Tablas dinámicas

Propuesta para el manejo de base de datos

SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS

Y PRODUCTOS
Tablas dinámicas
Una herramienta para el manejo y análisis de bases de datos que Microsoft Excel nos
ofrece son las tablas dinámicas.

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes

cantidades de datos y comparar de distintas maneras los resultados.

Las tablas dinámicas están especialmente diseñadas para:

1. Crear diferentes vistas de los datos de acuerdo con las variables que
deseemos integrar. Por ejemplo:

1.1 Desplazar filas a columnas y columnas a filas para resumir los datos
originales de diferentes maneras.

1.2 Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados

deseables de alguna o algunas variables de interés.

2. Ofrecer múltiples posibilidades de comparación de manera que podremos

hacer un análisis exhaustivo de la información sin necesidad de estar creando
reportes individuales. Por ejemplo:

2.1 Calcular subtotales, resumir datos por categorías y subcategorías, y

crear cálculos y fórmulas personalizados.

2.2 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de

datos más útiles para poder centrarse en la información que interesa.
Ejemplo de elaboración de tabla dinámica

Como ejemplo ilustrativo, se presenta una aplicación del uso de tablas dinámicas partiendo
de los tabulados nacionales de los Censos Económicos 2009 “Características principales de
las unidades económicas del sector privado y paraestatal que realizaron actividades en
2008, según sector, subsector, rama y subrama de actividad económica y estrato de
personal ocupado”, sólo para la variable unidades económicas.

Para comenzar a trabajar con nuestra base de datos, es necesario copiarlos en otra hoja de
cálculo de tal manera que en la primera fila tengamos todos los encabezados o variables
principales de nuestro tabulado original, ya que con estos controlaremos la tabla dinámica a
generar:

Lo anterior es necesario porque la base de datos original tiene un formato que nos impide
trabajar con las tablas dinámicas de manera óptima.

Al tener nuestra tabla con las especificaciones anteriores, primero nos colocaremos en la
celda A1. Luego en la pestaña Insertar, que se encuentra la opción Tabla dinámica,
seleccionaremos Tabla dinámica, pues también existe la posibilidad de crear un Gráfico
dinámico:
A continuación nos aparecerá un recuadro con las siguientes especificaciones:

Aunque aparecen varias opciones, no haremos modificación alguna, ya que nuestra base
de datos original es muy grande.

Nota: Observe que en la primera parte del recuadro se nos pide seleccionar los
datos que deseemos analizar. Ya que previamente nos colocamos en la celda A1,
automáticamente se seleccionó todo el tabulado original. Si esto no sucede,
entonces, antes de crear la tabla dinámica, debemos seleccionar manualmente toda
nuestra base de datos para después generar la tabla dinámica como ya
mencionamos. . En la segunda parte nos pregunta en dónde queremos colocar el
informe de la tabla dinámica, que de manera automática se inserta en una nueva
hoja de cálculo.

Al dar clic en Aceptar observaremos que a la derecha de la nueva hoja de cálculo que
creamos, aparece una lista de campos de la tabla dinámica en donde se nos muestran las
variables principales de la tabla original. Del lado izquierdo, por su parte, aparece el
recuadro en donde se generará la tabla dinámica:
Para un manejo más práctico de tablas dinámicas, optaremos por un diseño de tabla
dinámica clásica. Para esto, nos colocaremos en la tabla dinámica que acabamos de
generar y daremos clic derecho para después seleccionar Opciones de tabla dinámica,
como se muestra enseguida:

Entonces nos aparece un recuadro en donde elegiremos de la pestaña Mostrar, la opción

Diseño de tabla dinámica clásica (permite arrastrar campos en la cuadrícula), y después
haremos clic en Aceptar.
La tabla dinámica que nos aparecerá será como la que se muestra a continuación:

Hasta aquí nos hemos preparado para el manejo ideal de tablas dinámicas.

Como ya se había mencionado, en la parte derecha de la nueva hoja de cálculo que

generamos, en la lista de campos nos aparecen las variables principales de la tabla
dinámica que nos ayudarán a manipular el tabulado de tal manera que podamos resumir la
información como mejor nos convenga.

Al seleccionar en la lista las variables SECTOR y SUBSECTOR, observamos cómo en la

tabla aparecen desagregadas cada una de estas variables mostrándonos los totales para
cada sector. Al final del tabulado también aparece el total general, pero ya que en este
caso no se requiere, lo quitaremos de la tabla colocándonos primero en el Total general,
donde daremos clic derecho y elegiremos la opción Eliminar total general:

De manera adicional, al haber seleccionado estas variables, notamos que en la lista de

campos de la tabla dinámica de la parte inferior, en Rótulos de fila, automáticamente nos
aparecieron estas variables.

