Anexo M Iu Sop 06 01 S

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO
IU-SOP-06-01
Y CONTROL DE DOCUMENTOS
PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA
Vigencia: 22-11-09 OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE
Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INFORMACIÓN INTERNA
Guía Para la Elaboración,

Manejo y Control de
Documentos
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Este documento impreso se considera copia no controlada
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO
IU-SOP-06-01
Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Tabla de contenido
CARACTERISTICAS........................................................................................................................................................................... 3
GLOSARIO....................................................................................................................................................................................... 3
1.1 OBJETIVO........................................................................................................................................................................... 4
1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 4
2 RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................................................................................................ 4
3 DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................................................................... 4
4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (DOCUMENTOS INTERNOS) ................................................................................................... 5
5 CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................................... 7
5.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................................. 7

5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión ...................................................................................................................... 7
5.1.2 Codificación de procedimientos ............................................................................................................................... 7
5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario .................................................................................................................... 8
5.1.4 Codificación de Formatos de Registro ...................................................................................................................... 9
5.2 INVENTARIO DE DOCUMENTOS................................................................................................................................................ 9

5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento ............................................................................................................... 9
5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario ................................................................................ 10
5.3 CAMBIOS E INCLUSIONES EN LOS DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 10
5.4 CONTROL DE CAMBIOS Y REVISIONES...................................................................................................................................... 11
5.5 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................................................................................... 11
6 RECOMENDACIONES DE CONTENIDO................................................................................................................................ 12
6.1 RÓTULO O ENCABEZADO ...................................................................................................................................................... 12

6.2 ¿CUÁNDO DOCUMENTAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y CUÁNDO UN INSTRUCTIVO DE USUARIO?................................................... 13
6.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO......................................................................................................................... 14
6.3.1 Diagramación de procedimientos .......................................................................................................................... 15
6.4 ESTRUCTURA DEL INSTRUCTIVO DE USUARIO ............................................................................................................................ 15
6.4.1 ..................................................................................................................................................................................... 15
CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS ................................................................................................................. 17
Página 2 de 18
DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
IU-SOP-06-01
USUARIO
CARACTERISTICAS
OBJETO Explicar la estructura documental de la empresa.
Este instructivo aplica para la administración de los documentos de la cadena de valor de Leasing
ALCANCE
Bolívar.
DUEÑO  Todos los Jefes de las Áreas y Dueños de Procesos
SOFTWARE Y
N/A
HARDWARE
GLOSARIO
Actividad: Es una acción que se requiere a través de una secuencia para genera un determinado resultado.
Copia controlada: Documento identificado para asegurar que se utilizarán solo copias actualizadas.
Copia no controlada: Documento sobre el que no se puede asegurar que se trata de una versión actualizada.
Documento: Conjunto de información que indica algo. Puede encontrarse impreso, en medio magnético o una
combinación de los dos.
Documento Externo: Aquel que no proviene de Leasing Bolívar, se genera en otras entidades y apoyan la operación.
Documento Interno: Se genera al interior de la organización para definir y controlar adecuadamente su
operación.
Formato: Documento con espacios en blanco para ser diligenciados.
Instructivo: Documento que describe en detalle el que y el como de una actividad o proceso específico, puede
utilizarse también para describir como diligenciar un formato o registro y analizar la información consignada en los
mismos. Cuando se trata de interacción con un sistema de información este documento describe de manera
secuencial los pasos a seguir para la operación sobre dicho sistema de información.
Manual de procedimiento: documento que especifica la forma de llevar a cabo un proceso.
Política Estratégica: “Se entiende por política el objetivo que se desea alcanzar y los medios que se van a utilizar para
lograrlo”1.
Proceso: Un proceso es un “Sistema interrelacionado de causas que entregan salidas, resultados, bienes o servicios a
unos clientes que los demandan, transformando entradas o insumos suministrados por unos proveedores y
“agregando valor a la transformación” 2.
Tarea: es una acción muy particular y detallada del proceso
Registro: Tipo de documento que presenta resultados o evidencia que una actividad, operación o proceso se ha
llevado a cabo.
1
MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de proyectos. 1ra Ed. Bogotá: Alfaomega, 2001.
2
MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de proyectos. 1ra Ed. Bogotá: Alfaomega, 2001.
DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 3 de 18
IU-SOP-06-01
USUARIO
1 Objetivo
Establecer los lineamientos generales para la elaboración, presentación, codificación, control, distribución,
revisión, actualización y conservación de documentos en Leasing Bolívar.
1.1 Alcance
Este documento aplica a los documentos externos e internos y registros digitales o impresos de la empresa.
2 Recomendaciones generales
Para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos controlados de Leasing Bolívar. Se deben tener en
cuenta las siguientes recomendaciones:
 Antes de crear un documento interno sea formato, reporte, informe, manual, instructivo etc., el Usuario
debe analizar previamente su pertinencia, así como, el valor que agrega a la operación y al cliente,
evitando la innecesaria documentación de actividades.
 Guardar una estructura y orden coherente con el tipo de documento, tratando hacer la redacción lo más clara
posible.
 Se deben desarrollar los documentos en lenguaje sencillo y de única interpretación.
 La terminología, conceptualización y unidades de medida utilizadas deben ser consistentes durante todo el
documento.
 Se debe seguir en lo posible, el SI (Sistema Internacional) en el uso de unidades de medida.
 Los documentos deben ser conocidos por las personas involucradas en los procesos que describan o en los que
intervengan.
 Los documentos que se mantienen en medio magnético deben ser protegidos contra acceso y modificaciones no
autorizadas. Se debe asegurar que estos poseen una copia de respaldo.
Es recomendable revisar los documentos cuando ocurran entre otros los siguientes eventos: cambio ó mejoras
de procesos o procedimientos, cambio en reglamentaciones legales, cambio en políticas y directrices de la
compañía, mejores prácticas de operación, actualización en la tecnología ó sistemas de la organización y cambio
en la estructura organizacional.
En los manuales de procedimientos en ocasiones se mencionan registros, instructivos de usuario o manuales de

gestión que son un tipo de documento interno, es responsabilidad del usuario, revisar la concordancia de los
documentos mencionados en los procedimientos con el inventario.
3 DOCUMENTOS EXTERNOS
Dado que provienen de entidades externas, la codificación de los documentos externos no es obligatoria, estos
documentos se codificaran como anexos cuando esto sea solicitado por el responsable del documento:

IU-SOP-06-01
USUARIO
A C O L 0 9
Letra que Tres letras Número

identifica el que consecutivo
tipo de identifican el de dos dígitos
documento macroproceso que identifica
al anexo
•Tipo de Documento: Anexo (A)

•Macroproceso: Colocación (FIN)
•Anexo: Título de Capitalización (03)
Se identificarán y se controlará su distribución bajo la supervisión del responsable del área quien con base en su
formación, experiencia y requerimientos se encargará de definir a quien y cuando se divulga, así como, los
parámetros de actualización.
Es responsabilidad de los jefes de área mantener informada a la Organización sobre los cambios en documentos
externos que puedan afectarla a fin de mantener actualizado el inventario de anexos.
4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (Documentos Internos)

Para facilitar la comprensión sobre la administración y control de documentos internos, se ha definido una
estructura documental, que responde a la jerarquía de los mismos dentro de la organización y permite
establecer criterios adaptados al tipo de documento y la experiencia con los mismos.

IU-SOP-06-01
USUARIO
De acuerdo con la estructura documental, se realizó la descripción de Tipos de documentos para establecer con
claridad los documentos existentes en la compañía, así como el control de los mismos. Otro tipo de documentos
que las áreas requieran para el desarrollo de sus operaciones y no se encuentren en éste, serán controlados por
ellas a través de la fecha.
Tipo de
Documento Descripción
documento
- Estatutos
En estos documentos se encuentran registradas las principales
- Código de
directrices que rigen a la compañía
buen gobierno
Nivel
En los manuales de gestión se plasman las políticas y objetivos de
Estratégico
Manuales de los sistemas de gestión de la compañía. (ejemplo: manual SARO,
MG
Gestión manual SARLAFT, manual de políticas de seguridad de la
información, manual de políticas de recursos humanos)
En los manuales de procedimiento se describen las actividades que
tipifican la operación en términos de los recursos que involucra
Manual de (quien, qué, cómo).
MP
procedimiento
Nivel Los manuales de procedimientos describen procesos: En leasing un
táctico ejemplo de proceso sería el proceso de desembolso de contratos
En el manual de Funciones se identifica la siguiente información de
Manual de los cargos de la compañía: el objetivo del cargo, las funciones y
MF
Funciones responsabilidades, competencias requeridas, autoridad y
condiciones de trabajo
En este documento se describe en detalle el que y el como de una
actividad específica dentro de un proceso, puede utilizarse también
para describir como diligenciar un formato o registro y analizar la
información consignada en los mismos.
Instructivo de
IU Cuando se trata de interacción con un sistema de información este
Usuario
Nivel documento describe de manera secuencial los pasos a seguir para
Operativo la operación sobre dicho sistema de información.
Los instructivos de usuarios describen actividades: En leasing un

ejemplo de Actividad sería Causar una factura.
Documento con espacios en blanco para ser diligenciados, que
Formato de
FR presenta resultados o evidencia que una actividad, operación o
registro
proceso se ha llevado a cabo.

IU-SOP-06-01
USUARIO
5 Control de Documentos
5.1 Codificación de Documentos
Para controlar y conservar la alineación a la estructura de procesos de la organización, se han codificado los
Manuales de Gestión, Manuales de Procedimiento, Instructivos de Usuario y Formatos de registro, de acuerdo
con los conceptos definidos por la Compañía, así:
5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión

Los manuales de gestión de la compañía se codifican identificando el tipo de documento y usando un
consecutivo para identificar el manual:
M G 0 1
Dos letras que Número

identifican el consecutivo
tipo de de dos dígitos
documento que identifica
el manual
•Tipo de Documento: Manual de Gestión (MG)

•Manual: Manual SARO (01)
5.1.2 Codificación de procedimientos

En Leasing Bolívar S.A. la elaboración y estructuración de los procesos se fundamenta en la cadena de valor de
Porter. Ésta permite categorizar las actividades que los conforman, en aquellas que generan o aportan valor a la
organización y aquellas que son de soporte. El trabajar bajo el esquema descrito genera una ventaja competitiva
para la Compañía debido a que maximiza la creación de valor a la vez que disminuye los costos.
A continuación se presenta la clasificación de cada uno de los procesos que conforman la empresa:
Según la cadena de valor en los macroprocesos de financiación, colocación y planeación estratégica se

encuentran los procesos misionales, es decir aquellos que generan valor y permiten cumplir con las expectativas
IU-SOP-06-01
USUARIO
del cliente externo. En el macroproceso de soporte se encuentran aquellos procesos que le permiten a Leasing
Bolívar S.A. operar de forma adecuada, satisfacer las necesidades del cliente interno y cumplir con las exigencias
de las entidades de control.
La siguiente es la estructura completa del inventario de procesos:
Según esta estructura se codifica cada uno de los procedimientos como se indica a continuación:
M P C O L 0 1 0 1 0 2
Dos letras que Tres letras Número Número Número

identifican el que consecutivo consecutivo consecutivo
tipo de identifican el de dos dígitos de dos dígitos de dos dígitos
documento macroproceso para el para el para el
proceso subproceso procedimiento
•Tipo de Documento: Manual de Procedimiento (MP)

•Macroproceso: Colocaciones (COL)
•Proceso: Gestión Comercial y de Mercadeo (01)
•Subproceso: Consecusión de Negocios (01)
•Procedimiento: Visita Comercial al Cliente (02)
5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario

Los instructivos de usuario de la compañía se codifican usando la estructura de la cadena de valor definida para los
procesos de la compañía, así:

IU-SOP-06-01
USUARIO
I U S O P 0 5 0 4
Dos letras que Tres letras Número Número

identifican el que consecutivo consecutivo
tipo de identifican el de dos dígitos de dos dígitos
documento macroproceso para el que identifica
proceso al instructivo
•Tipo de Documento: Instructivo de Usuario (IU)

•Macroproceso: Soporte (SOP)
•Proceso: Gestión Legal y Cumplimiento Normativo(05)
•Instructivo: Trasmisión de informe de tasas diarias(04)
5.1.4 Codificación de Formatos de Registro

Los Formatos de registro de la compañía se codifican usando la estructura de la cadena de valor definida para los procesos
de la compañía, así:
F R F I N 0 2 1 2
Dos letras que Tres letras Número Número

identifican el que consecutivo consecutivo
tipo de identifican el de dos dígitos de dos dígitos
documento macroproceso para el que identifica
proceso el formato
•Tipo de Documento: Formato de Registro (FR)

•Macroproceso: Financiación (FIN)
•Proceso: Captación en el mercado (02)
•Formato: Orden de Operación(12)
5.2 Inventario de Documentos

Los Manuales de Procedimientos, Instructivos de Usuario y Formatos de Registro serán controlados por el Área
de Riesgo Operativo quien garantizará que en la página de Intranet se encuentre la última versión y la
codificación correcta, mediante un inventario de los mismos tal y como se muestra continuación:
5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento
Fecha Dueño del

N° Macroproceso Proceso Subproceso Procedimiento Codificación Estado Diagrama Versión Observación Área
versión proceso
Servicio al Atención a Manejo de quejas Jefe de
108 Colocaciones MP-COL-06-01-01 Validado Si 3 21-Sep-09 Cartera
Cliente clientes y reclamos Cartera
 N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

 Macroproceso: en esta columna se indica el macroproceso al que pertenece el procedimiento
 Subproceso: en esta columna se indica el subproceso al que pertenece el procedimiento
 Procedimiento: en esta columna se indica el procedimiento descrito en el manual.

IU-SOP-06-01
USUARIO
 Codificación: en esta columna se indica el código del documento

 Estado: en esta columna se indica estado del documento, los posibles estados son:
El procedimiento fue aprobado por el Dueño del Proceso y se encuentra publicado en la
Validado
Intranet
El procedimiento ya se encuentra terminado y listo para validación, o esta en proceso de

Documentado
validación por parte del Dueño del Proceso.
El procedimiento fue eliminado por estar incluido en otro proceso o por petición del
Eliminado
dueño de proceso
 Diagrama: en esta columna se indica si el procedimiento cuenta con un diagrama actualizado
 Versión: en esta columna se indica la versión en que se encuentra el procedimiento.
 Fecha Versión: en esta columna se indica la fecha en que fue aprobada por el dueño de proceso la
última versión del procedimiento.
 Observación: En esta columna se plasman observaciones respecto al documento, cuando el
procedimiento es eliminado se debe plasmanr el motivo de su eliminación.
 Área: En esta columna se indica el área responsable del documento.
 Dueño del proceso: En esta columna se indica el cargo del duño del procedimiento descrito.
5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario
N° Macroproceso Procesos Título Codificación Descripción Responsable Versión
Gestión comercial y de Instructivo formato de vinculación

Colocación IU-COL-01-01 01
1 mercadeo clientes de colocaciones
Gestión comercial y de Instructivo de usuario módulo de Instructivo creado por sistemas Departamento
2 Colocación mercadeo administración de ventas
IU-COL-01-02
para el módulo SAP comercial
01
 N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

 Macroproceso: en esta columna se indica el macroproceso al que pertenece el procedimiento
 Subproceso: en esta columna se indica el subproceso al que pertenece el procedimiento
 Título: en esta columna se indica el título del documento.
 Codificación: en esta columna se indica el código del documento
 Descripción: Se recomienda hacer una breve descripción del contenido del documento.
 Responsable: En esta columna se indica el área responsable por el documento
 Versión: en esta columna se indica la versión en que se encuentra el documento.
La responsabilidad de la calidad de los registros de los sistemas transaccionales es de los usuarios a través de los
medios que más convengan a su actividad. El control de los mismos, se ejercerá de manera centralizada a través
del área de sistemas, sin requerirse la mención de éstos en el inventario de registros.
5.3 Cambios e Inclusiones en los Documentos

Para la emisión de los diferentes documentos que se administran en la compañía, se establecen como
responsables los dueños de los procesos donde se encuentren involucrados los documentos.

IU-SOP-06-01
USUARIO
Cuando el usuario considere conveniente la revisión de un documento debe solicitarlo al área de Riesgo
Operativo quien es la encargada de almacenar los archivos de los documentos que están publicados en la
intranet y de facilitarlos para su modificación o en el caso de los procedimientos hacer las actualizaciones
pertinentes.
Se recomienda identificar los cambios hechos antes de la publicación con color rojo. Esto con el fin de asegurar
que el área de Riesgo Operativo se entere de las modificaciones realizadas.
Antes de su emisión, los procedimientos deben ser revisados por el Área de Riesgo Operativo para asegurar la
claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiadas. El área de Riesgo operativo es la responsable del control
de los inventarios de documentos.
Es responsabilidad del dueño de proceso aprobar los cambios hechos a los procedimientos mediante la firma del
ANEXO 1 “FR-SOP-06-01 Historial de Procedimiento”.
5.4 Control de Cambios y Revisiones

La organización definió que para controlar las modificaciones a los Procedimientos se incluirá una tabla en la cual
se identifican las versiones, las fechas, las descripciones de las revisiones o cambios, quien elaboró y aprobó los
cambios del documento. Tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:
Ilustración 1 Ejemplo de control de documento e historia de cambios
Considerando que las áreas tienen algunos documentos bajo su control, son ellas quienes deben analizar la
pertinencia de disponer de la tabla en sus documentos.
5.5 Distribución de los documentos
Los documentos pertenecientes a la estructura documental de LEASING BOLIVAR S.A. se encuentran publicados en la
INTRANET de la empresa en la de acuerdo a las siguientes rutas:
Tipo de
Documento Ruta
documento
 Pestaña: noticias
- Código de buen gobierno
 Código del buen gobierno
 Pestaña: procesos
MG Manuales de Gestión
 Pestaña: referente al manual
MP Manual de procedimiento  Pestaña: procesos

IU-SOP-06-01
USUARIO
 En cada Macroproceso
 En cada Proceso
IU Instructivo de Usuario  En cada Macroproceso
 En cada Proceso
 En cada Macroproceso
FR Formato de registro
 En cada Proceso
 Pestaña: Formatos de registro
Una vez un documento esta listo para su distribución, la copia es almacenada en una carpeta del servidor con
acceso limitado, igualmente una copia es publicada en la Intranet para facilitar la consulta de los miembros de la
organización.
El dueño del proceso debe dar a conocer a los a los interesados, los documentos vigentes. Igualmente debe exigir
su aplicación y cumplimiento permanente por parte de las personas a quienes compete.
Las áreas responsables de documentos diferentes a Manuales de Gestión, Procedimientos, formatos de registro
e instructivos deben establecer la metodología de almacenamiento, descarte y destrucción, así como garantizar
su distribución, estableciendo una fecha que permita verificar su vigencia, para que no se utilicen copias
obsoletas.
6 RECOMENDACIONES DE CONTENIDO
6.1 Rótulo o encabezado
NOTA IMPORTANTE:
Es obligatorio que los documentos que se encuentran codificados (manuales de gestión, instructivos de usuario,
manuales de proceso y formatos de registro) tengan como mínimo el código de identificación ubicado en la
esquina superior izquierda del documento.
Los documentos que contengan información clasificada (Información Confidencial, Información Interna) deben
especificar la clasificación de la información el la esquina superior izquierda.
Los manuales de gestión, manuales de procedimiento e instructivos de usuario deben tener un encabezado con
los siguientes elementos:

IU-SOP-06-01
USUARIO
Código Título Logotipo
TRANSMISIÓN DE INFORME DE TASAS

IU-SOP-05-04
DIARIAS
PERTENECE AL PROCESO DE GESTIÓN LEGAL Y
Vigencia: 20-08-09 CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Control de Identificación Clasificación

versión
Ilustración 2 Ejemplo del encabezado
A continuación se explican en más detalle cada uno de los campos del encabezado:
 Código: Esta casilla determina el código del documento, asignado por el departamento de Riesgo Operativo.
 Título: Se redacta el nombre del documento en forma breve y clara.
 Logotipo: Se coloca el logo de la empresa, en este caso el de LEASING BOLIVAR S.A.
 Control de versión
o Versión: De acuerdo al número de modificaciones que presente el documento se coloca el consecutivo, si
es la primera vez que se revisa se coloca el 01, la segunda 02 y así sucesivamente.
o Vigencia: Se coloca la fecha de aprobación del documento de la respectiva versión.
 Identificación: Se nombra proceso al cual pertenece el documento.

 Clasificación: Se especifica el tipo de información que contiene el documento cuando esta es información
clasificada (información confidencial, información interna)
6.2 ¿Cuándo documentar un manual de procedimiento y cuándo un instructivo de usuario?
Se debe diferenciar qué se considera un proceso, y qué no se considera como tal, para así definir cual es la
documentación apropiada en cada caso:
SI es un proceso NO es un proceso
PROCESO NO ES PROCESO:
Conjunto de fases o etapas secuenciales e Una Actividad especifica que haga parte de un proceso. (por
interdependientes que agregan valor a unos elementos ejemplo pasos específicos en el sistema)
de entrada para suministrar un resultado a un usuario En leasing un ejemplo de Actividad sería: Causar una factura
externo o interno.
Una tarea especifica del es una acción muy particular y
detallada del proceso:
En leasing un ejemplo de Actividad sería: Ordenar un listado
de clientes, Buscar la cuenta correspondiente a una causación
en un listado o hacer clic en un determinado campo.
En la documentación del proceso (manual de Normalmente las cosas que no son procesos se documentan en
IU-SOP-06-01
USUARIO
procedimiento) se describe: instructivos de usuario cuando es necesario:

 el qué
 La secuencia de actividades En leasing un ejemplo de un instructivo sería: Como hacer la
 A quién corresponde el desarrollo de la causación de una factura en el sistema siglease, como
actividad diligenciar el formato de vinculación de proveedores, como
 involucrando el alcance, las normas y los armar una carpeta comercial.
elementos técnicos
En leasing un ejemplo de manual de procedimiento

sería:
El proceso de desembolso de contratos
6.3 Estructura del manual de procedimiento

La siguiente es la estructura del manual de procedimiento:
 Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:
o Objetivo: Se debe especificar para que se va a usar o cuál es la necesidad que cubrirá documento,
Establecer el resultado o producto que se obtiene al aplicar el procedimiento. Recuerde que los objetivos
siempre empiezan en un verbo en infinitivo.
o Alcance: Se debe especificar cuáles son los límites del documento en cuanto a las fases (donde comienza
y donde termina).
o Dueño: Se identifica las áreas, los cargos y responsables de cumplir, realizar y mejorar el Documento.
o Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del

proceso.
 Identificación de los límites del proceso:

o Proveedores: proveen los recursos necesarios para poder llevar a cabo el proceso
o Entradas: Recursos dados por loe proveedores
o Clientes: Beneficiarios del proceso
o Salidas: Resultado final del proceso
 Descripción de detallada del proceso: Se registran en forma secuencial cada una de las actividades que
componen el proceso, discriminando todas las variables y alternativas que se presentan, es decir,
documentando todas las alternativos y posibles decisiones que se presenten en el procedimiento.
 Políticas Específicas: Se registran las políticas que aplican específicamente al procedimiento descrito y el
responsable de cumplir la política o hacer cumplir la política.
 Glosario: Se listan los términos con sus respectivas definiciones y las equivalencias de vocablos que se
emplean en el documento y que se consideren importantes o convenientes incluir para una mejor
interpretación del mismo. Este es opcional.

IU-SOP-06-01
USUARIO
 Documentos relacionados: Se relacionan documentos que se utilizan en el proceso identificando el

código (cuando aplique); se realiza una breve descripción y se determina la ubicación final de este.
 Control del documento e historia de cambios:
Ejemplo de control de documento e historia de cambios
6.3.1 Diagramación de procedimientos

Los procedimientos de Leasing Bolívar S.A. además de estar documentados con los lineamientos antes
mencionados son diagramados utilizando el diagrama de flujo de funciones cruzadas, en donde se especifica el
cargo de la persona que ejecuta cada tarea y se utilizan los siguientes símbolos:
Operación o actividad Guardar en la Base de Datos

Inicio
Decisión Inicio de Procedimiento
Fin
Referencia a otro Fin de Procedimiento
procedimiento
Salto de página
Archivar
Generación de Documento
Los pasos del diagrama deben coincidir con los pasos del procedimiento.
6.4 Estructura del Instructivo de Usuario

La siguiente es la estructura del Instructivo de Usuario:
 Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:
o Objetivo: Se debe especificar para que se va a usar o cuál es la necesidad que cubrirá documento,
Establecer el resultado o producto que se obtiene al aplicar el procedimiento. Recuerde que los objetivos
siempre empiezan en un verbo en infinitivo.
o Alcance: Se debe especificar cuáles son los límites del documento en cuanto a las fases (donde comienza
y donde termina).
o Dueño: Se identifica las áreas, los cargos y responsables de cumplir, realizar y mejorar el Documento.
o Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del
proceso.
 Glosario: Se deben listar los términos con sus respectivas definiciones y las equivalencias de vocablos
que se emplean en el documento y que se consideren importantes o convenientes incluir para una mejor
interpretación del mismo. Este es opcional.

