Módulo

1: Introducción a la Gestión de Proyectos

i. Introducción

Tanto organizaciones públicas como las empresas privadas de los distintos sectores económicos se
ven permanentemente enfrentadas a la necesidad de realizar variados proyectos que son vitales
para su desarrollo, para el cumplimiento de su misión y/o para aumentar su competitividad.

Dentro de los proyectos que debe implementar el Ministerio de Salud, están aquellos que
posibilitan la gestión ágil y oportuna de un capital humano de gran dotación, buscando que por su
intermedio se asegure el cumplimiento de la visión y misión que la autoridad y las leyes le han
fijado. Con este objetivo, el MINSAL, a través del Sistema de Información de Recursos Humanos
(SIRH), realiza esfuerzos para modernizar la gestión de remuneraciones, capacitación, bienestar,
asistencia y otros.

Estos esfuerzos se traducen en PROYECTOS. Esto ocurre cada vez que se realizan tareas con
entregables claramente definidos y acotados, encuadrados en un marco presupuestario y plazos
acotados.

Para lograr esto es importante contar con un ESTANDAR DE GESTIÓN DE PROYECTOS, que es el
contenido que veremos en este curso.

MINSAL requiere de profesionales que sean capaces de liderar y/o participar en estos proyectos
con eficacia, asegurando de esta forma, el logro de sus objetivos. La Planificación, Seguimiento y
Control de Proyectos es esencial para la exitosa implementación de proyectos de todo tipo.

Con este curso los participantes comprenderán el entorno en el que se desarrollan los proyectos, y
cuáles son las competencias necesarias para la aplicación de técnicas y herramientas de
planificación, seguimiento y control de proyectos, basados en los estándares formalmente
declarados en su contenido.

ii. Definición Gestión de Proyectos

Antes de continuar, es necesario comprender qué entendemos por Proyecto. Para este curso
utilizaremos como base el programa de Dirección de Proyectos de la organización sin fines de
lucro PMI (Project Managment Institute), específicamente utilizando como guía un documento
llamado “Fundamentos para la Dirección de Proyectos“, más conocido como PMBOK.

En él, se define Proyecto como:

Esta definición considera tres importantes conceptos:
1. Los proyectos son temporales
2. Los proyectos consideran una entrega
3. Un proyecto se elabora gradual y progresivamente

Ahora revisaremos qué significa cada una de estas definiciones propias de los proyectos:

1. Los proyectos son temporales
La naturaleza temporal de los proyectos, supone un principio y un final definidos. El final se
alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina porque sus objetivos no se
cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que le dio origen.

2. Los proyectos consideran una entrega
Un proyecto supone la entrega de un producto, de un resultado o de la generación de la
capacidad de prestar un servicio único y verificable. Esto debe producirse al terminar un proceso,
una fase o un proyecto. A menudo se utiliza el concepto de entrega en relación con un entregable
externo, que está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.

Entonces, ¿qué es un Entregable?
ü Un producto: Un artefacto o un componente de un artefacto, un nuevo componente de
equipo, un nuevo sistema.
ü Un servicio: Una función o una serie de pasos y acciones que requiere un negocio o los
interesados en el proceso de mejora, gestión de abastecimientos, capacidades de apoyo
en línea.
ü Un resultado: Una salida de la ejecución de procesos y actividades de dirección de
proyectos. Los resultados incluyen consecuencias (p.ej., sistemas integrados, procesos
revisados, organización reestructurada, pruebas, personal capacitado, etc.) y documentos
(p.ej., políticas, planes, estudios, procedimientos, especificaciones, informes, etc.).

3. Un proyecto se elabora gradual y progresivamente
Un proyecto es casi como un organismo vivo: muta en el tiempo. Por eso, se puede ir mejorando y
agregando detalles continuamente, en la medida que se cuente con información más detallada y
específica y con estimaciones más precisas, mientras el proyecto avanza. De ese modo se podrá
lograr planes más precisos y completos que sean el resultado de las reiteraciones sucesivas del
proceso de planificación.

iii. Interrogantes a responder en la planificación

Antes de comenzar un proyecto, debes responder a algunas preguntas claves que nos llevarán a
abarcar todos los aspectos necesarios para llevarlo a cabo exitosamente.

QUÉ: Permite establecer los objetivos.
PARA QUÉ: La respuesta a esta pregunta es la justificación del proyecto.
CÓMO: Ayuda a listar las actividades y sus relaciones.
CON QUÉ: Permite identificar los recursos.
DÓNDE: Permite establecer la ubicación física.
CUÁNDO: Permite definir programa (depende de cómo, con qué y dónde).

A QUÉ COSTO: Permite definir costos (depende de cómo, con qué y cuándo). QUIÉN: Permite
asignan las responsabilidades.

A continuación, debes considerar qué equipo de trabajo tienes disponible para desarrollar el
proyecto.

iv. Participantes de los proyectos

Los participantes de los proyectos se componen en dos grupos:
1. jefe de proyecto.
2. Equipo de trabajo.

Revisaremos el rol de cada uno a continuación:

1. Jefe de proyecto
Es la persona asignada para administrar un proyecto específico y de quien se espera cumpla con
los objetivos aprobados de un proyecto, incluyendo su alcance, el presupuesto y el cronograma.

Su rol puede ser un asunto delicado, especialmente cuando no tiene autoridad formal sobre las
personas tiene que dirigir para hacer el trabajo. Tiene la total responsabilidad de planificar,
organizar, integrar, gestionar, dirigir, tomar decisiones, comunicar y crear un clima de apoyo
para el proyecto.

En concreto, el jefe del proyecto:

ü Dirige el proyecto y proporciona un propósito, el rumbo, la dirección y la motivación.
ü Equilibra la calidad, la disponibilidad de recursos, y la gestión de riesgos.
ü Realiza revisiones adecuadas de cronogramas, con el fin de asegurar que el proyecto
sea realista, necesario y bien definido.
ü Determina los cronogramas, planes de recursos y presupuestos necesarios para lograr
los objetivos del proyecto.

Requiere de:
ü Habilidades interpersonales: autocontrol, negociación, empatía, etc.
ü Manejo de herramientas propias de administración general: gestión financiera y contable,
administración de recursos humanos, contratos, riesgos, etc.
ü Comprensión del entorno en que se desarrolla el proyecto: sector público o privado,
minería o ingeniería, en altura o a nivel del mar, en invierno o en verano, etc.
ü Interpretación o apego a normas, cuerpos legales y procedimientos aplicables al sector
económico en que se desarrolla el proyecto.

2. Equipo de trabajo
Son las personas que trabajan con el jefe de proyecto, directa o indirectamente, para completar
las actividades que permitan lograr los objetivos del proyecto. Los miembros del equipo lo pueden
conformar profesionales, técnicos y otros que asumen diferentes roles, necesarios para llevar a
cabo los objetivos del proyecto.

Es muy importante comprender que los proyectos son complejos y se necesita del apoyo de
todo un equipo para llevarlos a cabo. Dicha complejidad se refiere a la cada vez más creciente
cantidad de grupos de interés afectados (positiva o negativamente) y al manejo, motivación y
coordinación de las personas involucradas en los proyectos. Mientras más grupos de interés, es
más complejo el proyecto.

Suele modelarse con la función N*(N-1)/2, siendo N el número de grupos de interés.

Uno de los mayores problemas del jefe de Proyecto es el alineamiento de estos interesados en
función del cumplimiento de los objetivos del proyecto.

v. Características de los proyectos

Son seis las características generales de los proyectos:
1. Los proyectos son únicos, aunque el producto sea el mismo
2. Los proyectos tienen un ciclo de vida
3. Los proyectos producen un cambio
4. Los proyectos tienen una duración definida
5. Los proyectos son multidisciplinarios
6. Los proyectos generan conflictos

Veamos una por una:

1. Los proyectos son únicos, aunque el producto sea el mismo
Debe entenderse que no hay ningún proyecto igual a otro y que las condiciones ambientales y
condiciones de borde de cada proyecto lo marcarán respecto de cualquier otro esfuerzo temporal.

2. Los proyectos tienen un ciclo de vida
Los proyectos tienen, durante su ejecución, una distribución de cargas de trabajo no uniforme, ni
tampoco una distribución normal. El ciclo de vida de los proyectos está modelado por la curva que
se presenta en la siguiente figura y que busca explicar los altos niveles de esfuerzo requeridos en
los proyectos en las etapas posteriores de su ciclo de vida.

Además, el Ciclo de vida del proyecto también se puede entender con el siguiente esquema que
explicaremos a continuación:

Etapas de un proyecto:
1. Iniciador o Patrocinador: Todos los proyectos deben tener un líder que justifique la
necesidad de comenzar uno nuevo, o de reformular uno existente. Este Patrocinador es
quien da las Entradas del Proyecto, es decir, entregará los insumos necesarios para
comenzar a desarrollar uno.

2. Límites del Proyecto: Las tareas de Seguimiento, Control, Planificación y Ejecución son
actividades propias de cada proyecto. Éste debe tener un inicio y un final claro, es decir,
un proyecto exitoso debe terminar en un Producto o Servicio entregable.
3. Registro del Proyecto: Finalmente, todo proyecto debe guardar registros de lo que se
hace. De esta manera, se puede replicar o mejorar si se requiere llevar a cabo un proyecto
similar.

3. Los proyectos producen un cambio
Muchas veces el impacto que genera la puesta en servicio de el o los entregables asociados a un
proyecto son de un impacto tal que requerirá la participación activa de especialistas de áreas
comunicacionales para poder asegurar que estos sean percibidos como positivos por el entorno
del proyecto y por los grupos de interés. Especial atención sobre el usuario de los entregables
asociados al proyecto

4. Los proyectos tienen una duración definida
Esta característica es determinante para explicar que se requieren tipos de liderazgos
especialmente preparados para este tipo de emprendimientos. Esta restricción de tiempo es
sumamente importante, pues se espera que los beneficios que aporten los entregables del
proyecto (producto, servicio o resultado único), superen con creces los costos de mantener el
proyecto dentro de sus límites de tiempo.

5. Los proyectos son multidisciplinarios
Es común encontrar en los equipos de proyectos (con dedicación exclusiva o parcial) a
profesionales de muy distinta índole y que buscan aportar su visión al diseño y concreción de la
solución adoptada. Nace de esta característica la necesidad de contar con una visión integradora
por parte del Jefe de proyecto y su staff más cercano que busque aglutinar en un desarrollo todas
esas visiones.

6. Los proyectos generan conflictos
Es común ver enfrentados a distintos grupos de interés en los términos que se ha planteado la
implementación del proyecto (fase ejecución) o del impacto que sus entregables provocan. Se
requerirá de mucha capacidad de anticipación y manejo de crisis por el Jefe de proyecto para
evitar que estos conflictos impidan que este esfuerzo temporal cumpla con su ciclo de vida.

vi. Las cuatro variables fundamentales de un proyecto

Quizás el aspecto más relevante al desarrollar cualquier tipo de Proyecto es considerar que están
definidos por 4 variables u objetivos fundamentales:

1. Cumplir respecto al Alcance.
2. A la Calidad.
3. Al Tiempo.
4. A los Costos.

Históricamente, en el enfoque tradicional, los proyectos eran dirigidos hacia el cumplimiento de
los objetivos de tiempo, costo y calidad. Sin embargo, con la evolución de las comunicaciones y
las tecnologías, los proyectos están siendo forzados permanentemente a hacer cambios a su
alcance inicial y como consecuencia de ello, se ven afectados el tiempo, los costos y la calidad
asociada al proyecto. Este enfoque moderno exige a los equipos de proyecto un esfuerzo
importante para estabilizar y mantener controladas estas cuatro restricciones.

Para entender más claramente las cuatro variables claves, revisaremos sus definiciones:

1. Alcance
El alcance consiste en el cumplimiento de la totalidad (o de un porcentaje mínimo pactado de
cumplimiento) de los entregables acordados entre las partes del proyecto (mandante o cliente y
contratista o implementador). Estos deben ser declarados formalmente en un contrato o
documento que permita la oficialización de los acuerdos.

2. Calidad
Todo proyecto debe, además de dar cumplimiento al alcance acordado, hacerlo con los
estándares mínimos de calidad definidos en la formulación de requerimientos, tanto para los
entregables propiamente tal, como para los procesos a ejecutar durante el proyecto.

Los cambios a los requerimientos (alcance) suelen estar asociados a modificaciones al
desempeño de los entregables (se entiende por desempeño a la suma del alcance y la calidad de
los entregables). La gestión de los cambios al proyecto normalmente afecta a los parámetros u
objetivos asociados al esfuerzo temporal (tiempo y costos)

3. Tiempo
Dado el carácter de esfuerzo temporal, los proyectos deben planificarse dentro de un plazo
(tiempo) y será preocupación permanente del equipo del proyecto mantener controlado este
parámetro para el alcance acordado.

4. Costos
Igualmente, todo proyecto estará sometido siempre a un marco presupuestario (costos) que lo
regula y su cumplimiento debe entenderse como un objetivo del proyecto.

Si se hacen cambios al proyecto (aumentos o disminuciones al alcance y/o trabajos
extraordinarios o no pactados) pueden llegar a modificarse los plazos de ejecución de los
proyectos y los costos asociados. De lo anterior se desprende la necesidad de implementar en los
proyectos un sistema de gestión de cambios que permita registrar las modificaciones solicitadas,
de forma que se planifiquen y ejecuten aquellos que estén debidamente acordados.

vii. Resumen del módulo

1. Proyecto se define como: “Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único (entregables del proyecto)”

2. Antes de comenzar un proyecto, debes responder a algunas preguntas claves: Qué quiero hacer,
para qué, cómo, con qué, dónde, cuándo, a qué costo.

3. El Jefe de proyecto tiene un importante rol, ya que no sólo coordina y dirige, sino que también
debe motivar y ser un líder frente a su equipo.

4. Los proyectos tienen seis características que los hacen complejos: Son únicos, aunque el
producto sea el mismo. Tienen un ciclo de vida. Producen un cambio. Tienen una duración
definida. Son multidisciplinarios. Y generalmente generan conflictos.

5. Quizás el aspecto más relevante al desarrollar cualquier tipo de Proyecto es considerar que
están restringidos por 4 variables u objetivos fundamentales: Alcance, Calidad, Tiempo y Costos.
Esto lo veremos continuamente a lo largo del curso.

En el próximo Módulo conoceremos un poco más del Estándar para la Elaboración de Proyectos
utilizado en este curso.