ȘCOALA NAȚIONALĂ DE STUDII POLITICE ȘI ADMINISTRATIVE

FACULTATEA DE COMUNICARE ȘI RELAȚII PUBLICE

MASTERAT MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Monitorizarea proiectelor
- aspecte metodologice

Violeta GRIGORE
MPI, Anul II

7 Martie, 2018
 Monitorizarea proiectelor – aspecte metodologice

Proiectele se aseamănă foarte mult cu jocurile de domino. Fiecare etapă,

respectiv fiecare piesă a jocului este foarte importantă pentru rezultatul final al
proiectului sau al jocului. Dacă o etapă a proiectului este tratată în mod
necorespunzător, acest lucru poate pune în pericol întreg proiectul, iar dacă o piesă a
jocului se prăbușește, ea atrage după sine toate celelalte piese; în cazul jocului de
domino, prăbușirea pieselor generează o imagine; pentru proiecte, în cazul în care
acestea sunt tratate în mod superficial, imaginea generată ar putea fi chiar a eșecului
proiectului. Una dintre etapele proiectului este monitorizarea. Această este într-o strânsă
legătură cu toate celelalte etape, pe care le însoțește pe toată durata proiectului. Dacă
această etapă ar fi cea tratată cu superficialitate sau, în cazul cel mai rău, ignorată, cu
siguranță imaginea finală rezultată prin prăbușirea să ar fi una a eșecului. Însă, dacă
proiectul ar fi monitorizat în mod corespunzător, toate elementele s-ar reconfigura astfel
încât, la final, piesele să cadă în mod armonios și să contureze imaginea unui proiect de
succes.
În cadrul acestui eseu voi analiză monitorizarea având în vedere aspectele
metodologice ale acestui proces, precum și rolul și importanța monitorizării în
managementul proiectelor.
Cezar Scarlat (2003, p. 82) definește monitorizarea drept ,,urmărirea (continuă
sau periodică, după un ritm prestabilit) a modului de implementare a proiectului. Se
monitorizează (urmăresc) un numai modul de realizare a activităților și de obținere a
rezultatelor - respectiv de atingere a obiectivelor, conform indicatorilor - ci și
interacțiunea dintre proiect și mediu, adică: evoluția factorilor externi care influențează
proiectul și impactul proiectului asupra mediului”. Monitorizarea are și rolul de a
semnala posible probleme apărute sau care este foarte posibil să apară. În baza acestei
idei capătă sens și proveniență cuvântului monitorizare din limba latină, unde monere se
traduce prin a avertiza.
Obiectivele monitorizării sunt următoarele: de a compara datele din planul
inițial cu evoluția proiectului în mod real, de a actualiza și revizui planul inițial astfel
încât orice schimare să poată fi încorporată în formă actuală a planificării, dar și de a
oferi informații în baza cărora să se poată lua măsuri corective, în cazul în care
diferențele dintre ce se dorește a se realiza și ceea ce se realiează, în fapt, sunt prea mari.

1
(Hulea, 2011, p. 68) În plus, monitorizarea vizează și analiză rezultatelor parțiale
obținute, analiză consumului de resurse, analiză calității livrabilelor, atingerea
grupurilor țintă și informarea celor interesați. (Dezsy, p. 6)
Monitorizarea implică mai multe entități, dintre care putem aminti finanțatorul
proiectului, persoanele care îl implementează și beneficiarii proiectului. Interacțiunea
dintre aceste entități se realizează și prin intermediul materialelor rezultate din procesul
de monitorizare iar această interacțiune are rolul de a aduce proiectul la formă dorită de
fiecare dintre aceste părți implicate.
Procesul de monitorizare reprezintă, alături de evaluare și audit, instrumente de
managementul proiectului. Diferențele dintre aceste trei procese pot fi analizate pe mai
multe niveluri: în primul rând, monitorizarea este efectuată de managementul intern, în
timp ce evaluarea și auditul presupun entități externe; în al doilea rând, monitorizarea
este un proces continuu, evaluarea este periodică, iar auditul se realizează, de obicei, la
finalul proiectului; există și o diferență de obiective: monitorizarea se referă la analiza
evoluției proiectului pentru a se putea efectua eventuale corecții, evaluarea are în vedere
performanțele, impactul, sustenabilitatea, dar și lecțiile învățate, fiind deci mai strictă și
orientată pe aspecte mai largi, iar auditul verifică legalitatea și regularitatea proiectelor,
fiind mai mult un instrument pentru verificarea respectării obiectivului general al
proiectului. (Dezsy, p. 51) Această descriere comparativă are rolul de a evidenția
caracteristicile monitorizării și de a clarifica și delimita rolul acesteia.
Conform Mariei Magdalena Roșu (2014, p. 62) ,,monitorizarea unui proiect are
drept scop asigurarea tuturor condițiilor necesare atingerii obiectivului. În general,
monitorizarea proiectelor se realizează în reuniuni periodice (zilnice, săptămânale, etc.)
organizate de managerul de proiect cu responsabilii tuturor activităților. Fiecare
responsabil de activitate prezintă stadiul activității respective: ceea ce a fost realizat,
ceea ce rămâne de făcut și modul de încadrare în termenele plaificate.” Reuniunile
descrise drept periodice pot fi stabilite la finalul unor activități sau subactivități sau ori
de câte ori se consideră că proiectul trebuie analizat din prisma îndeplinirii
responsabilităților, iar asta face din monitorizare un proces continuu, după cum am
precizat anterior.
Travor Young susține, în lucrarea Managementul proiectelor de succes (2007,
p. 148) că ,,monitorizarea regulată însoțită de contactul personal demonstrează
preocupare ta pentru succes și reiterează mesajele despre urmărirea noilor riscuri și
anticiparea problemelor viitoare”. Totodată, autorul subliniază și că ,,monitorizarea

2
exagerată poate fi percepută că o ingerință, deci există un echilibru fin între cele două
extreme.” Se înțelege faptul că monitorizarea trebuie să își păstreze proprietatea de a fi
relevantă. Relevanță este unul dintre criteriile monitorizării și se referă la consistența
proiectului în raport cu programul de referință, dar și la păstrarea unei strategii relevante
pentru beneficiari. Alte criterii de monitorizare sunt: fezabilitatea - posibilitatea că
obiectivele să fie atinse; atingerea obiectivelor proiectului - concordanță cu obiectivele
stabilite și cu nevoile beneficiarilor; calitatea managementului de proiect - livrarea
resurselor, încadrarea în timp, respectarea bugetului, dar și a standardelor de informare
în cadrul proiectului; principiile de bună practică - respectarea calității, utilizarea unor
procese, proceduri și instrumente corespunzătoare proiectului.
Într-un proiect, trebuie folosite instrumentele potrivite, în momentele potrivite.
Dintre aceste instrumente amintim: rapoarte de diferite feluri care urmează a fi detaliate
într-un paragram viitor; criterii și standarde de calitate; matricea cadru logic; graficul de
implementare; matricea riscurilor; livrabilele rezultate din implementarea proiectului;
întâlniri de lucru, ședințe de monitorizare progres, interviuri - acestea reprezintă un
instrument foarte potrivit pentru a estima impactul proiectului asupra grupului țintă, dar
și asupra spațiului media; contract - aici pot fi incluse și documentele suport: caiete de
sarcini, anexe sau alte de tip suport. (Dezsy, 2016, pp. 21-22)
Monitorizarea se realizează pe tot parcursul proiectului, dar diferă ca
instrumente folosite și procedura de efectuare în funcție de etapă proiectului în care se
defășoară. Astfel, ,,în funcție de momentul în care sunt redactate de către managerul
proiectului și supuse spre aprobare autorităților respective, rapoartele de monitorizare se
pot clasifică în: raportul preliminar (Inception Report) - la puțîn timp (1-3 luni) de la
lansarea proiectului; rapoarte obișnuite (Regular Reports) - în timpul implementării
proiectului; rapoarte anuale; raportul final - la sfârșitul proiectului.” (Scarlat, 2003, p.
82). La aceste rapoarte se pot adaugă și rapoartele de expertiză tehnico-științifică.
(Savin&Ghitu, 2013, p. 83) Conținutul minim al unui raport tehnic cuprinde: informații
generale, prin intermediul cărora sunt identificate proiectul și organizația; descrierea
activităților efectuate până în momentul monitorizării respective, dar și a rezultatelor
activităților; descrierea abaterilor față de planificarea inițială și a posibilelor măsuri
corective; programul de activități din perioada următoare, conform planificării
actualizate; modul în care sunt alocate resursele umane; problemele care au fost
identificate și modalitățile de soluționare a acestor probleme. (Dezsy, 2016, p. 37)

3
 Unul dintre instrumentele de monitorizare cele mai importante este matricea
riscurilor. Această conține toate datele care se referă la posibilitatea apariției unui risc în
proiect, precum și impactul pe care materializarea riscului l-ar avea. Matricea riscurilor
este un document dinamic, de aceea este vital să se monitorizeze riscurile avute în
vedere la începutul proiectului, dar, dacă este cazul, să se introducă în matrice și alte
riscuri care nu au fost prevăzute inițial și care ar putea afecta într-o manieră
considerabilă proiectul. Despre managementul riscurilor, Nicolae Alexandru Până
(2012, p. 13) afirmă următoarele: ,,Parte integrantă a procesului de management,
managementul riscurilor se prezintă că o acțiune prin care se gestionează riscul și
incertitudinea pe parcursul implementării proiectului. Unicitatea proiectelor reprezintă
cea mai importantă sursă de risc și incertitudine, dat fiind faptul că rezultatele asociate
îndeplinirii obiectivelor inițial dimensionate nu se pot defini cu exactitate încă din etapa
de inițiere a proiectului.” Monitorizarea are în acest caz rolul de a contrabalansa
incertitudinea și de a duce la bun sfârșit proiecte caracterizate, conform definiției, prin
unicitate.
Rezultatele procesului de monitorizare sunt: raportul misiunii de monitorizare
și acțiunile corective - acestea reprezintă rezultatele finale. Raportul de monitorizare
conține: descrierea proiectului, pentru a se cunoaște specificitatea proiectului
monitorizat; contextul și premisele proiectului, presupunând justificarea proiectului,
actorii implicăți și strategia adoptată; stadiul implementării - rezumat, aici fiind incluse
și problemele apărute și lecțiile învățate în urmă soluționării problemelor; modificările
care au avut loc în proiect și impactul acestora, la acest punct încadrându-se și dinamică
riscurilor; progresul înregistrat în atingerea obiectivelor; aspectele financiare, foarte
important a fi monitorízate în cadrul unui proiect; alte informațîi legate de mediul conex
proiectului. (Dezsy, 2016, pp. 39-40)
Profesorul universitar Constantin Opran, subliniază, în cursul Managementul
Proiectelor (2015, p. 63), următoarele: ,,Este util de menţionat că un proces de realizare
cu un succes cert este, de cele mai multe ori, legat de monitorizarea continuă şi eficientă
a proiectului, în care se compară, în permanenţă, prognozele (realizate în faza de
proiectare) cu datele reale, la momentul realizării analizei.” Această
afirmație subliniază unele dintre aspectele care construiesc importanța monitorizării. Se
pot adaugă următoarele argumente: monitorizarea este un proces de management de
natură descriptivă, util în existența permanentă a unui status al proiectului; prin
intermediul monitorizării se identifica probleme și se găsesc soluții; monitorizarea

4
permite o comunicare relevanță și documentată între entitățile proiectului; pentru
managerul de proiect, care conduce și monitorizarea, informațiile rezultatele în urmă
acestui proces sunt un instrument prețios în luarea deciziilor.
Un subiect recent asociat domeniului de managementul proiectului este cel al
Inteligenței Artificiale. Acesta reprezintă și tema lucrării de disertație pe care o realizez
sub coordonarea domnului profesor Constantin Opran. Inteligența Artificială este
definită drept ,,o ramură a științei calculatoarelor care se ocupă cu studiul posibilităților
calculatoarelor de a avea o comportare asemănătoare cu cea omenească” (Rotar, 2007,
p. 10). Cornelia Novac și Vasile Palade (2001, p. 11) consideră că ,,programele cu
inteligență artificială încorporată sunt în primul rând procese simbolice care implică
complexitate, incertitudine și ambiguitate.” Această caracteristici fac ca Inteligența
Artificială să fie foarte potrivită procesului de monitorizare.
De fapt, în managementul proiectelor se folosesc în prezent multe programe cu
funcții care se bazează pe acest tip de inteligență. Sunt folosite programe inteligente în
monitorizarea riscurilor, în managementul timpului, dar și în gestionarea resurselor. De
exemplu, există sisteme expert care identifica faptul că timpul alocat unei activități a
fost depășit, iar utilizatorul acestor sisteme, care este de obicei managerul de proiect,
este atenționat cu privire la problemă și îi sunt oferite soluții alternative de rezolvare.
Un astfel de program este Microsoft Project. Exemplul dat este unul destul de simplu;
există aspecte ale monitorizării mult mai complexe pe care un sistem inteligent le poate
aborda, însă o detaliere în cazul acestui eseu nu ar fi neapărat necesară.
În concluzie, monitorizarea este un proces descriptiv și continuu foarte
important în ciclul de viață al unui proiect. Efectuată de echipa internă a proiectului,
monitorizarea are rolul de a se asigura că total este sub control sau că poate fi corectat
astfel încât proiectul să nu fie afectat, și total fără a face proiectul, cu problemele, stresul
și conflictele inerente, vizibil mediului extern, spre deosebire de evaluare și audit, care
expun problemele proiectului și îl pot afecta chiar într-un mod radical. Se poate spune
deci că monitorizarea pregătește proiectul pentru evaluare și, ulterior, pentru audit,
acestea din urmă fiind instrumente de control, efectuate de entități externe proiectului.
Revenind la comparația pe care am făcut-o în introducerea eseului, dintre un proiect și
un joc de domino, putem spune că ambele necesită un efort ridicat, continuu, organizat,
care trebuie încontinuu monitorizat, dar care, în final, generează rezultate care merită în
totalitate efortul.

5
 BIBLIOGRAFIE

Dezsy, S. (2016) Evaluarea și auditul proiectelor - Curs. București

Hulea, M. (2011) Managementul proiectelor - Note de curs. Cluj: UTCN
Novac, C. & Palade, V. (2001) Inteligență Artificială și Sisteme Expert. București: Editura
Tehnică
Opran, C. (2015) Managementul proiectelor. București: Comunicare.ro
Până, N.A. (2012) Managementul riscurilor proiectelor TIC. Târgoviște: Editura
Bibliotheca
Roșu, M.M. (2014) Managementul proiectelor. București: Editura PRINTECH.
Rotar, D. (2007) Inteligență Artificială. Bacău: Editura Alma Mater
Savin, V. & Ghitu, V (2013) Managementul proiectelor. Monitorizarea și evaluarea
proiectelor. Bălți: Tipografia din Bălți
Scarlat, C. (2003) Managementul proiectelor și resurselor umane. București: Editura Bren
Young, T. (2007) Managementul proiectelor de success. București: Rentrop&Straton