IU-SOP-06-01
USUARIO
 Descripción de detallada del Instructivo: se explicará por pasos como se efectúa en una actividad,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
 Se debe escribir paso a paso las tareas que se deben llevar a cabo para cumplir con el proceso. Se
empieza con un verbo en imperativo. Ejemplo: Orden el listado.
 Recuerde que una persona que no tenga conocimiento del procedimiento y lea esta descripción, debe
ser capaz de realizar la actividad siguiendo los pasos.
 dependiendo la necesidad, puede incluir tablas, dibujos, diagramas, etc.
 Si se incluyen pantallazos, imágenes, ilustraciones o tablas estas deben ser legibles, deben estar
tituladas y en lo posible numeradas.
 Control del documento e historia de cambios:
Ejemplo de control de documento e historia de cambios

IU-SOP-06-01
USUARIO
CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS ELABORADO POR APROBADO POR

Nathalia Prada Carlos Rubio
01 22/11/09 Versión inicial
Analista de Procesos Jefe Riesgo Operativo

IU-SOP-06-01
USUARIO
Anexo 1.
Ejemplo del formato FR-SOP-06-01 Historial de Procedimiento


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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO

Guía Para la Elaboración,

2 RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................................................................................................ 4

3 DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................................................................... 4

4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (DOCUMENTOS INTERNOS) ................................................................................................... 5

5 CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................................... 7

5.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................................. 7

5.2 INVENTARIO DE DOCUMENTOS................................................................................................................................................ 9

6.1 RÓTULO O ENCABEZADO ...................................................................................................................................................... 12

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS ................................................................................................................. 17

DUEÑO  Todos los Jefes de las Áreas y Dueños de Procesos

En los manuales de procedimientos en ocasiones se mencionan registros, instructivos de usuario o manuales de

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 4 de 18

Letra que Tres letras Número

•Tipo de Documento: Anexo (A)

4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (Documentos Internos)

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 5 de 18

Los instructivos de usuarios describen actividades: En leasing un

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 6 de 18

5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión

Dos letras que Número

•Tipo de Documento: Manual de Gestión (MG)

5.1.2 Codificación de procedimientos

Según la cadena de valor en los macroprocesos de financiación, colocación y planeación estratégica se

La siguiente es la estructura completa del inventario de procesos:

Dos letras que Tres letras Número Número Número

•Tipo de Documento: Manual de Procedimiento (MP)

5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 8 de 18

Dos letras que Tres letras Número Número

•Tipo de Documento: Instructivo de Usuario (IU)

5.1.4 Codificación de Formatos de Registro

Dos letras que Tres letras Número Número

•Tipo de Documento: Formato de Registro (FR)

5.2 Inventario de Documentos

5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento

Fecha Dueño del

 N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 9 de 18

 Codificación: en esta columna se indica el código del documento

El procedimiento ya se encuentra terminado y listo para validación, o esta en proceso de

5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario

N° Macroproceso Procesos Título Codificación Descripción Responsable Versión

Gestión comercial y de Instructivo formato de vinculación

 N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

5.3 Cambios e Inclusiones en los Documentos

DEPARTAMENTO DE RIESGO Página 10 de 18

5.4 Control de Cambios y Revisiones

Ilustración 1 Ejemplo de control de documento e historia de cambios

5.5 Distribución de los documentos

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Código Título Logotipo

TRANSMISIÓN DE INFORME DE TASAS

Versión: 1 INSTRUCTIVO DE USUARIO INFORMACIÓN INTERNA

Control de Identificación Clasificación

Ilustración 2 Ejemplo del encabezado

 Identificación: Se nombra proceso al cual pertenece el documento.

procedimiento) se describe: instructivos de usuario cuando es necesario:

En leasing un ejemplo de manual de procedimiento

6.3 Estructura del manual de procedimiento

 Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:

o Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del