Si quisiéramos darle un formato diferente a nuestra tabla dinámica, por ejemplo, que para
cada sector nos muestre desagregada la información por columnas de los subsectores, lo
que tenemos que hacer, una vez seleccionadas estas variables, en Rótulos de fila
seleccionar la variable subsector y arrastrarla o llevarla a Rótulos de columna. De esta
manera, nuestro tabulado quedaría como se muestra en la siguiente imagen:
Debido a que en nuestro tabulado original la información está demasiado desagregada, lo
que nos conviene es dejar cada una de estas variables en rótulos de fila.

Por otra parte, si no quisiéramos que nos aparecieran los totales para cada sector, lo que
tenemos que hacer es colocarnos en cualquier total generado automáticamente por sector,
dar clic derecho y seleccionar Subtotal sector, como se muestra en la siguiente imagen:
Luego, al seleccionar la variable RAMA en la lista de campos de la tabla dinámica,
observamos que automáticamente se generan los totales por subsector. Si por el momento
no nos interesaran los totales por subsector, se procederá de la misma manera, es decir,
nos colocaremos en cualquier total por subsector, haremos clic derecho y seleccionaremos
Total subsector como se muestra enseguida:

Así pues, al continuar seleccionando las variables en la lista de campos, notamos que en la
tabla dinámica se van generando los totales para cada sector, subsector o rama, por
ejemplo. Lo que se recomienda es que al seleccionar cada variable en la lista, se quiten los
subtotales como ya se indicó. Si por el contrario quisiéramos conocer, por ejemplo, el total
de unidades económicas a nivel subrama, debemos generarlo porque la tabla no lo muestra
automáticamente:
Entonces para que la tabla dinámica nos calcule los totales a nivel subrama, o a cualquier
otro nivel, lo que tenemos que hacer es, en Rótulos de fila, arrastrar la variable de unidades
económicas a ∑ Valores:

Entonces, observaremos que en la columna ∑ Valores nos aparecerá Cuenta de Unidades

Económicas, pero lo que necesitamos es que las sume. Para esto daremos clic en Cuenta
de Unidades Económicas y seleccionaremos Configuración de campo de valor:

Luego nos aparece una ventana en donde elegiremos Suma, que viene en la opción
Resumir campo de valor por.
De esta manera, aparecerá la suma de unidades económicas en cualquier nivel de
clasificación en los totales que automáticamente se generen:

Como en algunos casos se tiene que agrupar la información del tabulado original por
estratos de personal ocupado para las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas:
 Estrato de personal ocupado

0-10
Micro

11-50
Pequeña

51-250
Mediana

251 y más
Grande

Procederemos como a continuación se indica:

Primero nos colocaremos en la tabla dinámica y seleccionaremos, en las variables

DENOMINACIÓN y Total, las celdas que están contenidas en los estratos de personal
ocupado de 0 a 10, daremos clic derecho y seleccionaremos AGRUPAR, como se muestra
a continuación:

Una vez que hemos agrupado, observamos que se genera una nueva variable que se llama
DENOMINACIÓN 2, la cual contiene al Grupo 1:
De igual manera se generarán los grupos para los estratos de personal ocupado
correspondientes a las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Al haber generado los Grupos, si quisiéramos cambiarles el nombre, sólo nos colocaremos,
por ejemplo, en el Grupo 1, y escribiremos MICRO. Si además necesitáramos que nos
mostrara el total de unidades económicas para las empresas MICRO, recordemos que sólo
hay que dar clic derecho sobre esa variable y elegir Subtotal DENOMINACIÓN 2.

Nota: Observemos que al hacer estos cambios, como el de agrupar y el de

modificar el nombre de los grupos, al hacerlo sólo una vez, automáticamente
se actualizarán a lo largo de todo el tabulado.
Si por ejemplo quisiéramos saber cómo se distribuyen las unidades económicas del sector
23, para las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas, entonces, en la parte superior
de la tabla dinámica, sobre la variable sector, filtramos sólo para el sector 23 y también
filtramos para el subsector que nos aparezca vacío:

Posteriormente, en la lista de campos de la tabla dinámica reduciremos la cantidad de

variables seleccionadas quitando solamente la variable denominación, para que así sólo
nos aparezca la información que necesitamos: