diseño
31 10/06/2018 18.B
publicitario del evento
32 Presentación del diseño publicitario oficial del evento 10/07/2018 23.B
Inicio de difusión de los anuncios del evento en redes sociales y demás
33 10/07/2018 23.B
establecimientos previamente contactados
34 Reservar con Latitud 15 15/07/2018 18.B
35 Confirmar número de asistentes al evento 16/08/2018 11.B
36 Contactar con el personal de meseros 20/08/2018 18.B
37 Firmar contrato con chef 01/09/2018 18.B
38 Contratar a los meseros necesarios 06/09/2018 11.B
39 Contactar chef 12/09/2018 11.B
Llevar acabo distintos presupuestos con los diferentes combinaciones de platillos
40 17/09/2018 11.B
que su pudieran elegir
41 Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores 10/10/2018 11.B
Elaborar una degustación de platillos, postres y bebidas (este último sugerencias de
42 15/10/2018 17.B
vinos y licores adecuados para la comida)
43 Hacer pedidos de insumos para elaboración de alimentos 16/10/2018 23.B
44 Hablar con el grupo folklórico 25/10/2018 17.B
45 Firmar contrato con la banda 26/10/2018 17.B
46 Conseguir juegos pirotécnicos 28/10/2018 17.B
47 Escribir palabras de bienvenida y agradecimientos 02/11/2018 17.B
48 Día el evento (minuto a minuto) 10/11/2018 Todos
49 Realizar estado financiero 15/11/2018 18.B

50 Mantener los canales de comunicación con los clientes 24/12/2018 11.B
8
2. Gestión de tiempo
Calendario
El calendario ayuda a tener una visión más general de las actividades, pues las establece en un
tiempo durante el año. En este ejemplo están marcados los días más importantes de la cena de
aniversario planeada para GNP seguros.
Marzo
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
Reunión con los
integrantes del
equipo para
delimitar el
tema central del
proyecto
12 13 14 15 16 17 18
Hacer lista de
Asignación de productos y
actividades a servicios Realizar check
cada integrante necesarios para list de la cena
del equipo la realización
del evento
19 20 21 22 23 24 25
Hacer el
organigrama
26 27 28 29 30 31
Abril
1
2 3 4 5 6 7 8
Establecer
Creación de
fecha y lugar
agenda de Programación Verificar Fecha
para el evento/
necesidades del del evento del evento
Definir
evento
capacidad
9 10 11 12 13 14 15
Determinar que
Reunión con los Realizar una Determinar con
mobiliario y
integrantes del base de datos que proveedor
banquete
equipo para de la cotización se hará la
necesario
reunir avances del equipo requisición del
rentar para el
del proyecto requerido equipo
evento
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30
9
Mayo
1 2 3 4 5 6
Confirmar
número de
cocineros
requeridos.
7 8 9 10 11 12 13
Investigación de
costos de
diseño y
difusión de
publicidad
14 15 16 17 18 19 20
Llevar un
Determinar el
control sobre
costo y precio
los gastos
del evento
necesarios
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
Junio
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
Inicio de
Integrar y
elaboración del
elaborar el
diseño y
presupuesto
difusión
general del
promocional del
evento
evento
11 12 13 14 15 16 17
18 17 16 15 14 13 12
25 26 27 28 29 30
Julio
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
Inicio de
difusión de los
anuncios del Reservar con
evento en redes Latitud 15
sociales y demás
establecimientos
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31
10
Agosto
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
Confirmar
número de
asistentes al
evento
20 21 22 23 24 25 26
Contactar con el
personal de
meseros
27 28 29 30 31
Septiembre
1 2
Firmar contrato
con chef
3 4 5 6 7 8 9
Contratar a los
meseros
necesarios
10 11 12 13 14 15 16
Contactar chef
17 18 19 20 21 22 23
Llevar acabo
distintos
presupuestos
de platillos que
su pudieran
elegir
24 25 26 27 28 29 30
Octubre
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
Autorizar,
programar y
realizar el pago
a proveedores
15 16 17 18 19 20 21
Elaborar una Hacer pedidos
degustación de de insumos
platillos, para
postres y elaboración de
bebidas alimentos
22 23 24 25 26 27 28
Conseguir
Hablar con el Firmar contrato
juegos
grupo folklórico con la banda
pirotécnicos
29 30 31
11
Noviembre
1 2 3 4
Escribir palabras
de bienvenida y
agradecimientos
5 6 7 8 9 10 11
Día el evento
(minuto a
minuto)
12 13 14 15 16 17 18
Realizar estado
financiero
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30
Diciembre
1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
Mantener los
canales de
comunicación
con los clientes
(Navidad)
31
Mantener los
canales de
comunicación
con los clientes
(Año nuevo)
Cronograma
El cronograma establece cuanto tiempo (días) llevara realizar una actividad. En este caso se
presenta un ejemplo del cronograma de las actividades de marzo y abril para realizar la cena
de aniversario de GNP seguros.
MARZO ABRIL
Actividades J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13
Reunión con los integrantes del
1 equipo para delimitar el tema
central del proyecto
Asignación de actividades a cada
2
integrante del equipo
12
Hacer lista de productos y servicios
3 necesarios para la realización del
evento
4 Realizar check list de la cena
5 Hacer el organigrama
Creación de agenda de necesidades
6
del evento
Programación del evento (orden
cronológico de búsqueda de
7
proveedores y demás insumos para
la realización del evento)
8 Verificar Fecha del evento
Comenzar el diseño de los anuncios
9
publicitarios del evento
10 Establecer fecha para el evento
11 Establecer lugar para el evento
12 Definir capacidad
Reunión con los integrantes del
13 equipo para reunir avances del
proyecto
Checar con las demás comisiones el
14
material que será requerido
Determinar que mobiliario será
15
necesario rentar para el evento
Revisión de las cotizaciones emitidas
16
por las demás comisiones
Planteamiento de los objetivos y
17
propósitos del evento
Reunión con los organizadores del
18 evento para ver preferencias en
gustos
19 Definir banquete
Realizar una base de datos de la
20
cotización del equipo requerido
Determinar la forma por la que el
21
cliente pagará por los servicios
Delimitación de fecha y zona en que
22
se realizará el evento
Determinar con que proveedor se
23
hará la requisición del equipo
Desempeño
R real
O Desempeño optimista
P Desempeño pesimista
13
Despliegue de actividades
El despliegue de actividades nos ayuda a realizar el plan de trabajo, pues en este se dividen
en tres apartados las actividades; dando como resultados un antes, un durante y un después.
Por el objetivo de la empresa, que es realizar eventos, las actividades que predominan son
antes (por la planificación) y durante (que se refiere a una herramienta “minuto a minuto”, que
más adelante se explicará). Para ejemplo se muestra un despliegue de actividades de la cena
para GNP seguros.
F.3. EVALUACIÓN Y DESARROLLO

FASE 1. PLANIFICACIÓN (ANTES) FASE 2. ORGANIZACIÓN (DURANTE)
(DESPUÉS)
RESP RESP RESP
FECHA ACTIVIDADES FECHA FECHA
ACTIVIDADES INICIALES ONSA ONSA ACTIVIDADES INICIALES ONSA
LIMITE INICIALES LIMITE LIMITE
BLE BLE BLE
Hacer lista de productos y

Recibir el salón Realizar estado
servicios necesarios para la 14-mar 11.B 10-nov 17.B 15-nov 18.B
Latitud 15° financiero
realización del evento
Mantener los canales

Realizar check list de la Recibir la
16-mar 5.B 10-nov 23.B de comunicación con 24-dic 11.B
cena mantelería
los clientes
Recibir las sillas y
Hacer el organigrama 23-mar 5.B 10-nov 23.B
mesas
Supervisa el
Programación del evento 05-abr 11.B 10-nov 18.B
montaje de mesas
Recibir el sistema
Establecer fecha y lugar
08-abr 17.B de audio e 10-nov 23.B
para el evento
iluminación
Revisar las
Definir capacidad 08-abr 17.B 10-nov 23.B
conexiones
Reunión con los
integrantes del equipo Hacer pruebas de
09-abr Todos 10-nov 23.B
para reunir avances del sonido y video
proyecto
Checar con las demás
comisiones el material que 10-abr 18.B Recibir licorería 10-nov 5.B
será requerido
Recibir los
Determinar que mobiliario
productos para la
será necesario rentar para 10-abr 18.B 10-nov 18.B
preparación de
el evento
alimentos
Supervisar que el
Revisión de las chef cuente con
cotizaciones emitidas por 10-abr 18.B todo lo necesario 10-nov 5.B
las demás comisiones para realizar su
trabajo
Recibe centros de
Definir banquete 10-abr 17.B 10-nov 17.B
mesa
Realizar una base de datos Asigna y distribuye
de la cotización del equipo 12-abr 18.B a meseros por 10-nov 5.B
requerido mesa
14
Determinar la forma por la
Recibe y supervisa
que el cliente pagará por 12-abr 18.B 10-nov 5.B
vestimenta
los servicios
Determinar con que
proveedor se hará la 13-abr 17.B Recibe al mariachi 10-nov 18.B
requisición del equipo
Confirmar personal
06-may 17.B Recibe la banda 10-nov 18.B
requerido.
Investigación de costos de
Recibe al grupo
diseño y difusión de 11-may 18.B 10-nov 18.B
folklórico
publicidad
Da indicaciones
Determinar el costo y
15-may 23.B generales al grupo 10-nov 11.B
precio del evento
folklórico
Inicio de elaboración del Recibir a los
diseño y difusión 07-jun 23.B asistentes de GNP 10-nov 11.B
promocional del evento aseguradora
Integrar y elaborar el
Palabras de
presupuesto general del 10-jun 18.B 10-nov 17.B
bienvenida
evento
Presentación del diseño Proyección de
publicitario oficial del 10-jul 23.B historia de GNP 10-nov 11.B
evento seguros
Inicio de difusión de los
10-jul 23.B Rifa 10-nov 18.B
anuncios del evento
Reservar con Latitud 15 15-jul 18.B Mariachi 10-nov 18.B
Confirmar número de Entrega de
16-ago 11.B 10-nov 11.B
asistentes al evento premios
Autorizar, programar y
Agradecimiento y
realizar el pago a 10-oct 11.B 10-nov 17.B
despedida
proveedores
Hacer los pagos
Elaborar una degustación
necesarios al
de platillos, postres y 15-oct 17.B 10-nov 5.B
mariachi, banda y
bebidas
grupo folklórico
Hacer pedidos de insumos

para elaboración de 16-oct 23.B
alimentos
Hablar con el grupo

25-oct 17.B
folklórico y banda
Conseguir juegos
28-oct 17.B
pirotécnicos
Escribir palabras de
bienvenida y 02-nov 17.B
agradecimientos
15
3. Gestión estratégica
FODA
Oportunidades Amenazas
*Aumento del mercado de eventos en *Difícil acceso al destino.
bahías de Huatulco *Temporalidad de llegadas (meses
*Aumento de las redes sociales para la bajos)
difusión de información *Apertura de nuevos destinos de
* Apertura de nuevos vuelos al destino eventos, congresos y
*Implementación del programa “entre convenciones.
semana es mejor” (Municipal, 2018) *Aumento de la competencia en el
*Inversión de FONATUR y SECTUR en destino
el destino. *Bloqueos de carreteras por
*Belleza natural del destino. problemas sociales.
Fortalezas FO FA
*Una empresa joven y con ideas *Con el aumento del mercado en el *Impulsar promociones
innovadoras destino y la apertura de nuevos dependiendo de la temporalidad,
*Organizar gran variedad de programas y vuelos, impulsaremos (descuentos, bonificaciones, etc.)
eventos nuevas tendencias en el destino, utilizando las alianzas, incluyendo
*Originalidad y adaptación a las tocando temas innovadoras, y hospedaje, transporte, etc.,
necesidades de los clientes mostrando la disposición necesaria disminuyendo los costos para el
*Actualizaciones constantes en para que la idea que el cliente tenga cliente.
tendencias. nosotros las realicemos. Sugiriendo *Aumentar las experiencias
*Alianzas estratégicas con propuestas donde se muestre la percibidas y dar seguimiento a los
proveedores, hoteles, creatividad que nos caracteriza. clientes, de este modo sugerir que
restaurantes, salones de eventos, *se capacita a el personal para el uso su próximo evento sea en fechas
trasportación. de las redes sociales y la tecnología con baja afluencia turística.
*Damos experiencias con el fin de dar un mejor servicio y Justificando la exclusividad del
inolvidables. mejor comunicación con el público en evento
*Crear conciencia ambiental a general *Tener la oficina central en la parte
nuestros clientes proponiendo con más afluencia turística en el
elementos que ayuden a la destino turístico permitiendo darse
conservación de este. a conocer ante el público en
*Generación de valor a clientes general, no solo turistas sino
futuros, invitando a nuestros también a la comunidad, de este
futuros eventos modo se evitara disminuir en gran
*Actualizaciones y capacitaciones escala la temporalidad.
del personal constantemente para *Contar con una página web en
proporcionar un mejor servicio. donde se pueda tener la opción de
*Tener la oficina en la parte más cambiar de idioma.
céntrica de Bahías de Huatulco.
Debilidades DO DA
*Poca infraestructura para *Utilizar adecuadamente las redes *Buscar lugares cercanos al destino
eventos y reuniones sociales para dar una promoción que cuenten con las instalaciones
*Servicios limitados en el destino. adecuada a nuestra nueva empresa, necesarias para eventos.
(Mariachis, Chef, transporte, etc.) destacando nuestra fortaleza y *Buscar nuevas alianzas
*Empresa nueva demostrando como es que le damos constantemente para tener una
una experiencia inolvidable a nuestros cartera más amplia de proveedores
visitantes. de servicios, fuera del destino.
*Utilizar escenarios naturales para *Ser mejor en el mercado para que
eventos, aprovechando los espacios ya nuestra competencia no sea una
existentes, playa Chahué, parques, amenaza.
plaza de la danza etc., de este modo se
dará a conocer más lugares del destino
y existirá mayor oferte de
infraestructura que ofrecer
16
El análisis FODA ayuda a la gestión estratégica, pues con ella se consolidan las bases de la
empresa y se argumentan las decisiones de sus estrategias, como se puede ver a continuación.
Estrategias de comercialización
La comercialización de un producto es fundamental para el desarrollo y posicionamiento de

cualquier empresa, es por ello que en esta organización se han decidido implementar las
siguientes estrategias de mercado con la finalidad de obtener un reconocimiento no solo local
sino nacional, de manera que nuestros servicios a su vez vayan mejorando y cumpliendo con
todas las necesidades de nuestros clientes potenciales.
 Ubicación
Como primera estrategia no se puede pasar por alto la ubicación matriz de nuestra empresa, la
cual se encuentra en Bahías de Huatulco, un lugar privilegiado no solo por la belleza paisajística
sino por la presencia turística. Al ser un destino pequeño hay pocas empresas que se dediquen
a la realización de eventos, ya sea para residentes o turistas que muchas veces viajan con la
única intención de realizar un evento en las hermosas playas del destino.
 Referidos
Una de las estrategias más viables de comercializar un producto intangible como lo son los
eventos realizados en Ego! Events es a través del boca a boca; esto se refiere a los
comentarios emitidos por nuestros clientes acerca de la calidad y tipo de servicios ofrecidos. Un
cliente satisfecho con nuestra labor no dudará en contar su experiencia y recomendarnos.
 Educación a los consumidores potenciales
En este punto, la estrategia se enfoca en la presencia de Ego! Events en eventos como son
ferias, congresos y convenciones enfocados en la misma rama de servicios, así como
anunciando tus servicios en artículos y revistas, de esta manera poder dar a conocer porque
nuestros servicios son la mejor opción y los beneficios que esto le traerá. (La Voz de Houston
and the Houston Chronicle., 2018)
 Demostración del trabajo efectuado
Se basa en la invitación a clientes futuros para presenciar un evento realizado por nuestra
empresa para así apreciar la forma de trabajo y colaboración que se tiene dentro de la misma.
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De esta forma el cliente conocerá la calidad y veracidad de los empleados otorgándole
confianza a la organización para llevar a cabo la celebración de su evento.
 Presencia en las redes sociales
En la actualidad las redes sociales tienen una presencia importante en la vida cotidiana de
los consumidores. Es por ello que para Ego! Events es primordial tener presencia en los
medios digitales más importantes, en este caso sería Facebook, Twitter, Instagram, etc. En
los cuales se hará publicidad de los servicios y promociones que se tienen durante el año,
asimismo informar a los clientes que no se encuentren cercanos al destino en el cual se
ubica la empresa, para que de esta forma puedan darle seguimiento a la realización de sus
eventos y mantenerlos al día con los avances del mismo. También se postearán fotografías
de los eventos llevados a cabo con éxito e invitar de manera indirecta a los usuarios de vivir
la experiencia que ofrecemos en nuestros eventos.
 Presencia en redes de opinión
Este punto deriva de la estrategia anterior, ya que por medio de las redes sociales los
consumidores dan sus recomendaciones acerca de los servicios que han recibido y si es o
no una buena opción tomar alguna empresa. TripAdvisor es una plataforma en la cual no
solo los consumidores sino la misma empresa pueden analizar cómo es visto en el mercado
y en qué puntos puede mejorar para ofrecer servicios de calidad y si cuenta o no con el
personal capacitado para alcanzar la satisfacción del cliente. (WELLS FARGO, 2018)
Justificación y objetivos
Justificación
Huatulco es un destino turístico que se ha dado a conocer por su gran belleza natural, ser un
destino sustentable y su apertura a nuevos segmentos de turismo, en la actualidad, Bahías
cuenta con nuevos convenios en transportación aérea tanto en México como en E.U y CAN
(SECTUR, s.f.), permitiendo que exista más afluencia turística en el destino, a la vez el
secretario de turismo del estado de Oaxaca menciono en la FT 2018, menciono las alianzas
estratégicas que se están generando para captar el mercado de turismo de eventos, congresos
y convenciones. Sin duda alguna esto ayudara a la empresa a ganar terreno en este segmento
que va creciendo poco a poco, no solo en el destino sino también en el país (FORDES, 2015).
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Debido a que nuestra empresa será innovadora e se adaptara al mercado constantemente,
permitirá que sea conocida por su gran variedad de oferta tanto en servicios a proporcionar
como en ideas y eficiencia. Al momento de tener una página web en donde se puede tener la
opción de cambiar de idiomas, permitirá que otras personas de diferentes partes del país nos
conozcan.
No estamos limitados o cerrados a la generación de nuevas ideas y/o concepto por lo tanto
nuestro equipo de trabajo está capacitado para brindar la mejor atención posible y guiarlos a la
generación del evento tal como se imagine e incluso superando las expectativas deseadas.
Objetivo general
El objetivo de Ego! Events es ofrecer eventos sociales y empresariales de alta gama,
garantizando un servicio innovador, con la finalidad de satisfacer las necesidades del cliente.
Organizado por un equipo de trabajo integrado por profesionales, para obtener como empresa
ingresos para crecer en el sector de Alimentos y Bebidas, y organización de eventos sociales
para mejorar la calidad del servicio, asimismo transmitir seguridad de inversión a socios
potenciales y dar a conocer la empresa principalmente en Bahías de Huatulco y en todo México.
Objetivos específicos:
 Identificar las preferencias del mercado sobre el servicio de organización de eventos
sociales empresariales.
 Organizar un equipo de trabajo profesional.
 Brindar eventos de la más alta calidad para la satisfacción de nuestros clientes.
 Recuperar la inversión para así poder ampliar la infraestructura de la empresa.
 Darnos a conocer como una empresa profesional e innovadora con un alto rendimiento y
calidad de servicio.
 Posicionar nuestro servicio de banquetes en las principales ciudades.
 Ser una empresa reconocida a nivel nacional.
 Ser competencia para grandes cadenas y consorcios de banquetes así como

posicionarnos en el mercado global.
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Misión y visión
Misión
Crear eventos capaces de superar las expectativas del cliente, ver más allá de lo común, y
poder crear una experiencia inolvidable, adaptándonos a sus necesidades de forma eficiente y
afectiva, creando un vínculo que ayudara a la generación de su idea
Visión
Crear un posicionamiento como la mejor empresa en el destino generando servicios de calidad,

para ser reconocido a través de la mejora constante garantizando la satisfacción de los clientes.
Público objetivo
Ego! Events estará preparado para poder ofrecer al mercado la garantía de poder organizar
cualquier tipo de evento, pero el giro de la empresa es la organización eventos para el
segmento de mercado MICE (Meeting, Incentives, Conferences and Exhibitions) que es una
rama dentro del sector turístico enfocada a negocios, congresos, convenciones, incentivos y
eventos. Esté genera un fuerte y favorable impacto económico, debido a la convergencia de
diversos sectores de mercado; pues implica una importante afluencia y derrama económica por
evento, en los compontes turístico tales como: hospedaje, alimentación, recreación, renta de
espacios para desarrollo de actividades, entre muchos otros más.
Por lo mismo se creó la siguiente publicidad para Ego! Events:
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4. Gestión de factor humano
El factor humano es la clave del éxito de cualquier organización, es por ello que la organización
y el desarrollo constante que permita el alcance de los objetivos y metas establecidas
inicialmente.
Sus funciones definen el futuro de la empresa, por lo que es importante considerar los
siguientes puntos como esenciales para la función de este departamento:
 Importancia productiva: La empresa necesita obtener resultados

 Imagen: La fidelización de los clientes a través de la imagen de la empresa en el
mercado
 Potencial de desarrollo: El buen trabajo en equipo aportan más a la empresa
 Importancia estratégica: Los colaboradores aportan visión y futuro
 Creatividad: La evolución de los productos de manera constante
 Estabilidad: mantenerse presentes en el mercado.
Dicho lo anterior, para Ego! Events es importante cubrir cada uno de los sistemas de mercado
que existen la actualidad, es por ello que se enfoca en los siguientes subsistemas:
 Sistema tecnológico: Este sistema se refiere a la utilidad de las herramientas

tecnológicas existentes, las cuales permiten facilitar.
 Sistema organizativo: Enfocado al tipo de organización que se tiene en la empresa,
incluidas las relaciones y procedimientos de trabajo entre nuestros colaboradores.
 Sistema personal: Corresponde al conjunto de colaboradores, el trato y el valor que
tiene cada uno dentro de la organización y su desarrollo laboral dentro de la misma.
Estos subsistemas permiten mejorar la organización y métodos de trabajo de la empresa

manteniéndose en tendencia con los avances tecnológicos sin perder el orden y dar
seguimiento a los métodos de trabajo.
Debido al tipo de eventos que está dirigido Ego! Events es de vital importancia la comunicación
que debe existir en nuestros colaboradores y los mismos deben de contar con las siguientes
características:
 Liderazgo: Nuestros colabores cuentan con la habilidad de liderar ante cualquier

situación adversa, permitiendo así la realización eficaz y satisfactoria de alguna
actividad.
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 Motivación: Tener la motivación a generar nuevas acciones, fidelizando no solo al
cliente, sino también al colaborador de cumplir de forma satisfactoria con su trabajo y
mejorar día a día.
 Relaciones interpersonales: Cada colaborador debe contar con experiencia en el
puesto que se tiene, saber hacer las cosas para así tener un resultado exitoso
 Trabajo en equipo: Para todo individuo es importante saber trabajar en equipo, aún
más en una empresa como lo es Ego! Events, en donde la toma de decisiones está
ligadas directamente, lo cual obliga a los colaboradores a trabajar en constante
comunicación asegurando el desarrollo de todas las actividades de forma exitosa.
(Sánchez, 2006)
5. Gestión logística
Minuto a minuto
La gestión logística es por eso que describe un evento en concreto, en este caso, este es un
ejemplo de la herramienta “minuto a minuto”, en donde se establecen las actividades, los
horarios y los participantes de cada actividad a realizar en el evento “Aniversario a aseguradora
GNP seguros.
FECHA NOMBRE DEL EVENTO LUGAR

10/11/2018 CENA DE GALA GNP SEGUROS LATITUS 15°
PARTICIPANTES Y ECARGADOS
Trabajadores
ORD de Latitud15
FERNANDA
Animador
HORA ACTIVIDADES
Meseros
EN
JAZMIN
MARIO
Hostes
ISABEL
DIANA
Chef
1 09:00 Recibir el salón Latitud 15
2 09:15 Recibir la mantelería
3 09:30 Recibir las sillas y mesas
4 10:00 Supervisa el montaje de mesas
5 10:00 Acomodar adecuadamente las sillas y mesas
6 10:30 Recibir el sistema de audio e iluminación
7 10:50 Revisar las conexiones
8 11:00 Hacer pruebas de sonido y video
9 11:00 Instalar al chef en la cocina
10 11:30 Recibir licorería
Recibir los productos para la preparación de
11 12:00 alimentos
Supervisar que el chef cuente con todo lo
12 12:00 necesario para realizar su trabajo
13 12:30 Recibe centros de mesa
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14 12:30 Recibe los suministros para el WC
15 14:00 Asigna y distribuye a meseros por mesa
16 18:00 Recibe y supervisa vestimenta
17 18:00 Supervisa el acomodo centros de mesa
18 18:00 Recibe al mariachi
19 18:15 Recibe la banda
20 18:30 Recibe al grupo folklórico
21 19:00 Da indicaciones generales al grupo folklórico
22 20:00 Recibir a los asistentes de GNP aseguradora
23 20:30 Palabras de bienvenida
24 21:00 Proyección de historia de GNP seguros
25 21:15 Servir alimentos
26 21:30 Participación del grupo folklórico
27 22:00 Rifa
28 22:30 Mariachi
29 23:00 Entrega de premios
30 23:15 Ultima participación de la banda
31 23:30 Agradecimiento y despedida
Hacer los pagos necesarios al mariachi,
32 23:30 banda y grupo folklórico
Montaje
Sillas tipo Tifanny, algunas de las ventajas de utilizar las mesas redondas son varias:
 Tiene capacidad para 8-10 personas lo que favorece el aprovechamiento de espacio.

