Universidade Eduardo Mondlane

Escola de Comunicação e Artes

Departamento de Ciências de Informação
Gestão de Documentos

Cacilda António
Edmilson Valoi
Emília Seneta
Leila Alzira
Paulina Beira

Maputo, 24 de Maio de 2018

Introdução

O presente trabalho apresenta os resultados da vista feita ao Centro de Documentação e

Informação de Moçambique abreviadamente designado (CEDIMO) a 22 de Maio do
presente ano. O CEDIMO é uma instituição publica sedeada e subordinada ao Ministério
da Administração Estatal e Função Pública. A sua missão1 é organizar, desenvolver e
assegurar a gestão da documentação e arquivos do Estado e divulgar informação de
interesse na administração publica. Durante a visita fomos recebidos e atendidos pêlos
representantes do serviço de documentação e arquivo que respondem pêlos nomes de
Maria Buramo, Demicelio Massango, Marta Maposse e Valeria Pereira.

Objectivos

O CEDIMO na categoria de instituição pública que para alem de orientar as demais

instituições da administração publica no desenho e implementação de programas de
gestão de documentos efectua ou devia efectuar a gestão dos seus próprios documentos.
E objectivo deste trabalho, entender como é procedida a gestão de documentos feita por
essa instituição.

Metodologia

Para a consecução deste trabalho foi elaborado um questionário baseado meramente na

obra da Marilena Paes (Arquivo teoria e pratica), e para obter respostas do questionário
tivemos uma conversa com quatro funcionários do CEDIMO que respondem pélo serviço
de documentação e arquivo, onde foram colocadas as questões e abertamente discutidas.
Em virtude disso, o trabalho é de caracter bibliográfico e qualitativo.

1
www.cedimo.gov.mz
 1. Programa de gestão de documentos
1.1.Como é que o CEDIMO faz a gestão dos seus documentos?

Quando questionados se o CEDIMO efectuava a gestão seus documentos, os

funcionários com os quais conversamos mostraram familiaridade com alguns
procedimentos da gestão de documentos, mas não possuíam profundo conhecimento
sobre esse assunto, o que nos levou a explicar o que viesse a ser Gestão de
Documentos. Depois da explicação, responderam-nos que a instituição em causa
efectua alguns procedimentos da gestão de documentos, tais como classificação dos
documentos logo apos a sua produção ou recebimento e outros, porem, procedimentos
como avaliação de documentos e outros ficam a mercê da Comissão Nacional de
Avaliação de Documentos2. Explicaram nos ainda que cada sector constitui o seu
arquivo e tem a plena responsabilidade sobre ele, pôs, os documentos, em nenhum
momento são recolhidos para um deposito onde constituirão um arquivo intermediário
e/ou permanente da instituição. São apontadas como causa deste cenário a
indisponibilidade financeira por que passa actualmente a instituição.

1.2.Posição do arquivo na estrutura orgânica da instituição

Questionados sobre a posição do arquivo na estrutura orgânica da instituição,

explicaram-nos que não existe uma direcção ou departamento de arquivo que
responda unicamente pélo o arquivo na estrutura orgânica da instituição, este é um
tutelado por um serviço de documentação e arquivo, é preconizado no artigo 13 da
resolução 20/2017 de 15 de Novembro. Verifica-se neste cenário uma excessiva
descentralização, o que é caracterizado por PAES (1998) como nocivo a gestão de
documentos.

“Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização

rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos
iguais ou ainda piores”

Mais agravante ainda é a dificuldade apresentada péla instituição na constituição de um

arquivo intermediário que como se ilustra na obra da Marilena Paes, ainda que o arquivo
corrente de uma instituição obedeça a um sistema centralizado ou descentralizado, é

2
Diploma ministerial n° 36/2010 de 16 de Fevereiro
obrigatório que o seu arquivo intermediário seja centralizado, não obstante a esse facto,
o deposito do arquivo intermediário não precisa ser único e não se deve entender esse
fenómeno como uma descentralização.

2. Fluxo da informação na instituição

2.1.Actividades de protocolo

A informação que recebida ou expedida pélo CEDIMO passa péla secretaria geral,
onde são feitos os primeiros procedimentos arquivísticos (registro e classificação). O
registo dos documentos recebidos é feito em um livro de protocolo, onde são
descriminadas a procedência, proveniência e o assunto do documento. Infelizmente o
controle da distribuição dada ao documento não apresenta tanto rigor, devido a
inexistência de um instrumento de controlo da mesma. Sobre está temática, Marilene
recomenda o serviço de protocolo

Em relação a este assunto ficamos a saber que o CEDIMO como uma instituição de
âmbito nacional, ela não possui nenhuma representação ao nível das províncias,
distritos ou municípios. O seu trabalho e levado ate essas esferas socias pélas
secretarias províncias, municipais…

3. Recursos Humanos

Os Recurso Humanos do CEDIMO contam com profissionais formados em diversas

áreas de actuação, tomamos conhecimento de que o CEDIMO já contou ate com um
legislador em seus RH. Dos profissionais que actuam no serviço de arquivo, nenhum
deles tem formação superior em Arquivística, são profissionais formados em Historia
ou áreas afins actuando no arquivo.

4. Considerações finais
Como ilustra ROUSSEAU (1998) qualquer instituição, independentemente da sua
dimensão, missão ou esfera de actividade tem necessidade de recursos para existir,
funcionar e desenvolver, a informação constitui uma mercadoria tão vital para
empresa como recursos humanos, matérias ou financeiros, sem os quais ela não
conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informação deve ser gerida
eficazmente, o que necessita, como corolário, de um reconhecimento oficial da
instituição, e até de uma formalização estrutural que vá tão longe quanto a que é
geralmente concedida aos outros recursos.”
E crítica a situação arquivística da instituição que superentende a gestão documental
e da nossa administração pública, dado que não foi possível identificar nesta o
reconhecimento da informação como recurso estratégico para o desenvolvimento de
suas actividades. O CEDIMO, como uma instituição voltada a orientar as demais
instituições da administração publica e privada no desenho de programas de gestão
de documentos, devia no mínimo possuir um arquivo coerentemente organizado. Ao
invés de um serviço de arquivo, devia reunir condições que efectivassem a
composição de um departamento do arquivo na sua estrutura orgânica e contar com
palomemos um arquivista em seus recursos humanos que fizesse o desenho,
implementação e acompanhamento de um programa de gestão de documentos capaz
de constituir um arquivo comum a toda instituição e que reflectisse a estrutura
orgânica e que constituísse a memoria da mesma. Em meio situação arquivística
actual do CEDIMO, a questão que se coloca é:

A que estado ‘dirigira nessas condições as demais instituições da administração

pública? Qual será a situação dos arquivos da nossa administração pública
futuramente?

São varias as questões que podem aqui ser levantadas, mas não compete a este
trabalho responder a tais questionamentos.