 Los asistentes se pueden ver entre ellos.
 Favorece la conversación.
En esta ocasión se eligió acomodar las mesas en estilo de herradura, esto para favorecer la
vista de los asistentes hacia el escenario. Se distribuirán las personas desde su agrado de
importancia en la empresa, comenzando por los directivos, de esta manera todos podrán verse
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entre sí. Este tipo de acomodo es ideal para ver presentaciones audiovisuales. Las sillas serán
acomodadas en tipo luna para que todos los participantes puedan mirar al frente.
Protocolo y vestimenta
Protocolo para invitados:
 Saludar: dado que es un evento formal es imperante reconocer con un apretón de

manos y una sonrisa sincera a las personas de jerarquía, mayor edad y autoridades.
 Presentar: No es posible pretender que todos los invitados se conozcan entre sí por lo
que es preciso, presentar a las personas.
 Conversar: Implica saber qué decir y cuando intervenir evitando ser imprudentes. El
respeto de las ideas, creencias y formas de ver las cosas debe imperar a lo largo de la
conversación.
 Vestir: Un vestuario adecuado es la mejor tarjeta de presentación de una persona. Es
necesario utilizar la ropa y los accesorios de acuerdo con la categoría y el motivo.
 Ser puntual.
 Agradecer.
Siguiendo el protocolo de vestimenta de la aseguradora GNP, se han tomado medidas de

etiqueta que también son adecuadas al clima en Bahías de Huatulco esto por sugerencia del
director general de GNP seguros: Mario Vela.
Por lo tanto se hará el aviso a todos los invitados que asistieran al evento con vestuario formal;
en este caso, los hombres utilizarán traje claro sin saco y para las mujeres se utilizará traje
corto o de chaqueta o un vestido de cóctel.
Protocolo y vestimenta para los organizadores:
Los organizadores del evento y por acuerdo mutuo asistirán al evento con un vestuario de
coctel fresco y de color uniforme azul celeste que se distinga de los asistentes. Para cuidar la
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imagen y los valores que se quieren transmitir es esencial para maximizar el potencial comercial
de la empresa.
 Control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia. Control de las

confirmaciones, la atención a los invitados y la asignación de los asientos.
 Comunicación externa e interna: guion técnico para que todo salga bien. La
comunicación externa es el programa que se facilita a los invitados con el guion general
del evento.
 Valoración: una vez pasado el evento, analizar lo que se ha programado y la forma
como se ha ejecutado. Elaborar un informe de conclusiones con la valoración técnica de
cada procedimiento.
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6. Gestión financiera
Presupuesto
Caso de empresa de creación de eventos "Ego"
Estimación de ingreso y costo por evento

$ 850.00 Por PAX
250 PAX
$ 212,500.00 Ingreso Bruto U.A.I: U.N
Monto de utilidad esperada $ 83,450.00 47.70% -30% $ 25,035.00 $58,415.00
Monto Total disponible $ 129,050.00
Por pax $ 516.20
Precio por Precio por
Costos Unidad Cantidad Total
unidad PAX
Mobiliario y equipo
Renta del club de playa "Latitud" $ 5,000.00 1 $ 5,000.00 $ 20.00
Mesas redondas con 10 sillas Tiffany $ 750.00 c/una 25 $ 18,750.00 $ 75.00
Cristalería
Vaso HighBall $ 5.00 c/Uno 250 $ 1,250.00 $ 5.00
Caballito $ 4.00 c/Uno 250 $ 1,000.00 $ 4.00
Vaso Old Fashion $ 7.00 c/Uno 250 $ 1,750.00 $ 7.00
Copa Martinera $ 13.00 c/Uno 250 $ 3,250.00 $ 13.00
Copa margarita $ 13.00 c/Uno 250 $ 3,250.00 $ 13.00
Copa de vino tinto $ 9.00 c/Uno 250 $ 2,250.00 $ 9.00
Copa de champagne $ 13.00 c/Uno 250 $ 3,250.00 $ 13.00
Copa de vino blanco $ 9.00 c/Uno 250 $ 2,250.00 $ 9.00
Vajilla y cubiertos
Vajilla [Sopero, trinche, postre] $ 21.00 p/Juego 250 $ 5,250.00 $ 21.00
Plaqué [Tenedor, cuchara sopera,
cuchillo, cuchara p/ postre] $ 18.00 p/Juego 250 $ 4,500.00 $ 18.00
Menú y barra libre
Aproximadame
Vinos, licores, cervezas, etc. $ 20,000.00 nte 250 $ 20,000.00 $ 80.00
Refrescos y Hielos $ 8,000.00 250 $ 8,000.00 $ 32.00
Costos del menú $ 32,000.00 250 $ 32,000.00 $ 128.00
Publicidad
Redes sociales $ 8,000.00 $ 8,000.00 $ 32.00
Personal
Dj $ 1,800.00 por 5 Horas 1 $ 1,800.00 $ 7.20
Meseros $ 300.00 por 7 Horas 8 $ 2,400.00 $ 9.60
Chef $ 2,500.00 por 5 Horas 1 $ 2,500.00 $ 10.00
galopina $ 250.00 por 5 Horas 4 $ 1,000.00 $ 4.00
Barman $ 500.00 por 5 Horas 2 $ 1,000.00 $ 4.00
Áreas publicas $ 200.00 por 5 Horas 3 $ 600.00 $ 2.40
$ 129,050.00 $ 516.20
Ingresos extras
Sombreros $ 25.00 c/uno 250 $ 6,250.00 $ 25.00
Paliacates $ 10.00 c/uno 250 $ 2,500.00 $ 10.00
Sopladores de palma $ 15.00 c/uno 250 $ 3,750.00 $ 15.00
Animador $ 550.00 por 4 horas 250 $ 550.00 $ 2.20
Grupo folklorico $ 3,000.00 por 1 Hr 250 $ 3,000.00 $ 12.00
Banda de viento $ 5,000.00 por Horas 250 $ 5,000.00 $ 20.00
Grupo musical $ 11,500.00 por 5 Hrs 250 $ 11,500.00 $ 46.00
Mariachi $ 2,100.00 por Hora 250 $ 2,100.00 $ 8.40
Juegos pirotecnicos $ 3,600.00 c/Bomba 250 $ 3,600.00 $ 14.40
$ 38,250.00 $ 153.00
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Asimismo, en la siguiente tabla, se ve reflejada la participación de la empresa en el mercado,
suponiendo que se realizarán 24 eventos al año, con un porcentaje del 4.8%.
Aunado a ello, si se considera que se pretende que la empresa tenga una participación en el
mercado del 20% se necesitará realizar 100 eventos, lo que significaría que se tendría que
crear nuevas sucursales con nuevo personal administrativo que pudiese llevar la gestión de
eventos en otros lugares del país.
Costo del evento por PAX $ 516.20

Costo de ingreso extra por PAX $ 153.00
Costo total $ 669.20
Precio por evento $ 850.00 250 $ 212,500.00
Precio promedio por evento basado en
el costo $ 669.20 250 $ 167,300.00
Precio promedio de venta en el
mercado $ 900.00 250 $ 225,000.00
Suponiendo un mercado en donde
se realizan 500 eventos al año
y existen 5 competidores, estima el
porcentaje de participación de tu Minimo 24 eventos al año, con un porcentaje del 4.8% en el mercado
empresa. (Número de eventos a
realizar en el año y % de mercado que
corresponde)
Evalúa la capacidad de trabajo de tu
empresa, en el supuesto de que la
100 eventos al año
participación deseada fuera del 20% del
mercado descrito en este caso.
A continuación se presenta el despliegue de sueldos del personal.
Personal operativo
Cargo Empleados Sueldo por evento Total
Dj 1 $ 1,800.00 $ 1,800.00
Meseros 8 $ 300.00 $ 2,400.00
Chef 1 $ 2,500.00 $ 2,500.00
galopina 4 $ 250.00 $ 1,000.00
Barman 2 $ 500.00 $ 1,000.00
Áreas publicas 3 $ 200.00 $ 600.00
Total $ 9,300.00
Proyección de ingresos
A continuación se presenta la proyección de ingresos, con el supuesto de que la empresa
realizará 24 eventos al año, y que en promedio el evento será realizado para 250 personas con
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el precio promedio de $ 850.00. Asimismo, en la siguiente tabla se presenta las ganancias que
se irán generando para los socios de la empresa
Cabe mencionar que los socios no tendrán ganancias en el primer evento, y que aunque en el
segundo ya obtendrán parte de los ingresos, esas cantidades sólo representan parte de la
recuperación de su inversión ya que será hasta el evento cuatro en donde realmente obtendrán
ganancias, posteriormente éstas irán en aumento.
Por otro lado, es importante señalar que el socio externo obtendrá las ganancias anualmente,
por lo que se le entregará el 15% de las utilidades acumuladas al año, contemplando que la
aportación que hizo fue únicamente monetaria, y que aportó $19,732.50. Con base a lo antes
mencionado el socio externo obtendrá $160,704.60.
Evento 1 Evento 2 Evento 3 Evento 4 Evento 5
Mobiliario y equipo $ 18,750 $ - $ - $ - $ -
Cristalería $ 18,250 $ - $ - $ - $ -
Vajilla y cubiertos $ 9,750 $ - $ - $ - $ -
Menú y barra libre $ 60,000 $ 60,000 $ 60,000 $ 60,000 $ 60,000
Publicidad $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000
Renta del lugar $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000
Personal $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300
Gastos totales $ 129,050 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300
Ingresos por evento $ 212,500 $ 212,000 $ 212,001 $ 212,002 $ 212,003

Ganancia por evento $ 83,450 $ 129,700 $ 129,701 $ 129,702 $ 129,703
Ganancia acumulada $ 83,450 $ 213,150 $ 321,536 $ 419,084 $ 506,879
Utilidades $ - $ 21,315 $ 32,154 $ 41,908 $ 50,688
Ganancias netas $ - $ 191,835 $ 289,382 $ 377,176 $ 456,191
Ganancias por cada socio (Empresa) $ - $ 4,263 $ 6,431 $ 8,382 $ 10,138
28
Mobiliario y equipo $ - $ - $ - $ - $ -
Cristalería $ - $ - $ - $ - $ -
Vajilla y cubiertos $ - $ - $ - $ - $ -
Publicidad $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000
Renta del lugar $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000
Personal $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300
Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ganancia acumulada $ 585,895 $ 657,011 $ 721,016 $ 778,621 $ 830,467
Utilidades $ 58,590 $ 65,701 $ 72,102 $ 77,862 $ 83,047
Ganancias netas $ 527,306 $ 591,310 $ 648,914 $ 700,759 $ 747,420
Ganancias por cada socio (Empresa) $ 11,718 $ 13,140 $ 14,420 $ 15,572 $ 16,609

Cristalería $ - $ - $ - $ - $ -
Publicidad $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000
Renta del lugar $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000
Personal $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300
Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ganancia acumulada $ 877,129 $ 919,126 $ 956,925 $ 990,944 $1,021,563
Utilidades $ 87,713 $ 91,913 $ 95,692 $ 99,094 $ 102,156
Ganancias netas $ 789,416 $ 827,214 $ 861,232 $ 891,850 $ 919,406
29
Cristalería $ - $ - $ - $ - $ -
Publicidad $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000
Renta del lugar $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000
Personal $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300
Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ganancia acumulada $1,049,120 $1,073,923 $1,096,247 $1,116,339 $1,134,423
Utilidades $ 104,912 $ 107,392 $ 109,625 $ 111,634 $ 113,442
Ganancias netas $ 944,208 $ 966,531 $ 986,622 $1,004,705 $1,020,981
Evento 21 Evento 22 Evento 23 Evento 24

Mobiliario y equipo $ - $ - $ - $ -
Cristalería $ - $ - $ - $ -
Vajilla y cubiertos $ - $ - $ - $ -
Menú y barra libre $ 60,000 $ 60,000 $ 60,000 $ 60,000
Publicidad $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000 $ 8,000
Renta del lugar $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000 $ 5,000
Personal $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300 $ 9,300
Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300
Ingresos por evento $ 212,019 $ 212,020 $ 212,021 $ 212,022

Ganancia por evento $ 129,719 $ 129,720 $ 129,721 $ 129,722
Ganancia acumulada $1,150,700 $1,165,350 $1,178,536 $1,190,404
Utilidades $ 115,070 $ 116,535 $ 117,854 $ 119,040
Ganancias netas $1,035,630 $1,048,815 $1,060,682 $1,071,364
Ganancias por cada socio (Empresa) $ 23,014 $ 23,307 $ 23,571 $ 23,808
Cabe mencionar que una vez otorgándole sus ganancias al socio externo, la empresa contará
con $ 910,659.42, para iniciar el siguiente año. Lo que le permitiría también ampliar sus
sucursales, contratar más personal administrativo y adquirir edificaciones para la realización de
eventos.
30
Inversión
Inversión y financiamiento
Ego events
Presupuesto de inversiones Financiamiento
Fondo
Aportación de Socio
I.Inversiones Nacional
socios externo
Materiales y equipo Cantidad V. unitario Valor total % Emprendedor
Cristalería 45% 15% 40%
Vaso HighBall 250 $ 5.00 $ 1,250.00 1% $ 562.50 $ 187.50 $ 500.00
Caballito 250 $ 4.00 $ 1,000.00 1% $ 450.00 $ 150.00 $ 400.00
Vaso Old Fashion 250 $ 7.00 $ 1,750.00 1% $ 787.50 $ 262.50 $ 700.00
Copa Martinera 250 $ 13.00 $ 3,250.00 2% $ 1,462.50 $ 487.50 $ 1,300.00
Copa margarita 250 $ 13.00 $ 3,250.00 2% $ 1,462.50 $ 487.50 $ 1,300.00
Copa de vino tinto 250 $ 9.00 $ 2,250.00 2% $ 1,012.50 $ 337.50 $ 900.00
Copa de champagne 250 $ 13.00 $ 3,250.00 2% $ 1,462.50 $ 487.50 $ 1,300.00
Copa de vino blanco 250 $ 9.00 $ 2,250.00 2% $ 1,012.50 $ 337.50 $ 900.00
Total $ 18,250.00 14% $ 8,212.50 $ 2,737.50 $ 7,300.00
Vajilla y cubiertos
Vajilla [Sopero, trinche, postre] 250 $ 21.00 $ 5,250.00 4% $ 2,362.50 $ 787.50 $ 2,100.00
Plaqué [Tenedor, cuchara sopera,
cuchillo, cuchara p/ postre] 250 $ 18.00 $ 4,500.00 3% $ 2,025.00 $ 675.00 $ 1,800.00
Total $ 9,750.00 7% $ 4,387.50 $ 1,462.50 $ 3,900.00
Menú y barra libre
Vinos, licores, cervezas, etc. $ 20,000.00 $ 20,000.00 15% $ 9,000.00 $ 3,000.00 $ 8,000.00
Refrescos y Hielos $ 8,000.00 $ 8,000.00 6% $ 3,600.00 $ 1,200.00 $ 3,200.00
Costos del menú 250 $ 128.00 $ 32,000.00 24% $ 14,400.00 $ 4,800.00 $ 12,800.00
Total $ 60,000.00 46% $ 27,000.00 $ 9,000.00 $ 24,000.00
Renta del club de playa "Latitud" 1 $ 5,000.00 $ 5,000.00 4% $ 2,250.00 $ 750.00 $ 2,000.00
Mesas redondas con 10 sillas Tiffany 25 $ 750.00 $ 18,750.00 14% $ 8,437.50 $ 2,812.50 $ 7,500.00
Total $ 23,750.00 18% $ 10,687.50 $ 3,562.50 $ 9,500.00
Publicidad
Redes sociales, revistas. 1 $8,000 $8,000 6% $ 3,600.00 $ 1,200.00 $ 3,200.00
Total $8,000 6% $ 3,600.00 $ 1,200.00 $ 3,200.00
Diferidas y otras amortizables
Gastos de constitución 1 $ 2,000.00 $ 2,000.00 2% $ 900.00 $ 300.00 $ 800.00
Gastos de puesta en marcha 1 $ 500.00 $ 500.00 0% $ 225.00 $ 75.00 $ 200.00
Total $ 2,500.00 2% $ 1,125.00 $ 375.00 $ 1,000.00
Capital de trabajo inicial
Total $ 9,300.00 7% $ 4,185.00 $ 1,395.00 $ 3,720.00
Inversión total inicial $ 131,550.00 100% $ 59,197.50 $19,732.50 $ 52,620.00
II. Estructura financiera
Aportación de socios $ 59,197.50 45%
Socio externo $ 19,732.50 15%
Fondo Nacional del Emprendedor $ 52,620.00 40%
Suma $ 131,550.00 100%
El presupuesto de inversión ha sido realizado con base a las cotizaciones realizadas de los
materiales requeridos para llevar a cabo el primer evento, además de los gastos de constitución
de la empresa y la puesta en marcha. El presupuesto se ha hecho con el supuesto de que en el
31
primer evento que se llevará a cabo se contempla la asistencia de 250 personas. Asimismo se
ha realizado un despliegue de las cantidades a aportar por parte de las 5 personas que
conforman el proyecto, un socio externo y del Fondo Nacional Emprendedor.
Cabe destacar, que la cantidad que otorgue el FNE será a fondo perdido ya que es una facilidad
que ofrece la secretaría de economía para los jóvenes emprendedores.
Como se ha reflejado en la tabla de inversión y financiamiento, la aportación de los socios será
de $ 59,197.50, dicha cantidad se repartirá entre los 5 socios, de tal forma que cada persona
estaría aportando la siguiente cantidad.
Administrativos
Cargo Personal Aportaciones
Coordinación general 1 $ 11,839.50
Planeación 1 $ 11,839.50
Logistica 1 $ 11,839.50
Finanzas 1 $ 11,839.50
Relaciones publicas 1 $ 11,839.50
Control de gastos
Respecto al control de gastos, se ha determinado que los departamentos tendrán que hacer
una requisición al departamento de finanzas quién será el encargado de aprobar las compras,
realizar cotizaciones y consultar con los proveedores.
Formato para solicitud de compra
Ego Events
Departamento que solicita Fecha en que solicita
Fecha en que se
Encargado requiere el producto
Productos solicitados
Tipo de Precio
Descripción Especificación Cantidad Precio Total Unidades
producto Unitario
Total
32
Anexos
Formato de cotización para clientes
Ego Events
Cotización
RFC CLIENTE CONTACTO FECHA CIUDAD
PORCENTAJE
FORMA DE
TELÉFONO DIRECCIÓN E-MAIL DE
PAGO
DESCUENTO
PRECIO PRECIO
íTEM CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD
UNITARIO TOTAL
NOTA: TOTAL
DESCUENTO
SUBTOTAL
IVA (16%)
VALOR TOTAL
33
Directorio de proveedores
Material Precio Proveedor Datos del proveedor Especificaciones
De 6 de la tarde a 6 de la mañana, capacidad para 400 personas,

10 lámparas fijas decorativas de la explanada al área de baños,
Renta del club de Boulevard Benito Juárez Mz 3, Lt 4 10 lámparas fijas decorativas de la explanada a las palapas,
playa "Latitud" / Bahía de Chahué / 70989 Guirnalda de luces, Reflectores, Baños amplios para mujeres y
Huatulco, Oaxaca hombres [8 baños], una persona de seguridad en la entrada del
5000 Latitud Teléfonos: (958) 105 1600 / (55) club, luces de sonido y equipo de audio.
5645 5934 / e-mail:
Mesas redondas con hotel@laislahuatulco.com /
10 sillas Tiffany 750 c/una Latitud www.laislahuatulco.com
Mesas Cuadradas
con 10 sillas Tiffany 750 c/una Latitud
Sillas Tiffany color chocolate
70 c/unao plata Latitud
Cristalería
Vaso HighBall 5 c/uno
Caballito 4 c/uno
Vaso Old Fashion 7 c/uno
Alquila
Copa Martinera 13 c/uno
events
Copa margarita 13 c/uno CDMX - Querétaro - Puebla -
solutions
Copa de vino tinto 9 c/uno Cuernavaca - Cancún. Tels. (55)
Copa de champagne 13 c/uno 35481583 - (55) 85021556
Copa de vino blanco 9 c/uno
Vajilla y cubiertos
Vajilla [Sopero,
trinche, postre] 21 p/juego
Alquila
Plaqué [Tenedor, CDMX - Querétaro - Puebla -
events
cuchara sopera, Cuernavaca - Cancún. Tels. (55)
solutions
cuchillo, cuchara p/ 35481583 - (55) 85021556
postre] 18 p/juego
Vinos, licores, Bodegas Línea de atención al cliente:
cervezas, etc. 20,000 Aproximadamente Alianza (01 55) 5804-2100
Otros
Refrescos y Hielos 8000 Chedrahui
Costos del menú 32,000
Heriberto Jara # 102, Col. Libertad

Oaxaca, Oax. México.
C.P.
68090sanchezhats@gmail.com
Sombreros
Sombreros 25 c/uno Skype: sanchezhats
Sánchez
Tel. (52) 951 514 3074
whatsapp 951 279 3593
Horario: L - V : 9:00 - 17:00
Sábados: 9:00 - 14:00
UTC/GMT -5
UNIFORMES
Y
BORDADOS
Paliacates 10 c/uno BURU-BURU Alvaro Obregón, Distrito Federal
Y DISEÑOS
SALVATORE
CAMERAZ
Avenida Camelinas # 1844
Segundo Piso Interior 208. Col.
Artesanos
Sopladores de Bosque Camelinas C.P. 58290,
15 c/uno Mich
palma Morelia, Michoacán, México.
México
ventas@juguetesdidacticosdema
deramichmex.com.
Servicios complementarios
Grupo Folk
Tempo de
Grupo folklorico 3000 por 1 Hr la Casa de la Bahías de Huatulco
Cultura de
Banda de viento 5000 por Horas Santa Cruz
Grupos
musicales
Grupo musical 11,500 5 Hrs versatil
Mariachi de Telefono: (951) 52 4 43 41
Mariachi 2,100 por Hora Oro Celular: 95161219
Tels. 57 15 88-49
5773
15 69 32
E - mail :
Piroespecta ventas@pirotecnicos.com.mx
cular info@pirotecnicos.com.mx
Juegos pirotecnicos 3600 c/Bomba
34
Referencias
FORDES. (18 de 08 de 2015). Fordes México. Recuperado el 05 de 06 de 2018, de

https://www.forbes.com.mx/turismo-de-reuniones-un-impulso-mas-para-la-economia-
nacional/
La Voz de Houston and the Houston Chronicle. (2018). Tipos de estrategias de comercialización
de servicios. Obtenido de Estrategias de comercialización :
https://pyme.lavoztx.com/tipos-de-estrategias-de-comercializacin-de-servicios-7240.html
Municipal, H. G. (11 de 05 de 2018). De buen corazón. Recuperado el 05 de 06 de 2018, de

https://huatulco.gob.mx/2017/05/11/impulsa-gobierno-de-huatulco-promocion-turistica/
Sánchez, L. G. (Noviembre de 2006). Escuela de Negocios. Obtenido de El Factor Humano en

la Empresa. Gestión y Administración de Recursos Humanos:
https://cucjonline.com/biblioteca/files/original/2f2fe7d5602fb1d6ef39af539369fcc1.pdf
SECTUR. (s.f.). México consejo de promoción turística. Recuperado el 05 de 06 de 2018, de

http://www.cptm.com.mx/ferias-y-eventos?language=es
WELLS FARGO. (2018). Estrategias de comercialización para pequeñas empresas. Obtenido

de Aprenda cuál las tácticas de comercialización serían convenientes para su empresa.:
https://www.wellsfargo.com/es/financial-education/small-business/sales-strategy/
35

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 Presencia en redes de opinión

 Organizar un equipo de trabajo profesional.

 Brindar eventos de la más alta calidad para la satisfacción de nuestros clientes.

 Recuperar la inversión para así poder ampliar la infraestructura de la empresa.

 Posicionar nuestro servicio de banquetes en las principales ciudades.

 Ser una empresa reconocida a nivel nacional.

 Ser competencia para grandes cadenas y consorcios de banquetes así como

Crear un posicionamiento como la mejor empresa en el destino generando servicios de calidad,

Por lo mismo se creó la siguiente publicidad para Ego! Events:

 Importancia productiva: La empresa necesita obtener resultados

 Sistema tecnológico: Este sistema se refiere a la utilidad de las herramientas

Estos subsistemas permiten mejorar la organización y métodos de trabajo de la empresa

 Liderazgo: Nuestros colabores cuentan con la habilidad de liderar ante cualquier

FECHA NOMBRE DEL EVENTO LUGAR

 Tiene capacidad para 8-10 personas lo que favorece el aprovechamiento de espacio.

Protocolo para invitados:

 Saludar: dado que es un evento formal es imperante reconocer con un apretón de

Siguiendo el protocolo de vestimenta de la aseguradora GNP, se han tomado medidas de

Protocolo y vestimenta para los organizadores:

 Control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia. Control de las

Caso de empresa de creación de eventos "Ego"

Estimación de ingreso y costo por evento

Costo del evento por PAX $ 516.20

A continuación se presenta el despliegue de sueldos del personal.

Gastos totales $ 129,050 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ingresos por evento $ 212,500 $ 212,000 $ 212,001 $ 212,002 $ 212,003

Ganancias por cada socio (Empresa) $ - $ 4,263 $ 6,431 $ 8,382 $ 10,138

Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ingresos por evento $ 212,004 $ 212,005 $ 212,006 $ 212,007 $ 212,008

Evento 11 Evento 12 Evento 13 Evento 14 Evento 15

Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ingresos por evento $ 212,009 $ 212,010 $ 212,011 $ 212,012 $ 212,013

Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ingresos por evento $ 212,014 $ 212,015 $ 212,016 $ 212,017 $ 212,018

Evento 21 Evento 22 Evento 23 Evento 24

Gastos totales $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300 $ 82,300

Ingresos por evento $ 212,019 $ 212,020 $ 212,021 $ 212,022

Ganancias por cada socio (Empresa) $ 23,014 $ 23,307 $ 23,571 $ 23,808